Comunicación interna con la intranet de Microsoft 365

Qué es la comunicación interna

La comunicación interna en la empresa es lo que permite optimizar los procesos internos, aumentar el compromiso de los colegas y, sin exagerar, garantizar el éxito de toda la organización. No se trata simplemente de compartir información, sino de crear un sistema sinérgico en el que personas, procesos y objetivos estén interconectados.

Cada empresa está compuesta por una red compleja de individuos y equipos, cada uno con roles específicos y responsabilidades diferentes. La comunicación interna sirve para garantizar que todas las partes de esta red trabajen de manera coordinada, manteniéndolas alineadas a lo largo del tiempo hacia un objetivo común. Como resultado, una comunicación interna clara minimiza los malentendidos y contribuye a crear un entorno de trabajo más colaborativo y productivo.

Hoy en día, afortunadamente, existen soluciones digitales modernas que ayudan a gestionar de la mejor manera el flujo de comunicación que sustenta una organización. Un ejemplo puede ser la intranet empresarial construida con SharePoint Online, que constituye el núcleo del digital workplace de Microsoft.

La intranet de SharePoint reúne, de hecho, todas las principales aplicaciones de Microsoft 365, entre las cuales se encuentra Microsoft Forms, que permite crear cuestionarios y formularios personalizados para la recopilación de opiniones, o Microsoft Teams, que en cambio permite compartir documentos, gestionar las actividades relacionadas con un proyecto y comunicarse en tiempo real con los colegas, sin importar dónde se encuentren.

El papel de la comunicación interna también es importante para apoyar el cambio. Aclarémoslo con un ejemplo: cuando una empresa introduce nuevas tecnologías para digitalizar los procesos internos, lógicamente cambian las formas en que se llevan a cabo las actividades cotidianas.

En estos casos, la comunicación interna tiene la tarea de facilitar la adopción de las nuevas herramientas introducidas en la organización, como podría ser la intranet empresarial, ayudando al personal a comprender rápidamente cómo utilizarlas para garantizar que no haya ralentizaciones en los flujos de trabajo.

Sin embargo, simplificar la innovación en la empresa no es el único resultado que se puede lograr con una buena estrategia de comunicación. A continuación, intentamos resumir los objetivos más importantes:

• Alineación: la comunicación interna ayuda a comprender claramente la misión, la visión y las estrategias empresariales. Para los individuos, se vuelve más fácil entender cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales; para la empresa, al mismo tiempo, se facilita reforzar el sentido de pertenencia y responsabilidad entre los diferentes equipos.
  
  
• Compromiso: cuanto más informado e incluido se siente uno, más motivado está para dar lo mejor de sí en sus actividades. Actualizar regularmente al personal sobre los resultados empresariales y los éxitos obtenidos, incluso a través de un boletín interno (fácil de crear y rápido de consultar en la intranet de SharePoint Online), puede fortalecer el sentido de comunidad. Además, según un informe de McKinsey, una comunicación interna eficaz puede aumentar el compromiso hasta un 20-25% y proporcionar un ROI más alto en comparación con las empresas que deciden no invertir en su comunicación con el personal.
  
  
• Promoción de una cultura positiva: la comunicación interna moldea la cultura de una organización. Un entorno transparente, que favorece el diálogo abierto entre equipos y la dirección, será más apreciado y estimulante que un entorno de trabajo cerrado, donde las comunicaciones se limitan a la entrega de directivas y los trabajadores son tratados como meros engranajes de un mecanismo percibido como oscuro y distante.
  
  
• Gestión de crisis: el mundo está cambiando rápidamente y la capacidad de adaptación distingue a una empresa saludable de una destinada a fracasar. Una buena comunicación interna sirve, por tanto, tanto para dejar claro el camino a seguir como para gestionar los imprevistos y momentos difíciles inevitables, respondiendo con prontitud a las necesidades de la empresa y de las personas que forman parte de ella.

¿Qué distingue la comunicación interna de la comunicación externa?

Aunque la comunicación interna y la comunicación externa de una empresa tienen objetivos y destinatarios diferentes, ambas dimensiones están estrechamente interconectadas. Por un lado, la comunicación interna está dirigida al personal y tiene como objetivo informar, involucrar y motivar; por otro lado, la comunicación externa se centra en el diálogo con clientes, socios y todas aquellas personas que pueden definirse como partes interesadas externas, con el propósito de promover la marca y sus valores.

