Microsoft Loop: qué es y por qué cambiará su trabajo

Qué es y para qué sirve Microsoft Loop

Durante la edición de 2021 del evento Ignite, Microsoft anunció la llegada de una nueva solución para la suite de Microsoft 365: Loop.

Microsoft Loop tiene como objetivo transformar el trabajo digital en un proceso más fluido, colaborativo e integrado, especialmente apoyando a los equipos empresariales que operan desde diferentes áreas geográficas. Una situación que se ha vuelto más frecuente con la difusión del trabajo remoto, lo que supone desafíos como husos horarios desfasados, conexiones inestables y hábitos laborales diferentes.

Así que Loop busca responder a estas nuevas necesidades, ofreciendo herramientas que mejoran la comunicación y la colaboración digital.

Su característica distintiva son los llamados componentes Loop, es decir, módulos colaborativos y actualizables en tiempo real que pueden ser compartidos y modificados dentro de aplicaciones como Teams, Outlook y Planner.

Junto a los componentes, la aplicación independiente permite organizar proyectos en espacios de trabajo visuales, donde los equipos e individuos pueden colaborar en documentos, ideas y tareas en un único entorno centralizado de su digital workplace.

De esta manera, todo esto ofrece la flexibilidad necesaria para superar muchas de las frustraciones del trabajo asincrónico, facilitando la gestión de contenidos sin tener que pasar continuamente de una aplicación a otra.

Pero el enfoque modular de Microsoft Loop no se limita a introducir nuevas formas de trabajo: el objetivo también es reducir los silos informativos en la empresa, ofreciendo una experiencia que se adapta tanto a la colaboración en tiempo real como al trabajo inteligente.

 

Visión general de Microsoft Loop

Cómo acceder a Microsoft Loop

Microsoft Loop está disponible a través de una suscripción a Microsoft 365 y puede ser utilizado a través de diferentes canales, gracias a su integración con las principales aplicaciones de Microsoft 365 y a la aplicación independiente dedicada. Veamos a continuación los detalles para el acceso.

 

1. A través de los componentes Loop integrados

Microsoft Loop ya está presente en algunas aplicaciones de la suite Microsoft 365, como Teams, Outlook, Word y Excel. Sus componentes permiten colaborar en tiempo real sobre contenidos modulares, como tablas, listas y párrafos de texto, sincronizando la información en todos los canales donde se haya compartido. Así es como funciona:

• En Microsoft Teams, es posible agregar un componente Loop directamente en un chat o canal. De esta forma, los miembros de un equipo pueden trabajar en los componentes aprovechando las funciones de colaboración de Teams, sin tener que cambiar de aplicación.
  
  
• En Outlook, los componentes Loop soportan tanto el intercambio como la modificación de la información directamente a través de correo electrónico.
  
  
• En Word y Excel, los componentes Loop ayudan a crear bloques de contenido reutilizables que pueden ser modificados y sincronizados en otras aplicaciones del entorno de trabajo digital de la empresa.
  
  

¿Cómo acceder a estas funcionalidades? Basta con seleccionar el icono de Loop dentro de la aplicación en la que se esté trabajando y comenzar a crear su propio componente.

 

2. Usando la aplicación independiente de Microsoft Loop

La aplicación independiente de Loop permite crear espacios de trabajo colaborativos, llamados Workspaces, donde los miembros de un equipo pueden intercambiar, actualizar y organizar toda la información necesaria para llevar adelante las actividades del proyecto.

Acceder a la aplicación es fácil. Solo es necesario:

1. Visitar el sitio de Microsoft Loop o abrir la aplicación en el portal de Microsoft 365.
2. Iniciar sesión con las credenciales de su cuenta empresarial.

Eso es todo. Una vez que haya iniciado sesión, los usuarios pueden explorar los Workspaces creados por ellos o por su equipo, crear nuevos o centrarse en los componentes que forman cada espacio de trabajo.

No es necesario preocuparse por avisar a los compañeros, ya que las notificaciones integradas se enviarán automáticamente a todos los miembros del equipo después de cada nueva modificación.

