SharePoint ja Outlook: miten ja miksi integroida ne

SharePoint ja Outlook ovat kaksi Microsoft 365 -sovellusta, jotka on suunniteltu hallitsemaan yritysviestintää ja mahdollistamaan reaaliaikainen yhteistyö jopa ulkopuolisten henkilöiden kanssa tietoturvasta tinkimättä.

Niiden toimintojen integrointi tarjoaa merkittäviä etuja kaikille yrityksille, kuten viestinnän kulun ja asiakirjojen elinkaaren yhtenäisen hallinnan. Tässä artikkelissa tarkastelemme yksityiskohtaisesti, miten nämä edut saavutetaan ja miten SharePoint ja Outlook voidaan integroida Microsoft 365:een.

Tutustumme käytännön esimerkkien avulla siihen, miten SharePointia voi käyttää Outlookista, miten SharePoint-kalenteri voidaan yhdistää henkilökohtaiseen Outlook-kalenteriin ja miten tiedonvaihtoa voidaan optimoida räätälöityjen automaatioiden avulla.

Johdatus Microsoft SharePointiin

Missä tahansa yrityksessä asiakirjoja, uutisia, ilmoituksia, pyyntöjä ja kaikenlaista tiedostojen vaihtoa virtaa jatkuvasti ja joka päivä. Tässä monimutkaisessa ekosysteemissä, jossa on helppo menettää tiedon hallinta, SharePoint on vakiinnuttanut asemansa markkinoiden johtavana alustana yritysviestinnän ja sisäisten prosessien hallinnassa. Siitä on tullut yhä useampien pk-yritysten ja suurten yritysten Microsoft 365 -digitaalisen työpaikan ydin.

Vuonna 2001 käyttöönotettu SharePoint on yksi Microsoft 365 -paketin helmistä. Se suunniteltiin alun perin mullistamaan asiakirjahallinta, mutta se on ajan myötä kehittynyt kattavaksi alustaksi, jolla voidaan luoda yritysportaaleja, kuten intranettejä ja ekstranettejä.

Esimerkki intranetistä, joka on rakennettu intranet.ai avulla

Mutta mikä on sen vahvuus? Lyhyesti sanottuna SharePoint tarjoaa yrityksille mahdollisuuden keskittää sisältöä ja asiakirjoja, jolloin ne ovat saatavilla ja jaettavissa turvallisesti mistä päin maailmaa tahansa, ja ainoa vaatimus on internet-yhteys.

Yksinkertaisesta säilytysjärjestelmästä SharePoint on kehittynyt alustaksi, jolla voidaan luoda todellisia "digitaalisia maailmoja" yrityksen sisällä: nykyaikaisia sivustoja, joista löytyvät kaikki työn tekemiseen tarvittavat resurssit, joissa voi tehdä yhteistyötä projekteissa ja jakaa ideoita reaaliajassa. Toisin kuin muissa työkaluissa, SharePointissa keskitytään turvallisen ja helppokäyttöisen digitaalisen työtilan luomiseen, jossa yhdistyvät kehittyneet ominaisuudet ja yksinkertaistettu hallinta.

Mutta siinä ei ole vielä kaikki. SharePoint tarjoaa loputtomasti mahdollisuuksia toimintojensa laajentamiseen, erityisesti sen natiivin integraation ansiosta muihin Microsoftin yrityskommunikaatioon tarkoitettuihin teknologioihin, kuten Microsoft Teamsiin ja Outlookiin. Ajattele vain, miten kätevää on työskennellä asiakirjan parissa yhdessä kollegoiden kanssa, tarkastella muutoksia reaaliaikaisesti sekä Teamsin chatista että SharePoint-kirjastosta tai käyttää asiakirjaa sähköpostitse lähetetyn jaetun linkin kautta.

Sisällön löytäminen SharePointista integroidun Microsoft 365 -ympäristön kautta

Älkäämme unohtako Microsoft Power Platformia. Integroimalla Power Automaten, Power Appsin ja Power BI:n kanssa SharePointista voi tulla liiketoimintaprosessien digitalisoinnin lähtökohta. Automaatioiden, räätälöityjen sovellusten ja dynaamisten raporttien avulla yritykset voivat optimoida työnkulkuja ja vähentää virheitä ja odotusaikoja.

Esimerkki integraatiosta SharePointin, Power Appsin, Power Automaten ja Power BI välillä

SharePoint on paljon muutakin kuin pelkkä asiakirjojen tallennusväline. Se on skaalautuva, mukautettava alusta, joka voi kasvaa yrityksen mukana ja mukautua kaikkiin tarpeisiin tinkimättä koskaan suorituskyvystä tai turvallisuudesta. Se on korvaamaton resurssi kaikille organisaatioille, jotka haluavat innovoida, digitalisoida ja optimoida sisäisiä prosessejaan.

