SharePoint-Dokumentenbibliothek: Erstellung und bewährte Verfahren

Dokumentbibliotheken sind eine der wichtigsten Funktionen von Microsoft SharePoint, da sie die Dokumentenverwaltungsfunktionen der Plattform untermauern und es den Benutzern ermöglichen, Informationen und Dokumente in der Microsoft 365-Cloud zu speichern.

In diesem Artikel werden wir einen Blick darauf werfen, was Dokumentenbibliotheken in SharePoint sind, welche Typen in der neuen Modern Experience verfügbar sind, welche Grenzen Sie beachten müssen und vor allem, welche Schritte und Best Practices Sie bei der Erstellung einer SharePoint-Dokumentenbibliothek befolgen müssen.

SharePoint-Dokumentenbibliothek: Was ist das?

Dokumentbibliotheken sind eine der Hauptfunktionen von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem. Sie ermöglichen die Speicherung von Informationen, Multimediainhalten und Dokumenten in der Microsoft 365-Cloud, vereinfachen die Suche durch die Benutzer dank der Anpassung der Metadaten und garantieren den Schutz der Privatsphäre in der Phase der Zusammenarbeit durch das gegliederte Berechtigungssystem, das für SharePoint und alle anderen Anwendungen der Suite charakteristisch ist.

 

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die
Verwendung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem.

 

Eine Dokumentenbibliothek ist ein sicherer Ort innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes eines Unternehmens, an dem Sie in Echtzeit mit Kollegen (oder sogar Personen außerhalb des Unternehmens) zusammenarbeiten können, um Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu überprüfen und zu archivieren. Letztere werden direkt in eine Bibliothek eingegeben oder erstellt und dann durch eine Unterteilung in Ordner oder unter ausschließlicher Verwendung von Metadaten organisiert, d. h. von Kontextinformationen (Autor, Erstellungsdatum, Genehmigungsstatus usw.), die sowohl die Katalogisierung als auch das Abrufen von Dateien von jedem Eingangspunkt in der Microsoft 365-Umgebung aus vereinfachen.

Zusätzlich zu den Metadaten bieten Dokumentenbibliotheken Funktionen wie:

• Erstellung neuer Dokumente aus benutzerdefinierten Vorlagen
• Änderungsverfolgung über den Versionsverlauf
• Zugriffsverwaltung nach einzelnen Dateien, Ordnern oder der gesamten Bibliothek
• Bearbeitung im Co-Authoring-Modus

Dokumentenbibliotheken ermöglichen somit die zentrale Verwaltung von Geschäftsdokumenten, um die Aktivitäten eines Teams, einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens zu vereinfachen, das ständige Versenden von E-Mails zu ersetzen und die Sicherheitsrisiken für gemeinsam genutzte Daten zu minimieren.

SharePoint-Dokumentenbibliothek: Welche Typen gibt es?

Seit der Einführung von SharePoint Modern Experience werden die Unterschiede zwischen den verfügbaren Typen von Dokumentbibliotheken immer geringer. Das liegt daran, dass es jetzt möglich ist, eine leere Bibliothek zu erstellen und sie nach Belieben in Bezug auf Spalten, Dokumentanzeige und andere Funktionen anzupassen, die zuvor in bestimmten Vorlagen vorkonfiguriert waren.

Unter diesen Vorlagen gibt es sieben Haupttypen, die wir in SharePoint noch immer erkennen können, und sie sind in Modern und Classic Experience unterteilt. Im Folgenden werden sie im Detail vorgestellt.

Dokumentbibliothekstypen in der SharePoint Modern Experience

Das moderne SharePoint-Erlebnis wurde entwickelt, um die Erstellung ansprechender und reaktionsfähiger Websites zu vereinfachen, indem grafisch aufbereitete und bereits mobilfreundliche Inhalte bereitgestellt werden. Es unterscheidet sich von der klassischen Version auch dadurch, dass die Informationsarchitektur der einzelnen Websites flexibler ist. So kann beispielsweise jede Website mit einem Knotenpunkt verbunden werden, damit Elemente wie die Navigation ohne die Starrheit der traditionellen Hierarchien gemeinsam genutzt werden können.

