Digital transformasjon

Digital transformasjon av arbeidsplassen: Hva er det?

Hva er digital transformasjon? Det er en mangefasettert prosess som absolutt ikke bare handler om å ta i bruk ny teknologi, men som innebærer en dyptgripende endring i måten organisasjoner opererer, samhandler og utvikler seg på som svar på dynamikken i et marked som aldri står stille.

I denne artikkelen skal vi utforske de ulike aspektene ved digital transformasjon knyttet til arbeidsmiljøet, analysere de viktigste komponentene, fordelene de gir, smertepunktene som bedrifter kan støte på - og som de må ta tak i i tide - og strategiene for å implementere dem.

Gjennom analyse av eksempler og integrering av løsninger som SharePoint Online og alle verktøyene i Microsoft 365-pakken, vil vi skissere en tydelig vei for bedrifter som har til hensikt å omfavne denne (r)evolusjonen fullt ut.

Digital transformasjon er som sagt et komplekst prosjekt basert på ulike aspekter av forretningsorganisasjonen, som vi kan oppsummere som følger:

1. Strategi
2. Teknologi
3. Kultur
4. Mennesker

En strategi for digitalisering begynner med en klar definisjon av bedriftens misjon og målene som skal oppnås ved slutten av prosessen, som må være spesifikke, målbare, realistiske, relevante og preget av presise tidslinjer.

Et selskap kan for eksempel sette seg som mål å forbedre driftseffektiviteten med 20 prosent i løpet av de neste to årene gjennom automatisering av nøkkelprosessene.

Når strategien som skal implementeres, er definert, må digitaliseringsprosessen tilpasses: Dette innebærer å integrere målene som er nært knyttet til denne transformasjonen, med forretningsmålene, og sørge for at hvert enkelt digitalt initiativ støtter opp under organisasjonens overordnede prioriteringer.

Et praktisk eksempel kan være digitalisering av salgskanaler gjennom utvikling av en e-handelsplattform, med mål om å utvide merkevarens tilstedeværelse på nettet og dermed nå ut til et bredere spekter av markeder.

Denne diskusjonen bringer oss over til det andre nøkkelbegrepet: teknologi.

Cloud computing er i dag en av grunnpilarene i den digitale transformasjonen av arbeidsplassen, fordi det gir skalerbarhet, fleksibilitet og reduserte infrastrukturkostnader.

Derfor tar stadig flere selskaper i bruk skyen, ifølge Statista-data som er oppdatert frem til 2024. I tillegg til de nevnte årsakene til denne veksten er det verdt å nevne at skyløsninger gir bedrifter tilgang til data og applikasjoner fra hvor som helst, noe som gjør det enklere å arbeide eksternt og samarbeide mellom ulike lokasjoner.

Vi må heller ikke undervurdere revolusjonen som er satt i gang av verktøy som kunstig intelligens og maskinlæring, to "evolusjoner" som radikalt endrer måten forretningsinformasjon analyseres og formes på (tenk Copilot fra Microsoft 365).

I tillegg gjør disse teknologiene det mulig å automatisere interne prosesser, forutsi markedstrender og tilpasse opplevelsen til alle som er involvert i en organisasjons aktiviteter, fra ansatte til kunder.

Alt dette gjøres gjennom studier og analyser av en av vår tids største ressurser: data. Evnen til å samle inn, håndtere og analysere store mengder informasjon er avgjørende for digital transformasjon.

Stordata- og analyseløsninger gir dybdeinnsikt i driften, kundene og markedet, mens verktøy som Microsofts Power BI gjør det mulig å visualisere data på en intuitiv måte ved hjelp av interaktive dashbord, noe som gjør det enklere å ta beslutninger, for ikke å snakke om nyere innebygde AI-funksjoner (som Quick Insights).

For å få mer data å analysere trenger du mer tilgjengelighet, så vi går direkte til mobile enheter.

Med fremveksten av hybrid- og fjernarbeid blir administrasjon av mobile enheter en prioritet, fordi administrasjon av mobile enheter sørger for at enhetene som brukes av medarbeiderne, er sikre og i samsvar med selskapets retningslinjer. For eksempel kan Microsoft Intune, en skyløsning fra Microsoft Endpoint Manager, brukes nettopp til å administrere mobile enheter sentralt og beskytte sensitive data.

Fra teknologien går vi videre til bedriftskulturen, som må omdannes til et verktøy for å fremme et arbeidsmiljø der medarbeiderne oppmuntres til å eksperimentere og komme med nye ideer, slik at de kan støtte bedriften med kontinuerlig innovasjon.

