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Was ist Project Management?

Der Begriff "Project Management" bezieht sich auf eine Reihe von Praktiken und Prozessen, die darauf abzielen, Projekte zu planen, zu leiten und zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele innerhalb der festgelegten Qualitäts-, Zeit- und Kostenparameter erreichen.

Es handelt sich um eine Tätigkeit, die Organisations- und Führungsfähigkeiten miteinander verbindet und es ermöglicht, sich an die wechselnden Situationen anzupassen, in denen sich ein Team häufig befindet.

In jedem Team ist der Projektleiter die Schlüsselfigur. Eine der ersten Aufgaben des Projektleiters besteht in der Tat darin, den Zweck und die Anforderungen des Projekts genau zu definieren. In dieser Phase werden die wichtigsten Ziele festgelegt und die Ressourcen analysiert, die zur Erreichung dieser Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erforderlich sind.

Anschließend erstellt der Projektleiter einen detaillierten Arbeitsplan, in dem die durchzuführenden Tätigkeiten, die Zuständigkeiten für die einzelnen Phasen, in die das Projekt unterteilt wurde, und der Zeitrahmen für die Fertigstellung festgelegt werden.

Im Allgemeinen basiert jeder Arbeitsplan auf einer bestimmten Projektmanagement-Methodik. Zu den gängigsten gehören:

  • Wasserfall, geeignet für lineare Projekte mit klar definierten Phasen.
  • Agile und Scrum, ideal für Projekte, die Flexibilität und eine aktive Beteiligung des Kunden erfordern.
  • Kanban, für konstante Arbeitsabläufe, besonders geeignet für Teams, die sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentrieren.

Als Nächstes müssen die potenziellen Risiken für den Erfolg des Projekts ermittelt, bewertet und verwaltet werden. Anschließend wird ein Risikomanagementplan entwickelt, der Strategien zur Risikominderung enthält, um die Auswirkungen von Problemen, die das Erreichen der in der vorherigen Phase festgelegten Ziele gefährden könnten, zu minimieren.

Nach der Ausarbeitung des Plans ist der Projektleiter für die Koordinierung der (personellen und materiellen) Ressourcen verantwortlich.

Dazu gehört die Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder entsprechend ihren Fähigkeiten und die Aufrechterhaltung eines kollaborativen Arbeitsumfelds, das häufig durch digitale Tools erleichtert wird, die nicht nur die Managementaktivitäten unterstützen, sondern auch die Motivation und die Ausrichtung des Teams während des gesamten Projekts aufrechterhalten.

Der Projektmanager steuert auch die Erwartungen der Interessengruppen, indem er ständig über den Projektstatus, die aufgetretenen Herausforderungen und die erzielten Ergebnisse informiert, insbesondere um die Kundenbindung aufrechtzuerhalten.

Zur Bewertung des Projektfortschritts werden Leistungsindikatoren (KPIs) festgelegt, die die Einhaltung des Zeitplans, das Budgetmanagement und die Qualität der Arbeit auf der Grundlage des Kundenfeedbacks umfassen können. Anhand der KPIs kann der Projektmanager den Projektfortschritt verfolgen und die zur Erreichung der Ziele erforderlichen strategischen Entscheidungen treffen.

In der Abschlussphase wertet der Projektleiter die Endergebnisse aus und fasst die gewonnenen Erkenntnisse in einem Abschlussbericht zusammen. Dieser Prozess, der oft als "Post-Mortem" bezeichnet wird, ist von entscheidender Bedeutung, um den Übergang des Projekts zum Kunden zu erleichtern und um aus den gemachten Fehlern zu lernen, damit künftige Planungsmethoden verbessert werden können.

Heutzutage sind Tools wie Projektmanagement-Software, kollaborative Plattformen und KPI-Monitoring-Dashboards unverzichtbare Verbündete, um ein optimales Projektmanagement im Unternehmen zu gewährleisten.

Diese Technologien ermöglichen es dem Projektmanager, den Arbeitsablauf zu optimieren, die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern zu verbessern und schnelle Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten und Feedback zu treffen.

