Cómo utilizar Microsoft 365 Copilot en PowerPoint

Microsoft Copilot en PowerPoint: ¿de qué se trata?

Microsoft 365 Copilot llega a PowerPoint para simplificar el diseño de presentaciones empresariales, desde la concepción hasta la entrega.

Lanzado durante el año 2023 como parte de un plan estratégico para integrar la IA generativa en las principales aplicaciones de Microsoft, Copilot permite dar un gran paso adelante en términos de productividad y colaboración.

Esto es posible gracias a la combinación de modelos de lenguaje avanzados, como GPT-4, con Microsoft Graph, que proporciona un acceso inteligente al gran volumen de datos presentes en el entorno digital de Microsoft 365, cuyo núcleo es la intranet corporativa basada en SharePoint Online.

En PowerPoint, en particular, Copilot no solo es capaz de generar presentaciones completas con texto y gráficos, sino también de:

• Brindar consejos útiles a los presentadores para exponer los temas.
• Crear nuevos contenidos a partir de una presentación existente.
• Encontrar de inmediato la información relevante en las presentaciones compartidas.

Podemos entonces anticipar las ventajas para las empresas y los profesionales, ya que Copilot, al ofrecer las funcionalidades mencionadas anteriormente y muchas más, promete transformar la comunicación interna y mejorar el intercambio de información entre las personas involucradas en las actividades de una organización.

Por ejemplo, un gerente podría utilizar la inteligencia artificial para extraer los puntos clave de una presentación y generar con ellos un documento de resumen. O bien, el equipo de marketing podría pedir a Copilot que cree diapositivas con un diseño gráfico coherente con la marca de la empresa, utilizando datos ya procesados en Power BI.

En conjunto, la integración busca democratizar el acceso a herramientas de diseño profesional, permitiendo también a usuarios con habilidades limitadas crear presentaciones de alto nivel.

Los datos recogidos durante el programa piloto indican un incremento de hasta el 30 % en la velocidad de preparación de las presentaciones y una reducción del 20 % en los errores durante la fase de revisión. Gracias a la posibilidad de personalizar el estilo y el contenido para diferentes públicos, entre ellos clientes y socios, Copilot también contribuye a implicar más al público objetivo.

Se trata entonces de un apoyo válido tanto para la productividad individual como para el trabajo en equipo, mejorando la calidad general de las presentaciones empresariales.

Integración de Microsoft 365 Copilot en PowerPoint

Cómo acceder a Microsoft 365 Copilot en PowerPoint

Desde la interfaz de PowerPoint, basta con seleccionar la opción "Copilot" en la parte superior derecha. Al hacerlo, se abrirá la ventana con las sugerencias para crear inmediatamente una nueva presentación, junto con el chat de Copilot donde podrá realizar solicitudes personalizadas. A través de esta interfaz, usted puede acceder rápidamente a funciones que permiten generar diapositivas, analizar contenido o resumir los puntos clave de una presentación completa, por citar algunos ejemplos.

Por supuesto, solo los usuarios con las licencias adecuadas pueden acceder a la ventana de conversación de Copilot en PowerPoint. La empresa debe asegurarse de contar con las licencias correspondientes de Microsoft 365:

• Microsoft 365 Enterprise E3: ofrece herramientas esenciales para la productividad y la colaboración, necesarias para habilitar Copilot.
  
  
• Microsoft 365 Enterprise E5: incluye funciones avanzadas de seguridad, cumplimiento y análisis, ideales para una integración más completa de Copilot.
  
  
• Microsoft 365 Business Standard o Premium: para pequeñas y medianas empresas, pero con algunas limitaciones en comparación con los planes Enterprise.
  
  

A estas licencias base debe añadirse la licencia para Microsoft 365 Copilot, disponible como complemento independiente. Además, es necesario que el administrador de TI habilite las funciones de Copilot desde el Centro de administración de Microsoft 365, garantizando que las políticas de seguridad de la empresa permitan un acceso controlado a los datos compartidos.

Antes de activar Copilot, también es necesario verificar algunas configuraciones importantes, como el uso de las versiones más actualizadas de las aplicaciones de Office, la autenticación mediante Azure Active Directory y el acceso a Microsoft Graph, que permite a Copilot utilizar la información almacenada en SharePoint, OneDrive y Teams.

Microsoft Copilot en PowerPoint: límites y actualizaciones

Microsoft Copilot ha sido integrado en PowerPoint para simplificar la creación y gestión de presentaciones. Sin embargo, como ocurre con todas las tecnologías emergentes, Copilot también presenta algunas limitaciones que se deben considerar al momento de evaluar su utilidad real para su trabajo y, en consecuencia, la inversión en su adquisición.

