Comunicazione aziendale interna: cos'è e come innovarla con le app di Microsoft 365 e Viva 

Parlare agli employees non significa coinvolgerli e senza interazione non potrete mai costruire un ambiente di lavoro competitivo.

Ecco perché trasformare la vostra comunicazione aziendale: la nostra top 4 di app Microsoft vi aiuterà!

Cos'è la comunicazione aziendale interna

In poche parole, la comunicazione interna è il flusso di informazioni che circola all’interno di un’azienda.

Queste informazioni sono utili non solo per mettere in contatto tutti gli employees, ma anche per comunicare loro i valori, l’identità e la mission aziendali.

Per ottenere questi risultati, è necessario tuttavia che la comunicazione interna segua un percorso bidirezionale:

• Top-down.

Norme, comunicati e news aziendali partono dalla direzione per raggiungere tutti i dipendenti in azienda.

L'obiettivo?

Informare su strategie, benefit, convenzioni e eventi che interessano al pubblico interno.

La comunicazione top-down non dovrebbe essere un mero bollettino di servizio, formale e privo di qualunque fascino.

Al contrario, dovrebbe essere modellata come un flusso capace di comunicare agli employees che il loro impegno in azienda viene non solo valorizzato, ma anche ricompensato.

• Bottom-up.

Voce e idee dei dipendenti approdano al tavolo del management con questo tipo di comunicazione interna.

Di fatto, un'azienda che aspira a creare un ambiente di lavoro competitivo deve dare alle sue persone la possibilità di comunicare feedback e suggerimenti.

Ancora più importante, però, è far leva su queste iniziative "dal basso" per iniziare delle conversazioni costruttive, capaci di portare a degli effettivi miglioramenti nelle strategie e nei processi aziendali.

Vogliamo sottolineare che una comunicazione interna sana deve autoalimentarsi.

Top-down e bottom-up non devono essere rilegate in compartimenti stagni, ma devono stimolarsi scambievolmente.

A ogni notizia aziendale deve (o almeno, dovrebbe) corrispondere una reazione dal pubblico, mentre ogni idea o critica degli employees deve ricevere un feedback dalla direzione.

Tuttavia, questa situazione idillica si può concretizzare solo con i giusti strumenti a disposizione.

Pensate che la buon vecchia mail sia sufficiente?

Noi pensiamo di no.

Il problema della comunicazione interna tradizionale

Forse è una novità, ma è probabile che lo sappiamo tutti da tempo: nelle aziende circolano troppe mail. 

Possono essere infinite le ragioni che giustificano la presenza recidiva di un mezzo di comunicazione datato al 1971. Al primo posto, però, troviamo la resistenza al cambiamento. 

Sembra quasi un paradosso se pensiamo alla sempreverde promessa di innovazione delle imprese, ma l’invio massiccio di mail aziendali rimane ancora oggi una costante.

Tuttavia, questo è un modo di comunicare non solo inefficace, ma addirittura dannoso. 

Come silenti molecole di colesterolo, le innumerevoli informazioni che vengono inviate quotidianamente via mail rappresentano un rischio per ogni organizzazione.

Nel tempo, possono provocare infarti nel sistema di comunicazione interna, causando la paralisi di funzioni primarie come la trasmissione di dati, incarichi e aggiornamenti.

Un rischio correlato, non meno grave, è quello di anestetizzare l’attenzione e la sensibilità degli employees, costretti a monitorare l’incessante flusso di notifiche che inonda la loro posta aziendale e che veicola le informazioni più disparate. 

Pensiamo anche all’impossibilità di: 

• correggere il testo della nostra mail; 
• aggiungere l’infelice allegato che ci siamo dimenticati; 
• monitorare la performance delle nostre comunicazioni; 
• integrare ciò che avviene per posta elettronica nel digital workspace aziendale. 

Il panorama sembra a dir poco scoraggiante, eppure per molte imprese coordinare le proprie attività in questo modo è la norma, o meglio, è l’abitudine che nasce dal pensiero stagnante del “si è sempre fatto così”.  

I risultati della nostra esperienza, però, mostrano chiaramente che c'è la necessità di adottare nuovi strumenti per gestire la comunicazione interna.

Ma quali? 

Vediamoli insieme.

Le migliori app Microsoft per innovare la comunicazione aziendale interna

Ecco quelli che per noi sono i migliori strumenti per riorganizzare la comunicazione aziendale: 

1. SharePoint Online (intranet e newsletter aziendali); 
2. Viva Topics (ricerca di informazioni rapida); 
3. Yammer (news feed e forum di discussione); 
4. Teams (collaborazione agile).

SharePoint Online: il portale aziendale

SharePoint Online di Microsoft 365 è la piattaforma per creare siti aziendali interni. 

Tra i quali, anche la intranet.

