¿Por qué elegir SharePoint como intranet empresarial?

¿Por qué elegir SharePoint como intranet?

Cada vez más empresas se enfrentan a procesos cada vez más complejos, tanto a nivel operativo como en términos de comunicación y colaboración entre las partes involucradas.

La intranet corporativa nace precisamente como solución a estos problemas, ya que permite ofrecer a las personas de la organización un espacio único donde encontrar documentos, compartir ideas y gestionar actividades conjuntas con sus colegas.

Además de reducir las ineficiencias asociadas al intercambio de información por correo electrónico u otros canales tradicionales, una intranet agiliza la gestión del conocimiento, permitiendo a los usuarios recuperar, acceder y actualizar los datos que necesitan sin perder tiempo en búsquedas y sin depender de otras personas.

Adoptar una intranet también significa permitir que la empresa cree un entorno de trabajo en el que los equipos y departamentos puedan alinearse fácilmente en proyectos transversales, sin tener que perseguir versiones duplicadas de documentos almacenados en archivos personales.

Un enfoque, por tanto, más ventajoso para el trabajo, sea cual sea el tamaño de su empresa y sea cual sea el objetivo que desea alcanzar, desde la necesidad de estructurarse mejor hasta el deseo de aumentar la implicación en las iniciativas y estrategias internas.

Cuando se piensa en cómo crear una intranet moderna que cumpla con estos y otros requisitos, es importante saber que SharePoint Online desempeña desde hace años un papel central en el mercado.

La plataforma, parte integral de Microsoft 365, ofrece sitios de equipo y sitios de comunicación, operando de forma sinérgica con otras herramientas diseñadas para la productividad empresarial, como Microsoft Teams, OneDrive y Outlook. Así responde a la necesidad de ofrecer no un único producto, sino un ecosistema unificado para crear la intranet y el entorno digital de trabajo.

A diferencia de otras soluciones, SharePoint nació con una vocación empresarial, siendo capaz de ofrecer altos niveles de escalabilidad y seguridad.

 

 

SharePoint ha conquistado una posición de liderazgo, en parte gracias a sus capacidades de gestión documental, que no se limitan al simple almacenamiento, sino que incluyen funciones como el control de versiones, la coautoría y la gestión granular de los permisos de usuario.

También es especialmente valorado por la variedad de opciones que ofrece para personalizar páginas y sitios, así como por la relativa facilidad con la que puede conectarse a todos los servicios de Microsoft 365.

La conexión directa con Power Platform, por ejemplo, permite automatizar flujos de trabajo (con Power Automate) y crear aplicaciones personalizadas (con Power Apps), convirtiendo la intranet en un componente activo para optimizar los procesos internos. Pero eso no es todo.

Una intranet basada en SharePoint respalda el trabajo de quienes deben organizar la información y los recursos corporativos. Ante todo, la plataforma permite estructurar sitios y bibliotecas documentales en línea con la organización de los distintos departamentos, definiendo con claridad responsabilidades y niveles de acceso.

Gracias a un motor de búsqueda avanzado (y ampliable con los componentes personalizados de intranet.ai), reduce la pérdida de tiempo causada por el uso de carpetas o archivos mal integrados.

Para las organizaciones que desean fortalecer la cultura interna, SharePoint ofrece también herramientas como páginas de noticias, eventos en directo y comunidades temáticas provenientes de Viva Engage, con las que todas las personas de la empresa pueden interactuar como en una red social convencional. La única diferencia es que, por supuesto, aquí la interacción se realiza sin riesgos para los datos compartidos.

 

Buenas prácticas de Microsoft para aprovechar al máximo la intranet construida con SharePoint

 

Como se mencionó unas líneas más arriba, el entorno de desarrollo modular que caracteriza a SharePoint permite añadir componentes listos para usar o crear web parts personalizadas. Esto garantiza una gran flexibilidad.

Una intranet, de hecho, debe poder adaptarse a las necesidades de una empresa.

Especialmente cuando se trata de procesos importantes.

La ya mencionada gestión avanzada de documentos, por ejemplo, es un pilar fundamental de toda intranet que se precie. No se trata solo de conservar archivos en un repositorio, sino de garantizar que las personas puedan acceder rápidamente a la información que necesitan, con la certeza de estar trabajando siempre en la versión más actualizada de un documento.

