Consiga la mejor experiencia del empleado con la intranet
Ahora más que nunca, las empresas se centran en la employee experience para atraer y retener a los mejores talentos de la empresa. Pero, ¿qué es exactamente la experiencia del empleado? ¿Por qué es tan importante? ¿Y cómo optimizarla? En este artículo, conocerá la dirección que hay que tomar para una estrategia empresarial a largo plazo que sea rentable tanto para la empresa como para sus empleados.
La intranet es decisiva para conseguir resultados tangibles.
Lo que encontrará en este artículo
- ¿Qué es la employee experience? ¿Qué importancia tiene?
- Consiga la mejor experiencia del empleado: 4 mejores prácticas
- 3 soluciones para mejorar la experiencia del empleado y su compromiso
- Cómo la intranet estimula la employee experience
¿Qué es la employee experience?
La employee experience se refiere a la experiencia laboral que los empleados viven dentro del contexto corporativo como un viaje. Eso incluye los encuentros con los compañeros, los sentimientos, los premios, los beneficios, el equilibrio con la vida privada y las herramientas tecnológicas con las que tienen que lidiar.
Invertir en una plataforma de employee experience es esencial para retener el talento durante el mayor tiempo posible y reforzar la reputación de la marca tanto dentro como fuera de los muros de la organización.
El objetivo es ofrecer a los empleados, con una estrategia a largo plazo, el entorno de trabajo estimulante que buscan, teniendo en cuenta tres elementos clave: el entorno físico, la mentalidad y las tecnologías adoptadas. El resultado de situar la visión de los trabajadores en el centro aumentará sin duda la productividad de la empresa.
Según las empresas de consultoría crítica, el 84% de las empresas mundiales consideran esencial crear una sólida experiencia para los empleados, y el 28% la sitúan entre los profesionales de la empresa. Por lo tanto, no es de extrañar que la necesidad de una plataforma de software de employee experience funcional surja con una experiencia del empleado más alta que muestre beneficios hasta un 25% más altos que las organizaciones que no crean un viaje del empleado atractivo.
¿Por qué es importante cuidar una estrategia de employee experience?
Mejorar el viaje digital de sus empleados significa que podrán completar muchos procesos fundamentales en minutos o incluso en segundos. Esto significa que tendrán más tiempo para otras actividades que ayudarán al crecimiento de su empresa.
Sin embargo, los beneficios de una buena estrategia de experiencia del empleado van mucho más allá de la mejora de la eficiencia y la productividad. Mejorar el bienestar de los empleados también es muy importante y representa una ventaja competitiva.
Las herramientas de primera calidad permiten a los empleados trabajar de forma adecuada. Pueden ayudar a promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada y ayudarles a obtener los recursos que necesitan para mantenerse sanos y felices, llenando su jornada laboral con momentos que importan.
Una plataforma digital de employee experience también proporcionará información, datos y perspectivas útiles sobre el absentismo y el bienestar de los empleados. De este modo, podrá identificar las acciones correctivas y tomar medidas para evitar que los problemas menores se conviertan en graves para sus empleados y su empresa.
Mejores prácticas para optimizar la experiencia del empleado
Según los expertos, una estrategia para reforzar esta faceta de la empresa es empezar y centrarse en las necesidades de los empleados a través de las herramientas digitales.
Este nuevo imperativo "centrado en las personas", ahora extendido en todas las empresas que quieren crecer y ser conocidas tanto por los clientes más rentables como por los empleados más brillantes, ha llevado a la creación y uso de herramientas de vanguardia para la experiencia del empleado.
Proporcionar a los empleados herramientas que amplíen su rendimiento de formas que no eran posibles antes de la digitalización es la mejor estrategia para mejorar su experiencia laboral.
Por esta razón, las empresas apuntan a la digitalización y a las herramientas de employee experience que pueden supervisar la vida empresarial y estimular un mejor rendimiento con elementos potenciadores. La imagen subyacente es un ejemplo de las herramientas de Microsoft 365 (Intranet.ai se integra con Microsoft -el líder del mercado- para garantizar las mejores herramientas empresariales).
De este modo, la experiencia del empleado dentro de la empresa cambia, y lo hace con herramientas creadas específicamente para optimizar su experiencia.
Hoy en día, la intranet es un elemento fundamental para las empresas porque ofrece diversas herramientas de employee experience. Una plataforma corporativa privada (en la que los usuarios pueden encontrar noticias, materiales y colaborar con sus compañeros) permite una mejora de la calidad con resultados tangibles porque ofrece mayor:
- capacidad de procesar la información de la empresa
- la comunicación interna
- colaboración entre equipos para aumentar la productividad
- implementación de procesos empresariales.
Así, los empleados se encuentran en un entorno de trabajo cohesionado y satisfactorio, que les inserta en una red corporativa estimulante y les acompaña en las necesidades laborales de cada día.
Veamos mejor las mejores prácticas para mejorar la experiencia del empleado y cómo hacerla crecer en cada uno de estos aspectos a través de las herramientas digitales.
