Perché scegliere SharePoint per creare la intranet?

Perché scegliere SharePoint come intranet aziendale?

Sempre più aziende si ritrovano a dover gestire processi sempre più complessi, tanto a livello operativo quanto in termini di comunicazione e collaborazione tra le parti coinvolte.

La intranet aziendale nasce proprio come soluzione a questi problemi, perché è capace di fornire alle persone in azienda un unico spazio dove reperire documenti, condividere idee e gestire le attività condivise con i colleghi.

Oltre a ridurre le inefficienze legate allo scambio di informazioni tramite email, o altri canali tradizionali disconnessi tra loro, una intranet rende più fluida la gestione della conoscenza, consentendo agli utenti di recuperare, accedere e aggiornare i dati di cui hanno bisogno senza perdere tempo in ricerche e senza dover dipendere da altre persone.

Adottare una intranet significa anche permettere all’azienda di creare un ambiente di lavoro dove team e dipartimenti possono allinearsi facilmente su progetti trasversali, senza più dover rincorrere versioni di documenti, spesso duplicate, presenti negli archivi personali.

Un approccio, quindi, più vantaggioso al lavoro, qualunque sia la dimensione della propria azienda e qualunque sia l'obiettivo da raggiungere, dalla necessità di strutturarsi meglio al desiderio di aumentare il coinvolgimento nelle iniziative e nelle strategie interne.

Quando si pensa a come realizzare una intranet moderna, in grado di soddisfare questi e altri requisiti, bisogna sapere che SharePoint Online ricopre da anni un ruolo centrale nel mercato.

La piattaforma, parte integrante di Microsoft 365, mette a disposizione siti di team e siti di comunicazione, operando in maniera sinergica con altri strumenti progettati per la produttività aziendale, come Microsoft Teams, OneDrive e Outlook. Copre così l'esigenza di fornire non un singolo prodotto, ma un ecosistema unificato tramite cui creare la intranet e il digital workplace.

A differenza di altre soluzioni, SharePoint è nato inoltre con una vocazione enterprise, essendo capace di offrire elevate garanzie di scalabilità e sicurezza.

 

 

SharePoint ha conquistato una posizione di leadership, in parte grazie alle sue capacità per la gestione documentale, che non si limitano alla semplice archiviazione, ma comprendono feature come versioning, co-authoring e controllo granulare dei permessi utente.

Risulta poi particolarmente apprezzato per la varietà di opzioni offerte  con cui personalizzare pagine e siti, oltre che per la relativa semplicità con cui ci si può connettere a tutti i servizi Microsoft 365.

Il collegamento diretto alla Power Platform, ad esempio, permette di automatizzare flussi di lavoro (con Power Automate) e costruire app su misura (con Power Apps), rendendo la intranet una componente attiva nell'ottimizzare i processi interni. Ma non è tutto.

Una intranet basata su SharePoint supporta il lavoro di chi deve organizzare le informazioni e le risorse aziendali. Prima di tutto, la piattaforma consente di modellare siti e raccolte documentali in linea con la struttura dei vari dipartimenti, definendo chiaramente responsabilità e livelli di accesso.

In più, grazie a un motore di ricerca avanzato (ed espandibile attraverso i componenti custom di intranet.ai), riduce la perdita di tempo causata dall'utilizzo di cartelle o archivi poco integrati.

Per le organizzazioni che vogliono rafforzare la cultura interna, SharePoint mette infine a disposizione strumenti come le pagine di notizie, gli eventi live e le community tematiche provenienti da Viva Engage, grazie a cui tutte le persone in azienda hanno la possibilità di interagire come in un comune social network. L'unica differenza è che, ovviamente, l'interazione avviene qui senza pericoli per i dati condivisi.

 

Best practice di Microsoft per usare al meglio la intranet costruita con SharePoint

 

Come accennato poche righe fa, l’ambiente di sviluppo modulare che caratterizza SharePoint consente di aggiungere componenti pronti all’uso o di creare web part personalizzate. Il che garantisce un'elevata flessibilità.

Una intranet, di fatto, deve potersi adattare alle esigenze di un'azienda.

Specialmente quando si tratta di alcuni importanti processi.

