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SharePoint App: come usare la intranet da mobile

Aprite, leggete, ascoltate, postate.

Parlate con le persone della vostra rete e trovate nuovi contatti.

Informatevi sulle novità locali e più discusse.

Recuperate documenti importanti on-the-go.

Questa è la vostra intranet SharePoint mobile.

Scoprite tutti i dettagli in questo articolo!

SharePoint App:
cos’è e a cosa serve

Da qualche anno, Microsoft sta investendo nello sviluppo di soluzioni pratiche e intuitive per rendere ancora più facile l’uso dei suoi strumenti.

Tra i prodotti meglio riusciti, troviamo l’app per dispositivi iOS e Android basata su SharePoint.

L’app è stata creata per risolvere un problema diffuso nel mondo aziendale, ovvero quello di poter accedere alle risorse, ai servizi e ai contenuti corporativi in qualunque luogo, dalla macchinetta del caffè alla stanza affittata per la trasferta del momento.

Che siate in treno o in vacanza - per voi, workaholic -, potrete sempre tenervi aggiornati sulle ultime news, parlare con i vostri colleghi e colleghe preferiti oppure semplicemente sfogliare siti, pagine, librerie e contenuti.

Non si sa mai che troviate qualcosa di utile per quando sarete in ufficio!

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Quali sono le principali funzionalità dell’app di SharePoint

Incominciamo col dire che l’app mobile di SharePoint risponde a 5 esigenze precise:

  1. Sfogliare i siti aziendali e le pagine della intranet con un semplice gesto della mano.
  2. Rimanere in contatto con colleghi e colleghe come si fa con amici e parenti.
  3. Leggere, commentare e postare news durante i viaggi da pendolare o trasfertista.
  4. Recuperare o creare file senza essere vincolati a un tavolo e a una sedia.
  5. Accedere ai servizi per i dipendenti dal proprio smartphone.

Converrete che riuscire a organizzare ogni aspetto della propria vita professionale con una singola app sia fantascienza.

E effettivamente è così, ma gli sforzi di Microsoft puntano in questa direzione e l’app di SharePoint possiede già le funzionalità necessarie per raggiungere la meta.

Ma quali sono queste funzionalità?

Ve le presentiamo qui di seguito.

SharePoint App: la sezione Feed

La prima funzionalità da esplorare è quella relativa al Feed.

Il Feed è la sezione che trovate generalmente nella pagina principale di un sito web o di un social media. Qui, potete scorrere e visualizzare i contenuti che vengono regolarmente aggiunti nei siti a cui siete iscritti.

In sostanza, si tratta di una vetrina che propone notizie, discussioni e post costantemente aggiornati e, possibilmente, personalizzati secondo gli interessi dell’utente.

Nell’app di SharePoint, potete entrare in questa sezione informativa dal tab in basso al centro, chiamato "Find".

Al suo interno, trovate quindi non solo i contenuti postati nei siti di cui siete membri, ma anche le news, le conversazioni e le risorse più affini alle vostre ricerche nella intranet.

Vediamo però nel dettaglio come vengono organizzati questi contenuti nell’app:

  • Accessi rapidi.

In questa area, trovate i post, i file e le persone in azienda che avete visualizzato più di recente.

Potete così ritrovare i link più utili per il vostro lavoro sempre in testa al Feed.

  • Siti popolari.

Il numero di visualizzazioni è importante per qualunque piattaforma social e l’app di SharePoint non fa eccezione.

I suoi siti - e la intranet in particolare - nascono per rendere più fluida la comunicazione tra le persone di una stessa azienda.

Per questo motivo, l’app mette in risalto i siti più visitati dalla vostra rete e vi propone le pagine nelle quali potreste iniziare una discussione o scoprire servizi e strumenti nuovi.

  • Contatti.

Per conoscere meglio il vostro ambiente di lavoro, per trovare chi può aiutarvi oppure per mandare un messaggio alle colleghe e ai colleghi preferiti, questa area sarà il vostro punto di riferimento.

Qui, troverete una breve lista espandibile con i nomi, la foto e il ruolo di ogni singola persona che compone l’organigramma aziendale.

Divertitevi a sfogliare questa mini-rubrica e a trovare la persona giusta per qualunque occasione.

