Employee Experience Platform: obiettivi e scelta migliore

Employee Experience Platform: perché ne parliamo?

Quando la pandemia ha trasformato il tavolo riunioni in una griglia di volti su Microsoft Teams, molti responsabili HR si sono accorti che i vecchi strumenti non bastavano più.

Non si trattava solo di onboarding a distanza, ma di mettere in discussione l’intero modo in cui le persone vivono il lavoro. Da quel momento, "employee experience" ha cessato di essere un concetto astratto riservato ai glossari delle società di consulenza, per affermarsi come asset, ovvero un elemento strategico che integra comunicazione interna, ottimizzazione dei processi e strumenti di produttività, con l’obiettivo di migliorare l’esperienza complessiva nel digital workplace.

L’esperienza dei lavoratori è diventata una metrica dura, osservabile nei bilanci.

Un collega che riceve feedback costanti, trova con tre click la policy aggiornata e vede riconosciuto pubblicamente il proprio contributo produce in media più valore, resta più a lungo in azienda e gestisce meglio la relazione con i clienti, che a loro volta si sentono più soddisfatti.

L’employee experience, insomma, si riflette direttamente sull’indice di promozione del brand e sul tasso di innovazione dei team. Per questo, le aziende lungimiranti considerano motivazione e coinvolgimento come variabili che, se misurate in tempo reale, permettono di correggere la strategia di crescita con la stessa rapidità con cui il reparto finance aggiorna un forecast di cassa.

Qui entra in gioco la scelta della piattaforma giusta.

Senza un hub centrale, i dati restano sparpagliati tra fogli Excel, sondaggi anonimi, chat informali e applicazioni differenti, ognuna con il suo database isolato. Il risultato è la cosiddetta "sindrome delle sedie vuote", che si traduce in performance review ritardate, candidature che si perdono nel percorso di approvazione, manager impossibilitati a intercettare un campanello d’allarme prima che un talento decida di andarsene.

Il lavoro ibrido amplifica la necessità di coordinamento.

In ufficio, il coinvolgimento si costruiva grazie alla prossimità fisica. I colleghi si scambiavano idee alla macchinetta del caffè, i manager rilevavano il malumore da un’espressione scura in corridoio. Ora che i team sono sempre più distribuiti, l’azienda deve sostituire quei micro-momenti con interazioni digitali ben orchestrate, senza però impedire la spontaneità.

Serve un luogo virtuale dove pubblicare un successo ottenuto con un cliente, chiedere un parere ad altri reparti su un prototipo o semplicemente festeggiare un anniversario professionale con tutta l'organizzazione, senza costringere le persone a passare continuamente da un'app all'altra.

Se questo ambiente digitale si basa su una suite per la produttività come Microsoft 365, vi è un netto salto qualitativo: i riconoscimenti condivisi in chat si riflettono nel profilo performance, i corsi completati aggiornano i badge di competenza, i sondaggi sul clima generano insight utili per i manager, per citare solo alcuni esempi.

Il fenomeno delle grandi dimissioni ha poi chiarito che la retribuzione non è l’unica leva per attrarre e mantenere talenti. I giovani professionisti tengono infatti in considerazione le aziende che:

• offrono un percorso di crescita strutturato;
• garantiscono un equilibrio tra lavoro e vita personale;
• hanno una comunicazione autentica, supportata dall'azione.

Una employee experience platform consente di rendere tangibile tutto questo.

Nel percorso di onboarding, ad esempio, la persona appena assunta può ricevere una roadmap personalizzata che unisce moduli formativi, appuntamenti con il tutor e piccoli obiettivi misurabili.

Ogni traguardo sblocca contenuti successivi, sfruttando la logica di un videogioco.

Ed ecco che il nuovo collega percepisce subito di avere un ruolo chiaro e di non dover navigare a vista, riducendo quel 20% di produttività che, secondo numerosi studi, si perde nei primi sei mesi quando le informazioni restano implicite o sono difficili da reperire.

 

 

Non meno rilevante è quindi il tema della comunicazione interna.