La già citata gestione avanzata dei documenti, ad esempio, è un punto cardine di ogni intranet che si rispetti. Non si tratta solo di conservare file in un repository, ma di garantire che le persone possano accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno, con la certezza di lavorare sempre sulla versione più aggiornata di un documento. In un sistema come SharePoint, il versioning integrato e il co-authoring permettono ai team di operare in contemporanea sugli stessi file, riducendo errori e duplicazioni.

Inoltre, la collaborazione viene semplificata dalla possibilità di creare automazioni personalizzate, tracciare le attività e notificare in tempo reale i colleghi sulle modifiche apportate ai documenti condivisi.

Riguardo il coinvolgimento, una intranet dovrebbe integrare funzionalità come feed di notizie e aree di discussione, insieme alla possibilità di "seguire" le conversazioni più rilevanti per i propri interessi.

Ecco che l'integrazione nativa di SharePoint con Viva Engage (l'evoluzione del celeberrimo Yammer) fa sì che tutti gli utenti possano pubblicare aggiornamenti e post, commentare le iniziative in corso e condividere successi o difficoltà con la community per trovare il giusto sostegno. Si crea così un canale informale, ma sicuro, per comunicare, portando a un maggiore senso di appartenenza e di vicinanza alla propria organizzazione.

 

Panoramica di Viva Engage, integrabile con la intranet di SharePoint Online

 

Una intranet moderna dovrebbe dare la possibilità di personalizzare design e contenuti, mantenendo però la coerenza con l’identità visiva e i valori dell’azienda. Grazie alle opzioni di branding, SharePoint consente di impostare temi grafici, loghi e palette colori in modo da valorizzare il brand e rendere più gradevole la navigazione nei suoi siti.

Ma la personalizzazione non si limita all’estetica: può includere la creazione di sezioni e web part dedicate a specifiche aree di interesse, come le risorse umane, gli annunci commerciali o le FAQ dei dipartimenti. Ogni reparto può così gestire la propria "mini home page", impostando contenuti che rispecchiano le esigenze del loro personale.

 

Area dipartimentale nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Sotto l’aspetto della sicurezza, tema fondamentale e quantomai delicato di questi tempi, SharePoint eredita i controllo dell'ecosistema Microsoft 365, tra cui la gestione dei permessi a livello di sito o di singolo file e le policy di Data Loss Prevention finalizzate a prevenire la diffusione di informazioni sensibili all’esterno dell’organizzazione.

Insomma, SharePoint sembra soddisfare qualunque tipo di esigenza.

Tuttavia, e come possiamo ben immaginare, non è l’unica soluzione esistente sul mercato per la creazione di una intranet. Può quindi essere utile confrontare il prodotto di punta di Microsoft con i suoi principali competitor, per capire insieme se SharePoint riesce a eccellere anche quando non si presenta da solo.

SharePoint vs Wordpress

Una volta compreso cosa deve offrire una intranet per essere considerata moderna, molte aziende si pongono un interrogativo: meglio adottare una soluzione come SharePoint Online, focalizzata sia sulla comunicazione che sui processi aziendali, oppure optare per un CMS come Wordpress, noto per la facilità d’uso e la vasta community di sviluppatori?

Il confronto tra le due piattaforme rivela differenze che vanno oltre l’aspetto puramente tecnico, coinvolgendo la gestione dei contenuti, la collaborazione e l’integrazione con altre applicazioni.

Vediamo meglio i dettagli.

Wordpress, nato come sistema di blogging, si è evoluto fino a diventare una delle soluzioni per la gestione dei contenuti più diffuse al mondo.

La sua fortuna risiede nella semplicità di installazione e nella ricca disponibilità di temi e plugin, che consentono di personalizzare l’esperienza utente con un’ampia varietà di feature. Pensando alla intranet, è possibile trasformare Wordpress in un portale aziendale, dove gli utenti possono leggere notizie, scaricare documenti e interagire con alcune aree riservate.

Tuttavia, l’impianto originario di Wordpress, ideato per siti web pubblici, può avere limiti quando si tratta di gestire workflow complessi o permessi granulari per la lettura e la modifica dei file. Anche la gestione della collaborazione tra colleghi potrebbe richiedere l’installazione di plugin, il che comporta un lavoro non insignificante in termini di integrazione e aggiornamento costante.

Inoltre, sebbene esistano estensioni per implementare logiche di gestione documentale, l’architettura di Wordpress non è stata concepita nativamente per integrarsi con un ecosistema di produttività aziendale, come invece accade con Microsoft 365.