Zu den Änderungen, die Modern Experience mit sich bringt, gehören Dokumentenbibliotheken mit der Definition von vier Grundmodellen:

1. Document Library, die Standardvorlage, die SharePoint sofort zur Verfügung stellt, wenn eine neue Website zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten erstellt wird.
   
   
2. Site Assets Library, die zweite Grundvorlage, in der Inhalte zum Aufbau und zur Anpassung der Website gesammelt werden (Logos, Unternehmensbilder usw.).
   
   
3. Site Pages Library, die Bibliothek, die die Seiten der SharePoint-Website enthält. Eine Besonderheit dieses Modells besteht darin, dass die Benutzer keine Inhalte hochladen können, selbst wenn sie Administratoren sind. Tatsächlich enthält diese Bibliothek nur automatisch generierte Elemente, die von der Anzahl der in der Site erstellten Seiten abhängen.
   
   
4. Style Library, in der das System CSS-Dateien, XSL-Dateien und sogar Bilder speichert, mit denen das Layout einer Seite angepasst werden kann. Wenn ein benutzerdefiniertes SharePoint-Thema erstellt oder bereitgestellt wird, werden die wichtigsten Stile und Dateien automatisch in dieser Bibliothek gespeichert. Darüber hinaus können Sie neue Stildateien direkt hochladen.
   
   
5. Form Template Library, die als Unterpunkt der standardmäßig erstellten Dokumentenbibliothek vorhanden ist. Sie wird verwendet, um eine Gruppe von Geschäftsformularen zu verwalten, die auf der XML-Sprache basieren.

 

Moderne Dokumentbibliotheken in SharePoint

Dokumentbibliothekstypen in der SharePoint Classic Experience

Das klassische SharePoint-Erlebnis ist das ursprüngliche Framework der Plattform, das durch eine hierarchische Struktur gekennzeichnet ist, die aus Sammlungen von Websites und Unterseiten besteht, die über ein altes System für Navigation, Berechtigungen und Konfiguration verfügen. Im Gegensatz zur Modern Experience bieten die klassischen Seiten ein weniger interaktives, flexibles und reaktionsfähiges Erlebnis auf mobilen Geräten. Auch der Informationsabruf und die Integration automatisierter Abläufe scheinen starrer zu sein.

Einige Elemente der klassischen Erfahrung wurden jedoch in die moderne Erfahrung integriert. Darunter befinden sich zwei besondere Arten von Dokumentbibliotheken:

1. Picture Library, die ausschließlich der Sammlung von Bildern gewidmet ist. Sie bietet Funktionen wie die Vorschau, die Bearbeitung und das Herunterladen von archivierten Grafiken.
   
   
2. Wiki Page Library, die für die Erstellung eines zusammenhängenden Netzes von Informationsseiten nützlich ist. Dies ist ein interessantes Modell, das aber leider veraltet ist und von Unternehmen immer seltener genutzt wird.

Die Einschränkungen einer SharePoint-Dokumentenbibliothek

Zusätzlich zu den Beschränkungen hinsichtlich des Speicherplatzes im SharePoint-Tenant (behandelt in unserem Artikel über Microsoft 365 Archive) gibt es einige spezifische Beschränkungen für Listen und Dokumentbibliotheken innerhalb einer Website.

Erstens können Sie bis zu 30 Millionen Elemente pro Liste oder Bibliothek speichern.

Aber Vorsicht: Wenn mehr als 5.000 Elemente eingegeben werden, blockiert SharePoint automatisch einige Inhaltsverwaltungsfunktionen, wie z. B.:

• Anzeige von mehr als 5.000 Elementen in einer einzigen Ansicht.
• Das Abrufen von mehr als 5.000 Elementen über eine einzige Anfrage.
• Hinzufügen neuer Metadatenspalten in einer Liste oder Bibliothek mit mehr als 5.000 Elementen.

