Artificiell intelligens: användningsfall i SharePoint-intranätet

Vad är artificiell intelligens?

Artificiell intelligens är en teknik som är utformad för att göra det möjligt för maskiner att utföra uppgifter som fram till nyligen krävde mänsklig intelligens.

Det handlar om aktiviteter som bearbetning av naturligt språk, bildigenkänning, dataanalys och förmågan att lära sig för att förbättra sina prestationer.

I grunden finns därför statistiska modeller och algoritmer som gör att digitala system kan fatta beslut, göra förutsägelser och anpassa sig till de sammanhang där de verkar.

När man talade om artificiell intelligens föreställde man sig ofta en extraordinär framtid, fylld av banbrytande tekniker och robotar med beteenden liknande en persons: man såg en värld där maskiner och människor samexisterade i harmoni.

Dessa skildringar, ofta hämtade från science fiction, fångade vår kollektiva fantasi och fick oss att drömma om en värld av oändliga möjligheter.

Det som inte kan undgå oss de senaste åren är emellertid att artificiell intelligens är en påtaglig verklighet, redan närvarande i vårt dagliga liv.

Det är inte längre ett abstrakt begrepp eller en avlägsen framtid; tvärtom visar sig AI i många former och tillämpningar, ofta på ett subtilt sätt och mindre påträngande än du kanske tror. Vi kan faktiskt hitta tillämpningar av artificiell intelligens i de enheter och tjänster som du använder regelbundet, både på jobbet och privat.

Ett konkret exempel är assistenter baserade på maskininlärning, såsom Microsoft 365 Copilot, som kan föra en dialog med användare för att ge dem den information och det innehåll de behöver för att utföra sina uppgifter i den digitala arbetsplatsen.

När artificiell intelligens förs in i en organisations interna processer introducerar den en innovationsnivå som numera utgör en konkurrensfördel som inte bör underskattas. Följden blir automatisering av aktiviteter, snabbare analys av stora datamängder och ett kontinuerligt stöd för varje medarbetares produktivitet.

I intranätet i SharePoint Online integreras artificiell intelligens för att utöka sökfunktionerna och hanteringen av data om portalens användning, så att plattformen själv kan föreslå både det mest relevanta innehållet för användarna och strategierna för att förbättra upplevelsen i portalen.

Detta är bara några exempel på AI-tillämpningar, som finns i vår intranätslösning och, mer exakt, i intelligent sökning och i Gaia, agenten som vi har utvecklat för att fungera som intranätchef.

 

Gaia, den intelligenta Intranet Manager från intranet.ai

 

För att fördjupa det som sades i början är artificiell intelligens en datavetenskaplig disciplin som syftar till att skapa hård- och mjukvarusystem som kan simulera några av den mänskliga intelligensens typiska förmågor, såsom resonemang och problemlösning.

I professionella sammanhang tillämpas den på:

1. Bearbetning av stora datamängder: tack vare statistiska modeller och neurala nätverk identifierar artificiell intelligens mönster och trender som annars vore svåra att upptäcka.
   
   
2. Automatisering av processer: användningen av smarta skript och beslutsalgoritmer gör att du sparar tid i repetitiva aktiviteter, som därför kan automatiseras.
   
   
3. Stöd i beslutsprocessen: AI-applikationer kan föreslå strategier eller förutse problem, baserat på tidigare erfarenhet och realtidsanalys av tillgängliga data.
   
   

När den integreras i företagsintranätet begränsar sig artificiell intelligens inte till att hantera volymen av publicerat innehåll, utan hjälper till att sålla informationen och visar bara det som verkligen är användbart för varje kollegas eller avdelnings arbete.

Men hur fungerar en AI?

I praktiken bygger den på skapandet och körningen av algoritmer, det vill säga sekvenser av logiska instruktioner utformade för att lösa bestämda problem. Data är här den nödvändiga råvaran: ju mer korrekta och omfattande de är, desto mer kan algoritmerna lära sig på ett robust sätt.

