Onboarding in azienda: definizione ed esempi pratici da utilizzare

Onboarding aziendale definizione

L’onboarding aziendale è il processo che segue l’assunzione di nuovo personale ed è strettamente legato alla fase di attraction dei candidati. Per questo motivo, viene spesso gestito dalle Risorse Umane, che si occupano di definire e monitorare l'inserimento di un nuovo collega in azienda per raggiungere due obiettivi principali:

1. Presentare l'organizzazione, trasmettendone i valori.
2. Supportare l'integrazione dei neoassunti nella community aziendale.

Come si può intuire, si tratta di un momento delicato poiché le attività coinvolte nel processo di onboarding influenzeranno le aspettative e il sentiment iniziale che la nuova risorsa avrà nei confronti dell'azienda.

Il team HR deve quindi poter contare sui giusti strumenti per riuscire a trasmettere i comportamenti, le conoscenze e le competenze necessari al nuovo personale per diventare parte integrante dell’organizzazione. In questo articolo, vedremo come uno degli strumenti più moderni e capaci di garantire il successo dell'onboarding sia la intranet aziendale.

A differenza dei processi di formazione e orientamento, è importante sottolineare che l'onboarding può durare anche 12 mesi, periodo nel quale si dovrebbe consolidare la relazione tra neoassunti, colleghi e management.

Perché l’onboarding in azienda è così importante?

L’onboarding aziendale è strettamente correlato a concetti basilari per la crescita sostenibile di qualunque organizzazione, come fidelizzazione, engagement, retention e performance.

Un processo strutturato di benvenuto, secondo i dati di una ricerca di Wynhurst Group, consente, ad esempio, di aumentare del 58% la possibilità che la nuova risorsa rimanga in azienda per almeno 3 anni.

Altri insight interessanti, provenienti dall’Accademy of Management Journal, rivelano che i primi 90 giorni di lavoro siano fondamentali per instaurare un rapporto di fiducia reciproca con l'azienda, i manager e i colleghi senior. Se i neoassunti non vengono accompagnati correttamente durante l'intero processo di onboarding, aumentano le probabilità che in breve tempo cali la motivazione e l'impegno verso le proprie nuove mansioni.

In caso contrario, quando i leader e i colleghi senior sono in grado di fornire un supporto adeguato all'integrazione delle nuove risorse, si sviluppa una buona attitudine verso il lavoro che di conseguenza incentiva le performance a breve e medio termine.

Come fare un buon onboarding aziendale: esempi

Come costruire un progetto di onboarding efficace? Il primo step riguarda sicuramente la definizione delle attività e delle modalità di integrazione del nuovo collega in azienda.

In questa fase, è bene porsi alcune domande strategiche:

• Quando avrà inizio il processo di onboarding?
• Quanto durerà ciascuna fase del processo?
• Che impressione vuole trasmettere l’azienda?
• Quali sono gli aspetti chiave della cultura aziendale?
  
• Che ruolo avranno le Risorse Umane?
  
• Che ruolo avranno i colleghi senior?
  
• Quali metriche considerare per valutare l'efficacia del processo?

Dopo aver dato risposta a ciascuna di queste domande, si potrà pensare alle azioni e alle modalità da adottare per gestire le procedure di onboarding aziendale.

Facciamo un esempio di alcune pratiche che si possono intraprendere:

• momenti di incontro e benvenuto dei nuovi colleghi
• trasmissione di informazioni pratiche e organizzative
• presentazione dell'azienda e dell'organigramma
• presentazione delle agende di lavoro
• formazione su procedure e policy

Per avere conferma che le azioni programmate abbiano un impatto positivo sul nuovo personale, la raccolta di feedback è fondamentale. Questi feedback possono riguardare diversi aspetti del processo di onboarding, da come è stato vissuta la fase di assunzione fino alle impressioni maturate nei primi giorni di lavoro. O ancora, l'azienda potrebbe chiedere ai neoassunti se gli strumenti forniti per svolgere le proprie attività sono adeguati o se preferirebbero avere maggiore supporto per allinearsi meglio alle aspettative relative al proprio rendimento.

Onboarding aziendale digitale e intranet SharePoint come HR onboarding software

L’intero processo di onboarding può risultare molto più efficace se le procedure vengono digitalizzate tramite l’utilizzo di strumenti come la intranet aziendale. La intranet è il riflesso digitale dell’azienda: dare l’accesso ai neoassunti significa dare la possibilità di esplorare le aree di interesse e di mettersi in contatto con chi fa parte del network aziendale.

