Viva Engage: come creare un social network aziendale

Cos’è Viva Engage di Microsoft Viva

Viva Engage consente alle aziende di creare un social network interno, ovvero uno spazio virtuale in cui i lavoratori possono condividere idee e ottenere informazioni dai colleghi attraverso la creazione e la partecipazione a community tematiche. Si tratta di uno dei principali moduli della suite Viva, la nuova piattaforma per l'employee experience progettata da Microsoft per migliorare la produttività e il benessere delle persone in azienda.

Per consentire ciò, Microsoft Viva mette a disposizione delle organizzazioni moduli verticali per gestire ogni aspetto dell'esperienza dei lavoratori. Tra questi, troviamo Viva Connections, che centralizza risorse e comunicazioni, Viva Insights, che analizza dati per ottimizzare la produttività personale, e Viva Learning, che supporta la formazione continua nelle intense giornate di lavoro.

All’interno dell'ecosistema di Microsoft Viva, il modulo di Viva Engage si distingue per il suo focus sulla comunicazione interna e sulla cultura aziendale, ereditando le funzionalità che hanno reso celebre Microsoft Yammer.

Ma non solo, dato che Viva Engage ha modernizzato le community e le ha arricchite con funzionalità originali come le Storyline, per condividere aggiornamenti in stile social media, e il Leadership Corner, che consente al management di connettersi direttamente con tutte le persone che fanno parte dell'organizzazione.

In questo modo, Viva Engage consente di superare l’approccio tradizionale e formale alla comunicazione interna, dando priorità alla partecipazione attiva e alle idee di ciascun lavoratore.

Viva Engage: quali sono i vantaggi per le aziende?

Viva Engage, come tutte le soluzioni Microsoft, è in grado di rispondere alle esigenze di qualunque organizzazione, dalle grandi imprese alle PMI, grazie alle sue funzionalità che puntano a migliorano la comunicazione, la collaborazione e il coinvolgimento, anche e soprattutto da remoto.

Nelle grandi aziende, dove la complessa struttura organizzativa e la distribuzione geografica di sedi e dipartimenti possono ostacolare lo scambio di informazioni, Viva Engage agisce come un ponte, facilitando il dialogo e rafforzando la connessione tra leadership e team aziendali.

Attraverso il Leadership Corner, ad esempio, i membri del management hanno l’opportunità di comunicare con i colleghi in modo più diretto e autentico, condividendo strategie, aggiornamenti e obiettivi da raggiungere insieme per continuare a far crescere l'azienda.

Si ottiene così un maggiore livello di trasparenza, che non solo rafforza il senso di fiducia verso l'organizzazione, ma promuove anche l’allineamento su larga scala.

Allo stesso modo, le community diventano spazi di discussione ideali per mettere in contatto persone con interessi o responsabilità comuni, favorendo il coordinamento tra i team che lavorano da remoto oppure tra reparti e sedi dislocati.

Per le PMI, dove le risorse sono spesso più limitate, Viva Engage rappresenta un’opportunità per digitalizzare col minimo investimento la comunicazione e il flusso di informazioni alla base dei processi interni. Un investimento che può essere massimizzato ulteriormente attraverso l'integrazione di Viva Engage con la intranet aziendale di SharePoint Online.

Di fatto, un punto di forza trasversale riguarda proprio l’integrazione nativa tra i diversi prodotti di Microsoft 365, Microsoft Viva e Microsoft Power Platform. Partendo da una semplice soluzione come Viva Engage è quindi possibile estenderne le funzionalità per la comunicazione e la collaborazione integrando piattaforme come SharePoint e Teams, fino a ottenere un digital workplace completo e a misura della propria azienda.

Web part Conversazioni di Viva Engage per SharePoint Online

Viva Engage vs Yammer: cosa cambia?

A marzo 2023, Microsoft ha dato inizio a un importante cambiamento nell'universo delle sue applicazioni aziendali, avviando il processo di rebranding che ha portato Microsoft Yammer a diventare Viva Engage.

Questo passaggio, completato con successo a dicembre del 2023, ha trasformato la social app più diffusa al mondo tra le organizzazioni in uno strumento perfettamente integrato con la suite di Microsoft Viva, ponendo le basi per una nuova esperienza di comunicazione.

