Inteligencia artificial: qué es y aplicaciones en la intranet

¿Qué es la inteligencia artificial?

La inteligencia artificial es una tecnología diseñada para permitir que las máquinas realicen tareas que, hasta hace poco, requerían inteligencia humana.

Se trata de actividades como el procesamiento del lenguaje natural, el reconocimiento de imágenes, el análisis de datos y la capacidad de aprender para mejorar su rendimiento.

En la base de esta tecnología, se encuentran modelos estadísticos y algoritmos que permiten a los sistemas digitales tomar decisiones, hacer predicciones y adaptarse a los contextos en los que operan.

Cuando se hablaba de inteligencia artificial, a menudo se imaginaba un futuro extraordinario, poblado de tecnologías de vanguardia y robots con comportamientos similares a los de una persona: se visualizaba un mundo en el que las máquinas y los seres humanos coexistían en armonía.

Estas representaciones, a menudo extraídas de obras de ciencia ficción, capturaban la imaginación colectiva y hacían soñar con un mundo de posibilidades infinitas.

Sin embargo, lo que no puede pasar desapercibido desde hace algunos años es que la inteligencia artificial es una realidad tangible, ya presente en nuestra vida cotidiana.

Ya no se trata de un concepto abstracto o de un futuro lejano; al contrario, la IA se manifiesta en múltiples formas y aplicaciones, a menudo de manera sutil y menos invasiva de lo que podríamos pensar. De hecho, podemos encontrar aplicaciones de inteligencia artificial en los dispositivos y servicios que usamos regularmente, tanto en el ámbito empresarial como en el privado.

Un ejemplo concreto son los asistentes basados en machine learning, como Microsoft 365 Copilot, capaces de conversar con los usuarios para proporcionarles la información y los contenidos que necesitan para llevar a cabo sus actividades dentro del entorno digital laboral.

Cuando la inteligencia artificial se integra en los procesos internos de una organización, en particular, introduce un grado de innovación que hoy representa una ventaja competitiva que no se debe subestimar. De hecho, esto conlleva una automatización de tareas, un análisis más rápido de grandes volúmenes de datos y un apoyo constante a la productividad de cada trabajador.

En la intranet de SharePoint Online, la inteligencia artificial se integra para ampliar las funcionalidades de búsqueda y la gestión de datos sobre el uso del portal, de modo que sea la propia plataforma la que sugiera tanto los contenidos más relevantes para los usuarios como las estrategias para mejorar la experiencia dentro del portal.

Estos son solo algunos ejemplos de aplicación de la IA, que se pueden encontrar en nuestra solución de intranet y, más concretamente, en la Búsqueda inteligente y en Gaia, el agente que hemos desarrollado para desempeñar el papel de Gestor de Intranet.

 

Gaia, la Intranet Manager de intranet.ai

 

Para profundizar lo mencionado al principio, la inteligencia artificial es una disciplina informática que tiene como objetivo crear sistemas de hardware y software capaces de simular algunas capacidades típicas de la inteligencia humana, como el razonamiento y la resolución de problemas.

En el ámbito profesional, se aplica a:

1. Procesamiento de grandes cantidades de datos: gracias a modelos estadísticos y redes neuronales, la inteligencia artificial identifica patrones y tendencias que de otro modo serían difíciles de detectar.
   
   
2. Automatización de procesos: el uso de scripts inteligentes y algoritmos de decisión permite ahorrar tiempo en actividades repetitivas, que así pueden ser automatizadas.
   
   
3. Apoyo en el proceso de toma de decisiones: las aplicaciones de IA pueden sugerir estrategias o anticipar problemas, basándose en la experiencia previa y en el análisis en tiempo real de los datos disponibles.
   
   

Cuando se integra en la intranet corporativa, la inteligencia artificial no se limita a gestionar el volumen de contenidos publicados, sino que contribuye a filtrar la información, mostrando solo lo que realmente es útil para el trabajo de cada colega o departamento.

¿Pero cómo funciona una IA?

En la práctica, se basa en la creación y ejecución de algoritmos, es decir, secuencias de instrucciones lógicas diseñadas para resolver problemas específicos. Los datos son aquí la materia prima esencial: cuanto más precisos y abundantes sean, mejor podrán aprender los algoritmos.