1) Circulación optimizada de la información
Para que las actividades de trabajo sean rentables -lo cual es digno de una alta experiencia de los empleados-, los procesos de circulación de la información dentro de la estructura deben ser funcionales e inmediatos.
El tiempo que se pierde buscando los materiales necesarios para realizar el trabajo se traduce también en una pérdida de dinero, y los empleados pueden llegar a cansarse de tales obstáculos.
Así lo demuestran los datos, incluidos los de IDC White Paper, que han revelado que las organizaciones pierden casi 2,5 millones de dólares al año debido a la dificultad de los empleados para identificar y recuperar la información crítica. Por otro lado, si la empresa consigue resolver esta carencia organizativa, parece que sus empleados podrán disponer de todas las herramientas necesarias para trabajar en las mejores y más innovadoras condiciones posibles.
Por lo tanto, las herramientas digitalizadas para ahorrar tiempo, como las que ofrece la intranet, son cruciales para los trabajadores.
Compartir esta información en la intranet agiliza las operaciones y mantiene alta la estimulación de las habilidades empresariales en su empresa.
Cada día el usuario se enfrentará a una interfaz intuitiva compuesta por herramientas de búsqueda de alto rendimiento que permiten una comunicación rápida y una visión general constante.
El portal de la intranet crea un punto único en el que la posibilidad de encontrar lo que se busca es mayor.
Para cada solicitud de información explorada, el motor de búsqueda de la intranet indexa todos los sitios, páginas, listas, bibliotecas, carpetas y archivos presentes en la plataforma y devuelve al usuario lo que desea.
Además, los usuarios siempre encontrarán zonas de referencia para consultar tanto la información de la empresa como los servicios disponibles, como nóminas, reservas de todo tipo, solicitudes de vacaciones o días de enfermedad.
2) Comunicación interactiva en el lugar de trabajo
Una intranet es un lugar de encuentro para todos los departamentos de la empresa.
Es un vector que conecta a los empleados directamente con su entorno de trabajo digitalizado.
La experiencia digital de los empleados crece al ritmo de una realidad virtual más completa en la que encontrar toda forma de comunicación de la organización como noticias corporativas, iniciativas, avisos, compartir contenidos informativos con espacios relacionados en los que todos pueden dar voz a sus pensamientos.
Encontrar a los interlocutores adecuados y ponerse en contacto con ellos es inmediato, al igual que la colaboración mutua que se crea ahora.
La puesta en común de ideas, el intercambio de conocimientos y el cuestionamiento son aportaciones continuas que indican que las soluciones de employee experience implementadas están funcionando.
Así, la intranet abre la puerta a la generación y al intercambio de ideas que deben ser favorecidas y no bloqueadas para una experiencia del empleado óptima.
Discutir temas dentro de la empresa permite a los empleados escuchar las opiniones de los demás, reforzar o cambiar las suyas, fomentando así su sentimiento de implicación con la empresa.
3) Colaboración entre equipos
Una excelente estrategia de experiencia del empleado hace que éste se sienta parte de una comunidad empresarial siempre dispuesta a ayudarle. Con las herramientas digitales adecuadas, se pueden fomentar las estrategias de colaboración entre equipos y departamentos para hacerlos más avanzados y eficientes.
La intranet permite estar siempre en contacto con los colegas y con los proyectos en curso.
Ofrece una visión en tiempo real de lo que ocurre en la organización y la colaboración que se genera está a un solo clic.
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Esto crea un centro digital para el trabajo en equipo que reúne a las personas, los contenidos, las conversaciones y las aplicaciones en un solo lugar.
Para facilitar cualquier proceso de colaboración, la plataforma corporativa pone a disposición de los usuarios múltiples herramientas de gestión y planificación del trabajo. Intranet.ai se integra perfectamente con Microsoft 365, dando acceso a las mejores herramientas de colaboración como Teams, Planner, Yammer, OneDrive.
Usted puede:
- crear canales, intercambiar archivos, realizar reuniones de trabajo y eventos en directo en Teams
- colaborar gestionando y planificando tareas de proyectos con Planner
- compartir contenidos en la red social de la empresa Yammer
- mantener los materiales a salvo en One Drive for Business.
4) Los procesos empresariales
Por último, pero no por ello menos importante, la cuarta mejor práctica para una sólida estrategia de experiencia del empleado tiene que ver con los procesos empresariales.
Los procesos empresariales de cualquier tipo están listos para ser implementados con la intranet y así mejorar la experiencia de los empleados de cada usuario.
En el lugar de trabajo digital de su empresa, cada flujo de trabajo encuentra su espacio natural.
Por ejemplo, puede crear un área dedicada a encontrar y gestionar la información que necesitan los recursos humanos.
En esta zona de la intranet, puede encontrar organigramas y rúbricas de negocio completos con los planes de estudio actualizados, el estado de las actividades de cada empleado, los avances en la carrera profesional, las solicitudes de actividades de formación, la formación continua y todo lo que RRHH necesita para impulsar su rendimiento.
