Onboarding in azienda: definizione ed esempi pratici da utilizzare

Cos'è l'onboarding aziendale? Quanto è utile la intranet in questo processo?

Scopriamolo insieme!

In questo articolo vedremo le varie fasi del processo di onboarding di una nuova persona in azienda e quali strumenti si possono utilizzare per rendere l'esperienza del nuovo collega il più ingaggiante possibile.

Onboarding aziendale definizione

L’onboarding aziendale è il processo che segue l’assunzione dei dipendenti ed è strettamente legata alla fase di attraction dei candidati.

Generalmente viene gestito dalle Risorse Umane e ha due obiettivi principali:

• Presentare l'azienda alla nuova risorsa.
• Seguire e supportare il nuovo collega dal momento in cui viene selezionato fin quando non sarà ben inserito all'interno dell'azienda.

Come si può intuire, rappresenta un momento delicato e strategico poiché il primo impatto aziendale influenza la formazione degli atteggiamenti che il dipendente nutrirà verso l’organizzazione.

Assicurarsi che l’onboarding aziendale riesca in maniera ottimale, significa far sì che questi siano positivi.

In questa fase si devono trasmettere ai candidati tutti gli strumenti, comportamenti, conoscenze e competenze per diventare parte integrante dell’azienda sia a livello culturale sia a livello organizzativo e garantire buone performance.

A differenza dei processi di formazione e orientamento, questa fase può durare anche 12 mesi ed è volta tra le altre cose a costruire il legame con l’azienda.

Perché l’onboarding in azienda è così importante?

L’onboarding aziendale è strettamente correlato a tematiche come la fidelizzazione, l’engagement, la retention e le prestazioni del dipendente.

Un processo strutturato di benvenuto, secondo i dati di una ricerca di Wynhurst Group, aumenta del 58% la possibilità che il dipendente rimanga con l’organizzazione per almeno 3 anni.

Altri insight interessanti provenienti dall’Accademy of Management Journal rivelano che i primi 90 giorni di lavoro siano fondamentali per instaurare un rapporto stimolante con l’azienda, i colleghi e l’organizzazione aziendale.

Se il neo-dipendente non viene accompagnato correttamente nell’inserimento aziendale aumentano le probabilità che diventi improduttivo e demotivato in breve tempo. 

In caso contrario, quando i leader e i colleghi forniscono un supporto adeguato fin dal primo momento, si sviluppa una buona attitudine verso il lavoro che di conseguenza incentiverà maggiore impegno e coinvolgimento.

Come fare un buon onboarding aziendale: esempi

Come costruire un progetto di onboarding dipendenti adeguato?

Il primo step è quello di stabilire cosa fare e subito dopo pensare a come.

Per mettere su un buon piano è bene porsi domande strategiche e di logistica per il breve e lungo periodo come:

• Quando avrà inizio il processo di Onboarding aziendale?
• Quanto durerà la fase?
• Che impressione vuole trasmettere l’azienda al neoassunto alla fine del primo giorno di lavoro?
• Cosa dovrà conoscere il nuovo dipendente sulla cultura dell’azienda?
  
• Che ruolo ricoprirà il dipartimento delle Risorse Umane nel processo?
  
• Che ruolo avranno i colleghi?
  
• Quali metriche serviranno per valutare l’efficacia del progetto?

Dopo aver trovato le risposte si potrà pensare alle azioni e modalità da adottare per le procedure di onboarding aziendale.

Ti facciamo un esempio di alcune pratiche efficaci da intraprendere: momenti di incontro e benvenuto da parte dei nuovi colleghi, trasmissione di informazioni pratiche ed organizzative, tour della struttura aziendale, presentazione di agende di lavoro, formazione sulle procedure e policy aziendali e formazione per il digitale.

A conferma che tutti gli elementi che si adottano funzionino, i feedback ricoprono un ruolo fondamentale. Possono riguardare il processo di assunzione, su come il primo giorno ha soddisfatto le aspettative, se il dipendente sente di avere a disposizione gli strumenti necessari per svolgere il suo lavoro e, infine, chiedere se si sente allineato con gli obiettivi strategici dell’azienda.

Onboarding aziendale digitale

L’intero processo di onboarding dei dipendenti può risultare molto più efficace se i progetti e le procedure vengono semplificate e ottimizzate grazie all’utilizzo di software come la intranet, il quale comprende blog, forum, social network aziendali e chat.

La intranet è infatti il riflesso digitale dell’azienda, e dare l’accesso al nuovo dipendente significa aprirgli la possibilità di esplorare le aree di interesse e di mettersi in contatto con chi fa parte del network dell’organizzazione.

