Best Practices für eine effiziente Struktur in SharePoint

Best Practices für eine gute SharePoint-Struktur

Die Struktur von SharePoint Online bildet das Fundament eines skalierbaren, intuitiven digitalen Ökosystems, das auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist. In diesem Zusammenhang sollte man starre Ordnerhierarchien zugunsten flexiblerer Modelle aufgeben.

Ziel ist es, Umgebungen zu schaffen, in denen Informationen nach Funktionen, Abteilungen oder Projekten organisiert sind. Das erleichtert die Suche nach Inhalten sowie die bereichsübergreifende Navigation durch verschiedene Geschäftsprozesse.

Eine effektive SharePoint-Struktur entsteht vor allem dadurch, dass der Nutzer im Mittelpunkt steht.

Das bedeutet, dass man genau verstehen muss, wie Menschen mit Inhalten interagieren und welche Informationen sie am häufigsten benötigen. Daher führen viele Unternehmen im Vorfeld eine Bedarfsanalyse durch, bei der Vertreter verschiedener Ebenen (Manager, operative Kräfte, Fachspezialisten) eingebunden werden, um zentrale Anwendungsfälle und die entsprechenden Arbeitsabläufe zu definieren.

Auf Grundlage dieser Informationen lässt sich eine erste Landkarte mit Sites, Hubs und logischen Verknüpfungen erstellen, mit dem Ziel, eine einheitliche und zugleich modulare Benutzererfahrung zu ermöglichen.

Aus Sicht der Informationsarchitektur gehört die Nutzung von Hub-Sites zu den verbreitetsten Best Practices. Sie bündeln Nachrichten, Ankündigungen, Dokumente und hilfreiche Ressourcen für das Unternehmenspublikum. Solche Hubs sind ein zentraler Bestandteil der internen Kommunikation, da sie eine zentrale Inhaltsverwaltung ermöglichen und den Nutzern einen einheitlichen Zugang zu Informationen und Diensten bieten, die für ihre Arbeit relevant sind.

An diese Hubs sind die Site Collections angeschlossen, die bestimmten Abteilungen oder umfangreichen Projekten gewidmet sind. Auf diese Weise bleibt die Struktur "flach", das heißt ohne komplexe Hierarchien, was die Wartung erheblich vereinfacht und gleichzeitig eine höhere Flexibilität gewährleistet, falls das Unternehmen sich neu organisieren oder neue digitale Räume schaffen muss.

Diese architektonische Entscheidung erfüllt auch Anforderungen an Governance und Sicherheit.

Jede Site Collection lässt sich einfacher verwalten, da Zugriffsrechte nicht einzelnen Personen, sondern Benutzergruppen zugewiesen werden können – etwa durch den intelligenten Einsatz von Entra ID-Rollen und SharePoint-Gruppen.

So wird die typische Komplexität bei der Vererbung von Berechtigungen vermieden, wie sie in alten Modellen mit Unterwebsites üblich war. Dort konnten sich Einstellungen überlagern, was zu Verwirrung und potenziellen Risiken durch unkontrollierten Zugriff führte.

Eine Site Collection, die einer Abteilung oder einem Projekt gewidmet ist, erleichtert außerdem die Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Versionsverwaltung. Diese lassen sich gezielt an die jeweilige Art von Dokumenten und die geltenden regulatorischen Anforderungen anpassen.

 

Beispiel eines Hub-Site, erstellt mit SharePoint Online

 

Aus Sicht der User Experience besteht der aktuelle Trend darin, eine klare Navigation mithilfe übersichtlicher und gut strukturierter Menüs zu fördern. Im Gegensatz zu hierarchischen Strukturen, bei denen der Nutzer mehrere Ordnerebenen durchlaufen musste, um an die gewünschten Inhalte zu gelangen, bieten die modernen SharePoint-Oberflächen eine deutlich intuitivere Hub- und lokale Navigation.

Durch die Verknüpfung verschiedener Sites kann der Nutzer mühelos zwischen unterschiedlichen Kontexten wechseln, ohne die Orientierung zu verlieren. Zudem ermöglichen Webparts wie "Nachrichten und Kommunikationen" oder "Wichtige Initiativen​", die beide Teil unserer Intranet-Lösung sind, das Hervorheben relevanter Inhalte aus anderen Site Collections oder sogar aus gesamten Bereichen des Intranets. So wird das Nutzungserlebnis dynamischer.