Nach Überschreiten von 100.000 Elementen ist es nicht mehr möglich, die Vererbung von Berechtigungen innerhalb einer Liste, Bibliothek oder eines Ordners zu beenden. Die Vererbung kann jedoch auf der Ebene der einzelnen Dateien unterbrochen werden, und zwar bis zur Höchstzahl der eindeutigen Berechtigungen.

In diesem Zusammenhang beträgt die Höchstzahl der in SharePoint unterstützten eindeutigen Berechtigungen 50.000. Microsoft selbst empfiehlt jedoch, sich an die 5.000er-Grenze zu halten.

Eine letzte Einschränkung: SharePoint unterstützt die Erstellung von maximal 2.000 kombinierten Listen und Bibliotheken pro Websitesammlung (einschließlich Primär- und Sekundärsites).

Wie man eine Dokumentenbibliothek in SharePoint erstellt

Wenn eine neue Website in SharePoint Online erstellt wird, wird automatisch eine Dokumentenbibliothek mit dem Namen "Dokumente" erstellt, die in der linken Seitenleiste sichtbar ist.

Durch den Zugriff auf diese Bibliothek hat der Benutzer die Möglichkeit, mit dem Befehl "Neu" neue Inhalte zu erstellen. Neben der Möglichkeit, Inhalte von Grund auf neu zu erstellen, steht eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, die den Erstellungsprozess beschleunigen und an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens, einer Abteilung oder eines Projektteams angepasst werden können.

Alternativ zeigt der Befehl "Neu" die Option "Ordner" an, mit der Sie eine hybride Struktur erstellen können, die aus Ordnern besteht, die durch Hinzufügen benutzerdefinierter Metadaten angereichert werden können.

 

Optionen zum Erstellen neuer Inhalte in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

 

Neben der Möglichkeit, Dokumente und Ordner direkt in der Bibliothek zu erstellen, kann der Benutzer auch Dateien von seinem Computer lokal in SharePoint importieren. Verwenden Sie dazu einfach den Befehl "Hochladen" neben "Neu"

Nur mit dem Befehl "Hochladen" ist es auch möglich, benutzerdefinierte Vorlagen hochzuladen, die dem Dropdown-Menü des Befehls "Neu" hinzugefügt werden.

 

Optionen zum Importieren von Inhalten in eine SharePoint-Dokumentbibliothek

 

Um eine Datei von seinem PC in eine Dokumentenbibliothek in SharePoint hochzuladen, kann der Benutzer auch eine Drag&Drop-Aktion durchführen. Er kann dann die gewünschte Datei aus dem lokalen Ordner, in dem sie gespeichert ist, auf den Hauptbildschirm der Bibliothek ziehen. Sobald die Datei losgelassen wird, lädt das System sie selbständig und somit ohne einen speziellen Befehl.

Im Falle einer Datei mit hohem Gewicht kann der Benutzer den Ladestatus in der entsprechenden Leiste in der oberen rechten Ecke überprüfen. Dies ist eine wichtige Funktion, da SharePoint das Hochladen von Dokumenten mit einem Gewicht von bis zu 100 GB unterstützt.

 

Ladestatus für ein neues Dokument in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

 

Wenn eine neue Datei von Ihrem Computer hochgeladen wird, sollten Sie immer auf den Synchronisierungsprozess achten. SharePoint erstellt nämlich eine Kopie, die in den Dokumentbibliotheken und der integrierten Microsoft 365-Umgebung gespeichert wird, die standardmäßig nicht mit der Originaldatei auf Ihrem Computer synchronisiert wird.

Wenn Änderungen an der Datei in der Bibliothek vorgenommen werden, muss man bedenken, dass die zugehörige Datei lokal nicht aktualisiert wird. Sie wird dann zu einer veralteten Version.

