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Extranet: cosa è e come aiuta le aziende?

Se la intranet è lo spazio digitale riservato alla popolazione interna all’azienda, la extranet è il luogo adibito alle comunicazioni con agenti esterni all’organizzazione. 

Fornitori, distributori, clienti possono interfacciarsi con l'azienda attraverso una piattaforma che struttura al meglio i processi di lavoro.

Vediamo meglio cosa puoi fare con una extranet. 

Che cos'è una extranet?

In questo video oggi vi parlo di questa particolare tipologia di portali che spesso le aziende preparano per una collaborazione con persone esterne. Scopriamola meglio! #digitalworkplace #extranet ...

Cosa è la extranet

Una extranet è la rete privata in cui le persone interne all'azienda possono comunicare e connettersi con le risorse esterne in uno spazio di lavoro digitale riservato

Come dice il nome stesso, “extra” indica  qualsiasi tipo di contatto rivolto a una cerchia di utenti selezionati al di fuori dell'azienda. Possono infatti essere clienti, fornitori, distributori, venditori e partner commerciali. 

Già l'avrai intuito, il ruolo di questo sistema è estremamente importante per consentire la collaborazione. Favorisce la comunicazione, la condivisione delle informazioni, di documenti e il trasferimento di dati anche di grandi volumi tra partner e organizzazioni. 

La piattaforma in quanto rete informatica privata garantisce la sicurezza dei contenuti poichè non è pubblicamente accessibile.

 


Intranet ed extranet

La intranet: è la piattaforma aziendale privata riservata solo alle persone interne all'azienda. Rappresenta il luogo virtuale in cui i dipendenti possono reperire ciò di cui hanno bisogno. Ospita documenti, comunicazioni aggiornate, servizi, contenuti formativi e altri strumenti all'avanguardia che consentono di strutturare e centralizzare i flussi di lavoro. I risultati? Risparmio di tempo e denaro. L'azienda infatti attraverso di essa riesce a potenziare i processi interni aziendali aumentando la produttività dei lavoratori.

Tutti i dipartimenti all'interno della intranet possono interfacciarsi tra di loro e generare discussioni. I confronti intra aziendali stimolano la crescita e aumentano il senso di appartenenza all'organizzazione di cui si fa parte.

Questo spazio di lavoro digitale è il riflesso dell'azienda e offre una panoramica chiara del suo andamento.

 

 


Extranet: i dipendenti interni all'azienda si interfacciano con le realtà esterne all'organizzazione. E' lo spazio di lavoro in cui effettuare delle prenotazioni dai distributori, accordarsi con dei partner commerciali e automatizzare processi ripetitivi. Un esempio sono la gestione degli ordini e delle consegne. 

L'aspetto da cui le imprese sono maggiormente attratte è proprio la possibilità di modellare la piattaforma in base alle proprie esigenze aziendali. 

Il grafico che ti abbiamo preparato ti fa capire l'interazione che lo strumento permette con tutte le risorse esterne che contribuiscono alla vita dell'organizzazione.


Molteplici funzioni

Il software svolge dunque una molteplicità di funzioni e risulta particolarmente utile nel momento in cui l’azienda necessita di confrontarsi con i clienti, fornitori o partner. 

Vediamone alcune.

 

 

  • Gestione della conoscenza: le aziende si relazionano tra di loro più facilmente e collaborano attraverso l'uso comune di programmi o applicazioni nate con questo scopo.
  • Circolazione dei dati: la piattaforma consente lo scambio di una grande mole di dati tra partner commerciali. Risponde infatti al bisogno di scambiare documenti come moduli per le ordinazioni, bolle di consegna e distinte di carico. In questo modo l'azienda apre e chiude i confini aziendali con facilità in base alle sue esigenze di condivisione. La trasmissione digitale dei  dati  inoltre permette una loro elaborazione e conservazione precisa e struttura.

 

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  • Scambio di informazioni: permette la circolazione in tempo reale di informazioni rilevanti per gli utenti selezionati. Comunicazioni aggiornate e in evidenza possono infatti essere messe a disposizione con un click.
  • Cooperazione: concetto implicito, ma significativo, tali possibilità di azione verso altre aziende aumentano e incentivano la loro cooperazione.
  • Gestione e organizzazione dei dati: questi possono essere aggiornati e resi disponibili agli utenti interessati in tempi  molto brevi, garantendo un elevato grado di consistenza, trasparenza e sicurezza.

 


I risultati sono il risparmio di tempo che in caso diverso si perderebbe tra email e telefonate e una netta facilità di gestione dei rapporti. 

Un plus, inoltre, del sistema è che svolge per l’azienda una forma di controllo di qualità sui prodotti e servizi correggendo eventuali anomalie. 


Semplificazione dei processi aziendali 

Uno dei vantaggi è la semplificazione dei processi aziendali frequenti e ripetitivi. 

L’azienda infatti potrebbe avere la necessità di ordinare regolarmente da un particolare fornitore e per farlo dovrebbe ricorrere ad e-mail e telefonate. 

Con la extranet italiana invece questi passaggi si dimezzano in termini di tempo e azioni. 

