Skip to the content
Menu

GUÍAS DE MICROSOFT 365 - ONEDRIVE

Qué es OneDrive y cómo funciona: El almacenamiento en la nube de Microsoft

¿Qué es One Drive?

OneDrive de Microsoft es un servicio de almacenamiento Office en la nube. Por lo tanto, no importa dónde se encuentre, puede compartir recursos con quien quiera desde cualquier plataforma en la que esté trabajando: este es el principio subyacente de todos los servicios de información.

¿Qué es el almacenamiento en la nube y cómo funciona? Es un espacio en línea, una ubicación virtual donde puede guardar sus archivos favoritos en Internet.

Se pueden compartir fácil y rápidamente con otras personas, y se pueden sincronizar con otros dispositivos utilizando las aplicaciones adecuadas.

 

 

OneDrive: las principales ventajas de esta app

Las principales ventajas de OneDrive son su sincronización y compatibilidad entre plataformas. OneDrive le permite crear archivos en su ordenador y editarlos en una tableta o un smartphone guardando todos los cambios. Windows Phone, Android, iOS y Xbox son compatibles.

Como resultado, puede acceder al mismo archivo desde cualquier dispositivo sin tener que enviarlo por correo electrónico o guardarlo en un lápiz de memoria. Además, OneDrive le permite hacer un seguimiento de los cambios en tiempo real y acceder a todas las versiones anteriores de un documento. Los cambios también pueden ser realizados por otra persona con la que haya compartido el archivo, lo que le permite colaborar fácilmente en el mismo proyecto y evitar la proliferación de múltiples copias.

Otra ventaja significativa de OneDrive es la posibilidad de crear y editar rápidamente documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote utilizando las versiones en línea de estos programas.

Puede acceder de forma segura a sus archivos desde cualquier lugar con Microsoft OneDrive.

Todo lo que necesita es un dispositivo y una conexión a Internet. Una vez que haya sincronizado la carpeta en la nube con su escritorio, podrá acceder a ella aunque no tenga acceso a Internet.

Una ventaja es que la seguridad está garantizada, entre otras cosas. Sería preferible que no la infravalorara. Sus archivos están siempre seguros en OneDrive.

No tendrá que preocuparse de hacer una copia de seguridad de sus datos porque cualquier cambio que realice se guardará automáticamente en todos los dispositivos sincronizados.

Para evitar la pérdida de datos, lo único que tiene que hacer es activar la opción de autoguardado.


 

La versión para navegador web de OneDrive es también una de sus ventajas.

La aplicación en línea, que se puede encontrar en www.office.com, ofrece la mayoría de las mismas funciones que las versiones para Windows o Mac.

 

¿Cómo funciona OneDrive?

Necesitará una cuenta de Microsoft y una dirección de correo electrónico de Outlook, Hotmail o Live para utilizar OneDrive.

Si tiene un sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10, su cuenta Microsoft ya está configurada.

Sólo tiene que hacer clic en la nube blanca que aparece junto a la fecha y la hora en su escritorio.

También puede ir a Inicio y seleccionar OneDrive en el menú desplegable.

A continuación, siga el tutorial introduciendo la información de su cuenta de Microsoft (dirección de correo electrónico y contraseña). Después de eso, la herramienta de almacenamiento en la nube de Microsoft estará inmediatamente disponible para su uso.

Cuando haya terminado, haga clic en Iniciar sesión, acceda a su cuenta de Microsoft y seleccione la ubicación predeterminada en su ordenador para la carpeta de OneDrive. Esta carpeta contiene todos los documentos y archivos que se sincronizan con su ordenador y se almacenan en la nube.

Ahora, seleccione si desea sincronizar todos los archivos de trabajo de su PC con OneDrive o sólo algunos, los que desee sincronizar, haciendo clic en Siguiente.

 

Suscríbase a la newsletter de Intranet.ai

Recibirás contenido gratuito que abrirá tu mundo a la intranet y todas las posibilidades que ésta te ofrece para optimizar tu lugar de trabajo digital.


Usted encontrará lo siguiente:

  • Videos cortos de capacitación y actualización sobre las noticias de Microsoft 365
  • nuestras guías para la digitalización de negocios
  • artículos en profundidad sobre cómo mejorar su intranet corporativa aprovechando al máximo su suscripción a Microsoft 365


Si no está interesado en el contenido, siempre puede darse de baja en cualquier momento.

Siga intranet.ai también en linkedin

Incluso aquí, hay contenido innovador para digitalizar mejor su trabajo! Haga clic para recibir nuestras actualizaciones en su feed linkedin.