Newsletter e bacheche fisiche funzionavano finché i messaggi da veicolare erano pochi e lineari. La velocità del mercato odierno, tuttavia, impone aggiornamenti continui ma mirati, per non sommergere le persone di comunicazioni irrilevanti e quindi anestetizzarne l'attenzione.

Le piattaforme moderne usano la profilazione per veicolare le notizie ai giusti destinatari, esattamente come i feed social segmentano i contenuti.

Altro punto di attenzione riguarda la misurabilità. Senza una piattaforma, il personale HR riesce in media a raccogliere feedback una o due volte l’anno, venendo a conoscenza di eventuali problematiche interne solo dopo mesi di ritardo.

Con un sistema di sondaggio periodico, invece, il sentiment aziendale rimane sempre visibile. Ma non solo. Le migliori piattaforme per l'employee experience, tra cui spicca la intranet, permettono di incrociare i dati di coinvolgimento con metriche operative.

Se un reparto inizia a partecipare meno alle iniziative interne, potrebbe essere il segnale che qualcosa non funziona e che presto si potrebbero registrare più ticket di assistenza, più errori nei processi, più stress.

Infine, c’è la questione dell’employer branding.

Una piattaforma aperta alle community esterne (pensiamo ai contest di innovazione o agli hackathon universitari) offre un'importante vetrina pubblica per l’azienda. In un mercato del lavoro dove la reputazione pesa quanto il package economico, disporre di uno spazio dedicato alla relazione tra brand e stakeholder è un vantaggio competitivo difficilmente replicabile.

Questi sono i motivi per cui parliamo di employee experience e di piattaforme per gestirla al meglio.

Perché la posta in gioco va oltre la soddisfazione individuale, avendo un impatto incredibile sulla capacità di un'organizzazione di crescere nonostante i continui cambiamenti che vediamo nel mercato (per non dire nel mondo) e, di conseguenza, di rimanere competitiva nel tempo.

I 4 pilastri dell’employee experience (e come implementarli)

Chi guida le persone in azienda si trova oggi a trasformare ogni tappa della vita lavorativa in un momento di valore, per il singolo e per l’organizzazione. Nel rendere possibile questo obiettivo, concorrono quattro elementi strettamente legati tra loro:

• Onboarding continuo
• Engagement
• Riconoscimento
• Comunicazione

Se questi quattro punti di riferimento vengono presi sul serio, finiscono per sovrapporsi e alimentarsi a vicenda, portando a un circolo virtuoso che migliora il benessere individuale e rafforza la cultura aziendale.

L’onboarding continuo facilita l’inclusione e la crescita, alimentando l’engagement. Un collega coinvolto si sente motivato a contribuire, soprattutto se riceve un riconoscimento autentico. La comunicazione è il filo conduttore che collega il tutto, perché rende visibile, valorizza e crea un senso di appartenenza condiviso.

Analizziamo questi quattro pilastri nel dettaglio.

 

 

1. Onboarding continuo

Nel modello tradizionale di onboarding, l’inserimento termina quando il nuovo assunto riceve il badge, fa il tour dell’ufficio e partecipa alla prima riunione col manager. Oggi, un percorso così breve è un lusso che nessuna azienda può permettersi.

Parlare di "onboarding continuo" significa superare l’idea del benvenuto formale per accompagnare ogni nuova persona lungo un percorso che inizia con l’accettazione dell’offerta e prosegue per almeno i primi sei mesi di lavoro.

Le piattaforme specializzate in employee experience attivano un canale digitale personalizzato già prima dell’ingresso ufficiale in azienda. In questo modo, il nuovo collega:

• riceve credenziali provvisorie;
• accede all'area con i materiali e i servizi di suo interesse;
• può consultare contenuti che illustrano valori, mission e obiettivi aziendali;
• ricevere tutta la documentazione da compilare, tramite firma elettronica;
• completare corsi di formazione obbligatoria prima ancora di varcare la soglia dell’ufficio.