Diese Fähigkeit zum "Roll-up" von Inhalten ist eines der wichtigsten Merkmale moderner SharePoint-Sites, da sie die starre Struktur früherer Modelle aufhebt und die Erstellung thematischer Landingpages auf Basis von Metadaten und Suchabfragen ermöglicht.

Metadaten stellen dabei ein weiteres zentrales Element in der SharePoint-Struktur dar.

Das traditionelle Vorgehen mit Ordnerbäumen wird durch eine solide Taxonomie ersetzt (oder ergänzt), die es ermöglicht, Dokumente mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Spalten zu klassifizieren.

Gut konzipierte Metadaten erlauben eine schnellere und präzisere Dateisuche. Ein Marketingbereich könnte zum Beispiel Metadaten wie "Erstellungsjahr", "Werbekampagne" oder "Inhaltstyp" (etwa Broschüren, Infografiken, Videos) definieren, um relevante Dokumente für die eigenen Aktivitäten auch dann zu finden, wenn der konkrete Speicherpfad nicht bekannt ist.

Die Einführung von Content Types – also vordefinierten Kombinationen aus Spalten und Einstellungen – vereinfacht zusätzlich die Erstellung und Verwaltung von Dateien, da die Nutzer nicht mehr selbst wissen müssen, welche Felder auszufüllen und wie die Inhalte zu klassifizieren sind.

 

Hervorgehobene Mitteilungen im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Darüber hinaus ist es sehr wichtig, die eigene SharePoint-Umgebung regelmäßig zu überprüfen.

Jedes Unternehmen wächst, verändert sich und entwickelt sich weiter – damit wandeln sich auch die Anforderungen an Information und Zusammenarbeit. Eine gute SharePoint-Struktur bedeutet, auch darauf vorbereitet zu sein, Inhalte neu zu organisieren, neue Hubs zu erstellen oder ganze Abteilungen in andere Site Collections zu verschieben – ohne den Arbeitsalltag der Nutzer zu unterbrechen.

Die zuvor erwähnte flache Struktur erleichtert genau diese Übergänge. Eine Site kann von einem Hub gelöst und mit einem anderen verbunden oder sogar eigenständig gemacht werden, mit minimalem Einfluss auf Links und Suchpfade.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich eine gute SharePoint-Struktur auf vier grundlegende Prinzipien stützt:

1. Flexibilität, um sich schnell an neue Anforderungen oder Reorganisationen anzupassen.
2. Einfachheit, um die Nutzung und Pflege der Unternehmenssites zu erleichtern.
3. Kohärenz, um eine digitale Umgebung zu schaffen, die Suchvorgänge vereinfacht und die Markenidentität stärkt.
4. Nutzerzentrierung, damit die Inhalte stets nützlich und zugänglich bleiben.

Best Practices für das Dokumentenmanagement in SharePoint

Für ein modernes, stärker auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Dokumentenmanagement empfehlen die Best Practices zur Dateistruktur in SharePoint, sich von der herkömmlichen Sichtweise verschachtelter Ordner zu lösen und stattdessen systematisch auf Metadaten zu setzen.

Dieses Vorgehen – einschließlich der Definition von Namenskonventionen, der Verwendung einheitlicher Tags und der Einführung automatisierter Workflows – hat den Vorteil, dass sowohl die Klassifizierung als auch das Auffinden von Dokumenten erheblich erleichtert wird.

Ziel ist ein Ökosystem, in dem Dateien als gemeinsames Informationsvermögen behandelt werden, das für alle Mitglieder der Organisation schnell und sicher zugänglich ist.

Die Entscheidung, das Ordner-basierte Modell zu ersetzen oder zumindest zu ergänzen, indem man auf Metadaten setzt, entspricht genau dem Bedürfnis, die Dateisuche zu beschleunigen und den Aufwand zur Informationsbeschaffung im Arbeitsalltag zu minimieren.

 

Mit Metadaten Inhalte in SharePoint-Bibliotheken finden

 

Wird ausschließlich eine Ordnerhierarchie verwendet, kann sich eine Datei nur an einem festen Speicherort befinden. Die Nutzer müssen sich dann genau merken, wo sie gespeichert wurde. Mit Metadaten hingegen kann dasselbe Dokument nach mehreren Kriterien (z. B. zuständige Abteilung, Typ, Status) gekennzeichnet werden, was die Suche deutlich erleichtert.