El aprendizaje automático desempeña de hecho un papel muy importante en este proceso.

A diferencia de la programación tradicional, donde el comportamiento de un sistema se establece cuidadosamente desde el principio, el aprendizaje automático permite que los algoritmos progresivamente mejoren con la experiencia.

Cuanta más información se proporcione al modelo, más "aprenderá" la máquina a identificar patrones y a ofrecer resultados fiables. En la intranet, estos mecanismos pueden manifestarse, por ejemplo, en un motor de búsqueda que comprende cuáles contenidos son más útiles para un departamento en función de las búsquedas de sus miembros.

En algunos casos, el algoritmo realiza análisis predictivos, indicando posibles tendencias futuras o anomalías que conviene abordar.

Esta capacidad es especialmente valiosa en funciones de Recursos Humanos, donde la inteligencia artificial puede señalar un creciente interés por los recursos formativos dedicados a un nuevo software, o en el ámbito financiero, donde la detección de patrones anómalos puede prevenir riesgos de fraude interno.

La evolución de la inteligencia artificial ha conducido al desarrollo de modelos generativos, como los que sustentan soluciones ya populares en el ecosistema de Microsoft.

 

 

La IA generativa es capaz de producir contenidos originales (textos, imágenes, conversaciones) a partir de un contexto o un mensaje inicial, aprovechando amplios conjuntos de datos y redes neuronales de gran tamaño.

Este tipo de modelos, denominados Large Language Models (que a menudo se abrevian como LLM), están diseñados para gestionar el lenguaje humano de forma natural. En el contexto de la intranet, estas herramientas pueden servir para analizar documentos, resumir informes, redactar textos y responder a las preguntas de los usuarios.

Microsoft, gracias a su asociación estratégica con OpenAI (los creadores de ChatGPT), ha introducido Copilot y una serie de servicios basados en IA generativa, como Power Virtual Agents, AI Builder y Azure Cognitive Services.

Con estas soluciones, se vuelve posible acelerar los procesos internos, desde el intercambio de información hasta la producción de contenidos, sin salir nunca de su entorno digital de trabajo.

En los siguientes párrafos, veremos precisamente las formas en que la inteligencia artificial permite alcanzar objetivos más ambiciosos en términos de colaboración, comunicación y productividad.

Inteligencia artificial: objetivos y aplicaciones en la intranet

Entre los obstáculos más comunes que se encuentran dentro de una organización se encuentra la fragmentación de los datos, a menudo distribuidos entre varios repositorios, aplicaciones y sistemas externos. Un primer objetivo de la inteligencia artificial es precisamente centralizar y correlacionar toda la información que se intercambia cada día en la empresa, proporcionando un punto de acceso unificado.

El tiempo dedicado a buscar información o a realizar controles de rutina, de hecho, afecta negativamente la productividad. La inteligencia artificial aplicada a la intranet empresarial ayuda a reducir los tiempos muertos, ya que los motores de búsqueda inteligentes pueden integrarse y configurarse para aprender de los hábitos de los usuarios, proporcionando inmediatamente los resultados más relevantes.

 

Búsqueda avanzada en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Otro objetivo principal es la digitalización de los procesos internos que, si se combina con algoritmos de inteligencia artificial, puede aprovechar automatizaciones personalizadas y asistentes configurados específicamente para gestionar:

• la recopilación de comentarios
• las solicitudes de soporte
• el ciclo de vida de los documentos
• el intercambio de conocimientos
• la preparación de informes y paneles de control
• la publicación de las comunicaciones internas
• la asignación y el seguimiento de las actividades

A través de flujos de trabajo inteligentes (que se pueden implementar con Power Automate, por ejemplo) la intranet puede convertirse en el punto de referencia para la gestión de todas las actividades administrativas y operativas, aliviando la carga de trabajo de los departamentos implicados.

 

Crear automatizaciones con Copilot en Power Automate

 

Hablando estrictamente de innovación, sin embargo, una de las aplicaciones más interesantes dentro de la intranet corporativa está representada por los chatbots y los asistentes virtuales.