En cuanto a los demás procesos empresariales que hay detrás de cada proyecto, puede crear flujos de trabajo en los que se controle continuamente el progreso de las actividades, cualquier problema, el intercambio de información y otras características que mejoran la productividad.
Employee experience y employee engagement
El employee engagement favorece la employee experience. Una buena experiencia del empleado le hace sentirse parte de la comunidad corporativa.
Con una intranet, desde cualquier lugar y en cualquier momento, los usuarios pueden tener acceso a las últimas noticias, a las comunicaciones importantes, a las herramientas de preparación para el trabajo en equipo, que pueden hacerles más productivos. En consecuencia, sólo podemos imaginar cuántas posibilidades de engagement tiene un entorno digital de este tipo.
Para completar la estrategia de employee experience de la que partimos, le mostramos 3 de las soluciones que puede ofrecer la intranet para estimular el engagement y conseguir la mejor experiencia del empleado en la empresa.
1) Utilice las encuestas
Las encuestas son una herramienta difícil para aumentar la implicación de las personas en su organización.
Esto se debe a dos razones:
- Por un lado, usted permite a los empleados hacer oír su voz, contribuir a las decisiones de la empresa o dar su opinión sobre iniciativas específicas.
- Por otro lado, al compartir los resultados obtenidos, permite que todos vean lo que el resto de compañeros piensa sobre ciertos temas que no siempre son objeto de discusión, difundiendo así una conciencia común a toda la empresa.
Sin embargo, para mantener un alto nivel de compromiso no debe olvidar nunca estas dos cosas: realizar encuestas de preguntas cerradas para facilitar su recopilación y compartir los resultados rápidamente.
También debería realizar las siguientes encuestas:
- Encuestas a los empleados entrantes (Onboarding)
- Encuestas a los empleados salientes (Offboarding)
- Revisión del rendimiento
- Encuestas a directivos y compañeros
- una retroalimentación de 360 grados
Son fundamentales para controlar el rendimiento de la empresa en cuanto a la satisfacción de los empleados y encontrar nuevas soluciones para ampliarla.
2) Employee engagement y leadership
Todo líder de la empresa debe conectar rápidamente con las personas que dirige para que ningún empleado se sienta abandonado.
Disponer de un canal digitalizado de comunicación abierta y directa con su personal es un requisito esencial para estimular la cohesión entre las personas de su equipo de trabajo y aumentar la productividad.
Lea también: Employee engagement: todo lo que necesita saber en 2024
Incluso sólo para decir "buenos días a todos" o para compartir comunicaciones y noticias importantes para su trabajo, un líder de la empresa puede así implicar a sus usuarios constantemente.
Para ampliar este proceso, puede utilizar áreas de la intranet para equipos específicos de cada departamento, de modo que pueda sincronizar automáticamente a cada empleado con sus líderes y compañeros.
Vea aquí cómo funcionan los grupos innovadores de intranet.ai.
3) Mantenga abierta la creación de grupos de discusión
¿Cuáles son los puntos fuertes de un equipo implicado, cohesionado y eficiente?
El intercambio de conocimientos y el cuestionamiento
Por lo tanto, las soluciones que ofrece la intranet para una excelente plataforma de software de employee experience son evidentes: no limite el deseo de colaboración y de compartir que pueden tener sus empleados en la empresa, mantenga abierta la posibilidad de que todos creen grupos de discusión.
Aproveche su entorno de trabajo digital e innovador como punto en el que hay que favorecer la formación y el intercambio de ideas.
Discutir temas dentro de la empresa permite a los compañeros escuchar las opiniones de los demás y reforzar o cambiar las suyas, favoreciendo así su experiencia del empleado.
La intranet y la Employee Experience
La percepción que tienen los empleados de su vida laboral se basa principalmente en tres factores: el equilibrio entre la vida laboral y personal, la flexibilidad y la formación. La intranet estimula cada uno de ellos.
- Conciliación de la vida laboral y personal: la vida personal del empleado no se ve comprometida por el ámbito laboral. La intranet ofrece herramientas que agilizan el trabajo y da la posibilidad de trabajar a distancia a altos niveles, para satisfacer las necesidades de los empleados.
- Flexibilidad: un espacio de trabajo flexible que escuche las peticiones de los usuarios y los apoye permite a los empleados aumentar su rendimiento y hacer oír su voz en una plataforma donde todos encuentran su espacio.
- Entrenamiento y formación: la presencia de un portal de intranet permite difundir el conocimiento de la empresa en un intercambio continuo entre colegas, dando la percepción de poder "crecer" profesionalmente, sin tener que buscar oportunidades en otros lugares.
Así, la intranet ayuda de muchas maneras a satisfacer los deseos de los empleados y a prevenir su insatisfacción creando un medio de crecimiento adecuado para las mejores experiencias de los empleados.
Más información sobre el potencial de nuestra intranet inteligente
Somos un equipo de expertos desde hace más de 15 años. Le ayudamos a crear un lugar de trabajo digital integrado con Microsoft 365 e inteligencia artificial para elevar los niveles de productividad en la empresa y, como resultado, mejorar la experiencia de los empleados.
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¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:
- Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
- Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.
