SaaS-intranät: vad det är och skillnader mot on-prem

Vad är ett SaaS-intranät

SaaS-tjänsten är en cloud computing-tjänst som innebär att tjänster levereras via internet. Med ett SaaS-intranät (Software as a Service) installeras inte programvaran lokalt i företagets interna nätverk, utan tillhandahålls av en leverantör.

Innan vi går in på detaljer, låt oss ta ett steg tillbaka för att förstå hur konceptet företagsintranät har utvecklats under de senaste åren och därmed vilken betydelse SaaS-modellen har.

Begreppet "intranät" etablerades under 1990-talet, när företag började införa interna nätverk för att underlätta utbyte av information och dokument.

Till en början var dessa system utformade som enkla filarkiv och samlingar av statiska sidor, tillgängliga endast för kontorspersonal, ofta med ett gränssnitt som var svårt att använda och saknade interaktiva funktioner.

Med tiden ökade behovet av mer samarbete, vilket ledde till integrationen av mer dynamiska verktyg, som till exempel diskussionsforum, områden reserverade för olika avdelningar och funktioner för delning, även med externa användare.

Successivt har intranätet berikats med applikationer, och tillhandahållit kompletta HR-plattformar eller system för dokumenthantering, tills det blev ett komplett ekosystem för att hantera dagliga aktiviteter.

Utmaningen blev sedan att garantera snabb åtkomst till innehåll utan att kompromissa med informationssäkerheten eller användarvänligheten för alla medarbetare, inklusive dem som arbetar på distans eller mobilt.

Denna moderniseringsprocess har fått stöd av cloud computing, som erbjuder skalbara infrastrukturer och tjänster som levereras via internet. I detta sammanhang passar modellen Software as a Service (SaaS), där infrastrukturen finns på leverantörens servrar och görs tillgänglig för ett företags personal via nätverket.

Det finns flera skäl till att allt fler organisationer väljer SaaS-modellen.

Först och främst behöver du inte längre sätta upp fysiska servrar på plats eller köpa traditionella licenser, vilket leder till en minskning av kostnader och tid för setup.

Dessutom gör leverantörernas kontinuerliga förbättringar att du alltid har en uppdaterad och säker tjänst, utan att belasta interna IT-team, som på detta sätt kan undvika att investera sin tid och energi i underhåll av föråldrade system.

Många samarbetsplattformar, inklusive de i ekosystemet Microsoft 365, visar på giltigheten av denna metod: företaget behöver inte längre installera och hantera varje komponent lokalt, utan får istället tillgång till en enhetlig miljö av applikationer och tjänster redo att använda.

SaaS-intranätet förenar alltså logiken i molnet med behovet av att ha en intern hubb där du kan samla, organisera och dela företagets resurser. Det är en portal som är tillgänglig via webben eller genom dedikerade appar, och som centraliserar information, dokument, kommunikation och affärsprocesser utan att kräva kostsamma installationer på plats.

Bland de grundläggande egenskaperna i denna lösning finns flexibilitet och skalbarhet, eftersom det är möjligt att anpassa resurser och funktionalitet efter organisationens utveckling.

Det finns också tillgänglighet, eftersom plattformen ligger i molnet och är åtkomlig var som helst så länge en internetanslutning finns tillgänglig. Slutligen är det viktigt att betona komponenten för automatisk uppdatering: det är tjänsteleverantören som ansvarar för att släppa säkerhetspatchar och nödvändiga förbättringar för att hålla sin lösning uppdaterad och konkurrenskraftig, regelbundet.

SaaS-intranät vs intranät On-Premise​

Företag som vill modernisera sin arbetsmiljö och optimera kostnader och hanteringstid ställs ofta inför dilemmat att välja mellan ett SaaS-intranät och att behålla eller konfigurera en lokal lösning.

Jämförelse mellan SaaS-intranät och On-Premise-lösning för företagsintranätet

Att förstå skillnaderna när det gäller arkitektur, kostnader, skalbarhet och uppdateringsmetoder är det som behövs för att fatta ett välgrundat beslut. Därför har vi sammanfattat i tabellen nedan hur dessa två typer av företagsintranät beter sig beroende på vilken specifik egenskap du vill uppfylla.