Für die Unternehmen bedeutet die Einführung der richtigen Technologien, dass sie die Vorlaufzeiten verkürzen, die Kosten eindämmen, die Qualität der Ergebnisse steigern und gleichzeitig die Fähigkeit verbessern, sich an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen.

 

Project Management mit Microsoft: Welche Anwendungen sollten verwendet werden?

Projektmanagement-Software und -Apps werden am Arbeitsplatz immer beliebter, und das aus offensichtlichen Gründen: Sie bieten eine effektive Möglichkeit für Teams zur Zusammenarbeit und zur gemeinsamen Arbeit an großen oder kleinen Projekten.

Microsoft 365 ist eine umfassende Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Projekte intern zu verwalten und die erforderlichen Informationen und Ressourcen zu zentralisieren, ohne dass externe Tools erforderlich sind. Dabei haben sie Zugang zu fortschrittlichen Funktionen für Kommunikation, Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement und Informationsaustausch.

Dank der Zentralisierung der Daten in der Cloud werden die im digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens geteilten Informationen nur über spezielle Berechtigungen zugänglich gemacht, die den Benutzern innerhalb (aber auch außerhalb) der Organisation zugewiesen werden. Mit den richtigen Berechtigungen können die Benutzer Dateien in Echtzeit, jederzeit und von jedem Gerät aus nutzen und gemeinsam daran arbeiten.

Das Unternehmensintranet, das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365, vereint die Funktionen der Apps, aus denen sich die Suite zusammensetzt, und wird so zum Portal, über das jedes Team schnell und sicher auf alle gemeinsam genutzten Ressourcen zugreifen kann, wodurch die Prozesse im Projektmanagement verbessert werden.

 

 

SharePoint Online für das Projektmanagement

SharePoint Online ist das Herzstück der Microsoft 365 Suite und dient als Plattform für die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten durch die Erstellung von Websites wie dem Intranet. Seine Stärke liegt daher in der Zentralisierung von Informationen, die an einem einzigen Ort am digitalen Arbeitsplatz zusammengeführt werden.

Mit SharePoint können Projektinformationen in Listen und Sammlungen strukturiert werden, während Webparts und Kollaborationsseiten eine anpassbare Schnittstelle für Teams zur Verwaltung und Überwachung des Status ihrer Aktivitäten bieten.

Darüber hinaus ermöglicht die erweiterte Suchfunktion von SharePoint das schnelle Auffinden von Informationen in der integrierten Microsoft 365-Umgebung anhand von Tags, Kategorien und Schlüsselwörtern, die in Dateien, Kontakten und Links enthalten sind.

 

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai



Microsoft Teams für das Projektmanagement

Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit Teams können Projektmanager über eine intuitive Oberfläche die Arbeit ihrer Kollegen überwachen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt von Aktivitäten verfolgen.

Die Plattform ermöglicht die Aktualisierung und Freigabe von Dokumenten, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen. Dedizierte Kanäle ermöglichen außerdem eine gezielte Kommunikation für jedes Projekt, mit speziellen Funktionen zur Erleichterung von Brainstorming, Meetings und Diskussionen, insbesondere bei der Zusammenarbeit aus der Ferne.

 

Projektaktivitäten in den Kanälen von Microsoft Teams koordinieren

Projektaktivitäten in den Kanälen von Microsoft Teams koordinieren



Microsoft Planner für das Projektmanagement

Microsoft Planner ist die Projektmanagement-Anwendung von Microsoft 365, integriert in Microsoft Teams und SharePoint. Mit Planner können Teams Arbeitspläne erstellen, spezifische Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt verfolgen - alles in einer einfach zu bedienenden Plattform.

Auf diese Weise kann der Projektleiter das Projekt in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilen, klare Ziele zuweisen und die Ergebnisse in Echtzeit verfolgen. Planner integriert auch Funktionen wie einen Kalender zur Planung von Ereignissen, ein Notizbuch zur Organisation von Besprechungsnotizen und Kommentare zur sofortigen Kommunikation.