En un sistema como SharePoint, el control de versiones integrado y la coautoría permiten a los equipos trabajar simultáneamente en los mismos archivos, reduciendo errores y duplicaciones.

Además, la colaboración se ve facilitada por la posibilidad de crear automatizaciones personalizadas, seguir las actividades y notificar en tiempo real a los colegas sobre los cambios realizados en los documentos compartidos.

En lo que respecta al compromiso, una intranet debería integrar funcionalidades como feeds de noticias y áreas de discusión, junto con la posibilidad de "seguir" las conversaciones más relevantes para los propios intereses.

Aquí es donde la integración nativa de SharePoint con Viva Engage (la evolución del reconocido Yammer) permite que todos los usuarios publiquen actualizaciones y mensajes, comenten las iniciativas en curso y compartan logros o dificultades con la comunidad para encontrar el apoyo adecuado. De esta forma, se crea un canal informal, pero seguro, para comunicarse, generando un mayor sentido de pertenencia y cercanía con la propia organización.

 

Panorama general de Viva Engage, integrable con la intranet de SharePoint Online

 

Una intranet moderna debería ofrecer la posibilidad de personalizar el diseño y los contenidos, manteniendo al mismo tiempo la coherencia con la identidad visual y los valores de la empresa. Gracias a las opciones de branding, SharePoint permite configurar temas gráficos, logotipos y paletas de colores para realzar la marca y hacer que la navegación por sus sitios sea más agradable.

Pero la personalización no se limita al aspecto visual: también puede incluir la creación de secciones y web parts dedicadas a áreas de interés específicas, como recursos humanos, comunicados comerciales o preguntas frecuentes de los distintos departamentos. De este modo, cada departamento puede gestionar su propia "mini página de inicio", configurando contenidos que respondan a las necesidades de su personal.

 

Área departamental en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Desde el punto de vista de la seguridad, un tema fundamental y especialmente delicado en estos tiempos, SharePoint hereda los controles del ecosistema Microsoft 365, entre los cuales se encuentran la gestión de permisos a nivel de sitio o de archivo individual, y las políticas de prevención de pérdida de datos (Data Loss Prevention) destinadas a evitar la difusión de información sensible fuera de la organización.

En resumen, SharePoint parece capaz de responder a cualquier tipo de necesidad.

Sin embargo, como bien podemos imaginar, no es la única solución disponible en el mercado para la creación de una intranet. Por ello, puede resultar útil comparar el producto estrella de Microsoft con sus principales competidores, para determinar juntos si SharePoint logra destacarse incluso cuando no compite en solitario.

SharePoint vs Wordpress

Una vez comprendido lo que debe ofrecer una intranet para ser considerada moderna, muchas empresas se plantean una pregunta: ¿es mejor adoptar una solución como SharePoint Online, centrada tanto en la comunicación como en los procesos empresariales, o bien optar por un CMS como Wordpress, conocido por su facilidad de uso y su amplia comunidad de desarrolladores?

La comparación entre ambas plataformas revela diferencias que van más allá del aspecto puramente técnico, involucrando la gestión de contenidos, la colaboración y la integración con otras aplicaciones.

Veamos los detalles con mayor claridad.

Wordpress, nacido como sistema de blogging, ha evolucionado hasta convertirse en una de las soluciones de gestión de contenidos más utilizadas del mundo.

Su éxito se basa en la facilidad de instalación y en la gran disponibilidad de temas y plugins, que permiten personalizar la experiencia del usuario con una amplia variedad de funcionalidades. Pensando en una intranet, es posible transformar Wordpress en un portal corporativo donde los usuarios puedan leer noticias, descargar documentos e interactuar con ciertas áreas privadas.

Sin embargo, la estructura original de Wordpress, diseñada para sitios web públicos, puede presentar limitaciones cuando se trata de gestionar flujos de trabajo complejos o permisos granulares de lectura y edición de archivos. Incluso la gestión de la colaboración entre colegas puede requerir la instalación de plugins, lo que implica un trabajo considerable en términos de integración y mantenimiento continuo.

Además, aunque existen extensiones para implementar funcionalidades de gestión documental, la arquitectura de Wordpress no ha sido concebida nativamente para integrarse con un ecosistema de productividad empresarial, como ocurre con Microsoft 365.

