¿Qué es una CMS intranet?

El acrónimo CMS intranet hace referencia al sistema de gestión de contenidos dentro de las intranets. Así, el término CMS indica precisamente un sistema de gestión de contenidos, que se aplica para crear una intranet corporativa.

Antes de continuar, demos un paso atrás.

¿Qué es la intranet?

La intranet es un sitio web privado de la empresa en el que los empleados encuentran todo el material que necesitan: desde información y noticias de la empresa hasta procedimientos y herramientas para un proceso de trabajo ejemplar.

Puede utilizarla para gestionar el conocimiento empresarial y reforzar la visión y la misión corporativa a través de blogs, foros, chats, comentarios y otras herramientas destinadas a compartir y colaborar.

Todas las comunicaciones pueden rastrearse en un único portal, facilitando así la circulación y la transmisión de la información. En pocas palabras, los empleados no necesitan mil tecnologías diferentes para compartir documentos y mantenerse sincronizados.

Y volviendo al concepto de CMS intranet, se trata precisamente de una aplicación web que proporciona herramientas diseñadas para publicar contenidos que pueden ser utilizados por el navegador de forma sencilla (sin requerir conocimientos técnicos).

Si ha sido capaz de crear contenidos para un sitio web sin tener que escribir código HTML, ha utilizado las funciones de gestión de contenidos que la aplicación ha puesto a su disposición.

¿Qué hacer con el software CMS para intranet?

Obviaremos -por el momento- el aspecto tecnológico (que veremos al final del artículo). En su lugar, vamos a ver en concreto, con algunos casos de uso, lo que puede conseguir con un software CMS de intranet y cómo puede utilizarlo para mejorar los procesos internos de su empresa.

Corporate portal

Si pretende crear una intranet, su objetivo será crear una plataforma específicamente diseñada para los empleados. Dentro de ella, las personas tendrán que encontrar noticias, comunicaciones y eventos en evidencia, encontrar los beneficios de la empresa y los contactos de las personas con las que necesitan comunicarse.

Cada persona podrá acceder a su área privada y encontrar sus nóminas, expedientes personales, ascensos, premios, certificaciones, cursos de actualización, etc., proporcionando a la empresa toda una base de datos para controlar la información personal importante para la empresa.

CMS intranet para la incorporación de empleados

Somos muy conscientes de que la introducción de los reclutas en la nueva organización es un momento crucial para desarrollar actitudes positivas y duraderas. La intranet es la herramienta que, en manos del nuevo empleado, le permite explorar el nuevo entorno de trabajo:

• apreciar los valores y la misión de la empresa
• conocer a sus colegas y charlar con ellos
• establecer su red de contactos
• encontrar las herramientas que necesita para su rutina de trabajo.

Una buena plataforma que apoye mejor la incorporación de los empleados tendrá contenidos atractivos como organigramas, calendarios, vídeos de formación y documentación.

¿Quiere optimizar los procesos de onboarding en su empresa?

Este artículo le ofrece lo que está buscando: "El onboarding en la empresa: cómo implementarlo en 2024".

Utilizar la intranet para los directivos

Además de centrarse en los empleados, la intranet también implica a la parte directiva. De hecho, es esencial que tanto la dirección como la parte ejecutiva de la empresa estén alineadas en una visión consolidada de los datos que controlan el progreso de las actividades.

Al tener todo en un solo lugar, los directivos pueden controlar los flujos de trabajo, incluidas las aprobaciones de cada proyecto y las adjudicaciones al final.

No habrá necesidad de múltiples sistemas separados en los que es fácil perderse. Los portales de intranet para la parte ejecutiva y de gestión de la empresa permiten a los directivos tener una visión clara con la posibilidad de bajar hasta el más mínimo detalle.

Además, intranet.ai ha visto cómo la creación de blogs de los directores generales dentro de la intranet puede garantizar una mayor participación e interés por parte de los empleados.

Dentro del portal, los gerentes y los CEO pueden hacer reconocimientos, especificar objetivos de forma puntual, mantener a los empleados al día sobre la vida evolutiva de la empresa, etc.

Colaboración

Un buen CMS de intranet es un conjunto de elementos sociales, herramientas y espacio de trabajo compartido. El objetivo es permitir una colaboración emocionante entre los distintos departamentos y oficinas, aunque estén situados en varios lugares del mundo, tanto a distancia como de forma presencial.

La interacción continua generada conduce a una mayor participación de los empleados en la vida empresarial, a una experiencia más excelente de los empleados y a su compromiso.

