Microsoft 365 Copilot: cos’è, pricing e funzionalità

Cos’è Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot è il supporto alla produttività personale, che nasce dalla partnership che Microsoft ha stretto con OpenAI (l’azienda che ha creato Chat GPT), la quale ha permesso di integrare i "Large Language Models” con Microsoft Graph, il fondamento di Microsoft 365.

Accessibile dalle applicazioni dell’universo Microsoft e dalla Copilot Chat (presente in Microsoft Teams, Bing e microsoft365.com), Copilot offre un'esperienza conversazionale per l’interazione con i propri dati aziendali, con una forte attenzione alla compliance. Le interazioni avvengono infatti nel perimetro di sicurezza di Microsoft, garantendo la privacy dei dati aziendali e personali.

Potremmo definire Copilot come un potente motore di elaborazione, progettato per guidare gli utenti nell'uso efficace delle applicazioni Microsoft sfruttando il linguaggio conversazionale di modelli di intelligenza artificiale generativa come GPT-4 di OpenAI.

Copilot consente così di redigere in pochi secondi i propri documenti in Word, di analizzare le informazioni in Excel, di creare presentazioni già illustrate in PowerPoint, di gestire il flusso di comunicazione tramite Outlook e di collaborare al meglio con i colleghi su Teams.

Oltre alle esperienze "in app", Copilot offre una chat (ex Business Chat) che unisce le capacità di GPT-4 ai dati aziendali in Microsoft 365 per rispondere alle necessità degli utenti e supportarli nelle loro attività quotidiane in un unico punto del digital workplace.

Come funziona Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot è molto più di un semplice assistente; è una rivoluzione nel modo in cui interagiamo con i dati aziendali. Alla base del suo funzionamento c’è un’intelligenza artificiale avanzata che, integrandosi nei nostri strumenti di lavoro quotidiani, ottimizza ogni interazione rendendola immediata, sicura e perfettamente in linea con le nostre richieste (quando si conoscono le basi del prompting).

Copilot è stato progettato per comprendere il contesto. Immaginiamoci di essere occupati nella stesura di un documento in Word: Copilot può analizzare l’argomento, proporre paragrafi e approfondimenti pertinenti, riassumere informazioni complesse e addirittura anticipare le nostre domande. Si tratta certamente di potenza di calcolo, ma anche di un'approfondita comprensione del contesto in cui il singolo utente lavora.

Una delle capacità più sorprendenti di Copilot riguarda l’elaborazione del linguaggio naturale. Grazie a questa funzione, possiamo semplicemente "parlare" a Copilot, dandogli istruzioni come "estrai i punti chiave da queste email" o "crea una presentazione basata su questo documento": nessun termine tecnico o sintassi predefinita, solo le nostre parole per comunicare con l'intelligenza artificiale e ricevere output rilevanti.

La sicurezza è un altro pilastro fondamentale nel funzionamento di Copilot. Ogni utente ha accesso a dati personalizzati in base ai permessi aziendali, garantendo che l’IA rispetti i limiti d’accesso assegnati dall'organizzazione. Così, ad esempio, se stiamo lavorando su un progetto condiviso in SharePoint, Copilot potrà suggerirci contenuti e documenti legati a quel progetto, evitando di condividere informazioni sensibili per cui l'utente non ha autorizzazione di lettura.

Infine, ciò che contraddistingue Copilot da tutti gli altri assistenti digitali presenti nel mercato è la sua capacità di connettere dati tra le applicazioni Microsoft 365. Prendiamo a esempio un report in Excel: con pochi comandi, Copilot può trasformarlo in una presentazione PowerPoint o riportare i risultati di specifiche analisi in un'e-mail da inviare ai colleghi, senza che l'utente debba passare da una piattaforma all'altra del digital workplace aziendale.

Quando è stato rilasciato Microsoft 365 Copilot
e chi può utilizzarlo

Microsoft 365 Copilot è stato rilasciato in Italia il 23 novembre 2023, dopo una fase di test a cui hanno partecipato poche aziende al mondo, ma solo dal 15 gennaio 2024 è accessibile a tutti: privati e PMI, oltre che alle grandi organizzazioni (le uniche che fino a questa data hanno potuto utilizzare le funzionalità della nuova AI di Microsoft).

Copilot è stato inoltre reso disponibile con alla base GPT-4 Turbo, il modello più performante di intelligenza artificiale che può attualmente offrire Microsoft. Ma non finisce qui.

Ecco tutte le novità per l’accesso alle funzionalità di Microsoft 365 Copilot:

• Privati e famiglie possono acquistare la nuova licenza Copilot Pro a 22 €/utente/mese, se dispongono della licenza Microsoft 365 Personal o Microsoft 365 Family. Potranno così utilizzare Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote.
  