Nel corso della nostra esperienza nella realizzazione delle intranet, i più grandi successi di onboarding dei dipendenti sono stati sostenuti proprio grazie all’impiego della piattaforma aziendale.

L’azienda, infatti, può riservare al suo interno uno spazio dedicato per il benvenuto in cui il neo-dipendente troverà:

• Regole e comportamenti sul lavoro
• Indicazioni, pratiche e procedure
• Informazioni sulla storia e la cultura aziendale
• Organigramma
• Precisazioni sul ruolo e i superiori
• Network per mettersi in contatto con i colleghi e con il nuovo team
• Conoscenze sul dipartimento
• Strumenti e mezzi digitali per lo svolgimento delle attività
• Agende di riferimento per il lavoro

In questo modo il dipendente si ritrova un portale pieno di informazioni che gli permettono di esplorare l’azienda e farlo sentire più a suo agio conoscendo l’ambiente in cui lavora.

La centralizzazione delle informazioni rappresenta un notevole vantaggio per l'azienda perché permette di risparmiare del tempo che solitamente le risorse umane (o i vari attori di questo processo) spendono per spiegare magari sempre le stesse cose a ogni persona che entra in azienda.

Inoltre, una persona a cui vengono fornite tutte le informazioni di cui ha bisogno per iniziare con il piede giusto è un dipendente che riuscirà a raggiungere i suoi obiettivi prima e in modo migliore, dando così un beneficio conseguente all'azienda.

È bene però che in questo processo non sia solo il nuovo assunto ad essere seguito, ma anche quelli già presenti. Infatti, bisogna tenere informati questi ultimi su chi subentra nella organizzazione in modo tale da preparare il terreno per far instaurare le giuste relazioni e clima aziendali.

Il ruolo del capo nell'onboarding process

Fondamentale è il ruolo che il capo andrà a ricoprire lungo tutto il processo di ingresso di un nuovo collega all'interno dell'azienda.

Il capo è la figura più significativa in assoluto: è la persona che ha espresso l'esigenza di avere un nuovo collega tra i suoi reparti e dunque sa effettivamente che cosa questa nuova risorsa dovrà fare nella quotidianità.

Il suo obiettivo è quindi quello di curare il più possibile l'esperienza di onboarding di una persona all'interno dell'azienda perché si tratta della figura a cui la nuova recluta si rivolgerà più spesso. È fondamentale stabilire una buona sintonia, base poi di un rapporto duraturo con l'azienda.

1. Pubblicazione della news

La prima modalità è quella più classica.

Prevede la pubblicazione di una news di presentazione della persona all’interno della intranet.

Alcune realtà aziendali mettono la foto della persona, il ruolo e un abstract per dire da dove viene, quali sono le sue skills e di che cosa si occuperà in azienda.

Altre invece sfruttano di più questo mezzo riempiendo il comunicato con un’intervista alla new entry riportata in forma testuale e accompagnata dalla foto del nuovo collega.

In questo modo sarà più facile farsi riconoscere sia fisicamente che nei meeting online dal resto della popolazione intranet.

In più, oltre alla classica news di presentazione, si può aggiungere un'altra modalità che genera engagement: pubblicare un'intervista alla nuova persona, con domande fatte da una persona dell'HR in azienda o magari dal futuro capo della persona che è appena entrata.

Questa modalità consente alla persona di farsi conoscere e raccontare le sue esperienze, i suoi hobby e rendere un po’ più umana l’entrata di una nuova persona dentro l’azienda facendo sentire coinvolta lei e chi la deve accogliere.

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2. Utilizza il social network aziendale

La seconda modalità utilizza il social network aziendale all’interno della intranet come Yammer nel caso di una integrazione con Microsoft 365.

Una delle cose che proponiamo di solito è quella di prendere una figura delle risorse umane e fargli creare un post che introduca il nuovo collega all’interno della community aziendale.

Il post introduttivo può menzionare la persona, riportare la sua esperienza, fare riferimento alla news presenti nella intranet e introdurre a quelli che sono i gruppi di suo interesse che troverà dentro il social network.

Questa modalità di post incoraggia le reazioni dei colleghi.

Solitamente vediamo che tutti mettono like e iniziano il muro di “benvenuto in squadra”. Un segno di interesse e partecipazione alla vita aziendale.

Leggi anche: Yammer, il social network aziendale

3. Crea un evento di presentazione

La terza modalità è più interattiva, nuova e visuale.