 

Detalle de un sitio creado con Wordpress

 

SharePoint, por el contrario, nace para responder a las diversas necesidades empresariales, desde la colaboración fluida y segura hasta la gestión documental a gran escala.

Con sus listas y bibliotecas de archivos, proporciona a cada departamento un repositorio centralizado, en el que se pueden aplicar control de versiones, coautoría y flujos de aprobación según la lógica de cada organización.

Desde el punto de vista de la integración, ofrece naturalmente una ventaja considerable, ya que forma parte integral de Microsoft 365.

Esto significa que la intranet de SharePoint puede comunicarse, sin necesidad de plugins ni conexiones externas, con todos los recursos empresariales, desde el repositorio documental hasta las aplicaciones en Power Platform, dando lugar a un entorno en el que el intercambio de datos y la ejecución de procesos están sincronizados.

 

Ejemplo de intranet SharePoint creada con intranet.ai

 

Quienes eligen Wordpress como intranet deben tener en cuenta un compromiso constante en la configuración de plugins dedicados a la seguridad (para evitar ataques frecuentes a los sitios) y a la gestión de permisos. Estos plugins pueden ofrecer funcionalidades adicionales, pero a costa de una mayor complejidad en el mantenimiento.

Además, la falta de una integración nativa con un sistema inteligente de gestión documental obliga a incorporar componentes externos para el control de versiones y la coautoría, lo que provoca una fragmentación de las interfaces.

Si bien Wordpress puede ser adecuado cuando se desea crear un sitio web de representación o un blog interno relativamente sencillo, SharePoint permite desarrollar una intranet corporativa sólidamente integrada con los sistemas más avanzados de productividad, gestión documental y automatización que ofrece el ecosistema de Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Pasemos a la segunda alternativa a SharePoint Online: Intranet Connections, una solución orientada al engagement y a la creación de portales rápidos.

La propuesta de Intranet Connections incluye funcionalidades sociales diseñadas para fomentar la difusión de noticias, la publicación de mensajes y la creación de encuestas internas.

El objetivo es crear un entorno amigable para el usuario, en el cual los empleados puedan interactuar con los contenidos corporativos de forma intuitiva, sin necesidad de contar con conocimientos técnicos específicos.

Intranet Connections ofrece un conjunto de módulos preconfigurados, como el calendario de eventos, los tablones de anuncios y los repositorios para políticas internas.

Se trata de componentes pensados para construir una intranet en un tiempo relativamente corto (de forma similar a la solución de intranet.ai), apostando por un diseño ágil y con especial atención al aspecto visual.

 

Ejemplo de portal creado con Intranet Connections

 

Sin embargo, al analizar las funcionalidades de gestión documental, se revela la verdadera diferencia entre Intranet Connections y soluciones más completas como SharePoint.

Si bien Intranet Connections permite la creación de espacios de almacenamiento y la publicación de archivos en distintas secciones, la plataforma no ha sido diseñada para soportar flujos de aprobación complejos ni estructuras detalladas de permisos a nivel de documento individual.

Para las empresas que trabajan con documentos sujetos a revisiones constantes, o en las que varios departamentos colaboran simultáneamente en un mismo archivo, la ausencia de funcionalidades como el control de versiones puede representar una limitación importante.

Además, la integración con aplicaciones externas de productividad resulta menos inmediata.

De hecho, la plataforma no está concebida para integrarse con un ecosistema más amplio (como ocurre con SharePoint y Microsoft 365), por lo que no ofrece funcionalidades nativas de edición en tiempo real (como entre SharePoint y Teams), ni sincronización automática entre los buzones de correo y los calendarios personales (como sucede entre SharePoint y Outlook).

Estas carencias perjudican a las empresas que aspiran a transformar la intranet en un centro operativo, donde la comunicación interna y la gestión documental estén estrechamente vinculadas a los procesos.

Al comparar los dos sistemas, observamos que SharePoint Online ofrece un abanico de funcionalidades más amplio, especialmente en lo que respecta a la colaboración. Se trata de la posibilidad de gestionar una jerarquía estructurada de sitios y bibliotecas documentales, así como de aprovechar al máximo su integración nativa con Microsoft 365.

 

Integración entre Microsoft Teams y la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Si una empresa desea garantizar flujos de aprobación y coautoría en tiempo real, SharePoint permite configurar el control de versiones automático, la recuperación de archivos anteriores y los bloqueos de edición, reduciendo drásticamente los conflictos.