 

Dettaglio di un sito creato con Wordpress

 

SharePoint, al contrario, nasce per rispondere alle diverse esigenze aziendali, dalla collaborazione fluida e sicura alla gestione documentale su larga scala. Con le sue liste e raccolte di file, fornisce a ogni reparto un repository centralizzato, in cui applicare versioning, co-authoring e flussi di approvazione secondo le logiche della propria organizzazione.

Dal punto di vista dell’integrazione, offre naturalmente un vantaggio considerevole, visto che è parte integrante di Microsoft 365. Ciò significa che la intranet SharePoint può dialogare, senza uso di plugin o altri collegamenti esterni, con tutte le risorse aziendali, dal repository documentale fino alle applicazioni su Power Platform, dando vita a uno ambiente in cui la condivisione dei dati e l’esecuzione dei processi sono sincronizzate.

 

Esempio di intranet SharePoint creata con intranet.ai

 

Chi sceglie Wordpress come soluzione intranet deve mettere in conto un impegno costante nella configurazione di plugin dedicati alla sicurezza (per evitare attacchi frequenti ai siti) e alla gestione dei permessi. Questi plugin possono mettere a disposizione funzionalità aggiuntive, ma al prezzo di una maggiore complessità di manutenzione.

Inoltre, l’assenza di una integrazione nativa con un sistema di gestione documentale intelligente costringe a introdurre componenti esterni per il versioning e il co-authoring, provocando una frammentazione delle interfacce.

Se Wordpress appare quindi adatto quando si desidera creare un sito web di rappresentanza o un blog interno piuttosto semplice, SharePoint consente di creare una intranet aziendale solidamente integrata con i sistemi più all'avanguardia di produttività, document management e automazione offerti dall’ecosistema Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Passiamo alla seconda alternativa a SharePoint Online: Intranet Connections, una soluzione orientata all’engagement e alla creazione di portali rapidi.

Nella proposta di Intranet Connections, troviamo funzionalità social che puntano a favorire la condivisione di notizie, la pubblicazione di post e la creazione di sondaggi interni. Lo scopo è creare un ambiente user friendly, nel quale i colleghi hanno modo di interagire con i contenuti aziendali in modo intuitivo, senza necessità di competenze tecniche specifiche.

Intranet Connections propone un set di moduli preconfigurati, come il calendario degli eventi, le bacheche di annunci e i repository per le policy interne. Si tratta di componenti che servono per mettere in piedi una intranet in tempi relativamente brevi (in modo simile alla soluzione di intranet.ai), puntando su un layout snello e con un’attenzione particolare alla grafica.

 

Esempio di portale creato con Intranet Connections

 

Tuttavia, nell'esaminare le funzionalità di document management, emerge la vera differenza tra Intranet Connections e soluzioni più complete come SharePoint.

Se Intranet Connections supporta la creazione di spazi di archiviazione e la pubblicazione di file in varie sezioni, la piattaforma non è stata progettata per reggere flussi di approvazione articolati o strutture complesse di permessi sui singoli documenti.

Per le aziende che si basano su documenti soggetti a revisioni continue, o in cui più reparti collaborano contemporaneamente su un medesimo file, la mancanza di funzionalità come il versioning e il co-authoring può costituire un forte limite.

Anche l’integrazione con applicazioni esterne per la produttività risulta meno immediata.

La piattaforma non è infatti pensata per relazionarsi a un ecosistema più ampio (come nel caso di SharePoint con Microsoft 365) e pertanto non offre funzionalità native di editing in tempo reale (come accade tra SharePoint e Teams) né un’armonizzazione automatica delle caselle di posta con i calendari personali (come accade tra SharePoint e Outlook).

Queste lacune penalizzano le aziende che puntano a trasformare la intranet in un hub operativo, dove comunicazione interna e gestione documentale sono strettamente collegate ai processi.

Confrontando i sistemi, notiamo come SharePoint abbia un ventaglio di funzionalità più generoso, specialmente nell’ambito della collaborazione. Si tratta della possibilità di gestire una gerarchia articolata di siti e raccolte documentali, così come di sfruttare appieno proprio l’integrazione nativa con Microsoft 365.

 

Integrazione tra Microsoft Teams e la intranet SharePoint di intranet.ai

 

Se un’azienda desidera garantire workflow di approvazione e co-authoring in tempo reale, SharePoint consente di impostare versionamento automatico, recupero di file precedenti e blocchi di modifica, riducendo drasticamente i conflitti.