SaaS-intranät: riktlinjer för utvärdering

Övergången till en SaaS-intranätmodell innebär en viktig förändring som påverkar både den tekniska och den organisatoriska sfären. Innan du påbörjar denna resa är det därför nödvändigt att noggrant utvärdera fördelarna och de möjliga utmaningarna samt att definiera tydliga kriterier för valet av leverantör.

Ett av de mest attraktiva elementen med en SaaS-lösning är utan tvekan möjligheten att aktivera ett nytt intranät på mycket kortare tid jämfört med on-premise-lösningar. Detta eftersom det inte behövs några dedikerade servrar eller traditionella mjukvarulicenser: plattformen finns i molnet och är redo att användas.

Denna snabbhet leder till en kortare implementeringstid, eftersom medarbetarna kan börja använda intranätets samarbets- och delningsfunktioner omedelbart.

Denna distributionsmodell har också en positiv ekonomisk effekt.

Kostnaderna för att hantera den lokala infrastrukturen försvinner och ersätts av en återkommande avgift som beräknas utifrån antalet användare och funktioner. Avsaknaden av investeringar i permanenta licenser och hårdvaruutrustning gör det därför möjligt att planera de operativa kostnaderna mer exakt.

Molnbaserade plattformar garanterar dessutom hög tillgänglighet på alla enheter som är anslutna till internet. Detta är särskilt viktigt för organisationer med flera kontor eller som arbetar i hybrida miljöer. Intranätet blir därmed ett digitalt nav alltid inom räckhåll, där du kan hitta dokument, följa uppdateringar och interagera med kollegor var du än befinner dig.

Som redan nämnts, i fallet med ett SaaS-intranät, släpper leverantörerna regelbundet patchar och nya funktioner utan att kräva direkta insatser från företagets IT-avdelning.

Denna kontinuerliga uppdatering gör det möjligt att hålla systemet uppdaterat och i linje med branschens bästa praxis. Organisationer behöver inte längre hantera interna releasecykler och kan därmed undvika risken att bli kvar i föråldrade och sårbara versioner.

Naturligtvis skulle vår analys inte vara fullständig utan att nämna de möjliga nackdelarna som varje företag bör överväga.

För det första sker åtkomsten till SaaS-intranätet helt online, vilket innebär att tjänstens tillgänglighet är beroende av en stabil internetanslutning.

Vid driftstörningar eller begränsad bandbredd kan användarna uppleva svårigheter med att få tillgång till innehåll och utföra sina uppgifter.

Vissa leverantörer erbjuder offlinemöjligheter för att minska denna risk, men det är ändå lämpligt att utvärdera kvaliteten och stabiliteten på nätverksinfrastrukturen innan du antar en fullständig molnlösning.

När det gäller säkerheten, även om en stor del av ansvaret för infrastrukturen ligger hos leverantören, är det fortfarande viktigt att korrekt konfigurera åtkomstnivåer, övervaka användningen och säkerställa att plattformen uppfyller gällande regelverk.

I många fall är det lämpligt att ingå specifika avtal med leverantören för att fastställa rutiner för databehandling och notifiering vid eventuella överträdelser.

Det är också klokt att genomföra regelbundna kontroller av datastyrningspolicyn för att säkerställa att inga sårbarheter uppstår till följd av fel i kontokonfigurationen eller felaktig informationsklassificering.

Slutligen måste du agera aktivt när det gäller utbildning av personalen.

Att anta ett SaaS-intranät handlar inte bara om att införa ny programvara utan innebär ofta en översyn av interna processer samt av etablerade samarbetsmetoder.

Vissa kollegor kan föredra mer traditionella verktyg och visa motstånd mot att arbeta i ett utrymme som intranätet. Därför blir det nödvändigt att förbereda en utbildnings- och kommunikationsplan som tydligt visar fördelarna med den nya plattformen och ger praktiska instruktioner om hur du bäst använder dess funktioner.

Nu när vi har sett för- och nackdelarna med att anta ett SaaS-intranät, låt oss titta närmare på de kriterier som ligger till grund för detta val.

Det första är kravanalysen, från storlek till budget och prioriteringar.

Du måste förstå hur många användare som kommer att använda intranätet, hur mycket data plattformen måste hantera och vilka funktioner som är oumbärliga.

Samtidigt är det viktigt att fastställa en budget och en prioriteringsskala: om datasäkerhet är centralt kan det vara lämpligt att välja en leverantör som garanterar specifika certifieringar eller erbjuder ytterligare revisionstjänster.

