Extranet: come realizzarla con Microsoft 365 e alcuni casi d'uso
Se la intranet è lo spazio digitale riservato al pubblico interno all’azienda, la extranet è il luogo dedicato alle comunicazioni con i suoi stakeholder esterni.
Fornitori, distributori e clienti trovano nella extranet la possibilità di parlare direttamente all'azienda, usando i suoi servizi e partecipando alle sue iniziative.
Vediamo nei dettagli cosa può fare la extranet di Microsoft 365 per la tua azienda.
Cosa troverai in questo articolo
- Che cos'è una extranet e a cosa serve in azienda
- Qual è la differenza tra intranet ed extranet
- Perché centralizzare la intranet e la extranet per le aziende
- Può Microsoft 365 essere lo strumento giusto per realizzare una extranet?
Cos'è la extranet
Una extranet è un'applicazione web privata in cui le persone interne all'azienda possono comunicare e connettersi con le risorse esterne in uno spazio di lavoro digitale riservato e controllato.
Come dice il nome stesso, “extra” indica qualsiasi tipo di contatto rivolto a una cerchia di utenti selezionati al di fuori dell'azienda. Possono infatti essere clienti, fornitori, distributori, venditori e partner commerciali.
Già l'avrai intuito, il ruolo di questo sistema è estremamente importante per consentire la collaborazione con l'esterno. Favorisce la comunicazione, la condivisione delle informazioni, di documenti e il trasferimento di dati anche di grandi volumi tra partner e organizzazioni.
La piattaforma in quanto applicazione web interna e privata, garantisce la sicurezza dei suoi contenuti poiché non è pubblicamente accessibile senza specifiche autorizzazioni, concesse esclusivamente dall'interno dell'azienda.
Intranet VS. Extranet
La intranet: è la piattaforma aziendale privata riservata solo alle persone interne all'azienda. Rappresenta il luogo virtuale in cui i dipendenti possono reperire ciò di cui hanno bisogno. Ospita documenti, comunicazioni aggiornate, servizi, contenuti formativi e altri strumenti all'avanguardia che consentono di strutturare e centralizzare i flussi di lavoro. I risultati? Risparmio di tempo e denaro. L'azienda, infatti, attraverso di essa riesce a potenziare i processi interni aziendali aumentando la produttività dei lavoratori.
Leggi anche: Intranet aziendale e 20 idee per migliorarla
Tutti i dipartimenti all'interno della intranet possono interfacciarsi tra di loro e generare discussioni. I confronti intra aziendali stimolano la crescita e aumentano il senso di appartenenza all'organizzazione di cui si fa parte.
Questo spazio di lavoro digitale è il riflesso dell'azienda e offre una panoramica chiara del suo andamento.
Extranet: i dipendenti interni all'azienda si interfacciano con le realtà esterne all'organizzazione. È lo spazio di lavoro in cui effettuare dialogare mediante un processo ben definito con distributori, oppure accordarsi con dei partner commerciali e automatizzare alcuni processi ripetitivi. Un esempio è la gestione degli ordini e delle consegne.
L'aspetto da cui le imprese sono maggiormente attratte è proprio la possibilità di modellare la piattaforma in base alle proprie esigenze aziendali, definendo un processo che coordina gli esterni con gli interni.
Il grafico che ti abbiamo preparato ti fa capire l'interazione che lo strumento permette con tutte le risorse esterne che contribuiscono alla vita dell'organizzazione.
Le molteplici funzioni di una extranet
Una extranet svolge dunque non è specifica un unico tipo di applicazione, ma è piuttosto una tipologia di software che raccoglie una molteplicità di funzioni pensate per l’azienda che necessita di confrontarsi con personale esterno.
Vediamone alcuni casi d'uso:
- Gestione della conoscenza: le aziende si relazionano tra di loro più facilmente e collaborano attraverso l'uso comune di un'applicazione specifica, nata con questo esatto scopo.
- Circolazione dei dati: la piattaforma consente lo scambio di una grande mole di dati tra partner commerciali. Risponde infatti al bisogno di scambiare documenti come moduli per le ordinazioni, bolle di consegna e distinte di carico. In questo modo l'azienda apre e chiude i confini aziendali con facilità in base alle sue esigenze di condivisione. La trasmissione digitale dei dati, inoltre, permette una loro elaborazione e conservazione precisa e struttura.
Che cos'è una extranet?
Scopriamo insieme come costruire il portale per parlare ai vostri stakeholder esterni con Microsoft 365.Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie, le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ
- 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
- Scambio di informazioni: permette la circolazione in tempo reale di informazioni rilevanti per gli utenti selezionati. Comunicazioni aggiornate e in evidenza possono infatti essere messe a disposizione con un click.
- Cooperazione: concetto implicito, ma significativo, tali possibilità di azione verso altre aziende aumentano e incentivano la loro cooperazione.