SharePointin ja Outlookin integrointi: Mitkä ovat edut?

Outlook on Microsoft 365 -työkalu, joka on suunniteltu hallitsemaan viestintää kollegoiden ja ulkoisten sidosryhmien, kuten asiakkaiden ja toimittajien, kanssa ja varmistamaan samalla jaettujen tietojen suojaaminen. SharePoint puolestaan tarjoaa tärkeitä ominaisuuksia yrityksen asiakirjojen ja sisällön hallintaan luomalla nykyaikaisia verkkosivustoja.

Näiden kahden alustan yhdistäminen johtaa sisäisen viestinnän sujuvuuden ja sellaisten liiketoiminta-asiakirjojen elinkaaren parempaan hallintaan, jotka on jaettava sähköpostitse ja arkistoitava sitten asiakirjakirjastoon. Jos otetaan huomioon myös mahdollisuus automatisoida tietojenvaihto SharePointin ja Outlookin välillä, ei ole epäilystäkään siitä, että yrityksen yleinen tuottavuus voi nousta pilviin.

Microsoft Outlook -postilaatikon yleiskatsaus

SharePointin ja Outlookin integrointi mahdollistaa luetteloiden, kirjastojen ja sähköpostikansioiden yhdistämisen. Näin käyttäjät voivat jakaa, seurata ja tehdä yhteistyötä tiedostojen kanssa sähköpostitse kollegoiden tai ulkopuolisten henkilöiden kanssa ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa sovellusten välillä.

Esimerkiksi tärkeitä asiakirjoja sisältävä sähköposti voidaan tallentaa suoraan SharePoint-kirjastoon, jolloin sisältö on koko tiimin käytettävissä ilman, että samaa sähköpostia tarvitsee lähettää eteenpäin useita kertoja. Lisäksi integraatiota voidaan tehostaa käyttämällä automaattisia työnkulkuja, kuten arkistoimalla vastaanotetut sähköpostiviestit automaattisesti tiettyyn postilaatikkoon tai lähettämällä ilmoituksia liitteenä olevien asiakirjojen tarkistamisesta.

Microsoft SharePoint -sivuston yleiskatsaus

Lopuksi on syytä huomata, että Microsoft 365 -sovellusten välinen integrointi on muokattavissa, eikä SharePointin ja Outlookin tapaus ole poikkeus. Käyttäjät voivat valita, mitkä asiakirjakirjastot he haluavat yhdistää Outlook-tiliinsä, jotta tiettyyn tiimiin tai projektiin liittyvän sisällön hallinta olisi helpompaa.

Toinen esimerkki mukauttamisesta liittyy käyttöoikeuksiin, jotka voidaan jakaa tiimin jäsenille, jotta SharePoint-kirjastossa tai -kansiossa olevan sisällön luomiseen, muokkaamiseen, tarkistamiseen ja julkaisemiseen liittyvät tehtävät voidaan jakaa Outlookissa.

Alla on taulukko, jossa esitetään yhteenveto SharePointin ja Outlookin mahdollisista integroinneista.

Tässä artikkelissa keskitymme näiden kahden alustan välisiin tärkeimpiin integraatioihin. Tarkemmin sanottuna näemme, miten:

• käyttää SharePointia Outlookista
• yhdistää SharePoint-kalenteri Outlookin henkilökohtaiseen kalenteriin

Mutta siinä ei ole vielä kaikki. Näemme myös, miten optimoidaan tietojen ja asiakirjojen vaihto näiden kahden sovelluksen välillä integroimalla Power Automate -ohjelmassa olevia räätälöityjä low-code -automaatioita.

Kaiken tämän ansiosta kaikki yrityksen työntekijät voivat säästää aikaa päivittäisissä toiminnoissa ja lisätä tuottavuutta, alkaen omasta postilaatikostaan.

SharePointin käyttäminen Outlookista

Jos haluat käyttää SharePointia postilaatikon kautta, sinun on käytettävä Outlookin komentopalkin vastaavaa painiketta. Toimi näin:

1. Avaa Outlook-sovellus
2. Valitse komento "Uusi sähköposti"
3. Napsauta "Liitä tiedosto" -kohdetta ja sitten "Selaa verkkopaikkoja"
4. Valitse "Office 365 SharePoint"

Tässä vaiheessa järjestelmä pyytää sinua syöttämään Office 365 -tunnuksesi. Kun käyttöoikeus on vahvistettu, käyttäjä ohjataan haluamalleen SharePoint-sivustolle, jossa hän voi selata, tarkastella ja valita uuteen sähköpostiviestiin liitettävät tiedostot.

