Comunicazione interna aziendale con Microsoft 365

Cos'è la comunicazione interna aziendale

La comunicazione interna aziendale è ciò che consente di ottimizzare i processi interni, aumentare il coinvolgimento dei colleghi e, senza esagerare, garantire il successo dell'intera organizzazione. Non si tratta semplicemente di condividere informazioni, ma di creare un sistema sinergico nel quale persone, processi e obiettivi sono interconnessi.

Ogni azienda è composta da una rete complessa di individui e team, ognuno con ruoli specifici e responsabilità diverse. La comunicazione interna serve a garantire che tutte le parti di questa rete lavorino in modo coordinato, mantenendole allineate nel tempo verso un obiettivo comune. Di conseguenza, una comunicazione interna aziendale chiara riduce al minimo le incomprensioni e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più collaborativo e produttivo.

Oggi, fortunatamente, ci sono soluzioni moderne che aiutano a gestire al meglio il flusso di comunicazione alla base di un'organizzazione. Un esempio è la intranet aziendale costruita con SharePoint Online, che costituisce il cuore pulsante del digital workplace di Microsoft.

La intranet SharePoint raduna, infatti, tutte le principali applicazioni di Microsoft 365, tra cui troviamo Microsoft Forms, che consente di creare questionari e moduli personalizzati per la raccolta di feedback, o Microsoft Teams, che permette invece di condividere documenti, gestire le attività relative a un progetto e comunicare in tempo reale con i colleghi, ovunque si trovino.

Il ruolo della comunicazione interna è importante anche per supportare il cambiamento. Chiariamo con un esempio: quando un’azienda introduce nuove tecnologie per digitalizzare i processi interni, cambiano logicamente le modalità tramite cui le attività quotidiane vengono svolte.

In questi casi, la comunicazione interna ha il compito di agevolare l'adozione dei nuovi strumenti introdotti nell'organizzazione, come potrebbe essere la intranet aziendale, aiutando il personale a capire rapidamente come utilizzarli per far sì che non vi sia alcun rallentamento nei flussi di lavoro.

Tuttavia, semplificare l'innovazione in azienda non è l'unico risultato che si può ottenere con una buona strategia di comunicazione. Di seguito, proviamo a sintetizzare gli obiettivi più importanti:

• Allineamento: la comunicazione interna aiuta a comprendere chiaramente la mission, la vision e le strategie aziendali. Per i singoli individui, diventa così più semplice capire come il proprio lavoro contribuisca agli obiettivi globali; per l'azienda, allo stesso tempo, diventa più semplice rafforzare il senso di appartenenza e responsabilità tra i diversi team.
  
  
• Coinvolgimento: più ci si sente informati e inclusi, più si è motivati a dare il meglio nelle proprie attività. Aggiornare regolarmente il personale sui risultati aziendali e i successi ottenuti, anche attraverso una newsletter interna (facile da realizzare e rapida da consultare nella intranet di SharePoint Online) può rafforzare il senso di community. Peraltro, stando a un rapporto McKinsey, una comunicazione interna efficace può aumentare l'engagement fino al 20-25% e fornire un ROI più alto rispetto alle aziende che decidono di non investire nella propria comunicazione con il personale.
  
  
• Promozione di una cultura positiva: la comunicazione interna modella la cultura di un'organizzazione. Un ambiente trasparente, che favorisce il dialogo aperto tra team e management, sarà più apprezzato e stimolante di un ambiente di lavoro chiuso, dove le comunicazioni sono limitate alla consegna di direttive e i lavoratori vengono trattati come meri ingranaggi di un meccanismo percepito come oscuro e distante.
  
  
• Gestione delle crisi: il mondo è in rapido cambiamento e la capacità di adattamento distingue un’azienda in salute da una destinata a naufragare. Una buona comunicazione interna serve, quindi, sia a rendere chiaro il percorso da seguire che a gestire gli inevitabili imprevisti e momenti di difficoltà, rispondendo tempestivamente alle esigenze dell'azienda e delle persone che ne fanno parte.

Cosa distingue comunicazione interna e comunicazione esterna?

Sebbene la comunicazione interna e la comunicazione esterna di un'azienda abbiano obiettivi e destinatari differenti, le due dimensioni sono strettamente interconnesse. Da un lato, la comunicazione interna è rivolta al personale e ha lo scopo di informare, coinvolgere e motivare; dall'altro lato, la comunicazione esterna si concentra sul dialogo con clienti, partner e tutti colori che possono essere definiti come stakeholder esterni, al fine di promuovere il brand e i suoi valori.