Wenn der Benutzer jedoch Teil eines Microsoft 365-Abonnements eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung ist oder Zugang zu SharePoint Server 2019 und Teams hat, hat er die Möglichkeit, Microsoft SharePoint- und Teams-Dateien mit einem Ordner auf seinem Computer zu synchronisieren.

Auf diese Weise kann er die aktuellsten Versionen von Dokumenten nutzen und sie auch ohne WLAN-Netzwerk bearbeiten. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden die Änderungen automatisch von der Bibliothek in den lokalen Ordner übertragen und umgekehrt.

So richten Sie die Synchronisierung zwischen Ihrem PC und einer Dokumentenbibliothek ein:

1. Drücken Sie auf das Startsymbol der SharePoint-App in der oberen linken Ecke.
2. Wählen Sie den Eintrag "SharePoint" und dann die Website mit den Dateien, die Sie synchronisieren möchten.
3. Wählen Sie den Eintrag "Dokumente", um die gesamte Bibliothek zu synchronisieren, oder wählen Sie einzelne Ordner, die Teil der Bibliothek sind.
4. Wählen Sie den Befehl "Synchronisierung".

Die ausgewählte Bibliothek oder die Dateien werden dann automatisch mit einem Ordner auf Ihrem Computer synchronisiert, der wie folgt benannt ist: "%Benutzerprofil%\Contoso" (wobei das Beispiel zeigt, dass Ihr Unternehmen Contoso heißt).

Ein letzter Hinweis zur Synchronisierung: Wenn die synchronisierten Dateien im Datei-Explorer mit einem Schloss-Symbol versehen sind, bedeutet dies, dass die Dateien schreibgeschützt synchronisiert wurden. Dies bedeutet, dass Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen zur Bearbeitung der Dateien verfügen, oder dass die Sammlung extrahiert werden muss oder dass sie obligatorische Spalten oder Metadaten enthält. Wenn diese Dateien auf dem Computer geändert werden, werden die Änderungen auf jeden Fall nicht mit SharePoint synchronisiert. Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie sich an den Administrator wenden und die erforderlichen Berechtigungen zuweisen lassen.

Zum Thema Berechtigungen: Alle Dokumente und Ordner, die in einer Dokumentenbibliothek erstellt werden, sind standardmäßig für Personen mit entsprechenden Berechtigungen sichtbar. Durch die Zuweisung einer bestimmten Berechtigung werden die Benutzer in bestimmte Zugriffsgruppen eingeteilt, die Bearbeitungsvorgänge in der Site durchführen können oder nicht. Konkret bedeutet dies:

• Personen mit der Berechtigung "Keine Kontrolle" gehören zur Gruppe der "Site-Besucher" und können den Inhalt der Bibliothek nur lesen.
• Personen mit der Berechtigung "Eingeschränkte Kontrolle" gehören zur Gruppe der "Site Members" und dürfen die Inhalte einer Bibliothek nur lesen und bearbeiten.
• Personen mit der Berechtigung "Volle Kontrolle" gehören zur Gruppe der "Site-Eigentümer".

Die letztgenannte Gruppe ist für die Verwaltung der SharePoint-Website zuständig, auf der sich die Dokumentenbibliothek befindet. Alle Mitglieder dieser Gruppe haben daher nicht nur die Befugnis, den Inhalt einer Bibliothek anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen, sondern auch, anderen Mitgliedern Berechtigungen zuzuweisen.

 

Fenster zum Zuweisen von Berechtigungen in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

 

Sobald die Bearbeitungsberechtigung erteilt ist, können Änderungen am Inhalt einer Dokumentenbibliothek durch die SharePoint-Integration mit Office 365-Anwendungen vorgenommen werden. Ein Word-Dokument wird zum Beispiel standardmäßig in der Online-Anwendung Microsoft Word geöffnet.