Risultato? Il nuovo collega è operativo dal giorno 1 e non disperso da qualche parte, tra burocrazia, comunicazioni di servizio e attesa di risposta alle sue domande.

Inoltre, i dati raccolti da una piattaforma come la intranet consentono di monitorare il tempo che ogni nuovo lavoratore impiega per raggiungere l'autonomia e di isolare le frizioni che ne rallentano il percorso.

 

2. Crescita personale

Adottare una employee engagement platform significa dotarsi di un ecosistema digitale in grado di integrare sondaggi rapidi, analisi del sentiment, percorsi di crescita e feedback continui. Si tratta di tenere d’occhio il livello di motivazione e intervenire rapidamente, prima che i segnali di malessere diventino problemi.

Il cuore del sistema non quindi la sola dashboard, bensì l’ampiezza dei segnali che riesce ad analizzare: dati di produttività, risposte aperte ai sondaggi, tasso di partecipazione ai percorsi di formazione, livello di interazione nei canali interni.

Tutto confluisce in un indice di vitalità semplice da comprendere anche per i manager di linea, che possono così abbandonare le iniziative spot (il contenuto motivazionale una tantum) in favore di interventi che rispondono alle reali esigenze dei colleghi.

Facciamo un esempio.

Un manager nota, attraverso la piattaforma, un calo costante nell’interazione del team con i contenuti formativi dedicati allo sviluppo delle soft skill. In parallelo, un sondaggio interno evidenzia commenti aperti che esprimono frustrazione legata alla mancanza di opportunità di crescita.

Anziché proporre il classico coaching generico, il manager può utilizzare questi segnali per costruire un percorso di sviluppo personalizzato, attivando al contempo uno spazio di dialogo per raccogliere nuovi feedback. Con la soluzione di intranet.ai, potrebbe quindi:

• creare un'area dedicata alla formazione del team;
• generare corsi su misura con Microlearning, in base a lacune e interessi segnalati dai colleghi;
• usare Engagement Board per raccogliere nuove idee e capire come supportare in modo ancora più mirato il team;
• pubblicare periodicamente sondaggi rapidi per monitorare il livello di motivazione e la soddisfazione con le azioni intraprese.

Ecco che, nel giro di poche settimane, la partecipazione torna a salire, il sentiment migliora e il team riporta una percezione più chiara sulle opportunità di crescita offerte dall'azienda. La piattaforma non ha solo fotografato una criticità, ma ha fornito gli insight e gli strumenti necessari per costruire una risposta centrata sulle persone.

 

3. Riconoscimento

Il riconoscimento dei risultati va oltre la consegna di un premio a fine anno.

Una piattaforma che prevede la valorizzazione delle persone mette a disposizione spazi e funzionalità dedicati al riconoscimento pubblico del contributo individuale. Tra questi, citiamo

• Una bacheca digitale dei successi, dove condividere i risultati raggiunti dal team o dai singoli colleghi, sia su scala micro che macro;
• Un sistema di punti gratitudine, che consente agli utenti di esprimere apprezzamento reciproco in modo strutturato, convertendo i punti in benefit o esperienze personalizzate;
• Badge simbolici, legati a obiettivi misurabili e ai valori distintivi dell’azienda, per rafforzare il senso di appartenenza e promuovere comportamenti in linea con la cultura interna.

Per capire se il sistema funziona, bisogna poi incrociare i dati di engagement (tasso di risposta ai sondaggi, interazione con le comunicazioni interne, numero di badge ottenuti, etc.) con i ritmi di produttività, la riduzione del turnover e il numero di segnalazioni.

 

4. Comunicazione

Il quarto punto è il più importante, perché senza una buona comunicazione interna gli altri tre non possono davvero funzionare.

L’azienda ibrida, composta da ufficio, casa, treno e coworking, ha infatti bisogno di un centro gravitazionale unico, che metta insieme in modo chiaro e coerente le notizie, i documenti, le risorse e le interazioni che popolano il digital workplace.

In che modo può aiutare una piattaforma per l'employee experience?