Ma qual è, quindi, la relazione tra queste due sfere della comunicazione aziendale?

Prima di tutto, un’organizzazione che comunica in modo efficace al suo interno riesce a creare una solida base per proiettare un’immagine più coerente e affidabile all’esterno. Ad esempio, un team di vendita che comprende appieno i valori aziendali grazie a una comunicazione interna ben strutturata avrà più facilità nel trasmetterli ai clienti.

Comunicazione interna aziendale: quali tipologie esistono?

Entriamo ora nel vivo del discorso e vediamo quali tipologie di comunicazione interna aziendale esistono, approfondendo il modo in cui esse consentano di raggiungere un determinato scopo.

Come abbiamo visto, la comunicazione interna è il processo attraverso il quale le informazioni, le direttive, le notizie e gli avvisi circolano all’interno di un’organizzazione. Non è solo la mera trasmissione di dati tra management e lavoratori: include, invece, il dialogo tra team, colleghi e reparti. La sua funzione primaria, quindi, è quella di creare un flusso informativo che favorisca la trasparenza, l’efficienza e la coesione, con effetti positivi sulla produttività globale.

Funzioni primarie della comunicazione interna aziendale

Per spiegare meglio perché serve strutturare una buona comunicazione interna possiamo fare l’esempio di un’azienda che ha più sedi distribuite geograficamente: senza un sistema di comunicazione ben strutturato, potrebbero verificarsi ritardi nell’accesso alle informazioni oppure fraintendimenti tra manager e team, con conseguenti difficoltà nel coordinamento delle attività.

Una comunicazione interna ben strutturata, invece, permette di accedere rapidamente alle informazioni, di collaborare con i colleghi in tempo reale e di risolvere problemi in modo tempestivo, anche quando i fusi orari non coincidono. Ma come far funzionare una comunicazione interna? In generale, non bisogna perdere di vista tre aspetti chiave:

1. Chiarezza dei messaggi
2. Utilizzo di canali adeguati
3. Richiesta continua di feedback

Questi tre elementi costituiscono la base della piramide comunicativa e caratterizzano qualunque flusso informativo sia presente all'interno di un'organizzazione.

Dopodiché, possiamo classificare le tipologie di comunicazione interna in base alla direzione e al tono del flusso informativo. Andiamo a esemplificare nella seguente tabella.

Oltre ai tre fattori visti in precedenza (chiarezza, mezzi adeguati e feedback), le quattro tipologie di comunicazione interna aziendale elencate in tabella sono accomunate dallo scopo di creare un ambiente di lavoro in cui le persone si sentano più coinvolte e motivate.

Ecco un paio di esempi per capire come ottenere questi risultati.

Il problema della comunicazione interna tradizionale

Forse è una novità, ma è probabile che lo sappiamo tutti da tempo: nelle aziende circolano troppe email. Possono essere infinite le ragioni che giustificano la presenza recidiva di un mezzo di comunicazione datato al 1971. Al primo posto, però, troviamo la resistenza al cambiamento. 

Sembra quasi un paradosso se pensiamo alla sempreverde promessa di innovazione di qualunque azienda, ma l’invio massiccio di email rimane ancora oggi una costante. Tuttavia, questo è un modo di comunicare non solo inefficace, ma addirittura dannoso.

Come silenti molecole di colesterolo, le innumerevoli informazioni che vengono inviate quotidianamente via mail rappresentano un rischio per ogni organizzazione. Nel tempo, possono provocare veri e propri infarti nel sistema di comunicazione interna, causando la paralisi di funzioni primarie come la trasmissione di dati, incarichi e aggiornamenti.

Un rischio correlato, non meno grave, è quello di anestetizzare l’attenzione dei colleghi, costretti a monitorare l’incessante flusso di notifiche che inonda ogni giorno la casella di posta, veicolando le informazioni più disparate.

Come è evidente dopo la nostra panoramica su quelli che dovrebbero essere gli obiettivi e i benefici della comunicazione interna, per molte aziende coordinare le proprie attività in questo modo poco efficiente è la norma, o meglio, è l’abitudine, che nasce dal pensiero stagnante del "si è sempre fatto così".

Occorre un cambio di paradigma, che si traduce nella necessità di adottare nuovi strumenti per gestire la comunicazione interna. Abbiamo già parlato di intranet aziendale integrata con l'ecosistema di Microsoft 365, ma vediamo di seguito maggiori dettagli sul perché proprio la intranet rappresenti la soluzione ideale per migliorare la comunicazione interna e, insieme a essa, tutti i processi interni a un'organizzazione.