Kulturen i en organisasjon er derfor knyttet til det menneskelige aspektet ved digital transformasjon, siden suksessen i stor grad avhenger av de ansattes ferdigheter i å bruke systemene som selskapet tilbyr.

Opplæring spiller en sentral rolle når det gjelder å hjelpe medarbeiderne med å bruke den nye teknologien bedriften har investert i på riktig måte og på daglig basis.

Ved å kombinere disse fire konseptene i digitaliseringsprosessen kan man oppnå følgende fordeler

• Økt effektivitet: Digital transformasjon optimaliserer forretningsprosessene og reduserer tidsbruk og kostnader, blant annet gjennom automatisering.
  
  
• Forbedret kommunikasjon: Løsninger som Microsoft Teams og SharePoint Online hjelper forretningsteamene med å koordinere aktivitetene sine og samtidig opprettholde en kontinuerlig og organisert informasjonsflyt.
  
  
• Tilgang til informasjon: Digitalisering gjør det mulig å sentralisere data i skalerbare og intelligente digitale repositorier, noe som sikrer rask tilgang og sikker deling for alle autoriserte personer.
  
  
• Besparelser i driftskostnader: Innføring av ny teknologi kan føre til betydelige reduksjoner i kostnader knyttet til fysisk infrastruktur, vedlikehold av maskinvare og manuell prosesshåndtering.
  
  

Det er selvsagt ikke enkelt å håndtere digital transformasjon på operasjonelt, teknologisk og menneskelig nivå.

Det er mange forhold man må ta hensyn til når man definerer sin digitaliseringsstrategi, hvis man ikke vil risikere å kaste bort investeringene sine.

De viktigste av disse kritiske spørsmålene kan oppsummeres som følger:

• Økonomiske barrierer: Kostnadene for teknologi, opplæring og infrastruktur kan være høye, spesielt for små og mellomstore bedrifter. Men med nøye planlegging og bruk av skalerbare løsninger kan investeringen spres ut over tid, noe som maksimerer de langsiktige fordelene.
  
  
• Datasikkerhet og personvern: Beskyttelse av forretningsdata er svært viktig i et stadig mer digitalt og hypertilkoblet miljø. Avanserte verktøy som Microsoft Purview sikrer overholdelse av regelverk og beskyttelse av sensitive data mot interne og eksterne trusler.
  
  
• Mangel på tekniske ferdigheter: Mangel på passende tekniske ferdigheter kan bremse den digitale transformasjonen. I tillegg til å investere i opplæring av de ansatte kan det derfor være nyttig å samarbeide med eksterne partnere eller utnytte opplæringsplattformer som tilbyr mikrolæringsløsninger eller skreddersydde kurs.
  
  
• Teknologiintegrasjon: Det er enklere å sikre kompatibilitet mellom nye verktøy og eksisterende systemer ved å bruke integrerte plattformer som Microsoft 365, som forenkler interoperabilitet, forenkler implementeringen og reduserer den operasjonelle risikoen.
  
  

Kort sagt, som et gammelt ordtak sier: Det finnes ingen problemer, bare løsninger. Og noen ganger kan man søke løsninger eksternt.

Hvis den interne ekspertisen ikke er tilstrekkelig til å håndtere og overvinne disse hindringene, kan det faktisk være verdt å vurdere støtte fra ekspertkonsulenter, som for eksempel intranet.ai-teamet, som har mer enn ti års erfaring med å veilede i teknologiintegrasjon og forvandle kompleksitet til konkrete, skalerbare løsninger for bedrifter av alle størrelser.

Digital transformasjon: Hvordan oppnå det med SharePoint og Microsoft 365

Digitaliseringsprosessen foregår i stadig større grad gjennom bedriftens intranett, plattformen som gjør det mulig å styre kommunikasjonsflyten og alle interne prosesser sentralt.

Fra å være nettsteder der det bare ble lagt ut kunngjøringer og nyheter, er dagens intranett blitt omfattende samarbeidsplattformer som kan gi medarbeiderne de verktøyene de trenger for å utføre sine aktiviteter, fra chatter til sosiale kanaler, fra dokumentarkiver til sidene som utgjør organisasjonens kunnskapsbase.

Innenfor de rammene som nettopp er beskrevet, er SharePoint Online og de øvrige verktøyene i Microsoft 365-pakken en ideell løsning for bedrifter som ønsker et økosystem som er optimalisert i alle henseender, fordi de tilbyr en integrert plattform som ikke bare støtter samarbeid, men også informasjonshåndtering og prosessautomatisering.

Det første man må gjøre før man setter i gang med en digital transformasjon av arbeidsplassen, er å forstå organisasjonens nåværende tilstand og vurdere dens digitale modenhetsnivå.

