Microsoft 365 Copilot in Outlook: requisiti e funzionalità

Microsoft Copilot in Outlook: una breve introduzione

Introdotto nel corso del 2024, Microsoft 365 Copilot in Outlook segna una svolta nell’uso dell’intelligenza artificiale per ottimizzare la gestione della comunicazione professionale e, in particolare, della comunicazione che avviene tramite posta elettronica.

Integrato come parte della suite di Microsoft 365, Copilot in Outlook si focalizza infatti sull'obiettivo di semplificare la gestione quotidiana delle e-mail ricevute da colleghi, partner, collaboratori esterni e clienti. In quest'ultimo caso, il valore dell'AI viene rispecchiato dall'estensione di Copilot for Sales, capace di sfruttare le informazioni contenute nelle e-mail di Outlook per supportare le attività commerciali di un'azienda.

Le promesse sono ambiziose: trasformare la casella di posta in uno strumento proattivo, capace di assistere l’utente nella creazione di risposte contestuali, nella sintesi di thread complessi e nell’identificazione delle priorità. Per le organizzazioni, ciò significa una una significativa riduzione del tempo speso in compiti ripetitivi, permettendo ai suoi professionisti di concentrarsi su attività più strategiche anziché su dettagli operativi.

Studi condotti sui primi utilizzatori di Copilot in Outlook mostrano come le ambizioni del prodotto non siano affatto irrealistiche.

Tra i dati più interessanti, emerge una riduzione fino al 30% del tempo dedicato alla gestione della posta e un miglioramento del 20% nella puntualità delle risposte, grazie ai suggerimenti dell’AI.

Ma non solo. Un fattore critico che ha portato a questi risultati riguarda anche l'integrazione di Copilot in Outlook con strumenti come Teams e Planner, la quale consente di migliorare la collaborazione e di trasformare le e-mail in azioni concrete per la gestione dei progetti aziendali.

Vediamo, quindi, quali sono i requisiti e quali passaggi occorre seguire per poter accedere alle funzionalità di Copilot dedicate alla posta elettronica di Outlook.

Come accedere a Copilot in Outlook: versioni e licenze

Copilot è disponibile per diverse versioni di Outlook, progettate per ottimizzare la gestione della posta elettronica grazie all’integrazione con l’intelligenza artificiale.

Le versioni compatibili includono:

• Outlook sul web: accessibile tramite browser all’indirizzo outlook.com.
  
  
• Outlook per Windows e Mac: incluso nei principali piani Microsoft 365, ma con funzionalità di Copilot limitate rispetto alle versioni più recenti.
  
  
• Nuovo Outlook per Windows: attivabile tramite l’opzione "Prova il nuovo Outlook", visibile in alto a destra nell’applicazione desktop.
  
  

Per utilizzare l'intelligenza artificiale in queste versioni di Outlook, è necessario, però, assicurarsi di disporre delle licenze appropriate:

• Microsoft 365 Enterprise (E3 ed E5): includono tutte le versioni compatibili di Outlook, comprese quelle desktop per Windows e Mac e Outlook sul web. Tuttavia, è richiesto l'acquisto di un'ulteriore licenza per ogni utente che dovrà avere accesso alle funzionalità dell'AI.
  
  

• Microsoft 365 Business Standard e Premium: anche per questi piani, che offrono accesso alle stesse versioni di Outlook, l'acquisto della licenza dedicata per Copilot è obbligatorio.
  
  

• Microsoft 365 Education (A3 e A5): le istituzioni educative con queste licenze possono accedere alle versioni compatibili di Outlook, ma anche in questo caso è necessario acquistare la licenza aggiuntiva per Copilot.
  
  

Altra nota importante: Copilot è accessibile esclusivamente con account aziendali o educativi collegati a Microsoft 365. Gli account personali o associati a provider di terze parti, come Gmail, Yahoo o iCloud, non possono accedere alle funzionalità basate sull'intelligenza artificiale progettate da Microsoft.