Esempio di intranet SharePoint, integrata con Microsoft 365, creata con intranet.ai

Come sostituire le email nella comunicazione interna aziendale?

Fin qui abbiamo capito che la comunicazione interna non è un processo orale: non ci si limita a parlare gli uni agli altri, ma bisogna usare (e saper usare) una vasta gamma di strumenti, che costituiscono un'alternativa alle classiche email.

Questi tool possono essere suddivisi in categorie in base al grado di innovazione e all’approccio comunicativo, dal tradizionale al digitale, fino alle tecnologie più innovative. Riguardo queste ultime, la digitalizzazione sta trasformando la comunicazione corporativa grazie a soluzioni come:

• La intranet aziendale, ovvero l'hub per documenti, notizie e risorse utili a tutte le persone in azienda. Attraverso l'uso di applicazioni come SharePoint Online, poi, è possibile creare intranet personalizzate che non solo tengono aggiornato il pubblico aziendale, ma lo coinvolgono attivamente.
  
  
• Piattaforme di messaggistica istantanea, come Microsoft Teams, permettono una comunicazione rapida e diretta tra i colleghi. Stiamo parlando di strumenti che favoriscono la collaborazione in tempo reale, così che i team aziendali possano lavorare in maniera coordinata, ovunque si trovino, senza mai ricorrere all'uso di email.
  
  
• Social network aziendali, basati su applicazioni come Yammer (ora Viva Engage), offrono uno spazio digitale in cui le persone interne a un'organizzazione possono esprimere la propria voce. Si tratta di strumenti che consentono, quindi, di rafforzare il senso di appartenenza alla community aziendale, sfruttando i meccanismi di comunicazione che caratterizzano le piattaforme social più popolari.
  
  

Questi strumenti vengono poi accompagnati da trend emergenti che puntano a migliorare i flussi comunicativi interni a un'azienda, introducendo nuove modalità per coinvolgere le persone e ottimizzare i processi interni. Tra i principali trend troviamo:

• Gamification: l’uso delle dinamiche di gioco nel contesto aziendale è una strategia sempre più diffusa per incentivare il coinvolgimento. A tutto piace giocare, ancor di più se alla fine si può ottenere qualcosa. Ad esempio, un’azienda potrebbe introdurre un sistema a punti o premi per valorizzare gli individui e i team che hanno completato un progetto importante o che hanno dato un contributo significativo a una determinata iniziativa.
  
  
• Automazioni: grazie ad applicazioni come Microsoft Power Automate, è diventato più semplice creare flussi di lavoro automatizzati con cui gestire in maniera più efficace le attività più ripetitive di un'azienda. All'interno della intranet SharePoint, ad esempio, i flussi di Power Automate consentono di automatizzare l'archiviazione e l'approvazione dei documenti.
  
  
• Intelligenza artificiale: la recente integrazione dell'AI in piattaforme come Microsoft Viva ha consentito di migliorare ulteriormente la gestione della comunicazione interna. Attraverso l'analisi predittiva dei dati, l'AI consente infatti di identificare le aree di miglioramento nei flussi informativi della propria azienda, dando anche suggerimenti su come intervenire per rendere l'esperienza degli utenti più personalizzata e, quindi, coinvolgente.

Comunicazione interna aziendale: esempi di gestione con Microsoft 365

SharePoint Online, così come tutte le applicazioni della suite Microsoft 365, fornisce esempi lampanti di come un'azienda potrebbe costruire un ambiente di lavoro più produttivo grazie a una migliore gestione della comunicazione interna. In primo luogo, SharePoint permette di costruire una intranet intelligente dove è possibile centralizzare informazioni, risorse, aggiornamenti e notizie in un’unica piattaforma all'interno del digital workplace aziendale.

Una intranet creata con SharePoint può infatti svolgere la funzione di hub per la comunicazione, integrandosi con le altre app di Microsoft 365 per semplificare:

• l'accesso a contenuti condivisi
• la raccolta di feedback in tempo reale
• il coordinamento di eventi o iniziative aziendali
• la gestione centralizzata di documenti e comunicazioni
• etc.

Inoltre, SharePoint consente di personalizzare la intranet per mostrare le informazioni più rilevanti in base al dipartimento, ruolo o sede di lavoro di ciascun utente. In questo modo, la comunicazione può essere segmentata per evitare che i colleghi siano sovraccaricati da contenuti slegati dalla loro quotidianità in azienda.