Un sistema moderno come la intranet basata su SharePoint Online centralizza i flussi di comunicazione, eliminando dispersioni e ridondanze. Qui, ogni informazione ha il suo posto, ogni voce trova un canale, ogni contributo può essere messo in evidenza, se utile all’organizzazione.

Questo significa dare coerenza e visibilità alle comunicazioni, indipendentemente dal luogo, dal dispositivo o dal ruolo di chi accede.

È così che la comunicazione interna diventa un elemento strutturale dell’engagement: non più un flusso informativo dall’alto verso il basso, ma una rete bidirezionale fatta di scambi, ascolto e condivisione.

A livello tecnico, una piattaforma efficace supporta:

• la segmentazione delle comunicazioni in base a ruoli, sedi o interessi;
• l’integrazione con strumenti di collaborazione e knowledge sharing;
• la misurazione delle visualizzazioni e dell’interazione;
• la multicanalità (notifiche, banner, mobile, email).

 

Confronto tra le piattaforme per l’employee experience

Tra le soluzioni che accompagnano i lavoratori lungo l’intero ciclo di vita in azienda (dalla candidatura all'eventuale uscita) emergono alcune piattaforme dedicate all'employee experience con caratteristiche molto diverse tra loro, ciascuna con punti di forza e limiti da considerare.

Le presentiamo brevemente qui di seguito.

 

 

Workvivo: social intranet orientata al sentiment

Workvivo nasce dall’idea di trasformare la home page aziendale in un feed alla Facebook, dove annunci top-down e post spontanei convivono. Il punto di forza è la rapidità con cui la comunicazione diventa bidirezionale. Il motivo è la curva di adozione è corta, dato che il modello di interazione è familiare.

Quando però l’azienda desidera processi più controllati (ad esempio, un workflow multilivello per le policy o un archivio documenti con versioning) entrano in gioco integrazioni esterne o customizzazione che alzano il costo di proprietà.

Inoltre, l’analisi rimane orientata all’engagement in senso stretto e offre meno insight operativi su produttività o competenze. Anche se, da quando è stata acquisita da Zoom, va detto che le capacità di analytics sono state ampliate, così come le funzionalità di intelligenza artificiale per misurare il coinvolgimento globale in azienda.

 

Panoramica di Workvivo

Bonusly: struttura per micro-riconoscimenti

Bonusly spicca per la leggerezza del meccanismo peer-to-peer, che si traduce soprattutto in crediti mensili distribuiti dai colleghi, convertibili in gift card. Il sistema è efficace dove la cultura del feedback rapido è già presente, ma svela però due limiti nascosti.

In primo luogo, la moneta virtuale va rifornita con budget reali e diventa un costo ricorrente difficilmente comprimibile. In secondo luogo, il perimetro è chiaro (recognition tattica), ma la piattaforma non gestisce obiettivi di sviluppo né rilevazioni del sentiment.

Servono dunque altri moduli aggiuntivi per coprire tutte le aree dell'employee experience.

 

Panoramica di Bonusly

Motivosity: recognition con ambizioni analitiche

A differenza di Bonusly, Motivosity prova a integrare sondaggi sul morale e check-in manageriali. Il vantaggio che offre è ridurre il numero di strumenti dedicati all'employee engagement da integare nel digital workplace e, di recente, con i moduli "Lead" e "Listen", le funzioni extra della piattaforma sono diventate molto più robuste rispetto al passato.

Lato TCO (costo di proprietà), la licenza cresce al crescere dei pacchetti (Connect, Recognize, Lead, Listen) e l’RTB (Return to Budget) va calcolato considerando quanto tempo i manager useranno davvero i moduli di coaching.

 

Dettaglio delle metriche fornite da Motivosity

Qualtrics: un’esperienza nata dall'analisi dati

Qualtrics si basa su un approccio che punta a raccogliere dati in ogni punto di contatto dell’esperienza, per poi normalizzarli e restituirli attraverso dashboard dinamiche.

Per un HR con forte maturità analitica questo è sicuramente un vantaggio. Dal questionario di benvenuto al sondaggio trimestrale, tutto confluisce nel medesimo lago di dati. In più, le funzioni di intelligenza artificiale sono finalizzate a migliorare l’employee experience.