Los 6 componentes de Loop para la colaboración asincrónica

Microsoft Loop es una de las innovaciones más recientes de Microsoft 365, introducida por dos razones:

• Apoyar la colaboración asincrónica, permitiendo que los equipos recopilen ideas, tomen decisiones y resuelvan problemas juntos.
• Simplificar la gestión colaborativa de la información y las tareas, manteniendo alineados a los equipos empresariales y sincronizando los cambios en tiempo real en todas las aplicaciones de la suite.

En este punto, surge la pregunta: "¿Cómo funciona?"

Como se mencionó anteriormente, el entorno de Microsoft Loop se basa en los Workspaces, que son el centro de colaboración de un equipo, y los componentes Loop, que son los módulos de contenido colaborativo que transmiten información siempre actualizada en cualquier lugar, desde Teams hasta Outlook.

A continuación, presentamos los principales componentes de Microsoft Loop y sus casos de uso más interesantes.

 

Lista con viñetas, Lista de comprobación y Lista de tareas de Microsoft Loop

Crear una lista para hacer un seguimiento con su equipo es una práctica común. Sin embargo, estas listas a menudo corren el riesgo de perderse en el flujo continuo de información, que abarca desde actualizaciones sobre el proyecto en curso, noticias de la empresa, comentarios de los colegas y otras comunicaciones que no siempre son relevantes.

Entre las soluciones tradicionales, se podría pensar en utilizar la funcionalidad "Pin" de Microsoft Teams para resaltar una lista de tareas o crear un documento compartido para colaborar en un espacio separado, accesible solo para los miembros del equipo.

Sin embargo, ambas opciones presentan algunas limitaciones significativas:

• Una lista destacada mediante "Pin" en Teams solo puede ser modificada por quien la ha creado, lo que hace necesario crear nuevas listas para cada actualización.
• La funcionalidad "Pin" solo permite resaltar un elemento por chat, lo que complica la gestión de varias listas al mismo tiempo.
• Crear y compartir un documento separado puede parecer la mejor solución, pero implica el riesgo de fragmentar la información y hacer que el proceso de colaboración sea menos fluido.

Loop responde a estos problemas con sus listas colaborativas.

Se trata de diferentes tipos de listas, desde puntos comunes hasta una lista de tareas para marcar, que pueden ser modificadas por el equipo en cualquier canal utilizado para la colaboración en un proyecto. Por ejemplo, un canal de Teams o un hilo de correos electrónicos en Outlook.

Los usuarios pueden agregar sus ideas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además, si el componente se comparte a través de Outlook, los destinatarios pueden modificar el contenido directamente en el correo electrónico, sin necesidad de acceder a Teams o Loop.

Todos los cambios se sincronizan automáticamente, garantizando la actualización en tiempo real para cualquiera que tenga acceso al componente. Un enfoque que simplifica enormemente la organización de eventos corporativos, presentaciones o reuniones, eliminando la necesidad de crear un número excesivo de documentos compartidos.

Una ventaja adicional es la posibilidad de colaborar en las listas dentro de las reuniones en Teams.

Los participantes pueden actualizar las listas en tiempo real, a medida que se abordan los temas de la reunión. Al final de la reunión, la lista de verificación puede enviarse a los miembros que no pudieron asistir, dándoles la oportunidad de mantenerse informados sobre los avances del proyecto y contribuir de inmediato con nuevas ideas.

 

Listas de Microsoft Loop sincronizadas en Teams y Outlook

Párrafo de Microsoft Loop

Como se mencionó, los componentes de Microsoft Loop son altamente versátiles, manteniendo el objetivo de simplificar la colaboración entre todas las personas involucradas en un proyecto empresarial.

Un ejemplo interesante de estas funcionalidades son los párrafos de texto.

Se trata de un componente diseñado para permitir que los miembros de un grupo en Teams compongan un texto de forma conjunta. Por ejemplo, se puede trabajar colectivamente en la redacción de un correo electrónico de presentación para un cliente o en el discurso de apertura para una nueva iniciativa.

Al igual que las listas con viñetas y las listas de comprobación, los párrafos de Loop pueden separarse de la conversación principal y compartirse a través de Outlook y OneNote. Esto facilitaría la participación de personas ajenas al equipo, siempre y cuando la opción de compartir esté habilitada en la configuración del tenant empresarial.