Dank der Integration mit SharePoint und Teams können Dateien in der Projektdokumentensammlung gespeichert und automatisch synchronisiert werden, so dass die Teammitglieder immer über die neuesten Änderungen an gemeinsamen Ressourcen informiert sind.

 

Übersicht über Microsoft Planner



Microsoft Loop für das Projektmanagement

Microsoft Loop ist eines der innovativsten Projektmanagement-Tools von Microsoft 365, das die Zusammenarbeit durch dynamische Inhalte, so genannte "Canvases", erleichtert. Loop ermöglicht die Erstellung modularer Komponenten, wie Tabellen und Listen, die von allen Teammitgliedern einfach und in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden können.

Diese Flexibilität ermöglicht es den Projektmanagern, Informationen und Ideen auszutauschen und die Inhalte an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen.

Loop synchronisiert sich automatisch mit Teams, Outlook und SharePoint über OneDrive und stellt so sicher, dass jede Komponente zugänglich und auf dem neuesten Stand bleibt, unabhängig davon, wo sie von Benutzern mit der richtigen Berechtigung angezeigt oder bearbeitet wird.

 

Wie Microsoft Loop bei der Verwaltung von Unternehmensprojekten hilft

Soluzione intranet pronta all'uso

Was ist intranet.ai?


intranet.ai ist ein gebrauchsfertiges Intranet, das die Kosten und den Zeitaufwand für die Implementierung senkt und eine moderne digitale Arbeitsumgebung schafft:

  • Ab €3.650/Jahr für ein komplettes Intranet.
  • Über 50 Anwendungen, darunter erweiterte Suche, Dokumentenmanagementsystem, Organigramm, Push-Benachrichtigungen, Personalprofile und FAQ-Seiten.
  • Integriert in SharePoint Online und Microsoft 365.

 

Projektmanagement mit dem SharePoint-Intranet

Das Projektmanagement kann erheblich von der Nutzung von Microsoft SharePoint Online als Unternehmensintranet profitieren.

Durch die Fähigkeit, Daten und Dokumente auf einer einzigen, sicheren Plattform zu bündeln, ermöglicht SharePoint die Überwindung typischer Herausforderungen im Projektmanagement, wie mangelnde Transparenz, doppelte Dateiversionen und ineffektive Kommunikation zwischen den beteiligten Personen – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation.

Dank der Flexibilität von SharePoint Online können Projektteams auf wichtige Informationen zugreifen, in Echtzeit zusammenarbeiten und den Fortschritt ihrer Aufgaben verfolgen – alles über eine integrierte Lösung.

Jedes Teammitglied kann in Echtzeit auf projektbezogene Dokumente und Updates zugreifen, unabhängig vom Standort oder dem genutzten Gerät.

Die flexible Struktur der Plattform ermöglicht die Erstellung dedizierter Projektunterseiten, auf denen Dateien gesammelt, Aufgaben geplant, Ankündigungen geteilt und die Zusammenarbeit über Planner, Kalender, Brainstorming-Sitzungen und weitere Funktionen koordiniert werden können.

Darüber hinaus ermöglichen die Berechtigungsfunktionen eine gezielte Steuerung des Informationszugriffs basierend auf den zugewiesenen Rollen und den Anforderungen des Projekts. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen sensible Dokumente in den SharePoint-Archiven einsehen und bearbeiten können.

Doch das ist noch nicht alles: Nachfolgend präsentieren wir eine Tabelle mit weiteren Informationen zu den Funktionen von SharePoint und seinem Intranet, die das Projektmanagement vereinfachen.