Wenn der Benutzer die vollen Bearbeitungsmöglichkeiten der Plattform (z. B. Word) nutzen möchte, kann er über den Befehl "In Desktop-Anwendung öffnen" direkt zur Desktop-Anwendung wechseln. Aufgrund der tiefen Integration mit SharePoint werden Änderungen, die in der Desktop-Anwendung vorgenommen werden, automatisch in der Dokumentenbibliothek gespeichert, in der sich das Dokument befindet.

Um die Entwicklung eines Dokuments aufgrund der von Ihnen oder Ihren Kollegen vorgenommenen Änderungen zu analysieren, bietet SharePoint die Funktion "Versionsverlauf". Wenn Sie diesen Befehl wählen, gelangen Sie zum Versionsverlaufsfenster, in dem Sie Informationen über den Verlauf eines Dokuments anzeigen können, wie z. B:

• versionsnummer
• datum der Änderung
• benutzer, der die Änderung vorgenommen hat
• gewicht der Version
• eventuelle Kommentare

 

Fenster mit der Versionshistorie einer Datei in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

 

Ein weiterer Aspekt, der bei der Erstellung einer Dokumentenbibliothek in SharePoint untersucht werden sollte, betrifft die Anpassung der Metadaten, d. h. der Informationen, die zum Katalogisieren und Indizieren von Dateien in der Dokumentenbibliothek in Microsoft 365 benötigt werden.

Es ist notwendig, den Befehl "Spalte hinzufügen" innerhalb einer Dokumentenbibliothek zu wählen und den am besten geeigneten Spaltentyp auszuwählen, um die Metadatenstruktur der archivierten Dokumente zu erweitern. Die gleichen Spaltentypen finden wir auch bei der Erstellung einer SharePoint-Liste.

 

Um mehr darüber zu erfahren, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel
über die Erstellung einer Liste in SharePoint Online zu lesen.

 

In dem verlinkten Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um die Metadaten in einer Dokumentenbibliothek zu strukturieren, indem Sie aus den zur Verfügung gestellten Spalten und den verfügbaren Optionen zur Konfiguration ihrer Werte wählen.

Zum Abschluss der Übersicht bieten wir Ihnen im Folgenden eine Tabelle, die die wichtigsten Funktionen einer Dokumentenbibliothek in SharePoint zusammenfasst.

 

 

SharePoint-Dokumentenbibliothek: die wichtigsten Funktionalitäten

 

Funktionsweise einer SharePoint-Bibliothek	Beschreibung der Funktion
Zentralisierte Speicherung	Bietet einen einzigen Sammelpunkt für Geschäftsdokumente, wodurch die Suche nach Dateien in verschachtelten Ordnern entfällt, die Zusammenarbeit bei der Archivverwaltung erleichtert und der Datenschutz gewährleistet wird.
Auschecken/Einchecken von Dokumenten	Ermöglicht die Bearbeitung einer Datei durch jeweils eine Person und verhindert versehentliches Überschreiben.
Verwendung von Metadaten	Ermöglicht die Kategorisierung von Dokumenten nach Autor, Abteilung oder Dateityp und vereinfacht gleichzeitig die Suche in SharePoint und der Microsoft 365-Umgebung.
Integration von automatisierten Arbeitsabläufen	Ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, wie z. B. die Genehmigung von Dokumenten, die Verwaltung der Einreichung zur Überprüfung und Genehmigung durch einzelne Benutzer oder autorisierte Gruppen.
Sicherheitsbeschneidung	Schränkt den Zugriff auf Dokumente auf der Grundlage von in SharePoint zugewiesenen Berechtigungen ein, gewährleistet den Datenschutz und ermöglicht Admins die Konfiguration von Sicherheitseinstellungen.
Verwaltung von Informationsrechten	Ermöglicht zusätzliche Kontrollen für streng vertrauliche Dokumente, z. B. die Einschränkung des Kopierens, Druckens oder Bearbeitens auf Dateibasis.
Mobile Zugänglichkeit	Ermöglicht den Zugriff, die Bearbeitung und die Verwaltung von Dokumenten von jedem Ort aus über die mobile SharePoint-Anwendung.
Synchronisierung	Ermöglicht die Synchronisierung einer ganzen Bibliothek, von Ordnern oder einzelnen Dateien mit Ihrem Computer, um mit der aktuellsten Version zu arbeiten und offline vorgenommene Änderungen in die Bibliothek zu übertragen, in der das Dokument gespeichert ist, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung von SharePoint-Dokumentenbibliotheken