La experiencia ofrecida es similar a la que se experimenta al trabajar en un documento compartido, aunque Loop se distingue por la colaboración multicanal. Al igual que con Word, además, los contenidos se guardan automáticamente en OneDrive y pueden recuperarse a través de la barra de búsqueda integrada en todas las aplicaciones que componen el entorno digital de trabajo de Microsoft 365.

Los componentes disponibles para un usuario también son visibles en la página de inicio de Microsoft 365, lo que facilita aún más el acceso a la información.

 

Escribir un texto junto con los compañeros en Microsoft Loop

Tabla de Microsoft Loop

Llegamos al quinto tipo de componente ofrecido por Microsoft Loop, es decir, la tabla. Para comprender su utilidad, se puede comenzar con un ejemplo práctico.

Imaginemos un equipo trabajando en un proyecto: una reunión podría servir para discutir los avances y planificar los próximos pasos. Para optimizar el tiempo y definir las prioridades, el equipo podría crear una tabla de Loop en el chat de su grupo en Microsoft Teams.

La tabla podría ser gestionada de la siguiente manera:

• Dedicar cada fila a la contribución de un miembro del equipo.
• Usar la primera columna para anotar las actividades semanales.
• Utilizar la segunda columna para indicar los avances o los resultados obtenidos.
• Insertar en la tercera columna las tareas pendientes y los requisitos para completarlas.
• Compartir en la cuarta columna comentarios y retroalimentación útil para los compañeros.

Una tabla de este tipo representaría un sólido punto de partida para las reuniones de equipo, pero también podría sustituirlas completamente gracias a la fluidez y simplicidad con la que permite gestionar cada proyecto.

Además, la posibilidad de compartir el componente a través de Outlook permitiría actualizar a los stakeholders externos, como clientes o proveedores, involucrándolos en el flujo de comunicación para obtener valiosos comentarios que ayuden a ajustar, si es necesario, la estrategia del equipo.

Una ventaja adicional es que mantiene actualizados a los miembros del equipo que no pueden asistir a las reuniones, permitiéndoles mantenerse informados sobre el progreso del proyecto y compartir sus actualizaciones con el grupo de manera asincrónica.

Además de la gestión de un proyecto, las tablas de Microsoft Loop son obviamente útiles para muchos otros fines. Por ejemplo, pueden ser un apoyo ideal para actividades de brainstorming. Usando filas y columnas, un equipo podría recopilar y organizar las diferentes propuestas, incluyendo una columna dedicada a la evaluación de las ideas.

Cada usuario con acceso a la tabla podría, de hecho, dar su voto, haciendo visible inmediatamente la preferencia por la propuesta de un compañero. En pocos minutos, el equipo sabría qué idea ha tenido más éxito y, convirtiendo la tabla de la manera que hemos sugerido antes, podría organizar las actividades para llevarla a cabo.

 

Tabla de Loop para votar las propuestas del equipo

Agenda de Microsoft Loop

Un último componente importante de Loop es la agenda, que simplifica la gestión de reuniones y el intercambio de información entre los participantes.

Permite, de hecho, acompañar las reuniones de Microsoft Teams con una lista de temas, que recoge los puntos a tratar. Durante la reunión, todos los usuarios con acceso a la agenda pueden modificarla en tiempo real, asegurando que ningún tema relevante sea olvidado.

Pero la agenda no se limita a recopilar las notas de la reunión.

También puede incluir materiales compartidos por los participantes, ofreciendo así una visión completa de la reunión que puede ser enviada a todos aquellos que no pudieron asistir.

En un único espacio, los miembros del equipo pueden entonces ver:

• grabación de la reunión, acompañada de la transcripción
• notas tomadas por los participantes durante la reunión
• materiales compartidos y actividades programadas

 

Agenda de Microsoft Loop con materiales y notas de fin de reunión

Microsoft Loop: ¿cómo se integra con Copilot?

Loop representa una de las soluciones más innovadoras en el panorama del trabajo digital, ampliando las ya poderosas capacidades para la comunicación y colaboración de Microsoft 365.