 

Funktionen des SharePoint-Intranets für das Projektmanagement

 

Funktionen des SharePoint-Intranets Vorteile für das Projektmanagement
Projekt-Unterwebseiten Mit SharePoint können Sie Unterseiten erstellen, die mit dem Intranet verbunden sind, um Dokumente, Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, die für laufende Projekte nützlich sind. Jede Seite kann an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden und kann Dokumentensammlungen, Aufgabenplaner, Kalender und Pinnwände enthalten.
Dokumentensammlungen Mit SharePoint-Sammlungen können alle Projektdateien an einem zentralen Ort gespeichert und organisiert werden. Insbesondere das integrierte Versionierungssystem stellt sicher, dass die Teams immer mit den aktuellsten Dateiversionen arbeiten, wodurch das Fehlerrisiko verringert wird und die Möglichkeit besteht, nach Änderungen eine frühere Version abzurufen.
Angepasste Listen Listen in SharePoint sind vielseitige Werkzeuge zur Verfolgung von Aufgaben, Ressourcen, Kontakten und anderen projektrelevanten Informationen. Durch die Verwendung von Metadaten und benutzerdefinierten Filtern können Informationen schnell gespeichert und je nach Bedarf des Teams abgerufen werden.
Aktivitäten-Planer SharePoint ermöglicht es Ihnen, Projektaufgaben direkt im Intranet zu erstellen und zu verwalten, sie Teammitgliedern zuzuweisen und Fristen zu setzen. Aufgabenlisten können mit Microsoft Planner integriert werden, um einen noch detaillierteren Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten.
Interaktive Webparts Webparts sind Komponenten, die SharePoint-Sites visuelle und interaktive Funktionen hinzufügen. So können Sie beispielsweise Pinnwände zur Anzeige von Aktualisierungen, Berichte zur Überwachung des Fortschritts oder Tools zur Erfassung von Feedback hinzufügen.
Prozessautomatisierung Das SharePoint-Intranet lässt sich mit Power Automate integrieren, um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren, z. B. das Senden von Benachrichtigungen oder die Genehmigung neuer Dokumente, die zu Sammlungen hinzugefügt werden sollen.
Mobiler Zugang SharePoint ist auf mobilen Geräten verfügbar und ermöglicht es Teammitgliedern, von überall aus Aufgaben zu aktualisieren, auf Dokumente zuzugreifen und an Unterhaltungen teilzunehmen, was das Projektmanagement aus der Ferne vereinfacht.

 

Zusätzlich zu den Vorteilen, die diese Funktionen bieten, kann SharePoint die Projektmanagementprozesse durch seine Integrationen mit den übrigen Microsoft 365-Anwendungen weiter erleichtern.

Beginnend mit Microsoft Teams ermöglicht die Integration den Teammitgliedern, direkt aus den Teams-Kanälen auf Dateien in SharePoint zuzugreifen und an denselben Dokumenten in Echtzeit zu arbeiten, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Das SharePoint-Intranet kann den Benutzern auch Aufgaben, Fortschritte und Termine aus den Microsoft Planner-Nachrichtentafeln anzeigen. So können Teammitglieder direkt vom Portal aus Aktualisierungen einsehen und zugewiesene Aufgaben bearbeiten.

Schließlich ermöglicht die Integration mit Microsoft Loop den Teams die Erstellung dynamischer Komponenten wie Tabellen, Listen und Notizen, die auf allen Plattformen, auf denen sie freigegeben wurden, in Echtzeit synchronisiert bleiben und einfach in SharePoint-Intranetseiten eingebettet werden können.

 

Projektmanagement mit Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungs-Tool, das Teams dabei unterstützt, Projekte zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. In die Microsoft 365-Suite integriert, ermöglicht Planner die Erstellung von Arbeitsplänen, die in einzelne Aufgaben unterteilt sind, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, das Festlegen von Fristen und die Nachverfolgung des Fortschritts.

Jedes Projekt wird als ein Plan dargestellt, der in Spalten und Tafeln unterteilt ist, die sowohl in ihrer Anzahl als auch in den dargestellten Informationen anpassbar sind.

Planner ist die ideale Lösung für Teams, die eine kollaborative Aufgabenverwaltung benötigen, ohne die Komplexität von Software wie Microsoft Project. Stattdessen richtet sich Planner an Nutzer, die ein vollständiges, aber einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool suchen, das sich in den digitalen Arbeitsplatz eines Unternehmens auf Basis von Microsoft 365 integrieren lässt.