Pero entonces, ¿cuál es la relación entre estas dos esferas de la comunicación empresarial?

Ante todo, una organización que se comunica eficazmente en su interior logra crear una base sólida para proyectar una imagen más coherente y confiable hacia el exterior. Por ejemplo, un equipo de ventas que comprende plenamente los valores de la empresa gracias a una comunicación interna bien estructurada tendrá más facilidad para transmitirlos a los clientes.

Comunicación interna: ¿qué tipos existen?

Entremos ahora en el corazón del tema y veamos qué tipos de comunicación interna existen en la empresa, profundizando en cómo permiten alcanzar un objetivo determinado.

Como hemos visto, la comunicación interna es el proceso mediante el cual la información, las directrices, las noticias y los avisos circulan dentro de una organización. No se trata solo de la mera transmisión de datos entre la dirección y los empleados: incluye, en cambio, el diálogo entre equipos, colegas y departamentos. Su función principal, por lo tanto, es crear un flujo informativo que favorezca la transparencia, la eficiencia y la cohesión, con efectos positivos sobre la productividad global.

Funciones principales de la comunicación interna en la empresa

Para explicar mejor por qué es necesario estructurar una buena comunicación interna, podemos tomar como ejemplo una empresa con varias sedes distribuidas geográficamente: sin un sistema de comunicación bien estructurado, podrían producirse retrasos en el acceso a la información o malentendidos entre directivos y equipos, lo que dificultaría la coordinación de las actividades.

Una comunicación interna bien estructurada, en cambio, permite acceder rápidamente a la información, colaborar con los colegas en tiempo real y resolver problemas con prontitud, incluso cuando los husos horarios no coinciden. Pero, ¿cómo hacer que funcione la comunicación interna? En general, no hay que perder de vista tres aspectos clave:

1. Claridad de los mensajes
2. Uso de canales adecuados
3. Solicitar continuamente retroalimentación

Estos tres elementos constituyen la base de la pirámide comunicativa y caracterizan cualquier flujo de información presente dentro de una organización.

A continuación, podemos clasificar los tipos de comunicación interna según la dirección y el tono del flujo informativo. Lo ejemplificamos en la siguiente tabla.

Además de los tres factores mencionados anteriormente (claridad, canales adecuados y retroalimentación), los cuatro tipos de comunicación interna empresarial enumerados en la tabla tienen en común el objetivo de crear un entorno laboral en el que las personas se sientan más implicadas y motivadas.

A continuación, se presentan un par de ejemplos para entender cómo lograr estos resultados.

El problema de la tradicional comunicación interna en la empresa

Tal vez sea una novedad, pero probablemente todos lo sepamos desde hace tiempo: en las empresas circulan demasiados correos electrónicos. Las razones que justifican la presencia persistente de un medio de comunicación que data de 1971 pueden ser infinitas. Sin embargo, en primer lugar encontramos la resistencia al cambio. 

Parece casi una paradoja si pensamos en la promesa siempre vigente de innovación por parte de cualquier empresa, pero el envío masivo de correos electrónicos sigue siendo hoy una constante. Sin embargo, esta es una forma de comunicarse no solo ineficaz, sino incluso perjudicial.

Como silenciosas moléculas de colesterol, la infinidad de informaciones que se envían diariamente por correo representan un riesgo para cualquier organización. Con el tiempo, pueden provocar verdaderos infartos en el sistema de comunicación interna, causando la parálisis de funciones primarias como la transmisión de datos, tareas y actualizaciones.

Un riesgo relacionado, no menos grave, es el de anestesiar la atención de los colegas, obligados a monitorear el incesante flujo de notificaciones que inunda cada día la bandeja de entrada, vehiculando informaciones de lo más variadas.

Como es evidente después de nuestra panorámica sobre los que deberían ser los objetivos y beneficios de la comunicación interna, para muchas empresas coordinar sus actividades de esta manera tan ineficiente es la norma, o mejor dicho, es la costumbre, que nace del pensamiento estancado de "siempre se ha hecho así".

Se necesita un cambio de paradigma, que se traduce en la necesidad de adoptar nuevas herramientas para gestionar la comunicación interna. Ya hemos hablado de la intranet corporativa integrada con el ecosistema de Microsoft 365, pero a continuación veremos más detalles sobre por qué precisamente la intranet representa la solución ideal para mejorar la comunicación interna y, con ella, todos los procesos internos de una organización.