Diseñado para ofrecer un espacio para la colaboración de los equipos empresariales más dinámico y flexible, Loop permite pensar, planificar y crear contenidos en sinergia, superando las barreras de los documentos estáticos y evitando que información importante se pierda en el constante flujo de mensajes, noticias y actualizaciones que son la base de una organización.

Hemos visto cómo los componentes de Loop, tanto en las diferentes aplicaciones de Microsoft 365 como en un único Workspace dentro del entorno de Microsoft Loop, pueden simplificar la gestión de proyectos, reuniones y actividades compartidas en cualquier plataforma del digital workplace empresarial.

Pero no es todo.

La reciente integración de Microsoft 365 Copilot enriquece aún más las funcionalidades que Loop pone a disposición de los miembros de un equipo. Veamos brevemente cómo.

 

Generación de contenidos

Uno de los puntos fuertes de la integración entre Microsoft Loop y Copilot es la capacidad de generar contenidos de manera inteligente, transformando simples solicitudes en resultados personalizables.

Esta funcionalidad simplifica drásticamente el inicio de nuevos proyectos, eliminando el bloqueo inicial que a menudo acompaña la fase creativa.

Por ejemplo, un gerente de proyectos podría pedir crear un plan para el lanzamiento de un producto. En pocos segundos, Copilot generará un plan estructurado que incluye objetivos principales, actividades para dividir entre los miembros del equipo, plazos y riesgos potenciales.

Otro ejemplo podría estar relacionado con la comunicación interna, con una solicitud como redactar un correo para el equipo de marketing. En este caso, Copilot producirá un correo bien formateado, con un tono profesional y un mensaje claro, listo para ser enviado.

 

Iniciar un proyecto con Copilot en Microsoft Loop

Reformulación y síntesis

Los usuarios pueden transformar el contenido de un componente Loop con un solo prompt. De hecho, Copilot permite modificar el tono y el estilo de un texto para adaptarlo al contexto de comunicación:

• Tono formal, ideal para documentos y comunicaciones oficiales.
• Tono informal, perfecto para conversaciones entre los miembros del equipo.
• Tono persuasivo, útil para propuestas comerciales o materiales de marketing.

Un ejemplo podría ser la reformulación de un correo electrónico algo trivial, convirtiendo una introducción como "Le invitamos a participar en nuestro próximo evento empresarial" en un comienzo más impactante, como "No pierda la oportunidad de asistir al próximo evento, donde compartiremos las últimas novedades de la empresa y los logros alcanzados por nuestro equipo".

Copilot también sobresale en la sintesis de contenidos particularmente largos.

En la gestión de un proyecto, donde las contribuciones pueden ser extensas, Copilot siempre logra extraer los puntos clave y las prioridades, para luego insertarlos en un resumen de fácil consulta.

Otra funcionalidad interesante es la conversión a diferentes formatos. Aquí algunos ejemplos:

• Un párrafo complejo puede ser transformado en una lista con viñetas.
• Un informe detallado puede convertirse en una tabla comparativa.
• Datos numéricos pueden ser representados por gráficos.

 

Perfeccionar los contenidos con Copilot en Microsoft Loop

Resumen de los cambios

Hacer un seguimiento de los cambios realizados por todos los miembros del equipo en los materiales del proyecto puede resultar complicado. Pero, por supuesto, Copilot puede ayudarnos. La inteligencia artificial de Microsoft puede, por ejemplo, analizar las actividades dentro de Loop, informando:

• Quién hizo qué: cada cambio se asigna a su autor, con detalles sobre el tipo de intervención (añadido, modificado, eliminado).
• Cuándo se hizo: el timestamp de cada cambio ayuda a reconstruir la cronología.
• Qué ha cambiado: Copilot destaca los contenidos actualizados, permitiendo a los usuarios centrarse solo en las partes relevantes.

Como resultado, los miembros del equipo pueden:

• Mantenerse actualizados sobre los avances del proyecto sin necesidad de revisar cada detalle manualmente.
• Evitar conflictos o duplicaciones, ya que Copilot también identifica las áreas de superposición.
• Acelerar los procesos de toma de decisiones, teniendo siempre a disposición una visión completa y actualizada del proyecto.

