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OneDrive de Microsoft 365: qué es y cómo funciona

OneDrive es el sistema de archivo que le ayudará a incorporar sus ficheros en la nube de Microsoft.

¡Veamos juntos cuáles son las ventajas principales de esta herrmamienta!

Un pequeño spoiler de antemano: OneDrive les permite a usted y a sus equipos de trabajo colaborar en el mismo documento en tiempo real y desde cualquier dispositivo.

Qué es One Drive

No importa dónde se encuentre, puede compartir recursos con quien quiera desde cualquier plataforma en la que esté trabajando: este es el principio subyacente de OneDrive, el sistema de archivo en la nube de Microsoft 365.

Per, ¿qué es el almacenamiento en la nube?

En resumidas cuentas, es una ubicación virtual donde puede guardar sus archivos favoritos en Internet.

Se pueden compartir fácil y rápidamente con otras personas, y se pueden sincronizar con otros dispositivos utilizando las aplicaciones adecuadas.

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Las ventajas principales de OneDrive

Las principales ventajas de OneDrive son su sincronización y compatibilidad entre plataformas.

OneDrive le permite crear archivos en su ordenador y editarlos en una tableta o un smartphone guardando todos los cambios. Windows Phone, Android, iOS y Xbox son compatibles.

Puede acceder al mismo archivo desde cualquier dispositivo sin tener que enviarlo por correo electrónico o guardarlo en un lápiz de memoria. Además, le permite hacer un seguimiento de los cambios en tiempo real y acceder a todas las versiones anteriores de un documento.

Los cambios también pueden ser realizados por otra persona con la que haya compartido el archivo, lo que le permite colaborar fácilmente en el mismo proyecto.

Otra ventaja significativa de OneDrive es la posibilidad de crear y editar rápidamente documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote utilizando las versiones en línea de estos programas.

Todo lo que necesita es un dispositivo y una conexión a Internet.

Sin embargo, una vez que haya sincronizado la carpeta en la nube con su escritorio, podrá acceder a ella aunque no tenga acceso a Internet.

No tendrá que preocuparse de hacer una copia de seguridad de sus datos porque cualquier cambio que realice se guardará automáticamente en todos los dispositivos sincronizados.

Para evitar la pérdida de datos, lo único que tiene que hacer es activar la opción de autoguardado.

Cómo funciona Microsoft OneDrive

Necesitará una cuenta de Microsoft y una dirección de correo electrónico de Outlook, Hotmail o Live para utilizar OneDrive.

Si tiene un sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10, su cuenta Microsoft ya está configurada. Sólo tiene que hacer clic en la nube blanca que aparece junto a la fecha y la hora en su escritorio. También puede ir a Start y seleccionar OneDrive en el menú desplegable.

A continuación, introduzca la información de su cuenta de Microsoft (dirección de correo electrónico y contraseña) y OneDrive estará inmediatamente disponible para su uso.

Haga clic en "Iniciar sesión", acceda a su cuenta de Microsoft y seleccione la ubicación predeterminada en su ordenador para la carpeta de OneDrive. Esta carpeta contiene todos los documentos y archivos que se sincronizan con su ordenador y se almacenan en la nube.

OneDrive for Business

OneDrive for Business es una solución de almacenamiento basada en la nube para llevar un control de los objetivos empresariales.

La empresa la gestiona y le permite compartir y colaborar en documentos corporativos con sus colegas.

OneDrive for Business ofrece a cada miembro del equipo de una organización su propio espacio de almacenamiento (desde 1 TB hasta almacenamiento ilimitado por usuario, dependiendo del tipo de licencia de Microsoft 365 adquirida).

Estas características están soportadas por SharePoint de Microsoft 365.

En concreto, SharePoint es utilizado por OneDrive para dar a cada miembro del equipo un lugar donde almacenar documentos y colaborar con otros.



Utilice OneDrive en su smartphone o tableta

Descargue la aplicación para utilizar OneDrive for Business en dispositivos móviles Android e iOS.

Puede crear carpetas, cargar o editar los archivos deseados y gestionar los datos en su dispositivo móvil una vez que se inicie OneDrive.

Puede invitar a otras personas a ver o colaborar con usted compartiendo con ellas archivos o carpetas.

 

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Las 7 funcionalidades clave de OneDrive

OneDrive es una herramienta fantástica.

¡Aquí le dejamos las 7 funcionalidades que necesita saber para sacar el máximo provecho de esta herramienta!



1. Cree un enlace a los archivos

Con OneDrive de Microsoft 365, es sencillo compartir un documento con cualquiera.

Basta con introducir la URL de un documento, sentarse y relajarse.

Es eficaz y rápido, y no recibirá el temido mensaje de "no puedo abrir el documento".

Puede enviar documentos a través de Teams, pero no existe una verdadera opción "Compartir". Puede copiar el enlace del archivo, pero asegúrese de que el destinatario tiene permiso para ver el documento en la biblioteca de Teams antes de enviarlo.

