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SharePoint Teams: Lernen Sie alle Integrationsmöglichkeiten des Microsoft 365 Signed Duos kennen

Sie wissen sicherlich, dass die Tools der Microsoft 365-Suite für jeden digitalen Arbeitsplatz, der etwas auf sich hält, unerlässlich sind.

Aber wissen Sie auch, dass Sie sie integrieren können, um neue Funktionen freizuschalten?

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf eine der beliebtesten Kombinationen werfen: SharePoint Online und Microsoft Teams!

SharePoint und Teams:
zwei Seiten der gleichen Medaille?

Microsoft bietet eine Reihe von Tools an, um alle Arten von Aufgaben zu bewältigen und das Berufsleben zu vereinfachen. Wir haben uns entschieden, heute SharePoint Online und Teams zu erkunden.

Ersteres ermöglicht es Ihnen, Websites zu erstellen, Inhalte zu veröffentlichen und Dateien zu speichern, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren oder aus verschiedenen Gründen gemeinsam genutzt werden.

Die zweite braucht keine Einführung: Wir sind sicher, dass Sie alle schon einmal die ultimative App für professionelle Zusammenarbeit und Kommunikation verwendet haben.

Mit seinen Meetings, Videoanrufen und Chats ist es unmöglich, die beiden kleinen blauen Männer mit dem unverwechselbaren kleinen Quadrat und dem weißen T nicht vor Augen zu haben. 

Wenn wir zusammenfassen sollten, was diese beiden Instrumente unterscheidet, würden wir wahrscheinlich ein Diagramm wie das folgende zeichnen:

Microsoft SharePoint Online Microsoft Teams
Cloud-Dateispeicherung Zusammenarbeit an gemeinsamen Dateien
Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Koordinierung zwischen Projektteams
Erstellung von Markeninhalten Kommunikation in Echtzeit


Klar, oder?

Auf der einen Seite haben wir eine Plattform, die es uns ermöglicht, zielgerichtete Inhalte für unsere Zielgruppen zu erstellen, auf der anderen Seite haben wir die ideale App, um die gesamte Unternehmenskommunikation über unsere verschiedenen Teams und Kanäle zu verbreiten.

Auf der einen Seite ermöglicht Teams die Bildung dynamischer Arbeitsgruppen, auf der anderen Seite ist SharePoint das Verwaltungszentrum, von dem aus Zugriffsberechtigungen kontrolliert und gemeinsam genutzte Dokumente sicher, einfach und übersichtlich gespeichert werden können.

Lassen Sie uns also herausfinden, wie wir diese komplementären Teile zusammenbringen können.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
  • Mehr als 20 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
  • 100% integriert mit SharePoint Online und Microsoft 365

Microsoft SharePoint Team Site:
wie man eine Website für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams erstellt

Die erste Art der Integration zwischen SharePoint Online und Teams betrifft Gruppen und Teamsites.

Eine Microsoft Teams-Gruppe ist ein Bereich für die Zusammenarbeit, der mit einer oder mehreren SharePoint-Sites verbunden ist. Konkret geht es um Teamsites (wenn Sie keine Ahnung haben, was das ist, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen).

Das bedeutet, dass bei der Erstellung einer Teams-Gruppe automatisch eine Team-Site auf SharePoint erstellt wird. Hier werden alle in der verknüpften Teams-Gruppe freigegebenen Dateien gespeichert und abgelegt.

Aber das ist natürlich noch nicht alles.

Jede Teamgruppe kann in Kanäle unterteilt werden, die nichts anderes als kleinere Teams als die Hauptgruppe sind. So kann die Marketinggruppe beispielsweise Kanäle für bestimmte Produkte oder Veranstaltungen benötigen, um die Arbeit ihrer Mitglieder besser zu koordinieren.

Es gibt jedoch nicht nur eine Art von Kanal in Teams, sondern drei. Und jedem dieser Typen entspricht eine andere Verbindung zu SharePoint:

  • Standardkanal = ein Ordner mit freigegebenen Dateien wird innerhalb der SharePoint-Teamsite erstellt, die mit der Hauptgruppe verknüpft ist.
  • Privater Kanal = eine neue SharePoint-Team-Site wird erstellt, die völlig unabhängig von der Hauptgruppe ist.
  • Gemeinsamer Kanal = lesen Sie noch einmal, was für den privaten Kanal gilt.

Auf diese Weise verfügt jede Gruppe und jeder Kanal über einen eigenen Speicherplatz in SharePoint Online, um Projektdokumente zu speichern, aufzubewahren und gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass sie im allgemeinen Durcheinander untergehen.

An diesem Punkt angekommen, fragen Sie sich vielleicht, ob es möglich ist, in die entgegengesetzte Richtung zu arbeiten, d.h. ob es eine Möglichkeit gibt, eine Gruppe auf Microsoft Teams von SharePoint aus zu erstellen.