Ein Bericht, der sowohl für das HR-Team als auch für die Finanzabteilung von Nutzen ist, wird dank passender Tags in den Suchergebnissen beider Gruppen erscheinen – ganz ohne Duplikate oder Missverständnisse.

Wie eben gesagt, setzt die umfassende Nutzung von Metadaten die Einführung klarer Benennungsrichtlinien voraus.

Es genügt nicht, eine Spalte "Dokumenttyp" anzulegen, wenn jeder Benutzer frei Werte wie "report", "Report", "Bericht" oder "Zusammenfassung" eingeben kann.

Um dieser Fragmentierung vorzubeugen, ist es besser, einen Satz vordefinierter Werte festzulegen (zum Beispiel über Managed Metadata oder Auswahlspalten) und die Kolleginnen und Kollegen darin zu schulen, wie diese Felder korrekt verwendet werden. So lässt sich eine einheitliche Terminologie in der gesamten SharePoint-Dokumentbibliothek aufrechterhalten.

Der Einsatz von Site Columns und Content Types hilft zudem dabei, diese Konventionen auf mehrere Bibliotheken und Sites auszuweiten und wiederzuverwenden. Dadurch wird eine konsistente Klassifizierung im gesamten Unternehmen sichergestellt.

 

Einen Website-Content-Type in SharePoint erstellen

 

Parallel dazu kann die Definition von Benennungsrichtlinien für Dateien – etwa durch Angabe von Datum, Versionsnummer oder Abteilung im Titel – das Lesen der Dokumente erleichtern, besonders wenn Listen oder Bibliotheken in Tabellenansicht angezeigt werden.

Ideal ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kürze und Klarheit. Zu lange oder unverständliche Dateinamen sollten vermieden werden, während gleichzeitig die wichtigsten Informationen enthalten sein müssen, damit das Dokument auf einen Blick erkennbar ist.

Auch wenn es empfehlenswert ist, den Einsatz von Metadaten zu bevorzugen, um verschachtelte und schwer wartbare Strukturen zu vermeiden, sollte man nicht vergessen, dass Ordner nicht verteufelt werden sollten. In bestimmten Fällen – etwa wenn spezielle Berechtigungen auf Ordnerebene erforderlich sind – können sie nach wie vor nützlich sein.

Dennoch ist ein maßvoller Einsatz wichtig, denn das Einsperren von Dokumenten in zu vielen Unterordnern erschwert den Zugriff auf Informationen und führt oft dazu, dass Nutzer Dateien duplizieren, um mit Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten.

Außerdem bietet SharePoint standardmäßig ein Versionierungssystem, mit dem sich Änderungen nachverfolgen und frühere Dateiversionen wiederherstellen lassen.So entfällt die Notwendigkeit, mehrere Kopien desselben Dokuments in verschiedenen Ordnern abzulegen.

Wenn eine Dokumentversion als Entwurf im Vergleich zur finalen Fassung gekennzeichnet werden soll, ist es besser, benutzerdefinierte Spalten zu verwenden (zum Beispiel "Status" mit Werten wie "Entwurf", "In Überarbeitung", "Genehmigt"), anstatt für jede Phase separate Ordner zur Archivierung anzulegen.

 

Details der in der SharePoint-Versionshistorie gespeicherten Versionen

 

Ein weiterer wichtiger Aspekt für eine effektive Dateiverwaltung in SharePoint ist die Automatisierung.

Es ist sinnvoll, Power Automate zu nutzen, um Workflows zu erstellen, die die Vergabe von Metadaten erleichtern. Beim Hochladen eines neuen Dokuments in eine bestimmte Bibliothek kann das System automatisch ein Formular anzeigen oder spezifische Tags anwenden – je nach Ursprungsort oder erkannter Dateityp.

Ebenso können solche Workflows Benachrichtigungen auslösen, Freigabeprozesse starten oder Werte in verschiedenen Spalten aktualisieren. Dadurch wird das gesamte System zur Dokumentenverwaltung effizienter.

Wenn bereits eine Datei mit einem bestimmten Namen oder bestimmten Metadaten existiert, kann ein benutzerdefinierter Flow dem Nutzer vorschlagen, die vorhandene Version zu aktualisieren – und so unnötige Kopien vermeiden.