Questa impostazione è accompagnata da strumenti di sicurezza come le etichette di riservatezza e l’auditing di azioni critiche, che rafforzano ulteriormente la governabilità della intranet.

Intranet Connections, invece, concentra il proprio valore sulla facilità d’uso in relazione alla comunicazione interna, senza coprire appieno gli scenari più articolati di gestione dei documenti e di automazione delle attività.

Di conseguenza, mentre Intranet Connections può risultare funzionale per creare portali aziendali a scopo informativo, SharePoint permette di scalare l’uso della intranet ben oltre la semplice condivisione di contenuti, trasformandola in un motore di innovazione più collaborativo.

SharePoint vs Drupal

Drupal si colloca fra i sistemi CMS di tipo enterprise più noti e apprezzati, grazie alle ampie possibilità di personalizzazione e alla solidità della community open source che lo sostiene.

La sua reputazione si basa sul fatto di essere un sistema modulare e altamente personalizzabile, in grado di sostenere siti web complessi e applicazioni che richiedono un elevato grado di interattività. Grazie al suo framework flessibile, aziende e istituzioni lo adottano spesso per creare portali di grandi dimensioni, con workflow di pubblicazione ben definiti e un numero considerevole di utenti.

Altro elemento di forza risiede nella capacità di strutturare contenuti basati su tipologie specifiche (content types), a cui si possono associare campi e tassonomie personalizzate.

Queste caratteristiche fanno sì che Drupal sia considerato un CMS "enterprise-ready", particolarmente adeguato per progetti orientati alla comunicazione con il pubblico esterno o per piattaforme che richiedono sviluppi custom significativi.

Ma se da un lato l’approccio open source offre libertà e controllo sul codice, dall’altro implica responsabilità maggiori nella gestione di sicurezza, patch e aggiornamenti periodici. In molti casi, le aziende devono costituire un team dedicato o affidarsi a partner specializzati per garantire il mantenimento dell’infrastruttura e la corretta integrazione con altri servizi.

Quando si passa al campo delle intranet, Drupal mantiene alcuni vantaggi legati alla sua natura flessibile. Ad esempio, risulta relativamente semplice sviluppare funzionalità custom per le esigenze di un reparto oppure integrare single sign-on con sistemi di autenticazione aziendali.

Inoltre, la vasta disponibilità di moduli consente di aggiungere componenti social o di creare workflow di approvazione, sebbene spesso ciò richieda l’uso combinato di più plugin e un adattamento non banale.

 

Esempio di portale creato con Drupal

 

Tuttavia, rimanendo nel contesto di una intranet, la necessità di collaborare in tempo reale con i colleghi e di gestire un volume massiccio di informazioni possono far emergere alcuni limiti.

Drupal non fornisce di default lo stesso livello di controllo e strutturazione offerto nativamente da SharePoint Online. Anche la creazione di un ecosistema strettamente integrato con posta, calendario e strumenti di videoconferenza non è immediata: molte volte occorre sviluppare connettori custom o affidarsi a moduli di terze parti.

Nel momento in cui gli utenti si aspettano esperienze intuitive e integrate, investire tempo e risorse per cucire insieme i moduli di Drupal può rivelarsi meno efficace rispetto a una piattaforma che nasca già con l’obiettivo di coordinare file, calendari e flussi di lavoro in un unico sistema.

 

Riunire comunicazioni, eventi e servizi nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

In confronto a Drupal, SharePoint si pone come un ambiente già predisposto per la collaborazione, potendo contare sulla stretta correlazione con Microsoft 365. Il cuore di tale differenza è dato dalla gestione documentale e dalla possibilità di orchestrare processi trasversali.

Un’azienda non deve quindi sviluppare da zero le funzionalità di base per la collaborazione, perché esistono già tutti i mattoncini necessari per creare intranet mirate alle esigenze di qualunque progetto, senza dover ricorrere a un elevato numero di integrazioni esterne.

Dal punto di vista della sicurezza e della compliance, poi, SharePoint si avvantaggia delle soluzioni offerte a livello di tenant, tra cui la classificazione dei dati in Microsoft 365, i log di auditing e le etichette di riservatezza che non dipendono da sviluppi custom, ma che fanno parte della piattaforma cloud.

