SharePoint templates: la galleria di modelli per i vostri siti aziendali

Dovete creare un nuovo sito aziendale o una pagina di contenuto, ma non sapete da dove iniziare?

In questo articolo, troverete tutto ciò che c'è da sapere sui modelli di SharePoint Online: dai template per l'organizzazione di eventi a quelli per le conversazioni della community aziendale.

Quali sottositi permette di creare SharePoint Online

Per semplificare la creazione dei portali aziendali, Microsoft ha progettato una galleria di modelli.

Configurati con specifici snippet di contenuto, layout di pagina e web part, questi modelli sono altamente flessibili e possono essere personalizzati in ogni loro parte.

L'utente che si occupa di creare un sito potrà scegliere e applicare il template più affine alle proprie esigenze per funzionalità e contenuti.

Una volta applicato il modello, potrà poi effettuare tutte le personalizzazioni che SharePoint mette a disposizione.

L'obiettivo non è quindi quello di fornire un sito rigido e preconfezionato, ma piuttosto di offrire una base di partenza facilmente modellabile.

Come se fosse argilla nelle vostre mani.

Dopo questa breve introduzione, vediamo brevemente i template che possiamo trovare nella vasta collezione di SharePoint.

I sottositi del sito di comunicazione SharePoint

Come abbiamo visto, il Communication site è il sito di default per rispondere alle variegate necessità di comunicazione di un'azienda.

Pensato per condividere notizie, aggiornamenti e report, questa tipologia di sito è caratterizzata da una grafica accattivante come fosse la vetrina di un negozio.

E come una vetrina, si adatta a diverse esigenze dando così vita a siti particolari che si distinguono per forma e funzionalità.

Di seguito, elenchiamo i più utilizzati:

• Sito di dipartimento.

Come indica il nome stesso, questo modello serve per realizzare il portale di un dipartimento o di una sede aziendale.

Per farlo, mette a disposizione web part news pensate per esaltare il team e le peculiarità di ciascun dipartimento.

• Leadership connection site.

Questo modello ha l'obiettivo di connettere il management con i membri dei team aziendali.

Per questo motivo, inserisce automaticamente la web part di conversazione in Yammer, il famoso social network aziendale interno.

• Sito di onboarding.

Questo template è stato realizzato per le risorse umane di un'azienda.

Il suo scopo è di permettere all'HR team di guidare i nuovi colleghi e colleghe attraverso il delicato processo di onboarding.

Con le sue funzionalità integrate, sarà quindi più facile introdurre le nuove leve alle persone, la mission e i valori aziendali.

I sottositi del sito di team SharePoint

Questa categoria è stata pensata per centralizzare e condividere risorse tra i membri di un team aziendale.

Una delle caratteristiche distintive dei siti di team è infatti quella di connettersi a gruppi Microsoft 365 già esistenti, così da espandere l'ambiente di lavoro digitale in cui opera un gruppo.

Di seguito, vi mostriamo i sottositi di team più popolari:

• Sito di project management.

Questo template è stato creato per semplificare la gestione di un progetto.

Per farlo, mette a disposizione dei team aziendali uno spazio dove condividere aggiornamenti, raccogliere note di riunione e conservare documenti.

• Sito di organizzazione eventi.

Come anticipa il nome, questo modello si focalizza sul coordinamento e sulla pianificazione di eventi e iniziative aziendali.

In particolare, permette di mettere in rilievo le scadenze e le risorse principali relative a ciascun evento.

• Sito di formazione del team.

Modello progettato per la formazione e la crescita professionale degli employees.

Fornisce un'interfaccia semplice nella quale è possibile caricare i contenuti formativi che l'azienda vuole mettere a disposizione delle sue persone.

Potremmo definirlo il portale di e-learning dei team aziendali.

Come personalizzare un modello di pagina SharePoint

Se è la prima volta che usate SharePoint Online, la prima cosa da fare è assicurarvi di avere le giuste autorizzazioni per creare nuove pagine.

Una volta ottenute, avrete a disposizione 3 possibilità:

• Pagina vuota.

Una tela bianca su cui potete lavorare da zero.

• Basic text. 

Una pagina di base a due colonne che propone esempi di formattazione del testo.

• Visual.

Un modello visivamente attraente con focus su immagini e grafiche complementari al testo.

Per utilizzare una vostra pagina personalizzata come modello, è necessario prima crearla e salvarla.

Di seguito, vi esporremo brevemente i passaggi da seguire.

Per approfondire, vi consigliamo di leggere la nostra mini guida su come creare una news aziendale brandizzata.

Un'enfasi speciale è dedicata proprio a come creare e salvare il proprio modello personalizzato di pagina notizie.

Riprendendo il nostro discorso, passiamo dunque agli step principali.

Come realizzare il vostro page template personalizzato in 3 step

• Aprite la pagina che desiderate utilizzare come base per il vostro modello.
  
  
• Aggiungete o modificate le web part e il loro contenuto.
  
  
• Cliccate sulla freccia accanto a "Salva" nella parte superiore della pagina e selezionate "Salva come modello".

Come usare il vostro page template personalizzato

• Selezionate "Pagina" o "Post notizie" nella parte alta della barra di navigazione per avviare un nuovo contenuto.
  
  
• Scegliete il vostro modello personalizzato, salvato in precedenza.
  
  
• Aggiornate il contenuto del modello e adattate il suo layout spostando le web part, se necessario.
  
  
• Al termine della modifica, cliccate su "Salva" per poter continuare i lavori in un secondo momento.
  
  
• Se invece siete pronti a far conoscere al pubblico aziendale il vostro prodotto, cliccate su "Pubblica".

I nostri consigli per creare ottimi template personalizzati

Un design semplice e capace di rispecchiare l'identità della vostra organizzazione è essenziale per una intranet o un qualunque sito aziendale.

Tuttavia, la nostra attività di consulenti Microsoft e SharePoint ci ha portati innumerevoli volte a mettere le mani su intranet eccessivamente brandizzate (sì, è possibile esagerare) o completamente anonime.

Per questo motivo, abbiamo deciso di concludere l'articolo con le best practices più importanti da applicare ai vostri modelli SharePoint.

Per approfondire questa tematica, vi rimandiamo al nostro articolo sull'arte dello storytelling.

Imparandola, potrete costruire comunicazioni efficaci e coinvolgenti per il pubblico della vostra intranet.

Nel frattempo, ecco le nostre best practices per un'ottima comunicazione digitale aziendale:

• Assicuratevi di valorizzare nome e logo della vostra azienda in ogni pagina sito (specialmente nella home page).
  
  
• Usate la palette aziendale in modo costante e coerente.

Evitate l'effetto arcobaleno, ma cercate di mettere in risalto i vostri colori nelle zone più strategiche del sito e delle sue pagine.

• La barra di ricerca deve essere sempre accessibile e facile da trovare.

Se volete passare al livello successivo, vi consigliamo di integrare le funzionalità di AI nella ricerca.

• La navigazione deve essere intuitiva.

Evitate di annidare informazioni e contenuti, soprattutto quelli più rilevanti per gli employees.

Ricordate che il sito aziendale è fatto per loro e per le loro esigenze.

• Tenete a mente gli schemi di lettura e visualizzazione di lettori e lettrici digitali per struttura il layout di siti e pagine.

Ve ne parliamo sempre qui.

• Non dimenticate il coinvolgimento.

Cercate di inserire nelle vostre narrazioni testuali e grafiche contenuti interattivi come caroselli e video, o anche quiz e sondaggi.