 

Beispiele für Aktionen, die sich in SharePoint mit Power Automate automatisieren lassen

 

Zum Abschluss dieses Abschnitts sei auf die sogenannte List View Threshold von 5.000 Elementen hingewiesen. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass dieses Limit nicht die Gesamtanzahl speicherbarer Dokumente betrifft – diese kann in die Millionen gehen – sondern die Anzahl der Elemente, die aus Performance-Gründen in einer einzelnen Ansicht angezeigt werden dürfen.

Wenn sich alle Dateien in einem einzigen Ordner oder in einer einzigen Bibliothek ohne jegliche Strukturierung ansammeln, kann es zu Verlangsamungen oder zur Unmöglichkeit kommen, alle Elemente gleichzeitig anzuzeigen.

Die beste Lösung ist ein Modell mit mehreren thematischen Bibliotheken und dem gezielten Einsatz von Metadaten in Kombination mit individuell angepassten Filtern.

So strukturieren Sie die Informationsarchitektur in SharePoint, mit Beispielen

Von der Planung der Informationsarchitektur von SharePoint hängt es ab, wie gut die Plattform unternehmensweite Prozesse, Arbeitsabläufe und Anforderungen an die Zusammenarbeit unterstützt. Der entscheidende Faktor ist die Abbildung der Informationsflüsse und des Nutzerverhaltens – mit Methoden der User Research und unter Einbindung verschiedener Schlüsselpersonen.

Wird diese erste Phase sorgfältig durchgeführt, lässt sich ein langfristig tragfähiges Strukturmodell entwerfen – mit klaren Verantwortlichkeiten, einer sinnvollen Verortung der Inhalte sowie definierten Sicherheits- und Governance-Regeln.

Um eine tragfähige SharePoint-Informationsarchitektur zu gestalten, muss man verstehen, wie Menschen im Unternehmen arbeiten, Dokumente austauschen und täglich Informationen suchen.

Hilfreich sind dabei Workshops, Interviews oder Umfragen, in denen zentrale Abteilungen ihre Prozesse beschreiben, auf Schwierigkeiten hinweisen und dringende Bedürfnisse benennen. Diese partizipative Analyse bringt nicht nur die Bereiche ans Licht, in denen SharePoint den größten Mehrwert bieten kann, sondern fördert auch die Akzeptanz durch die Endnutzer, die sich stärker in die Architektur eingebunden fühlen.

Während der Anforderungsanalyse lassen sich typische Nutzerprofile im Unternehmen erstellen (etwa Projektleiter, HR-Verantwortliche, IT-Fachkräfte), jeweils mit ihren spezifischen Anforderungen.

Diese Profile helfen dabei, die Struktur gezielt auszurichten, indem sie aufzeigen:

• welche Informationen unmittelbar zugänglich sein müssen;
• welche Prozesse automatisiert werden können (und sollten);
• wo erweiterte Suchfunktionen oder gezielte Inhaltsausspielung sinnvoll sind.

Nach der abgeschlossenen Analyse kann ein logisches Schema erstellt werden, das Sites, Hubs und Dokumentenflüsse miteinander verknüpft – basierend auf den ermittelten Prioritäten.

 

 

Ein weiterer zentraler Pfeiler bei der Planung der SharePoint-Informationsarchitektur ist die Definition von Richtlinien für Governance und Sicherheit der Inhalte. Auf operativer Ebene ist es entscheidend, festzulegen, wer die Berechtigungen auf Ebene der Site Collections und wer auf Ebene einzelner Sites verwaltet.

Die Trennung von Berechtigungen und die klare Zuweisung von Site Ownern oder Hub Ownern trägt zu einer effizienteren Governance bei. So kann jede Abteilung ihre eigene Zuständigkeit verwalten, ohne andere Bereiche zu beeinträchtigen oder Konflikte zu verursachen.

Der Einsatz gut strukturierter Sicherheitsgruppen erleichtert zudem den gesamten Lebenszyklus der Zugriffsrechte. Wenn ein Benutzer die Rolle wechselt, kann er einfach von einer Gruppe in eine andere verschoben werden, ohne dass alle Berechtigungen auf Sites oder Dokumentbibliotheken manuell angepasst werden müssen.

Sobald die Taxonomie, die Governance-Prozesse und die Sicherheitsregeln festgelegt sind, ist es an der Zeit, sich auf die Benutzererfahrung zu konzentrieren. Selbst die beste logische Struktur nützt wenig, wenn die Oberfläche unübersichtlich oder wenig ansprechend ist – in einem solchen Fall wird die Lösung nicht akzeptiert, was das gesamte Investitionsvorhaben gefährden kann.