Hier sind einige Funktionen, die es wert sind, erwähnt zu werden:

  1. Erstellung eines Plans: In Microsoft Planner können Nutzer einen Plan für die Projekte erstellen, an denen sie beteiligt sind. Jeder Plan kann mit einem spezifischen Namen, einer Beschreibung und einer Gruppe von Benutzern, die Zugriff auf die Informationen haben, personalisiert werden.

  2. Erstellung und Zuweisung von Aufgaben: Nach der Erstellung des Plans können einzelne Aufgaben hinzugefügt werden. Jede Aufgabe wird als Karte dargestellt und kann eine Beschreibung, eine Fälligkeit, eine Priorität und eine verantwortliche Person enthalten.

  3. Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben: Planner bietet eine Board-Ansicht der Aufgaben, wobei die Spalten verschiedene Phasen des Projekts darstellen, z. B. "Zu erledigen", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Die Karten können zwischen den Spalten verschoben werden, sobald Aufgaben voranschreiten, was eine klare Übersicht über den Projektstatus ermöglicht.

  4. Projektstatus überwachen: Planner enthält einen Abschnitt "Diagramme", der den Gesamtstatus der Aufgaben anzeigt. Diese visuelle Darstellung zeigt Fortschritte, verpasste Fristen und noch ausstehende Aufgaben – eine wertvolle Funktion für einen schnellen Überblick über kritische Projektbereiche.

  5. Integration mit Teams und SharePoint: Planner lässt sich nahtlos in Microsoft 365-Anwendungen wie Microsoft Teams und SharePoint integrieren. Teammitglieder können direkt in Teams-Kanälen oder innerhalb von SharePoint-Sites, beispielsweise in einer Kollaborationsunterseite oder im Firmen-Intranet, auf Pläne und Aufgaben zugreifen.

 

 

Microsoft Planner vs Microsoft Project

Microsoft Planner und Microsoft Project sind beide Projektmanagement-Tools, aber sie erfüllen unterschiedliche Anforderungen.

Microsoft Planner eignet sich ideal für Teams, die ein einfaches und kollaboratives Tool zur Verwaltung täglicher Aufgaben innerhalb eines Projekts – auch eines komplexen – benötigen. Mit Planner können Benutzer den Arbeitsfluss über interaktive Tafeln schnell visualisieren und Aufgaben zwischen den Projektphasen verschieben, um Kollegen auf dem neuesten Stand zu halten – ohne erweiterte Einstellungen vornehmen zu müssen.

Microsoft Project hingegen ist ein umfangreiches Projektmanagement-Tool, das für strukturierte Projekte entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie Zeitplanerstellung, Ressourcenmanagement, Kostenkontrolle und Szenarioanalysen. Dadurch eignet es sich besonders für erfahrene Projektmanager, die langfristige und hochkomplexe Projekte koordinieren müssen.

 

Detail von Microsoft Project

Detail von Microsoft Project

Projektmanagement mit Microsoft Loop

Microsoft Loop ist eine innovative Anwendung innerhalb der Microsoft 365-Suite, die das Projektmanagement revolutioniert, indem sie die Erstellung und gemeinsame Nutzung einer neuen Art dynamischer Inhalte ermöglicht. Loop führt somit einen interaktiveren und flexibleren Ansatz ein, der ideal für Teams ist, die sich mit ständig weiterentwickelnden Projekten befassen und gleichzeitig einen Gesamtüberblick über alle kritischen Aspekte behalten müssen.

Loop besteht aus zwei Hauptkomponenten: Workspaces (Arbeitsbereiche) und Components (Komponenten), die eine zentrale und interaktive Plattform zur Koordination von Aktivitäten bieten.

Die Arbeitsbereiche von Microsoft Loop dienen als zentrale Bereiche zur Sammlung von Informationen und Ressourcen. Projektmanager können eine individuell angepasste Struktur erstellen, um Inhalte zu organisieren, Aufgaben zu unterteilen und den Fortschritt zu überwachen, sodass eine klare Sicht auf die zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds gewährleistet ist.

