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Cos'è e come funziona OneDrive di Microsoft 365

OneDrive è il sistema di archiviazione che vi permette di portare i vostri file nel cloud di Microsoft.

Vediamo insieme quali sono i vantaggi di questo strumento!

Piccolo spoiler: OneDrive vi aiuterà a collaborare sui file condivisi con i vostri team in tempo reale e da qualunque dispositivo.

Cos'è OneDrive di Microsoft 365

Ovunque voi siate, potrete condividere risorse con i vostri team di lavoro: questo è il principio su cui si basa OneDrive, il servizio di archiviazione nel cloud di Microsoft.

Ma cos'è un archivio cloud?

In poche parole, è uno spazio che consente di archiviare file, contenuti e documenti nel web.

L'obiettivo è, appunto, di condividerli facilmente e rapidamente con altre persone e sincronizzarli su qualunque dispositivo con le app appropriate.

 

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Quali sono i punti di forza di OneDrive

I principali punti di forza di OneDrive sono la sincronizzazione e la compatibilità multipiattaforma.

Il tool di Microsoft 365 consente infatti di creare file sul PC e modificarli su tablet o smartphone - è compatibile con Windows Phone, Android iOS e persino Xbox -, salvando tutte le modifiche apportate.

È possibile, quindi, accedere allo stesso file da qualsiasi dispositivo senza doverlo inviare via e-mail o salvarlo su chiavetta. Potrete visualizzare le modifiche in tempo reale e accedere a tutte le versioni precedenti dello stesso documento. 

Le modifiche possono essere apportate anche da un'altra persona con cui si sta condividendo il contenuto, in modo da poter collaborare facilmente allo stesso progetto.

Un ulteriore vantaggio di OneDrive è la possibilità di creare rapidamente documenti Word, Excel, PowerPoint e OneNote e modificare le versioni online di questi programmi.

Tutto ciò che serve è una connessione Internet, ma potete persino accedere ai documenti archiviati in modalità offline dopo aver sincronizzato la cartella cloud sul vostro desktop.

Tutte le modifiche apportate verranno salvate automaticamente su tutti i dispositivi sincronizzati, e non dovrete preoccuparvi di eseguire il backup ogni volta.

Tutto quello che dovete fare è attivare l'opzione di salvataggio automatico, prevenendo così la perdita di dati.

Come funziona OneDrive di Microsoft 365

Per utilizzare OneDrive, è necessario disporre di un account Microsoft.

Se utilizzate un sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10, troverete il vostro account Microsoft già integrato nel sistema. Dovrete solo fare clic sulla nuvola bianca sul desktop, quella vicino alla data e all'ora. In alternativa, andate su "Start" e cliccate su "OneDrive".

A questo punto, dovrete inserire le informazioni del vostro account Microsoft (indirizzo e-mail e password) e OneDrive sarà subito pronto per l'uso!

Cliccate su "Accedi", accedete all'account Microsoft e scegliete il percorso in cui desiderate salvare la cartella di OneDrive nel vostro computer. Questa cartella ospiterà tutti i documenti e file archiviati nel cloud sincronizzati con il vostro pc.

OneDrive for Business

OneDrive for Business è lo spazio di archiviazione online per monitorare gli obiettivi aziendali.

Viene gestito dalla vostra azienda e consente di condividere e collaborare sui documenti di lavoro con i vostri team in tempo reale e ovunque vi troviate.

Con OneDrive for Business, ogni membro del gruppo ha il proprio spazio di archiviazione (da 1 TB a spazio di archiviazione illimitato per utente, in base al tipo di licenza di Microsoft 365 acquisita).

Il tool della suite Microsoft 365 che supporta queste funzionalità è SharePoint Online.

Di fatto, OneDrive for Business utilizza SharePoint per offrire a ciascun membro del team un posto dove archiviare documenti e collaborare con i colleghi.



L'app di OneDrive per dispositivi mobili

Per utilizzare OneDrive for Business su dispositivi mobili Android e iOS, scaricate l'app dallo store online e accedete con il vostro account aziendale.

Una volta avviato OneDrive, potrete creare cartelle, caricare o modificare file e gestire tutti i dati da qualunque dispositivo mobile.

Potrete condividere file e cartelle con tutti i vostri colleghi e colleghe in modo sicuro.

 

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Le 7 funzionalità principali di One Drive

OneDrive è un servizio eccezionalmente utile.

Qui di seguito, abbiamo elencato le funzionalità che vi aiuteranno a sbloccare tutto il suo potenziale!



1. Create un collegamento ai file

Con OneDrive di Microsoft 365 è facile condividere un documento con chiunque.

È sufficiente inviare l'URL di un documento e aspettare, magari sorseggiando un buon caffè.

Funziona tutto con semplicità e non sentirete più il tristemente famoso "Non riesco ad aprire il documento".

Anche su Microsoft Teams è possibile inviare documenti ma, di per sé, non c'è nessuna vera e propria funzionalità di condivisione. Potete copiare il link al file, ma dovete accertarvi che l'utente destinatario abbia l'autorizzazione per visualizzare il documento nella libreria di Teams.