Nachdem wir nun die wichtigsten Aspekte der Erstellung und Konfiguration einer Dokumentbibliothek in SharePoint kennengelernt haben, können wir über bewährte Verfahren sprechen.

Dabei handelt es sich um einige Tipps und Hinweise, die in die im vorherigen Kapitel beschriebenen Schritte integriert werden sollten, um eine gut organisierte und funktionale Dokumentenbibliothek zu erstellen. Schauen wir sie uns im Folgenden an.

 

 

1. Bestimmen Sie den Standort der Bibliothek

Nachdem Sie die Art und Anzahl der Dokumentenbibliotheken bestimmt haben, die für die Verwaltung von Dokumenten am digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens benötigt werden, müssen Sie festlegen, an welchem Standort die einzelnen Bibliotheken erstellt werden sollen. So sollte beispielsweise eine Bibliothek, die für die Veröffentlichung und den Austausch von Inhalten mit Personen außerhalb des Unternehmens gedacht ist, auf einer Website erstellt werden, die speziell für die externe Kommunikation bestimmt ist, und nicht auf einer Team-Website oder im Intranet.

 

 

2. Planen Sie den Fluss der Inhalte

Wenn Sie Ihre Dokumentbibliotheken in einer SharePoint-Website erstellen, sollten Sie den Fluss der Inhalte von der Bibliothek zu einem anderen Ziel (z. B. eine zweite Bibliothek oder eine andere Website) planen. SharePoint bietet die folgenden Möglichkeiten zum Verschieben von Inhalten:

• Integration von automatisierten Abläufen, die Inhalte von einer Website oder Bibliothek an einen anderen Ort in SharePoint verschieben oder kopieren. Ein Fluss kann ein Dokument durch einen benutzerdefinierten Prozess leiten und den Benutzern Aufgaben zuweisen, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Beispiel ist der Fluss, der die Genehmigung eines Dokuments abwickelt, das automatisch in einer bestimmten Bibliothek gespeichert wird, wenn der Prozess erfolgreich ist.
  
  
• Kopieren eines Dokuments in eine Bibliothek an einem beliebigen Standort, für den der Benutzer eine Erstellungs- und Bearbeitungsberechtigung hat. Die Beziehung zwischen dem Originaldokument und der Kopie bleibt dabei erhalten, so dass letztere bei Bedarf aktualisiert werden kann.
  
  
• Senden von Inhalten an die Records Management-Website mithilfe der SharePoint-Benutzeroberfläche, eines Workflows oder einer benutzerdefinierten Lösung auf der Grundlage des SharePoint Server-Objektmodells (gilt nur für SharePoint Server 2016 und SharePoint Server 2013).
  
  
• Manuelles Kopieren oder Verschieben des Inhalts einer Dokumentenbibliothek an einen anderen Speicherort in SharePoint mithilfe von Webordnern oder Netzwerkorten.

Es sollte betont werden, dass die Implementierung eines automatisierten Ablaufs eine nicht zu unterschätzende Best Practice für die Verwaltung von SharePoint-Dokumentenbibliotheken ist. Trotz der offensichtlichen Vorteile in Form von Zeitersparnis und erhöhter Produktivität entscheiden sich immer noch wenige Unternehmen für die Automatisierung ihrer internen Prozesse.

Dies ist ein schwerwiegender Mangel, wenn es um Prozessmanagement geht, wo sich wiederholende Aufgaben den Großteil der Arbeitslast ausmachen und das Risiko der Einhaltung von Vorschriften groß ist.

