Företagsutbildning: Hur man hanterar den med Microsoft 365

Företagsutbildning: fördelar och typer

Man slutar aldrig lära sig, säger ett känt talesätt, och denna sanning är ännu tydligare i affärsvärlden. Endast de som investerar i sin egen fortbildning kan utvecklas och säkra en blomstrande yrkeskarriär.

Företagsutbildning är dock inte bara ett mål, utan en strategisk pelare genom vilken man kontinuerligt kan utveckla och förnya interna färdigheter och anpassa dem till en ständigt föränderlig marknad och organisatoriska mål.

Vi talar inte bara om att skaffa sig tekniska färdigheter: ur ett företags synvinkel innebär investeringar i utbildning att förbättra varje medarbetares prestation och därmed öka teamens produktivitet och investera i deras tillväxt.

Ur arbetstagarens synvinkel bidrar utbildning till att öka förtroendet för den egna rollen och hålla motivationen uppe när det gäller att bidra till tillväxten i ett företag där den egna kompetensen kan förbättras. Av just denna anledning är det mindre sannolikt attpersoner som får kvalitetsutbildning i sitt eget företag söker sig någon annanstans.

Låt oss därför titta på hur vi kan erbjuda medarbetarna den bästa utbildningsupplevelsen, och börja med den första frågan som ett företag kan ställa sig: Vilka typer av utbildning finns det för närvarande?

Vi sammanfattar dem i följande tabell.

 

Företagsutbildning: huvudtyper

 

Olika typer av företagsutbildning	Beskrivning av utbildning
Teknisk	Detta är den vanligaste typen av utbildning och fokuserar på specifika färdigheter som är relaterade till det dagliga arbetet, t.ex. användning av företagets programvara, maskiner eller rutiner.
Transversal	Denna typ av utbildning syftar till att utveckla så kallade "mjuka färdigheter", bland annat effektiv kommunikation, konflikthantering och problemlösning.
Online	Det här är en flexibel utbildningsform som gör att kurser och uppdateringar kan genomföras under hektiska arbetsdagar.
Personlig utbildning	Mer traditionell utbildningsform, t.ex. i klassrum eller på arbetsplatsen.
Ledarskapsfokuserad	Program som är inriktade på att utbilda framtida chefer, utformade för att förbereda utvalda talanger för roller med större ansvar, ge dem de verktyg de behöver för att leda ett team och fatta strategiska beslut.

 

Så låt oss gå vidare till den andra frågan: Hur du implementerar var och en av dessa typer av utbildning i ditt företag och fördjupar dig i de lösningar som rekommenderas av våra experter.

 

Företagsutbildning: verktyg för implementering

 