  
• Le aziende con licenza Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 E3/E5 oppure Microsoft 365 E3/E5 possono ora acquistare anche solo 1 licenza di Copilot. Microsoft ha infatti eliminato il requisito per l'acquisto di almeno 300 licenze, che finora ha impedito a realtà imprenditoriali di piccole e medie dimensioni di accedere alla nuova AI.
  
  
• Copilot è ora disponibile anche per il personale docente e amministrativo dell’istruzione, tramite i piani Education.

Microsoft 365 Copilot Licensing: 
quali licenze servono per accedere a Copilot?

Microsoft 365 Copilot Pricing: ne vale la pena?

Attualmente, la licenza di Microsoft 365 Copilot ha il costo di 28,10€/utente/mese per un’azienda.

Sembra un prezzo caro, ma basta fare un piccolo calcolo dei costi affrontati da un’azienda in termini di produttività per capire che non è così. Come potete vedere, l’investimento in Copilot (arrotondato al prezzo iniziale) si ripaga nel giro di pochissimo tempo per poi risultare in guadagno:

ROI dimostrativo per Microsoft 365 Copilot

Notiamo come sia necessario risparmiare dai 74 ai 30 minuti circa al mese per ogni utente con accesso a Copilot per ripagare l'investimento fatto dall’azienda: è un obiettivo fattibile?

La risposta è sì. Microsoft ha condotto un'analisi sull'impatto di Copilot nelle organizzazioni, concentrandosi sulla produttività, la qualità del lavoro e il risparmio di tempo.

I risultati indicano che il 70% degli utenti ha registrato un aumento della produttività, mentre il 68% ha riferito un miglioramento della qualità del lavoro. Il 57% degli intervistati ha evidenziato un aumento della creatività, mentre il 29% ha riscontrato un'accelerazione nello svolgimento di compiti come ricerca, scrittura e sintesi.

Per quanto riguarda il risparmio di tempo:

• il 64% degli utenti ha dichiarato di impiegare meno tempo nella gestione delle mail
• il 75% ha ottimizzato le attività di ricerca di informazioni
• l’86% riesce a recuperare più rapidamente i documenti persi

Nonostante sia impossibile quantificare con esattezza il tempo risparmiato dai singoli utenti che utilizzano Copilot, possiamo ipotizzare un risparmio realistico di circa 15 minuti al giorno. Ciò grazie alle funzionalità che permettono di gestire al meglio processi come la comunicazione interna e la formazione. Le vediamo qui di seguito.

Copilot per la formazione aziendale

Microsoft 365 Copilot è uno strumento utile per migliorare l’esperienza di formazione in azienda. Le aziende possono infatti sfruttare la funzionalità di drafting per creare materiali didattici personalizzati, per soddisfare le necessità di singoli utenti, team o interi dipartimenti.

Copilot supporta le organizzazioni nella preparazione di contenuti formativi mirati, consentendo di risparmiare una notevole quantità di tempo nella creazione delle risorse didattiche.

Con la funzione di drafting, ad esempio, Copilot può generare guide e lezioni testuali basate sui documenti presenti nel digital workplace aziendale, selezionando le informazioni e adattandole agli obiettivi didattici delle singole unità che compongono i diversi percorsi formativi. Una funzionalità particolarmente utile per supportare i processi di onboarding, aiutando i neoassunti a familiarizzare con il proprio ruolo e l'azienda senza dipendere dai colleghi più anziani.

Un’interessante applicazione di Copilot per la formazione riguarda l’integrazione con la nostra piattaforma di Microlearning.

All’interno di Microlearning, l’intelligenza artificiale di Microsoft offre supporto agli utenti per assimilare con facilità le informazioni dei corsi che l’azienda ha creato a partire dai suoi documenti.

Copilot può quindi rielaborare le informazioni dei contenuti generati per chiarire dubbi, fornire spiegazioni e indicare i documenti o le micro-lezioni utili per approfondire gli argomenti di interesse.

Il tempo risparmiato è incalcolabile, dato che Copilot in Microlearning crea un’esperienza di formazione guidata e personalizzata in base alle esigenze del singolo utente.

Copilot per la comunicazione interna

Microsoft 365 Copilot apre nuove, importanti possibilità alla collaborazione e alla comunicazione tra colleghi, aiutandoli a gestire lo scambio di informazioni, il coordinamento delle attività e la creazione di contenuti. Vediamo brevemente tre delle funzionalità principali qui di seguito.