Esta configuración se complementa con herramientas de seguridad como las etiquetas de confidencialidad y la auditoría de acciones críticas, lo que refuerza aún más la gobernabilidad de la intranet.

Intranet Connections, en cambio, centra su propuesta de valor en la facilidad de uso vinculada a la comunicación interna, sin cubrir por completo los escenarios más complejos de gestión documental y automatización de tareas.

En consecuencia, mientras que Intranet Connections puede ser funcional para crear portales corporativos con fines informativos, SharePoint permite escalar el uso de la intranet mucho más allá de la simple difusión de contenidos, transformándola en un motor de innovación más colaborativo.

SharePoint vs Drupal

Drupal se posiciona entre los sistemas CMS de tipo empresarial más conocidos y valorados, gracias a sus amplias posibilidades de personalización y a la solidez de la comunidad open source que lo respalda.

Su reputación se basa en ser un sistema modular y altamente personalizable, capaz de soportar sitios web complejos y aplicaciones que requieren un elevado grado de interactividad. Gracias a su framework flexible, empresas e instituciones lo adoptan con frecuencia para crear portales de gran tamaño, con flujos de publicación bien definidos y un número considerable de usuarios.

Otro punto fuerte reside en su capacidad para estructurar contenidos basados en tipos específicos (content types), a los que se pueden asociar campos y taxonomías personalizadas.

Estas características hacen que Drupal sea considerado un CMS "enterprise-ready", especialmente adecuado para proyectos orientados a la comunicación con el público externo o para plataformas que requieren desarrollos personalizados significativos.

Sin embargo, si bien el enfoque open source ofrece libertad y control sobre el código, también implica mayores responsabilidades en la gestión de la seguridad, las actualizaciones y los parches periódicos. En muchos casos, las empresas deben contar con un equipo dedicado o confiar en socios especializados para garantizar el mantenimiento de la infraestructura y su correcta integración con otros servicios.

Al pasar al ámbito de las intranets, Drupal conserva ciertas ventajas ligadas a su naturaleza flexible. Por ejemplo, resulta relativamente sencillo desarrollar funcionalidades personalizadas según las necesidades de un departamento o integrar el inicio de sesión único (single sign-on) con sistemas de autenticación corporativos.

Además, la amplia disponibilidad de módulos permite añadir componentes sociales o crear flujos de aprobación, aunque esto suele requerir el uso combinado de varios plugins y una adaptación que no siempre es sencilla.

 

Ejemplo de portal creado con Drupal

 

Sin embargo, permaneciendo en el contexto de una intranet, la necesidad de colaborar en tiempo real con los compañeros y de gestionar un volumen masivo de información puede poner de manifiesto algunas limitaciones.

Drupal no ofrece por defecto el mismo nivel de control y estructuración que proporciona de forma nativa SharePoint Online. Tampoco la creación de un ecosistema estrechamente integrado con el correo electrónico, el calendario y las herramientas de videoconferencia resulta inmediata: muchas veces es necesario desarrollar conectores personalizados o recurrir a módulos de terceros.

En un momento en el que los usuarios esperan experiencias intuitivas e integradas, invertir tiempo y recursos en ensamblar los módulos de Drupal puede resultar menos eficaz que utilizar una plataforma concebida desde el principio para coordinar archivos, calendarios y flujos de trabajo en un único sistema.

 

Reunir comunicaciones, eventos y servicios en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

En comparación con Drupal, SharePoint se presenta como un entorno ya preparado para la colaboración, gracias a su estrecha integración con Microsoft 365. El núcleo de esta diferencia radica en la gestión documental y en la posibilidad de orquestar procesos transversales.

Una empresa no necesita desarrollar desde cero las funcionalidades básicas de colaboración, ya que existen todos los bloques necesarios para crear intranets adaptadas a las necesidades de cualquier proyecto, sin tener que recurrir a un elevado número de integraciones externas.

Desde el punto de vista de la seguridad y del cumplimiento normativo, SharePoint se beneficia de las soluciones ofrecidas a nivel de tenant, como la clasificación de datos en Microsoft 365, los registros de auditoría y las etiquetas de confidencialidad, que no dependen de desarrollos personalizados, sino que forman parte de la propia plataforma en la nube.