Las ventajas de una colaboración laboral aportan:

• una reducción de los costes
• la mejora de las relaciones intradepartamentales e interdepartamentales
• la promoción de prácticas y procedimientos de trabajo estándar en los que se estimula la transmisión y comparación de conocimientos
• una mayor transparencia en la organización

Estudios recientes indican que las empresas que se centran más en la colaboración tienen el doble de probabilidades de ser rentables que sus competidores y el doble de probabilidades de superarlos.

Descubra Intelligent Groups y Company Departments para optimizar la colaboración entre sus equipos de trabajo

Crear un portal para la formación

Un portal CMS de intranet puede reservar una sección dedicada a la formación de sus usuarios. Los vídeos, los materiales de aprendizaje electrónico y los cursos de actualización en línea están perfectamente colocados en la plataforma.

Además, una buena aplicación de CMS intranet también puede ser una alternativa válida a las costosas herramientas LMS (Learning Management System) cuando el objetivo principal es centralizar los recursos necesarios para la formación en la empresa.

Descubra Digital Learning

Utilizar el portal para la red corporativa y el engagement

El compromiso de los empleados aporta mejores resultados en la vida de la empresa.

La intranet vive alrededor del empleado, proporcionándole todos los medios que necesita para ampliar el sentimiento de pertenencia a la empresa.

Además de mantener al empleado conectado continuamente con la organización a través de las noticias corporativas, las alertas, las comunicaciones o los debates intraempresariales, también puede aumentar las medidas de su red haciendo que se comunique fácilmente con sus colegas.

Cada empleado está incluido en una guía telefónica clásica a través de la cual se puede encontrar información personal como sus contactos, intereses, experiencias pasadas, habilidades técnicas y demás.

Las personas de la empresa pueden establecer una red corporativa más sólida y beneficiarse de una comunicación cada vez más fluida que les involucra en la vida empresarial de cada día.

Utilice el portal para recopilar materiales de trabajo

Utilice el portal para recopilar materiales de trabajo

En un buen CMS de intranet, puede insertar -como ya se ha mencionado- las comunicaciones de la empresa y los documentos necesarios para el trabajo diario, como:

• plantillas
• folleto
• procedimientos empresariales típicos
• información que ayuda a la empresa a sincronizarse con el empleado y viceversa.

También es posible publicar, para cada departamento, todo el material necesario para reforzar la estructura, la misión, los valores y la identidad de la empresa, que son necesarios para implicar a los trabajadores.

En la base de la conservación de todos los contenidos, la intranet ayuda a la empresa a garantizar una buena gestión del conocimiento para la consolidación del conocimiento empresarial que hay detrás de cada actividad laboral y proceso de comunicación.

Además, un sistema de gestión de contenidos de la intranet proporciona a su empresa los medios adecuados para controlar los contenidos que circulan.

Estas herramientas le permiten guardar todas las consultas de búsqueda que utilizan los usuarios finales y mostrar, para cada una de ellas, si se han devuelto resultados o no.

Esta métrica es fundamental. Incluso si un solo usuario busca un contenido y no lo encuentra con unas palabras clave concretas, quienes gestionan los materiales de la intranet pueden asegurarse de que la siguiente búsqueda devuelva resultados modificando los contenidos de la intranet.

Entre todos los contenidos, tiene la oportunidad de entender cuáles son los más útiles y destacarlos en la página de inicio o facilitar la navegación.

Utilizar el CMS de la intranet para mejorar la comunicación interna

La intranet original se creó para optimizar la comunicación interna de la empresa.

Con un sistema de intranet sólido y digitalizado, los procesos de circulación y gestión de la información se vuelven más ágiles y garantizan una buena recepción por parte de toda la empresa.

Dentro de su portal de intranet, puede realizar varios tipos de comunicaciones y gestionarlas fácilmente: por ejemplo, puede haber noticias sobre la propia empresa, sus resultados o sus iniciativas específicas.

Estas suelen denominarse "corporate news".

También existe un servicio de noticias, que suele tener contenidos relacionados con la vida diaria de la empresa: días de cierre, plazos importantes, cambios en los horarios de los comedores o en el transporte, etc.

Todos los empleados estarán siempre sincronizados con el ritmo de la empresa, y el contenido que circule estará bien ubicado sin perderse en el gran flujo de información de la organización.

Esto es posible gracias a herramientas como las notificaciones push y la orientación de las noticias, como en el caso de intranet.ai.

Empecemos por las notificaciones push.

Cuando hay mucho contenido, el usuario puede confundirse y correr el riesgo de perder piezas de contenido por el camino.

Sin embargo, gracias al mecanismo de las notificaciones push, esto no ocurre. En su lugar, puede enviar noticias corporativas y comunicaciones de servicio directamente al puesto de trabajo del empleado a través de estas notificaciones.

