SharePoint VS OneDrive: qual è la differenza?

SharePoint e OneDrive sono sistemi di archiviazione cloud.

Le funzionalità che accomunano questi due strumenti di Microsoft 365 rendono la linea di demarcazione tra loro sottile. Per alcuni utenti, persino inesistente.

Tuttavia, esiste una basilare differenza.

Scopriamo insieme qual è.

Qual è la differenza tra SharePoint e OneDrive di Microsoft 365

La suite di Microsoft 365 permette alle organizzazioni e ai singoli professionisti e professioniste di accedere a un ambiente di lavoro flessibile.

In questo innovativo spazio digitale risulta più semplice gestire attività e progetti, specialmente nell’era attuale, dove la maggior parte della collaborazione e della comunicazione avviene da remoto o in modalità ibrida.

Tuttavia, una delle principali sfide per le persone e le aziende che decidono di spostare il proprio lavoro all’interno dell’universo Microsoft è quella di sfruttare le opportunità che offre, così come capire le differenze che rendono i suoi applicativi gli uni diversi dagli altri. In altre parole, unici.

In questo articolo, ci focalizzeremo su due strumenti le cui funzionalità spesso vengono accomunate, a tal punto da essere considerati intercambiabili da un numero non insignificante di utenti. Ma ciò non potrebbe essere più lontano dalla verità.

Stiamo parlando di SharePoint Online e Microsoft OneDrive.

Iniziamo col dire che sia SharePoint che OneDrive sono sistemi di archiviazione che consentono di migrare i propri file e documenti nel cloud di Microsoft.

Questo significa che gli utenti possono accedere a contenuti multimediali, documenti, foto e altro ancora ovunque si trovino e da qualunque dispositivo.

È sufficiente avere a disposizione una connessione a internet e conoscere le credenziali di accesso a un account di Microsoft 365 per dire addio all'obbligo di portare sempre con sé un dispositivo aziendale specifico.

Una vera rivoluzione, soprattutto per quei professionisti e quelle professioniste che non potevano separarsi dalla propria scrivania o erano costretti a visionare infinite serie di mail e copie cartacee per modificare lo stesso documento insieme ai propri colleghi e colleghe.

Con l’introduzione dei moderni sistemi di archiviazione Microsoft, anche la condivisione e la collaborazione da remoto sono diventate delle attività semplici e quotidiane.

Ciascun utente può infatti modificare i file archiviati nel cloud in contemporanea con il proprio team, senza timore di perdere informazioni importanti nel processo.

Inoltre, grazie alla cronologia delle modifiche, gli utenti che hanno accesso ai file possono visualizzare tutte le loro versioni. In questo modo, possono fare confronti tra lo stato attuale del documento su cui stanno collaborando e una qualunque delle sue versioni precedenti, avendo anche la possibilità di ripristinare quest’ultima.

Nonostante le molteplici somiglianze, tuttavia, esiste una differenza sostanziale tra questi due sistemi finalizzati alla creazione, condivisione e archiviazione di contenuti.

Da un lato, SharePoint si focalizza sulla gestione di file e documenti da parte di team aziendali o di un pubblico di utenti ancora più vasto. Di conseguenza, i file che vengono creati o caricati in una delle librerie di SharePoint sono pensati per essere modificati da un team. Spesso, si tratta di documenti relativi a progetti o iniziative specifici.

Dall’altro lato, OneDrive accoglie principalmente i file che sono destinati a un uso strettamente personale, che non sono pronti per essere condivisi oppure che devono essere inviati a un numero di utenti selezionati. L’azienda nel suo complesso non può quindi accedere ai documenti presenti nelle cartelle OneDrive dei singoli utenti, senza che questi ultimi non le diano l’autorizzazione necessaria.

In breve, potremmo spiegare la differenza che separa questi due strumenti con una sola parola: collaborazione.

Per esempio, vi basterà riflettere sulla forte relazione che unisce i siti di team SharePoint con i gruppi e canali di Microsoft Teams per capire in un attimo quanto siano importanti la collaborazione e la comunicazione nel gestire i file archiviati in questa piattaforma.

Per approfondire questo argomento, vi consigliamo di leggere il nostro articolo sulle possibilità di integrazione di SharePoint Online con Microsoft Teams.

È vero: anche OneDrive ha un legame speciale con gli altri applicativi di Microsoft 365. Tuttavia, sottolineiamo ancora che la condivisione con altri utenti non è l’obiettivo ultimo di questo strumento.