Elegir SharePoint significa, de hecho, beneficiarse de un sistema as-a-service en su versión online, delegando a Microsoft la responsabilidad de la infraestructura, la actualización del software y el mantenimiento de la seguridad a nivel de centro de datos. Con Drupal, especialmente en instalaciones on-premise, la empresa debe encargarse directamente de los servidores, los parches y las copias de seguridad.

SharePoint vs Confluence

Confluence de Atlassian es una alternativa bastante común, especialmente entre las empresas que utilizan Jira y otras herramientas de la misma suite.

Sin embargo, al compararlo con SharePoint Online, surgen algunas diferencias significativas, tanto en términos de funcionalidades como de integración con el ecosistema empresarial.

La elección entre ambas plataformas depende, como siempre, de los objetivos organizativos y de la necesidad de combinar la gestión documental, la colaboración y la gobernanza centralizada.

Pero comencemos con una breve introducción: Confluence es una plataforma diseñada para la creación y el intercambio de documentación interna. Su interfaz basada en wiki fomenta la producción colaborativa de contenidos, permitiendo a los equipos redactar, editar y organizar páginas en un espacio compartido.

 

Ejemplo de hub creado con Confluence

 

Cuando se trata de crear una intranet más compleja, es entonces cuando Confluence muestra importantes limitaciones. Su modelo de gestión documental se basa en espacios y páginas, pero no ofrece un sistema de almacenamiento estructurado como el de SharePoint.

Además, aunque Confluence se integra bien con Jira y Trello, carece de una conexión nativa con herramientas de productividad como Outlook, Teams y Excel, lo cual puede provocar incómodas y arriesgadas fragmentaciones en el flujo de trabajo.

Por otro lado, SharePoint nace con un enfoque centrado en la colaboración y la gestión documental. Cada departamento puede disponer de un sitio personalizado, con bibliotecas documentales donde los archivos se rastrean, organizan y protegen mediante reglas de seguridad definidas a nivel empresarial.

La integración nativa con Microsoft 365 permite centralizar información y actividades en la intranet, y permite a los usuarios moverse libremente dentro de un ecosistema sinérgico.

Esto implica la posibilidad de trabajar en los documentos directamente desde Microsoft Teams, iniciar flujos de trabajo automatizados con Power Automate y acceder a informes dinámicos a través de Power BI.

Otro aspecto a tener en cuenta es el enfoque hacia la gobernanza de los contenidos.

Confluence se basa en una gestión descentralizada, dejando a los usuarios una amplia libertad en la creación y organización de páginas, lo que conlleva la acumulación desordenada de información con el tiempo. SharePoint, en cambio, permite definir políticas de archivo y clasificación, garantizando una gobernanza más eficaz y reduciendo el riesgo de proliferación incontrolada de contenidos y datos duplicados.

 

Gestión documental integrada en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

En resumen, Confluence sigue siendo una buena solución para la gestión de documentación colaborativa, aunque SharePoint ofrece un ecosistema más amplio y estructurado, capaz de responder a las necesidades de una empresa que desea integrar intranet, gestión documental y colaboración en una sola plataforma.

La elección depende de sus necesidades: si el objetivo es centralizar los flujos de trabajo y consolidar la gobernanza de los datos, SharePoint es sin duda la solución más completa y escalable.

SharePoint vs Happeo

Happeo se ha consolidado como una de las principales alternativas para la intranet, presentándose como una solución social-oriented diseñada para integrarse con Google Workspace.

La comparación con la solución de Microsoft 365 revela, sin embargo, un enfoque distinto en cuanto a la comunicación y la gestión documental, ofreciendo ideas interesantes para las empresas que deben elegir la solución más adecuada para su entorno digital de trabajo.

Empezando por Happeo, se trata de una plataforma que apuesta por la simplicidad de uso y la interacción. Su diseño recuerda al de una red social, con canales de noticias, espacios de discusión y herramientas de engagement pensadas para mejorar la comunicación interna.

Gracias a su estrecha integración con Google Workspace, Happeo permite acceder rápidamente a Drive, Gmail y Google Calendar, facilitando el intercambio de documentos y la colaboración en tiempo real.

 

Detalle de un portal de RR. HH. creado con Happeo

 

Si bien este enfoque hace que Happeo sea una excelente opción para las empresas que buscan una intranet centrada en la comunicación, también revela ciertas limitaciones para aquellas que necesitan un sistema estructurado de gestión documental.