Quest'ultima è il punto d’incontro degli employees.

Qui, vengono condivisi documenti, pagine di contenuti e servizi per fare richieste o prenotazioni, accedere alla busta paga, aderire a convenzioni e tanto altro. 

L'obiettivo è di digitalizzare i processi di un'azienda e mettere in connessione tutti i suoi componenti, dalle persone alle informazioni. 

Per fare ciò, SharePoint permette agli utenti di creare pagine web e pagine di notizie dove raccogliere, pubblicare e organizzare contenuti.

Oltre che a massimizzare la collaborazione in remoto con i suoi siti di team.

Yammer: il social network aziendale

Lo scopo di Yammer si riassume nella parola "interazione".

Di fatto, non solo ospita flussi di comunicazione tra le diverse persone di un'azienda, ma anche:

• presenta un news feed simile a quello di Facebook, dove vengono mostrati gli ultimi post di tutti gli utenti;
  
  
• crea gruppi di discussione per argomenti specifici come progetti, eventi o iniziative aziendali;
  
  
• dà la possibilità di partecipare alle conversazioni con commenti, domande o - perché no? - qualche GIF divertente.
  
  

Inoltre, chat, bacheche e sale riunioni virtuali sono ideali per comunicare in tempo reale con colleghi e colleghe dall'altra parte del mondo... o dell'ufficio.

Teams: l’angolo di lavoro dei team aziendali

Teams è l'app Microsoft per il lavoro ibrido.  

Al suo interno, le aziende possono creare gruppi di lavoro (i team) per mettere in contatto le persone di un ufficio, di un dipartimento o incaricate di realizzare un progetto comune.

È possibile anche creare dei sottogruppi (i canali) per permettere ai singoli membri del team di focalizzarsi su argomenti e attività particolari.

Le funzionalità più apprezzate sono quelle di chiamata, videoconferenza e chat.

Quest’ultima permette di condividere agilmente file e documenti provenienti dalle altre app di Microsoft 365.

A proposito di app: se avete dubbi su quale sia la differenza tra Teams e Yammer, ecco la risposta.

Partendo dal loro scopo, Yammer è uno strumento social che permette di coinvolgere le persone di una stessa azienda in un flusso di conversazione a copertura globale.

Dal canto suo, Teams è uno strumento che si rivolge a audience più ristrette e che hanno forte esigenza di collaborare.

Per quanto riguarda le funzionalità, una delle differenze più significative riguarda le conversazioni. 

Yammer permette a ogni utente (non solo admin) di spostare le conversazioni in altri gruppi.

Al contrario, le discussioni di Teams non possono andare oltre i confini dei gruppi privati.

Come usare la comunicazione interna per stimolare l’interazione

Facciamo il punto. 

La forza degli strumenti che vi abbiamo brevemente mostrato è di compensare e superare le potenzialità ormai esaurite della posta elettronica.

Ciò si traduce nel progettare comunicazioni aziendali altamente profilate, integrate nell’ambiente di lavoro digitale e soprattutto coinvolgenti.

Di fatto, l'interazione è l'obiettivo della comunicazione.  

Ogni messaggio punta a suscitare una reazione nel destinatario.

Che si tratti di iscriversi alla nuova newsletter aziendale, di condividere l’ultimo post del* CEO o di fare le congratulazioni al* collega per aver vinto quel premio importante, ognuna di queste azioni è fondamentale per rafforzare lo spirito di appartenenza all’impresa.

Questo significa anche ottimizzare i processi dell’ecosistema aziendale, che diventa così agile e smart (per davvero questa volta).

In definitiva, ecco come riorganizzare la comunicazione interna per aumentare l'engagement dei destinatari:

Al punto 6 troviamo la cara, vecchia mail.

Penserete che siamo impazziti dopo tutto quello che abbiamo detto fin qui.

Invece no.

Esiste un modo per salvare la posta elettronica: darle un nuovo scopo. 

Spostare la comunicazione su canali specifici ci permette di ridurre al minimo il numero di mail, arrivando addirittura a doverne inviare solo una o due al mese.

La conseguenza logica è che quelle mail inviate avranno un obiettivo ben preciso, ossia trasmettere informazioni di primaria importanza. 

Le mail avranno la funzione di supportare i nuovi canali di comunicazione nel raggiungere tutti i membri di un’organizzazione.

Solo, però, in casi urgenti.

E dato che l’essere umano è nato per rispondere alle situazioni di emergenza, vedrete che il numero di visualizzazioni e conversioni aumenteranno significativamente per ciascuna mail.

È importante sottolineare, infine, come ognuno degli strumenti elencati sia integrato nella intranet.

Di conseguenza, tutta la comunicazione interna convergerà verso un unico spazio virtuale.

Risultato?

Meno sprechi, meno dispersione, meno stress.