Nel corso della nostra esperienza decennale nella realizzazione di portali intranet basati su SharePoint Online, abbiamo notato che i più grandi successi riscontrati durante l'onboarding sono stati ottenuti proprio grazie all’impiego della intranet.

Grazie alla intranet e, in particolar modo, alla intranet SharePoint, le aziende possono creare uno spazio dedicato all'onboarding dove fornire un accesso rapido e centralizzato a:

• regole e comportamenti sul lavoro
• indicazioni, documenti e procedure
• informazioni sulla storia e la cultura aziendale
• organigramma con modalità di contatto dei colleghi
• aree dedicate alle comunicazioni, attività e novità di reparto
• strumenti e applicazioni per lo svolgimento delle proprie attività

In questo modo, le nuove risorse hanno la possibilità di navigare e trovare rapidamente tutte le informazioni necessarie per svolgere al meglio i propri compiti dal primo giorno.

La centralizzazione delle informazioni rappresenta un notevole vantaggio anche per l'azienda, dato che consente di risparmiare gran parte del tempo che solitamente le Risorse Umane (o altri attori di questo processo) spendono per spiegare sempre le stesse cose.

È bene, tuttavia, che nel processo di onboarding non siano solo i neoassunti a essere accompagnati, ma anche i colleghi già presenti. Di fatto, bisogna aggiornare questi ultimi sulle new entry in azienda, così da preparare il terreno per costruire una solida relazione.

Il ruolo del management nel processo di onboarding

Fondamentale è il ruolo che il management e i leader aziendali ricoprono in tutte le fasi di onboarding di un nuovo collega. Ciascun membro del management svolge una funzione importante nel trasmettere ai neoassunti non solo gli obiettivi per la crescita dell'organizzazione, ma anche i valori e la mission che ne costituiscono l'identità.

All'interno del management, il responsabile di reparto svolge una funzione ancora più importante. Si tratta infatti della persona che ha espresso l'esigenza di avere una risorsa aggiuntiva nel proprio team e che sa di preciso quali attività questa nuova risorsa sarà chiamata a svolgere quotidianamente.

L'obiettivo del leader di reparto consiste quindi nel partecipare attivamente al processo di onboarding, dato che sarà la figura di riferimento per la nuova risorsa.

1. Pubblicare una notizia nella intranet aziendale

La prima modalità è quella più classica e prevede la pubblicazione di una news di presentazione all’interno della intranet aziendale. Prendendo come riferimento la intranet di SharePoint Online, è possibile inserire in un post di notizie:

• foto del nuovo collega
• informazioni sulle esperienze pregresse
• descrizione del ruolo che andrà a ricoprire
• modalità principali per mettersi in contatto
• collegamenti a risorse esterne, come il profilo LinkedIn

Un'opzione più creativa e diretta potrebbe essere quella di riportare nel post l’intervista alla new entry, in formato testuale o - ancora meglio - tramite contenuti video. Manager, HR e colleghi di reparto potrebbero guidare l'intervista ponendo domande finalizzate a conoscere meglio la nuova risorsa, come i suoi interessi, le sue conoscenze e le aspettative che nutre per l'inizio di questo nuovo capitolo della sua vita professionale.

SharePoint consente inoltre di attivare la sezione commenti, di modo che tutto il pubblico aziendale possa dare il proprio benvenuto e porre domande a cui il nuovo collega potrebbe rispondere personalmente.

Esempi di notizie nella intranet SharePoint di intranet.ai

2. Continuare la conversazione nel social network aziendale

La seconda modalità prevede l'utilizzo della rete social aziendale per proseguire la conversazione avviata nella intranet.

Ciò è possibile grazie a strumenti come Microsoft Yammer (ora Viva Engage), che offrono la possibilità di creare community dedicate all'onboarding e ad altri aspetti della vita aziendale (progetti, tematiche di settore, iniziative, etc.).

Ciascun utente può creare e partecipare a una community aziendale, invitando i colleghi a condividere contenuti, idee e feedback. Inutile dire che, grazie all'integrazione nativa tra le applicazioni di Microsoft 365, le conversazioni nella rete social aziendale possono essere mostrate nella intranet SharePoint in tempo reale.

Il nostro consiglio è di pubblicare un post di presentazione delle nuove risorse anche nelle community aziendali di Yammer (ora Viva Engage), così da accompagnare l'aggiornamento condiviso nella intranet e portare in un canale dedicato la conversazione tra pubblico aziendale e nuovi colleghi.