Ejemplo de intranet de SharePoint, integrada con Microsoft 365, creada con intranet.ai

¿Cómo sustituir los correos electrónicos en la comunicación interna en la empresa?

Hasta ahora hemos entendido que la comunicación interna no es un proceso oral: no se trata solo de hablar entre colegas, sino de utilizar (y saber utilizar) una amplia gama de herramientas, que representan una alternativa a los correos electrónicos tradicionales.

Estas herramientas pueden clasificarse en categorías según el grado de innovación y el enfoque comunicativo, desde el tradicional hasta el digital, llegando hasta las tecnologías más innovadoras. En cuanto a estas últimas, la digitalización está transformando la comunicación corporativa gracias a soluciones como:

• La intranet corporativa, es decir, el centro para documentos, noticias y recursos útiles para todas las personas en la empresa. A través del uso de aplicaciones como SharePoint Online, además, es posible crear intranets personalizadas que no solo mantienen informado al público empresarial, sino que lo involucran activamente.
  
  
• Plataformas de mensajería instantánea, como Microsoft Teams, permiten una comunicación rápida y directa entre colegas. Estamos hablando de herramientas que fomentan la colaboración en tiempo real, para que los equipos de trabajo puedan colaborar de forma coordinada, dondequiera que estén, sin necesidad de recurrir al correo electrónico.
  
  
• Redes sociales corporativas, basadas en aplicaciones como Yammer (ahora Viva Engage), ofrecen un espacio digital donde las personas dentro de una organización pueden expresar su voz. Se trata de herramientas que permiten, por tanto, fortalecer el sentido de pertenencia a la comunidad empresarial, aprovechando los mecanismos de comunicación característicos de las plataformas sociales más populares.
  
  

Estas herramientas van acompañadas de tendencias emergentes que buscan mejorar los flujos comunicativos internos en una empresa, introduciendo nuevas formas de involucrar a las personas y optimizar los procesos internos. Entre las principales tendencias encontramos:

• Gamificación: el uso de dinámicas de juego en el contexto empresarial es una estrategia cada vez más común para incentivar la participación. A todos les gusta jugar, más aún si al final se puede ganar algo. Por ejemplo, una empresa podría introducir un sistema de puntos o recompensas para valorar a las personas y equipos que han completado un proyecto importante o que han contribuido significativamente a una determinada iniciativa.
  
  
• Automatizaciones: gracias a aplicaciones como Microsoft Power Automate, se ha vuelto más sencillo crear flujos de trabajo automatizados para gestionar de forma más eficaz las tareas repetitivas de una empresa. Dentro de la intranet de SharePoint, por ejemplo, los flujos de Power Automate permiten automatizar el archivado y la aprobación de documentos.
  
  
• Inteligencia artificial: la reciente integración de la IA en plataformas como Microsoft Viva ha permitido mejorar aún más la gestión de la comunicación interna. A través del análisis predictivo de datos, la IA permite identificar áreas de mejora en los flujos informativos de su empresa, ofreciendo además sugerencias sobre cómo intervenir para que la experiencia de los usuarios sea más personalizada y, por tanto, más atractiva.

Comunicación interna: ejemplos de gestión con Microsoft 365

SharePoint Online, al igual que todas las aplicaciones del paquete Microsoft 365, proporciona ejemplos claros de cómo una empresa podría construir un entorno de trabajo más productivo gracias a una mejor gestión de la comunicación interna. En primer lugar, SharePoint permite construir una intranet inteligente donde es posible centralizar información, recursos, actualizaciones y noticias en una única plataforma dentro del espacio digital de trabajo empresarial.

Una intranet creada con SharePoint, de hecho, al integrarse con las demás aplicaciones de Microsoft 365, puede desempeñar la función de centro de comunicación para simplificar:

• el acceso a contenidos compartidos
• la recopilación de comentarios en tiempo real
• la coordinación de eventos o iniciativas empresariales
• la gestión centralizada de documentos y comunicaciones
• etc.

Además, SharePoint permite personalizar la intranet para mostrar la información más relevante según el departamento, el rol o la sede de trabajo de cada usuario. De esta forma, la comunicación puede segmentarse para evitar que sus colegas se vean sobrecargados con contenidos ajenos a su día a día en la empresa.