Sintesi delle riunioni in Microsoft Teams

Copilot consente di ottenere un riassunto rapido dei meeting in Teams, rielaborando le informazioni scambiate durante le riunioni e registrate nel transcript. In questo modo, gli utenti possono recuperare in pochi secondi:

• I punti chiave della riunione
• Le decisioni prese dai colleghi
• Le attività concordate, chi dovrà svolgerle ed entro quale data

Sia in riunioni già concluse, sia in tempo reale.

Tempo risparmiato? Circa 15 minuti per utente al giorno (e ci siamo tenuti bassi).

Sintesi della posta in Outlook

È possible chiedere a Copilot di riassumere le informazioni contenute nelle mail scambiate con utenti specifici o persino scollegate tra loro, ma che parlano dello stesso argomento.

Copilot mette inoltre in evidenza le richieste fatte dai mittenti, suggerendo come rispondere e quali attività aggiungere alla To-Do list personale per soddisfarle.

Il tempo risparmiato dipende dal numero di mail che riceve un utente al giorno. Per un collega del reparto Sales, che si occupa di gestire la comunicazione con i clienti, potremmo stimare un risparmio quotidiano che va dai 15 ai 30 minuti.

Drafting dei contenuti

Con un singolo prompt, Copilot è in grado di rielaborare i dati archiviati nell’ambiente Microsoft 365 aziendale per creare la bozza di:

• Documenti in Word
• Presentazioni in PowerPoint
• Mail da inviare tramite Outlook
• Post da pubblicare in Viva Engage
• Notizie e comunicazioni per la intranet SharePoint

Ciascuno di questi contenuti viene poi accompagnato da allegati, tabelle, grafici e illustrazioni che Copilot ritiene essere rilevanti in base a pubblico di destinazione, mezzo di comunicazione e obiettivo che l’utente vuole raggiungere.

Tempo risparmiato grazie a questa funzionalità? Almeno 30 minuti per utente al giorno.

Cos'è Microsoft 365 Copilot e come funziona?

Microsoft 365 Copilot è una soluzione di produttività aziendale che combina i "Large Language Models" di OpenAI con Microsoft Graph. Questa integrazione offre un'esperienza conversazionale per interagire con i dati aziendali tramite linguaggio naturale, garantendo al contempo la sicurezza e la privacy dei dati su Microsoft 365.

Quando è stato rilasciato Microsoft 365 Copilot e chi può utilizzarlo?

Microsoft 365 Copilot è stato rilasciato il 23 novembre 2023 e reso disponibile per privati, PMI e grandi organizzazioni dal 15 gennaio 2024. Le licenze necessarie variano a seconda del tipo di utente, con opzioni per privati, aziende e istituti scolastici.

Quali licenze servono per utilizzare Microsoft 365 Copilot?

Le licenze Microsoft necessarie per accedere a Copilot variano a seconda del tipo di utente. Per i privati, sono richieste le licenze Microsoft 365 Personal o Microsoft 365 Family. Per le aziende, sono idonee le licenze Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Office 365 E3 e Office 365 E5. Gli istituti scolastici possono accedere tramite le licenze Microsoft 365 A3, Microsoft 365 A5, Office 365 A3 e Office 365 A5.

Qual è il costo di Microsoft 365 Copilot per le aziende?

Attualmente, il costo di Microsoft 365 Copilot per le aziende è di 28,10 €/utente/mese. Nonostante possa sembrare un prezzo elevato, l'investimento si ripaga rapidamente grazie al comprovato aumento della produttività degli utenti. Basta risparmiare dai 74 ai 30 minuti circa per utente/mese, per compensare l’investimento e trasformarlo in un guadagno per le aziende.

Dove posso acquistare le licenze di Microsoft 365 Copilot per la mia azienda?

Le licenze di Microsoft 365 Copilot possono essere acquistate direttamente da Microsoft oppure da partner come intranet.ai. Oltre alle licenze, offriamo un piano di adozione personalizzabile e guidato per massimizzare l’investimento in Copilot.

Quali funzionalità offre Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui il riassunto delle riunioni in Microsoft Teams, il riassunto delle mail in Outlook, la creazione di contenuti in SharePoint, Word, Outlook, PowerPoint e Microsoft Viva, nonché il supporto alla formazione aziendale anche tramite la nostra piattaforma di Microlearning. Queste funzionalità consentono di ottimizzare la comunicazione interna e migliorare l'efficienza complessiva di un’azienda.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto per l'adozione di Copilot contattando intranet.ai. Offriamo servizi personalizzati per la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti e lo sviluppo di estensioni per arricchire le funzionalità di Microsoft 365 Copilot.