Prevede l’organizzazione di un live event streaming in cui una persona delle risorse umane o il futuro capo del nuovo collega che è entrato in azienda si mettono a intervistare la nuova persona in una sorta di intervista doppia.

Intranet.ai ha impiegato direttamente questa tecnica usando i live events di Microsoft 365 con una modalità di regia particolare che rende l'evento live molto interattivo.

Durante l'evento abbiamo creato una pagina dentro la intranet in cui abbiamo inserito da una parte il player con l'evento live per permettere a tutti gli utenti della popolazione di vedere l’intervista alla nuova persona, dall’altra la foto della persona con il suo profilo accompagnata da una descrizione testuale.

In questa description si è inserita la sua esperienza, il ruolo che da ricoprire e tutto il resto che poteva interessare.

In aggiunta non poteva mancare la parte di domande e risposte e in questo caso sfruttare la intranet integrata con il social aziendale dà un po’ più dinamicità al nostro evento live.

Questa modalità interattiva siamo già riusciti ad applicare ai clienti in Italia, e l’engagement rate che genera è altissimo.

Soprattutto oltreoceano è uno strumento già molto diffuso.

Leggi anche: Live Events: cosa sono e come utilizzarli in azienda

Una precisazione importante

Ricorda che per rendere funzionali tutte e tre le modalità del tuo onboarding aziendale è necessario pubblicare tutto in tempo.

Non possiamo presentare una persona che è arrivata da un mese in azienda. 

Qualsiasi tipo di news dopo troppo tempo priverebbe di senso l’azione di condivisione e la nuova persona non si sentirebbe accompagnata nell’ entrata del suo nuovo lavoro.

8 consigli per un onboarding aziendale efficace

A supporto di queste modalità e per riassumere quello che abbiamo detto, ecco 9 consigli da seguire nelle procedure di onboarding aziendale:

1. Manda un'e-mail di benvenuto al neoassunto e dagli la possibilità di accedere ad un’area dedicata all’onboarding dei dipendenti nella intranet al cui interno troverà informazioni come:
   - Agenda del primo giorno di lavoro con una checklist delle attività previste
   - Informazioni pratiche sul luogo della sede, il parcheggio e i contatti da tenere come riferimento
   - Le policy aziendali, per esempio quella sulle ferie, la pausa pranzo, l’utilizzo della strumentazione di lavoro o la pulizia degli ambienti
   - Il suo piano di formazione.

2. Breve tour degli uffici
   Se la sede dell’azienda presenta diversi uffici, sale e postazioni varie, al suo arrivo è sempre bene accertarsi di condurre il nuovo dipendente facendogli fare un breve tour. 

3. Badge
   Se l’azienda li impiega, fai trovare già pronto il suo badge. Che sia un cartellino, un “portachiavi” o una procedura digitale, assicurati che sia allineato con le regole sulle timbrature.

4. Credenziali di accesso
   Organizza per l'onboarding aziendale un incontro con un responsabile IT che guidi il dipendente nell’utilizzo dei mezzi digitali di cui ha bisogno. In particolare, fai in modo che disponga delle credenziali necessarie per i sistemi.

5. Formalità burocratiche
   Nel 99% dei casi, il primo giorno di lavoro ci sono ancora delle carte da firmare e delle pratiche burocratiche. Dedica una finestra di tempo per il nuovo dipendente per analizzare i contenuti e indicagli una figura di riferimento per eventuali chiarimenti.

6. Un tutor
   Assegnagli un tutor, o mentore per la buona riuscita di una procedura di onboarding aziendale.

7. Piano di formazione
   Il nuovo arrivato potrebbe aver bisogno di un piano formativo più o meno lungo per potersi dedicare con piena padronanza ai propri compiti. Organizzalo in tempo e informa il dipendente.

8. Appuntamenti informali
   Il primo giorno dell'onboarding aziendale, creare momenti informali con il team è quasi d’obbligo: una pausa caffè, un brindisi di benvenuto ecc.

Anche se può sembrare forzato, è il modo migliore per iniziare a cementare i rapporti e coinvolgere il neoassunto.

Onboarding aziendale: ecco una checklist per te

Per concludere il nostro articolo, abbiamo stilato per te una checklist che riassume tutto ciò di cui abbiamo parlato sopra e che potrai seguire per assicurarti di utilizzare la migliore delle strategie di onboarding.

1. Prima del 1° giorno

Questa prima fase inizia ancor prima che il nuovo dipendente entri effettivamente in azienda, ovvero quando il processo di recruiting si è concluso e si è selezionata la persona con cui intraprendere un nuovo percorso.

