Intranät: vilka är de bästa?

Intranäten: hur känner du igen de bästa?

Företagsintranät är mycket mer än enkla plattformar för intern kommunikation; de är i själva verket ett kraftfullt samarbetsverktyg som, om det utformas väl, kan påverka det dagliga arbetet positivt för alla som ingår i en organisation.

Man kan varje år sammanställa vilka som är de bästa intranäten genom att bedöma deras originalitet, påverkan på företagets resultat och graden av innovation som de har möjliggjort. Dessa resultat förändras dock ständigt, eftersom tekniken utvecklas liksom behoven hos yrkesverksamma och företag.

Det är inte ovanligt att ett intranät, som kanske betraktades som det bästa ett visst år, kort därpå framstår som passerat av lösningar som bättre ligger i linje med ny teknik och användarnas förväntningar.

Den snabba användningen av verktyg baserade på AI, explosionen av distansarbete och integreringen av företagsapplikationer i en enda centraliserad miljö (det så kallade "digital workplace") är några exempel på detta.

Du som utvecklar eller tar i bruk ett intranät behöver därför fånga upp de förändringar som pågår för att omsätta dem i din digitala arbetsmiljö, med målet att fortsätta förbättra interna processer och samordningen mellan personer, kontor och avdelningar.

 

Detalj av ett intranät byggt med intranet.ai

 

Även om det är avgörande att hänga med i tiden för att hålla ditt företag konkurrenskraftigt, finns det egenskaper som utmärker de mest framgångsrika intranäten och som är oberoende av rådande trender. I stora drag kan vi sammanfatta dessa aspekter i fyra pelare.

 

 

1. Digitalisering av processer

De bästa intranäten måste först och främst kunna centralisera och förenkla alla interna rutiner. Digitalisering av processer handlar inte bara om att ersätta pappersdokument med elektroniska versioner, utan om att automatisera hela arbetsflödet, vilket gör dagliga moment mer effektiva och säkra.

Tänk på en kollega som behöver fylla i ett formulär för att ansöka om ledighet eller skicka in en utläggsrapport. Genom en digital plattform som intranätet kan du slutföra hela processen med några få klick, utan att skicka e-post eller skriva ut något dokument alls. Systemet minskar inte bara väntetiderna, det gör det också möjligt att övervaka status för ärendena i realtid, tilldela riktade behörigheter baserat på användarnas roller och skapa rapporter som hjälper dig att optimera processen ytterligare.

Dessutom utmärker sig möjligheten att integrera intranätet med de viktigaste företagssystemen, till exempel ERP, CRM eller HR-programvara, för att skapa en miljö där varje process inte bara förenklas utan också kopplas till övriga aktiviteter och informationsflöden som ligger till grund för varje organisation.

 

2. Samarbete och kunskapsdelning

En annan nyckelfaktor för en framgångsrik intranät är förmågan att främja samarbete och kunskapsdelning inom organisationen. De bästa intranäten nöjer sig inte med att vara ett statiskt arkiv för företagsdokument, utan främjar en kontinuerlig interaktion mellan medlemmar i olika team och avdelningar, vilket underlättar arbetet även mellan kollegor som sitter på olika orter eller arbetar på distans.

Ett exempel på sådan interaktion är möjligheten att arbeta samtidigt i delade dokument, med stöd av funktioner för samskrivning eller integrerade kommentarsflöden för att skapa, redigera, godkänna och arkivera innehåll tillsammans med ditt team, från vilken enhet som helst och när som helst.

Chattar och utrymmen för informell kommunikation kan integreras, liknande ett internt socialt nätverk, som uppmuntrar utbyte av idéer och erfarenheter. På så sätt kan varje person i företaget känna sig som en integrerad del av en community, där den kollektiva kunskapen tas till vara för att stödja varje kollega i sitt arbete.

 

3. Modern design och user experience

Kvaliteten på ett intranät är nära kopplad till användarupplevelsen.

Ett intuitivt, elegant och funktionellt gränssnitt underlättar inte bara åtkomsten till information, utan gör också navigeringen mer behaglig. En modern design, med tydliga layouter och responsiv anpassning för mobiler, gör att du kan använda plattformen från vilken enhet som helst, både på kontoret och på språng.