¿Cuál es la ventaja aquí?

El empleado no tiene que buscar en la plataforma digital el contenido que necesita con el riesgo de que se le escape algo importante, sino que el propio contenido le llega, asegurándose de que está siempre al día con la empresa.

En cuanto a la orientación de las noticias: asignar etiquetas a cada información significa etiquetarla por temas.

Ya es posible imaginar cómo esta herramienta digitalizada puede mejorar la gestión y la recuperación de los contenidos. Por ejemplo, la comunicación se orienta fácilmente, y también es más fácil buscar contactos o estar al día de la información procedente de la empresa.

En el ámbito de las noticias corporativas o de servicio, se puede publicar la "etiqueta de la nube" para ver cuáles son las etiquetas más utilizadas en la empresa.

Mediante el uso de inteligencia artificial, como la que utiliza intranet.ai, también puede automatizar la asignación de etiquetas a los contenidos para facilitar la creación de contenidos en la intranet y su recepción por parte de los propios usuarios.

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¿Cómo elegir la plataforma de intranet adecuada?

He aquí 12 características que debe tener una plataforma de intranet.

1. Interfaces de usuario fáciles de usar: los usuarios deben poder moverse por la plataforma de forma sencilla e intuitiva. Un uso inmediato y una navegación fluida animarán a los usuarios a aprovechar la intranet. La formación para la ayuda de esta herramienta será prácticamente nula.
   
   
2. Fácil de instalar: el mejor CMS para intranet no debería requerir mucha asistencia técnica para su configuración. El usuario medio también, en este caso, debe ser capaz de hacerlo funcionar sin demasiada dificultad.
   
   
3. Cuidado con la seguridad: dado que la intranet representará una extensa base de datos que contiene información valiosa para la empresa en un único punto, no debe escaparse ninguna de ellas, y su protección debe estar garantizada. No vale la pena hacer concesiones en este ámbito. La intranet se creó para ser una plataforma privada interna y debe seguir siéndolo.
   
   
4. Elija una intranet con un directorio intuitivo: un directorio que funcione bien y sea intuitivo reúne en él detalles esenciales como la información de cada empleado, fotos, sus habilidades, sus funciones y sus superiores. Esto facilita tanto la búsqueda interna como la conexión y la puesta al día con los demás.
   
   
5. Elija un CMS de intranet con un buen motor de búsqueda avanzado. De este modo, proporcionará a sus empleados herramientas de búsqueda de última generación que les permitirán reducir a la mitad el tiempo que dedican a buscar información útil, tiempo que podrán invertir en acciones más rápidas y eficaces. Las investigaciones pueden demostrar cuánto dinero pierden al año las empresas por la dificultad y la consiguiente pérdida de tiempo de los empleados para buscar los materiales funcionales.
   
   
6. Debe tener la posibilidad de personalización: esto le permite ajustar la intranet según las necesidades de cada empleado. Cada información es filtrada por el usuario, garantizando así la recuperación inmediata de información valiosa por parte de la persona. Cualquier contenido que se le muestre estará estrechamente relacionado con su posición, función y papel.
   
   
7. El omnichannel tiene como objetivo permitir el acceso a la intranet desde los dispositivos de los empleados sin que estén necesariamente sentados en el escritorio. Así, se puede garantizar que el empleado trabaje de forma flexible y complete sus actividades independientemente de su ubicación. Además, tener la intranet siempre a su disposición garantiza que pueda acceder al reflejo digital de la empresa y encontrar todas las herramientas que necesita.
   
   
8. Apuntar a un sistema fácil para crear y publicar contenidos: los empleados y quienes gestionan la intranet deben publicar y compartir los contenidos de interés sin tener conocimientos técnicos.
   
   
9. Apunte a la inclusión de flujos de trabajo simplificados: esto garantiza que el contenido sea aprobado rápidamente y también asegura que el contenido mantenga su coherencia.
   
   
10. Utilizar herramientas para la implicación y la participación: secciones dedicadas en la intranet a compartir, reconocer, comentar y evaluar a los empleados. Estas funciones dan voz a los empleados y, en consecuencia, generan satisfacción en el entorno laboral. Como resultado, todos se sentirán libres para expresarse y escuchar la opinión de los demás.
    
    
11. Seguimiento de la carrera profesional: Una buena CMS intranet debe tener herramientas para promover las oportunidades de trabajo y compartir sugerencias para alcanzar sus objetivos dentro de las organizaciones. También puede mantener seminarios web para el avance de la carrera y el desarrollo profesional. En el caso de intranet.ai, nuestro componente de publicación de puestos de trabajo también le permite avisar a los empleados cuando hay puestos vacantes para optimizar los procesos de contratación interna.
    