3. Organizzare un evento di benvenuto

La terza modalità prevede l’organizzazione di un evento in diretta streaming per dare ai neoassunti l'opportunità di presentarsi all'azienda, rispondendo a tutte le domande dei colleghi.

intranet.ai ha impiegato questa tecnica usando i live event di Microsoft 365 e adottando una modalità di regia che ha reso l'evento molto più interattivo.

Abbiamo creato una pagina nella intranet SharePoint del nostro cliente, progettata per ospitare l'evento. La pagina consentiva al pubblico aziendale di seguire la presentazione in diretta, mantenendo a lato del player una breve descrizione dei nuovi colleghi e una loro foto per facilitarne il riconoscimento e la memorizzazione.

Ovviamente, non poteva mancare la sezione Q&A, che abbiamo arricchito tramite l'integrazione della chat dedicata nella community aziendale su Yammer.

Modalità di onboarding aziendale: alcune precisazioni

Ricordiamo che, per rendere funzionali tutte e tre le modalità fin qui descritte, è necessario pubblicare per tempo i diversi contenuti di presentazione. Non è opportuno, infatti, presentare una persona che è arrivata da almeno un mese in azienda.

8 consigli per un onboarding aziendale efficace

A supporto delle 3 modalità descritte poco fa, ecco alcuni consigli per gestire al meglio il processo di onboarding:

1. Inviare una e-mail di benvenuto con accesso all'area della intranet dove trovare:
   • agenda del primo giorno di lavoro
   • informazioni su luogo della sede, parcheggio e key contact
   • policy aziendali (per es. ferie, permessi, richiesta di supporto, etc.)
   • piano di formazione per le prossime settimane

2. Organizzare un tour degli uffici (anche virtuale) per mostrare ai neoassunti i luoghi e le modalità per svolgere attività e riunioni. 

3. Preparare per tempo badge e device aziendali. Che sia un cartellino, un portachiavi o una procedura digitale, occorre che tutto sia pronto per il giorno di ingresso in azienda.

4. Organizzare un incontro con un responsabile IT che guidi la nuova risorsa nell’utilizzo dei dispositivi digitali messi a disposizione dell'azienda. In questo caso, occorre fare particolare attenzione alla consegna sicura delle credenziali necessarie per accedere ai diversi sistemi.

5. Pianificare il completamento delle pratiche in sospeso. Nel 99% dei casi, al primo giorno di lavoro, ci sono ancora delle carte da firmare e delle pratiche burocratiche da sbrigare. Il consiglio è di dedicare una finestra di tempo per analizzare i documenti più importanti con i neoassunti, indicandogli le persone di riferimento per eventuali domande.

6. Assegnare un tutor per supportare i nuovi colleghi nel loro ingresso in azienda. Non occorre che il tutor segua nel dettaglio le attività delle nuove risorse, ma è importante che nei reparti in cui queste risorse sono inserite ci sia almeno un contatto disponibile per aiutare i nuovi colleghi a muoversi all'interno dell'organizzazione.

7. Condividere il piano di formazione. I neoassunti potrebbero aver bisogno di una formazione specifica per svolgere le proprie mansioni. L'azienda e, in particolar modo, il responsabile di reparto devono valutare la necessità di formazione della nuova risorsa a partire già dalla fase di selezione. Possono così definire nel dettaglio gli ambiti e le tempistiche della formazione da svolgere nei primi mesi di lavoro della nuova risorsa, aiutandola a sviluppare le competenze utili per svolgere al meglio le proprie attività.

8. Creare momenti informali con il team è quasi d’obbligo: una pausa caffè, un pranzo insieme o un semplice brindisi di benvenuto in ufficio possono fare la differenza tra un processo di onboarding puramente formale e una sentita accoglienza nella community aziendale. Anche se può sembrare forzato, è il modo migliore per gettare le basi di una relazione più solida e trasparente.

Onboarding aziendale: una breve checklist

Per concludere, abbiamo stilato una checklist che riassume le principali attività e strategie da mettere in pratica per assicurarsi di dare il giusto benvenuto ai nuovi colleghi.

Prima del 1° giorno

Ancor prima che i nuovi colleghi entrino effettivamente in azienda, ci sono alcuni punti di attenzione da considerare subito dopo la fine della selezione dei candidati.

Ciò che facciamo noi, in intranet.ai, è fornire alle Risorse Umane un modulo dove chi ha gestito la selezione potrà inserire tutte le informazioni relative ai candidati scelti.

Non si tratta solo di informazioni personali, ma anche e soprattutto di informazioni sul ruolo e il lavoro che ci si aspetta verranno gestiti dalla nuova risorsa. Si definirà, quindi, chi è il manager di questa persona, per quale dipartimento dovrà lavorare e le facility di cui avrà bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro, dal computer all'accesso a un software o stabilimento particolare.

