Bedriftstrening: Hvordan administrere det med Microsoft 365

Bedriftstrening: fordeler og typer

Man slutter aldri å lære, sier et kjent ordtak, og denne sannheten er enda tydeligere i forretningsverdenen. Bare de som investerer i sin egen videreutdanning, kan utvikle seg og sikre seg en blomstrende yrkeskarriere.

Bedriftstrening er imidlertid ikke bare et mål, men en strategisk søyle som gjør det mulig å utvikle og fornye interne ferdigheter fortløpende, og tilpasse dem til et marked i stadig endring og til organisasjonens mål.

Vi snakker ikke bare om å tilegne seg tekniske ferdigheter: Fra bedriftens synspunkt betyr det å investere i opplæring å forbedre prestasjonene til hver enkelt medarbeider og dermed øke produktiviteten til teamene og investere i deres vekst.

Sett fra arbeidstakerens ståsted bidrar opplæring til økt selvtillit i rollen, noe som holder motivasjonen oppe når det gjelder å bidra til veksten i et selskap der man kan forbedre sine ferdigheter. Nettopp derfor er det mindre sannsynlig atpersoner som får god opplæring i sin egen bedrift, søker seg andre steder.

La oss derfor se nærmere på hvordan vi kan tilby medarbeiderne den beste opplæringsopplevelsen, og starte med det første spørsmålet en bedrift kan stille seg: Hvilke typer opplæring finnes det i dag?

Vi oppsummerer dem i tabellen nedenfor.

 

Bedriftstrening: hovedtyper

 

Typer bedriftstrening	Beskrivelse
Teknisk	Dette er den vanligste typen opplæring, med fokus på spesifikke ferdigheter knyttet til det daglige arbeidet, for eksempel bruk av bedriftens programvare, maskiner eller prosedyrer.
Tverrgående	Denne typen opplæring tar sikte på å utvikle såkalte "myke ferdigheter", blant annet effektiv kommunikasjon, konflikthåndtering eller problemløsning.
Online	Dette er en fleksibel type opplæring som gjør det mulig å ta kurs og oppdateringer på travle arbeidsdager.
Personlig	Mer tradisjonell form for opplæring, for eksempel i klasserom eller på jobben.
Lederfokusert	Programmer som er dedikert til opplæring av fremtidige ledere, og som er utformet for å forberede utvalgte talenter på roller med større ansvar, ved å gi dem verktøyene de trenger for å lede et team og ta strategiske beslutninger.

 

Så la oss gå videre til det andre spørsmålet: Hvordan implementere hver av disse typene opplæring i din bedrift, og se nærmere på de løsningene som ekspertene våre anbefaler.

 

Bedriftstrening: verktøy for implementering

 

