Intranätet FAQ-sidor: varför är företags-FAQ:er användbara?

Intranätet FAQ-sidor: vad de är och varför du behöver dem

Intranätet är ett samarbetsutrymme som syftar till att förenkla åtkomsten till företagets resurser, dokument, tjänster och applikationer.

Om det är väl utformat fungerar det som ett nav för intern samverkan och gör det möjligt för varje avdelning att dela kunskap och filer som är användbara för sin personal.

Centraliseringen av denna information är mycket viktig, eftersom användarna, i stället för att använda otaliga kommunikationskanaler, bara behöver besöka intranätets sidor för att snabbt hitta innehållet och svaren de behöver.

Det är här FAQ-sidor kommer in i bilden.

I företagskontexten skapas FAQ just i syfte att förklara regler och rutiner som ofta skapar förvirring, särskilt bland nyanställda eller efter en organisatorisk förändring. Till skillnad från FAQ på en offentlig webbplats samlar interna FAQ vanligtvis frågor om:

• semester och ledighet
• säkerhetspolicyer
• förmåner och välfärdsinitiativ på företaget
• användning av arbetsverktyg (digitala och icke-digitala)

De riktar sig inte till externa kunder utan har fokus på företagets dynamik och behoven hos dem som arbetar där. De utgör därför ett verktyg som, om det hålls uppdaterat och inte lämnas åt sitt öde, kan bidra aktivt till en organisations tillväxt.

De kan till exempel stödja processer som onboarding genom att förbättra kollegornas upplevelse, eller hjälpa till att minska risken för olyckor som beror på bristande kunskap om maskiner, miljöer eller beteenden som bör följas.

Att ha ett centraliserat FAQ-arkiv i intranätet gör det möjligt att standardisera språk och arbetssätt och säkerställer för alla tillgång till en enda officiell informationskälla.

Att vårda en FAQ-sektion innebär att ta tillvara det interna kunnandet: färre fel och mindre tid att leta efter svar, vilket leder till ett smidigare arbetsflöde och större självständighet för medarbetarna.

Du ska dock inte tro att företagets FAQ är ett arkiv med standardsvar.

Den här sektionen är inte bara en enkel lista med information, slängd ihop lite hur som helst; den är i stället en grundläggande del av den moderna digitala arbetsplatsen som kan ge precisa svar på användarnas frågor och komplettera dem med de mest relevanta resurserna och dokumenten för att förstå i detalj de mest efterfrågade ämnena i företaget.

Bara så säkerställer FAQ-sidorna flest fördelar.

För det första skapas en mekanism för omedelbar konsultation som lättar arbetsbördan för avdelningar som HR och IT.

När vanliga frågor besvaras i ett centraliserat område kan människor orientera sig på egen hand utan att nödvändigtvis behöva kontakta, varje gång, kontaktpersonerna i varje avdelning. Det betyder också att de som hanterar interna tjänster kan fokusera energin på mer komplexa uppgifter och låta FAQ täcka de mest återkommande informationsbehoven.

För det andra möjliggör FAQ en mer utbredd spridning av policyer och procedurer.

Med en tydlig sammanfattning av innehållet kan de hjälpa alla i företaget att lära sig hur varje formulär fylls i, hur det som föreskrivs i interna policyer omsätts i praktiken och hur företagets enheter används på bästa sätt utan att kompromissa med säkerheten.

En tredje viktig punkt är att FAQ-sektionen ger kontinuerlig synlighet kring de ämnen som skapar mest förvirring. Som en följd får organisationen värdefulla insikter för att förbättra den interna kommunikationen, uppdatera innehållet som görs tillgängligt på intranätet eller utöka sin kunskapsbas med nya resurser för fördjupning.

 

 

Men vilka är egenskaperna hos en väl utformad FAQ-sektion?

Låt oss börja med att säga att det här området ska garantera omedelbar användbarhet och tydlig presentation. Därför är det bäst att använda ett informativt, enkelt och praktiskt språk, så att du kan ta del av informationen utan att riskera att få ännu fler frågor.

Ett annat råd är att använda korta rubriker för frågorna, kompletterade med en mer detaljerad förklaring i svaren. På så sätt förenklas navigeringen och du kan exakt identifiera den information du letar efter.