Una de estas limitaciones se refiere a la compatibilidad de archivos. Actualmente, Copilot en PowerPoint solo admite los formatos .ppt y .pptx, lo que limita la interacción con otros tipos de documentos. Además, para funcionar correctamente, se requiere una conexión activa a Internet, ya que las capacidades de interacción de Copilot con los usuarios y la información dependen completamente de la nube de Microsoft 365.

Desde el punto de vista empresarial, la dependencia de la nube de Microsoft conlleva otra consideración: la necesidad de migrar su infraestructura de TI on-premise hacia una infraestructura híbrida y completamente basada en la nube.

Otra limitación se encuentra en el procesamiento de documentos. De hecho, Copilot tiene un límite en el número de palabras que puede gestionar por cada solicitud, lo cual puede representar un obstáculo cuando se trabaja con documentos particularmente largos o complejos para crear una presentación. Una gran limitación, en la que Microsoft está trabajando con el fin de ofrecer una mejor experiencia de uso.

Pero eso no es todo. Microsoft ha demostrado un compromiso constante con la mejora de las capacidades de Copilot mediante actualizaciones periódicas. Por ejemplo, se han introducido recientemente funcionalidades como la creación de presentaciones basadas en documentos Word o PDF existentes. Además, se ha anunciado la integración de un "constructor de narrativas" (en el original, Narrative Builder) que promete mejorar aún más la generación de presentaciones empresariales.

El compromiso de Microsoft con la publicación de mejoras continuas indica una dirección clara hacia la resolución de los límites que todavía afectan el rendimiento de Copilot en la aplicación de PowerPoint, con el objetivo de proporcionar a los usuarios una experiencia cada vez más completa y personalizada.

Microsoft Copilot en PowerPoint: ¿qué funcionalidades ofrece?

Microsoft 365 Copilot simplifica la creación de presentaciones empresariales, optimizando cada fase de este proceso desde la ideación hasta la exposición ante el público.

Según las investigaciones realizadas por Microsoft sobre el impacto de la inteligencia artificial en las organizaciones, el tiempo estimado que ahorra en promedio cada usuario con acceso a Copilot en PowerPoint es de alrededor de 30 minutos al día.

Esto se traduce tanto en un rápido retorno de la inversión para la empresa como en un mayor bienestar para los trabajadores, quienes finalmente pueden contar con un asistente eficaz para realizar sus tareas, dando espacio a la creatividad y la estrategia.

Veamos entonces cuáles son las principales funcionalidades de Copilot que permiten obtener estos resultados en su organización y en su trabajo cotidiano.

Redacción de presentaciones

Microsoft 365 Copilot puede crear una presentación desde cero basándose en la información que posee sobre el tema solicitado, ofreciendo la flexibilidad de personalizar el diseño de las diapositivas y refinar el contenido textual para alinearse con los objetivos de la presentación.

Los usuarios pueden modificar las diapositivas, ya completas con texto y elementos gráficos, tanto manualmente como a través de nuevos comandos, por ejemplo, solicitando a Copilot que proponga imágenes más relevantes para el tema o que cambie la fuente utilizada en toda la presentación. Además, es posible compartir las plantillas gráficas corporativas para obtener una presentación coherente con el estilo de la marca.

Además de generar diapositivas, Microsoft 365 Copilot puede asistir en la organización de la estructura de la presentación, creando automáticamente secciones para cada macrotema y agrupando las diapositivas correspondientes. El resultado es mantener un discurso coherente y bien estructurado, optimizando el tiempo dedicado a preparar la exposición de los contenidos.

En lo que respecta a la exposición, Copilot ofrece notas útiles para el presentador, pensadas precisamente para ayudar a quien presenta a comunicar la información de la mejor manera, incluso teniendo en cuenta al público destinatario.

Crear una presentación a partir de una instrucción con Copilot en PowerPoint

Redacción a partir de un documento

Copilot en PowerPoint permite generar contenido basado en documentos existentes. Usted puede pedirle a la IA que utilice un documento de Word, por ejemplo, para crear una nueva presentación y así ahorrar el tiempo necesario para elaborarla desde cero.

Copilot lee el archivo compartido, lo divide en macrotemas y genera una diapositiva para cada uno de ellos. Cada diapositiva puede incluir texto, imágenes o tablas, y, si el documento original ya contiene gráficos, estos pueden incorporarse automáticamente en la presentación.

Las imágenes generadas están siempre relacionadas con el contenido de la diapositiva y pueden actualizarse mediante una nueva solicitud.