Endast på detta sätt är det möjligt att säkerställa att varje användare, oavsett sin nivå av teknisk vana, snabbt kan få åtkomst till det innehåll som behövs.

Dessutom kan en design som är konsekvent med varumärkets stil bidra till att stärka företagets identitet, vilket gör att den lättare kan förmedlas till nya kollegor.

 

4. Kollegornas engagemang

Till sist handlar den fjärde och sista principen om det aktiva engagemanget från alla som är en del av organisationen. På intranätet ska du ha möjlighet att uttrycka dina idéer och delta i företagets liv.

Utrymmen för att dela feedback, forum och snabba undersökningar är bara några av de verktyg som intranätet erbjuder för att samla in åsikter och förslag från dig och dina kollegor, alltid användbara för att förbättra interna processer eller för att organisera nya initiativ.

 

Best Intranets: varför väljs SharePoint Online?

Under de senaste åren har SharePoint Online i Microsoft 365 tagit ett stort kliv och gått från att vara en huvudsakligen lokalt installerad serverplattform till ett molnbaserat nav som är integrerat i Microsofts ekosystem.

Denna förändring innebär ett bredare utbud av funktioner och fördelar för företag som vill skapa ett intranät, eftersom den ger tillgång till en komplett och skalbar miljö för samarbete, säkerhet, processautomation och dataanalys.

SharePoint uppstod som en lösning för dokument- och innehållshantering som installerades lokalt på företagens servrar. Även om det redan hade ett bra utbud av standardfunktioner (listor, dokumentbibliotek, teamsajter, versionskontroller) medförde on-premise-hantering höga underhållskostnader, krav på att varje uppdatering gjordes manuellt och behov av teknisk kompetens i företaget för att säkerställa infrastrukturens skalbarhet.

SharePoint Online är resultatet av övergången till molnet och har blivit en integrerad del av Microsoft 365 som fullt ut utnyttjar SaaS-arkitekturen (Software-as-a-Service).

Företaget behöver inte längre installera patchar och uppdateringar, eftersom Microsoft distribuerar nya funktioner helt självständigt. Därför kan IT-avdelningar nu fokusera på att förbättra organisationens digitala arbetsplats i stället för att lägga tid och energi på att underhålla den underliggande infrastrukturen.

 

 

Tätt integrerat med Microsoft 365-ekosystemet är SharePoint hjärtat i den moderna digitala arbetsplatsen och kan förändra upplevelsen av samarbete och datahantering inom en organisation. Förutom att optimera interna processer ger det åtkomst till funktionerna i kompletterande verktyg och skapar en synergi som går längre än enkel delning av filer och information.

Den starka integrationen med Microsoft Teams, OneDrive for Business och Power Automate gör det möjligt att bygga smarta och automatiserade arbetsflöden som på ett inbyggt sätt kopplar samman olika affärsfunktioner. Till exempel kan konversationer och möten i Teams dokumenteras i SharePoint, vilket säkerställer omedelbar åtkomst till information och underlättar arbetet för olika team i verksamheten.

Samtidigt säkerställer OneDrive att varje fil är synkroniserad och tillgänglig i realtid, vilket gör att användare kan arbeta tillsammans, även på distans, utan avbrott eller kompatibilitetsproblem.

Power Automate gör i stället att du kan orkestrera repetitiva aktiviteter och integrera dataflöden mellan olika applikationer, vilket möjliggör skapandet av anpassade lösningar som automatiserar komplexa processer.

 

Mall för att skapa automatiseringar i SharePoint med Power Automate

 

Ur ett säkerhetsperspektiv utmärker sig SharePoint Online genom avancerade åtgärder som skyddar data både under överföring och i vila.

Slutpunkt-till-slutpunkt-kryptering säkerställer att informationen är skyddad i varje steg av överföringen, medan åtkomstpolicyer gör det möjligt att definiera specifika behörigheter för enskilda användare eller grupper, vilket minskar risken för obehörig åtkomst.

Molnet ger dessutom en skalbarhet som låter företag anpassa den digitala arbetsplatsen efter sina behov och få operativa insikter via integrerade analysverktyg, såsom anpassade rapporter i Power BI med vilka du kan övervaka plattformsanvändningen i realtid och identifiera potentiella förbättringsområden.