Olika typer av företagsutbildning	Rekommenderade lösningar
Teknisk	Plattformar som Microsoft Viva Learning, Moodle eller LinkedIn Learning ger tillgång till tekniskt utbildningsinnehåll, inklusive anpassat innehåll. intranet.ai:s Microlearning gör det möjligt att omvandla företagsdokument till engagerande och lättlästa kurser. Simuleringsprogram som MATLAB och AutoCAD gör det möjligt att utbilda medarbetare i användningen av maskiner och programvara. Verktyg som Microsoft Teams, Zoom eller Webex möjliggör interaktiva sessioner där branschexperter kan dela med sig av sina kunskaper. System som Cornerstone OnDemand eller SAP SuccessFactors hjälper till att organisera, spåra och anpassa utbildning med moduler som är specifika för olika tekniker. Applikationer som Udemy for Business eller Coursera for Teams ger tillgång till företagsrekommenderade kurser via mobilen.
Transversal	Plattformar för e-learning, t.ex. LinkedIn Learning, Udemy for Business och Coursera eller Microsoft Viva Learning. Verktyg för samarbete och teambuilding, t.ex. Microsoft Teams och Slack, som kan främja samarbete och feedback i realtid. Verktyg som MentorcliQ eller Chronus underlättar skapandet av strukturerade mentorprogram och främjar utvecklingen av interpersonella färdigheter och ledarskapsförmåga genom direkt erfarenhet. Spelifieringsplattformar som Kahoot! eller Quizizz omvandlar lärande till en interaktiv upplevelse som förbättrar konflikthantering och teamwork. Microsoft Forms är användbart för att samla in åsikter om specifika kurser eller utbildningsaktiviteter, medan Culture Amp och 15Five gör det möjligt att bedöma kollegornas mjuka färdigheter och identifiera möjliga förbättringsområden. Workshops och webbseminarier via Zoom och Microsoft Teams är idealiska för att engagera företagspubliken i utbildningstillfällen där kommunikation och deltagande står i centrum. LMS-system som SAP SuccessFactors eller Cornerstone integrerar skräddarsydda utbildningar i mjuka färdigheter som kan tilldelas baserat på medarbetarnas roller och aktiviteter.
Online	Verktyg som Microsoft Viva Learning och företagsintranät baserat på SharePoint Online möjliggör centraliserat utbildningsinnehåll som skapas av företaget eller tillhandahålls av externa leverantörer. Med intranet.ai:s Microlearning kan komplexa dokument omvandlas till utbildningsinnehåll som är lätt att ta till sig, exportera i SCORM-format eller dela i stora företagsappar som Microsoft Teams eller Viva Learning. Microsoft Teams och Zoom är mångsidiga verktyg för att organisera synkrona utbildningssessioner, medan GoToWebinar kan användas för att hantera stora evenemang med avancerade analys- och rapporteringsalternativ. Förutom de tidigare nämnda Kahoot! och Quizizz hjälper Articulate 360 till att skapa interaktiva e-learningkurser, inklusive element av simulering och gamification. Thinkific och Teachable är verktyg för att skapa on-demand-kurser, med möjlighet att inkludera videor, frågesporter och diskussionsområden.
Personlig utbildning	Interaktiva whiteboards från Microsoft Whiteboard eller Promethean ger utmärkt stöd för klassrumsutbildning, tillsammans med interaktiva svarssystem som Kahoot! Verktyg för utbildning på arbetsplatsen, t.ex. mentorskaps- och skuggprogram, kan kombineras med programvara för att övervaka framsteg via plattformar som Trello eller Asana.
Ledarskapsfokuserad	Skräddarsydda coachningssessioner är idealiska för att hjälpa deltagarna att identifiera sina styrkor och förbättringsområden, med fokus på färdigheter som beslutsfattande och teamledning, och kan kompletteras med mentorprogram som innebär att man skuggar erfarna ledare. Plattformar som LinkedIn Learning eller Microsoft Viva Learning erbjuder verifierade utbildningsvägar som är inriktade på ledarskap. Microsoft Forms gör det enkelt att skapa, distribuera och analysera formulär för kompetensbedömning. Dessa kan paras ihop med tester för att mäta varje individs ledarskapsförmåga, som baseras på verktyg som Myers-Briggs eller DISC-profilen. Viva Engage underlättar diskussionen mellan chefer och nya ledare genom funktioner som tematiska communities och live streaming-evenemang.

Hur man skapar en plan för företagsutbildning

Det blir tydligt att en välstruktureradutbildningsplan för företaget är nyckeln till att optimera investeringarna i organisationens interna kompetens.

Skapandet av en sådan plan börjar alltid med en behovsanalys. Varje företag bör faktiskt förstå vilka luckor som finns och vilken prioritet som bör ges till var och en av dessa för att skapa ett verkligt effektivt utbildningserbjudande.

Dessa behov kan identifieras genom:

• enkäter som distribueras till kollegor
• intervjuer med ledare för affärsteam
• analys av enskilda avdelningars resultat

När de största bristerna har identifierats måste målen för utbildningsplanen definieras. Dessa mål måste naturligtvis vara relaterade till företagets och medarbetarnas tillväxt, och några exempel kan vara att förbättra tidshanteringen, minska antalet fel i den dagliga verksamheten eller öka medarbetarnas tillfredsställelse.