Unsere Experten unterstützen Sie nicht nur bei der richtigen Konfiguration von Dokumentenbibliotheken und der optimalen Nutzung der SharePoint-Funktionen, sondern können auch die notwendigen Automatisierungen integrieren, um den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten effizient und sicher zu verwalten.

 

 

3. Definieren Sie die Struktur von Ordnern (falls Sie sich für deren Verwendung entscheiden)

Die Verwendung von Ordnern innerhalb einer Dokumentenbibliothek ist nicht zu verurteilen. Solange es sich nicht um verschachtelte Ordner handelt. Um zu vermeiden, dass sie wie Matrjoschkas geöffnet werden, ist es daher wichtig, eine klare hierarchische Struktur zu schaffen, bei der die Kategorisierung der Ordner von Faktoren wie der Relevanz für ein Projekt oder eine Abteilung abhängen kann. Um die Kategorisierung zu vereinfachen, bietet SharePoint eine besondere Art von Ordnern, für die vordefinierte Metadaten festgelegt werden können: Dokumentensätze.

 

 

4. Verwenden Sie Metadaten zur Verbesserung von Archivierung und Suche

Obwohl Ordner für viele Benutzer ein vertrautes Werkzeug sind, sollte die Verwendung von Metadaten zur Strukturierung von Informationen in einer SharePoint-Bibliothek nicht unterschätzt werden. Metadaten ermöglichen es nämlich, den Inhalt archivierter Dokumente zu kategorisieren und bei der Suche anhand von Informationen wie Dateityp, Genehmigungsstatus, Erstellungsdatum und Autor zu indizieren.

 

 

5. Führen Sie Versionskontrolle ein

Es ist wichtig, die Versionskontrolle zu aktivieren, um Änderungen und Aktualisierungen am Inhalt einer Dokumentenbibliothek im Laufe der Zeit zu verfolgen. Ist die Versionskontrolle aktiviert, werden neue Versionen nach dem Speichern jeder Änderung zum Verlauf eines Elements hinzugefügt.

Im Folgenden werden die Schritte zur Aktivierung der Versionskontrolle in einer Dokumentenbibliothek beschrieben:

1. Greifen Sie auf die gewünschte Dokumentbibliothek zu.
2. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie den Punkt "Sammlungseinstellungen".
3. Wählen Sie den Punkt "Versionskontroll-Einstellungen".
4. Konfigurieren Sie die Versionskontrolle mit den folgenden Einstellungen
   • Obligatorische Inhaltsfreigabe für eingereichte Artikel.
   • Erstellung einer neuen Version jedes Mal, wenn Sie eine Datei in der Dokumentensammlung bearbeiten, wobei nur Hauptversionen oder Haupt- und Nebenversionen verwendet werden.
   • Optionale Begrenzung der Anzahl der zu speichernden Versionen.
   • Zeitlimit für das Löschen von Versionen basierend auf dem Alter.

 

 

6. Überprüfen Sie regelmäßig​ Zugriffsberechtigungen und Inhalte

Die Zuweisung von Zugriffsberechtigungen ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung einer Dokumentenbibliothek, um sicherzustellen, dass archivierte Dokumente sicher sind und ordnungsgemäß verwaltet werden können. Es ist jedoch ebenso wichtig, die Berechtigungen im Laufe der Zeit zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie aktualisiert werden, wenn sich die Rollen innerhalb der Organisation ändern.

Ebenso ist es ratsam, die in den Dokumentbibliotheken Ihrer SharePoint-Websites gespeicherten Dokumente regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Inhalt und Metadaten auf dem neuesten Stand sind oder dass Dateien, die veraltet oder für Benutzeraktivitäten irrelevant sind, im Unternehmensarchiv gespeichert werden.