La targhettizzazione offre anche un secondo vantaggio: la garanzia che solo determinati utenti possano accedere a determinate informazioni, grazie al sistema di permessi che caratterizza l'intero ecosistema di Microsoft 365. Dunque, non solo le persone avrebbero un accesso rapido alle comunicazioni di loro interesse, ma l'azienda potrebbe assicurarsi la privacy dei dati sensibili.

Come abbiamo accennato, Microsoft 365 integra una serie di strumenti che amplificano le capacità di SharePoint: il risultato è un ecosistema completo per la comunicazione e la collaborazione aziendale. Andiamo a vedere come questo si può sviluppare.

SharePoint Online include funzionalità per creare siti di comunicazione e siti di team. I siti di comunicazione sono progettati per diffondere notizie e aggiornamenti di interesse globale, mentre i siti di team facilitano la collaborazione di un determinato gruppo di colleghi per la realizzazione di un progetto.

Microsoft Teams, che abbiamo già citato in precedenza, è una piattaforma che combina chat, videochiamate e condivisione di file in un’unica soluzione. Si tratta dello strumento ideale per facilitare riunioni virtuali, discussioni di gruppo e collaborazione in tempo reale. Grazie poi all'integrazione nativa con SharePoint, consente di accedere ai documenti archiviati in un sito direttamente all’interno dei canali di comunicazione.

Viva Engage, l'evoluzione di Microsoft Yammer, si focalizza invece sull’engagement (no, il nome dell'app non è casuale) attraverso la creazione di una rete social interna dove gestire conversazioni, sondaggi e forum: è una piattaforma che serve quindi a stimolare il dialogo tra le persone in azienda. Offre un’esperienza simile ai social media più popolari, come Instagram, ma ovviamente declinata per rendere la comunicazione formale tipica di un'azienda più diretta e coinvolgente.

Comunicazione che può essere integrata in qualunque pagina della intranet o di un qualunque sito SharePoint, per consentire agli utenti di partecipare alle discussioni senza dover passare continuamente da una piattaforma all'altra.

Ma facciamo un esempio pratico di come l'ecosistema di Microsoft 365 possa ottimizzare la gestione della comunicazione interna: un’azienda potrebbe voler migliorare la comunicazione tra il reparto HR, i diversi team di progetto e la direzione. Ecco quale potrebbe essere il processo.

Il team HR potrebbe beneficiare di un'apposita area della intranet SharePoint dove riunire le notizie aziendali, brevi video messaggi, come gli interventi registrati dal management per promuovere nuove iniziative, e un calendario eventi per fornire una panoramica dei principali incontri aziendali e dei momenti dedicati alla formazione.

Aree dedicate ai dipartimenti nella intranet SharePoint di intranet.ai

I team di progetto potrebbero utilizzare SharePoint per accedere a siti dedicati. Ad esempio, il sito del progetto "Lancio Prodotto X" potrebbe contenere la documentazione aggiornata, i report sullo stato di avanzamento e una dashboard integrata con Microsoft Planner per monitorare attività e scadenze.

Dopodiché, il team potrebbe collegare il sito di progetto a Microsoft Teams per consentire l'accesso ai documenti tramite la propria chat di gruppo. Potrebbe anche decidere di creare un gruppo tematico su Viva Engage. In questo spazio, i membri sono chiamati a condividere consigli, domande e aggiornamenti, approfittando dell'interazione con i colleghi di altri reparti per trovare nuove idee o soluzioni alternative.

Comunicazione interna aziendale: consigli per la pianificazione

Abbiamo appreso che una comunicazione interna ben strutturata non è certo frutto del caso, ma di un’attenta pianificazione e di aggiustamenti costanti. Vediamo ora alcuni consigli per valutare lo stato attuale della comunicazione interna alla propria organizzazione e creare una roadmap basata su strategie e best practice comprovate.

Esempio di pianificazione per la comunicazione interna di Microsoft

La prima fase per migliorare la comunicazione interna è l’analisi dello stato attuale.

Questo passaggio è importante perché aiuta a identificare i punti di forza e le criticità della strategia messa in atto dalla propria azienda, oltre che a comprendere il grado di coinvolgimento dei colleghi e le loro reali esigenze.

Occorre quindi porsi alcune domande:

• Quali strumenti di comunicazione interna vengono usati?
• Questi strumenti consentono il coordinamento di team e singoli lavoratori?
• Le informazioni riescono a fluire agevolmente tra i diversi livelli dell'organizzazione?