Una volta compilato questo modulo, anche tramite la intranet aziendale, è possibile dare inizio alla prima serie di attività previste nella nostra checklist. Ecco alcuni esempi:

• inviare una mail di recap alle persone coinvolte, come il responsabile di reparto;
• inviare una mail ai neoassunti con link di accesso all'area della intranet dedicata all'onboarding.

In questo spazio, si può dare alle nuove risorse la possibilità di:

• caricare i documenti richiesti per sottoscrivere il contratto
• accedere e confermare la lettura delle normative aziendali

Si possono anche inserire informazioni sull'azienda stessa. Pensiamo, ad esempio, a un video per spiegare la storia, la mission e i traguardi più recenti dell'organizzazione.

Ovviamente, prima del 1° giorno, i nuovi colleghi non potranno accedere a tutte le pagine della intranet. Dando però accesso all'area dedicata all'onboarding, l'azienda permette loro di prendere confidenza con uno strumento che farà parte della quotidianità lavorativa.

1° giorno in azienda

Eccoci arrivati al primo giorno di lavoro in azienda. In questa seconda fase, le Risorse Umane possono utilizzare il tipo di accoglienza che si ritiene più opportuno: l'importante è che l'esperienza di onboarding sia curata nel dettaglio.

Non possono mancare una presentazione del management e del diretto responsabile, che potrebbe anche svolgere la funzione di tutor per la nuova risorsa.

Dal punto di vista digitale, la prima cosa che si può fare è condividere un messaggio di benvenuto nella intranet tramite cui:

• rimandare alla lista delle attività da svolgere nei primi giorni di lavoro
• condividere i collegamenti alle risorse e agli strumenti più utili

Si possono inserire anche link a:

• contatti di riferimento
• organigramma aziendale
• ultime notizie e aggiornamenti rilevanti
• riunioni per conoscere i colleghi e avere l'occasione di presentarsi
• riunioni con tutor e colleghi di reparto per allinearsi sugli obiettivi da raggiungere

Prima settimana di lavoro

Il processo di onboarding non si conclude il primo giorno: è appena iniziato. Ecco quindi che occorre definire le attività che i neoassunti dovranno svolgere nelle prime settimane dal loro ingresso in azienda.

Altro aspetto fondamentale: durante la prima settimana, è importante iniziare a raccogliere feedback dai nuovi colleghi.

Anche in questo caso, la intranet aziendale arriva in aiuto con la possibilità di pubblicare e distribuire moduli personalizzati per ciascuno dei gruppi di attori coinvolgi nel processo di onboarding. La raccolta di feedback non riguarda, quindi, solo i nuovi colleghi: i moduli possono servire, ad esempio, per misurare il sentiment del team verso la risorsa appena inserita.

Primi mesi di lavoro

Ci avviamo verso la fine del processo di onboarding. Se il processo è stato gestito correttamente, le nuove risorse saranno ormai in grado di:

• svolgere in autonomia le proprie attività
• collaborare in modo proattivo con i colleghi
• utilizzare strumenti come la intranet aziendale

Come coinvolgere ancor di più i neoassunti arrivati a questo punto?

Un'idea è quella di assegnare nuovi obiettivi (mantenendoli, tuttavia, realistici) che consentano ai nuovi colleghi di sentirsi riconosciuti come risorse di valore per la crescita dell'organizzazione. Questi obiettivi non dovrebbero essere imposti, ma dovrebbero lasciare spazio alle idee, magari più fresche e innovative, delle new entry.

Cos'è l'onboarding aziendale?

L'onboarding aziendale è il processo di integrazione dei nuovi dipendenti, volto a fornire strumenti e competenze per il ruolo e facilitare l'inserimento nell'azienda.

Perché l'onboarding aziendale è importante?

Un buon onboarding aziendale aumenta la produttività e la retention dei dipendenti, riducendo il turnover e migliorando l'engagement.

Quali sono i benefici della intranet per l'onboarding aziendale?

La intranet centralizza le risorse aziendali, facilitando l'accesso a informazioni e strumenti necessari per un inserimento rapido ed efficace.

Quali sono i migliori esempi di onboarding aziendale?

Tra i migliori esempi troviamo il benvenuto da parte dei colleghi, tour aziendali e piattaforme digitali per la formazione e la socializzazione.

Quanto tempo dovrebbe durare l'onboarding aziendale?

Il processo può durare fino a 12 mesi, a seconda del ruolo e della complessità dell'azienda.