Come abilitare Microsoft 365 Copilot in Outlook

Abilitare Microsoft 365 Copilot in Outlook è un processo semplice, che richiede solo alcuni passaggi per garantirne il corretto funzionamento.

Come anticipato sopra, è necessario per ciascun utente verificare di possedere una licenza Microsoft 365 compatibile con Copilot. Ricordiamo che le sue funzionalità sono disponibili per i lavoratori di un'azienda tramite gli abbonamenti Microsoft 365 E3, E5, Business Standard e Business Premium, con l'acquisto aggiuntivo della licenza per Microsoft 365 Copilot personale. Quest'ultima deve essere acquistata separatamente, per poi essere associata agli account che utilizzeranno Copilot.

È essenziale, inoltre, che la posta elettronica sia ospitata sul cloud di Microsoft 365, poiché Copilot sfrutta l’integrazione con i soli servizi cloud per supportare gli utenti nelle loro attività basandosi sui dati presenti nel digital workplace aziendale.

Un ultimo requisito riguarda l’aggiornamento delle applicazioni di Office, ora incluse nell'ambiente di Microsoft 365 e che comprendono Outlook. A questo proposito, consigliamo di configurare Office per ricevere aggiornamenti attraverso il Current Channel o il Monthly Enterprise Channel, che garantiscono l’accesso alle ultime funzionalità di Copilot nelle applicazioni della suite.

Una volta soddisfatti questi requisiti, Copilot sarà automaticamente abilitato nel proprio Outlook.

Se non risulta disponibile, si dovrebbero verificare le impostazioni delle esperienze connesse nelle opzioni di Outlook. Potrebbe infatti essere necessario attivare le opzioni "Esperienze che analizzano i contenuti" e "Tutte le esperienze connesse" per garantire l'accesso a Copilot.

Microsoft Copilot in Outlook: quali sono i limiti?

Come tutte le tecnologie emergenti, anche l'intelligenza artificiale in Outlook presenta alcune limitazioni tecniche, inevitabili in una fase iniziale di rilascio. Tuttavia, questi limiti non riducono il valore della tecnologia in questione, ma offrono spunti preziosi per comprendere meglio le necessità degli utenti finali e il modo in cui soddisfarle, modellando le soluzioni come Microsoft 365 Copilot secondo i feedback ricevuti.

Microsoft, consapevole di queste sfide, ha già annunciato i suoi piani per affrontarle, impegnandosi a ottimizzare l’esperienza di utilizzo attraverso aggiornamenti regolari e un supporto più ampio a livello di compatibilità e funzionalità.

Di seguito, approfondiamo i principali limiti tecnici di Copilot in Outlook, accompagnandoli con esempi concreti e con le indicazioni su come Microsoft intende superarli. Anche se le limitazioni segnalate potrebbero risultare marginali per gran parte delle aziende, potrebbero comunque servire ad alcune organizzazioni per valutare meglio l'investimento in questa nuova tecnologia.

Requisiti di aggiornamento delle app Office

Per funzionare in maniera ottimale, Copilot richiede che le applicazioni di Office siano aggiornate tramite il Current Channel o il Monthly Enterprise Channel. Versioni obsolete o appartenenti ai canali Semi-Annual o precedenti non supportano di fatto le nuove funzionalità che Microsoft continuerà a rilasciare nel breve futuro.

Di conseguenza, un’organizzazione che utilizza il canale Semi-Annual per minimizzare l’impatto degli aggiornamenti potrebbe non vedere Copilot disponibile, anche se ha investito nell'acquisto di una licenza valida. Microsoft ha annunciato che entro la fine del 2025, lavorerà per migliorare la compatibilità con i canali di aggiornamento meno frequenti, mantenendo comunque un focus sull’accesso alle nuove funzionalità.

Limitazioni linguistiche

Attualmente, Copilot supporta oltre 20 lingue, tra cui inglese, spagnolo, francese, italiano e tedesco. Tuttavia, alcune funzionalità possono risultare più imprecise, o addirittura non disponibili, per lingue meno diffuse, come l’ungherese, il tailandese o l’ebraico.