Además, Copilot es capaz de crear una presentación utilizando una plantilla existente. Una opción útil para garantizar la máxima coherencia con la identidad de marca de la empresa, en caso de que esta no se refleje con precisión en los archivos individuales de Word o Excel sobre los que podría basarse la presentación.

Sin embargo, hay algunos aspectos importantes que no deben olvidarse.

Por ejemplo, cuanto más extenso sea un documento, más tiempo necesitará Copilot para crear la presentación. Por ello, se recomienda utilizar documentos de tamaño reducido para optimizar los tiempos de procesamiento y permitir que la IA reprocese correctamente toda la información del archivo.

Otro ejemplo se refiere al idioma de la presentación, que será el mismo que el del documento original. Si es necesario, usted puede pedir a Copilot o al traductor ya integrado en PowerPoint que reelabore el contenido en otro idioma posteriormente.

Por último, aunque Copilot logra incluir las imágenes y la información procedente de los archivos compartidos, el resultado final debe considerarse siempre como un borrador que debe revisarse. La revisión por parte del usuario desempeña siempre un papel esencial para garantizar que la presentación sea precisa. Puede parecer una observación trivial, pero a veces existe la tendencia a utilizar el contenido generado sin verificar antes su calidad.

Recuperación de información

Otra funcionalidad importante de Microsoft 365 Copilot en PowerPoint está relacionada con la búsqueda de información en las presentaciones compartidas.

Copilot puede analizar el contenido de una presentación para proporcionar un resumen rápido de la información y responder a las preguntas planteadas sobre los temas. Por ejemplo, si una presentación se centra en los resultados alcanzados por la organización al final del año, usted podría pedir a Copilot que identifique las áreas de mejora y, en consecuencia, las acciones que se podrían emprender para alcanzar los objetivos del año siguiente.

Y como siempre, la IA citará la diapositiva con la información utilizada para generar su respuesta, de modo que los usuarios puedan verificar su exactitud y tengan la oportunidad de profundizar en el tema.

Solo hay que recordar que la funcionalidad de búsqueda en PowerPoint funciona únicamente con contenido textual, y no con imágenes, animaciones o videos.

Resumir el contenido de una presentación con Copilot en PowerPoint

Hemos llegado al final de nuestro recorrido sobre el uso de Copilot en PowerPoint. Para cerrar, presentamos a continuación una tabla muy breve que resume las principales funcionalidades que la IA de Microsoft pone a su disposición para crear presentaciones rápidas, alineadas con la identidad de marca de la empresa y eficaces para transmitir la información al público objetivo.

Aunque pueden parecer pocas, estas funcionalidades son en realidad todo lo que se necesita para mejorar el diseño, la exposición y la participación en sus presentaciones.

¿Qué es Microsoft 365 Copilot en PowerPoint?

Microsoft 365 Copilot se integra en PowerPoint para simplificar el diseño y la creación de presentaciones empresariales, ofreciendo sugerencias para la exposición, creando contenido relacionado y recuperando información relevante según las solicitudes del usuario.

¿Cómo puede acceder usted a Microsoft 365 Copilot en PowerPoint?

Para acceder a Copilot en PowerPoint, solo necesita seleccionar la opción "Copilot" en la parte superior derecha de la barra de comandos. De esta forma se abre la ventana de conversación, con mensajes sugeridos y el chat. Solo los usuarios con las licencias adecuadas pueden acceder a esta funcionalidad.

¿Cuáles son las funcionalidades principales de Microsoft 365 Copilot en PowerPoint?

Las principales funcionalidades de Copilot en PowerPoint incluyen la creación de presentaciones completas con texto y gráficos, la generación de presentaciones a partir de documentos Word existentes y la recuperación de información para analizar rápidamente las presentaciones compartidas.

¿Cuáles son las limitaciones de Microsoft 365 Copilot en PowerPoint?

Actualmente, Copilot permite generar nuevas presentaciones solo a partir de documentos Word y no desde otras presentaciones de PowerPoint.

¿Cómo puede obtener usted soporte para la adopción de Microsoft 365 Copilot en la empresa?

Usted puede obtener soporte para la adopción de Copilot contactando con intranet.ai. Ofrecemos servicios personalizados para la migración de datos a la nube de Microsoft, evaluación de seguridad y permisos, formación para los usuarios y desarrollo de extensiones para enriquecer las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot. También gestionamos una comunidad de práctica sobre Copilot donde usted puede hacer todas las preguntas que necesite, recibir respuestas de nuestros expertos y acceder a nuevos contenidos publicados cada día.