Tramite il rebranding, è stato possibile integrare tutte le funzionalità di Yammer nell’ecosistema Viva, per poi ampliarle e creare così una soluzione capace di modernizzare le reti aziendali interne, in precedenza basate su Yammer, e trasformarle in un’esperienza digitale più sofisticata e ispirata ai social network più popolari, tra cui emergono Instagram e TikTok.

Viva Engage non nasce, quindi, da un semplice cambio di nome: nell'universo di Microsoft, il concetto stesso di "rebranding" sottintende un cambiamento radicale che va oltre la sola nomenclatura dei prodotti. Viva Engage rappresenta, di fatto, la naturale evoluzione di una piattaforma che non era più in grado di soddisfare le necessità comunicative di aziende e utenti.

Con un occhio attento all'employee experience, questo modulo di Microsoft Viva riesce a migliorare la comunicazione aziendale in termini di coinvolgimento. Anche grazie a funzionalità del tutto nuove rispetto quelle offerte da Yammer. Ad esempio, il Leadership Corner, che consente di stabilire un dialogo diretto tra management e team aziendali, o l’introduzione di Advanced Analytics, che offre metriche dettagliate con cui monitorare e migliorare la partecipazione alle conversazioni interne.

Licensing di Viva Engage e come accedere

Viva Engage è incluso in due licenze principali:

• Viva Engage Core, compresa nelle classiche licenze di Microsoft 365. Include le funzionalità principali dell’app.
  
• Viva Suite, che comprende i prodotti della famiglia Viva (con l’esclusione di Viva Sales). Include le funzionalità principali dell’app e quelle in arrivo.
  

Le aziende interessate ad adottare Viva Engage devono innanzitutto valutare il tipo di licenza Microsoft 365 in uso.

Nel caso si disponesse già di una licenza che include Viva Engage Core, come, ad esempio, uno dei piani standard di Microsoft 365 o Office 365 Enterprise, non sarebbe necessario acquistare ulteriori licenze per accedere alle funzionalità principali del modulo di Microsoft Viva.

Tuttavia, per ottenere le funzionalità avanzate e le esperienze Premium di Viva Engage, come il Leadership Corner, le campagne e le metriche di Advanced Anlytics, è necessario acquistare la licenza Viva Suite. Questa licenza consente infatti di ampliare l’utilizzo di Viva Engage, integrandolo con gli altri prodotti della famiglia Viva e offrendo così un’esperienza unificata per migliorare l'esperienza delle persone in azienda.

Per accedere a Viva Engage, una volta in possesso della licenza appropriata, gli utenti devono accedere al proprio account Microsoft 365 e individuare Viva Engage nel portale delle applicazioni. In alternativa, l’amministratore IT può configurare l’accesso diretto all’app tramite Microsoft Teams, integrando Viva Engage nella barra di navigazione.

È utile ricordare che l’implementazione delle funzionalità avanzate potrebbe richiedere un maggiore supporto IT per l’attivazione e la personalizzazione delle configurazioni, soprattutto nel caso di utilizzo in sinergia con gli altri strumenti di Viva.

Gli esperti che fanno parte del team di intranet.ai possono guidare le aziende attraverso l'intero processo di adozione, dalla scelta della licenza più adatta alle proprie esigenze all’implementazione di Viva Engage nel digital workplace di Microsoft 365, al cui centro si trova la intranet aziendale di SharePoint Online.

Panoramica di Microsoft Viva Engage

Viva Engage: quali funzionalità offre?

Viva Engage eredita da Microsoft Yammer le funzionalità più importanti per la comunicazione e la collaborazione aziendale: le community, le conversazioni e i contenuti di Q&A.

Tuttavia, il modulo di Microsoft Viva per la creazione di una rete social interna non si riduce a una mera copia di Yammer, come dicevamo poco fa. Viva Engage introduce nuove funzionalità pensate per migliorare la comunicazione tra colleghi e il loro coinvolgimento nelle iniziative aziendali.

Tra le novità più interessanti troviamo il Leadership Corner, progettato per facilitare il dialogo con i membri del management, e le campagne, ideali per promuovere progetti, valori e strategie, così da rafforzare la cultura aziendale. Inoltre, sono state aggiunte importanti funzionalità di analytics, che consentono di monitorare l’engagement nelle singole pubblicazioni e la partecipazione agli eventi.

Grazie a tutte queste funzionalità, Viva Engage si afferma come una delle migliori piattaforme sul mercato per il social networking interno, offrendo un ambiente unico in cui comunicazione, collaborazione e coinvolgimento si intrecciano per supportare le strategie di employee experience.