Per fare un esempio, un utente che deve scrivere una mail in tailandese potrebbe ricevere dall'AI suggerimenti generici o mal formulati, a causa di una limitata comprensione semantica di questa lingua. Microsoft ha confermato di essere già al lavoro per estendere le capacità linguistiche di Copilot, dando priorità alle lingue dei mercati emergenti.

Dipendenza dal cloud di Microsoft 365

Copilot funziona esclusivamente con account ospitati sul cloud di Microsoft 365. Dunque, non solo gli account associati a provider di terze parti, come Gmail, Yahoo o iCloud, non possono accedere a Copilot, ma le sue funzionalità rimangono inaccessibili anche per le aziende che ancora non hanno effettuato la migrazione da un'infrastruttura on-premise a un'infrastruttura cloud o ibrida.

Sicurezza dei dati: non più un limite con Copilot

Un aspetto fondamentale nell’adozione di tecnologie basate sull’intelligenza artificiale riguarda la gestione sicura e conforme dei dati condivisi. Molte aziende tendono a non fidarsi e a sospettare, a ragion veduta, delle garanzie che le nuove tecnologie AI dichiarano in questo ambito.

Consapevole delle sfide legate alla privacy e alla protezione delle informazioni sensibili, Microsoft ha applicato i princìpi dell'AI responsabile e ha integrato Copilot nel proprio ecosistema cloud, estendendo alle sue capacità le misure di sicurezza avanzate offerte da Microsoft 365.

Tutti i dati utilizzati da Copilot sono trattati nel rispetto delle principali normative internazionali, tra cui il GDPR per l’Europa e altre regolamentazioni locali applicabili nei diversi mercati dove Copilot è disponibile. Inoltre, Microsoft garantisce che i dati rimangano sotto il pieno controllo dell’azienda, senza condividerli con terze parti per scopi commerciali o pubblicitari.

I dati elaborati da Copilot vengono crittografati sia durante la trasmissione che durante l’archiviazione. Si tratta, quindi, di un approccio capace di garantire che le informazioni scambiate via e-mail siano protette da accessi non autorizzati. L’integrazione con le policy di sicurezza di Microsoft 365 consente poi agli amministratori IT di personalizzare i livelli di accesso in base alle esigenze dell’organizzazione.

L’impegno di Microsoft, presente e futuro, fa sì che l’adozione di Copilot non si limiti a essere un’innovazione tecnologica, ma sia anche una scelta consapevole basata sui più alti standard di protezione dei dati.

Microsoft Copilot in Outlook: quali funzionalità offre?

Microsoft 365 Copilot offre importanti funzionalità per gestire il flusso di comunicazione all'interno di Outlook, permettendo a professionisti e aziende di risparmiare una notevole quantità di tempo nella lettura, nell'organizzazione e nella creazione delle proprie mail.

Vediamo nel dettaglio le funzionalità che l'intelligenza artificiale di Microsoft mette a disposizione per la nostra casella di posta elettronica.

Scrittura di e-mail

Microsoft 365 Copilot dà la possibilità di generare una mail partendo da una richiesta in forma testuale, tramite il comando “Bozza con Copilot”.

Per comporre il testo, Copilot si basa sulle informazioni fornite nel prompt e sulle informazioni che l’algoritmo di AI di Microsoft ha al suo interno. Diventa quindi possibile creare una mail in poco tempo, semplicemente scrivendo una richiesta come: "Scrivi una mail per invitare i colleghi al prossimo townhall che sarà il 10 gennaio".

Copilot permette poi di modificare la bozza non solo manualmente, ma anche con il comando "Rigenera" e tramite una barra in cui è possibile specificare una seconda richiesta, sempre in forma conversazionale.

Se con il primo comando l’AI fa un nuovo tentativo nel soddisfare le indicazioni del prompt, con il secondo rielabora la bozza in base alla direttiva impartita. Ad esempio, "Traduci la mail in inglese".