Även ögat vill ha sitt, så avsätt lite tid för att erbjuda slutanvändarna en genomtänkt layout. En sektion med en alltför lång lista med frågor kan bli mycket spretig, så överväg att dela upp frågorna på flera sidor eller i kategorier, särskilt när olika typer av ämnen behandlas.

Kom ihåg att målet är att minska söktiden.

Att klassificera frågorna efter företagsfunktion (som HR, IT, ekonomi) eller efter ämne (förmåner, säkerhet, tjänsteresor) gör informationen mer tillgänglig och enkel att konsultera. Om en användare vill läsa om rutinerna för semesterhantering kan personen gå direkt till den dedikerade kategorin i stället för att rulla igenom långa stycken med irrelevant innehåll.

För att ytterligare förbättra användarupplevelsen kan du införa filter för att avgränsa visningen utifrån specifika ämnen eller innehållstyper.

Om ett företag redan använder ett intranät baserat på SharePoint Online kan du integrera funktioner som indexerar dessa filter, så att FAQ-innehållet kan hittas via den globala sökningen.

Men många andra funktioner kan implementeras för att förenkla informationssökningen, eller så finns de redan integrerade i FAQ-sidorna i intranet.ai.

Ett system för Favoriter gör det till exempel möjligt att spara de mest användbara FAQ:erna och nå dem direkt från intranätets startsida. På samma sätt gör närvaron av analytiska insikter att företaget kan övervaka i realtid vilka frågor som konsulteras mest, vilka luckor som ännu inte är täckta och vilka framväxande trender som finns.

Allt detta bidrar till att skapa en mycket effektiv företagskunskapsbas där varje användare kan hitta den information som behövs på några sekunder för att utföra sina arbetsuppgifter.

Företags-FAQ i intranätet: bästa praxis för implementering

För att skapa en bra FAQ-sektion behöver du en planering som involverar ansvariga för varje avdelning. Du behöver därför fastställa en metod för att identifiera de vanligaste frågorna och ordna ett system för kontinuerlig uppdatering av innehållet, alltid med stöd av tillgänglig teknik. I den här artikeln ligger fokus främst på företagsintranätet baserat på SharePoint Online och Microsoft 365.

Det första steget är analysen av alla tänkbara frågor som uppstår i det dagliga arbetet. I det här skedet bör du involvera de mest efterfrågade avdelningarna, som HR och IT, eftersom de vanligtvis får majoriteten av medarbetarnas frågor.

Men du ska inte förbise andra avdelningar, som ekonomi eller juridik, eftersom varje område kan behöva hantera specifika och komplexa rutiner som är svåra att ta till sig.

När den första listan med frågor är sammanställd är det lämpligt att se om de kan grupperas i huvudteman, som ”ledighet och semester”, ”säkerhetspolicys” eller ”onboardingprocesser”. Denna kartläggning ger en tydligare bild av vilket innehåll som ska organiseras i FAQ-sektionen och hjälper dig att avgöra om det ska hanteras på en enda sida eller delas upp i flera kategoriserade undersidor.

Som nämnts ska innehållet skrivas på ett tillgängligt språk. Användning av facktermer eller termer som är specifika för en enskild avdelning bör undvikas så långt det är möjligt, eller i alla fall alltid åtföljas av korta, förklarande beskrivningar så att alla användare kan ta del av svaren.

När det gäller svaren bör de vara kortfattade, exakta och praktiska.

För att skapa FAQ kan du därför följa en process i 6 steg:

1. Insamling av frågor: skapa en första lista genom intervjuer eller interna enkätundersökningar för att identifiera de vanligaste frågorna.
   
   
2. Tematisk organisering: definiera kategorier och underkategorier, och undvik att skapa för många hierarkinivåer.
   
   
3. Framtagning av svar: ge tydliga förklaringar och inkludera vid behov länkar eller hänvisningar till officiella dokument, rutiner eller supportkontakter.
   
   
4. Granskning och validering: be kontaktpersonerna i varje avdelning att kontrollera riktighet och fullständighet i de FAQ som rör deras område.
   
   
5. Publicering i intranätet: lägg upp innehållet på dedikerade sidor i SharePoint eller liknande plattformar och konfigurera alternativ för sökning och kategorisering.
   