OneDrive for Business

OneDrive for Business es una solución de almacenamiento basada en la nube para llevar un control de los objetivos empresariales. La empresa gestiona OneDrive para la Empresa, que le permite compartir y colaborar en documentos empresariales con sus colegas.

De este modo, todos los administradores de la organización tendrían un control total sobre lo que se puede hacer en la biblioteca.

En pocas palabras, OneDrive para la Empresa permite a los compañeros de trabajo colaborar en los documentos utilizando una cuenta corporativa.

Junto con el concepto básico de OneDrive, OneDrive para la Empresa ofrece a cada miembro del equipo de una organización su propio espacio de almacenamiento (desde 1 TB hasta almacenamiento ilimitado por usuario, dependiendo del tipo de licencia de Microsoft 365 adquirida).

En cuanto a esta herramienta, SharePoint es un producto muy conocido que soporta todas estas características.

SharePoint es utilizado por OneDrive for Business para dar a cada miembro del equipo un lugar donde almacenar documentos y colaborar con otros.

Si no está familiarizado con SharePoint, lea el siguiente artículo para saber más sobre él y sus características.

Utilice OneDrive en su smartphone o tableta

Descargue la aplicación de su tienda de aplicaciones e inicie sesión en su cuenta de empresa para utilizar OneDrive para la Empresa en dispositivos móviles Android e iOS.

Puede crear nuevas carpetas, cargar o editar los archivos deseados y gestionar los datos en su PC o dispositivo móvil una vez que se inicie OneDrive.

Puede invitar a otras personas a ver o colaborar con usted compartiendo con ellas archivos o carpetas.

 

6 Características de One Drive

OneDrive para empresas es una herramienta fantástica para las empresas. Hemos identificado 6 características de esta herramienta que pueden ser útiles y le ayudarán a sacar el máximo provecho de OneDrive.

1. Crear un enlace a los archivos que sea accesible para cualquiera que lo reciba

Una de las características más populares de OneDrive para la Empresa es lo sencillo que resulta compartir un documento con cualquiera. Basta con introducir la URL de un documento, sentarse y relajarse. Es eficaz y rápido, y no recibirá el temido mensaje de "no puedo abrir el documento" (que es muy común y representa una enorme caída de la productividad).

Es cierto que puede enviar documentos a través de Teams, pero no existe la opción Compartir en Teams. Puede copiar el enlace del archivo, pero asegúrese de que el destinatario tiene permiso para ver el documento en la biblioteca de Teams antes de enviarlo. OneDrive para la Empresa, por otro lado, tiene una opción de Compartir que le permite enviar una URL a cualquier persona y es una de las características más útiles.

También puede afinar las opciones de compartir en OneDrive haciendo clic en "Cualquiera con un enlace".

2. Consiga más espacio libre

En OneDrive, la mayoría de los planes de Microsoft 365 y Office 365 incluyen 1 TB de almacenamiento por usuario.

Los administradores pueden aumentar el espacio de almacenamiento hasta 5 TB si hay más de 5 usuarios en el mismo plan. Enviando un ticket de soporte con Microsoft, puede incluso llegar hasta 25TB por usuario si es necesario.

Para aumentar el límite de almacenamiento para todos los usuarios, vaya a la "Administración" de OneDrive y seleccione "Almacenamiento", luego cambie la configuración de 1024MB por el nuevo límite. No hay costes adicionales asociados al aumento de la capacidad.

3. Solicitar un archivo

Puede que ocasionalmente necesite documentos de uno o más usuarios. Una característica útil de OneDrive para la Empresa le permite hacer una solicitud.

Los usuarios pueden enviar un correo electrónico a otros para solicitar que suban contenido a una carpeta específica utilizando la función "Solicitar archivo".

Seleccione una carpeta en la pantalla principal de OneDrive, haga clic en los tres puntos a la derecha del nombre y seleccione "Solicitar archivo" para crear este correo electrónico de solicitud. Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

 

 

La ventana "Enviar solicitud de archivo" aparecerá después de hacer clic en Siguiente. La URL para subir el contenido a la carpeta de OneDrive para la Empresa se incluye en el correo electrónico enviado desde este formulario. La función de solicitud de archivos es una excelente manera de reunir y concentrar en un solo lugar todos los archivos que necesita para su procesamiento.

4. Habilitar la sincronización

La posibilidad de sincronizar los archivos del PC o del portátil de un usuario con OneDrive es una de las características clave de OneDrive para la Empresa.