    
12. Capacidades de análisis y supervisión: El seguimiento del rendimiento de la plataforma le permite realizar todas las mejoras necesarias para atraer a los usuarios y ofrecerles lo que buscan.

La opción de software más utilizada para una CMS intranet

En la actualidad se pueden utilizar cientos de soluciones de software para crear una intranet con las características más comunes de un CMS: se puede ir desde las soluciones gratuitas y de código abierto hasta las de pago.

Pero en la elección tecnológica hay que tener en cuenta otras consideraciones importantes, que van mucho más allá de la simple funcionalidad.

Las intranets son herramientas de colaboración que deben estar 100% integradas con las principales herramientas de trabajo de los empleados, como la aplicación del paquete Office, el correo corporativo, las herramientas de mensajería y videollamada, etc. Sólo así es posible ofrecer una experiencia digital transversal sin necesidad de gestionar todas las integraciones necesarias en la empresa.

Y en este frente, Microsoft 365 se ha convertido en el estándar tanto para pymes como para grandes empresas, incluyendo su solución Sharepoint Online, fruto de casi 20 años de desarrollo (la primera versión del producto se llamaba Sharepoint 2003).

Para hacernos una idea de cuánto se utiliza actualmente Microsoft SharePoint como CMS de intranet, la propia Microsoft publicó en abril de 2021 sus datos de uso de la plataforma:

• 200 millones de usuarios al mes utilizan Sharepoint Online
• 100 Petabytes de datos nuevos se cargan al mes en Sharepoint Online

Sharepoint Online

Las ventajas de los portales web realizados con Sharepoint hacen gala de la extrema integración de todas las herramientas de Microsoft y de las múltiples capacidades de personalización, que pueden satisfacer las más variadas necesidades de los distintos sectores empresariales.

La plataforma fue uno de los primeros sistemas diseñados para crear intranets corporativas que conectaran a las personas y permitieran compartir y comunicarse en la misma empresa.

• En cuanto a las características específicas de los CMS para intranets, Sharepoint Online
• es extremadamente fácil de usar
• tiene una navegación coherente en los sitios y subsitios
• permite una fácil creación de marca corporativa
• facilita un desarrollo más rápido para la creación de aplicaciones empresariales
• prepara diferentes bibliotecas de recursos, con la posibilidad de asociar diferentes tipos de metadatos
• prepara tipos de contenido que pueden ser compartidos y reutilizados en los subsitios

Sharepoint Online se utiliza en modo de software como servicio y se incluye en la suscripción a Microsoft 365.

Para saber más sobre esta herramienta, lea Sharepoint y sus 7 características clave.

Otras alternativas de software para crear un CMS de intranet

Si Microsoft 365 y Sharepoint no son opciones que pueda tomar en la empresa, aquí tiene una lista completa de todas las demás soluciones que hemos recopilado. Pero es usted quien debe buscar información más detallada para saber cuál puede ser la más compatible para su caso concreto.

En su elección, no olvide esta consideración fundamental.

La intranet que realice y que se convertirá en una linfa vital para la información interna de su empresa también debe estar respaldada correctamente por figuras que puedan configurarla y garantizar su fiabilidad. Por lo tanto, a la hora de elegir un software de intranet, tenga siempre en cuenta al socio tecnológico que pueda darle el apoyo adecuado en la implementación.

Esta es nuestra lista:

• Drupal, WordPress, Joomla: son soluciones gratuitas diseñadas para crear sitios web con características de CMS. Podrían ser la solución adecuada para un simple sitio web interno.
• Alfresco es un gestor de contenidos empresariales, con licencia Community Edition y Enterprise, pero está desconectado de todo el ecosistema empresarial.
• Liferay es una plataforma todo en uno para portales web (sitios, comercio electrónico, CRM) que puede personalizarse para construir una intranet. Preste atención a la complejidad que llevará detrás de esta solución, típica de las soluciones un poco 'all do'.
• Atlassin nació como una herramienta para la colaboración entre desarrolladores, pero también puede implementarse para crear una base de conocimiento interna.
• Dotnetnuke se define como el CMS de las empresas y es uno de los programas más antiguos del grupo. Nacido como un sitio web CMS, se propone como una solución válida también para crear intranets.
• Umbraco es una de las soluciones CMS más flexibles para crear sitios web y portales internos. Pero tenga en cuenta que esta máxima flexibilidad requiere habilidades técnicas y conocimientos básicos de HTML para poder manejar y aprovechar al máximo el software para crear su intranet.