Maskininlärning spelar faktiskt en mycket viktig roll i denna process.

Till skillnad från traditionell programmering, där ett systems beteende fastställs från början, gör maskininlärning att algoritmer kan förbättras utifrån erfarenhet.

Ju mer information som tillförs modellen, desto bättre "lär sig" maskinen att identifiera mönster och leverera tillförlitliga resultat. I intranätet kan dessa mekanismer till exempel märkas i en sökmotor som förstår vilka innehåll som är mest användbara för en avdelning utifrån medlemmarnas sökningar.

I vissa fall utför algoritmen prediktiva analyser och visar möjliga framtida trender eller avvikelser som det är lämpligt att agera på.

Denna förmåga är särskilt värdefull inom HR-funktioner, där artificiell intelligens kan signalera ett växande intresse för utbildningsresurser om en ny programvara, eller inom finans, där upptäckt av avvikande mönster kan förebygga risker för interna bedrägerier.

Utvecklingen av artificiell intelligens har sedan lett till utvecklingen av generativa modeller, såsom de som ligger bakom lösningar som numera är populära i Microsofts ekosystem.

 

 

Generativ AI kan skapa originalinnehåll (texter, bilder, konversationer) utifrån ett sammanhang eller en inledande prompt och utnyttjar stora datamängder och neurala nätverk i stor skala.

Denna typ av modeller, kallade Large Language Models (som ofta förkortas LLM), är utformade för att hantera mänskligt språk på ett naturligt sätt. Med intranätet som referens kan dessa verktyg användas för att analysera dokument, sammanfatta rapporter, skriva texter och svara på användarnas frågor.

Microsoft, genom det strategiska partnerskapet med OpenAI (skaparna av ChatGPT ), har introducerat Copilot och en serie tjänster baserade på generativ AI, såsom Power Virtual Agents, AI Builder och Azure Cognitive Services.

Med dessa lösningar blir det möjligt att accelerera interna processer, från informationsutbyte till innehållsproduktion, utan att någonsin lämna din digitala arbetsmiljö.

I följande stycken ser du hur artificiell intelligens gör det möjligt att nå mer ambitiösa mål inom samarbete, kommunikation och produktivitet.

Artificiell intelligens: mål och tillämpningar i SharePoint-intranätet

Bland de vanligaste hindren inom en organisation finns datasplittring, ofta fördelad mellan flera datakällor, applikationer och externa system. Ett första mål med artificiell intelligens är just att centralisera och koppla samman all information som delas varje dag i företaget, så att du får en enhetlig åtkomstpunkt.

Tiden som läggs på att söka information eller utföra rutinmässiga kontroller påverkar din produktivitet negativt. Artificiell intelligens tillämpad på företagsintranätet hjälper dig att minska spilltid, eftersom smarta sökmotorer kan integreras och konfigureras för att lära sig av användarnas vanor och direkt ge de mest relevanta resultaten.

 

Avancerad sökning i intranet.ais SharePoint-intranät

 

Ett annat primärt mål är digitalisering av interna processer som, om det kombineras med algoritmer för artificiell intelligens, kan dra nytta av skräddarsydda automatiseringar och särskilt konfigurerade assistenter för att hantera:

• insamling av feedback
• supportförfrågningar
• dokumentens livscykel
• kunskapsutbyte
• framtagning av rapporter och instrumentpaneler
• publicering av internkommunikation
• tilldelning och uppföljning av aktiviteter

Genom smarta arbetsflöden, som kan implementeras till exempel med Power Automate, kan intranätet bli referenspunkten för hanteringen av alla administrativa och operativa aktiviteter, vilket minskar arbetsbördan för de berörda avdelningarna.

 

Skapa automatiseringar med Copilot i Power Automate

 

Om vi talar strikt om innovation är dock en av de mest intressanta tillämpningarna i företagsintranätet just chattbotar och virtuella assistenter.