Community

Le community sono l’eredità più evidente di Microsoft Yammer.

Si tratta di gruppi di utenti interni all’organizzazione che vengono creati per centralizzare le discussioni e la condivisione di informazioni su argomenti specifici. Ogni utente ha la possibilità di creare una community (al contrario dei gruppi di Teams) e di invitare i colleghi a iscriversi.

Le community si basano sui gruppi Microsoft 365, per cui sono sempre accompagnate da:

• Un sito SharePoint dove archiviare i contenuti condivisi.
• Un blocco di OneNote per salvare le note utili ai membri.
• Un’istanza di Microsoft Planner per gestire le attività collettive.

L’integrazione con Microsoft Stream (ora parte di Microsoft Stream on SharePoint) consente inoltre di organizzare eventi live, che vengono trasmessi direttamente in una community e archiviati automaticamente nell'app per poter essere consultati in seguito, magari da chi non ha potuto prendere parte alla diretta.

Oltre alle community create dagli utenti, le singole istanze di Viva Engage presentano un gruppo di default chiamato "All Company". Questa community riunisce tutti gli utenti con account aziendale e serve per diffondere gli aggiornamenti, le informazioni e le risorse più utili ai membri dell’organizzazione.

La particolarità della community "All Company" riguarda poi la possibilità di escludere il pubblico generale dalla creazione di contenuti per far sì che solo gli owner del gruppo, scelti dall'organizzazione, possano contribuire al flusso di comunicazione principale.

Panoramica delle community in Viva Engage

Creazione di contenuti

Cliccando il box posto sotto al banner della Community, l’utente accede all’area per creare nuovi contenuti. Può scegliere tra diverse tipologie:

• Domanda, che abilita le funzionalità di risposta (come la scelta di una Best Answer);
• Sondaggio, che accompagna il post con opzioni a scelta singola (come "Qual è la data preferita per il prossimo evento aziendale?");
• Lodi, utili per riconoscere i successi altrui (ad esempio, "Un grande grazie al team IT per aver risolto rapidamente il problema del server").
• Post, il formato tradizionale e comune a tutti i social network, all'interno del quale è possibile menzionare i colleghi.

Gli admin della community hanno a disposizione anche l’Annuncio, ovvero un contenuto che viene notificato automaticamente a tutti i membri, così da diffondere più rapidamente comunicazioni urgenti o aggiornamenti importanti.

Dopo aver scelto il tipo di contenuto da postare, l’utente può formattare il testo, caricare video da visualizzare direttamente nel post, allegare documenti, immagini o GIF, e specificare i topic. Questi ultimi rappresentano una funzionalità interessante di Viva Engage: si tratta di tag indicizzati che semplificano la ricerca di contenuti relativi a uno stesso argomento, come #Innovazione.

Infine, la piattaforma offre funzionalità di monitoring per i contenuti pubblicati, con strumenti di analisi che permettono di misurare l’engagement generato dai post. Ad esempio, un admin può monitorare quante persone hanno interagito con un annuncio o un utente normale può verificare il numero di voti ricevuti nel suo ultimo sondaggio per ottimizzare le comunicazioni future.

Esempi di comunicazioni da pubblicare in Viva Engage

Story

Nuovissima funzionalità che proviene dal mondo di Instagram.

Le Story possono aiutare le aziende a condividere le loro iniziative in modo più diretto e coinvolgente, rafforzando la comunicazione interna del brand. Gli utenti possono scegliere se fare una registrazione live o caricare video già pronti, che verranno mostrati ai loro Follower e ai membri delle loro community.

Le Story possono essere integrate anche nella intranet aziendale di SharePoint Online, per ampliare la visibilità delle comunicazioni e facilitare la distribuzione dei contenuti nell’organizzazione.

Caricare una Story in Viva Engage

Storyline

Le Storyline sono i contenuti che l’utente mostra nel suo profilo di Viva Engage, per parlare dei suoi interessi e farsi conoscere così dai colleghi. L'obiettivo è infatti quello di valorizzare il brand personale agli occhi dei Follower, seguendo il modello dei blog online.

Questi contenuti possono essere condivisi tramite Microsoft Teams, Outlook e Viva Connections, ed essere arricchiti con immagini, video e link utili per stimolare il coinvolgimento. Coinvolgimento che viene ulteriormente incentivato dalla possibilità di reagire alle Storyline dei colleghi tramite commenti, Like e condivisioni.