Ein klares Design, kombiniert mit einem intuitiven Layout und verständlichen Navigationspfaden, fördert die Nutzung von SharePoint als das Intranet, als Dokumentenmanagementsystem und als Kollaborationsplattform.

Deshalb sollten wir der Organisation der globalen Navigation, dem Einsatz von Hub-Sites zur Verbindung thematischer Bereiche und der Integration mit der nativen Sucherfahrung von SharePoint besondere Priorität einräumen.

 

Die Suche nach Informationen vereinfachen, mit dem SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Die Planungsphase endet hier noch nicht.

Die Informationsarchitektur muss regelmäßig überprüft werden, um auf Veränderungen im Unternehmen zu reagieren. Neue Abteilungen, Fusionen, interne Umstrukturierungen oder einfach die Einführung effizienterer Prozesse können eine Anpassung der Seitenstruktur oder eine Aktualisierung der Metadaten erforderlich machen.

Auch die Wahrnehmung der Nutzer verändert sich: Funktionen, die zu Beginn zweitrangig erschienen, können bei steigendem Arbeitsaufkommen unverzichtbar werden.

Ein agiler Ansatz für das Architekturmanagement sieht vor, Feedbackzyklen einzuplanen. Dabei analysieren Intranet Owner, Hub Owner und zentrale Stakeholder regelmäßig die tatsächliche Nutzung der Sites, die Auffindbarkeit von Dokumenten sowie die Einhaltung von Best Practices beim Benennen und Taggen von Inhalten.

Bei Problemen ermöglicht dieser Ansatz ein schnelles Eingreifen – zum Beispiel durch eine Anpassung der Governance-Regeln, die Einführung neuer Content Types oder die Vereinfachung von Navigationspfaden.

Da Konsistenz über alle Sites hinweg entscheidend für die Nutzerakzeptanz ist, bieten diese Review-Momente auch die Möglichkeit, verschiedene Abteilungen auf gemeinsame Standards auszurichten – von der Formatierung von Datumsangaben bis zu den Richtlinien für die sichere Handhabung gemeinsam genutzter Informationen.

Fest steht: Ein erfolgreiches Modell für das Information Architecture Planning bindet zahlreiche Rollen im Unternehmen ein, wie in diesem Beitrag mehrfach betont. In der folgenden Tabelle sehen wir, welche Erwartungen mit den jeweiligen Rollen verbunden sind.

 

Schlüsselrollen beim Management der SharePoint-Architektur

 

Benutzerrollen	Verantwortlichkeiten
Intranet Owner und IT-Administrator	Sie definieren die übergreifende Vision und stellen sicher, dass die vorgeschlagene SharePoint-Struktur den Innovations- und Sicherheitsrichtlinien entspricht.
Fachbereichsverantwortliche (Departmental Business Owner)	Sie vertreten die funktionalen Bereiche und bringen die Anforderungen ein, die die Gestaltung der SharePoint-Umgebung maßgeblich beeinflussen.
Content Creator und Site Owner	Sie arbeiten zusammen, um Bibliotheken, Metadaten und Workflows so zu konfigurieren, dass die neue SharePoint-Architektur die täglichen Arbeitsprozesse widerspiegelt und den identifizierten Anforderungen gerecht wird.

 

Die Zusammenarbeit dieser Rollen bei der Planung der Informationsarchitektur in SharePoint ermöglicht die Entwicklung einer digitalen Umgebung, die auf die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist – mit gleichzeitigem Fokus auf Zugänglichkeit und Datensicherheit.

Darüber hinaus führt die daraus resultierende Struktur zu folgenden Vorteilen:

1. Weniger Suchaufwand, da Dateien und Dokumente durch konsistente Metadaten indexiert und über klare Navigationspfade auffindbar sind.
   
   
2. Geringere Wartungs- und Supportkosten, weil die Plattform durch klar definierte Governance-Regeln einfacher zu verwalten ist.
   
   
3. Höheres Nutzerengagement, da SharePoint von Anfang an auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten wurde und Zusammenarbeit sowie Wissensaustausch unterstützt.