På dette stadiet er det nødvendig å identifisere styrker, svakheter, muligheter og trusler. Kort sagt: Du må planlegge digitaliseringen av selskapet gjennom en grundig SWOT-analyse.

En styrke kan for eksempel være at man allerede har tatt i bruk samarbeidsverktøy som Microsoft Teams, mens en sårbarhet kan være manglende integrasjon mellom ulike informasjonssystemer.

I tillegg kan en SWOT-analyse identifisere muligheter, for eksempel implementering av kunstig intelligens for å forbedre dataanalysen, eller trusler, for eksempel økende konkurranse på nettet, som kan endre den strategien man ønsker å legge til grunn.

Rammeverk for digital modenhet, som Gartners Digital Workplace Maturity Model, tilbyr et nyttig rammeverk for å vurdere en organisasjons vei mot full digitalisering.

Disse modellene analyserer faktisk flere dimensjoner, inkludert de fire nøkkelbegrepene vi nevnte tidligere (strategi, teknologi, kultur og mennesker), slik at de kan identifisere områder som trenger forbedring.

Gjennom en strukturert vurdering kan en bedrift oppdage at selv om den har avansert teknologi, mangler den en innovasjonsorientert kultur. Resultatet kan være en betydelig motstand mot endring.

Planlegging kan bare skje gjennom utarbeidelse av et veikart, som bør omfatte

• Kortsiktige og langsiktige mål: Det bør settes klare mål, for eksempel full innføring av Microsoft 365 innen ett år eller automatisering av administrative prosesser innen to år.
  
  
• Prioriteringer: Et veikart bidrar til å identifisere de digitale initiativene som har størst innvirkning, og som derfor bør implementeres først. Et eksempel kan være å konfigurere SharePoint for å forbedre dokumenthåndtering og samarbeid.
  
  
• Tidslinje og ressurser: Dette innebærer å sette opp en realistisk tidslinje og allokere de nødvendige ressursene, både menneskelige og økonomiske, til hver fase av den digitale transformasjonen.
  
  

Når veikartet er planlagt, må vi gå videre til praksis: implementeringen av løsningene som organisasjonen har valgt.

SharePoints rolle i digitaliseringen av arbeidsmiljøet

SharePoint Online spiller en nøkkelrolle i den digitale transformasjonen av organisasjoner ved å fungere som en sentral plattform for innholdshåndtering, samarbeid og automatisering.

Gjennom sin innebygde integrasjon med andre verktøy i Microsoft 365-pakken gjør SharePoint det mulig for organisasjoner å skape et enhetlig og effektivt digitalt arbeidsmiljø. Hvordan kan det gjøres? La oss se på det i korte trekk.

SharePoint Online tilbyr avanserte funksjoner for dokumenthåndtering, noe som gjør det mulig for organisasjoner å lagre, organisere og dele informasjon på en sikker og strukturert måte.

Dokumentsamlinger gjør det mulig å opprette tilpassede arbeidsflyter for godkjenning og gjennomgang, noe som reduserer tiden som kreves for manuell håndtering og minimerer risikoen for feil. I tillegg sørger det innebygde versjoneringssystemet for at alle endringer spores, slik at det er enkelt å hente frem tidligere versjoner av en fil hvis det skulle oppstå behov for det.

Et annet viktig aspekt er integrasjonen med Microsoft 365 og tredjepartsverktøy. Ved å integrere med Microsoft Teams legger SharePoint for eksempel til rette for samarbeid mellom forretningsteam, uavhengig av geografisk plassering. Teamene kan få tilgang til delte dokumenter i et SharePoint-bibliotek direkte i Teams eller få tilgang til de siste nyhetene gjennom et tilpasset varsel som deles på tvers av grupper og kanaler.

Vi har tidligere snakket om automatisering av interne prosesser, og her er det nyttig å påpeke at med SharePoint Online kan bedrifter automatisere mange repetitive oppgaver ved å utnytte integrasjonen med Power Automate. En bruker kan da opprette egendefinerte flyter for å håndtere ferieforespørsler, godkjenne dokumenter og budsjetter, arkivere mottatte e-postvedlegg eller innhente tilbakemeldinger fra kolleger, for å nevne noen få bruksområder.

SharePoint-integrasjonene stopper faktisk ikke der: Med Power BI, Power Apps og OneDrive blir det mulig å vise interaktive dashbord for dataanalyse på sider på et nettsted, utvikle applikasjoner basert på data i lister og biblioteker og synkronisere personlige filer med bedriftsarkiver.