Potremmo invece dire che la proprietà centralizzata dei file personali è lo scopo di OneDrive, permettendo agli utenti di gestire i loro contenuti da un unico spazio virtuale e accessibile da qualunque dispositivo. Ovviamente, senza che ciò influisca sulla totale protezione dei dati che conserva.

A tal proposito, la versione OneDrive for Business – specifica per aziende e organizzazioni – offre essenzialmente lo stesso servizio, ma con configurazioni per l’amministrazione dei file più avanzate.

Un altro aspetto da considerare è il fatto che soltanto SharePoint è capace di andare oltre la singola funzione di archiviazione nel cloud.

Nonostante le sue funzionalità di gestione documentale uniche, SharePoint riveste un ruolo fondamentale anche come piattaforma per la creazione di contenuti.

Di fatto, è riconosciuto come uno degli strumenti più efficaci per la costruzione di siti di team – dedicati alla collaborazione sui file dei diversi gruppi aziendali – e siti di comunicazione, come la intranet o la extranet.

Senza dilungarci troppo in particolari, vi basterà qui sapere che con SharePoint potete scrivere, pubblicare e diffondere contenuti multimediali, newsletter corporative, servizi ai dipendenti, comunicazioni interne, eventi, webinar e tanto altro ancora.

Per approfondire questo argomento, vi rimandiamo alla lettura del nostro articolo su SharePoint Online e le sue 7 funzionalità fondamentali.

Per riassumere quanto detto fin qui, ecco una breve tabella che riunisce le caratteristiche comuni dei due prodotti targati Microsoft 365:

Nella seguente tabella, invece, vi presentiamo le differenze sostanziali che esistono tra i due applicativi:

Come sincronizzare le librerie di SharePoint con OneDrive

OneDrive consente di sincronizzare i file provenienti dai propri dispositivi personali con il cloud di Microsoft, e viceversa.

È infatti possibile utilizzare OneDrive come ponte per collegare i contenuti presenti in uno degli applicativi della suite, come SharePoint Online, con i propri dispositivi.

In questo modo, l’utente potrà accedere ai documenti conservati nelle librerie di SharePoint in qualunque momento dal proprio dispositivo, anche in modalità offline.

Bastano pochi passaggi per ottenere questo risultato.

Ve li elenchiamo qui:

1. Nel sito SharePoint che desiderate sincronizzare con il vostro pc, cliccate su “Sincronizza” nella barra dei comandi in alto.
2. Accedete a Esplora Risorse (o a Finder, se utilizzate un Mac).
3. Cliccate sulla cartella con il nome dell’organizzazione a cui appartiene il sito SharePoint sincronizzato.

Ora, potrete aprire, spostare, modificare o eliminare i file provenienti dalle librerie del sito di team o di comunicazione sincronizzato direttamente dal vostro computer.

Ogni modifica verrà automaticamente riportata nel cloud di Microsoft.

Se state lavorando in modalità offline, le modifiche verranno salvate automaticamente nel cloud una volta che il dispositivo sarà di nuovo connesso a Internet.

Inoltre, potete scegliere le librerie del sito SharePoint da sincronizzare.

In questo modo, potrete accedere dal vostro computer solo ai documenti e file di vostro interesse.

Per farlo, seguite questi passaggi:

1. Cliccate sull’icona di OneDrive nella barra dei comandi in basso del vostro pc.
2. Cliccate sulla rotella delle impostazioni in alto a destra.
3. Entrate nelle impostazioni dell’app.
4. Cliccate su "Account".
5. Selezionate “Choose Folders” per scegliere le librerie da sincronizzare.

Nel caso in cui vogliate disattivare la sincronizzazione con l’intero sito SharePoint, vi basterà arrivare al punto 4 dell’elenco stilato qui sopra. Invece di selezionare le librerie con “Choose Folders”, dovete cliccare su “Stop Sync” accanto al nome del sito.

Così facendo, la cartella contenente i file del sito SharePoint scomparirà da Esplora Risorse e rimarrà accessibile solo all’interno del cloud di Microsoft.

In poche mosse, potrete gestire le informazioni e i documenti di cui avete bisogno per svolgere le vostre attività passando agevolmente dall’ambiente cloud a quello dei dispositivi personali.

Adattate il digital workplace di Microsoft 365 alle vostre esigenze.

Imparate a combinare al meglio le funzionalità di SharePoint e OneDrive.

Presto, non potrete più fare a meno di usarle!