Ciò che facciamo noi, in intranet.ai, è fornire alle Risorse Umane un modulo su cui loro o chi ha gestito il recruitment della nuova persona potrà inserire tutte le informazioni relative al nuovo dipendente.
Non solo informazioni personali, ma anche e soprattutto informazioni su quello che sarà il ruolo e il lavoro della nuova persona all'interno dell'azienda. Si definirà, quindi, chi è il capo di questa persona, per quale dipartimento dovrà lavorare e tutte le facility di cui il nuovo dipendente avrà bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro (dal computer, a un software specifico, dalla necessità di avere uno smartphone all'accesso a una qualche particolare area).

Una volta compilato questo form tramite la intranet o con qualsiasi altro sistema voi utilizziate è possibile dare il via al primo flusso di azioni. Per esempio, si possono inviare a tutte le persone coinvolte in questa prima fase una mail ricapitolativa delle informazioni in possesso, per poter organizzare i corsi per la nuova risorsa; si potrà inviare una mail al nuovo utente con l'account con il quale potrà accedere all'area di benvenuto sulla intranet aziendale (di cui abbiamo parlato qualche paragrafo più su).

In questo spazio creato appositamente per accogliere i nuovi dipendenti, si può dare loro la possibilità di caricare tutti i documenti richiesti per sottoscrivere il contratto, di leggere le varie informative e regolamenti aziendali. Si possono anche inserire informazioni sull'azienda stessa: pensate ad esempio a un video di benvenuto in cui trasmettere tutti i valori e la mission aziendale, oppure le ultime iniziative che l'azienda ha intrapreso in un particolare campo o settore.

Ovviamente, in questo "prima del 1° giorno", i dipendenti non potranno accedere alle altre aree della intranet, ma si permette loro anche di prendere confidenza con uno strumento che farà parte della loro quotidianità lavorativa.

Così facendo, questa prima fase, che è sostanzialmente interna all'azienda, potrà essere gestita in maniera strutturata e organizzata. Basta quindi alle centinaia di mail e documenti persi o di difficile reperimento.

2. Il primo giorno in azienda

Eccoci arrivati al primo giorno di lavoro in azienda. In questa seconda fase, le Risorse Umane possono utilizzare il tipo di accoglienza che si ritiene più opportuno. Un'esperienza che va comunque curata proprio com'è stato curato il prima e di cui si è parlato nel punto precedente. 

Fondamentale è una presentazione da parte delle Risorse Umane e da parte del capo con cui il nuovo collega avrà a che fare e al quale si rivolgerà spesso soprattutto nelle prime settimane/mesi di lavoro.

Dal punto di vista digitale, quindi del digital workplace, la prima cosa che si può fare è condividere un welcome message all'interno della intranet, che porterà poi alla lista dei task da compiere durante i primi giorni in azienda. Una serie di attività fondamentali per il dipendente ma anche per l'azienda, che mostra anche un'organizzazione precisa e dettagliata. 

Si possono inserire anche i link all'organigramma aziendale, alle ultime news e aggiornamenti, una serie di meeting (da spalmare su più giorni/settimane) attraverso i quali il dipendente potrà cominciare a conoscere i suoi colleghi.

3. La prima settimana di lavoro

Il processo di onboarding non si conclude il primo giorno. Bisogna definire anche tutte le attività che vogliamo che il dipendente svolga durante la prima settimana di lavoro.

Inoltre, possiamo anche condividere all'interno della intranet una news per presentare la persona o usare un altro dei metodi che abbiamo spiegato nel capitolo precedente.

Durante la prima settimana non bisogna dimenticare di chiedere un feedback al nuovo dipendente, magari sfruttando un form sulla intranet. Feedback che si può chiedere, in forma anonima o meno, anche al capo e ai colleghi della nuova risorsa.

4. I primi mesi di lavoro

Ci avviamo verso la fine del periodo di onboarding. La persona inserita in azienda saprà ormai già muoversi in maniera autonoma, conosce i suoi colleghi e non ha problemi ad utilizzare la intranet.

Come coinvolgere ancor di più la risorsa e farla sentire parte integrante del team?

Si possono ad esempio assegnare degli obiettivi, sui quali la risorsa dovrà misurarsi. Stabilire delle scadenze per questi obiettivi (sei mesi, un anno) è sicuramente una cosa che rende le parsone più attive e ingaggiate. 

A partire dal primo mese in poi, è fondamentale continuare con i feedback per capire com'è stata l'esperienza per il dipendente e per i suoi colleghi e capire anche se ci sono aspetti da migliorare o cambiare.