Tuttavia, la gestione richiede competenze statistiche e di modellazione. Senza un team dedicato, il rischio è di ridurre Qualtrics a un semplice strumento di sondaggi, pagando però un abbonamento enterprise.

Anche se negli ultimi tempi Qualtrics ha rilasciato diversi connettori nativi per piattaforme HR, CRM e workflow, per cui l’integrazione richiede meno sviluppo personalizzato rispetto al passato, in contesti avanzati quest'ultima rimane ancora piuttosto complessa.

 

Panoramica di Qualtrics

Leapsome: suite orientata alle performance

Leapsome combina obiettivi, review a 360°, piani di crescita e survey di engagement. Il punto di forza è l’allineamento strutturale fra obiettivi aziendali (OKR), feedback e learning path. Il sistema riesce infatti a creare ponti evidenti fra la prestazione e la crescita dell'organizzazione.

Il rovescio della medaglia è la densità di configurazioni necessarie prima di andare a regime, tra definizione dei framework di competenza, calibrazione delle scale di valutazione, mappatura dei ruoli.

Chi parte senza processi maturi rischia uno scoping lungo e costoso.

Dal punto di vista economico, la licenza per utente attivo può essere efficiente per le PMI, ma diventa onerosa in organizzazioni con forte stagionalità (pensiamo al Retail & Hospitality, ad esempio), dove migliaia di lavoratori entrano ed escono in pochi mesi.

 

Panoramica di Leapsome

15Five: filosofia "checkin settimanale"

15Five ruota attorno al rituale del questionario breve, da compilare ogni settimana e discutere in riunioni one-to-one. In questo caso, il vantaggio consiste nella regolarità, tramite cui è possibile rendere lo scambio di feedback un'abitudine.

La piattaforma offre anche moduli aggiuntivi per la definizione di obiettivi, la revisione semestrale e la formazione (anche se la colonna portante resta il sondaggio).

Il lato negativo è che se il management non ha tempo di leggere centinaia di report settimanali, la promessa di visibilità rischia di trasformarsi in sicuro sovraccarico informativo.

Per quanto riguarda poi i costi, l’offerta "Focus" può sembrare competitiva, ma per coprire l’intero ciclo di vita di un lavoratore (considerando crescita e gestione delle performance) le aziende si trovano a migrare presto verso piani superiori, specialmente per ciò che concerne l'accesso ad analytics avanzati e a funzionalità per la gestione dei talenti su larga scala.

 

Panoramica di 15Five

Employee Experience Platform: quale scegliere?

Dalla nostra breve analisi, non emerge un vincitore.

C'è però un comune denominatore.

Nonostante quelle presentate siano alcune delle più popolari piattaforme per l'employee experience, nessuna è completa. Prese singolarmente, queste soluzioni non sono infatti in grado di coprire in modo integrale tutte le fasi del percorso del dipendente.

Se l’obiettivo è accompagnare le persone dalla candidatura al colloquio di uscita, un progetto basato sull'adozione di una qualsiasi delle piattaforme elencate sopra rischia di trasformarsi in un rompicapo di integrazioni.

La domanda, quindi, non è "Quale piattaforma ha la feature X?", bensì "Quanto tempo e quanta complessità richiede integrare davvero tutte le funzionalità necessarie per gestire l’employee experience, costruendo un’unica traiettoria di dati, processi e narrazione?".

La soluzione a questo dilemma è più semplice di quello che pensiamo.

La intranet basata su SharePoint Online è la base per costruire il proprio digital workplace con la tecnologia di Microsoft 365. In questo ecosistema, tutti i processi aziendali, inclusa l’employee experience, si integrano senza complessità.

Grazie alla connessione nativa che caratterizza le applicazioni Microsoft, non serve sovrapporre soluzioni su soluzioni né tenere insieme strumenti isolati in un patchwork tecnologico privo di senso: tutto è già progettato per funzionare insieme.

Ne parliamo meglio nella prossima sezione.