Die Antwort lautet: Ja, ABER.

Es ist einfach. Aber nicht automatisch.

Um eine Gruppe auf Teams mit denselben Personen zu erstellen, mit denen Sie eine Teamsite auf SharePoint Online teilen, müssen Sie unten links auf der Startseite Ihrer Site auf "Microsoft Teams hinzufügen" klicken.

Wenn das unverwechselbare Teams-Symbol in der Navigationsleiste Ihrer SharePoint-Website erscheint, dann ist es soweit: dieses Symbol ist der Schnellzugang zu Ihrer Gruppe in der Microsoft Teams-App.

SharePoint-Listen:
wie man Listen (und mehr) aus SharePoint Online in die Teams-App integriert

Im Microsoft-Universum ist eine Liste eine Sammlung von Daten, die leicht gemeinsam genutzt werden kann und dabei hilft, ein breites Spektrum von Informationen auf flexible Weise zu organisieren.

Eine Liste besteht immer aus zwei Elementen: zeilen, die Daten enthalten, und Spalten, die Metadaten enthalten.

Letztere werden verwendet, um die Informationen, die uns interessieren, zu gruppieren, zu kategorisieren und zu verfolgen.

Nehmen wir das Beispiel einer Kontaktliste.

In jeder Zeile finden wir die Namen von Personen, die für uns von Interesse sind, z. B. diejenigen, die an einer unserer Initiativen oder einem unserer Projekte beteiligt sind. In jeder Spalte finden wir jedoch auch Metadaten wie das Unternehmen, in dem unsere Kontakte arbeiten, oder die Rolle, die sie spielen.

Darüber hinaus können Dateien wie Tabellenkalkulationen oder Dokumente mit jedem Eintrag in einer Liste verknüpft werden, um weitere Details zu liefern.

Wenn bis hierhin alles klar ist, können wir mit unserer Diskussion fortfahren.

SharePoint von Microsoft 365 verfügt über spezifische Funktionen, die es zur idealen Plattform für das Sammeln und Katalogisieren jeglicher Art von Daten machen. Unter diesen Funktionen finden wir die Möglichkeit, eigene Listen zu erstellen.

Insbesondere können SharePoint-Webparts so konfiguriert werden, dass sie den Seiten des Intranets oder der Team-Site, die für ein bestimmtes Ereignis erstellt wurden, Listen wie Kontakte, aber auch Ankündigungen, Projektaufgaben, Quicklinks und mehr hinzufügen.

Aber was uns heute interessiert, ist die Möglichkeit, Listen als Registerkarten in die Microsoft Teams-App einzufügen.

In der Tat können wir eine Liste, eine Dokumentenbibliothek (die nichts Besonderes ist) oder sogar eine Seite einer SharePoint-Website als Quick Link in Teams hinzufügen.

Klicken Sie dazu einfach auf das "+" in der oberen Navigationsleiste, wählen Sie SharePoint und wählen Sie das einzufügende Element.

Hinzufügen einer neuen Registerkarte zu einer Teams-Gruppe

Hinzufügen einer neuen Registerkarte zu einer Teams-Gruppe

 

 

Hinzufügen einer SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek als Registerkarte in Teams

Hinzufügen einer SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek als Registerkarte in Teams


Es ist erwähnenswert, dass wir eine Liste integrieren können, die sich auf der mit unserer Teams-Gruppe verknüpften Team-Site oder auf jeder anderen SharePoint-Site befindet, auf die wir Zugriff haben.

Auf diese Weise können wir schnell auf Seiten von allgemeinem Interesse zugreifen, wie z. B. im Intranet (die SharePoint-Kommunikationsseite, die sich an die gesamte Unternehmensbevölkerung richtet), die für das Projekt unseres Teams nützlich sein könnten.

Schließlich erlaubt uns die Integration zwischen den Microsoft 365-Tools auch, SharePoint-Listen und -Seiten direkt von unserer Teams-App aus zu bearbeiten: Hier haben wir also zu den Echtzeit-Kommunikationsfunktionen diejenigen zur Verwaltung und Bearbeitung gemeinsamer Inhalte hinzugefügt.

Nicht schlecht für die Teamarbeit, oder?

Bevor wir dieses Kapitel abschließen, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel zu lesen: Darin informieren wir Sie über eine der neuesten Ergänzungen der Microsoft-Apps, die den digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens noch besser machen.

Die Rede ist von Microsoft Lists, dem Tool, das die Listenerstellungsfunktionen von SharePoint Online erweitert und die Integration dieser Elemente in Teams stärkt.

Schauen Sie es sich an und erfahren Sie, wie Sie das Beste aus Listen machen und so Ihre Arbeit vereinfachen können!