   
6. Feedback: samla in kommentarer och förslag och gör ändringar i innehållet utifrån kollegornas verkliga behov.
   
   

När dessa innehållssidor är skrivna kan du inte glömma bort dem och lämna dem åt framtiden: FAQ ska alltid återspegla det aktuella läget för interna processer och gällande policys. Om reglerna därför ändras eller nya rutiner införs behöver den motsvarande sektionen uppdateras utan dröjsmål.

För att säkerställa att frågor och svar är alltid uppdaterade kan det vara bra att fastställa en periodicitet där varje avdelning kontrollerar publicerad information. På så sätt skapar du granskningscykler som gör det möjligt att korrigera eller komplettera FAQ utifrån eventuella interna nyheter.

 

 

Abbiamo già detto che una sezione FAQ ben organizzata non deve essere solo un archivio di risposte statiche, ma uno strumento dinamico, capace di integrarsi perfettamente con un ecosistema come quello di Microsoft 365. La possibilità di connettere strumenti come SharePoint, Teams e Power Automate può trasformare la gestione delle domande in un processo più interattivo e capace di mantenersi aggiornato in autonomia.

Prendiamo SharePoint Online: questa piattaforma rappresenta il fulcro della gestione documentale nella intranet. Creare pagine dedicate alle FAQ consente di organizzare le informazioni facilitando la consultazione da parte degli utenti.

Grazie a una sezione comprimibile, le domande possono essere suddivise per argomento, garantendo così una migliore navigazione. Inoltre, il sistema può evidenziare automaticamente le FAQ più consultate, rendendo subito accessibili i temi di maggiore interesse.

Se SharePoint offre la struttura, Microsoft Teams aggiunge l'interazione.

Con Teams, infatti, è possibile aggiungere le FAQ a un canale (se sono ospitate su un sito SharePoint) oppure integrare un bot costruito con Power Virtual Agents, o applicazioni di terze parti, in grado di rispondere alle domande su cui è stato addestrato.

Inoltre, possiamo usare la funzionalità Domande e Risposte (Q&A) per gestire le FAQ in tempo reale durante una riunione e permettere ai partecipanti di condividere eventuali dubbi, fare suggerimenti o proporre nuove idee senza interrompere l'intervento dei colleghi.

 

Q&A-funktionen i Microsoft Teams

 

Det som gör allt ännu mer effektivt är automatisering.

Med Power Automate kan företaget minska den manuella arbetsbördan och säkerställa att varje ändring kommuniceras i tid till de som ansvarar för kunskapsbasen och därmed för FAQ-sidorna.

Varje gång en ny fråga publiceras eller uppdateras kan systemet skicka en automatisk avisering i Teams. Vi specificerar dock att detta bara kan ske om en preliminär konfiguration har gjorts med Power Automate och om FAQ-lagringen finns i en kompatibel miljö, till exempel en lista eller ett dokumentbibliotek i SharePoint.

Dessutom gör Power Automate det möjligt att få periodiska rapporter för att analysera vilka FAQ som konsulteras oftast och vilka som är mindre användbara, vilket gör att du kontinuerligt kan förfina innehållet.

Vid behov kan du också konfigurera ett godkännandeflöde så att varje ny FAQ granskas av en referent innan den publiceras.

Förutom de ”traditionella” verktygen i Microsoft-sviten, som vi just listade, är det värt att även titta på de nya produkter som håller på att etablera sig i företag och som kan bidra till att skapa dina FAQ-sidor.

Vi börjar med Copilot, AI-assistenten som är integrerad i Microsoft 365-apparna.

För företags-FAQ kan Copilot analysera användarnas frågor och ge relevanta svar genom att hämta från organisationens omfattande uppsättning dokument och interna data. Till exempel, om en kollega söker information om en specifik procedur kan Copilot vägleda personen till det mest relevanta innehållet utan att tid går förlorad i sökningar.

Power Virtual Agents, som nämndes nyss, är användbart för att skapa intelligenta chatbotar utan kod.

Genom att integrera en chatbot i FAQ-avsnittet kan användarna ställa frågor på naturligt språk och få svar baserade på de data som delades med boten under dess träning. På så sätt slipper du skrolla igenom hela avsnittet för att hitta den information du behöver. En användare kan till exempel ställa en fråga som: "Hur kan jag begära ledighet?" och chatboten skulle direkt tillhandahålla den detaljerade proceduren.