Die Komponenten – wie Checklisten, Tabellen, Listen und Notizen – sind interaktive Elemente, die in andere Microsoft 365-Anwendungen wie Teams, Outlook und Word für das Web integriert werden können und dabei stets synchron bleiben.

Beispielsweise kann eine in Loop erstellte Checkliste in einem Teams-Kanal oder in einer Outlook-E-Mail angezeigt und aktualisiert werden, sodass das Team nicht nur von jedem Ort und jedem Gerät aus zusammenarbeiten kann, sondern auch über jede Plattform, die in das digitale Arbeitsumfeld und das Unternehmensintranet integriert ist.

Diese Eigenschaften verdeutlichen, wie sich Microsoft Loop von anderen Projektmanagement-Tools von Microsoft unterscheidet. Während Planner und Project für die Planung und Überwachung von Aufgaben mit festen Fristen und spezifischen Zuweisungen konzipiert sind, ist Loop darauf ausgelegt, eine kontinuierliche Zusammenarbeit und eine schnelle Aktualisierung von Inhalten zu ermöglichen – ohne die Einschränkungen einer vordefinierten Struktur.

 

Übersicht über Microsoft Loop

Übersicht über Microsoft Loop

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Project Management mit Microsoft: Vorteile für HR

Die Personalabteilung treibt eine bedeutende Transformation in der Arbeitsweise von Unternehmen voran, indem sie Projektmanagement-Tools und -Methoden einsetzt, um Prozesse zu optimieren.

In einer Zeit, in der Technologie und neue Arbeitsformen – wie hybrides Arbeiten und Remote-Arbeit – neue Fähigkeiten für das Projektmanagement, aber auch für das Management von Unternehmensressourcen und Talenten erfordern, wird diese Entwicklung immer wichtiger.

Mit der Zunahme funktionsübergreifender und interdisziplinärer Projekte sind HR-Spezialisten zunehmend in strategische Initiativen eingebunden, die die Unternehmenskultur beeinflussen. Dieser proaktive Ansatz führt dazu, dass sie mit Teams anderer Abteilungen zusammenarbeiten und Unterstützung bei der internen Kommunikation und Informationsverwaltung bieten.

Obwohl HR-Teams traditionell nicht als klassische Projektmanagement-Experten gelten, folgen viele ihrer Aktivitäten dennoch den Grundsätzen dieses Bereichs.

Prozesse wie die Gewinnung neuer Talente, die Umsetzung von Schulungsprogrammen, die Leistungsbewertung und die jährlichen Gehaltsüberprüfungen können von einer strukturierten und organisierten Verwaltung profitieren – mit spezifischen Kompetenzen für das Aufgabenmanagement und die Koordination der beteiligten Akteure.

Heutzutage müssen diese Kompetenzen jedoch durch den Einsatz geeigneter Tools ergänzt werden. Hier kommen Microsoft 365-Anwendungen und die auf SharePoint Online basierende Firmen-Intranet ins Spiel.

Gerade für die Personalabteilung stellt die Intranet die optimale Lösung dar, um das wohl wichtigste "Projekt" dieses Bereichs zu managen: die Produktivität des Unternehmens zu steigern, indem die Employee Experience verbessert wird.

Hier sind einige zentrale Funktionen der SharePoint-Intranet, um dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen:

  • Zentralisiertes Onboarding: Ein Schlüsselfaktor der Employee Experience ist die Fähigkeit eines Unternehmens, neue Mitarbeitende optimal in das Unternehmen zu integrieren. Die SharePoint-Intranet ermöglicht es dem HR-Team, eine spezielle Onboarding-Seite zu erstellen, die Schulungsmaterialien, Willkommensformulare, Unternehmenspräsentationen und einen Leitfaden für die ersten Schritte enthält. Neue Mitarbeitende können so leicht auf alle relevanten Informationen zugreifen, insbesondere wenn der Arbeitsplatz digital ist, während das HR-Team ihren Fortschritt überwachen und die notwendige Unterstützung bereitstellen kann, damit sich neue Kollegen schnell wohlfühlen.