På SaaS-marknaden finns det många intranätplattformar som skiljer sig åt i design, applikationsutbud, integrationsnivå med sviter som Microsoft 365 och prismodeller.

Du bör därför noggrant utvärdera användarvänligheten i gränssnittet, närvaron av en avancerad sökmotor och tillgången till integrationer med verktyg som redan används i organisationen.

Slutligen måste du överväga migreringsprocessen och planera den noggrant för att minimera besvär och avbrott.

Innan du flyttar data till molnet är det klokt att kategorisera innehållet (offentligt, konfidentiellt, historiskt) och fastställa tydliga procedurer för att rensa eller arkivera information som inte längre behövs.

Samtidigt är det lämpligt att definiera en autentiserings- och profilstrategi för användarna genom att koppla det nya systemet till företagets katalog om en sådan finns.

Ur processynpunkt kan dessutom vissa manuella eller föråldrade operationer omvandlas till automatiserade arbetsflöden genom att utnyttja funktionerna i SaaS-plattformen.

Vi har hittills pratat om lösningar som kan verka komplexa, särskilt om företaget som vill genomföra denna migreringsprocess eller anta ett välstrukturerat SaaS-intranät inte har tillräckliga tekniska resurser.

Om det är fallet kan vilket företag som helst alltid dra nytta av de tjänster som erbjuds av erfarna konsulter som de som utgör teamet på intranet.ai, som har flera decenniers erfarenhet av att utveckla, implementera och hantera digitala arbetsmiljöer och intranät baserade på Microsoft 365 och SharePoint Online.

Detta leder oss till att prata om Microsoft 365-familjen, som inkluderar några av de bästa produkterna på marknaden för att anta ett modernt och anpassat SaaS-intranät.

SaaS-intranät: rollen för Microsoft 365-teknologin

Microsoft 365 presenterar sig som en svit av molntjänster som är utformade för att stödja samarbete och produktivitet. Inom denna svit finns applikationer som Outlook, Word, Excel och PowerPoint tillsammans med mer avancerade plattformar för kommunikation och samarbete, skapade för att underlätta informationsutbyte och hantering av aktiviteter mellan team och olika kontor.

Till skillnad från traditionella programvarupaket som installeras lokalt följer Microsoft 365 modellen Software as a Service, där uppdateringar och underhåll av infrastrukturen hanteras direkt av Microsoft.

På så sätt får företag tillgång till ett ständigt uppdaterat verktygspaket utan att behöva genomföra komplicerade tekniska ingrepp. Resultatet är en integrerad miljö där e-post, kalender och delade filer samexisterar med kommunikationskanaler i realtid och dokumenthanteringssystem.

Inom Microsoft 365-familjen finns det två produkter som spelar en nyckelroll i att bygga ett SaaS-intranät: SharePoint Online och Microsoft Teams.

SharePoint Online är lösningen för att skapa företagswebbplatser (som intranät och extranät), innehållssidor och dokumentbibliotek, vilket gör det möjligt för varje avdelning att ha sina egna utrymmen där de kan dela och organisera relevant information. Plattformen hanterar filversioner, spårar ändringar och automatiserar arbetsflöden samt integreras naturligt med applikationer som OneDrive och Power Automate.

Som en referenspunkt för innehållshantering och samarbete inom organisationer, särskilt i Online-versionen jämfört med On-Premise-versionen av de skäl som vi har nämnt, erbjuder SharePoint en anpassningsbar och skalbar infrastruktur för att skapa ett SaaS-intranät.

En av de mest uppskattade funktionerna i SharePoint Online är möjligheten att skapa moderna företagswebbplatser där varje team eller avdelning kan ha ett dedikerat utrymme som kan innehålla:

• Informationssidor för att dela nyheter, interna meddelanden eller projektuppdateringar;
• Dokumentbibliotek organiserade efter kategori, med intuitiva strukturer som gör det enklare att navigera och komma åt filer;
• Interaktiva webbdelskomponenter som delade kalendrar, aktivitetslistor och dynamiska diagram som förbättrar användarupplevelsen och centraliserar den viktigaste informationen.