Intranät baserade på SharePoint Online kan därför hantera ökande arbetsbelastningar och integreras med allt fler applikationer, så att de svarar mot de nya behoven hos en allt mer distribuerad och flexibel arbetsstyrka utan att medföra överdrivna implementerings- och underhållskostnader för företagen.

I praktiken hålls kostnaderna till ett minimum; det finns annat som kräver din uppmärksamhet.

För att implementera ett intranät baserat på SharePoint på rätt sätt räcker det inte att bara installera produkten eller aktivera licenserna. Det behövs en noggrann planering som omfattar fem specifika åtgärder.

Vi går igenom dem nedan.

 

 

1. Föranalys och målformulering

Innan du påbörjar ett utvecklingsprojekt behöver du göra en grundlig analys av de affärsprocesser och informationsflöden som du vill digitalisera.

SharePoint är en avancerad samarbetsplattform som gör det möjligt att hantera komplexa informationsflöden, automatisera processer och skapa skräddarsydda digitala miljöer. Därför behöver du noggrant granska de interna processer som du tänker digitalisera och identifiera inte bara kritiska områden utan även förbättringsmöjligheter genom funktioner som listor, dokumentbibliotek och integrationen med övriga produkter i Microsoft 365 eller från tredje part.

Du kan utgå från frågor som:

• Vilka processer skulle vinna mest på en automatiserad hantering?
• Vilken typ av innehåll behöver göras tillgängligt för hela organisationen?

Att besvara dessa frågor hjälper dig att definiera projektets färdplan, med tydliga mål och de funktioner genom vilka du uppnår dem.

 

Microsofts färdplan för att skapa det bästa SharePoint-intranätet

2. Engagemang av intressenter

Värdet av en plattform som SharePoint-intranätet blir tydligt när den används aktivt av hela organisationen. Förutom IT-teamet är det viktigt att involvera roller som HR-, marknadsförings- och driftsansvariga för att säkerställa att den nya lösningen kan svara mot kollegornas verkliga behov.

Tack vare sina moderna webbdelar och integrationen med verktyg som Viva Engage gör SharePoint det möjligt att samla in feedback i realtid för att förstå hur intranätet används och hur det kan förbättras för att på bästa sätt stödja allas arbete i företaget.

 

Integrera Viva Engage-konversationer på en SharePoint-sida

3. Utforma webbplatsarkitekturen och hantera behörigheter

Detta steg är mycket viktigt för att undvika okontrollerad tillväxt av webbplatser och underwebbplatser, en vanlig risk i dåligt strukturerade SharePoint-miljöer.

Det bästa tillvägagångssättet är att definiera en webbplatskarta som speglar företagets organisationsschema eller större verksamhetsområden, genom att använda SharePoints hubbwebbplatser för att behålla konsekvens mellan de olika digitala ytorna. Det gör det till exempel möjligt att koppla teamwebbplatser för specifika projekt till övergripande kommunikationswebbplatser.

Därefter konfigurerar du användarbehörigheter.

Även här ersätts behovet av djupa tekniska kunskaper av behovet av god planering. Integrerat med Microsoft Entra ID låter SharePoint Online dig konfigurera granulära åtkomstkontroller baserade på säkerhetsgrupper, roller eller enskilda användare.

Du behöver därför tänka igenom hur företagets information ska fördelas, avgöra vilka användargrupper som ska ha större kontroll över data, vem som bara ska kunna läsa dem och i vilka områden det är lämpligt att begränsa åtkomsten av sekretess- eller regelefterlevnadsskäl.

 

Hantera delningsbehörigheter på organisationsnivå i SharePoint

4. Anpassning och integration med andra tjänster

När basarkitekturen är fastställd går du vidare till anpassningsfasen.

SharePoint är en flexibel plattform tack vare möjligheten att fritt strukturera sidor och arkiv, tillgången till många färdiga mallar (tillgängliga i Microsofts Lookbook och organiserade efter aktiviteter och avdelningar) samt avancerad hantering av layouter och navigering, vilket gör att du kan anpassa ditt intranät till företagets varumärkesstil.

Dessutom, med inbyggd integration med verktyg som Microsoft Teams, Planner, Power BI och moduler i Microsoft Viva gör SharePoint det möjligt att berika den digitala arbetsplatsen och lägga till specifika funktioner för alla företagsområden, från internkommunikation till hantering av stora datamängder.