Los usuarios pueden trabajar en los archivos localmente mientras el servicio de sincronización está en marcha, y los cambios se trasladan a la nube. Además, se pueden sincronizar las ubicaciones de las carpetas de documentos, lo que garantiza que los documentos importantes estén disponibles tanto a nivel local como en la nube.

Como el servicio de sincronización está integrado en Windows 10, no necesitará descargarlo por separado. Sin embargo, si esto ocurre, puede instalar el servicio yendo a Inicio y escribiendo OneDrive.

Para comenzar el proceso de instalación, haga clic en la aplicación OneDrive. El icono de la nube en la bandeja del sistema le permitirá entonces acceder a OneDrive.

Para comenzar el proceso de configuración, haga clic en la app de OneDrive. El icono de la nube en la bandeja del sistema le permitirá entonces acceder a OneDrive.

Alternativamente, vaya a onedrive.microsoft.com y haga clic en sincronizar para habilitar el cliente.

También apreciará la integración de OneDrive con el Explorador de archivos de Windows una vez que esté instalado.

5. Preste atención a la función "Archivo bajo demanda"

Imagine este escenario. Usted está trabajando en un proyecto importante con varios otros usuarios. Un colega publica varios archivos importantes en el grupo de trabajo de Teams. Tiene que salir urgentemente, pero ha instalado el cliente de sincronización, así que piensa: "No hay problema, los he sincronizado en mi portátil y puedo verlos mientras estoy fuera". Abre el portátil y ve un icono de la nube junto a los archivos. Sin embargo, al hacer clic en un archivo, éste no es accesible. ¿Qué ha pasado?



La función "Archivo bajo demanda" está activada por defecto, y eso es lo que ha ocurrido.

El contenido que aparece en la nube está marcado como disponible sólo en la nube por la función Archivos a la carta. En consecuencia, al añadir un archivo a un depósito de archivos de Teams no se sincronizará automáticamente. No estará disponible sin conexión hasta que abra el archivo o seleccione "Conservar siempre en este dispositivo" para el archivo o la carpeta. Si desea mantener un archivo o carpeta importante en su ordenador, haga clic con el botón derecho sobre él y seleccione "Conservar siempre en este dispositivo".

También puede desactivar Archivos a petición en el cliente de OneDrive abriéndolo y yendo a Ayuda y configuración -> Configuración, y luego desmarcando la casilla de verificación de Archivos bajo demanda.

 

5. Establezca la velocidad de descarga de su OneDrive corporativo

Es posible que tenga que controlar el flujo de datos que se descargan al principio, especialmente si OneDrive se está introduciendo en la empresa por primera vez. Varias empresas han experimentado problemas de ralentización de servicios empresariales críticos cuando cientos o incluso miles de nuevos usuarios activan la sincronización y comienzan a descargar contenidos al mismo tiempo. Dado que los archivos almacenados en la nube no se descargan automáticamente en los clientes cuando se activa el archivo a petición, se reduce significativamente el impacto en la red.

El cliente de sincronización de OneDrive tiene controles de ancho de banda integrados para ayudarle a gestionar su red. Las pequeñas empresas deben ajustar esta configuración en el sistema de cada usuario, según el consejo. Para ver la configuración, haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente de sincronización de OneDrive para la Empresa y seleccione Configuración-> red.

6. Proteja los datos de los dispositivos móviles con una contraseña

OneDrive le permite proteger la aplicación sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros. Mantenga sus datos a salvo.

Ahora que ha visto cómo funciona OneDrive, puede ver por qué es un servicio tan rentable. Además, la fiabilidad y la compatibilidad de Microsoft lo convierten en uno de los sistemas operativos más utilizados en todo el mundo.

Es poco probable que vuelva a trabajar sin este servicio una vez que haya empezado a utilizarlo.

Ahora todo lo que tiene que hacer es conseguir OneDrive y empezar a utilizarlo.

Descargue la guía "100+ ideas para su intranet"

 

 

Construya y mejore su trabajo digital con más de 100 características e ideas innovadoras, atractivas e inteligentes.

¡Rellene el formulario y reciba su guía gratuita inmediatamente!

Lea más

Company intranet: qué es y 20 ideas para mejorarla en 2022

Microsoft Viva

¿Qué es la intranet de la empresa? + 20 ideas para mejorarla y potenciar la comunicación y los procesos internos de su empresa?

Yammer y todo lo que necesita saber

Microsoft Viva


¿Quiere mejorar la colaboración y la comunicación en su empresa? Descubra cómo hacerlo con Yammer.

Qué es SharePoint y 7 características fundamentales

Microsoft Viva


¿Cuáles son las características a explotar en 2022 para su empresa? ¡Descubra esto y mucho más!

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.