Dessa verktyg kan förenkla flera processer, till exempel att svara på frågor om hur företagets programvara fungerar, vägleda nyanställda när de fyller i HR-formulär eller hjälpa en projektledare att förbättra hanteringen av de uppgifter som tilldelats hens team.

När det gäller Gaia, den konverserande agent som vårt team har utvecklat, kan internkommunikations- och HR-team räkna med stödet från en assistent som är tränad för att fungera som Intranet Manager. Mer exakt kan Gaia analysera användningsdata för intranätet och föreslå strategier för att förbättra prestandan, med följande möjliga mål:

• öka adoptionsgraden
• förbättra sökbarheten för innehåll
• minska antalet sökningar utan resultat
• öka engagemanget i en viss avdelning
• optimera sidstrukturen och navigationsmenyerna
• stödja spridningen av HR-initiativ och top-down-kommunikation

En ytterligare styrka med artificiell intelligens ligger i förmågan att förstå preferenser, intressen och beteenden hos personer som använder intranätet. Baserat på denna information kan systemet visa personanpassat innehåll: uppdaterade nyheter, utbildningsmaterial och till och med möjligheter till samarbete med närliggande avdelningar.

På vanliga sociala nätverk stöter du ofta på personliga rekommendationer, och i praktiken är samma princip tillämpbar i företagsmiljö. Genom insamling av aggregerade data, alltid med respekt för integriteten, kan intranätet lyfta fram det mest relevanta innehållet och minska risken för informationsöverflöd.

När det gäller innehåll använder många intranät en sökmetod baserad på nyckelord, som bara returnerar resultat om den sökta termen förekommer exakt i de arkiverade dokumenten.

Med AI går du över till den så kallade semantiska sökningen.

Den semantiska sökningen analyserar betydelsen av sökfrågor och sätter in termerna i ett sammanhang inom en mening eller ett bredare ämne. På så sätt, om en kollega skriver något i stil med "rutiner för budgethantering", nöjer sig algoritmen inte med att bara returnera filer som innehåller exakt dessa ord utan försöker tolka avsikten och föreslår även rapporteringsblanketter eller handböcker med bästa praxis för redovisning.

 

Sökförslag i SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

Det som främst drar nytta av närvaron av artificiell intelligens i intranätet är HR-avdelningen. I processen för onboarding av nya kollegor kan en virtuell assistent till exempel ge en personlig rundtur av plattformen, förklara interna rutiner och dela information om nyckelpersoner i organisationsschemat.

Dessutom kan ett system med smarta aviseringar peka ut de viktigaste dokumenten att läsa, så att nyanställda inte känner sig vilse under de första dagarna på företaget.

Även i rekrytering bidrar artificiell intelligens genom att hjälpa HR-ansvariga att analysera CV:n, identifiera mönster i kraven för lediga tjänster och föreslå de mest lämpade kandidaterna.

Denna funktion är särskilt effektiv när den integreras med verktyg som Microsoft Teams och Outlook, eftersom du kan skapa automatiseringar för att snabbt kontakta profiler som matchar sökkriterierna.

Avslutningsvis leder AI till en mer engagerande upplevelse av utbildning: med maskininlärning rekommenderar intranätet kurser, webbinarier och möten som är relevanta för varje roll och dess utvecklingsmål.

Sammantaget visar de användningsfall vi har sett hittills hur artificiell intelligens kan hjälpa företag att växa på ett hållbart sätt. Särskilt när den införs i en kompatibel digital arbetsplats, som den som byggs med applikationerna i Microsoft 365, baserad på intranätet i SharePoint Online och som är integrerad på ett naturligt sätt med Copilot.

Generativ AI och Microsoft 365: integrationen för framtiden

Microsoft har integrerat artificiell intelligens, särskilt generativ, i sitt 365-ekosystem och skapat funktioner som förbättrar produktiviteten och användarupplevelsen i de viktigaste plattformarna.