Estos instrumentos pueden, de hecho, agilizar diversos procedimientos, como responder a preguntas sobre el funcionamiento del software corporativo, guiar a los nuevos empleados en la cumplimentación de formularios de RR. HH. o, incluso, ayudar a un responsable de proyecto a mejorar la gestión de las actividades asignadas a su equipo.

En el caso de Gaia, el agente conversacional desarrollado por nuestro equipo, los equipos de comunicación interna y RR. HH. pueden contar con la ayuda de un asistente capacitado para desempeñar el rol de Intranet Manager. Más concretamente, Gaia puede analizar los datos de uso de la intranet y sugerir estrategias adecuadas para mejorar su rendimiento, planteándose como posibles objetivos:

• aumentar la tasa de adopción
• mejorar la localización de contenidos
• reducir el número de búsquedas sin resultados
• incrementar la participación de un departamento determinado
• optimizar la estructura de las páginas y de los menús de navegación
• apoyar la difusión de iniciativas de RR. HH. y comunicaciones descendentes

Otro punto fuerte de la inteligencia artificial reside en la capacidad de comprender las preferencias, los intereses y los comportamientos de las personas que usan la intranet. A partir de esta información, el sistema puede presentar contenidos personalizados: noticias actualizadas, materiales de formación, e incluso oportunidades de colaboración con departamentos afines.

En las redes sociales más utilizadas es común encontrar sugerencias personalizadas y, en la práctica, el mismo principio puede aplicarse en el ámbito empresarial. A través del seguimiento de datos agregados, aunque siempre respetando la privacidad, la intranet puede señalar los contenidos más relevantes, reduciendo el riesgo de sobrecarga informativa.

Hablando de contenidos, muchas intranet adoptan un método de búsqueda basado en palabras clave, que devuelve resultados solo si el término buscado aparece exactamente en los documentos archivados.

Gracias a la IA, se pasa a la llamada búsqueda semántica.

La búsqueda semántica analiza el significado de las consultas, contextualizando los términos dentro de una frase o de un tema más amplio. De este modo, si un colega escribe algo como "procedimientos para la gestión del presupuesto", el algoritmo no se limita a devolver los archivos que contienen exactamente esas palabras, sino que intenta interpretar la intención, proponiendo también formularios de rendición de cuentas o manuales sobre buenas prácticas contables.

 

Sugerencias de búsqueda en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Quien más se beneficia de la presencia de la inteligencia artificial en la intranet es, sobre todo, el departamento de Recursos Humanos. En el proceso de integración de nuevos colegas, por ejemplo, un asistente virtual puede proporcionar un recorrido personalizado por la plataforma, explicar los procedimientos internos y compartir información sobre las figuras clave presentes en el organigrama.

Además, un sistema de notificaciones inteligentes puede señalar los documentos fundamentales que deben leerse, evitando que los recién incorporados se sientan desorientados en sus primeros días en la empresa.

Incluso en la fase de selección de personal, la inteligencia artificial aporta su contribución, ayudando a los responsables de RR. HH. en el análisis de los currículos, identificando patrones en los requisitos de los puestos vacantes y sugiriendo a los candidatos más idóneos.

Una función particularmente eficaz cuando se integra con herramientas como Microsoft Teams y Outlook, ya que pueden crearse automatizaciones para contactar rápidamente con los perfiles que cumplen con los criterios de búsqueda.

Por último, la IA ofrece una experiencia de formación más atractiva: con el aprendizaje automático, la intranet sugiere cursos, seminarios web y encuentros pertinentes a los objetivos de desarrollo de cada puesto.

En conjunto, los casos de uso vistos hasta ahora ponen de relieve cómo la inteligencia artificial puede ayudar a las empresas a crecer de forma sostenible. Especialmente cuando se inserta en un entorno de trabajo digital compatible, como el construido a partir de las aplicaciones de Microsoft 365, basado en la intranet de SharePoint Online e integrado de forma nativa con Copilot.

IA generativa y Microsoft 365: la integración del futuro

Microsoft ha integrado la inteligencia artificial, especialmente la de tipo generativo, en su ecosistema 365, creando potentes funcionalidades destinadas a mejorar la productividad y la experiencia del usuario en sus principales plataformas.