In OneDrive, invece, esiste la funzionalità "Condividi" che consente di inviare un link che consente a chiunque lo riceva di accedere, senza alcun tipo di permesso speciale. Basta selezionare "Chiunque abbia il collegamento" tra le opzioni messe a disposizione (1-0 OneDrive vs Teams).



2. Ottenete più spazio libero

La maggior parte dei piani Microsoft 365 e Office 365 offre 1TB di spazio di archiviazione per utente su OneDrive.

Se ci sono più di 5 utenti sullo stesso piano, lo spazio di archiviazione può essere aumentato fino a 5TB. Se necessario, si può arrivare fino a 25TB per utente, presentando un ticket di supporto con Microsoft.

Per aumentare il limite di archiviazione per tutti gli utenti, basta andare in "Amministrazione" su OneDrive e selezionare "Archiviazione". Cambiate l'impostazione da 1024mb al nuovo limite che avete scelto.

Non ci sono costi aggiuntivi per l'aumento della capacità.



3. Richiedete i documenti che vi servono

In alcuni casi, potrebbe capitare di aver bisogno di documenti da un altro utente. 

Con "Richiedi file", potete infatti inviare una richiesta ai vostri destinatari per caricare contenuti in una cartella specifica.

Per creare questa richiesta, selezionate una cartella nella schermata principale di OneDrive e cliccate sui tre puntini a destra del nome. Selezionate "Richiedi file" e vedrete apparire una schermata come la seguente:

 

 

Una volta cliccato su "Avanti", apparirà la finestra "Invia richiesta file".

La mail inviata fornisce un link per il caricamento dei contenuti nella cartella di OneDrive che avete scelto.

In questo modo, potrete ottenere tutti i file che vi servono per i vostri progetti di lavoro e raccoglierli in un unico spazio di archiviazione collaborativa.



4. Attivate la sincronizzazione

Con il servizio synch, gli utenti possono lavorare sui file localmente, mentre le modifiche vengono inviate al cloud.

Inoltre, le posizioni delle cartelle come quella "Documenti" possono essere sincronizzate, garantendo che i file essenziali siano sia locali che nel cloud.

Il servizio di sincronizzazione fa parte di Windows 10, quindi non è generalmente necessario scaricarlo su pc. Eventualmente, potete installare il servizio facendo clic su "Start" e digitando "OneDrive".

Successivamente, occorre fare clic sull'app di OneDrive per avviare la configurazione. Così facendo, il tool di Microsoft 365 sarà accessibile nella barra delle applicazioni con la sua famosa icona a nuvola.

In alternativa, potete abilitare il client accedendo a onedrive.microsoft.com e facendo clic su "Sincronizza".

Una volta installato, potrete godere anche dell'integrazione di OneDrive con la funzionalità "Esplora file" di Windows.



5. Fate attenzione ai "File su richiesta"

Immaginate questo scenario. 

State lavorando a un progetto importante con altri utenti. Un* collega pubblica alcuni file importanti sul gruppo di lavoro che avete nell'app di Microsoft Teams.

Avete installato il client di sincronizzazione con OneDrive e quindi pensate "Nessun problema, li ho sincronizzati con il mio portatile, e posso vederli mentre sono fuori".

Aprite il pc e vedete l'icona a nuvola accanto ai file appena condivisi. 

Cliccando su uno di loro, vi viene detto che non è accessibile. Cosa è successo?

In pratica, la funzione "File su richiesta" è stata abilitata come impostazione predefinita, la quale contrassegna i contenuti che appaiono nel cloud come disponibili solo sul cloud.

Un file aggiunto a un file repository di Teams non viene sincronizzato automaticamente e non è disponibile offline.

Per tenere un file o una cartella importante a portata di mano sul vostro computer, cliccate con il tasto destro sul contenuto e selezionate "Conserva sempre su questo dispositivo".

Potete anche disabilitare la funzionalità "File su richiesta" aprendo il client e facendo clic su "Guida e Impostazioni" e poi "Impostazioni". Quindi, deselezionate la casella di controllo che riporta "File su richiesta".



6. Stabilite la velocità di download

Soprattutto all'inizio, potreste avere necessità di controllare il flusso di dati in download.

Più di una società, infatti, ha avuto problemi con i servizi di business essenziali che rallentano quando centinaia o addirittura migliaia di nuovi user attivano la sincronizzazione e iniziano a scaricare contenuti allo stesso tempo.

"File su richiesta" aiuta significativamente a ridurre l'impatto sulla rete quando abilitato, perché i file che si trovano nel cloud non vengono scaricati automaticamente ai client.

Per aiutarvi a gestire la rete, il client di sincronizzazione OneDrive mette a disposizione dei controlli di banda.

Per raggiungerli, fate clic con il pulsante destro del mouse sul client di sincronizzazione OneDrive for Business e selezionate "Impostazioni" > "Rete".



7. Proteggete i dati sui vostri dispositivi mobili

OneDrive consente di proteggere tutti i vostri file senza utilizzare app di terze parti.

Dovrete solo impostare una password per i vostri dispositivi mobili e godervi la massima sicurezza garantita da Microsoft.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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