La segmentación también ofrece una segunda ventaja: la garantía de que solo determinados usuarios puedan acceder a cierta información, gracias al sistema de permisos que caracteriza a todo el ecosistema de Microsoft 365. Así, no solo las personas tendrían acceso rápido a las comunicaciones de su interés, sino que la empresa podría garantizar la privacidad de los datos sensibles.

Como hemos mencionado, Microsoft 365 integra una serie de herramientas que amplifican las capacidades de SharePoint: el resultado es un ecosistema completo para la comunicación y la colaboración empresarial. Veamos cómo puede desarrollarse esto.

SharePoint Online incluye funcionalidades para crear sitios de comunicación y sitios de equipo. Los sitios de comunicación están diseñados para difundir noticias y actualizaciones de interés general, mientras que los sitios de equipo facilitan la colaboración de un grupo específico de colegas en la realización de un proyecto.

Microsoft Teams, que ya hemos mencionado anteriormente, es una plataforma que combina chat, videollamadas y uso compartido de archivos en una única solución. Es la herramienta ideal para facilitar reuniones virtuales, discusiones grupales y colaboración en tiempo real. Gracias a la integración nativa con SharePoint, permite acceder a los documentos almacenados en un sitio directamente desde los canales de comunicación.

Viva Engage, la evolución de Microsoft Yammer, se enfoca en el engagement (no, el nombre de la aplicación no es casual) mediante la creación de una red social interna donde gestionar conversaciones, encuestas y foros: es una plataforma pensada para estimular el diálogo entre las personas dentro de la empresa. Ofrece una experiencia similar a las redes sociales más populares, como Instagram, pero adaptada para hacer que la comunicación formal típica de una empresa sea más directa y atractiva.

Una comunicación que puede integrarse en cualquier página de la intranet o en cualquier sitio de SharePoint, para permitir que usted participe en las discusiones sin tener que cambiar constantemente de una plataforma a otra.

Veamos ahora un ejemplo práctico de cómo el ecosistema de Microsoft 365 puede optimizar la gestión de la comunicación interna: una empresa podría querer mejorar la comunicación entre el departamento de RR. HH., los diferentes equipos de proyecto y la dirección. He aquí cómo podría ser el proceso.

El equipo de RR. HH. podría beneficiarse de un área específica en la intranet de SharePoint donde reunir las noticias corporativas, breves videomensajes, como intervenciones grabadas por la dirección para promover nuevas iniciativas, y un calendario de eventos para ofrecer una visión general de los principales encuentros empresariales y de los momentos dedicados a la formación.

Áreas dedicadas a los departamentos en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Los equipos de proyecto podrían utilizar SharePoint para acceder a sitios dedicados. Por ejemplo, el sitio del proyecto "Lanzamiento del Producto X" podría contener la documentación actualizada, los informes sobre el estado de avance y un panel integrado con Microsoft Planner para supervisar tareas y fechas límite.

Después, el equipo podría conectar el sitio del proyecto con Microsoft Teams para permitir el acceso a los documentos a través del chat de grupo. También podría decidir crear un grupo temático en Viva Engage. En este espacio, se invita a los miembros a compartir consejos, preguntas y actualizaciones, aprovechando la interacción con colegas de otros departamentos para encontrar nuevas ideas o soluciones alternativas.

Comunicación interna: consejos para la planificación

Hemos aprendido que una comunicación interna bien estructurada no es fruto del azar, sino de una planificación cuidadosa y de ajustes constantes. Veamos ahora algunos consejos para evaluar el estado actual de la comunicación interna en su organización y crear una hoja de ruta basada en estrategias y buenas prácticas comprobadas.

Ejemplo de planificación para la comunicación interna de Microsoft

La primera fase para mejorar la comunicación interna es el análisis del estado actual.

Este paso es importante porque ayuda a identificar los puntos fuertes y las áreas críticas de la estrategia adoptada por su empresa, además de comprender el grado de implicación de los colegas y sus necesidades reales.

Es necesario, por lo tanto, hacerse algunas preguntas:

• ¿Qué herramientas de comunicación interna se utilizan?
• ¿Estas herramientas permiten la coordinación de equipos y trabajadores individuales?
• ¿La información fluye con facilidad entre los distintos niveles de la organización?