Kaikki tämä tietenkin vain, jos hänellä on oikeat oikeudet käyttää SharePointin sisältöä.

Tämä ominaisuus on käytettävissä sekä Windows- että Mac-versioihin, ja se on yksi helpoimmista integroinneista SharePointin kanssa. Itse asiassa, kuten mainittiin, sen avulla käyttäjät voivat selata yrityssivustolle tallennettua sisältöä ja jakaa sitä sähköpostitse kollegoiden tai organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa (aina edellyttäen, että vastaanottajilla on käyttöoikeus), yhdestä ainoasta käyttöliittymästä käsin.

Lisäominaisuus, joka helpottaa liitettävien tiedostojen löytämistä, koskee mahdollisuutta yhdistää SharePointin asiakirjakirjasto yrityksen Outlook-tiliin.

Synkronoinnin ottaminen käyttöön vaatii vain muutaman vaiheen:

1. Siirry SharePoint-kirjastoon
2. Valitse kohta "Library" (kirjasto)
3. Napsauta komentoa "Connect to Outlook"
4. Mukauta synkronointiasetukset
5. Vahvista asetukset

SharePoint-kalentereiden integroiminen Outlookin henkilökohtaiseen kalenteriin

SharePoint-kalenterit ovat yrityssivuston sisältämiä kohteita, joita käytetään yleensä yrityksen, osaston tai projektiryhmän toiminnan koordinointiin. Tämä ominaisuus mahdollistaa tärkeiden tapahtumien ja kokousten ajoittamisen ja varmistaa, että kiinnostuneet käyttäjät näkevät ne.

Nämä kalenterit voidaan asettaa päällekkäin eri sivustolla olevien kalenterien kanssa tai sellaisten kalenterien kanssa, joita käyttäjä hallinnoi SharePointin ulkopuolisissa sovelluksissa.

Microsoft SharePoint -kalenterin yleiskatsaus

Outlookin kalenteri on puolestaan henkilökohtaisessa postilaatikossa käytettävissä oleva ominaisuus, ja se on tarkoitettu ensisijaisesti työtehtävien yksilölliseen aikatauluttamiseen. Tallennetut tapahtumat eivät itse asiassa näy muille käyttäjille, ellei heitä kutsuta osallistumaan niihin.

Henkilökohtaisen kalenterin yleiskatsaus Microsoft Outlookissa

Outlookin henkilökohtaisen kalenterin ja SharePoint-sivuston kalenterin integrointi mahdollistaa sen, että yrityksen tai sen tiimin järjestämät henkilökohtaiset tapahtumat ja tapaamiset voidaan koota yhteen yksityiseen käyttöliittymään. Lisäksi integraatio mahdollistaa:

• Yhtenäistää saatavuutta päällekkäisten tapaamisten välttämiseksi
• Synkronoida muutokset SharePointista automaattisesti Outlookiin

Seuraavassa tarkastellaan vaiheita, joilla yrityksen SharePoint-kalenteri yhdistetään henkilökohtaiseen kalenteriin Outlookissa:

1. Kirjaudu sisään SharePoint-sivustoon, jossa kiinnostava kalenteri sijaitsee
2. Valitse kohta "Kalenterityökalut"
3. Napsauta "Kalenteri"-välilehteä
4. Valitse komento "Connect to Outlook"
5. Mukauta tarvittaessa käyttöoikeuksia
6. Vahvista asetukset

Kun toimenpide on valmis, näet saapuneet-kansiossasi uuden kansion, johon liitettyjen SharePoint-sivustojen kalenterit synkronoidaan. Näin kollegoiden SharePointin kalentereihin tekemät muutokset näkyvät automaattisesti henkilökohtaisessa kalenterissasi Outlookissa.

Kun SharePoint-kalenteri on integroitu Outlookiin, on myös mahdollista syöttää uusia yritystapahtumia ilman, että lähdesivustoa tarvitsee käyttää. Näin se onnistuu:

1. Avaa synkronoitu SharePoint-kalenteri Outlook-sovelluksessa
2. Rastita päivitettävän SharePoint-kalenterin vieressä oleva ruutu
3. Syötä uudet tapahtumatiedot (ainakin päivämäärä ja kellonaika)
4. Napsauta "Tallenna"

Jos haluat lisätä uuden tapaamisen henkilökohtaiseen Outlook-kalenteriisi, valitse tapahtuman tiedot -ikkunan "Toiminnot"-kohdasta "Kopioi omaan kalenteriini" -komento.