In diesem Fall ist es ratsam, die Dokumentenbibliotheken von weniger genutzten Dokumenten zu bereinigen, indem sie direkt gelöscht oder in ein Backup-System außerhalb von SharePoint verschoben werden. Der Grund dafür ist das im SharePoint-Mandanten des Unternehmens verfügbare Speicherkontingent, das niemals überschritten werden sollte.

FAQ zu SharePoint-Dokumentbibliotheken

Was sind Dokumentbibliotheken in SharePoint?

Dokumentbibliotheken sind eine der Hauptfunktionen von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem. Sie ermöglichen das Speichern von Informationen, multimedialen Inhalten und Dokumenten in der Microsoft 365-Cloud, vereinfachen die Suche durch Anpassung der Metadaten und gewährleisten die Privatsphäre während der Zusammenarbeit durch ein komplexes Berechtigungssystem.

Was sind die Haupttypen von Dokumentbibliotheken in SharePoints moderner Erfahrung?

In SharePoints moderner Erfahrung umfassen die Haupttypen von Dokumentbibliotheken: Dokumentbibliothek, Website-Assets-Bibliothek, Website-Seiten-Bibliothek, Stilbibliothek und Formularvorlagenbibliothek. Diese Typen bieten verschiedene Funktionalitäten wie Website-Inhaltsverwaltung, Seitenerstellung, Layout-Anpassung und Verwaltung von Geschäftsformularen.

Was sind die Haupttypen von Dokumentbibliotheken in SharePoints klassischer Erfahrung?

In SharePoints klassischer Erfahrung umfassen die Haupttypen von Dokumentbibliotheken: Bildbibliothek, die ausschließlich für die Sammlung von Bildern vorgesehen ist, und Wiki-Seitenbibliothek, die nützlich für die Erstellung eines miteinander verbundenen Netzwerks von Informationsseiten ist.

Was sind die Einschränkungen einer SharePoint-Dokumentbibliothek?

Die Hauptbeschränkungen einer SharePoint-Dokumentbibliothek umfassen: die Möglichkeit, bis zu 30 Millionen Elemente pro einzelner Liste oder Dokumentbibliothek zu speichern, wobei einige Funktionen automatisch blockieren, wenn 5.000 Elemente überschritten werden; das Limit von 100.000 Elementen, um die Berechtigungsvererbung zu unterbrechen; und das von SharePoint unterstützte Limit an eindeutigen Berechtigungen, das 50.000 entspricht.

Wie erstellt man eine Dokumentbibliothek in SharePoint?

Um eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu erstellen, wird jedes Mal, wenn eine neue Website in SharePoint Online erstellt wird, automatisch eine Dokumentbibliothek mit dem Namen "Dokumente" erstellt. Durch den Zugriff auf diese Bibliothek kann der Benutzer neuen Inhalt mit dem Befehl "Neu" erstellen und Dateien vom lokalen Computer mit dem Befehl "Hochladen" importieren.

Wie synchronisiert man Dateien zwischen Ihrem PC und einer Dokumentbibliothek in SharePoint?

Um Dateien zwischen Ihrem PC und einer Dokumentbibliothek in SharePoint zu synchronisieren, müssen Sie das SharePoint-App-Startsymbol drücken, "SharePoint" auswählen, die Website mit den zu synchronisierenden Dateien auswählen, "Dokumente" oder einzelne Ordner zur Synchronisation auswählen und schließlich den Befehl "Synchronisieren" auswählen. Die ausgewählte Bibliothek oder die Dateien werden automatisch mit einem Ordner auf Ihrem Computer synchronisiert.

Was sind die Best Practices für die Verwaltung von SharePoint-Dokumentbibliotheken?

Best Practices für die Verwaltung von SharePoint-Dokumentbibliotheken umfassen: Bestimmung des Standorts der Bibliothek, Planung des Inhaltsflusses, Definition einer klaren Ordnerstruktur, Verwendung von Metadaten zur Verbesserung der Speicherung und Suche, Implementierung der Versionskontrolle und regelmäßige Überprüfung der Zugriffsberechtigungen und Inhalte.