La IA generativa se sitúa así en el centro de Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Excel, Word, pero también en los módulos de Viva y en los productos incluidos en Power Platform, entre los que destacan Power BI, Power Apps y, como ya hemos visto, Power Automate.

La principal solución de IA ofrecida en el entorno digital de Microsoft 365 es sin duda Copilot, cuya eficacia (comprobada por distintos estudios realizados por Microsoft y por empresas externas) se debe a una estrecha conexión con Microsoft Graph, la infraestructura en la nube que unifica datos, documentos, correos electrónicos, calendarios y contactos presentes en el entorno empresarial de Microsoft.

 

Relación entre Copilot y Microsoft Graph

 

Esta sinergia permite a Copilot comprender contextos complejos, como la relación entre diferentes proyectos, los plazos próximos o las preferencias de trabajo de cada equipo empresarial.

La base de esta capacidad de comprensión y, posteriormente, de respuesta a las solicitudes de los usuarios se encuentra precisamente en la integración con Microsoft Graph y con todos los datos que se intercambian a diario entre las personas que forman parte de la organización en las distintas aplicaciones de Microsoft.

En cuanto a la capacidad de respuesta, una de las características distintivas de Copilot consiste en la automatización inteligente de las actividades, que va mucho más allá de la simple ejecución de macros o scripts.

La IA de Microsoft, de hecho, es capaz de generar, reformular y resumir contenidos en función de los datos empresariales. ¿Cómo? Veamos algunos ejemplos en la siguiente tabla.

 

Inteligencia artificial: uso de la Gen AI a través de Copilot

 

Funcionalidades de Microsoft Copilot	Descripción
Generación de contenidos	A partir de datos empresariales, ideas o frases clave, Copilot puede producir borradores de informes, comunicaciones, correos electrónicos y presentaciones.
Análisis de contenidos	Gracias a la IA generativa, se pueden obtener resúmenes de documentos extensos o transcribir sus reuniones de forma rápida y precisa.
Automatización de procedimientos internos	Integrándose con flujos ya existentes, Copilot puede completar formularios, asignar tareas y calendarizar eventos, adaptándose al contexto específico de cada departamento, también gracias a la introducción de las Copilot Actions.

 

Podemos concretar mejor los ejemplos mencionados anteriormente, explicando cómo funciona Copilot en algunos de los principales productos de Microsoft 365:

• Gen AI en Word: la funcionalidad de escritura asistida permite crear borradores de texto para documentos empresariales como contratos e informes. Copilot es capaz de identificar posibles lagunas en la redacción del usuario y luego sugerir contenidos faltantes o mejoras de estilo.
  
  
• Gen AI en Excel: al analizar grandes volúmenes de datos, la inteligencia artificial puede proporcionar gráficos y tablas dinámicas que le permitan obtener información valiosa para su análisis, destacando también posibles patrones, tendencias o anomalías en los números.
  
  
• Gen AI en PowerPoint: Copilot simplifica la creación de presentaciones empresariales, proponiendo diseños, imágenes e incluso textos introductorios en función de los temas tratados. También puede sugerir a los ponentes cómo estructurar su discurso para mantener alta la atención del público durante toda la presentación.
  
  

Además de Microsoft 365, la suite de Microsoft Viva también está integrando la inteligencia artificial en su funcionamiento. Viva Insights, por ejemplo, utiliza la IA para recopilar datos agregados sobre horarios de trabajo, reuniones, intercambios de correos electrónicos y tiempos de respuesta, proporcionando sugerencias prácticas para mantener un alto nivel de productividad y mejorar el equilibrio entre la vida profesional y personal.

 

Integración de la IA generativa en Viva Insights

 

Viva Learning utiliza la inteligencia artificial para sugerir contenidos formativos acordes con el rol, los intereses y las actividades de los usuarios, mientras que Viva Engage, diseñado para fortalecer la comunicación interna, emplea algoritmos inteligentes para mostrar las conversaciones más relevantes en las comunidades empresariales.