Generativ AI står därmed i centrum för Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Excel och Word, men också för Viva-modulerna och produkterna i Power Platform, där Power BI, Power Apps och, som vi redan har sett, Power Automate utmärker sig.

Den främsta AI-lösningen i Microsoft 365s digitala arbetsplats är utan tvekan Copilot, vars effektivitet (belagd av olika studier som genomförts av Microsoft och tredjepartsföretag) bygger på en nära koppling till Microsoft Graph, molninfrastrukturen som förenar data, dokument, e-post, kalendrar och kontakter i organisationens Microsoft-miljö.

 

Relationen mellan Copilot och Microsoft Graph

 

Denna synergi gör att Copilot kan förstå komplexa sammanhang, som relationen mellan olika projekt, kommande tidsfrister eller varje team i företagets arbetsvanor och preferenser.

Grunden för denna förståelse och, i nästa steg, förmågan att svara på användarnas förfrågningar är just integreringen med Microsoft Graph och all data som dagligen utbyts mellan personer inom organisationen i Microsofts olika applikationer.

När det gäller svarsförmåga är ett av Copilots tydligaste kännetecken den intelligenta automatiseringen av uppgifter, vilket går långt bortom att bara köra makron eller skript.

Microsofts AI kan skapa, omformulera och sammanfatta innehåll baserat på företagsdata. Hur då? Nedan hittar du några exempel i tabellen.

 

Artificiell intelligens: användning av Gen AI via Copilot

 

Funktioner i Microsoft Copilot	Beskrivning
Generering av innehåll	Utifrån företagsdata, startpunkter eller nyckelfraser kan Copilot ta fram preliminära versioner av rapporter, kommunikation, e-post och presentationer.
Analys av innehåll	Med generativ AI kan du få sammanfattningar av långa dokument eller få dina möten transkriberade snabbt och träffsäkert.
Automatisering av interna processer	Genom att integreras med befintliga flöden kan Copilot fylla i formulär, tilldela uppgifter och schemalägga händelser, anpassat till varje avdelnings specifika kontext, också tack vare Copilot Actions.

 

Vi kan göra exemplen ovan mer konkreta genom att beskriva hur Copilot fungerar i några av de viktigaste produkterna i Microsoft 365:

• Gen AI i Word: funktionen för assisterat skrivande gör att du kan skapa textutkast till företagsdokument som avtal och rapporter. Copilot kan identifiera möjliga luckor i din text och sedan föreslå saknade innehåll eller stilförbättringar.
  
  
• Gen AI i Excel: när du analyserar stora datamängder kan AI ta fram diagram och pivottabeller så att du får värdefulla insikter för dina analyser och även lyfta fram mönster, trender eller avvikelser i siffrorna.
  
  
• Gen AI i PowerPoint: Copilot förenklar skapandet av företags­presentationer genom att föreslå layouter, bilder och till och med inledande texter utifrån de ämnen som behandlas. Den kan också ge talare råd om hur de kan lägga upp sitt framförande för att hålla publikens uppmärksamhet under hela presentationen.
  
  

Förutom Microsoft 365 integrerar även sviten Microsoft Viva artificiell intelligens i sitt arbetssätt. Viva Insights använder till exempel AI för att samla aggregerade data om arbetstider, möten, e-postutbyten och svarstider och ger praktiska förslag för att hålla produktiviteten uppe och förbättra balansen mellan arbete och privatliv.

 

Integration av generativ AI i Viva Insights

 

Viva Learning använder AI för att föreslå utbildningsinnehåll i linje med din roll, dina intressen och dina aktiviteter, medan Viva Engage, utformad för att stärka intern kommunikation, använder intelligenta algoritmer för att visa de mest relevanta konversationerna i företagets communities.

 

Förenkla utbildningen med AI i Viva Learning

 

Utanför Viva-sviten kan vi inte låta bli att nämna Power Automate, som vi redan har nämnt i samband med anpassade arbetsflöden för att automatisera repetitiva uppgifter. Genom att integrera AI Builder blir det möjligt att utöka automatiseringen till mer avancerade scenarier, såsom bildigenkänning, datautvinning från pappersdokument eller klassificering av förfrågningar som kommer via e-post.