Typer bedriftstrening	Anbefalte løsninger
Teknisk	Plattformer som Microsoft Viva Learning, Moodle eller LinkedIn Learning gir tilgang til teknisk opplæringsinnhold, inkludert tilpasset innhold. intranet.ai's Mikrolæring gjør det mulig å omdanne bedriftsdokumenter til engasjerende kurs som er enkle å ta. Simuleringsprogramvare, som MATLAB og AutoCAD, gjør det mulig å gi medarbeiderne opplæring i bruk av maskiner og programvare. Verktøy som Microsoft Teams, Zoom eller Webex muliggjør interaktive økter der bransjeeksperter kan dele av sin kunnskap. Systemer som Cornerstone OnDemand eller SAP SuccessFactors hjelper til med å organisere, spore og tilpasse opplæring med moduler som er spesifikke for ulike teknologier. Applikasjoner som Udemy for Business eller Coursera for Teams gir tilgang til bedriftsanbefalte kurs via mobilen.
Tverrgående	E-læringsplattformer, for eksempel LinkedIn Learning, Udemy for Business og Coursera eller Microsoft Viva Learning. Samarbeids- og teambuildingsverktøy, som Microsoft Teams og Slack, som fremmer samarbeid og deling av tilbakemeldinger i sanntid. Verktøy som MentorcliQ eller Chronus gjør det enklere å opprette strukturerte mentorprogrammer som fremmer utviklingen av mellommenneskelige ferdigheter og lederegenskaper gjennom direkte erfaring. Spillplattformer som Kahoot! eller Quizizz gjør læring til en interaktiv opplevelse som bidrar til bedre konflikthåndtering og teamarbeid. Microsoft Forms er nyttig for å samle inn meninger om spesifikke kurs eller opplæringsaktiviteter, mens Culture Amp og 15Five gjør det mulig å vurdere kollegers myke ferdigheter og identifisere mulige forbedringsområder. Workshops og webinarer via Zoom og Microsoft Teams er ideelle for å engasjere bedriftens målgrupper i opplæringsøkter der kommunikasjon og deltakelse står i sentrum. LMS-systemer som SAP SuccessFactors eller Cornerstone integrerer tilpassede baner for myke ferdigheter som kan tildeles basert på medarbeidernes roller og aktiviteter.
Online	Verktøy som Microsoft Viva Learning og SharePoint Online-intranettet gjør det mulig å sentralisere opplæringsinnhold som er opprettet av selskapet eller levert av eksterne leverandører. intranet.ai's Mikrolæring gjør det mulig å omdanne komplekse dokumenter til opplæringsinnhold som er enkelt å assimilere, eksportere i SCORM-format eller dele i store bedriftsapper som Microsoft Teams eller Viva Learning. Microsoft Teams og Zoom er allsidige verktøy for å organisere synkrone opplæringsøkter, mens GoToWebinar kan brukes til å administrere store arrangementer, med avanserte analyse- og rapporteringsalternativer. I tillegg til de nevnte Kahoot! og Quizizz hjelper Articulate 360 til med å lage interaktive e-læringskurs, inkludert elementer av simulering og gamification. Thinkific og Teachable er verktøy for å lage on-demand-kurs, med mulighet for å inkludere videoer, spørrekonkurranser og diskusjonsområder.
Personlig	Interaktive tavler fra Microsoft Whiteboard eller Promethean gir utmerket støtte for klasseromsopplæring, sammen med interaktive responssystemer som Kahoot! Verktøy for opplæring på jobben, for eksempel mentor- og skyggeprogrammer, kan kombineres med programvare for å overvåke fremdriften gjennom plattformer som Trello eller Asana.
Lederfokusert	Skreddersydde coaching-økter er ideelle for å hjelpe deltakerne med å identifisere sine sterke sider og forbedringsområder, med fokus på ferdigheter som beslutningstaking og teamledelse, og kan suppleres med mentorprogrammer som innebærer å følge erfarne ledere. Plattformer som LinkedIn Learning eller Microsoft Viva Learning tilbyr verifiserte opplæringsløp dedikert til ledelse. Microsoft Forms gjør det enkelt å opprette, distribuere og analysere skjemaer for vurdering av ferdigheter. Disse kan kombineres med tester for å måle den enkeltes lederegenskaper, basert på verktøy som Myers-Briggs eller DISC-profilen. Viva Engage legger til rette for diskusjon mellom ledere og nye ledere gjennom funksjoner som tematiske fellesskap og direktesendte arrangementer.

Hvordan lage en opplæringsplan for bedriften

Det er tydelig at en godt strukturertopplæringsplan er nøkkelen til å optimalisere investeringene i organisasjonens interne kompetanse.

Utarbeidelsen av en slik plan begynner alltid med en behovsanalyse. Hver enkelt bedrift bør forstå hvilke behov som finnes, og hvilken prioritet de bør ha for å kunne skape et virkelig effektivt opplæringstilbud.

Disse behovene kan identifiseres gjennom

• spørreundersøkelser som distribueres til kolleger
• intervjuer med teamledere i virksomheten
• analyse av resultatene i de enkelte avdelingene

Når de viktigste hullene er identifisert, må målene for opplæringsplanen defineres. Dette er mål som selvfølgelig må være relatert til bedriftens og medarbeidernes vekst, og noen eksempler kan være å forbedre tidsstyringsferdigheter, redusere antall feil i den daglige driften eller øke medarbeidernes tilfredshet.