 

Simplificar la formación con la IA en Viva Learning

 

Saliendo de la suite Viva, no podemos dejar de mencionar Power Automate, que ya hemos citado en relación con los flujos de trabajo personalizados para automatizar tareas repetitivas. Al integrar AI Builder, es posible ampliar la automatización a escenarios más sofisticados, como el reconocimiento de imágenes, la extracción de datos de documentos en papel o la clasificación de solicitudes recibidas por correo electrónico.

Estas funcionalidades se traducen en procedimientos de extremo a extremo más fluidos. Por ejemplo, un flujo de adquisición de pedidos puede validar automáticamente los datos capturados desde un formulario en papel, transferirlos al CRM interno y generar una notificación en Teams al account manager correspondiente.

 

Modelos de IA disponibles en Power Automate

 

Cerramos nuestra panorámica con Azure OpenAI Service, que representa la oportunidad de acceder a los modelos de IA generativa desarrollados por Microsoft en colaboración con OpenAI, dentro de un entorno en la nube seguro y conforme con los estándares empresariales.

Estos modelos pueden incorporarse en su digital workplace para dar vida a:

• chatbots más sofisticados
• sistemas de búsqueda semántica avanzados
• motores de sugerencias en tiempo real

Gracias a la integración con Azure, usted obtiene un control detallado sobre los recursos y los accesos, asegurando que todos los sistemas basados en inteligencia artificial operen dentro de un perímetro siempre protegido. La empresa puede así experimentar soluciones de procesamiento del lenguaje natural, personalizándolas en función de sus propios datos, sin ningún riesgo para la privacidad.

Inteligencia artificial: pasos para una correcta adopción en la intranet

Adoptar correctamente la inteligencia artificial en la intranet requiere una planificación precisa y gradual, que tenga en cuenta diversos aspectos, desde los organizativos hasta los tecnológicos y normativos.

El primer paso consiste en un análisis de las necesidades internas.

Esta fase permite mapear los flujos operativos y destacar las ineficiencias en las que la IA puede intervenir. Puede ser útil organizar talleres con los responsables de cada departamento para recopilar la información necesaria sobre procesos críticos, tiempos de ejecución y tipos de datos gestionados.

Una vez finalizado el análisis, la empresa debería disponer de un panorama claro de las áreas en las que la adopción de la inteligencia artificial puede aportar ventajas tanto en términos de reducción de costes como de experiencia del empleado.

 

 

Después de identificar las áreas de intervención, es necesario definir una hoja de ruta.

Podemos comenzar seleccionando las herramientas más adecuadas para incorporar en la intranet (como Microsoft 365 Copilot o Viva Insights), y luego continuar con la creación de prototipos y pruebas de concepto que validen la eficacia de las soluciones elegidas.

En esta fase, están implicadas varias figuras clave que deben ser involucradas y coordinadas durante toda la fase de implementación:

• el departamento de TI, que gestiona la implementación técnica;
• los responsables operativos, que proporcionan requisitos y comentarios;
• la dirección, que aprueba la estrategia y supervisa los resultados.

Como hemos visto, la calidad de los datos influye directamente en la precisión de la inteligencia artificial. Por este motivo, la gobernanza desempeña un papel fundamental: es necesario establecer políticas de clasificación, definir procedimientos para la limpieza y validación de los conjuntos de datos, e implementar mecanismos de control de acceso.

En Microsoft 365, las herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (Data Loss Prevention) ayudan a evitar que la información sensible se distribuya de forma inadecuada. Por lo tanto, solo queda adoptar estrategias de cifrado y copia de seguridad, con el fin de minimizar el riesgo de pérdida o compromiso de los datos.

En este sentido, Microsoft Entra ID ofrece funcionalidades de autenticación multifactor, inicio de sesión único (single sign-on) y acceso condicional. A través de la definición de criterios específicos, podemos establecer quién puede acceder a un determinado contenido, en qué circunstancias y con qué dispositivos.

La introducción de políticas de acceso condicional, además, representa un nivel adicional de protección para las soluciones de inteligencia artificial, ya que asegura que los recursos sean consultados exclusivamente por personal autorizado.