Dessa funktioner blir till smidigare end-to-end-processer. Till exempel kan ett orderregistreringsflöde automatiskt validera data som hämtats från ett pappersformulär, föra över dem till det interna CRM-systemet och skapa en avisering i Teams till den kundansvariga.

 

AI-modeller tillgängliga i Power Automate

 

Vi avslutar vår översikt med Azure OpenAI Service, som ger möjlighet att få tillgång till generativa AI-modeller som har utvecklats av Microsoft i samarbete med OpenAI, i en säker molnmiljö som följer företagsstandarder.

Dessa modeller kan integreras i ditt digitala arbetsområde för att skapa:

• mer avancerade chatbottar
• avancerade system för semantisk sökning
• rekommendationsmotorer i realtid

Tack vare integreringen med Azure får du granulär kontroll över resurser och åtkomsträttigheter, vilket säkerställer att alla system som bygger på artificiell intelligens fungerar inom en alltid skyddad perimeter. Företaget kan därmed experimentera med lösningar för natural language processing och anpassa dem efter sina egna data, utan någon risk för integriteten.

Artificiell intelligens: steg för ett korrekt införande i SharePoint-intranätet

Att införa artificiell intelligens korrekt i intranätet kräver en noggrann och stegvis planering som tar hänsyn till flera aspekter, från organisatoriska till tekniska och rättsliga.

Det första steget består av en analys av interna behov.

Denna fas gör det möjligt att kartlägga arbetsflöden och identifiera ineffektivitet som AI kan åtgärda. Det kan vara användbart att starta workshops med ansvariga för varje avdelning för att samla in nödvändig information om kritiska processer, genomförandetider och typer av data som hanteras.

När analysen är klar bör företaget ha en tydlig bild av de områden där införandet av artificiell intelligens kan ge fördelar både i form av kostnadsminskningar och av medarbetarupplevelse.

 

 

Efter att ha identifierat insatsområdena behöver du definiera en färdplan.

Du kan börja med att välja de mest lämpliga verktygen att integrera i intranätet (till exempel Microsoft 365 Copilot eller Viva Insights), och sedan gå vidare med att skapa prototyper och proof of concept som bekräftar effektiviteten hos de valda lösningarna.

I detta skede behöver flera nyckelroller vara delaktiga och koordineras under hela implementeringen:

• IT-avdelningen, som hanterar den tekniska implementeringen;
• operativa ansvariga, som tillhandahåller krav och feedback;
• ledningen, som godkänner strategin och följer upp resultaten.

Som vi har sett påverkar datakvaliteten direkt AI:ns noggrannhet. Därför spelar styrning en avgörande roll. Du behöver fastställa klassificeringspolicyer, definiera rutiner för rensning och validering av dataset och införa mekanismer för åtkomstkontroll.

I Microsoft 365-sammanhang bidrar verktyg för Data Loss Prevention till att förhindra att känslig information sprids på ett felaktigt sätt. Du bör därför även anta strategier för kryptering och säkerhetskopiering för att minimera risken för förlust eller kompromettering av data.

I detta avseende erbjuder Microsoft Entra ID flerfaktorsautentisering, single sign-on och villkorsstyrd åtkomst. Genom att definiera specifika policyer kan du fastställa vem som får komma åt visst innehåll, under vilka omständigheter och med vilka enheter.

Införandet av villkorsstyrda åtkomstprinciper ger dessutom ett extra skyddslager för AI-lösningar eftersom det säkerställer att resurser bara nås av behörig personal.

Även Microsoft Purview erbjuder ett antal funktioner för informationsskydd, efterlevnad och styrning och integreras med Microsoft 365-applikationerna. Det gör att du kan övervaka användningen av känsliga data i realtid och tillämpa krypteringspolicyer eller åtkomstbegränsningar.