 

Använd Copilot för att skriva svar i chatten

 

Vi avslutar den här översikten med ytterligare två verktyg som kan komplettera, men inte ersätta, en dedikerad lösning för hantering av företags-FAQ: Microsoft Sway och Microsoft Forms.

Microsoft Sway är ett verktyg som är utformat för att skapa visuella och interaktiva presentationer och kan användas för att göra FAQ-sektionen mer engagerande, till exempel genom att inkludera förklarande videor eller infografik om en ny företagsriktlinje.

FAQ-sidor som presenteras med Sway förblir dock statiska och erbjuder inte snabb sökning eller automatisk uppdatering, till skillnad från mer lämpliga verktyg som en SharePoint-lista eller en chatbot.

Microsoft Forms låter dig däremot inte visa FAQ direkt, men kan vara användbart för att samla in återkommande frågor från användare eller feedback om tydligheten i informationen som tillhandahålls i intranätet. Det kan också användas för att skapa korta frågesporter baserade på FAQ, för att kontrollera förståelsen av innehållet.

Intranet.ai-lösningen för att skapa smarta FAQ-sidor

Avsnittet för FAQ i ett intranät baserat på SharePoint Online kan ta ett tydligt kvalitetskliv tack vare de lösningar som intranet.ai erbjuder, med målet att skapa en intuitiv och interaktiv upplevelse genom att integrera de funktioner vårt team har utvecklat för informationssökning, dataanalys och uppgiftshantering, även med inbyggd artificiell intelligens.

Våra FAQ-sidor är utformade för att lyfta det kunskapskapital som redan finns i ditt företag och göra det till en resurs som alla kollegor kan använda. Bland de utmärkande delarna märks förmågan att centralisera informationen som berör flera avdelningar i ett enda gränssnitt. Och det är inte allt.

 

Översikt över en FAQ-sida skapad med intranet.ai

 

De FAQ-sidor som skapats med intranet.ai-lösningen vägleder dig på ett tydligt sätt: frågorna är kategoriserade efter ämne eller funktionsområde, vilket optimerar konsultationen.

Med en design utformad för tillgänglighet har sidstrukturen ordnade listor som är lätta att skrolla igenom, med möjlighet att expandera det enskilda svaret eller att följa länkar till eventuella fördjupningar, som interna dokument eller referenskontakter.

En ytterligare styrka är möjligheten att spara de mest användbara svaren för ditt arbete bland Favoriter. Det är en viktig funktion för dig som behöver konsultera samma rutiner flera gånger eller vill ha instruktioner för en specifik arbetsuppgift nära till hands.

Tack vare integrationen med Avancerad sökning kan du använda nyckelord eller fraser på naturligt språk för att få de mest relevanta uppgifterna från vårt AI-baserade söksystem. Det är användbart när du inte känner till kategorin för din fråga eller när innehållet uppdateras ofta och sökindexen alltid måste vara synkroniserade med de senaste versionerna.

Denna integration gör det också möjligt att utnyttja avancerade algoritmer för att koppla din sökfråga till alla relaterade resurser som finns på intranätet: inte bara svaret i FAQ, utan även fördjupningssidor, dokument, meddelanden och kontakter i Personregistret.

Resultatet är ett system för tvärgående navigering som låter dig interagera effektivt med den stora mängden data som finns lagrad i intranätet och i den integrerade digitala arbetsplatsen, från ett enda gränssnitt.

 

Detaljer för Avancerad sökning i intranet.ais SharePoint-intranät

 

En annan integration som är värd att nämna är den med Intranet Analytics, den komponent vi har utvecklat för att kunna analysera användningsdata för intranätet, och övervinna begränsningarna i SharePoint och dess sidor, inklusive FAQ.

Företag kan få dynamiska rapporter, baserade på Power BI, med värdefulla insikter om vilka frågor som visas mest, toppar i användning under vissa perioder och eventuella områden som är sämre täckta av det aktuella innehållet.

Slutligen gör den artificiella intelligensen som är integrerad i intranet.ai-lösningen att du snabbt kan skapa nya FAQ genom att hämta information direkt från företagets dokument.