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Power Automate:
verbinden Sie SharePoint und Teams durch automatisierte Workflows

Power Automate.

Das Tool, das Fachleute auf der ganzen Welt auf eine Stufe mit Excel stellt.

Aber was macht es?

Kurz gesagt, versucht es, dasselbe Ziel wie seine Kollegen zu erreichen, nämlich die Arbeit einfacher - und vielleicht angenehmer - zu machen! - Dies geschieht, indem Workflows ohne große Programmierkenntnisse erstellt werden können.

Diese Workflows eignen sich für die Automatisierung von geringwertigen, monotonen und sich wiederholenden Aufgaben und Prozessen, z. B. das Versenden einer E-Mail an eine bestimmte Person, sobald ein Dokument genehmigt wurde.

Und siehe da, die dritte mögliche Integration zwischen SharePoint Online und Microsoft Teams betrifft genau Power Automate-Automatisierungen.

Die Anwendungsfälle können endlos sein, aber denken wir an das soeben erwähnte Beispiel zurück: der Prozess der Genehmigung eines Dokuments (oder einer Aufgabe). 

Dank der Integration zwischen den verschiedenen Microsoft-Tools können wir uns vorstellen, diese Schritte zu befolgen:

  1. Wählen Sie eine Datei aus einer SharePoint-Website aus.
  2. Starten Sie den Genehmigungsprozess mit Approvals von Power Automate. 
    In das Formular können wir alle relevanten Daten eingeben, die mit der Datei verbunden sind, und wir können auch die Liste der zu genehmigenden Personen angeben.
  3. Power Automate sendet eine Benachrichtigung an die Teams-Gruppen, die wir in den Prozess einbeziehen wollen.
  4. Wenn die Datei erfolgreich genehmigt wurde, setzt unser Workflow automatisch den Status "genehmigt" als Tag der Datei in SharePoint.

Hier werden zahllose manuelle Handlungen durch einen reibungslosen, schnellen und effizienten Prozess ersetzt, der alle Werkzeuge miteinander verbindet, mit denen wir unseren digitalen Arbeitsplatz ausstatten können.

Die durch diese Integration eingesparte Zeit kann für andere, weitaus befriedigendere und wertvollere Tätigkeiten verwendet werden.

Oder Sie können eine längere, entspanntere Kaffeepause genießen.

 

Microsoft Viva:
schnellzugriff auf SharePoint-Sites in Teams einbinden

Wir sind bei der letzten Integrationsart zwischen SharePoint Online und Microsoft Teams angelangt.

Lassen Sie uns über die Möglichkeit sprechen, über Teams einen schnellen Zugang zu einer SharePoint-Website zu schaffen und gleichzeitig den Nutzungskontext und die Navigation der Website beizubehalten.

Zur Verdeutlichung können wir ein Symbol in der Seitenleiste der Teams-App hinzufügen, um die verknüpfte SharePoint-Website zu erreichen, ohne direkt zu SharePoint Online zu gehen.

Wir könnten uns diese Integration als eine Verschmelzung der beiden Tools vorstellen, die es uns ermöglicht, mit Teams auf Inhalte im Intranet oder andere SharePoint-Sites zuzugreifen.

Für jede verlinkte Website wird, wie bereits erwähnt, ein Schnellzugriffssymbol in der Seitenleiste angezeigt.

Jedes dieser Symbole kann mit unternehmensspezifischen Logos und Paletten angepasst werden, nicht nur um die Navigation klarer und intuitiver zu gestalten, sondern auch um einen neuen Raum für die Verbreitung unserer Markenidentität zu nutzen.

Schneller Zugriff auf das SharePoint-Intranet von Microsoft Teams aus

Schneller Zugriff auf das SharePoint-Intranet von Microsoft Teams aus


Zusätzlich zum Intranet, der SharePoint-Site, die für die Zielgruppe des Unternehmens am interessantesten ist, können wir beschließen, den Zugang zum Schulungsportal zu integrieren.

Auf diese Weise können die Nutzer ihre Microsoft Teams-App nutzen, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, auf dem Laufenden zu bleiben und neue Fähigkeiten zu erlernen.

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  • Wir bieten Ihnen ein gebrandetes Intranet, das bereits mit Microsoft 365 und Viva integriert ist.
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  • Wir aktualisieren alle Komponenten auf die neuesten Microsoft-Standards.

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Giuseppe Marchi

Giuseppe Marchi ist seit 2010 Microsoft MVP für SharePoint und Office 365 (jetzt Microsoft 365). Er gründete Dev4Side und intranet.ai mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, dank Microsoft-Technologien eine einfachere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Er arbeitet als Berater für alles, was mit Collaboration, Intranet-Portalen und Microsoft Cloud-Plattformen zu tun hat.

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