Det som er viktig, er at man til syvende og sist har klare, spesifikke og målbare mål.

Neste trinn innebærer valg av opplæringsmetoder, som avhenger av de målene og prioriteringene som er identifisert tidligere.

Noen ferdigheter kan enkelt tilegnes gjennom nettbaserte kurs, mens andre kan kreve en mer praktisk tilnærming, som kan innebære veiledning eller coaching på arbeidsplassen.

La oss tenke oss en opplæringsplan for salgsteamet i en e-handelsbedrift. Organisasjonen innser kanskje at avdelingen har noen kritiske problemer, blant annet problemer med tidsstyring og en konverteringsrate for foreslåtte kontrakter på 15 prosent (betydelig lavere enn bransjegjennomsnittet på 25 prosent).

Basert på disse dataene kan selskapet bestemme seg for å lage et målrettet opplæringskurs for salgsteamet.

 

Derfor er det nødvendig først å forstå årsakene til vanskelighetene.

Gjennom en spørreundersøkelse blant teammedlemmene kan det komme frem at mange av dem sliter med å bruke bedriftens CRM-system. I tillegg kan et intervju med lederen bekrefte at selgerne ofte fokuserer på ikke-prioriterte oppgaver, og at dette går på bekostning av verdifull tid til å jobbe med forhandlinger.

Ut fra denne analysen kommer det tydelig frem forbedringsområder og mål som opplæringsplanen skal baseres på. Ved å formulere målene riktig kan planen bidra til å øke konverteringsraten med 10 prosentpoeng i løpet av en seks måneders periode og redusere den gjennomsnittlige tiden det tar å inngå en kontrakt fra 7 til 4 dager.

Her er et eksempel på hvordan de ulike interne opplæringsmetodene kan brukes i den aktuelle planen:

• Teknisk opplæring: Levering av et nettbasert kurs om bedriftens CRM, inkludert praktiske øvelser.
  
  
• Utvikling av myke ferdigheter: Organisering av en todagers workshop om tidsstyring og forhandlinger.
  
  
• Opplæring på jobben: Følge en mer erfaren mentor under forhandlinger for å praktisere det man har lært, og korrigere eventuelle feil umiddelbart.
  
  

På dette tidspunktet kan bedriften bestemme seg for å strukturere opplæringsplanen i tre faser, fordelt over en periode på to måneder.

 

Eksempel på en intern opplæringsplan

 

Tidslinje for intern opplæring	Planlagte aktiviteter og mål
Uke 1-2	Salgsteamet deltar i et e-læringskurs om bedriftens CRM-system, og bruker én time om dagen på opplæring og øvelser for å konsolidere de tekniske ferdighetene de har tilegnet seg.
Uke 3	Det arrangeres en klasseromsworkshop med fokus på å forbedre forhandlingsteknikker og tidsstyring.
Uke 4-8	Selgerne blir satt sammen med en mentor for å forbedre forhandlingsledelsen, og får umiddelbar tilbakemelding.

Kurset gjennomføres via Microsoft Viva Learning, noe som gjør det mulig for teamlederen å overvåke fremdrift og tidsfrister i sanntid. Workshopen, derimot, finner sted i bedriften og bør gjennomføres av en spesialisert ekstern kursholder.

 

Microsoft Viva Learning-grensesnitt

For å sikre at planen er effektiv, bør det være evalueringsaktiviteter for hver fase, både under opplæringen (gjennom spørrekonkurranser og rollespill) og etterpå (gjennom en analyse av salgstall) for å måle effekten av opplæringsplanen når det gjelder kontraktskonvertering og avslutning.

Intern bedriftstrening: Hva skiller den fra ekstern opplæring?

Intern opplæring har mange fordeler i forhold til opplæring som administreres av fagpersoner utenfor organisasjonen, selv om det innebærer noen tilleggsproblemer som ikke bør undervurderes.

Men la oss begynne med fordelene.