Det viktiga är att man i slutändan har tydliga, specifika och mätbara mål.

Nästa steg är att välja utbildningsmetoder, vilket beror på de mål och prioriteringar som identifierats tidigare.

Vissa färdigheter kan enkelt förvärvas genom onlinekurser, medan andra kan kräva ett mer praktiskt tillvägagångssätt, vilket kan innebära mentorskap eller coachning på arbetsplatsen.

Låt oss tänka på en utbildningsplan som utformats för säljteamet på ett e-handelsföretag. Organisationen kanske inser att avdelningen lider av vissa kritiska problem, bland annat svårigheter med tidshantering och en konverteringsgrad för föreslagna kontrakt på 15 procent (betydligt lägre än branschgenomsnittet på 25 procent).

Baserat på dessa uppgifter kan företaget besluta sig för att skapa en riktad utbildning för säljteamet.

 

Därför är det nödvändigt att först förstå orsakerna till svårigheterna.

Genom en enkät till teammedlemmarna kan det visa sig att många av dem har svårt att använda företagets CRM-system. Dessutom kan en intervju med chefen bekräfta att säljarna ofta fokuserar på icke-prioriterade uppgifter och att detta tar värdefull tid från deras förhandlingsarbete.

Utifrån denna analys framträder tydligt förbättringsområden och mål som utbildningsplanen ska baseras på. Genom att formulera målen på rätt sätt kan planen bidra till att öka konverteringsgraden med 10 procentenheter inom en sexmånadersperiod och minska den genomsnittliga tiden det tar att sluta ett avtal från 7 till 4 dagar.

Här följer ett exempel på hur man kan tillämpa de olika interna utbildningsmetoderna på planen i fråga:

• Teknisk utbildning: en onlinekurs om CRM för företag, inklusive praktiska övningar.
  
  
• Utveckling av mjuka färdigheter: anordnande av en tvådagars workshop om tidshantering och förhandling.
  
  
• Utbildning på arbetsplatsen: skugga en mer erfaren mentor under förhandlingarna för att öva på det man lärt sig och omedelbart rätta till eventuella felaktigheter.
  
  

I det här läget kan företaget besluta att strukturera utbildningsplanen i tre faser, som ska spridas över en tvåmånadersperiod.

 

Exempel på en intern utbildningsplan

 

Tidslinje för internutbildning	Planerade aktiviteter och mål
Vecka 1-2	Säljteamet deltar i en e-learningkurs om företagets CRM-system och ägnar en timme om dagen åt utbildning och övningar för att befästa de tekniska kunskaper som förvärvats.
Vecka 3	En workshop i klassrum anordnas med fokus på att förbättra förhandlingsteknik och tidshantering.
Vecka 4-8	Säljarna paras ihop med en mentor för att förbättra förhandlingshanteringen och får omedelbar feedback.

Kursen genomförs via Microsoft Viva Learning, vilket gör det möjligt för teamledaren att övervaka framsteg och deadlines i realtid. Workshopen, å andra sidan, äger rum på företaget och bör genomföras av en specialiserad extern utbildare.

 

Microsoft Viva Learning-gränssnitt

För att säkerställa att planen är effektiv bör det finnas utvärderingsaktiviteter för varje fas, både under utbildningen (genom frågesporter och rollspel) och efteråt (genom en analys av försäljningsmätvärden) för att mäta utbildningsplanens inverkan när det gäller avtalskonvertering och avslut.

Intern företagsutbildning: Vad skiljer det från extern utbildning?

Intern utbildning har många fördelar jämfört med sin motsvarighet som hanteras av yrkesverksamma utanför organisationen, även om det innebär några ytterligare frågor som inte bör underskattas.

Men låt oss börja med fördelarna.