Det mangler heller ikke på sikkerhetshensyn. SharePoint Online tilbyr faktisk robuste samsvarsfunksjoner som gjør det mulig for bedrifter å implementere detaljerte tilgangskontroller som kun gir tilgang til innhold for bestemte grupper av brukere.

Gjennom Microsoft Entra ID kan brukerautentisering administreres med betinget tilgang og flerfaktormodus, og med Microsoft Purview kan dokumenter klassifiseres og beskyttes ved å påføre personvernetiketter som begrenser handlinger som utskrift og deling.

Data beskyttes både under transport og i ro, og dokumentendringer spores, sammen med brukertilgang og -handlinger, gjennom versjoneringssystemet vi allerede har nevnt, og revisjonslogger.

Sist, men ikke minst, er SharePoint Onlines tilpasningsmuligheter og skalerbarhet. Det er faktisk en svært tilpasningsdyktig plattform når det gjelder design, navigasjon og funksjonalitet, som kan utvides ytterligere med utvikling av egendefinerte webdeler.

Dette vil resultere i nettsteder som kan følge brukerne i deres daglige aktiviteter, gjenspeile bedriftens merkevareidentitet og uten at det går på bekostning av ytelsen med økt datalagring. Tvert imot kan SharePoint vokse med bedriften og bedre styre informasjonsflyten og kommunikasjonen som ligger til grunn for driften.

Digital transformasjon av arbeidsplassen: Hvordan måle suksessen

For å få en klar idé om hvorvidt den digitale transformasjonen av arbeidsplassen er vellykket, eller om man er på rett spor, er det nødvendig med kontinuerlig overvåking av resultatene.

I den forbindelse er det nyttig å definere KPI-er som kan brukes til å måle effektiviteten av initiativene som iverksettes. Noen KPI-er kan for eksempel være

• hyppigheten av bruk av løsninger som er tatt i bruk, for eksempel den bedriftsinterne intranettet basert på SharePoint;
• antall visninger av kommunikasjon som er lagt ut på bedriftens nettsteder;
• antall innhold arkivert i lister og biblioteker;
• osv.

Målinger knyttet til økt produktivitet og brukerengasjement eralltid relevante. Mål som dessuten er nært knyttet til hverandre. Men selv om det er enkelt å måle produktivitetsforbedringer, hvordan måler vi medarbeidernes tilfredshet?

Et svar er spørreundersøkelser laget med Microsoft Forms, som kan deles på SharePoint-nettsteder og i Teams-appen for å samle inn tilbakemeldinger på en strukturert måte og analysere resultatene, blant annet ved å eksportere dataene til Power BI.

I tillegg til Microsoft Forms tilbyr Microsoft 365 Digital Workplace flere interaktive kanaler for å overvåke og øke engasjementet. Blant disse fremhever vi Viva Engage, plattformen som gjør det mulig å opprette bedriftens sosiale nettverk for å publisere innlegg, videoer, spørrekonkurranser og spørreundersøkelser i tilpassede fellesskap.

Eksempler på digital transformasjon i bedriften

Vi har brukt mange ord så langt, men digital transformasjon av en arbeidsplass er ikke et abstrakt konsept: Det omsettes i konkrete handlinger hver dag, noe som kan ses ved å se seg rundt.

Ved å analysere realistiske casestudier og identifisere beste praksis er det mulig å forstå hvordan flere selskaper har lykkes med å implementere en digital transformasjonsvei ved å utnytte verktøy som SharePoint Online for å oppnå større konkurransefortrinn.

Digital transformasjon i finansforetak

I finanssektoren har digitaliseringen revolusjonert måten banker og finansinstitusjoner opererer på. Et viktig eksempel er innføringen av plattformer for styring av kunderelasjoner (CRM-systemer).

La oss se på en bank som har implementert Microsoft Dynamics 365, integrert med SharePoint Online, for å forbedre informasjonshåndteringen og automatisere arbeidsflyten. I dette eksempelet kan fordelene oppsummeres som følger:

• Sentralisering av kundedata: All informasjon er nå tilgjengelig på én enkelt plattform, noe som forbedrer synligheten og konsistensen i de arkiverte dataene.
  
  
• Automatisering av godkjenningsflyten: Ved å bruke Power Automate reduserte banken tiden det tok å godkjenne lånesøknader med opptil 30 prosent.
  
  
• Forbedret intern kommunikasjon: Microsoft Teams ble brukt til å legge til rette for samarbeid på tvers av avdelinger, noe som reduserte ineffektivitet og feil i informasjonshåndteringen.

Digital transformasjon i helsevesenet

Takket være digitaliseringen av pasientjournaler har helsesektoren redusert tiden det tar for leger og pasienter å få tilgang til data, samtidig som det har gjort det mulig å stille diagnoser raskere ved hjelp av løsninger som Azure AI, som muliggjør prediktiv analyse av kliniske data.