Scegliere SharePoint significa infatti usufruire di un sistema as-a-service nella sua versione online, delegando a Microsoft la responsabilità dell’infrastruttura, dell’aggiornamento del software e del mantenimento della sicurezza a livello di data center. Con Drupal, soprattutto nelle installazioni on-premise, l’azienda deve gestire in prima persona server, patch e backup.

SharePoint vs Confluence

Confluence di Atlassian è un’alternativa piuttosto diffusa, specialmente tra le aziende che utilizzano Jira e altri strumenti della stessa suite.

Tuttavia, quando si confronta con SharePoint Online, emergono alcune differenze significative, sia in termini di funzionalità che di integrazione con l’ecosistema aziendale.

La scelta tra le due piattaforme dipende, come sempre, dagli obiettivi organizzativi e dalla necessità di coniugare gestione documentale, collaborazione e governance centralizzata.

Ma partiamo con una breve introduzione: Confluence è una piattaforma pensata per la creazione e la condivisione di documentazione interna. La sua interfaccia wiki-based favorisce la produzione collaborativa di contenuti, consentendo ai team di scrivere, modificare e organizzare pagine in uno spazio condiviso.

 

Esempio di hub creato con Confluence

 

Quando si tratta di creare una intranet più articolata, ecco che Confluence mostra importanti limitazioni. Il suo modello di gestione documentale è basato su spazi e pagine, ma non offre un sistema di archiviazione strutturato come quello di SharePoint.

Inoltre, mentre Confluence si integra bene con Jira e Trello, manca di un collegamento nativo con strumenti di produttività come Outlook, Teams ed Excel, il che può causare scomode e rischiose frammentazioni nel flusso di lavoro.

D’altro canto, SharePoint nasce con un focus su collaborazione e gestione documentale. Ogni reparto può disporre di un sito personalizzato, con raccolte documentali in cui i file sono tracciati, organizzati e protetti attraverso regole di sicurezza definite a livello aziendale.

L’integrazione nativa con Microsoft 365 permette di centralizzare informazioni e attività nella intranet e di consentire agli utenti di muoversi liberamente all'interno di un ecosistema sinergico.

Il che implica poter lavorare sui documenti direttamente da Teams, avviare flussi di lavoro automatizzati con Power Automate e accedere a report dinamici tramite Power BI.

Un altro aspetto da considerare è l’approccio alla governance dei contenuti.

Confluence si basa su una gestione decentralizzata, lasciando agli utenti un’ampia libertà nella creazione e organizzazione delle pagine, con la conseguenza di accumulare disordinatamente le informazioni nel tempo. SharePoint, invece, consente di definire policy di archiviazione e di classificazione, assicurando una governance più efficace e riducendo il rischio di proliferazione incontrollata di contenuti e dati duplicati.

 

Gestione documentale integrata nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

In breve, Confluence rimane una buona soluzione per la gestione della documentazione collaborativa, anche se SharePoint offre un ecosistema più ampio e strutturato in grado di rispondere alle esigenze di un’azienda che vuole integrare intranet, gestione documentale e collaborazione in un’unica piattaforma.

La scelta dipende dalle proprie necessità: se l’obiettivo è centralizzare i flussi di lavoro e consolidare la governance dei dati, SharePoint è sicuramente la soluzione più completa e scalabile.

SharePoint vs Happeo

Happeo si è affermato come una delle principali alternative per la creazione di una intranet, proponendosi come soluzione social-oriented progettata per integrarsi con Google Workspace.

Il confronto con la soluzione di Microsoft 365 presenta comunque un diverso contatto con la comunicazione e la gestione documentale, offrendo spunti interessanti per le aziende che devono scegliere la soluzione più adatta per il proprio digital workplace.

Partendo da Happeo, si tratta di una piattaforma che punta sulla semplicità d’uso e sull’interazione tra colleghi. Il suo design ricorda quello di un social network, con feed di notizie, canali di discussione e strumenti di engagement pensati per migliorare la comunicazione interna.

Grazie alla stretta integrazione con Google Workspace, Happeo permette di accedere rapidamente a Drive, Gmail e Google Calendar, facilitando la condivisione di documenti e la collaborazione in tempo reale.

 

Dettaglio di un portale HR creato con Happeo

 

Se però da un lato questa impostazione rende Happeo un’ottima scelta per le aziende che cercano una intranet focalizzata sulla comunicazione, dall’altro emergono alcune limitazioni per chi ha bisogno di un sistema strutturato di gestione documentale.

