Comunicación interna: qué es y cómo puede mejorarla en 2024 con Microsoft 365

La comunicación interna es fundamental, especialmente en el mundo actual, en el que cada vez estamos más acostumbrados a trabajar desde casa. Es un área en la que debemos concentrar nuestros esfuerzos porque una buena comunicación interna conduce a una mayor participación de los empleados. Vemos un aumento de la productividad y del rendimiento de la empresa como resultado directo de nuestros esfuerzos.

Sin embargo, tratemos de comprender mejor el significado de la comunicación interna y las herramientas que se pueden utilizar para lograr un alto nivel de comunicación corporativa.

Comunicación interna: ¿qué significa?

La comunicación interna se refiere al flujo de información dentro de una empresa, así como a la gestión de las relaciones internas.

Para aumentar el compromiso y la motivación de los empleados, debe gestionarse con eficacia. Para ello es necesario que la empresa utilice procesos más fluidos e inmediatos.

La comunicación corporativa interna es beneficiosa porque permite a las personas conectar con sus compañeros de trabajo y sirve como medio para que la organización comunique sus valores, identidad, misión y objetivos a sus empleados.

Como resultado, los trabajadores se sentirán más informados, involucrados y parte de la realidad de la empresa.

¿Qué dirección debe seguir la comunicación?

La comunicación interna de la empresa puede producirse tanto de arriba a abajo como al revés.

La comunicación descendente comienza con la dirección y se extiende a los empleados a través de normas, comunicados de prensa y anuncios de servicio.

La comunicación ascendente comienza con los empleados y es extremadamente útil porque les proporciona los medios y las herramientas para expresar sus pensamientos e ideas.

Recuerde que los comentarios de los empleados son fundamentales para el éxito de la empresa porque ayudan a mejorar el entorno de trabajo.

Toda organización debe promover la difusión de información, el intercambio y el conocimiento. Deben poder interactuar entre ellos y compartir sus pensamientos y preocupaciones.

La comunicación interna de la empresa debe ser eficaz para difundir la información y crear un entorno de trabajo positivo.

Herramientas de comunicación interna

Es esencial elegir las mejores herramientas para una comunicación interna funcional y eficaz.

Éstas deben ser utilizadas por la empresa para compartir la información y por los empleados que pueden aportar sus ideas en la creación y transmisión de la información.

En este sentido, Microsoft 365 ofrece un conjunto de herramientas integradas que garantizan una comunicación interna eficaz y creativa y la colaboración entre los equipos de la empresa.

SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft Planner, Microsoft Yammer y Microsoft OneDrive son algunas de ellas.

Veámoslas más de cerca.

Qué es Microsoft 365

Microsoft 365 es una plataforma en la nube creada por Microsoft que está disponible como software como servicio.

Incluye las aplicaciones clásicas de la suite (Word, Excel, PowerPoint y todas las demás), así como un nuevo conjunto de servicios innovadores diseñados para facilitar la colaboración y la comunicación corporativa interna (SharePoint, Teams, Yammer y otros).

Gracias a su gran flexibilidad en cuanto a la instalación, la suscripción y las características de seguridad, Microsoft 365 puede ayudarle a mejorar la productividad, la colaboración y la comunicación interna de diversas maneras.

Como resultado, Microsoft 365 le permite:

• Aumentar su rendimiento.
• Reducir los costes.
• Utilizar herramientas y servicios vanguardistas y actualizados.

Todo lo que necesita para la comunicación interna de la empresa está en un solo lugar, y puede obtenerlo contratando un plan de suscripción de usuario.

¿Por qué utilizar Microsoft 365 para la comunicación interna?

Puede ahorrar tiempo con Microsoft 365 y sus herramientas de comunicación interna y colaboración.

No tendrá que fusionar los cambios realizados por cualquier colega en un documento, y no tendrá que revisar todos sus correos electrónicos en busca de un archivo o adjunto.

Sólo tiene que subir sus documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o presentaciones de PowerPoint al almacenamiento en la nube que comparten los demás. Puede colaborar con varias personas al mismo tiempo una vez que un archivo se comparte en la nube. Además, cualquier cambio realizado por sus compañeros de trabajo se mostrará en tiempo real para garantizar que todo se mantenga sincronizado.

Microsoft 365 es, sin duda, la solución más segura para gestionar la colaboración en las intranets corporativas día a día.

Ofrece un amplio conjunto de herramientas de colaboración que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa digital y de cada equipo para mejorar los procesos y la comunicación interna de la empresa.

Comunicación interna con la intranet de la empresa

Una intranet es una herramienta extremadamente útil para las empresas. Incluye una serie de características y recursos diseñados para mejorar e implementar los procesos de comunicación y, como resultado, la cultura corporativa.

La comunicación interna es fundamental para el éxito de una organización, por lo que contar con una intranet que funcione correctamente es fundamental.

La comunicación interna de la empresa está siempre activa con una intranet gracias al sistema de notificaciones push, y la comunicación rápida y eficaz es posible gracias al sistema de almacenamiento de información en la nube online.