Blant de viktigste er at den er lydhør overfor de reelle behovene til de ansatte i bedriften, som man forsøker å tilby en personlig tilpasset praktisk løsning i form av øvelser, workshops og ressurser dedikert til beste praksis og brukstilfeller.

Dette aspektet skiller den fra visse typer ekstern opplæring, der et mer akademisk fokus fører til at opplevelsen blir bredere og til tider altfor teoretisk. Intern opplæring er derfor spesielt nyttig for å lære hvordan man håndterer de daglige utfordringene som ens kolleger står overfor, både profesjonelt og på andre måter.

En annen fordel er at man er sikret kontinuitet. Intern opplæring gjør det mulig å utvikle et utviklingsløp som er skreddersydd for medarbeiderne, som dermed har større sannsynlighet for å bli værende i en bedrift som investerer i deres yrkeskarriere.

Men som vi sa, er det noen problemer med et opplæringsløp som utelukkende administreres i en bedrift. Først og fremst er det mangelen på objektivitet.

Siden materialet er laget av bedriften selv, kan opplæringsopplevelsen bli begrenset og mindre objektiv, noe som fører til et snevrere syn på de reelle problemene som hindrer opprettholdelsen av optimale prestasjoner.

Mange organisasjoner velger derfor en hybrid tilnærming til opplæring, det vil si at de supplerer egne ressurser og kurs med innhold fra eksterne leverandører og med støtte fra eksterne kursholdere som kan bidra med et objektivt syn.

intranet.ai-teamet tilbyr spesifikke konsulentøkter for å hjelpe bedrifter med å optimalisere bruken av Microsoft-teknologi, hjelpe brukerne med å forbedre produktiviteten i de daglige arbeidsappene og skape en digital arbeidsplass som virkelig oppfyller deres behov.

I tillegg til direktesendte opplæringsøkter, tilbyr vi innhold som er klart til bruk, og som er utviklet for å lære hvordan du bruker Microsoft 365-apper hver dag, sammen med funksjonene til den nylig integrerte kunstige intelligensen: Microsoft 365 Copilot.

Gjennom en kombinasjon av begge tilnærmingene til opplæring - intern og ekstern - kan enhver bedrift bidra til å utvikle talentene sine og legge det nødvendige grunnlaget for vedvarende vekst, blant annet ved hjelp av spesialiserte eksterne fagpersoner.

Opplæringsplan for bedriften: eksempler på implementering med Microsoft 365

Som vi har sett i denne korte oversikten, starter ethvert bedriftsopplæringsprogram alltid med å identifisere behov, noe som betyr å identifisere hullene som skader produktiviteten til de enkelte teamene.

Som en profesjonell produktivitets- og kommunikasjonspakke tilbyrMicrosoft 365 viktige verktøy for å forbedre bedriftens opplæringsopplevelse ved å omdanne tilbakemeldinger fra kolleger til konkrete tiltak som kan inkluderes i planen.

 

Anbefalte kurs basert på personlige interesser i Microsoft Viva Learning

Etter å ha identifisert hvilke ferdigheter som mangler eller trenger å styrkes, kan bedriften gå videre med å skape innhold og distribuere relevant opplæringsmateriell til hvert enkelt teammedlem. Innholdet kan lages i en rekke ulike formater - fra nettkurs tilklasseromsøkter, som vi har sett, til nyere løsninger som Viva Learnings Learning Paths.

Dette er tilpassede læringsstier som gjør det mulig å organisere opplæringsinnhold valgt av bedriften i en logisk rekkefølge. Læringsstiene kan også integrere kurs og ressurser fra ulike plattformer, for eksempel bedriftens intranett, basert på SharePoint Online, for å sentralisere opplæringsopplevelsen.

Med denne løsningen er det mulig å spore tilegnede ferdigheter, identifisere områder som fortsatt trenger forbedring, og spore måloppnåelse, alt innenfor Microsoft 365-økosystemet.

 

Opprette en læringsvei i Microsoft Viva Learning

Man må selvsagt velge riktig format for den aktuelle situasjonen.