A differenza dell'offerta Microsoft, Happeo non presenta un repository intelligente con funzionalità di versioning, permessi granulari e flussi di lavoro personalizzati. La sua architettura si adatta bene a scenari in cui la priorità è la condivisione di informazioni, ma risulta meno efficace per chi deve gestire processi documentali complessi dove è necessario garantire la sicurezza e un controllo rigido dei dati.

SharePoint Online, invece, nasce come piattaforma completa per la creazione della intranet e del digital workplace integrato, combinando collaborazione, gestione documentale e automazione dei processi con forti capacità di personalizzazione e scalabilità.

Happeo è progettato per offrire un’esperienza semplice e immediata, con un’interfaccia che si ispira ai social network più comuni, la sua capacità di personalizzazione risulta più limitata. Le aziende possono creare spazi per i team e organizzare la comunicazione interna, ma le opzioni per strutturare il document management e automatizzare i flussi di lavoro sono ridotte. Inoltre, l’architettura di Happeo è strettamente legata a Google Workspace, il che la rende meno flessibile per chi si appoggia ad altri ecosistemi (come Microsoft 365).

Mentre SharePoint permette di modellare la intranet in base alle esigenze, sia a livello di contenuti che di automazione. Grazie a web part flessibili, siti dedicati a comunicazione e lavoro in team, e all’integrazione con Power Platform, è possibile creare un ambiente dinamico con funzionalità specifiche per l'intera organizzazione e per i singoli dipartimenti.

Inoltre, il supporto per Microsoft Graph e SharePoint Framework consente di sviluppare estensioni su misura, integrando la intranet con i software CRM, ERP e di altre tipologie, anche di terze parti, già in uso in azienda.

 

Organizzare contest e sessioni di brainstorming nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Anche il modello di pricing può influenzare la scelta.

Happeo adotta una struttura di licenze basata sul numero di utenti e sulle funzionalità incluse, risultando interessante per le aziende che cercano una soluzione agile.

Per chi già utilizza Microsoft 365, SharePoint è la scelta più vantaggiosa, essendo incluso nelle licenze senza costi aggiuntivi per le funzionalità intranet.

Per riassumere, Happeo rappresenta una valida alternativa per le aziende che danno priorità alla comunicazione interna e all’interazione tra colleghi, ma non è una soluzione pensata per una gestione documentale strutturata o per l’integrazione avanzata con altri processi aziendali.

SharePoint, invece, si distingue per la sua capacità di fornire una intranet completa e scalabile, dove collaborazione, sicurezza e governance sono perfettamente integrate in un unico ecosistema.

SharePoint vs Jive

Jive si è posizionata come soluzione intranet focalizzata sulla social collaboration, puntando su dinamiche di interazione che favoriscono la condivisione di conoscenze e il coinvolgimento delle persone in azienda.

Nel confronto con la soluzione di Microsoft 365, emergono però differenze che vanno oltre il semplice approccio alla comunicazione interna, per toccare aspetti come la gestione documentale, la sicurezza e l’integrazione tra processi e sistemi esterni.

Iniziando da una breve panoramica, possiamo definire Jive come una piattaforma pensata per rendere più fluido lo scambio di informazioni all’interno di un’organizzazione, adottando un’interfaccia simile ai social media.

Attraverso gruppi di discussione, microblogging e un sistema di feed in tempo reale, consente agli utenti di collaborare in un ambiente informale, riducendo la dipendenza da canali di comunicazione interna più tradizionali, come le classiche mail. Un'impostazione che la rende particolarmente adatta per rafforzare la comunicazione orizzontale tra i team aziendali.

 

Dettaglio di un portale HR costruito con Jive

 

Tuttavia, anche in questo caso, quando si entra nel campo della gestione documentale, Jive mostra alcune lacune rispetto a SharePoint Online.

Il suo sistema di archiviazione è basato su post e discussioni, il che facilita la creazione di contenuti condivisi, ma rende più difficile il mantenimento di repository ben organizzati e la gestione di versioni multiple di uno stesso documento.

L’assenza di un sistema gerarchico dei permessi rappresenta poi un limite importante per gestire i dati aziendali, non potendo contare su un controllo granulare degli accessi.