También Microsoft Purview ofrece un conjunto de funcionalidades útiles para la protección de la información, el cumplimiento normativo y la gobernanza, integrándose con las aplicaciones de Microsoft 365 y permitiendo monitorizar en tiempo real el uso de datos sensibles, así como aplicar políticas de cifrado o restricciones de acceso.

 

 

Después de esta fase técnica, también es necesario pensar en gestionar el cambio cultural.

No basta con introducir la inteligencia artificial en la intranet y pensar que todas las piezas encajarán como por arte de magia, esperando que sus colegas ya sepan por dónde empezar para utilizar esta nueva herramienta en su día a día.

En su lugar, es conveniente organizar sesiones de formación y campañas de sensibilización, dirigidas tanto al personal técnico como al no técnico.

Después de haber monitoreado el rendimiento mediante indicadores clave (KPI), que pueden ser la reducción del tiempo medio de búsqueda de documentos, la tasa de adopción de la IA o la disminución de los tickets de soporte, también es importante saber recoger comentarios directos de los departamentos implicados. Tal vez apoyándose en los cuestionarios de Microsoft Forms, que pueden integrarse en una página de la intranet o compartirse a través de Teams y Outlook.

También podría ser útil organizar momentos de diálogo para entender si la introducción de estas nuevas herramientas de trabajo avanza correctamente o si es necesario realizar ajustes en la estrategia.

 

 

Ya sea para elegir las soluciones adecuadas o para instruir a los usuarios sobre su uso, no siempre las empresas disponen de las competencias necesarias para afrontar la complejidad de un proyecto de IA.

En estos casos, es recomendable confiar en consultores con experiencia en la tecnología que se desea adoptar, como el equipo de intranet.ai, que puede presumir de más de una década de proyectos realizados con soluciones de Microsoft, incluidos los servicios más recientes basados en IA generativa.

FAQ sobre la inteligencia artificial en la intranet

¿Qué es la inteligencia artificial (IA)?

La inteligencia artificial es una tecnología que permite a las máquinas realizar tareas que requerirían intervención humana, como el procesamiento de datos, el reconocimiento de imágenes y el aprendizaje a partir del comportamiento de los usuarios.

¿Cuáles son las aplicaciones de la inteligencia artificial en la intranet?

La IA mejora la búsqueda de contenidos, automatiza tareas repetitivas, apoya el proceso de incorporación, personaliza la experiencia del usuario y proporciona datos útiles para mejorar la eficacia de la comunicación interna.

¿Qué es Microsoft Copilot?

Copilot es el asistente de IA integrado en las aplicaciones de Microsoft 365. Puede generar textos, resumir documentos, organizar tareas y automatizar procesos aprovechando los datos empresariales a través de Microsoft Graph.

¿Cómo se utiliza la IA generativa en Microsoft 365?

Microsoft 365 integra la IA generativa en herramientas como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, lo que permite crear contenidos, analizar datos y mejorar la productividad mediante funciones inteligentes.

¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en la intranet de SharePoint Online?

La IA potencia la búsqueda semántica, sugiere contenidos relevantes, optimiza la navegación y automatiza tareas internas. Además, permite crear asistentes virtuales como Gaia, el Gestor Inteligente de la Intranet.

¿Qué es la búsqueda semántica en la intranet?

La búsqueda semántica interpreta el significado de las consultas, mejorando la relevancia de los resultados incluso cuando usted no utiliza palabras clave exactas.

¿Qué herramientas de Microsoft apoyan la IA en la intranet?

Herramientas como Copilot, Power Automate, AI Builder, Viva Insights, Viva Learning y Azure OpenAI Service permiten integrar la IA de manera eficaz en la intranet corporativa.

¿Qué beneficios aporta la inteligencia artificial a la empresa?

Reducción del tiempo de búsqueda, automatización de procesos, apoyo a la toma de decisiones, mayor implicación y personalización de los contenidos son algunos de los principales beneficios de la IA.

¿Cómo se adopta correctamente la IA en una intranet?

Es necesario comenzar con un análisis de necesidades, involucrar a las personas clave, definir una hoja de ruta de implementación, cuidar la calidad de los datos y formar a los usuarios para garantizar una adopción eficaz y segura.