- Gestione e organizzazione dei dati: questi possono essere aggiornati e resi disponibili agli utenti interessati in tempi molto brevi, garantendo un elevato grado di consistenza, trasparenza e sicurezza.
I risultati sono il risparmio di tempo che in caso diverso si perderebbe tra e-mail e telefonate e una netta facilità di gestione dei rapporti.
Un plus, inoltre, del sistema è che svolge per l’azienda una forma di controllo di qualità sui prodotti e servizi correggendo eventuali anomalie.
Semplificazione dei processi aziendali
Uno dei vantaggi è la semplificazione dei processi aziendali frequenti e ripetitivi. L’azienda, infatti, potrebbe avere la necessità di ordinare regolarmente da un particolare fornitore e per farlo dovrebbe ricorrere ad e-mail e telefonate.
Con la extranet invece questi passaggi si dimezzano in termini di tempo e azioni.
Tutti gli ordini possono avvenire tramite la tua rete privata in uno spazio digitale protetto.
Le interazioni avvengono in tempo reale e in maniera sicura. Ad esempio, tutte le informazioni vengono collegate a:
- L'utente esterno coinvolto nel processo
- L'utente interno che gestisce il processo
In questo modo, oltre a memorizzare il tutto in uno spazio virtuale comune, è possibile tener traccia di tutte le interazioni B2B che avvengo tra diverse aziende.
La user experience del cliente
Nei rapporti B2B è importante puntare alla soddisfazione dei clienti e partner.
Usufruire di un tale software aiuta a coltivare le relazioni con maggiore efficienza e meno ostacoli nei contatti.
Uno dei principali vantaggi digitalizzati è infatti l’accessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per consentire una perfetta sincronia con i clienti.
Gli agenti con la quale l’azienda entra in contatto possono porre domande, caricare dati e approvare concetti o progetti in qualsiasi momento. Abbatti così le barriere del tempo e del luogo.
Uno strumento sicuro
La piattaforma se ben progettata, dispone degli strumenti necessari per garantire la massima sicurezza.
E-mail e altri mezzi solitamente utilizzati per il trasferimento dei documenti non garantiscono una tale protezione per evitare potenziali violazioni che potrebbero essere disastrose.
Uno degli obiettivi è quello di eliminare queste preoccupazioni e far sì che le informazioni sensibili rimangano tali in maniera protetta.
La soluzione di Microsoft 365
Se cerchi un software che possa garantire qualità e sicurezza, sicuramente il leader del mercato Microsoft 365 non può deludere le tue aspettative aziendali.
Puoi infatti partire da, SharePoint Online per generare un sito destinato alla extranet.
Questo approccio permette così di avere un unico sistema centralizzato in cui far confluire i processi di una intranet e di una intranet, senza dover mantenere e gestire applicazioni separate. SharePoint Online, mediante le autorizzazioni può definire quale portale è totalmente privato e quale invece può essere aperto ad utente esterni, previa autenticazione.
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Intranet ed extranet in un unico posto
In passato, le due piattaforme erano sempre state viste come entità ed applicazioni separate.
Venivano coinvolti più programmi specifici per il loro utilizzo e farli comunicare e integrare richiedeva costi extra che difficilmente veniva identificati in fase di analisi del progetto.
Al contrario oggi, per un'esperienza unificata, convivono in armonia nella grande sfera moderna del software intranet, uno dei più grandi progressi raggiunti per il settore professionale.
La intranet adesso nel suo insieme contiene in unico pacchetto digitale anche la extranet così da eliminare problemi di comunicazione o integrazione tra i vari software.
L'obiettivo è infatti riuscire a garantire la collaborazione tra i dipendenti interni e gli stakeholder esterni dell'azienda.
Dove i confini della intranet si fermano, inizia la extranet.
In questo modo, puoi comunicare con i dipendenti, fornitori, partner e clienti in un unico luogo digitale, risparmiando tempo e denaro.
Al loro interno sono incorporati e ottimizzati processi digitalizzati di tutti i tipi. Possono variare da quelli appartenenti alla sfera del marketing a quelli delle risorse umane. L'obiettivo è la formazione di uno spazio di lavoro digitale in cui l'azienda può soddisfare una varietà di esigenze diverse.
Per questo motivo se implementati correttamente avere entrambe le piattaforme è estremamente vantaggioso. Puoi infatti avere sotto controllo i problemi sia interni che esterni e trovare modalità all'avanguardia per risolverli.
Extranet:
facile e sicura con intranet.ai
Se hai il dubbio che l'introduzione di nuovi software collaborativi ed innovativi possano generare problemi di sicurezza e confusione nei dipendenti non ti preoccupare.
Questi strumenti sono ormai adottati da centinaia di PMI e grandi aziende, che si sono affidate a Microsoft 365 per la realizzazione di applicazioni sicure da esporre su internet.
Intranet.ai è il Partner Microsoft Gold, con più di 10 anni di esperienze nello sviluppo di applicazioni web in questo campo.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
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