Det är en metod som kombinerar användningen av avancerad språkteknik med den interna kunskapen i den enskilda organisationen för att ge svar som alltid är uppdaterade, i linje med företagets policyer och verkligen användbara för kollegorna.

 

Analys av sökdata i intranet.ai:s SharePoint-intranät

 

Här är alltså hur företagets FAQ, utformade enligt kriterierna och kunskapen från våra experter, utgör ett komplett ekosystem som kan centralisera de mest efterfrågade uppgifterna, underlätta utbytet av uppdateringar och se till att även funktioner för dataanalys kan bidra till att lätta arbetsbördan för varje avdelning.

Inte bara en enkel samling frågor, för att knyta an till början, utan ett kunskapsnätverk genom vilket det blir möjligt att förbättra samarbetet och självständigheten för alla medarbetare, från den nyanställde till den mest erfarne chefen.

FAQ om företagets FAQ-sidor på intranätet

Vad är företagets vanliga frågor?

Företagets vanliga frågor är samlingar av återkommande frågor som är utformade för att förenkla åtkomsten till intern information genom att klargöra frågor om regler, processer, verktyg och arbetssätt. Till skillnad från vanliga frågor som riktas till kunder är dessa exklusivt för medarbetare och syftar till att förbättra förståelsen för det dagliga företagsarbetet. FAQ-sidorna i intranet.ai, integrerade med SharePoint Online, gör att du kan strukturera informationen på ett tillgängligt, ordnat och interaktivt sätt.

Varför är det användbart att integrera vanliga frågor i företagets intranät?

Att integrera vanliga frågor i företagets intranät gör det möjligt att centralisera den mest efterfrågade informationen, minska förfrågningar till HR- och IT-team och öka medarbetarnas självständighet. Vanliga frågor i intranet.ai erbjuder avancerade funktioner som kategorisering, favoriter och integration med intelligent sökning, vilket gör upplevelsen enkel och effektiv.

Vilka ämnen bör interna vanliga frågor täcka?

Interna vanliga frågor tar upp återkommande teman i arbetslivet, till exempel semester, ledigheter, förmåner, säkerhet och användning av företagets verktyg. FAQ-sidorna i intranet.ai gör det möjligt att presentera denna information på ett ordnat och lättillgängligt sätt, kopplat till dokument, kontakter och interna resurser.

Vilka egenskaper ska en bra sektion för vanliga frågor i intranätet ha?

En bra sektion för vanliga frågor ska vara tydlig, tillgänglig och lätt att använda. Vanliga frågor i intranet.ai använder ett enkelt språk, en ordnad visuell struktur och funktioner för att expandera svar, kategorisering per ämne eller avdelning samt direkta länkar till fördjupningar.

Vilka verktyg kan du använda för att hantera vanliga frågor i intranätet?

SharePoint Online, Teams, Power Automate, Copilot och Power Virtual Agents är idealiska verktyg för att skapa, hantera och uppdatera företagets vanliga frågor. Vanliga frågor i intranet.ai integrerar dessa tekniker för att erbjuda en komplett, interaktiv och alltid uppdaterad upplevelse.

Hur håller du en sektion för vanliga frågor uppdaterad?

Du behöver planera regelbundna granskningscykler av företagsansvariga så att vanliga frågor återspeglar de senaste processerna och policys. Vanliga frågor i intranet.ai kan integreras med Power Automate för att automatisera ändringsaviseringar och underlätta den kontinuerliga innehållshanteringen.

Hur kan du analysera användningen av vanliga frågor i intranätet?

Med verktyg som Intranet Analytics och Power BI gör vanliga frågor i intranet.ai det möjligt att övervaka de mest visade frågorna, toppar i användning och områden som är sämre täckta. Dessa data hjälper dig att förbättra kvaliteten och relevansen i den publicerade informationen.

Finns det avancerade funktioner för att förbättra upplevelsen av vanliga frågor?

Ja. Vanliga frågor i intranet.ai inkluderar avancerade funktioner som intelligent sökning med AI, favoriter, dynamisk kategorisering, länkar till interna resurser och avancerad analys. Tack vare integrationen med Copilot och Power Virtual Agents kan användare få relevanta svar även när de använder naturligt språk.