Employee Experience Platform: perché scegliere la intranet SharePoint?

Una piattaforma per l'employee experience non vive in un vuoto pneumatico; deve interfacciarsi con:

• i repository dove risiedono i documenti aziendali;
• i flussi di approvazione che regolano ferie e trasferte;
• i canali di comunicazione usati dai colleghi in sede e in remoto.

In altre parole, serve un’ossatura capace di tenere insieme i pezzi senza i quali non è possibile gestire a 360° l'esperienza di un lavoratore in azienda.

E qui, iniziamo a parlare di intranet basata su SharePoint Online.

Integrata nativamente con l’ecosistema Microsoft 365, la intranet SharePoint ha un vantaggio strutturale ineguagliabile rispetto le soluzioni verticali viste in precedenza.

 

Intranet SharePoint creata con intranet.ai

 

Il punto di partenza è la gestione documentale, ambito per cui SharePoint è stato creato.

Il sistema non si limita a ospitare file. Conserva versioni, traccia chi modifica, blocca l’editing concorrente quando previsto da un flusso di approvazione e applica etichette di riservatezza che determinano se un documento può uscire dall’azienda o essere copiato su dispositivi esterni.

Tutto avviene senza plugin di terze parti, perché è il motore stesso di Microsoft 365 a gestire la cifratura dei dati in transito e a riposo, i backup georidondati e la conformità alle principali normative internazionali.

Questa infrastruttura documentale non è quindi un’isola: quando un file passa da bozza a essere pronto per la pubblicazione, un flusso Power Automate (creato con interfaccia Drag &Drop, senza codice) può essere integrato per avvisare il revisore, raccogliere la firma elettronica, pubblicare il contenuto su Teams e, se necessario, innescare una notifica push su Viva Engage.

Il percorso documento-processo-comunicazione rimane interno al perimetro Microsoft, evitando quel cambio di applicazione che affligge le piattaforme verticali.

 

Distribuzione automatica dei documenti pubblicati nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

I flussi amministrativi sono un altro punto chiave.

Con SharePoint, si possono modellare form web (sempre senza uso di codice), che registrano richieste di ferie, note spese o i passaggi dell'onboarding di un nuovo assunto. Successivamente, ogni form riporta le risposte in una lista SharePoint, che, a sua volta, può aggiornare in tempo reale il record corrispondente in Dataverse (il database cloud che alimenta la Power Platform) o in un sistema HRIS (Human Resources Information System) collegato via API.

Se immaginiamo così il nuovo processo di onboarding, ecco cosa può succedere:

1. Il recruiter precompila i dati del neoassunto in una lista SharePoint.
2. Un flusso genera automaticamente un account in Microsoft Entra ID, assegnando le dovute licenze 365 e creando la mail aziendale.
3. Un secondo flusso si occupa di popolare la To Do list del manager con le attività di benvenuto, inviare al nuovo utente un corso introduttivo su Viva Learning e regalargli crediti di benvenuto sul modulo di gamification.

In relazione all'ultimo punto, uno dei limiti più frequenti che si ritrovano nei provider verticali per l'employee experience è proprio la gamification, che in queste soluzioni avviene spesso a scatola chiusa. Punteggi, badge e classifiche vivono in un modulo proprietario, difficilmente estraibile per analisi avanzate.

Nella intranet SharePoint, invece, la logica di premio può essere resa trasparente creando colonne calcolate dentro le liste o componendo punteggi in Power Automate. Si possono inoltre integrare Microsoft Graph e Power Apps per ottenere una dashboard personalizzata.

Di fatto, le attività previste in onboarding che generano punti (completare un corso, partecipare a un sondaggio, condividere un’idea su Viva Engage) risiedono anch’esse in Microsoft 365, per cui il tracciamento dei dati è immediato.

Ogni click compiuto nella suite Microsoft viene salvato in log unificati che confluiscono in Microsoft Purview e, se necessario, in Azure Data Lake. Power BI legge direttamente queste sorgenti e consente di costruire report senza esportare .CSV da un’applicazione, .XML da un’altra, JSON da un’altra ancora. Un'operazione che nei prodotti verticali diventa inevitabile quando si vuole creare viste trasversali.

