SharePoint vs OneDrive: qual è la differenza?

SharePoint Online e OneDrive sono soluzioni di archiviazione cloud centrali nell’offerta di Microsoft 365, ideate per supportare la creazione, la revisione e la condivisione di documenti, sia personali che aziendali.

Sebbene le funzionalità di queste due applicazioni possano sembrare simili, portando spesso a confonderle, esistono importanti differenze da conoscere per scegliere quando utilizzare l’una o l’altra piattaforma. Vediamole insieme in questo articolo.

Cosa trovi in questo articolo

• Qual è la differenza tra SharePoint e OneDrive

• SharePoint vs OneDrive: differenze e somiglianze

• Come sincronizzare le librerie di SharePoint con OneDrive

Qual è la differenza tra SharePoint e OneDrive

La suite di Microsoft 365 permette a organizzazioni e professionisti di accedere a un ambiente di lavoro flessibile. In questo innovativo spazio digitale, risulta più semplice gestire attività e progetti, specialmente nell’era attuale, dove la maggior parte della collaborazione e della comunicazione avviene da remoto o in modalità ibrida.

Tuttavia, una delle principali sfide per le persone e le aziende che decidono di spostare il proprio lavoro all’interno dell’universo Microsoft consiste nel riuscire a cogliere tutte le opportunità che offre, così come capire le differenze che rendono i suoi applicativi gli uni diversi dagli altri.

In questo articolo, ci focalizzeremo su due strumenti le cui funzionalità spesso vengono accomunate, a tal punto da essere considerati intercambiabili da un numero non insignificante di utenti. Ma ciò non potrebbe essere più lontano dalla verità.

Stiamo parlando di SharePoint Online e Microsoft OneDrive.

SharePoint VS OneDrive: qual è la differenza?

SharePoint vs OneDrive: quando usarli?

SharePoint vs OneDrive: differenze e somiglianze

Per riassumere quanto detto fin qui, ecco una breve tabella che riunisce le caratteristiche comuni dei due prodotti di Microsoft 365:

SharePoint Online e Microsoft OneDrive

Crea e archivia file nel cloud Microsoft.

Dispone di una cronologia delle modifiche per visualizzare, modificare o anche ripristinare una qualunque delle versione precedenti di un file.

Nella seguente tabella, invece, presentiamo le differenze che esistono tra i due applicativi:

SharePoint Online

Microsoft OneDrive

Favorisce la gestione di file, pensati per la collaborazione tra un pubblico di utenti numeroso.

Supporta nella gestione dei file destinati a un uso personale o a un numero ristretto di utenti.

Protegge i dati con diversi livelli di autorizzazioni per gruppi di utenti.

Garantisce la sicurezza dei dati consentendo l’accesso a singoli utenti selezionati.

Permette di creare siti web dove pubblicare e diffondere una miriade di contenuti.

Consente di iniziare discussioni all’interno dei file, invitando anche utenti privi di account Microsoft 365 nella conversazione.

Archivia file e documenti in librerie, che possono essere organizzate per cartelle oppure per metadati.

Archivia file e documenti all’interno di cartelle, ciascuna legata a un account Microsoft 365 specifico (personale o istituzionale).

Come sincronizzare le librerie di SharePoint con OneDrive

OneDrive consente di sincronizzare i file provenienti dai dispositivi personali con il cloud di Microsoft, e viceversa. È infatti possibile utilizzare OneDrive come ponte per collegare i contenuti presenti in uno degli applicativi della suite, come SharePoint Online, con i propri dispositivi.

In questo modo, l’utente potrà accedere ai documenti conservati nelle librerie di SharePoint in qualunque momento, anche quando offline.

Bastano pochi passaggi per ottenere questo risultato. Li elenchiamo qui:

• Nel sito SharePoint che si desidera sincronizzare con il computer personale, fare click su “Sincronizza” nella barra dei comandi in alto.

• Accedere a “Esplora Risorse” (o a “Finder”, se il computer è un Mac).

• Fare click sulla cartella con il nome dell’organizzazione a cui appartiene il sito SharePoint sincronizzato.

Sarà così possibile aprire, spostare, modificare o eliminare i file provenienti dalle librerie del sito di team o di comunicazione sincronizzato direttamente dal proprio computer.

Importante poi sottolineare che, non appena sarà possibile collegarsi a Internet, ogni modifica verrà automaticamente riportata nel cloud di Microsoft, in modo da essere visibile come nuova versione del file.

Inoltre, è possibile scegliere le librerie del sito SharePoint da sincronizzare. In questo modo, gli utenti possono accedere dal proprio computer solo ai documenti e file di interesse. Ecco come:

• Fare click sull’icona di OneDrive nella barra comandi in basso nel pc.

• Fare click sulla rotella delle impostazioni in alto a destra.

• Entrare nelle impostazioni dell’app.

• Selezionare la voce “Account”.

• Selezionare “Choose Folders” per scegliere le librerie da sincronizzare.

Nel caso in cui si voglia disattivare la sincronizzazionecon l’intero sito SharePoint, basta arrivare al punto 4 dell’elenco stilato qui sopra. Invece di selezionare le librerie tramite “Choose Folders”, occorre fare click su “Stop Sync” accanto al nome del sito.

Così facendo, la cartella contenente i file del sito SharePoint scomparirà dall’interfaccia di “Esplora Risorse” e rimarrà accessibile solo all’interno del cloud di Microsoft.

In poche mosse, qualunque utente può gestire le informazioni e i documenti di cui ha bisogno per svolgere le proprie attività, passando agevolmente dall’ambiente cloud a quello dei dispositivi personali.