A diferencia de la oferta de Microsoft, Happeo no dispone de un repositorio inteligente con funcionalidades de control de versiones, permisos granulares y flujos de trabajo personalizados. Su arquitectura se adapta bien a escenarios donde la prioridad es compartir información, pero resulta menos eficaz para quienes deben gestionar procesos documentales complejos, donde es fundamental garantizar la seguridad y un control riguroso de los datos.

SharePoint Online, en cambio, nace como una plataforma completa para la creación de la intranet y del entorno digital de trabajo integrado, combinando colaboración, gestión documental y automatización de procesos, con una gran capacidad de personalización y escalabilidad.

Happeo está diseñado para ofrecer una experiencia sencilla e inmediata, con una interfaz inspirada en las redes sociales más comunes, pero su capacidad de personalización es más limitada.

Las empresas pueden crear espacios para los equipos y organizar la comunicación interna, pero las opciones para estructurar la gestión documental y automatizar flujos de trabajo son reducidas. Además, la arquitectura de Happeo está estrechamente vinculada a Google Workspace, lo que la hace menos flexible para quienes utilizan otros ecosistemas (como Microsoft 365).

Por su parte, SharePoint permite adaptar la intranet a las necesidades específicas, tanto a nivel de contenidos como de automatización.

Gracias a las web parts flexibles, los sitios dedicados a la comunicación y al trabajo en equipo, y la integración con Power Platform, es posible crear un entorno dinámico con funcionalidades específicas para toda la organización y para cada departamento.

Además, el soporte para Microsoft Graph y SharePoint Framework permite desarrollar extensiones a medida, integrando la intranet con los programas CRM, ERP y otros tipos de software, incluso de terceros, que ya se utilicen en la empresa.

 

Organizar concursos y sesiones de lluvia de ideas en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

El modelo de precios también puede influir en la elección.

Happeo adopta una estructura de licencias basada en el número de usuarios y en las funcionalidades incluidas, lo que resulta interesante para las empresas que buscan una solución ágil.

Para quienes ya utilizan Microsoft 365, SharePoint es la opción más ventajosa, ya que está incluido en las licencias sin costes adicionales para las funcionalidades de intranet.

Happeo representa una alternativa válida para las empresas que dan prioridad a la comunicación interna y a la interacción entre colegas, pero no está concebido como una solución para una gestión documental estructurada o para una integración avanzada con otros procesos empresariales.

SharePoint, por el contrario, se destaca por su capacidad de ofrecer una intranet completa y escalable, donde la colaboración, la seguridad y la gobernanza están perfectamente integradas en un único ecosistema.

SharePoint vs Jive

Jive se ha posicionado como una solución de intranet centrada en la colaboración social, apostando por dinámicas de interacción que favorecen el intercambio de conocimientos y el compromiso de las personas dentro de la empresa.

Al compararla con la solución de Microsoft 365, surgen diferencias que van más allá del simple enfoque en la comunicación interna, abarcando aspectos como la gestión documental, la seguridad y la integración entre procesos y sistemas externos.

Comenzando con una breve panorámica, podemos definir Jive como una plataforma diseñada para facilitar el intercambio de información dentro de una organización, adoptando una interfaz similar a la de las redes sociales.

A través de grupos de discusión, microblogging y un sistema de feeds en tiempo real, permite a los usuarios colaborar en un entorno informal, reduciendo la dependencia de canales de comunicación interna más tradicionales, como los correos electrónicos clásicos. Un enfoque que la hace especialmente adecuada para reforzar la comunicación horizontal entre los equipos de trabajo.

 

Detalle de un portal de RR. HH. construido con Jive

 

Sin embargo, también en este caso, cuando se entra en el terreno de la gestión documental, Jive presenta algunas carencias en comparación con SharePoint Online.

Su sistema de almacenamiento se basa en publicaciones y discusiones, lo que facilita la creación de contenidos compartidos, pero dificulta el mantenimiento de repositorios bien organizados y la gestión de múltiples versiones de un mismo documento.

La ausencia de un sistema jerárquico de permisos representa además una limitación importante para la gestión de los datos empresariales, al no poder contar con un control granular de los accesos.