 

Raccogliere e analizzare dati con i sondaggi rapidi di intranet.ai

 

Molte soluzioni verticali per l’employee experience dichiarano di offrire una sicurezza predefinita, ma il loro controllo si limita spesso al perimetro della singola applicazione. Il risultato è una frammentazione delle policy tra posta elettronica, file sharing, comunicazione interna, riconoscimento e strumenti per sondaggi.

Con SharePoint (e più in generale con Microsoft 365) la sicurezza viene definita centralmente nel tenant, e le impostazioni vengono ereditate in modo coerente da tutti i servizi e le applicazioni aziendali, garantendo una protezione trasversale e una governance unificata.

 

Come Microsoft 365 protegge l’employee experience

Feature per la sicurezza di Microsoft	Descrizione
Etichetta di riservatezza	Una volta applicata a un documento, l’etichetta segue il file anche dopo il download o l’invio via email. Se la policy lo prevede, Outlook impedisce l’inoltro a destinatari esterni. Questa protezione automatica è una feature molto apprezzata dagli utenti Microsoft, dato che che le informazioni sensibili sono tutelate senza alcuna azione particolare.
Accesso condizionale	Le stesse regole che proteggono Teams si applicano anche alla intranet, ai documenti condivisi e agli strumenti HR. È sufficiente, ad esempio, un tentativo di accesso da un Paese non autorizzato per bloccare l’autenticazione su tutti i servizi. In questo modo, gli utenti possono accedere all’ambiente digitale solo in condizioni sicure, con una user experience coerente e protetta su ogni strumento.
Audit centrale	Tutte le azioni rilevanti, dalla lettura di un documento alla modifica di una voce anagrafica, vengono tracciate in un’unica interfaccia di compliance, senza la necessità di consultare sistemi diversi. Questo approccio si traduce sempre in una migliore trasparenza nella gestione dei dati degli utenti e delle attività legate alla loro esperienza in azienda.

 

Dalla sicurezza alla scalabilità, il passo è breve.

Soprattutto nelle PMI, una delle obiezioni più frequenti all’adozione di SharePoint era la presunta complessità di implementazione. Con l’introduzione dei site template e di Viva Connections, questo ostacolo è ormai dimenticato.

Oggi, qualsiasi utente può creare in poche ore un portale per la comunicazione interna, sfruttando Teams come front-end integrato e OneDrive per la sincronizzazione offline, con un’esperienza d’uso fluida anche per chi non ha competenze tecniche.

Quando l’impresa cresce, le stesse fondamenta reggono strutture più ampie.

Hub site per i country portal, raccolte siti dedicate a R&D o Finanza, criteri di conservazione dati diversificati per aree geografiche con requisiti normativi differenti,... la progressione avviene senza cambiare piattaforma. Di conseguenza, non serve migrare dati, formare nuovamente gli utenti o inventare nuovi processi di backup.

C’è poi da considerare che molte aziende utilizzano già Microsoft 365 per gestire la posta elettronica e organizzare riunioni. In tal caso, è utile ricordare che SharePoint Online è incluso.

L’unico sforzo richiesto riguarda la configurazione iniziale e, se si vogliono attivare flussi avanzati o app personalizzate, l’eventuale acquisto di qualche licenza premium.

Un onere trascurabile, se pensiamo che ogni altra alternativa introduce:

• una fee per utente;
• un costo di integrazione con il directory aziendale;
• un canone aggiuntivo per l’analisi avanzata dei dati;
• supporto tecnico praticamente obbligatorio quando si va oltre le funzionalità base.

La differenza tra la intranet SharePoint e i suoi competitor sta nel paradigma.

Non un tassello in più nella costellazione degli strumenti HR, ma una piattaforma completa, già presente nel digital workplace, con cui è possibile (ed estremamente facile) orchestrare il resto delle applicazioni necessarie a digitalizzare e ottimizzare i processi interni. Inclusa, come dicevamo, l'employee experience.