SharePoint-Informationsarchitektur: Anwendungsbeispiele

Ein praktisches Beispiel für die Umsetzung einer Informationsarchitektur in SharePoint, die Flexibilität mit zentraler Steuerung verbindet, ist das hybride Modell mit Hub-Sites und Site Collections, die nach Funktionen oder Abteilungen gegliedert sind.

Denken wir an ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden ein Intranet zur Verfügung stellen möchte, um den Zugang zu Informationen, Dokumenten und Arbeitsabläufen zu erleichtern – und gleichzeitig eine klare Rollenverteilung sowie ein effektives Berechtigungsmanagement sicherzustellen.

Ein erster Schritt besteht darin, eine zentrale Hub-Site (oder mehrere) einzurichten, die bereichsübergreifende Inhalte der gesamten Organisation bündelt.

Diese Portale dienen als Einstiegspunkt für die Nutzerinnen und Nutzer. Dort finden sie unter anderem aktuelle Nachrichten, Ankündigungen, Kalenderereignisse und Schnellzugriffe auf häufig verwendete Ressourcen wie Formulare, Richtlinien oder Dokumentenablagen.

Der Einsatz eines zentralen Hubs verleiht einer SharePoint-Umgebung wie dem Intranet eine einheitliche visuelle Identität und einen konsistenten Sprachstil, da Branding, Logo und Navigationsrichtlinien von den zugehörigen Sites übernommen werden.

Ein Unternehmen könnte zum Beispiel einen Hub namens „Corporate Portal“ einrichten, der für Top-down-Kommunikation und allgemeine Inhalte vorgesehen ist – etwa die Bereiche "Über uns", Unternehmenswerte, Organigramm oder offizielle Mitteilungen.

Bei Bedarf lassen sich ergänzende Hubs einführen, die jeweils auf eine geografische Region oder ein größeres Geschäftsfeld ausgerichtet sind. In einem multinationalen Konzern könnten beispielsweise die Niederlassungen eines bestimmten Kontinents oder größere Produktlinien ein eigenes Portal erhalten, über das lokale Kommunikation, Services und Inhalte verwaltet werden.

Jede Abteilung hätte eine eigene Site Collection mit individuellem Layout und einem auf die spezifischen Anforderungen abgestimmten Funktionsumfang. Diese Site Collections werden mit dem zentralen Hub verbunden, sodass die Nutzerinnen und Nutzer schnell vom Hauptportal zu den für sie relevanten Fachbereichen navigieren können.

Für den HR-Bereich könnte die Site zum Beispiel Dokumentensammlungen zu Arbeitsverträgen, Onboarding-Handbüchern, Sozialleistungen und internen Richtlinien enthalten sowie kollaborative Bereiche für laufende Projekte.

 

Intuitive Menüs zur Navigation durch die Inhalte des SharePoint-Intranets von intranet.ai

 

Auf Abteilungsebene lassen sich verschiedene Dokumentbibliotheken einrichten, die sich an spezifischen Prozessen orientieren. Innerhalb dieser Bibliotheken übernehmen die Metadaten eine zentrale Rolle: Sie kennzeichnen Dateien anhand individuell definierter und gemeinsam verwendeter Werte, wie bereits im vorherigen Abschnitt erläutert.

Wie wir gesehen haben, vereinfacht dieses Vorgehen die Suche erheblich. Statt durch Ordner und Unterordner zu navigieren, können die Nutzer dynamische Filter anwenden oder Suchabfragen auf Basis von Tags durchführen. Ein Mitglied des HR-Teams könnte also nach "Verträge – Asien – 2024" suchen und sofort alle relevanten Verträge der asiatischen Niederlassungen für dieses Jahr finden – unabhängig davon, wo die Dateien physisch abgelegt sind.

Ein weiteres Merkmal dieser hybriden Modelle ist die Möglichkeit, integrierte Berichte zu erstellen.

Das Unternehmen könnte einen Bereich namens "Insights & Analytics" einrichten, basierend auf Power BI oder anderen externen Datenquellen. Dank dieser Integrationen erhalten Abteilungsleiter Zugriff auf Echtzeitdaten zur Projektentwicklung, zur Anzahl hochgeladener Dokumente, zur Zugriffshäufigkeit durch Mitarbeitende, zu Nutzungstrends von Ressourcen und mehr.