Integrandosi anche con il Leadership Corner, le Storyline rappresentano uno spazio strategico per condividere successi e aggiornamenti con l’intera organizzazione.

Leadership Corner

Il Leadership Corner di Viva Engage è uno spazio progettato per connettere i leader aziendali con l’organizzazione, favorendo un dialogo più diretto e trasparente. Attraverso questa funzionalità, i leader possono infatti condividere strategie, aggiornamenti e storie di successo, abbattendo le barriere che spesso separano i vertici dal resto del team.

I messaggi pubblicati in questa sezione possono essere visualizzati non solo in Viva Engage, ma anche su Microsoft Teams, Outlook e Viva Connections, per consentire ai leader di raggiungere i colleghi nelle loro app quotidiane, senza interromperne il flusso di lavoro.

Oltre a facilitare lo scambio di informazioni, il Leadership Corner incoraggia la partecipazione attiva attraverso sessioni di Q&A, campagne di comunicazione mirate e post interattivi. I colleghi possono quindi prendere parte alle conversazioni con commenti, reazioni e ricondivisioni.

Infine, il Leadership Corner si caratterizza per la capacità di rafforzare il senso di appartenenza alla community aziendale. Attraverso contenuti di ispirazione per tutti, i leader possono promuovere i valori dell'organizzazione e creare un legame più profondo con i loro colleghi.

Panoramica del Leadership Corner in Viva Engage

Campaigns

La funzionalità Campaigns di Viva Engage è pensata per riunire i membri di un'organizzazione attorno a temi e obiettivi condivisi, spesso alla base della cultura aziendale. Le campagne offrono ai leader e ai team uno strumento versatile per lanciare iniziative strategiche, come promuovere la sostenibilità, valorizzare la diversità e l’inclusione o celebrare i successi condivisi.

Attraverso un approccio strutturato, le Campaigns trasformano idee e valori in azioni concrete che mirano a coinvolgere l’intera organizzazione.

Uno degli elementi chiave di questa funzionalità riguarda l’uso di hashtag, che collegano automaticamente tutti i contenuti correlati alla campagna.

Questo non solo semplifica la navigazione, ma favorisce anche la partecipazione degli utenti, che possono condividere esperienze, idee e successi personali legati a una specifica campagna interna. Proprio la raccolta di queste storie contribuisce a creare una narrativa collettiva che rafforza il senso di appartenenza alla community aziendale.

Panoramica di una campagna in Viva Engage

Advanced Analytics

Le nuove funzionalità di Advanced Analytics in Viva Engage sono state progettate per aiutare le organizzazioni a comprendere meglio i trend interni e a ottimizzare di conseguenza il coinvolgimento degli utenti.

Advanced Analytics consente infatti di tenere traccia di metriche fondamentali per la comunicazione, come visualizzazioni, reazioni, commenti e condivisioni, fornendo una panoramica chiara sull’efficacia dei contenuti pubblicati in Storyline, Campaigns e Leadership Corner.

L’obiettivo è di riuscire a identificare con precisione non solo cosa funziona, ma anche come migliorare i contenuti meno considerati dal pubblico aziendale, aumentando così il coinvolgimento complessivo dell’organizzazione.

A questo proposito, un punto di forza di Advanced Analytics consiste nella segmentazione dei dati. Di fatto, è possibile analizzare l’engagement per gruppi, team o ruoli specifici, evidenziando eventuali aree che richiedono maggiore attenzione. Per esempio, un team con un livello di partecipazione più basso può essere oggetto di iniziative mirate, mentre i contenuti di maggiore successo possono essere replicati per rispondere alle esigenze e agli interessi dei colleghi.

Tuttavia, l’analisi non si limita ai numeri: i dati raccolti aiutano a individuare il tipo di contenuti che generano più interesse o il momento migliore per pubblicarli. Inoltre, consentono di valutare l’allineamento delle comunicazioni con i valori e gli obiettivi aziendali.

Metriche per l'engagement in Viva Engage

Viva Engage e Copilot: cosa riserva il futuro?

Microsoft continua a ridefinire il concetto di social networking in azienda e l’introduzione di Copilot in Viva Engage rappresenta un passo avanti decisivo in questa direzione. Annunciato nel marzo 2024 come parte delle novità della suite di Microsoft Viva e reso disponibile da luglio dello stesso anno, Copilot integra ora l’intelligenza artificiale nell’esperienza di Viva Engage per semplificare la comunicazione interna.