  • Collegamenti in primo piano.

Gli admin della intranet possono scegliere se e quali link mettere a portata di mano di tutti gli utenti.

In questa area, troverete di conseguenza i collegamenti che la vostra azienda considera importanti, andando dal report annuale fino alla pagina del prossimo webinar corporativo.

Prestateci attenzione, perché questi link tendono a cambiare nel tempo.

  • Ricerca.

Ovviamente, nessun Feed è infallibile.

Se non doveste trovare ciò che vi serve tra i contenuti proposti, potete sempre usare la barra di ricerca posta in alto nella schermata.

La ricerca nell’app di SharePoint vi consente di recuperare contatti, file, siti e pagine presenti in tutto lo spazio di Microsoft 365.

Questo perché alla base della piattaforma vi è l’archiviazione nel cloud Microsoft, che vi permette di raggiungere i contenuti archiviati nel vostro OneDrive aziendale.

Comodo, no?

Sezione Feed nell’app di SharePoint

Sezione Feed nell’app di SharePoint

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SharePoint App: la sezione Notizie

Arriviamo ora alla seconda funzionalità dell’app di SharePoint: le Notizie.

Come anticipa il nome, questa sezione contiene gli ultimi post pubblicati dai siti seguiti dall’utente. Ma non solo.

Le notizie mostrate provengono anche dai siti e dalle pagine suggeriti dal sistema in base alle azioni compiute nell’app. Per esempio, un’azione potrebbe essere quella di visitare con frequenza un determinato sito oppure visualizzare pagine di contenuto legate a un tema specifico.

Dunque, anche questa sezione segue il modello semi-personalizzato del Feed e cerca di proporre contenuti che, seppur non strettamente legati ai progetti e al dipartimento dell’utente, potrebbero comunque essere utili.

Cliccando sul titolo di un post, arriverete all’articolo integrale, completo di web part interattive, immagini e documenti correlati.

In questo modo, l’esperienza utente non sarà di qualità inferiore rispetto alla normale navigazione della intranet.

L’unica differenza con la versione web di SharePoint riguarda l’interazione con i post.

Da un lato, l’app vi permette di creare e pubblicare notizie, aggiungere reazioni come i “Mi piace” e lasciare commenti – se questi sono abilitati – .

Dall’altro, tuttavia, non potrete modificare o eliminare una notizia una volta pubblicata. Per farlo, dovrete accedere alla intranet dal vostro pc.

Una piccola scocciatura, ma che viene più che ripagata dalla comodità di rimanere aggiornati su tutto ciò che succede in azienda dal vostro divano.

 

Se volete imparare a usare la web part Notizie, date un’occhiata al nostro articolo su come scrivere una newsletter con SharePoint Online.

 

Sezione Notizie nell’app di SharePoint

Sezione Notizie nell’app di SharePoint

SharePoint App: la sezione Me

Eccoci alla fine del nostro percorso.

L’ultima funzionalità di cui vogliamo parlarvi oggi è la sezione Me.

Questa è l’area personale dell’utente, dove vengono raccolti i contenuti salvati, le persone contattate e i file usati di recente.

Potremmo definirla un’estensione dell’area Accessi Rapidi presente nel Feed, ma sarebbe davvero riduttivo.

Come detto, infatti, qui potete trovare gli articoli che avete intenzione di leggere in un secondo momento e le risorse frequenti che avete utilizzato recentemente nell’app.

Di conseguenza, SharePoint mette a vostra disposizione il materiale per cui avete mostrato maggior interesse e che sarebbe quindi comodo da avere a portata di mano per il futuro.

Inoltre, potete vedere e modificare il vostro profilo, caricando una foto e indicando il vostro ruolo in azienda accanto al nome.

Vi presenterete così alla vostra rete di contatti e alle persone che vi troveranno nell’organigramma aziendale: scegliete quindi ogni dettaglio con cura!

 

Se volete saperne di più sulla piattaforma alla base di questa app, leggete il nostro articolo su SharePoint e le sue 7 funzionalità fondamentali.

 

Sezione Me nell’app di SharePoint

Sezione Me nell’app di SharePoint

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software con elevate competenze verticali sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet e gestisce l'aspetto tecnico di molti progetti che realizziamo per i nostri clienti.

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