En av de viktigaste är att den är lyhörd för de verkliga behoven hos de personer som ingår i företaget, och att man försöker erbjuda en personlig praktisk lösning i form av övningar, workshops och resurser som är inriktade på bästa praxis och användningsfall.

Den här aspekten skiljer den från vissa typer av extern utbildning, där ett mer akademiskt fokus gör att upplevelsen blir bredare och ibland alltför teoretisk. Internutbildning är därför särskilt användbar för att lära sig att hantera de dagliga utmaningar som ens kollegor ställs inför, både professionellt och på andra sätt.

En annan fördel är att kontinuiteten garanteras. Internutbildning gör det möjligt att utveckla en utvecklingsväg som är skräddarsydd för arbetstagarna, som därmed är mer benägna att stanna kvar i ett företag som investerar i deras yrkeskarriär.

Men som sagt, en utbildningsväg som uteslutande hanteras inom ett företag har vissa problem. Först och främst är det bristen på objektivitet.

Eftersom materialet skapas av företaget självt kan utbildningsupplevelsen bli begränsad och mindre objektiv, vilket leder till en snävare syn på de verkliga problem som förhindrar att optimal prestanda upprätthålls.

Här väljer alltså många organisationer att ta ett hybridgrepp på utbildningen, det vill säga att komplettera sina egna resurser och kurser med innehåll som erbjuds av externa leverantörer och med stöd av externa utbildare som kan bidra med en opartisk synvinkel.

intranet.ai-teamet erbjuder specifika konsultationer för att hjälpa företag att optimera sin användning av Microsoft-teknik, hjälpa användare att förbättra produktiviteten i sina dagliga arbetsappar och skapa en digital arbetsplats som verkligen uppfyller deras behov.

Förutom utbildningstillfällen med livestreaming tillhandahåller vi färdigt innehåll som är utformat för att lära ut hur man använder Microsoft 365-appar varje dag, tillsammans med funktionerna i den nyligen integrerade artificiella intelligensen: Microsoft 365 Copilot.

Genom en kombination av båda metoderna för utbildning - intern och extern - kan alla företag bidra till att utveckla sina talanger och lägga den nödvändiga grunden för hållbar tillväxt, bland annat genom att anlita specialiserade externa medarbetare.

Företagsutbildningsplan: exempel på implementering med Microsoft 365

Som vi har sett i den här korta översikten börjar alla företagsutbildningsprogram alltid med att identifiera behov, vilket innebär att identifiera de luckor som skadar produktiviteten i enskilda team.

Microsoft 365, som är en professionell produktivitets- och kommunikationssvit, erbjuder viktiga verktyg för att förbättra företagets utbildningsupplevelse genom att omvandla feedback från kollegor till konkreta åtgärder som kan inkluderas i ens plan.

 

Rekommenderade kurser baserade på personliga intressen i Microsoft Viva Learning

Efter att ha identifierat vilka färdigheter som saknas eller behöver förstärkas kan företaget gå vidare med att skapa innehåll och distribuera relevant utbildningsmaterial för varje medarbetare. Innehållet kan skapas i en mängd olika format - från onlinekurser tillklassrumssessioner, som vi har sett, till nyare lösningar som Viva Learning's Learning Paths.

Dessa är anpassade utbildningsvägar som gör det möjligt att organisera utbildningsinnehåll som valts ut av företaget i en logisk sekvens. Learning Paths kan också integrera kurser och resurser från olika plattformar, t.ex. företagets intranät, baserat på SharePoint Online, för att centralisera utbildningsupplevelsen.

Med den här lösningen är det möjligt att spåra förvärvade färdigheter, identifiera områden som fortfarande behöver förbättras och spåra måluppfyllelse, allt inom Microsoft 365-ekosystemet.

 

Skapa en inlärningsväg i Microsoft Viva Learning

Självklart måste rätt format väljas för den aktuella situationen.