OneDrive, por otro lado, tiene una opción de Compartir que le permite enviar una URL a cualquier persona y es una de las características más útiles. También puede afinar las opciones de compartir en OneDrive haciendo clic en "Cualquiera con un enlace".



2. Consiga más espacio libre

La mayoría de los planes de Microsoft 365 y Office 365 incluyen 1 TB de almacenamiento por usuario en OneDrive.

Los administradores pueden aumentar el espacio de almacenamiento hasta 5 TB si hay más de 5 usuarios en el mismo plan. Enviando un ticket de soporte con Microsoft, puede incluso llegar hasta 25TB por usuario si es necesario.

Para aumentar el límite de almacenamiento para todos los usuarios, vaya a la "Administración" de OneDrive y seleccione "Almacenamiento", luego cambie la configuración de 1024MB por el nuevo límite.

No hay costes adicionales asociados al aumento de la capacidad.



3. Solicite un archivo

Puede que ocasionalmente necesite documentos de otros usuarios.

Una funcionalidad útil de OneDrive le permite hacer una solicitud.

En concreto, los usuarios pueden contactar a otros para solicitar que suban contenido a una carpeta específica utilizando la función "Solicitar archivo".

Seleccione una carpeta en la pantalla principal de OneDrive, haga clic en los tres puntos a la derecha del nombre y seleccione "Solicitar archivo" para crear un correo electrónico de solicitud. Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

 

 

La ventana "Enviar solicitud de archivo" aparecerá después de hacer clic en "Siguiente".

La URL para subir el contenido a la carpeta de OneDrive se incluye en el correo electrónico enviado desde este formulario.

De este modo, podrá reunir y concentrar en un solo lugar todos los archivos que necesita para su procesamiento.



4. Habilite la sincronización

La posibilidad de sincronizar los archivos del PC o del portátil de un usuario es una de las características más valoradas de OneDrive.

Los usuarios pueden trabajar en los archivos localmente mientras el servicio de sincronización está en marcha, y los cambios se trasladan a la nube. Además, se pueden sincronizar las ubicaciones de las carpetas, lo que garantiza que los documentos importantes estén disponibles tanto a nivel local como en la nube.

Como el servicio de sincronización está integrado en Windows 10, no necesitará descargarlo por separado. Sin embargo, si esto ocurre, puede instalar el servicio yendo a Start y escribiendo "OneDrive".

Para comenzar el proceso de instalación, haga clic en la aplicación de OneDrive. El icono de la nube en la bandeja del sistema le permitirá entonces acceder a OneDrive.

Alternativamente, vaya a onedrive.microsoft.com y haga clic en "Sincronizar" para habilitar el cliente.

También apreciará la integración de OneDrive con Windows File Explorer una vez que esté instalado.



5. Preste atención a la función "Archivo bajo demanda"

Imagine este escenario.

Un colega publica varios archivos importantes en el grupo de trabajo de Teams.

Tiene que salir urgentemente, pero ha instalado el cliente de sincronización, así que piensa: "No hay problema, los he sincronizado en mi portátil y puedo verlos mientras estoy fuera".

Abre el portátil y ve un icono de la nube junto a los archivos. Sin embargo, al hacer clic en un archivo, éste no es accesible.

¿Qué ha pasado?

La función "Archivo bajo demanda" está activada por defecto, y eso es lo que ha ocurrido.

El contenido que aparece en la nube está marcado como disponible sólo en la nube por la función "Archivos bajo demanda". En consecuencia, al añadir un documento a un depósito de archivos de Teams no se sincronizará automáticamente.

No estará disponible sin conexión hasta que abra el archivo.

Sin embargo, si desea mantener un archivo o carpeta importante en su ordenador, haga clic con el botón derecho sobre el contenido y seleccione "Conservar siempre en este dispositivo".

También puede desactivar "Archivos bajo demanda" en el cliente de OneDrive abriéndolo y yendo a "Ayuda y configuración" -> "Configuración", y luego desmarcando la casilla de verificación de la función.



6. Establezca la velocidad de descarga

Es posible que tenga que controlar el flujo de datos que se descargan al principio, especialmente si OneDrive se está introduciendo en la empresa por primera vez.

Varias empresas han experimentado problemas de ralentización de servicios críticos cuando cientos o incluso miles de nuevos usuarios activan la sincronización y comienzan a descargar contenidos al mismo tiempo.

Dado que los archivos almacenados en la nube no se descargan automáticamente en los clientes cuando se activa el archivo bajo demanda, se reduce significativamente el impacto en la red.

El cliente de sincronización de OneDrive tiene controles de ancho de banda integrados para ayudarle a gestionar su red.

Para ver la configuración, haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente de sincronización de OneDrive for Business y seleccione "Configuración" -> "Red".



7. Proteja sus datos en los dispositivos móviles

En pocas palabras, OneDrive le permite proteger sus archivos sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros.

Basta con elegir una contraseña para sus dispositivos móviles y disfrutar el sistema de máxima seguridad garantizada por Microsoft.

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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