Opplæring på arbeidsplassen eller gjennom veiledning er et tilrådelig alternativ for å utvikle tekniske ferdigheter med veiledning fra mer erfarne undervisere og kolleger. For mer teoretisk kunnskap eller mer strukturerte ferdigheter er nettkurs, som kan brukes gjennom Microsoft Teams og Viva Learning, et godt alternativ, fordi de gjør det mulig å integrere live-økter med on-demand-innhold, noe som gir større fleksibilitet.

Til slutt må man ikke glemme å involvere kollegene slik at opplæringen blir vellykket. I denne forbindelse oppmuntrer Microsofts applikasjoner til å skape et samarbeidsmiljø der ressursdeling, kunnskapsutveksling og dialog blir sentralt i opplæringen.

En stjerneapplikasjon her er Microsoft Teams, som kan brukes til å stimulere en samtale under kurs, slik at deltakerne kan utveksle ideer, spørsmål og svar. Teams kan også brukes som plattform for å levere direkte opplæringsøkter for å fremme diskusjon og organisere gruppemøter under eller etter kursene.

 

Forenkling av tilgangen til opplæringsinnhold i Microsoft Teams

Når man har kommet til et visst punkt i kurset, er det nødvendig å evaluere fremgangen hver enkelt har gjort. Microsoft Viva Learning gjør det mulig å integrere spørrekonkurranser og spørsmål under eller på slutten av modulene som utgjør et kurs, for å vurdere forståelsesnivået for emnene som dekkes.

I tillegg til å måle individuell fremgang er det også nødvendig å sikre at opplæringsressursene er lett tilgjengelige og alltid oppdaterte: Derfor er det nødvendig å sentralisere og organisere materialet på en effektiv måte. Med SharePoint Online kan bedrifter for eksempel opprette et område på intranettet med opplæringsmateriell, som kan deles inn etter emne eller avdeling.

SharePoint er også en flott plattform for å administrere intern opplæring fordi den integreres med de øvrige Microsoft 365-applikasjonene, inkludert de nevnte Teams og Viva Learning.

Integrasjonen mellom SharePoint og Teams gir spesielt bedre tilgjengelighet. Ikke bare kan innhold deles i grupper og chatter, men push-varsler kan også integreres for å varsle spesifikke brukere eller hele bedriftens publikum om publisering av nytt innhold.

 

Opplæringsområde på SharePoint Online-intranettet

Men la oss se nærmere på hvordan du kan bruke verktøyene i Microsoft 365 til å administrere og implementere en opplæringsplan for bedriften, med noen praktiske eksempler.

 

 

1. Onboarding-opplæring med Teams og SharePoint

 

La oss se for oss en bedrift som skal implementere et introduksjonsprogram for nyansatte. Ved hjelp av Microsoft Teams kan bedriften opprette en dedikert kanal kun for introduksjon, der informasjonsmateriell (bedriftens formål, interne retningslinjer, roller osv.) lastes opp. På denne måten kan nye kolleger når som helst slå opp i innholdet, uten å kaste bort tid på å lete etter informasjonen de trenger for å komme i gang.

SharePoint kan på den annen side brukes til å sentralisere onboarding-relaterte dokumenter, slik at de som nettopp har begynt i selskapet, enkelt får tilgang til ressurser, vanlige spørsmål og veiledninger som er spesifikke for deres rolle.

Med muligheten til å sette opp et eget SharePoint-nettsted kan bedriften organisere materialet etter avdeling, noe som gjør opplevelsen enda mer personlig.

 

 

2. Oppdatering av ferdigheter med Viva Learning

Et annet bruksområde er opplæring underveis i prosessen, der oppfriskningskurs skiller seg ut. Med Viva Learning kan en bedrift opprette tilpassede læringsløp basert på rollene og behovene til medlemmene som utgjør et team.

For eksempel kan medlemmer av salgsteamet få tilgang til kurs i avanserte salgsteknikker, for å håndtere komplekse forhandlinger, eller innvendingshåndtering, for å forbedre ferdighetene i å svare på alle mulige kundespørsmål. I tillegg gjør denne plattformen det mulig å kombinere intern og ekstern opplæring ved å samle kurs som er utviklet av selskapet eller dets partnere.