Utbildning på arbetsplatsen eller genom mentorskap är ett lämpligt alternativ för att utveckla tekniska färdigheter med vägledning av mer erfarna utbildare och kollegor. För mer teoretisk kunskap eller mer strukturerade färdigheter är onlinekurser, som kan användas via Microsoft Teams och Viva Learning, ett gångbart alternativ eftersom de gör det möjligt att integrera livesessioner med innehåll på begäran, vilket tillgodoser behovet av större flexibilitet.

Slutligen får man inte glömma att involvera kollegorna så att deras utbildning blir framgångsrik. I detta avseende uppmuntrar Microsofts applikationer till att skapa en samarbetsmiljö där resursdelning, kunskapsutbyte och dialog blir centrala delar av utbildningen.

En stjärnapplikation här är Microsoft Teams, som kan användas för att stimulera en konversation under kurserna, så att deltagarna kan utbyta idéer, frågor och svar. Teams kan också bli en plattform för att leverera liveutbildningar för att främja diskussioner och organisera gruppmöten under eller efter kurserna.

 

Förenkla åtkomsten till utbildningsinnehåll i Microsoft Teams

När man har kommit till en viss punkt i utbildningen är det nödvändigt att utvärdera de framsteg som var och en har gjort. Microsoft Viva Learning gör det möjligt att integrera frågesporter och frågor under eller i slutet av de moduler som utgör en kurs, för att bedöma nivån på förståelsen av de ämnen som omfattas.

Förutom att mäta individuella framsteg är det också nödvändigt att se till att utbildningsresurserna är lättillgängliga och alltid uppdaterade: därför är det nödvändigt att centralisera och organisera material effektivt. Med SharePoint Online kan företag till exempel skapa ett område på sitt intranät med utbildningsmaterial, som kan delas upp efter ämne eller avdelning som de riktar sig till.

SharePoint är också en utmärkt plattform för att hantera internutbildning eftersom den integreras med de övriga Microsoft 365-applikationerna, inklusive de tidigare nämnda Teams och Viva Learning.

Integrationen mellan SharePoint och Teams ger i synnerhet bättre tillgänglighet. Innehåll kan inte bara delas i grupper och chattar, utan push-meddelanden kan integreras för att varna specifika användare eller hela företagets publik om publicering av nytt innehåll.

 

Träningsområde på intranätet i SharePoint Online

Men låt oss titta närmare på hur du kan använda de verktyg som Microsoft 365 erbjuder för att hantera och implementera en utbildningsplan för företag, med några praktiska exempel.

 

 

1. Onboarding-utbildning med Teams och SharePoint

 

Låt oss föreställa oss ett företag som genomför ett introduktionsprogram för nyanställda. Med hjälp av Microsoft Teams kan företaget skapa en särskild kanal bara för introduktion, där informationsmaterial (företagets uppdrag, interna policyer, roller etc.) laddas upp. På så sätt kan nya kollegor när som helst ta del av innehållet utan att behöva slösa tid på att söka efter den information de behöver för att komma igång.

SharePoint kan å andra sidan användas för att centralisera onboarding-relaterade dokument, så att de som just har börjat på företaget enkelt kan komma åt resurser, vanliga frågor och eventuella guider som är specifika för deras roll.

Med möjligheten att skapa en särskild SharePoint-webbplats kan företaget organisera material efter avdelning, vilket gör upplevelsen ännu mer personlig.

 

 

2. Uppdatering av färdigheter med Viva Learning

Ett annat användningsområde är utbildning under pågående process, där repetitionskurser sticker ut. Med Viva Learning kan ett företag skapa anpassade utbildningsvägar baserat på rollerna och behoven hos de medlemmar som ingår i ett team.

Medlemmar i säljteamet kan till exempel få tillgång till kurser i avancerad säljteknik för att hantera komplexa förhandlingar eller invändningshantering för att bli bättre på att svara på alla möjliga kundfrågor. Dessutom gör plattformen det möjligt att kombinera intern och extern utbildning genom att sammanföra kurser som utvecklats av företaget eller dess partners.