Tutti gli ordini possono avvenire tramite la tua rete privata in uno spazio digitale protetto

 


Le interazioni avvengono in tempo reale e in maniera sicura. 

Le fatture infatti vengono archiviate insieme ad altre informazioni relative in unico posto centralizzato. 

Memorizzare tutto in uno spazio virtuale non porta soltanto un economizzazione del tempo ma accelera le interazioni B2B


La user experience del cliente

Nei rapporti B2B è importante puntare alla soddisfazione dei clienti e partner. 

Usufruire di un tale software aiuta a coltivare le relazioni con maggiore efficienza e meno ostacoli nei contatti. 

Uno dei principali vantaggi è infatti l’accessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per consentire una perfetta sincronia con i clienti. 

Gli agenti con la quale l’azienda entra in contatto possono porre domande, caricare dati e approvare concetti o progetti in qualsiasi momento. Abbatti così le barriere del tempo e del luogo. 

 


Uno strumento sicuro

La piattaforma se ben progettata, dispone degli strumenti necessari per garantire la massima sicurezza. 

E-mail e altri mezzi solitamente utilizzati per il trasferimento dei documenti non garantiscono una tale protezione per evitare potenziali violazioni che potrebbero essere disastrose. 

Uno degli obiettivi è quello di eliminare queste preoccupazioni e far sì che le informazioni sensibili rimangano tali in maniera protetta. 

 


La soluzione di Microsoft 365

Se cerchi un software che possa garantire qualità e sicurezza, sicuramente il leader del mercato Microsoft 365 non può deludere le tue aspettative aziendali.

Puoi infatti partire dal suo servizio intranet, SharePoint Online e generare una parte al suo interno destinata alla extranet.

Questo permette così un sistema centralizzato in cui godere sia dei vantaggi della intranet che della extranet italiana.

Per questo i nostri esperti possono prepararti una soluzione intranet-in-a-box perfettamente integrata e costruita con la tecnologia di Microsoft 365 per garantirti un'elevata esperienza di navigazione.


Intranet ed extranet per l'azienda

Le moderne piattaforme hanno un aspetto e dei sistemi completamente diversi da quelli che esistevano anni fa.

Queste piattaforme hanno seguito l'evoluzione delle aziende per trasformarsi loro stesse e adattarsi alle  esigenze delle organizzazioni.

La versatilità e la flessibilità sono le caratteristiche cardine.

Sia la intranet che la extranet italiana hanno molteplici opzioni:

  • di comunicazione e collaborazione
  • gestione dei progetti 
  • archiviazione dei documenti 
  • integrazioni

Per questo le aziende ad oggi non possono rinunciare ai vantaggi che entrambe portano.

 


Condividere i file, reperire documenti e materiali di lavoro e soprattutto collaborare non è mai stato così facile per le aziende.

Basti pensare alle possibilità di chat e e meeting in tempo reale e la sincronizzazione dei calendari che mantengono tutti aggiornati.

Quello che riescono a creare questi software è una comunità aziendale con molte più risorse per monitorare i progressi e le direzioni aziendali.

Ogni impiegato al loro interno attraverso click intuitivi riesce a trovare il suo spazio naturale per esprimersi e restare al passo con le dinamiche dell'impresa.

L'utente infatti, in entrambi i sistemi è posto al centro e supportato in ogni sua azione.

 


In passato, le due piattaforme erano viste come entità separate.

Venivano coinvolti più programmi per il loro utilizzo e farli comunicare e integrare era quasi impossibile.

Al contrario oggi, per un'esperienza unificata, convivono in armonia nella grande sfera moderna del software intranet, uno dei più grandi progressi raggiunti per il settore professionale.

La intranet adesso nel suo insieme contiene in unico pacchetto anche l'extranet così da eliminare problemi di comunicazione o integrazione tra i vari software.

L'obiettivo è infatti riuscire a garantire la collaborazione tra i dipendenti interni e gli stakeholder esterni dell'azienda.

 

 

Dove i confini della intranet si fermano, inizia la extranet.

In questo modo, puoi comunicare con i dipendenti, fornitori, partner e clienti in un unico luogo digitale, risparmiando tempo e denaro.

Al loro interno sono incorporati e ottimizzati processi di tutti i tipi. Possono variare da quelli appartenenti alla sfera del marketing a quelli delle risorse umane. L'obiettivo è la formazione di uno spazio di lavoro digitale in cui l'azienda può soddisfare una varietà di esigenze diverse.

Per questo motivo se implementati correttamente avere entrambe le piattaforme è estremamente vantaggioso. Puoi infatti avere sotto controllo i problemi sia interni che esterni e trovare modalità all'avanguardia per risolverli.

Intranet ed extranet: facile adozione

Se hai il dubbio che l'introduzione di software così innovativi possano generare confusione nei dipendenti non ti preoccupare. Questi strumenti sono nati apposta per loro, imparare ad utilizzarli non richiede particolari competenze. Tecniche come la gamification o l'impiego di killer app possono aiutarti a farla integrare perfettamente nella tua realtà aziendale.

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La nostra intranet è pronta nel 10% del tempo e con il 10% del budget. I nostri clienti italiani e internazionali sono sempre soddisfatti dei risultati eccellenti nella loro azienda.

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.