Para responder a estas preguntas, si la empresa no dispone de herramientas de comunicación integradas con funciones de análisis, se puede recurrir al uso de encuestas, foros y grupos focales para recoger directamente la retroalimentación de los colegas.

Una vez obtenidos datos suficientes, la empresa podría descubrir, por ejemplo, que las comunicaciones enviadas por correo electrónico no son leídas por todos los colegas. Lo cual podría requerir el paso a herramientas más dinámicas.

En este punto, es necesario poner por escrito las áreas críticas identificadas, junto con sus soluciones, y así crear una hoja de ruta para planificar y monitorear la implementación de la nueva estrategia de comunicación.

Los pasos a seguir son esencialmente cuatro:

1. Definir los objetivos: ¿qué se quiere lograr con la nueva estrategia de comunicación? ¿Debe centrarse en la implicación activa de los colegas o el objetivo es mejorar la coordinación de las operaciones entre diferentes sedes?
   
   
2. Identificar el público objetivo: ¿a quién se dirige la comunicación interna? Aquí, podría ser útil segmentar el público empresarial en función del rol, sede, departamento o necesidades comunes.
   
   
3. Seleccionar los canales: es necesario identificar los canales de comunicación más adecuados para cada segmento del público. La elección debería incluir una combinación de herramientas tradicionales y digitales: el correo electrónico no debe ser descartado categóricamente, pero debería convertirse en una herramienta secundaria que apoye plataformas más modernas, como la intranet corporativa de SharePoint Online.
   
   
4. Planificar los contenidos: siempre es útil crear un calendario editorial interno que incluya la programación de envíos de actualizaciones, comunicaciones promocionales, iniciativas de gamificación, boletines temáticos y reconocimientos.
   
   

Las mejores prácticas de comunicación interna representan un camino común para empresas de cualquier tamaño. Ya se trate de una pequeña empresa o de una gran multinacional, lo que cambia son las escalas y la complejidad de las relaciones que se deben gestionar, pero los principios fundamentales permanecen inalterados.

La clave del éxito reside en la capacidad de adaptar estos procesos para responder a las necesidades reales de las personas que conforman una organización.

Una buena comunicación no es cuestión de cantidad, sino de crear una experiencia personalizada capaz de incluir, implicar, apoyar y conectar a cada individuo que forma parte de la comunidad empresarial.

¿Qué es la comunicación interna en la empresa?

La comunicación interna en la empresa es el proceso que optimiza la transmisión de información entre empleados y equipos, fomentando la colaboración, el compromiso y la productividad. Va más allá del simple intercambio de datos, creando un sistema sinérgico que conecta personas, procesos y objetivos.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

La comunicación interna es fundamental para alinear a los empleados con los objetivos de la empresa, motivar al personal, promover una cultura organizacional positiva y gestionar eficazmente los cambios y las crisis. Contribuye a crear un entorno colaborativo y orientado al éxito.

¿Cuáles son los principales tipos de comunicación interna?

Existen cuatro principales tipos de comunicación interna: vertical, horizontal, formal e informal. La comunicación vertical se da entre niveles jerárquicos diferentes, la horizontal ocurre entre colegas del mismo nivel, mientras que los otros tipos dependen de los canales y del tono utilizados.

¿Cómo pueden los instrumentos digitales mejorar la comunicación interna?

Herramientas como la intranet corporativa, Microsoft Teams y Viva Engage mejoran la comunicación interna al permitir centralizar la información, facilitar la colaboración en tiempo real y crear espacios digitales para el diálogo entre los empleados. Estas herramientas modernizan los flujos de información y aumentan el nivel de compromiso.

¿Cuáles son los problemas más comunes de la comunicación interna tradicional?

El uso excesivo del correo electrónico es uno de los principales problemas de la comunicación tradicional, ya que provoca una sobrecarga de información y dificultad para distinguir las prioridades. Además, la falta de claridad y de herramientas adecuadas limita la eficacia del flujo informativo.

¿Qué papel desempeña la intranet en la comunicación interna en la empresa?

La intranet es un elemento clave en la comunicación interna, actuando como un centro centralizado para documentos, recursos y noticias. Permite personalizar los contenidos según departamentos o funciones específicas, mejorando la eficacia y el acceso a la información relevante.