Involucra a sus empleados, los mantiene informados sobre las operaciones de la empresa y fomenta la colaboración.

También dispondrá de varias formas de supervisar y comprobar el compromiso de los empleados gracias a la intranet: opiniones, blogs, foros, comentarios y tablones de mensajes.

SharePoint Online 

La intranet de Microsoft 365 es SharePoint Online. Refleja la identidad de la empresa, así como su "voz".

Se trata de un servicio digital en la nube para toda la empresa que permite crear, modificar y gestionar sitios web, documentos y espacios de trabajo del equipo, así como intranets, extranets y soluciones de colaboración personalizadas.

Los miembros internos y externos del equipo, así como los diferentes dispositivos, pueden compartir documentos digitales de forma segura.

En función de las necesidades y de la consecución de objetivos específicos, SharePoint facilita y apoya el trabajo en equipo de cada grupo de proyectos, departamento y sitio.

SharePoint permite compartir archivos, datos, información y recursos con facilidad y seguridad en PC, Mac y dispositivos móviles.

Siempre se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo móvil, impulsando la productividad individual y mejorando las estrategias de comunicación interna de la empresa.

¿Por qué debería utilizar la intranet de Microsoft 365?

Puede utilizar SharePoint Online para crear y gestionar sitios internos de la empresa, personalizarlos para necesidades o proyectos específicos y compartirlos con clientes y proveedores.

Puede crear documentos, sincronizarlos y colaborar en tiempo real con otras personas que trabajan en el mismo proyecto. Estas son las ventajas de poner en marcha una empresa digital en la nube. Además, las suites 365 actualizan todos los documentos editados en cualquier dispositivo, aunque no esté conectado a Internet.

De este modo, la plataforma facilita el intercambio de información, la colaboración de los empleados y la implementación de una comunicación interna de 360 grados.

Comunicación interna con Microsoft Teams

Como se ha dicho anteriormente, la comunicación es un componente crítico de la colaboración y, por tanto, de la comunicación interna de la empresa.

Por ello, Microsoft ha introducido Microsoft Teams, un espacio de trabajo basado en el chat que facilita la comunicación y la colaboración dentro de la red interna de una empresa.

Todas las demás aplicaciones de Microsoft 365, como Planner, OneNote y SharePoint Online, son compatibles con esta herramienta.

Microsoft Teams es un espacio de trabajo digital colaborativo que reúne a personas, contenidos, conversaciones y aplicaciones en un solo lugar.

Con Teams, ¿qué puede hacer?

• Chatear con otros miembros del grupo
• Recibir notificaciones
• Realizar llamadas de audio y vídeo
• Compartir su pantalla
• Concertar citas y sincronizarlas con su calendario
• Compartir archivos y colaborar en ellos

Microsoft Planner 

Planner de Microsoft 365 es una herramienta de gestión de tareas.

Permite organizar las actividades de un grupo de personas, clasificarlas en función de sus necesidades y recibir notificaciones push para estar al tanto de los plazos.

El planificador puede utilizarse para planificar un evento de marketing, gestionar un proyecto, preparar una reunión con un cliente o llevar a cabo un simple intercambio digital de opiniones sobre un producto o documento que se va a procesar en su empresa digital.

Puede utilizar el planificador para establecer tiempos y plazos para todas las actividades de su empresa.

Microsoft Yammer 

Hay muchas formas de comunicarse y colaborar con su equipo de trabajo, gracias a la empresa digital en la nube, el correo electrónico, los mensajes de texto y las herramientas de colaboración.

Yammer es la mejor herramienta para crear una red social para el lugar de trabajo digital si sus empleados ya utilizan sitios de medios sociales como Facebook, Twitter e Instagram.

Yammer es una herramienta de red social corporativa que pretende reunir a personas de todo el mundo y mejorar la comunicación interna.

Los empleados pueden publicar mensajes o hacer preguntas que necesitan ser respondidas para realizar su trabajo, encontrar contenidos específicos o aprender más sobre la empresa.

¿Cuál es el objetivo de Yammer? Permitir que las personas se comuniquen en cualquier momento y desde cualquier lugar, al tiempo que se fomentan los enfrentamientos corporativos.

Microsoft OneDrive 

Microsoft OneDrive for Business es una carpeta en la nube donde puede almacenar todos sus archivos personales y acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Las principales ventajas de OneDrive son su sincronización y compatibilidad entre plataformas. Le permite crear un archivo en su ordenador y editarlo en su tableta o smartphone, guardando todos los cambios.

OneDrive para empresas es una herramienta de colaboración y comunicación digital en la nube fundamental para las empresas. Permite compartir fácilmente archivos tanto dentro como fuera de la empresa, en función de las normas de seguridad establecidas por el administrador de TI.

Conclusión

Como resultado, podemos concluir que la comunicación interna es esencial para el éxito de una empresa, tanto en términos de compromiso de los empleados como de productividad.

Se puede implementar y mejorar con herramientas digitales específicas que garanticen el éxito, como hemos visto. Las mejores herramientas a utilizar son las que proporciona Microsoft 365.