Un altro aspetto distintivo è l’integrazione con l’ecosistema Microsoft 365:

• Jive si presenta come una piattaforma indipendente, che richiede connettori specifici per interagire con strumenti aziendali esterni;
• SharePoint è parte di un ecosistema unificato, in cui documenti, chat, riunioni e attività di progetto sono interconnessi.

Ciò fa sì che la intranet SharePoint svolga il ruolo di hub operativo, offrendo agli utenti la possibilità di accedere agli strumenti, alle risorse e alle informazioni di cui hanno bisogno senza dover passare continuamente da un’applicazione all’altra.

Anche sul fronte della reportistica, SharePoint si integra con prodotti come Power BI per consentire di monitorare l’utilizzo della intranet, analizzare i flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Jive, pur offrendo funzionalità di engagement tracking, non dispone dello stesso livello di personalizzazione e gestione delle analisi dati.

 

Monitorare le attività degli utenti nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Chiudiamo ancora una volta questo breve confronto con l'affermare che la scelta tra SharePoint e Jive dipende sempre dalle proprie esigenze. Se l’obiettivo è rendere la comunicazione interna più informale, Jive può rappresentare una soluzione valida.

Per le aziende che necessitano di una intranet completa, in grado di gestire contenuti in modo strutturato, integrare strumenti di produttività e garantire elevati standard di sicurezza, pur offrendo funzionalità specifiche per il coinvolgimento, SharePoint si conferma la scelta più adeguata.

FAQ sul perché scegliere SharePoint per la intranet aziendale

Perché scegliere SharePoint per costruire una intranet?

SharePoint è una piattaforma completa, parte di Microsoft 365, pensata per supportare la comunicazione, la collaborazione e la gestione documentale. Consente di creare una intranet sicura, scalabile e integrata con tutti gli strumenti aziendali più utilizzati.

In cosa SharePoint è meglio di WordPress per creare una intranet?

WordPress richiede plugin esterni per gestire documenti e permessi, e non si integra nativamente con Microsoft 365. SharePoint offre queste funzionalità in modo nativo, riducendo la complessità tecnica e migliorando l'efficienza.

SharePoint è una scelta più completa rispetto a Intranet Connections?

Sì. Intranet Connections punta sulla comunicazione interna, ma non gestisce documenti in modo strutturato. SharePoint supporta versioning, co-authoring, flussi di lavoro e sicurezza avanzata, rendendolo adatto a scenari più complessi.

Cosa offre SharePoint che Drupal non ha?

Drupal è flessibile ma richiede sviluppo custom e gestione manuale dell’infrastruttura. SharePoint, in quanto soluzione SaaS, fornisce un ambiente già pronto all’uso, con sicurezza, automazioni e integrazione completa in Microsoft 365.

Quando scegliere SharePoint invece di Confluence?

Confluence è utile per la documentazione, ma non offre funzionalità avanzate di gestione documentale o integrazione con Teams, Outlook e Power BI. SharePoint, invece, consente di gestire contenuti, comunicazione e collaborazione in un unico ambiente.

SharePoint è più potente di Happeo?

Happeo è orientato alla comunicazione e si integra con Google Workspace, ma non offre un sistema documentale avanzato. SharePoint unisce comunicazione, automazione, sicurezza e personalizzazione in un’unica piattaforma aziendale.

Perché preferire SharePoint a Jive?

Jive si concentra su dinamiche social, ma manca di strumenti per la gestione documentale avanzata e l’integrazione nativa con altri strumenti aziendali. SharePoint consente di creare un digital workplace integrato, strutturato e sicuro.

SharePoint è adatto solo alle grandi aziende?

No. SharePoint è una piattaforma scalabile, adatta anche a PMI. Può essere adottata gradualmente e cresce con l’organizzazione, sfruttando le licenze Microsoft 365 già disponibili senza costi extra per la intranet.

Quanto è personalizzabile una intranet su SharePoint?

Molto. SharePoint consente di personalizzare layout, branding, contenuti e funzionalità. È possibile creare aree dipartimentali, usare web part dedicate e integrare applicazioni personalizzate tramite Power Platform.

È sicuro usare SharePoint come intranet aziendale?

Sì. SharePoint eredita tutti i sistemi di sicurezza di Microsoft 365, inclusi controllo degli accessi, auditing, etichette di riservatezza e Data Loss Prevention. È progettato per proteggere i dati sensibili e garantire la compliance.