Möjligheten att koppla plattformen till externa system, såsom ERP eller CRM, gör det sedan möjligt att utöka intranätets kapacitet utanför Microsoft-miljön.

 

Detalj av en mall som erbjuds i SharePoint Lookbook

5. Adoption och Change Management

Även det bästa intranätet riskerar att bli underutnyttjat om det inte åtföljs av en effektiv adoptionsstrategi. För detta syfte erbjuder SharePoint inbyggda analysverktyg, tillgängliga i SharePoint Admin Center, som hjälper till att övervaka användarnas engagemang och identifiera eventuella förbättringsområden.

För att främja adoptionen är det också bra att planera utbildningstillfällen, workshops och kampanjer för intern kommunikation som lyfter fram de fördelar som intranätet ger alla medarbetare, till exempel kortare tid för att hantera förfrågningar och enklare åtkomst till dokument.

I det här skedet blir de ursprungliga intressenterna åter viktiga, särskilt chefer och HR-team, som fungerar som ambassadörer för förändringen samt kontaktpunkter för insamling av feedback för att förbättra plattformen utifrån kollegornas behov.

 

Startsida för SharePoint Admin Center

 

För att förklara bättre det som hittills har beskrivits, kan vi simulera ett verkligt exempel på implementering tillämpat på ett medelstort företag med kontor i olika regioner, där ett system med delade mappar på lokala servrar används och dokumenthanteringen till största delen är manuell, så att du ser hur det fungerar i praktiken.

Detta företag vill minska tiden för att hitta information, förenkla godkännandeprocesser och underlätta kommunikationen mellan avdelningar.

Målen kan uppnås i fyra faser, som du ser kortfattat i tabellen nedan.

 

Så implementerar du de bästa SharePoint-intranäten

Implementeringsfaser	Beskrivning
Fas 1: analys och grundkonfiguration	IT-teamet, tillsammans med representanter från varje avdelning, genomför en granskning av befintliga dokument och processer. En migrationsplan till SharePoint Online fastställs med målet att skapa kommunikationswebbplatser för företagsnyheter och teamwebbplatser för varje avdelning.
Fas 2: konfiguration av webbplatser och behörigheter	Avdelningswebbplatser skapas med bibliotek dedikerade för varje prioriterad process. Differentierade behörigheter tilldelas utifrån användarnas roller. Därefter införs ett metadatasystem för att klassificera dokument och underlätta återfinnandet via SharePoints sökfunktion.
Fas 3: anpassning och integration	Gränssnittet harmoniseras med företagets brand med anpassad grafik och webbdelskomponenter. Flöden byggs med Power Automate för att automatisera godkännande av reseräkningar eller ledighetsansökningar, samtidigt som de integreras med det befintliga HR-systemet.
Fas 4: införande och utbildning	Företaget organiserar workshops för att visa intranetets funktioner och samla in feedback. Samtidigt aktiveras supportkanaler som besvarar användarnas frågor under den inledande övergångsfasen.

 

Möjligheterna i SharePoint Online, i kombination med noggrann design och ett adekvat engagemang från intressenter, kan ge upphov till det bästa intranätet för din organisation.

Det är dock värt att understryka att implementeringen också kan optimeras tack vare färdiga funktioner som de i intranet.ai, som kan utöka funktionaliteten i SharePoint och samtidigt införa beprövade best practices för att förbättra intern kommunikation, samarbete, kunskapshantering och, mer generellt, de vanligaste aktiviteterna som företagens team utför.

Varför är intranet.ai det bästa intranätet för ditt företag?

När du väljer att bygga ett intranät baserat på SharePoint Online får du möjlighet att utöka de inbyggda funktionerna med moduler som är specialiserade på kritiska områden för företagsproduktiviteten, såsom dokumenthantering, informationssökning, samarbete mellan avdelningar och medarbetarengagemang.

intranet.ai är lösningen vi har utvecklat för att möta alla dessa behov, som är gemensamma för alla företag, genom en uppsättning färdiga komponenter som är inbyggt integrerade i Microsoft 365.