Prima di tutto, per accedere a queste nuovissime funzionalità basate sull'AI, le aziende devono disporre di un licensing che includa Viva Engage - licenze che abbiamo visto all'inizio della nostra panoramica - insieme alla licenza aggiuntiva per Microsoft 365 Copilot.

Una volta verificato che il proprio abbonamento soddisfi i requisiti, gli amministratori IT possono abilitare Copilot dal Microsoft Admin Center, configurandolo per gruppi specifici di utenti. Dopo l'attivazione, Copilot sarà accessibile tramite Microsoft Teams, dove si integra con le funzionalità di Viva Engage, come Community, Storyline e Q&A.

Parlando delle funzionalità di Viva Engage, Copilot fornisce un valido supporto agli utenti per creare rapidamente contenuti coinvolgenti per il pubblico aziendale. Inoltre, l’AI fornisce insight preziosi sulle interazioni all’interno delle community, suggerendo modi per aumentare la partecipazione dei colleghi e identificando argomenti di interesse che potrebbero essere approfonditi in post futuri.

I leader aziendali, in particolare, possono utilizzare Copilot per creare comunicazioni e campagne mirate oppure per rispondere tempestivamente alle domande più frequenti, poste all'interno delle community, del Leadership Corner o durante un evento live.

La combinazione tra l'intelligenza artificiale e le dinamiche di un moderno social network permette di creare un ambiente digitale in cui le informazioni circolano in modo fluido e le interazioni si trasformano in valore concreto per l’organizzazione. Una svolta per tutte le aziende che vogliono usare la tecnologia per migliorare non solo i processi, ma anche la connessione tra le persone.

Cos'è Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage è un modulo della suite Microsoft Viva progettato per creare un social network interno all'azienda. Facilita la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti attraverso community tematiche e strumenti di condivisione.

Quali sono le principali funzionalità di Microsoft Viva Engage?

Le principali funzionalità di Microsoft Viva Engage includono community tematiche, aggiornamenti in stile social media chiamati Storyline e un Leadership Corner per la comunicazione diretta tra il management e i dipendenti.

In cosa differisce Microsoft Viva Engage da Yammer?

Microsoft Viva Engage eredita le funzionalità di Yammer, ma introduce novità come le Storyline e il Leadership Corner, offrendo un'esperienza più moderna e integrata con gli altri moduli di Microsoft Viva.

Come si accede a Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage è disponibile come app all'interno di Microsoft Teams. Gli utenti possono accedervi direttamente da Teams, facilitando l'integrazione con gli strumenti di lavoro quotidiani.

Quali sono i requisiti di licenza per utilizzare Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage è incluso nelle licenze Microsoft 365 che comprendono Yammer. Per accedere a funzionalità avanzate, potrebbe essere necessario disporre di licenze specifiche della suite Microsoft Viva.

Come supporta Microsoft Viva Engage la cultura aziendale?

Microsoft Viva Engage promuove una cultura aziendale partecipativa attraverso strumenti che facilitano la condivisione di idee, feedback e aggiornamenti tra tutti i membri dell'organizzazione, indipendentemente dal ruolo o dalla posizione.

Quali sono le novità in arrivo per Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage integrerà funzionalità basate sull'intelligenza artificiale, come Microsoft 365 Copilot, per migliorare l'esperienza utente e offrire strumenti più efficaci per la comunicazione e la collaborazione.

Come si integra Microsoft Viva Engage con altri strumenti di Microsoft 365?

Microsoft Viva Engage si integra perfettamente con strumenti come SharePoint, Teams e Outlook, offrendo un'esperienza unificata e facilitando l'accesso alle informazioni e la collaborazione tra i dipendenti.

È possibile utilizzare Microsoft Viva Engage su dispositivi mobili?

Sì, Microsoft Viva Engage è accessibile tramite l'app mobile di Microsoft Teams, permettendo ai dipendenti di rimanere connessi e aggiornati anche in mobilità.

Come posso iniziare a utilizzare Microsoft Viva Engage nella mia organizzazione?

Per iniziare a utilizzare Microsoft Viva Engage, assicurati che la tua organizzazione disponga delle licenze Microsoft 365 appropriate. Successivamente, puoi accedere a Microsoft Viva Engage tramite Microsoft Teams e iniziare a creare o partecipare alle community pertinenti.