Noch hilfreicher ist der Einsatz einer Funktion zur erweiterten Analyse der in SharePoint erfassten Daten. Im Fall des Intranets sei besonders Intranet Analytics erwähnt – eine von intranet.ai entwickelte Komponente, mit der Berichte und Visualisierungen erstellt werden können, um die Performance und den Nutzungsgrad von dem Intranet auf SharePoint sowie des integrierten Digital Workplace zu überwachen.

Solche Auswertungen sind äußerst wertvoll, um laufende Prozesse im Blick zu behalten, drohende Verzögerungen oder Engpässe frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen auf Basis realer SharePoint-Nutzungsdaten zu treffen. Wenn zum Beispiel die Marketingverantwortliche feststellt, dass eine bestimmte Kampagnengruppe kaum dokumentiert oder aufgerufen wird, kann sie entsprechende Maßnahmen ergreifen – etwa die Bibliothek neu strukturieren oder das Team auffordern, ergänzende Inhalte bereitzustellen.

 

Beispiel eines Berichts, der mit Intranet Analytics von intranet.ai verfügbar ist

 

Wir haben viele Aspekte behandelt – einige davon mögen auf den ersten Blick technisch wirken und daher schwer umzusetzen sein, insbesondere wenn in der Organisation nicht die nötigen internen Kompetenzen vorhanden sind, um die in diesem Artikel skizzierten Best Practices erfolgreich anzuwenden.

Fehlen diese Kompetenzen, ist es ratsam, sich an Experten zu wenden – wie sie das Team von intranet.ai bietet –, um zu vermeiden, dass Zeit und Ressourcen in eine SharePoint-Umgebung investiert werden, die weder skalierbar noch benutzerfreundlich ist und am Ende den Mitarbeitenden kaum echten Mehrwert bietet.

FAQ zu Best Practices für die SharePoint-Struktur

Wie sieht die ideale Struktur von SharePoint Online für ein Unternehmen aus?

Die ideale Struktur ist flach und modular aufgebaut, mit zentralen Hub-Sites und dedizierten Site Collections. Dieses Modell unterstützt die Skalierbarkeit, vereinfacht die Wartung und ermöglicht eine sicherere und kontrolliertere Berechtigungsverwaltung.

Warum sollte man eine rein ordnerbasierte Struktur vermeiden?

Ordner erzwingen starre Hierarchien und erschweren das Wiederfinden von Dokumenten. Metadaten ermöglichen eine flexiblere Klassifikation und eine wesentlich effizientere Suche – unabhängig vom Speicherort der Datei.

Was sind Hub-Sites und warum sind sie wichtig?

Hub-Sites bündeln Inhalte aus mehreren Site Collections und bieten den Nutzern einen zentralen Zugriffspunkt. Sie sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild, erleichtern die Navigation und unterstützen eine zentrale Inhaltsverwaltung im Unternehmen.

Wie verwaltet man Berechtigungen in SharePoint effizient?

Berechtigungen lassen sich am besten auf Ebene der Site Collections verwalten, mithilfe von Sicherheitsgruppen und vordefinierten Rollen. So werden Überschneidungen vermieden und der Lebenszyklus von Zugriffsrechten im Unternehmen vereinfacht.

Was sind Best Practices für die Dokumentenorganisation in SharePoint?

Empfohlen wird der Einsatz von Metadaten und Content Types zur Klassifikation von Dokumenten – statt komplexer Ordnerstrukturen. Konsistente Namenskonventionen und automatisierte Workflows verbessern zusätzlich die Dokumentenverwaltung.

Wie entwickelt man eine gute Informationsarchitektur in SharePoint?

Eine gute Architektur basiert auf der Analyse von Informationsflüssen und Nutzerverhalten. Die Einbindung zentraler Unternehmensrollen hilft dabei, eine Struktur zu entwerfen, die reale Prozesse abbildet und die Plattformnutzung fördert.

Wie kann man die Benutzererfahrung bei der Navigation verbessern?

Eine einfache Menüführung, konsistente Navigation zwischen Hubs und Sites sowie Webparts, die relevante Inhalte hervorheben, verbessern die Nutzererfahrung. Moderne Oberflächen erleichtern es, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Wie vermeidet man das 5.000-Elemente-Limit in Ansichten?

Das Limit lässt sich umgehen, indem mehrere thematische Bibliotheken eingerichtet, Inhalte mit Metadaten gefiltert und benutzerdefinierte Ansichten gestaltet werden. So bleibt die Systemleistung auch bei großen Datenmengen erhalten.