Vår lösning är inte ett fristående program, utan en samling funktioner som ansluter direkt till SharePoint Online och utnyttjar den säkerhetsinfrastruktur, versionshantering, autentisering och behörighetsstyrning som Microsoft 365 erbjuder.

På så sätt beter sig varje komponent som en webbdel som är enkel att konfigurera utan att du behöver förändra webbplatsernas struktur eller ta till kostsamma utvecklingsinsatser.

Den mest uppenbara fördelen är snabb implementering.

Plattformen installeras genom guidade processer som ger omedelbar åtkomst till de funktioner du har valt för din digitala arbetsplats. Dessutom ser anpassningen till de uppdateringar som finns tillgängliga för SharePoint till att lösningen håller jämna steg med de senaste nyheterna och minskar de underhållskostnader som är typiska för icke inbyggda produkter.

 

Exempel på ett SharePoint-intranät skapat med intranet.ai

Dokumenthantering

En av de mest känsliga aspekterna av varje intranät gäller förvaltningen av företagets informationskapital, som omfattar rutiner, riktlinjer och avtal.

Med vårt dokumenthanteringssystem kan skapande, granskning och publicering av detta innehåll äntligen ske i en enda miljö.

Företaget kan konfigurera anpassade mallar, versionsnummer, processer för samskrivning och godkännande samt aktivera mekanismer för elektronisk signatur (med leverantörer som DocuSign) eller aviseringar till berörda kollegor.

Dessa funktioner gör det möjligt att nästan helt eliminera e-postväxling och samtidigt säkerställa spårbarhet och efterlevnad för varje ändring.

Resultatet är striktare kontroll över dokumenten, vilket gynnar innehållets kvalitet och ger en betydande minskning av den tid som krävs för att hantera deras livscykel.

 

Dokumenthantering för SharePoint-intranätet från intranet.ai

Organigram och Personregister

Att skapa ett interaktivt organigram liksom ett internt personregister, förbises ofta; ändå är det viktiga funktioner för att göra företagsstrukturen tydlig för personalen och ge kollegor tillgång till de kontakter de behöver.

Du kan använda de här funktionerna för att förstå:

• hur kontor och avdelningar är organiserade;
• vilken roll personer har i företaget;
• vem som är chefer för varje avdelning;
• vem som har vissa kompetenser.

Allt detta är särskilt användbart i företag som har kontor och team på olika platser. Som nyanställd som behöver klargöranden om en HR-process kan du direkt hitta rätt kontaktperson (även med hjälp av anpassningsbara filter), utan att slösa tid på sökningar och utan att vara beroende av mer erfarna kollegor.

 

Personregister för SharePoint-intranätet från intranet.ai

Avancerad sökning

SharePoint innehåller redan en bra sökmotor, men Avancerad sökning från intranet.ai utökar dess kapacitet och gör att systemet kan:

• tolka söktermer, även utifrån synonymer;
• föreslå de mest relevanta dokumenten, kontakterna och resurserna;
• ge insikter om de mest sökta orden.

Viktiga funktioner för varje företag där mängden dokument växer i snabb takt och där användare riskerar att gå vilse bland mappar, arkiv, sidor och webbplatser.

Vår sökmotor hanterar i realtid metadata som är kopplade till filer och gör det möjligt att filtrera resultaten med precision. Även personer ingår i indexeringen, så att du kan hitta de kontakter du behöver baserat på kompetenser, plats, roll och till och med intressen.

 

Avancerad sökning för SharePoint-intranätet från intranet.ai

Kommunikation och nyheter

Att erbjuda ett konstant flöde av relevant information för varje kollegas arbete är det som kännetecknar en effektiv intern kommunikation.

Med intranet.ai kan du skapa och sprida nyheter med modern layout, med utrymmen för delning och kommentarer; men inte bara. Varje kommunikation kan lyftas fram på vilken sida som helst i intranätet och nå rätt mottagare även i Microsoft Teams, tack vare personliga aviseringar.

 

Utvalda meddelanden i SharePoint-intranätet från intranet.ai

Undersökningar och funktioner för engagemang

Många företag erkänner vikten av att samla in feedback och nya idéer, men har svårt att införa rätt verktyg för att göra det. I vår lösning kan de hitta komponenter som är särskilt utformade för att öka användningen av intranätet och stimulera alla kollegors aktiva deltagande i företagets initiativ.