Otro aspecto distintivo es la integración con el ecosistema Microsoft 365:

• Jive se presenta como una plataforma independiente, que requiere conectores específicos para interactuar con herramientas empresariales externas;
• SharePoint forma parte de un ecosistema unificado, en el que documentos, chats, reuniones y actividades de proyecto están interconectados.

Esto hace que la intranet de SharePoint actúe como un centro operativo, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de acceder a las herramientas, recursos e información que necesitan sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra.

También en el ámbito de la elaboración de informes, SharePoint se integra con productos como Power BI para permitir el seguimiento del uso de la intranet, el análisis de los flujos de trabajo y la optimización de los procesos. Jive, aunque ofrece funciones de seguimiento del engagement, no dispone del mismo nivel de personalización ni de capacidad de gestión del análisis de datos.

 

Supervisar las actividades de los usuarios en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Cerramos una vez más esta breve comparación afirmando que la elección entre SharePoint y Jive depende siempre de las necesidades específicas. Si el objetivo es hacer que la comunicación interna sea más informal, Jive puede representar una solución válida.

Para las empresas que necesitan una intranet completa, capaz de gestionar contenidos de forma estructurada, integrar herramientas de productividad y garantizar altos estándares de seguridad, sin dejar de ofrecer funcionalidades específicas para el engagement, SharePoint se confirma como la opción más adecuada.

FAQ sobre por qué elegir SharePoint como intranet empresarial

¿Por qué elegir SharePoint para construir una intranet?

SharePoint es una plataforma completa, parte de Microsoft 365, diseñada para respaldar la comunicación, la colaboración y la gestión documental. Permite crear una intranet segura, escalable e integrada con todas las herramientas empresariales más utilizadas.

¿En qué es mejor SharePoint que WordPress para crear una intranet?

WordPress requiere plugins externos para gestionar documentos y permisos, y no se integra de forma nativa con Microsoft 365. SharePoint ofrece estas funcionalidades de forma nativa, reduciendo la complejidad técnica y mejorando la eficiencia.

¿Es SharePoint una opción más completa que Intranet Connections?

Sí. Intranet Connections se centra en la comunicación interna, pero no gestiona los documentos de forma estructurada. SharePoint admite control de versiones, coautoría, flujos de trabajo y seguridad avanzada, por lo que es adecuado para escenarios más complejos.

¿Qué ofrece SharePoint que no tenga Drupal?

Drupal es flexible pero requiere desarrollo personalizado y gestión manual de la infraestructura. SharePoint, al ser una solución SaaS, proporciona un entorno listo para usar, con seguridad, automatizaciones e integración completa con Microsoft 365.

¿Cuándo conviene elegir SharePoint en lugar de Confluence?

Confluence es útil para la documentación, pero no ofrece funcionalidades avanzadas de gestión documental ni integración con Teams, Outlook y Power BI. SharePoint, en cambio, permite gestionar contenidos, comunicación y colaboración en un único entorno.

¿Es SharePoint más potente que Happeo?

Happeo está orientado a la comunicación y se integra con Google Workspace, pero no ofrece un sistema documental avanzado. SharePoint combina comunicación, automatización, seguridad y personalización en una sola plataforma empresarial.

¿Por qué preferir SharePoint a Jive?

Jive se enfoca en dinámicas sociales, pero carece de herramientas para la gestión documental avanzada y no ofrece integración nativa con otras herramientas empresariales. SharePoint permite crear un entorno digital de trabajo integrado, estructurado y seguro.

¿SharePoint es adecuado solo para grandes empresas?

No. SharePoint es una plataforma escalable, adecuada también para pequeñas y medianas empresas. Puede adoptarse de forma gradual y crecer junto con la organización, aprovechando las licencias de Microsoft 365 ya disponibles sin costes adicionales para la intranet.

¿Qué nivel de personalización permite una intranet en SharePoint?

Un nivel alto. SharePoint permite personalizar el diseño, la identidad visual, los contenidos y las funcionalidades. Es posible crear áreas departamentales, usar web parts específicas e integrar aplicaciones personalizadas mediante Power Platform.

¿Es seguro usar SharePoint como intranet empresarial?

Sí. SharePoint hereda todos los sistemas de seguridad de Microsoft 365, incluyendo control de accesos, auditoría, etiquetas de confidencialidad y prevención de pérdida de datos (Data Loss Prevention). Está diseñado para proteger los datos sensibles y garantizar el cumplimiento normativo.