  • Kontinuierliche Kompetenzentwicklung: Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten haben einen erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Mit der SharePoint-Intranet kann das HR-Team einen Katalog von Schulungen und Online-Workshops bereitstellen, die entweder allen Mitarbeitenden oder spezifischen Teams und Abteilungen zur Verfügung stehen. Die Nutzer können das Schulungsangebot durchsuchen, sich zu Trainings anmelden und die Kurse direkt über die Plattform absolvieren. Zudem ermöglicht die Integration mit Microsoft Viva Learning die Erstellung personalisierter Programme, indem unternehmenseigene Schulungsinhalte mit Angeboten von Microsoft Learn, LinkedIn Learning und anderen Anbietern kombiniert werden.

  • Förderung einer offenen Kommunikation: SharePoint bietet die Möglichkeit, virtuelle Pinnwände, Blogs und Bereiche zur Veröffentlichung von Ankündigungen, Unternehmensrichtlinien, Updates und Erfolgen zu erstellen. Das HR-Team kann diese Werkzeuge nutzen, um Transparenz zu fördern und das Zugehörigkeitsgefühl zur Unternehmensgemeinschaft zu stärken. Beispielsweise können HR-Teams für ein wichtiges Projekt eine eigene Website erstellen, auf der alle relevanten Informationen und Fortschritte des Teams gesammelt werden. Mitarbeitende haben dort die Möglichkeit, Feedback, Ideen und Fragen zu teilen, um die Zusammenarbeit weiter zu fördern.

 

 

  • Feedback-Management: Die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessert sich, wenn die Unternehmenskultur es ihnen ermöglicht, ihre Meinung zu äußern und sich gehört zu fühlen. SharePoint unterstützt das HR-Team bei der Erstellung von Umfragen und der Verbreitung maßgeschneiderter Formulare, um Ideen, Meinungen und Vorschläge von allen Mitarbeitenden im Unternehmen zu sammeln. Dank nativer Integrationen mit Tools wie Microsoft Forms können Feedbacks über das Intranet in Echtzeit erfasst und analysiert werden. So erhalten die Personalabteilungen die notwendigen Informationen, um den digitalen Arbeitsplatz zu optimieren.

  • Unterstützung der interdisziplinären Zusammenarbeit: Eine produktive Arbeitsumgebung fördert die Zusammenarbeit zwischen allen Mitgliedern der Organisation. Mit SharePoint können HR-Teams Projektbereiche einrichten, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtern, indem sie Dokumente, Ressourcen und Projektpläne an einem zentralen Ort zusammenführen. So haben die Nutzer jederzeit Zugriff auf relevante Informationen und Kollaborationsfunktionen, sofern sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.

  • Analyse von Unternehmensleistung und Wohlbefinden: Mithilfe der Reporting-Funktionen von SharePoint und Power BI kann das HR-Team in Echtzeit die definierten Indikatoren für Wohlbefinden und Produktivität überwachen. So können beispielsweise Daten zur Teilnahme an Schulungsprogrammen, zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch Umfragen, zur Fluktuationsrate und zu Fehlzeiten erfasst und analysiert werden. Diese Berichte liefern eine detaillierte Übersicht über die Unternehmensentwicklung und ermöglichen es den Personalabteilungen, Verbesserungsbereiche frühzeitig zu identifizieren.

  • Anerkennungsmanagement: Das Intranet ermöglicht die Erstellung von Pinnwänden oder speziellen Bereichen zur Würdigung der erreichten Meilensteine der Mitarbeitenden. Das HR-Team kann Anerkennungsinitiativen wie "Mitarbeiter:in des Monats" koordinieren und Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit geben, die Leistungen von Teammitgliedern oder Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen anzuerkennen. Solche Maßnahmen steigern nicht nur die Motivation, sondern fördern auch eine Unternehmenskultur, die den Einsatz jedes Einzelnen wertschätzt.