 

 

3. Coaching og veiledning med Teams og Viva Engage

En bedrift kan bruke Teams til å organisere en-til-en-økter, der medarbeideren og den tildelte mentoren har mulighet til å diskutere målene som skal oppnås ved slutten av opplæringen, og hvordan man skal gå frem for å utvikle de nødvendige ferdighetene på best mulig måte.

I tillegg kan bruken av Viva Engage bidra til å skape et læringsfellesskap der informasjon, erfaringer og ressurser kan deles gjennom funksjoner som er typiske for sosiale medier, og som derfor er mer engasjerende enn tradisjonelle kommunikasjonsformer.

 

 

4. Sporing av resultater med Forms og Power BI

En bedrift som tilbyr opplæring i compliance, kan bruke Microsoft Forms til å samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne etter endt kurs. Brukerne kan dele sin mening om kvaliteten på innholdet som er gjort tilgjengelig og hvordan det ble levert, og dermed bidra til å forbedre selskapets opplæringstilbud.

Deretter kunne KPI-er knyttet til forbedring av etterlevelse, for eksempel redusert antall feil i håndteringen av personopplysninger eller økt rapportering av hendelser på arbeidsplassen, spores gjennom Power BI, noe som ville gi lederne en analyse av effekten av kursene.

 

 

5. Lederopplæring med SharePoint og Teams

Når det gjelder lederopplæring i bedriften, kan man lage et eget lederutviklingskurs ved å utnytte kombinasjonen av SharePoint og Teams. Lederne kan deretter få tilgang til kurs og delta i direktesendte webinarer gjennom Teams, og deretter konsultere utdypende ressurser på SharePoint-nettstedet som er knyttet til gruppen.

FAQ om bedriftstrening

Hva er bedriftstrening?

Bedriftstrening er en strategisk prosess som har som mål å utvikle og oppdatere ansattes ferdigheter for å tilpasse dem til markedets krav og organisasjonens mål. Denne tilnærmingen bidrar til å forbedre individuell og kollektiv ytelse, og fremmer selskapets overordnede vekst.

Hva er fordelene med bedriftstrening?

Bedriftstrening forbedrer ansattes ytelse, øker teamets produktivitet, styrker motivasjon og arbeidstilfredshet, reduserer personalutskifting og fremmer en bedriftskultur sentrert rundt innovasjon.

Hva er de viktigste typene bedriftstrening?

De viktigste typene inkluderer teknisk trening, som fokuserer på rolle-spesifikke ferdigheter; atferdstrening, som utvikler myke ferdigheter som kommunikasjon og ledelse; obligatorisk trening, som dekker regelverk og sikkerhet; og ledertrening, som har som mål å forbedre ledelses- og koordineringsevner.

Hvordan lager man en effektiv plan for bedriftstrening?

For å utvikle en effektiv plan er det nødvendig å analysere treningsbehov ved å identifisere nødvendige ferdigheter, definere klare og målbare mål, velge passende læringsmetoder som fysisk eller nettbasert opplæring, planlegge aktiviteter og ressurser, og evaluere resultatene gjennom tilbakemeldinger fra deltakerne og fremdriftsmåling.

Hva er forskjellen mellom intern og ekstern trening?

Intern trening administreres direkte av bedriften, ofte ved bruk av interne ressurser og ekspertise, mens ekstern trening benytter profesjonelle eller spesialiserte organisasjoner. Valget avhenger av kompleksiteten i de nødvendige ferdighetene og tilgjengelige ressurser i bedriften.

Hvordan kan Microsoft 365 støtte bedriftstrening?

Microsoft 365 støtter bedriftstrening med verktøy som Microsoft Teams, som gjør det mulig å organisere nettbaserte økter og fremme samarbeid, og SharePoint, som gir mulighet for å opprette og dele treningsmateriale sentralt. I tillegg gjør funksjoner som Microlearning fra intranet.ai det mulig å integrere treningssnutter direkte i bedriftens intranett, og sikrer kontinuerlig og integrert læring.