Tutte le bozze create da Copilot seguono le preferenze dell’utente in termini di:

• Lunghezza del testo
• Tono di voce

In questo modo, l'utente può specificare se ottenere bozze più brevi, medie o lunghe o fare in modo che le bozze generate usino un tono diretto, neutrale, informale, formale o addirittura "poetico". Queste opzioni possono essere configurate prima di inviare il prompt a Copilot e rimarranno valide per tutte le successive bozze e risposte fornite.

Unico punto debole di questa funzionalità: il calendario di Outlook e gli altri dati aziendali come documenti e presentazioni non sono (ancora) del tutto integrati.

Coaching

Con il comando "Coaching by Copilot", è possibile ottenere consigli su come migliorare la scrittura delle proprie e-mail. L’utente può infatti chiedere all’intelligenza artificiale di analizzare il testo e valutarlo in base a:

• Tono di voce
• Sentimento del lettore
• Chiarezza

Si possono così ottenere suggerimenti su come far suonare il messaggio meno aggressivo oppure su quali dettagli conviene aggiungere per evitare fraintendimenti.

Veramente utile è la valutazione del sentiment, dato che Copilot è in grado di fornire insight su come migliorare il testo della mail per rafforzare la relazione con il destinatario.

Riepilogo delle conversazioni

Il recap della posta elettronica è forse la funzionalità migliore di Copilot in Outlook. Si tratta del riassunto delle mail che l’utente ha scambiato e ricevuto, dove vengono messi in evidenza:

• I punti chiave della conversazione
• Le domande a cui non si ha ancora risposto
• Le azioni necessarie per soddisfare le richieste dei mittenti

Copilot è in grado di sintetizzare il contenuto non solo di una singola mail, ma anche di un thread oppure di conversazioni separate ma accomunate dallo stesso destinatario o argomento.

Risposte rapide

Microsoft 365 Copilot suggerisce i prompt per generare la risposta a una specifica e-mail. Basta fare click su "Rispondi" per visualizzare subito le proposte dell’AI, basate sulle informazioni del messaggio ricevuto.

Se, invece, si vuole chiedere a Copilot di generare una risposta basata su una direttiva (prompt) personalizzata, è disponibile l’opzione "Custom". Importante sottolineare che anche per queste risposte vengono utilizzate le impostazioni di tono e lunghezza che l'utente ha impostato tramite la funzionalità "Bozza con Copilot".

Questa era l'ultima funzionalità che volevamo presentare. Concludiamo, quindi, con la seguente tabella per rivedere brevemente insieme le funzionalità che Microsoft 365 Copilot offre per gestire la posta in Outlook.

Quali versioni di Outlook includono Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot è attualmente disponibile su Outlook Web, sul client di Outlook in Office 365 (ma con funzionalità limitate) e sul nuovo Outlook, sia per PC che per Mac. È inoltre disponibile per gli account Outlook aziendali e per il mondo Education.

Come abilitare Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Per abilitare Copilot in Outlook, è necessario assicurarsi di avere una licenza Microsoft 365 che permetta di accedere a Copilot. Successivamente, è possibile acquistare la licenza specifica per Copilot. Una volta ottenute le licenze necessarie, occorre installare o migrare la propria mailbox su Microsoft 365 (se non l’hai ancora fatto), poiché al momento è l'unico modo tramite cui accedere alle funzionalità di Microsoft 365 Copilot per la posta elettronica. È poi importante avere Office aggiornato.

Quali sono le funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Le funzionalità principali di Microsoft 365 Copilot in Outlook includono la generazione di bozze di mail, il coaching per migliorare la qualità del contenuto delle tue mail, il riepilogo delle conversazioni e la generazione di risposte rapide ai tuoi messaggi di posta.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto per l'adozione di Copilot contattando intranet.ai. Offriamo servizi personalizzati per la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti per l’utilizzo di Copilot nella loro quotidianità e lo sviluppo di estensioni per arricchire le funzionalità dello strumento. Puoi anche entrare nella nostra community di pratica e fare tutte le domande che vuoi sull’utilizzo di Copilot in azienda.