  • Unterstützung interner Mobilität: Das SharePoint-Intranet kann einen eigenen Bereich für Karrierechancen enthalten, in dem Mitarbeitende offene Stellen im Unternehmen entdecken und sich direkt über die Plattform bewerben können. Durch maßgeschneiderte Funktionen wie "Job Posting" von intranet.ai können die Personalabteilungen Stellenausschreibungen effizient verwalten und Bewerbende anhand ihres integrierten Profils auswählen.

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intranet.ai ist die SharePoint Online-basierte Lösung zur Vereinfachung der internen Kommunikation und zur Digitalisierung von Prozessen mit minimalem Zeit- und Kostenaufwand.

  • 50+ Funktionalitäten für Kommunikation und Mitarbeitererfahrung
  • Vollständige Integration mit Microsoft 365 und Viva
  • Markendesign, bis ins Detail anpassbar

 

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365 seit 2010.

Giuseppe ist der Gründer von intranet.ai und einer der Top-Experten in Italien für alles, was mit Microsoft 365 zu tun hat. Seit Jahren unterstützt er Unternehmen beim Aufbau ihres digitalen Arbeitsbereichs in der Microsoft-Cloud und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen.

Er organisiert monatliche Online-Veranstaltungen, um Kunden über die Neuerungen in Microsoft 365 zu informieren und ihnen zu helfen, das Beste aus ihrem digitalen Arbeitsplatz herauszuholen.

Mehr erfahren

FAQ zum Projektmanagement mit Microsoft


Was ist Projektmanagement und warum ist es wichtig?

Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projektaktivitäten, um Ziele innerhalb der Grenzen von Qualität, Zeit und Kosten zu erreichen. Es kombiniert organisatorische und führungsbezogene Fähigkeiten und ermöglicht Teams, sich an sich verändernde Situationen anzupassen.

Welche Methoden werden im Projektmanagement häufig verwendet?

Zu den beliebtesten Methoden gehören: Waterfall, ideal für lineare Projekte mit klar definierten Phasen; Agile und Scrum, geeignet für flexible Projekte, die eine enge Einbindung des Kunden erfordern; Kanban, für kontinuierliche Arbeitsabläufe mit Fokus auf Prozessoptimierung.

Wie unterstützt Microsoft 365 das Projektmanagement?

Microsoft 365 bietet Tools wie SharePoint, Planner und Loop, die die Aufgabenverwaltung, die Ressourcenkoordination und die Teamzusammenarbeit erleichtern und so die Arbeitsabläufe in Projekten optimieren.

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten hat ein Projektmanager?

Ein Projektmanager definiert die Projektziele, plant Aufgaben, weist Verantwortlichkeiten zu, managt Risiken und kommuniziert Fortschritte. Er sorgt für die Ausrichtung des Teams und die Einbindung der Stakeholder.

Wie unterstützt Microsoft SharePoint das Projektmanagement?

SharePoint dient als kollaborative Plattform, auf der Teammitglieder Dateien teilen, auf Projektinformationen zugreifen und in Echtzeit zusammenarbeiten können, wodurch die Kommunikation und Organisation verbessert wird.

Was ist Microsoft Planner und wie hilft es im Projektmanagement?

Microsoft Planner ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das Teams hilft, Aktivitäten zu organisieren, Rollen zuzuweisen, Fortschritte zu überwachen und die Produktivität durch visuelle Aufgabenboards zu steigern.

Wie verbessert Microsoft Loop die Projektmanagement-Prozesse?

Microsoft Loop ist ein kollaboratives Tool, das Teams ermöglicht, Ideen dynamisch zu erstellen und zu teilen, sodass Brainstorming und Innovation nahtlos in den Projektworkflow integriert werden.

Warum ist das Projektmanagement mit Microsoft 365 für HR von Vorteil?

Microsoft 365 hilft der Personalabteilung, die Ressourcenverwaltung zu optimieren, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern und die Projektüberwachung und Berichterstattung zu vereinfachen, wodurch die HR-Abteilung stärker in Unternehmensprojekte eingebunden wird.

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