Bland dessa finns snabbundersökningar, som gör det möjligt att på några minuter publicera quiz och enkäter på valfri SharePoint-sida och ger omedelbara rapporter över svarsfrekvenser.

 

Snabbundersökningar för SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

Humör, å andra sidan, erbjuder en serie anpassningsbara ikoner för att samla in användbar information om kollegornas sinnesstämning eller vad de tycker om ett nytt initiativ.

 

Samla in feedback från dina kollegor med Humör från intranet.ai

 

Dessutom erbjuder vår lösning Engagement Board, en virtuell anslagstavla som kan bäddas in på valfri sida i intranätet för att göra företagskommunikationen mer engagerande.

Här kan du dela feedback och idéer, föreslå initiativ och förbättringar av interna processer och ge användarna möjlighet att rösta på de förslag de föredrar.

Perfekt för interna brainstorming-sessioner och tävlingar.

 

Engagement Board för SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

Så här kan intranet.ai berika SharePoint Online för att möta de vanligaste behoven hos dig som vill skapa en digital arbetsplats komplett, genom att optimera processer från onboarding till informationsdelning, med större engagemang bland kollegor.

Fördelarna är tydliga och bevisas av nöjdheten hos hundratals företag som har utsett vår lösning till det bästa intranätet när det gäller att spara tid, förenkla rutiner och öka samarbetet.

Resultatet är en konkret avkastning på investeringen, särskilt för organisationer som vill bygga en modern digital arbetsplats och utnyttja Microsoft 365-ekosystemet fullt ut.

FAQ om de bästa företagsintranäten

Vad gör ett företags intranät "bättre" än andra?

Ett intranät kan anses vara bättre när det effektivt förenklar och digitaliserar affärsprocesser och underlättar ditt dagliga arbete. Det ska stödja samarbete och kunskapsdelning, erbjuda en modern användarupplevelse som är tillgänglig från alla enheter och aktivt engagera kollegor genom verktyg för intern kommunikation och feedback.

Varför välja SharePoint Online för att skapa ditt intranät?

SharePoint Online är en komplett lösning som är integrerad i Microsoft 365-ekosystemet. Den erbjuder avancerade funktioner för innehållshantering, samarbete, säkerhet och processautomatisering, eliminerar kostnader och komplexitet som är typiska för lokala plattformar och anpassar sig lätt till organisationens ständigt föränderliga behov.

Hur utformar du ett effektivt intranät med SharePoint Online?

För att utforma ett effektivt intranät behöver du analysera de affärsprocesser som ska digitaliseras, involvera interna intressenter, strukturera webbplatser och behörigheter korrekt, anpassa gränssnittet efter varumärket och integrera användbara verktyg. En välplanerad adoptionsstrategi med utbildning och support är avgörande för att främja ett brett användande av plattformen.

Vad är intranet.ai och hur berikar det SharePoint Online?

intranet.ai är en färdig lösning som integreras inbyggt med SharePoint Online och utökar dess funktioner för dokumenthantering, intern kommunikation, avancerad sökning och medarbetarengagemang. Den är utformad för att minska tid och kostnader för implementering och håller uppdateringar och säkerhet i linje med Microsoft 365.

Vilka avancerade funktioner erbjuder intranet.ai?

Plattformen erbjuder verktyg för dokumentversionering, godkännande och elektronisk signering, visning av företagets organisationsschema, intelligent sökning med filter och förslag, publicering av riktade nyheter samt interaktion med kollegor genom undersökningar, stämningsmätare och anslagstavlor för förslag och feedback.

Vad kostar det att implementera ett intranät med intranet.ai?

Grundkostnaden för att använda plattformen är 3 650 euro per år. Detta inkluderar ett komplett intranät som är integrerat med SharePoint Online och omfattar över femtio färdiga funktioner som är utformade för att förbättra produktivitet och intern kommunikation.

Vilka konkreta fördelar ger ett bra intranät?

Ett bra intranät hjälper dig att minska ledtider, förenkla hanteringen av dina dagliga uppgifter, förbättra åtkomsten till information, stimulera samarbete och känslan av tillhörighet samt erbjuda en digital miljö som ligger i linje med företagets identitet och kollegornas behov.