Forestill deg nå et sykehus som har tatt i bruk SharePoint Online for elektronisk dokumenthåndtering og samarbeid mellom de involverte fagpersonene. Viktige fordeler kan være

• Digitalisering av pasientjournaler: All pasientinformasjon er nå organisert i skalerbare digitale arkiver, noe som gjør det enklere for leger å få rask og sikker tilgang.
  
  
• Forbedret samarbeid på tvers av avdelinger: Ved hjelp av Microsoft Teams, integrert med SharePoint, kan legene samarbeide i sanntid om komplekse behandlingsplaner.
  
  
• Telemedisin: Videokonferansefunksjonene i Microsoft Teams har gjort det mulig å tilby telemedisinske tjenester, noe som gir bedre tilgang til behandling for pasienter i avsidesliggende områder.

Digital transformasjon i utdanningen

Ved å ta i bruk mikrolæringsplattformer og riktig teknologi for samarbeid kan utdanningsinstitusjoner gjøre tilgangen til utdanning mer inkluderende og fleksibel.

Ta som eksempel et universitet som har implementert Microsoft 365 og SharePoint Online. Dette er hva det kan skape:

• Læringsplattformer på nettet: Ved hjelp av SharePoint kan universitetet opprette portaler som er dedikert til hvert enkelt studium, noe som gjør det enklere å distribuere læringsmateriell og kommunisere mellom studenter og lærere.
  
  
• Prosjektgrupper for samarbeid: Microsoft Teams kan tas i bruk for å legge til rette for samarbeid om forskningsprosjekter og organisering av fokuserte studiegrupper.
  
  
• Teknisk-administrativ helpdesk: SharePoint Online kan brukes til å automatisere prosesser som registrering av nye studenter, sporing av stipend og håndtering av supportforespørsler.

Digital transformasjon i produksjonsindustrien

I produksjonssektoren har digitaliseringen gjort det mulig å forbedre produksjonssyklusene og dermed effektiviteten i en organisasjons forsyningskjede.

Hvis vi tenker på innføringen av Microsoft 365 og SharePoint, er dette de områdene som vil få størst innvirkning:

• Styring av forsyningskjeden: SharePoint kan brukes til å skape en sentralisert plattform for sporing av leverandører og bestillinger, og dermed forbedre lager-, forsendelses- og lagerstyringen.
  
  
• Forutseende vedlikehold: Ved hjelp av Power BI kan selskapet utvikle interaktive dashbord for å overvåke statusen til anleggene og forutsi vedlikeholdsbehov.
  
  
• Koordinering: Microsoft Teams kan lette kommunikasjonen mellom produksjons-, ingeniør- og vedlikeholdsteam, noe som gir bedre responstid og problemløsning.

Hva er digital transformasjon?

Digital transformasjon er en strategisk prosess som innebærer å ta i bruk nye teknologier og gjennomføre en grundig endring i en organisasjons operative metoder for å tilpasse seg behovene i et stadig skiftende marked.

Hva er de viktigste elementene i digital transformasjon i en bedrift?

De viktigste elementene inkluderer en klar strategi med målbare mål, bruk av avanserte teknologier, en kultur som fremmer innovasjon, og engasjement fra ansatte for å støtte endringene.

Hvordan kan Microsoft 365 støtte digital transformasjon?

Microsoft 365 tilbyr integrerte verktøy som forenkler samarbeid, kommunikasjon og automatisering, og hjelper organisasjoner med å administrere og akselerere sin digitaliseringsreise.

Hva er fordelene med digital transformasjon for bedrifter?

Digital transformasjon forbedrer operasjonell effektivitet, fremmer innovasjon, styrker digital tilstedeværelse og muliggjør raske responser på markedsendringer.

Hvilke utfordringer kan bedrifter møte under digital transformasjon?

De største utfordringene inkluderer motstand mot endring, vanskeligheter med å integrere teknologier, mangel på digitale ferdigheter og behovet for å justere digitale mål med forretningsstrategien.

Hvordan kan suksess med digital transformasjon måles?

Suksess måles gjennom KPI-er som økt operasjonell effektivitet, kundetilfredshet, vekst i digitale inntekter og ansattes engasjement.

Hva er noen eksempler på digital transformasjon i en bedrift?

Eksempler inkluderer å ta i bruk e-handelsplattformer for å utvide online tilstedeværelse, bruke digitale verktøy for å forbedre intern kommunikasjon og automatisere produksjonsprosesser for å øke effektiviteten.