 

 

3. Coachning och mentorskap med Teams och Viva Engage

Ett företag kan använda Teams för att organisera en-till-en-sessioner, där arbetstagaren och den tilldelade mentorn har möjlighet att diskutera de mål som ska uppnås i slutet av utbildningen och hur man ska gå vidare för att bäst utveckla de färdigheter som krävs.

Dessutom kan användningen av Viva Engage främja skapandet av en inlärningsgemenskap, där information, erfarenheter och resurser kan delas genom funktioner som är typiska för sociala medier och därför mer engagerande än traditionella kommunikationsformer.

 

 

4. Spåra resultat med formulär och Power BI

Ett företag som erbjuder utbildning i regelefterlevnad kan använda Microsoft Forms för att samla in feedback från deltagarna i slutet av kursen. Användarna kan dela med sig av sina åsikter om kvaliteten på det innehåll som gjorts tillgängligt och hur det levererades, vilket bidrar till att förbättra företagets utbildningserbjudanden.

Därefter kan nyckeltal som rör förbättrad efterlevnad, t.ex. färre fel i hanteringen av personuppgifter eller ökad rapportering av incidenter på arbetsplatsen, spåras via Power BI, vilket ger cheferna en analys av kursernas effekter.

 

 

5. Chefsutbildning med SharePoint och Teams

När det gäller utbildning av chefer på företag kan en särskild kurs i ledarskapsutveckling skapas genom att utnyttja kombinationen av SharePoint och Teams. Cheferna kan sedan få tillgång till kurser och delta i live-webbseminarier via Teams och sedan konsultera fördjupade resurser på SharePoint-webbplatsen som är kopplad till gruppen.

FAQ om företagsutbildning

Vad är företagsutbildning?

Företagsutbildning är en strategisk process som syftar till att utveckla och uppdatera medarbetarnas färdigheter för att anpassa dem till marknadens krav och organisationens mål. Denna metod bidrar till att förbättra individuell och kollektiv prestation, vilket främjar företagets övergripande tillväxt.

Vilka är fördelarna med företagsutbildning?

Företagsutbildning förbättrar medarbetarnas prestationer, ökar teamets produktivitet, stärker motivation och arbetsnöjdhet, minskar personalomsättning och främjar en företagskultur centrerad på innovation.

Vilka är de huvudsakliga typerna av företagsutbildning?

De huvudsakliga typerna inkluderar teknisk utbildning, som fokuserar på rollspecifika färdigheter; beteendeträning, som utvecklar mjuka färdigheter som kommunikation och ledarskap; obligatorisk utbildning, som täcker reglerings- och säkerhetsaspekter; och ledarskapsutbildning, som syftar till att förbättra ledning och samordningsförmågor.

Hur skapar man en effektiv plan för företagsutbildning?

För att utveckla en effektiv plan är det nödvändigt att analysera utbildningsbehoven genom att identifiera nödvändiga färdigheter, definiera tydliga och mätbara mål, välja lämpliga inlärningsmetoder som klassrums- eller onlineutbildning, planera aktiviteter och resurser samt utvärdera resultaten genom deltagarfeedback och framstegsövervakning.

Vad är skillnaden mellan intern och extern utbildning?

Intern utbildning hanteras direkt av företaget och använder ofta interna resurser och kompetenser, medan extern utbildning förlitar sig på professionella eller specialiserade organisationer. Valet beror på komplexiteten i de nödvändiga färdigheterna och företagets tillgängliga resurser.

Hur kan Microsoft 365 stödja företagsutbildning?

Microsoft 365 stödjer företagsutbildning med verktyg som Microsoft Teams, som möjliggör organisering av online-sessioner och främjar samarbete, och SharePoint, som möjliggör skapande och central delning av utbildningsmaterial. Dessutom gör funktioner som Microlearning från intranet.ai det möjligt att integrera utbildningssnuttar direkt i företagets intranät, vilket säkerställer kontinuerligt och integrerat lärande.