 

 

Efter denna tekniska fas behöver du också tänka på att hantera den kulturella förändringen.

Det räcker inte att införa artificiell intelligens i intranätet och tro att allt faller på plats som genom magi, och hoppas att dina kollegor redan vet var de ska börja för att använda det här nya verktyget i sitt dagliga arbete.

Det är istället lämpligt att du organiserar utbildningstillfällen och informationskampanjer som riktar sig både till teknisk personal och övriga.

Efter att du har följt upp resultaten med nyckeltal (KPI), till exempel minskad genomsnittlig tid för att hitta dokument, graden av AI-adoption eller färre supportärenden, behöver du också kunna samla in direkt feedback från berörda avdelningar. Gärna med hjälp av frågeformulär i Microsoft Forms, som kan bäddas in på en sida i intranätet eller delas via Teams och Outlook.

Det kan också vara användbart att ordna avstämningar för att förstå om införandet av dessa nya arbetsverktyg går åt rätt håll eller om strategin behöver justeras.

 

 

Oavsett om det handlar om att välja rätt lösningar eller att utbilda användarna i hur de ska använda dem, har företag inte alltid den kompetens som krävs för att hantera komplexiteten i ett AI-projekt.

I sådana fall är det klokt att du vänder dig till erfarna konsulter inom den teknik du vill införa, till exempel teamet på intranet.ai som kan ståta med mer än ett decennium av projekt genomförda med Microsoft-lösningar, inklusive de senaste tjänsterna baserade på generativ AI.

FAQ om artificiell intelligens i intranätet

Vad är artificiell intelligens (AI)?

Artificiell intelligens är en teknik som gör det möjligt för maskiner att utföra uppgifter som annars skulle kräva mänsklig insats, till exempel datahantering, bildigenkänning och lärande från användarnas beteenden.

Vilka tillämpningar har artificiell intelligens i intranätet?

AI förbättrar innehållssökningen, automatiserar repetitiva aktiviteter, stöttar onboarding, anpassar användarupplevelsen och ger data som hjälper till att öka effektiviteten i den interna kommunikationen.

Vad är Microsoft Copilot?

Copilot är AI-assistenten som är integrerad i apparna i Microsoft 365. Den kan skapa texter, sammanfatta dokument, organisera aktiviteter och automatisera processer genom att utnyttja företagsdata via Microsoft Graph.

Hur används generativ AI i Microsoft 365?

Microsoft 365 integrerar generativ AI i verktyg som Word, Excel, PowerPoint och Outlook, vilket gör att du kan skapa innehåll, analysera data och öka produktiviteten med hjälp av intelligenta funktioner.

Vilken roll har artificiell intelligens i SharePoint Online-intranätet?

AI stärker semantisk sökning, föreslår relevant innehåll, optimerar navigeringen och automatiserar interna aktiviteter. Den gör det också möjligt att skapa virtuella assistenter som Gaia, den intelligenta intranätansvariga.

Vad är semantisk sökning i intranätet?

Semantisk sökning tolkar betydelsen av sökfrågor, vilket förbättrar relevansen i resultaten även när användaren inte använder exakta nyckelord.

Vilka Microsoft-verktyg stödjer AI i intranätet?

Verktyg som Copilot, Power Automate, AI Builder, Viva Insights, Viva Learning och Azure OpenAI Service gör att AI kan integreras effektivt i företagets intranät.

Vilka fördelar ger artificiell intelligens i företaget?

Minskad tid för sökning, automatisering av processer, beslutsstöd, högre engagemang och personalisering av innehåll är några av de viktigaste fördelarna med AI.

Hur inför du AI på rätt sätt i ett intranät?

Du behöver börja med en behovsanalys, involvera nyckelpersoner, definiera en implementeringsroadmap, säkerställa datakvalitet och utbilda användarna för en effektiv och säker införandeprocess.