Outlook-sähköpostin tallentaminen SharePoint-kirjastoon Power Automaten avulla

Outlookin sähköpostiviestin tallentaminen SharePointiin tapahtuu pääasiassa kahdella tavalla, jotka riippuvat siitä, mikä Outlook-versio sinulla on käytössäsi.

1. Vedä ja pudota, kun kyseessä on Outlookin Legacy-versio. Tässä ominaisuudessa sähköpostiviesti vedetään Outlookin käyttöliittymästä SharePoint-kirjastoon. Kun sähköposti vapautetaan, sen sisältö tuodaan automaattisesti. SharePoint-dokumenttikirjaston lisäksi Drag&Drop-toiminto mahdollistaa myös sähköpostin sisällön kopioimisen Microsoft Teams- tai OneDrive-kansioon.
   
   
2. Lataa, uutta Outlook-versiota varten. Tämä on perinteinen tapa tallentaa tiedoston sisältö mihin tahansa kohteeseen, koska uudessa Outlookissa ei ole Drag&Drop-toimintoa
   1. Napsauta sähköpostiviestin sivussa olevia kolmea pistettä
   2. Valitse "Tallenna"-komento
   3. Siirry tietokoneen "Downloads"-kansioon
   4. Vedä tallennettu tiedosto haluamaasi kirjastoon
   5. Vapauta tuo sisältö SharePointiin

Käytännössä tämä toiminto edustaa epäsuoraa käännettä pystyä käyttämään Drag&Dropia pc:stä.

Molemmat tavat ovat kuitenkin tehottomia, kun käyttäjien ja yritysten on hallittava päivittäin suuri määrä saapuvaa sähköpostisisältöä. Tärkeimpien sähköpostiviestien arkistointiprosessin virtaviivaistamiseksi on hyödyllistä kääntyä Power Automate -virran puoleen.

Power Automate on Microsoftin Power Platform -tuote, joka tarjoaa laajan valikoiman valmiita ja muokattavia malleja, joilla voidaan automatisoida kaikki toistuvat toiminnot, joita yrityksessä tehdään päivittäin. Itse asiassa on olemassa erityinen malli Outlookin kautta jaettujen asiakirjojen automaattiseen tallentamiseen tiettyyn SharePoint-kirjastoon.

Tämän virtauksen laukaisijana on sähköpostin vastaanottaminen Microsoft 365 -ryhmän jaettuun Outlook-laatikkoon. Ilmoita vain SharePointin kohdesivusto ja -kirjasto automaation käynnistämiseksi, eikä sinun tarvitse enää huolehtia jokaisen liitteen manuaalisesta arkistoinnista.

Kuten mikä tahansa Power Automate -malli, myös tämä malli voidaan kopioida ja mukauttaa:

• Tallentaa vastaanotettujen sähköpostiviestien sisällön mihin tahansa postilaatikkoon (jos se on jaettu, sinulla on oltava käyttöoikeus).
• Tallentaa liitetiedostot mihin tahansa SharePoint-kirjastoon, johon sinulla on muokkausoikeus.

Jos haluat lisätietoja, suosittelemme lukemaan artikkelin
SharePoint-palvelun tärkeimpien automaatioiden rakentamisesta.

Yleiskatsauksen päätteeksi tiivistämme seuraavaan taulukkoon tähän mennessä näkemämme hyödyt, jotka voit saavuttaa SharePointin ja Outlookin integroinnin avulla.

Miten SharePoint ja Outlook integroidaan?

SharePointin ja Outlookin integrointi helpottaa viestintää, sillä käyttäjät voivat tallentaa sähköposteja SharePoint-kirjastoihin, synkronoida kalentereita ja liittää tiedostoja SharePointista suoraan Outlookiin.

Mitä etuja SharePointin ja Outlookin integroinnista on?

Integrointi parantaa työnkulun tehokkuutta keskittämällä asiakirjojen jakamisen, yksinkertaistamalla yhteistyötä ja automatisoimalla toistuvia tehtäviä Power Automaten avulla.

Miten linkitän SharePoint-kalenterin Outlookiin?

Voit yhdistää SharePoint-kalenterin valitsemalla kalenteriasetuksista "Yhdistä Outlookiin".

Miten tallennan sähköpostiviestin Outlookista SharePointiin?

Power Automaten avulla voit luoda työnkulkuja, jotka tallentavat Outlookin sähköpostit ja liitteet automaattisesti tiettyihin SharePoint-kirjastoihin.

Voiko SharePoint-kirjaston synkronoida Outlookin kanssa?

Kyllä, voit synkronoida SharePoint-dokumenttikirjaston Outlookin kanssa, jotta tiedostojen käyttö ja hallinta on helppoa.