 

Monitorizar los cambios en los contenidos con Copilot en Microsoft Loop

Sugerencias proactivas

Un aspecto distintivo de la integración de Copilot en Loop es su capacidad para anticipar las necesidades de los usuarios, recomendando materiales y recursos para mejorar la organización del proyecto.

Para ello, Copilot analiza en tiempo real el contenido compartido por el equipo para proponer:

• Conexiones entre ideas: si dos miembros del equipo están trabajando en conceptos similares, Copilot sugiere unificarlos o conectarlos para evitar redundancias.
• Plantillas prediseñadas: basándose en el título o la descripción de un nuevo proyecto, Copilot puede proponer plantillas ya preparadas para planificar actividades, informes o sesiones de lluvia de ideas.

 

Crear un nuevo Workspace en Loop con las sugerencias de Copilot

Microsoft Loop: ¿qué nos depara el futuro?

Ignite es el evento anual organizado por Microsoft para anunciar las novedades relacionadas con sus aplicaciones y suites, como Microsoft 365 y Microsoft Viva. Durante la edición de 2022, se presentaron algunas actualizaciones importantes para Microsoft Loop, que siguen siendo actuales hoy en día.

Presentamos aquí las principales novedades anunciadas en ese momento, actualizadas con la información más reciente:

1. Después de un período de vista previa privada, Loop ya está disponible para el público. Este paso representa una evolución importante en la hoja de ruta del producto: la aplicación, inicialmente reservada para un grupo reducido de socios, ahora está lista para ser utilizada por todos los usuarios con suscripciones de Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 y E5.
   
   
2. Entre las funcionalidades más solicitadas, se está desarrollando "Polls", integrada con Microsoft Forms. Este nuevo componente de Loop permitirá crear y publicar encuestas a través de Teams y Outlook, simplificando la recopilación de ideas, preferencias y opiniones.
   
   
3. Microsoft también está trabajando en el desarrollo de componentes enfocados en la comunicación y el compromiso. Entre ellos, mencionamos "Q&A". Aunque parezca similar a Polls, el objetivo  que busca alcanzar este componente es reemplazar los interminables intercambios de correos electrónicos que avanzan a golpe de afirmaciones y contraargumentos. Así, se centra en agilizar la toma de decisiones. Sin embargo, según los anuncios recientes de Microsoft, parece que el desarrollo de Q&A se ha detenido, dejando incierta su liberación.

FAQ sobre Microsoft Loop

¿Qué es Microsoft Loop y para qué sirve?

Microsoft Loop es una aplicación innovadora de Microsoft 365 diseñada para mejorar la colaboración digital. Permite a los equipos trabajar de manera más fluida, gracias a componentes modulares que se actualizan en tiempo real e integran información compartida entre diferentes aplicaciones.

¿Cuáles son los componentes principales de Microsoft Loop?

Los componentes de Microsoft Loop incluyen listas de tareas, párrafos de texto, tablas y agendas. Estas herramientas ayudan a organizar y coordinar el trabajo, mejorando la colaboración entre equipos incluso de manera asincrónica.

¿Cómo se integra Microsoft Loop con otras aplicaciones de Microsoft 365?

Microsoft Loop se integra perfectamente con aplicaciones como Teams, Outlook, Word y Excel. Sus componentes pueden ser utilizados directamente en estas aplicaciones, garantizando continuidad en el trabajo y actualizaciones en tiempo real sin tener que cambiar de plataforma.

¿Cuáles son los beneficios de usar Microsoft Loop para la colaboración asincrónica?

Microsoft Loop centraliza la información, reduce los silos de información y garantiza actualizaciones instantáneas. Es una herramienta flexible que permite a los equipos distribuidos colaborar de manera eficaz y sin interrupciones, aumentando la productividad y el alineamiento entre los miembros.

¿Cómo puedo acceder a Microsoft Loop?

Microsoft Loop es accesible a través de componentes integrados en Microsoft 365 y mediante una aplicación independiente. Esta aplicación ofrece un espacio visual para gestionar proyectos, documentos y tareas en un único entorno colaborativo.