Per rispondere a queste domande, se l'azienda non dispone di strumenti per la comunicazione integrati con funzionalità di analytics, si può ricorrere all'uso di sondaggi, forum e focus group per raccogliere direttamente il feedback dei colleghi.

Una volta ottenuti dati sufficienti, l'azienda potrebbe scoprire, ad esempio, che le comunicazioni trasmesse tramite email non vengono lette da tutti i colleghi. Il che potrebbe richiedere un passaggio a strumenti più dinamici.

A questo punto, serve mettere nero su bianco le criticità individuate, con relative soluzioni, e creare così una roadmap con cui pianificare e monitorare l'implementazione della nuova strategia di comunicazione.

I passaggi da compiere sono sostanzialmente quattro:

1. Definire gli obiettivi: cosa si vuole ottenere dalla nuova strategia di comunicazione? Occorre focalizzarsi sul coinvolgimento attivo dei colleghi oppure l'obiettivo è riuscire a coordinare meglio le operazioni tra sedi dislocate?
   
   
2. Identificare il target: a chi si rivolge la comunicazione interna? Qui, potrebbe essere utile segmentare il pubblico aziendale in base a ruolo, sede, reparto o necessità comuni.
   
   
3. Selezionare i canali: occorre identificare i canali di comunicazione più adeguati per ciascun segmento di pubblico. La scelta dovrebbe includere una combinazione di strumenti tradizionali e digitali: le email non sono da condannare categoricamente, ma dovrebbero diventare uno strumento secondario a supporto di piattaforme più moderne, come la intranet aziendale di SharePoint Online.
   
   
4. Pianificare i contenuti: è sempre utile creare un calendario editoriale interno, che includa la programmazione per l'invio di aggiornamenti, comunicazioni di stampo promozionale, iniziative di gamification, newsletter tematiche e riconoscimenti.
   
   

Le migliori pratiche di comunicazione interna rappresentano un percorso comune per aziende di ogni dimensione. Che si tratti di una piccola impresa o di una grande multinazionale, ciò che cambia sono le scale e la complessità delle relazioni da gestire, ma i principi fondamentali rimangono invariati.

La chiave del successo risiede nella capacità di adattare questi processi in modo da rispondere alle esigenze reali delle persone che costituiscono un'organizzazione.

Una buona comunicazione non è questione di quantità, ma di creare un'esperienza personalizzata capace di includere, coinvolgere, supportare e connettere ogni individuo che fa parte della community aziendale.

Che cos'è la comunicazione interna aziendale?

La comunicazione interna aziendale è il processo che ottimizza la trasmissione delle informazioni tra dipendenti e team, favorendo collaborazione, coinvolgimento e produttività. Va oltre il semplice scambio di dati, creando un sistema sinergico che connette persone, processi e obiettivi.

Perché è importante la comunicazione interna?

La comunicazione interna è fondamentale per allineare i dipendenti agli obiettivi aziendali, motivare il personale, promuovere una cultura aziendale positiva e gestire efficacemente cambiamenti e crisi. Contribuisce a creare un ambiente collaborativo e orientato al successo.

Quali sono le principali tipologie di comunicazione interna?

Esistono quattro principali tipologie di comunicazione interna: verticale, orizzontale, formale e informale. La comunicazione verticale si svolge tra livelli gerarchici diversi, quella orizzontale avviene tra colleghi dello stesso livello, mentre le altre tipologie dipendono dai canali e dal tono utilizzati.

Come possono gli strumenti digitali migliorare la comunicazione interna?

Strumenti come la intranet aziendale, Microsoft Teams e Viva Engage migliorano la comunicazione interna consentendo di centralizzare informazioni, agevolare la collaborazione in tempo reale e creare spazi digitali per il dialogo tra i dipendenti. Questi strumenti modernizzano i flussi informativi e aumentano l'engagement.

Quali sono i problemi più comuni della comunicazione interna tradizionale?

L'uso eccessivo delle email è uno dei principali problemi della comunicazione tradizionale, causando sovraccarico informativo e difficoltà nel distinguere le priorità. Inoltre, l'assenza di chiarezza e di strumenti adeguati limita l'efficacia del flusso informativo.

Che ruolo gioca la intranet nella comunicazione interna aziendale?

La intranet è un elemento chiave per la comunicazione interna, fungendo da hub centrale per documenti, risorse e notizie. Consente di personalizzare i contenuti per dipartimenti o ruoli specifici, migliorando l’efficacia e l’accesso alle informazioni rilevanti.