FAQ sulle piattaforme per l'employee experience

Cos’è una Employee Experience Platform (EEP)?

Una Employee Experience Platform è uno strumento digitale che supporta le aziende nel migliorare l’esperienza lavorativa delle persone, integrando comunicazione interna, formazione, riconoscimento e coinvolgimento in un unico ambiente coerente. Dopo la pandemia, l’employee experience è diventata un asset strategico misurabile, in grado di influenzare produttività, retention e brand identity.

Perché le aziende dovrebbero investire in una EEP?

Investire in una EEP significa dotarsi di un’infrastruttura digitale che consente di monitorare in tempo reale il livello di motivazione dei dipendenti, rafforzare il senso di appartenenza e intervenire con maggiore tempestività su eventuali criticità interne. In un contesto di lavoro sempre più distribuito, è fondamentale sostituire le interazioni informali tipiche dell’ufficio con momenti digitali orchestrati ma autentici.

Quali sono i pilastri fondamentali di una buona employee experience?

Una buona employee experience si basa su onboarding continuo, crescita personale, riconoscimento e comunicazione. Questi elementi si alimentano a vicenda: l’onboarding favorisce l’inclusione e l’autonomia, che a loro volta stimolano l’engagement; un dipendente coinvolto è più incline a contribuire attivamente, soprattutto se il suo lavoro viene valorizzato; infine, una comunicazione interna efficace connette e dà visibilità a tutto il processo, rendendo l’esperienza coerente e significativa.

Perché usare SharePoint Online come piattaforma per l’employee experience?

La intranet basata su SharePoint Online è già integrata nativamente con Microsoft 365, il che permette di orchestrare tutte le attività legate all’employee experience, senza dover ricorrere a soluzioni esterne o plugin aggiuntivi. La gestione documentale, i flussi di approvazione, la comunicazione interna, i badge, la gamification, la formazione, i sondaggi e l’analisi dei dati convivono in un unico ecosistema sicuro, scalabile e governabile in modo centralizzato.

Quali funzionalità dovrebbe offrire una EEP moderna?

Una piattaforma moderna deve rendere tangibile ogni momento della vita lavorativa, a partire dal pre-onboarding, passando per percorsi formativi personalizzati, meccanismi di riconoscimento pubblico, fino alla possibilità di raccogliere feedback frequenti e trasformarli in azioni concrete. Deve inoltre permettere di segmentare la comunicazione, centralizzare i contenuti, e offrire strumenti semplici per creare flussi, raccogliere dati e costruire insight operativi.

In cosa differisce una intranet SharePoint da altre soluzioni verticali?

Le soluzioni verticali tendono a concentrarsi su una dimensione specifica dell’esperienza, ma richiedono poi ulteriori moduli o strumenti per coprire l’intero ciclo di vita del dipendente. Questo comporta maggiore complessità, costi di integrazione e difficoltà di governance. Al contrario, una intranet SharePoint consente di gestire l’intera esperienza delle persone in modo fluido e senza frammentazioni, grazie alla naturale interoperabilità tra i servizi Microsoft.

Come si misura il successo di una Employee Experience Platform?

Il successo di una piattaforma per l’employee experience si misura attraverso la capacità di generare insight rilevanti incrociando dati diversi, come l’engagement sui contenuti, i risultati dei sondaggi, la partecipazione alle iniziative, la produttività e l’andamento dei processi. Se un reparto partecipa meno alla vita aziendale o segnala meno feedback, la piattaforma deve permettere di rilevare queste tendenze e attivare strategie correttive con tempestività.

Una EEP può migliorare anche l’employer branding?

Sì, perché consente di creare spazi digitali visibili anche all’esterno, come community, contest o hackathon, che rafforzano la reputazione del brand come datore di lavoro. In un mercato dove la reputazione pesa quanto il compenso, disporre di una vetrina ben progettata per raccontare il rapporto tra azienda e persone è un vantaggio competitivo che poche soluzioni sono in grado di offrire.