SharePoint Online är en av de mest avancerade plattformarna för att hantera innehåll och dokument, och erbjuder funktioner som är utformade för att optimera arbetsflöden, såsom automatisk versionshantering som gör att du kan få tillgång till en alltid uppdaterad historik över alla filversioner som du arbetar med tillsammans med kollegor, samt behörighetskontroll genom detaljerade rättighetsinställningar.

Vid det här laget bör det betonas att SharePoint Online och SharePoint On-Premise erbjuder olika metoder för innehållshantering och företags­samarbete.

Den molnbaserade versionen utmärker sig genom skalbarhet, användarvänlighet och automatiska uppdateringar som tillhandahålls direkt av Microsoft. Å andra sidan har vi SharePoint On-Premise, som ger full kontroll över infrastruktur och data.

När det gäller anpassning tillåter On-Premise-miljön större flexibilitet jämfört med molnversionen. Denna version kräver dock betydande resurser för serverhantering, manuell uppdatering och säkerhetsövervakning.

Låt oss titta närmare på skillnaderna mellan dessa två versioner i följande tabell.

Den inbyggda integrationen mellan SharePoint Onlines intranät och övriga Microsofts molnapplikationer gör det möjligt för företag att få en komplett SaaS-intranätlösning för att digitalisera alla interna processer, utan att lägga denna tunga arbetsbörda på det interna IT-teamet och utan behov av stora investeringar i tid, resurser och energi för att skapa och hantera den underliggande infrastrukturen.

Det är därför viktigt att komma ihåg att SharePoint Onlines intranät integreras sömlöst med lösningar som:

• Planner, för att hantera projektledning, organisera gemensamma aktiviteter, tilldela uppgifter och följa deadlines. Det kan integreras i Microsoft Teams.
  
  
• Power Automate, för att automatisera arbetsflöden. Inom SharePoint-intranätet kan du automatisera processer som dokumentgodkännande, aviseringar och hantering av interna förfrågningar.
  
  
• Power BI, för att samla in och analysera data om intranätets användning och bädda in dynamiska instrumentpaneler på portalens sidor.
  
  
• Viva Engage, för att skapa eller berika företagets sociala nätverk genom att föra in de mest intressanta konversationerna och inläggen från de interna communities i intranätet.
  
  
• Copilot, den virtuella produktivitetsassistenten som kan föreslå förbättringar, automatisera repetitiva uppgifter och förenkla hanteringen av innehåll, dokument och processer i intranätet.
  
  

Att välja Microsoft 365 som grund för ett SaaS-intranät ger därför många fördelar för företag av alla storlekar.

För det första stöds den operativa kontinuiteten av globalt distribuerade datacenter med höga säkerhets- och tillgänglighetsstandarder. Dessutom får du tillgång till nya funktioner genom uppdateringar från Microsoft, utan att IT-avdelningen behöver planera migreringar.

En annan viktig aspekt handlar om konsekvent användarupplevelse: alla applikationer, från SharePoint till Teams, delar ett enhetligt gränssnitt och ett centraliserat autentiseringssystem, vilket gör inlärningskurvan snabb för befintlig personal och onboarding-processen enkel för nya kollegor.

Slutligen gör Microsoft 365 det enkelt att integrera tredjepartslösningar eller skapa anpassade komponenter med low-code, tack vare integrationen med Power Apps och Power Automate.

På så sätt förvandlas intranätet till en "enkel åtkomstpunkt" där användarna kan hitta alla verktyg de behöver för att utföra sina uppgifter på bästa sätt, tack vare ett enhetligt gränssnitt som ger omedelbar åtkomst till deras favoritappar.

Vad är ett SaaS-intranät?

Ett SaaS-intranät är en molnbaserad företagsplattform som du kan nå via internet. Den gör det möjligt för medarbetare att dela information, samarbeta och hantera dokument utan att behöva installera eller underhålla fysiska servrar.

Vilka är fördelarna med ett SaaS-intranät jämfört med ett on-premise?

Ett SaaS-intranät minskar IT-underhållskostnaderna, garanterar automatiska uppdateringar, erbjuder omedelbar skalbarhet och gör det möjligt att komma åt plattformen från vilken internetansluten enhet som helst.

Vilka företag bör välja ett SaaS-intranät?

Företag med flera kontor, distribuerade team, växande verksamheter och organisationer som använder hybrid- eller distansarbete har störst nytta av ett SaaS-intranät.

Vilka är nackdelarna med ett SaaS-intranät?

Ett SaaS-intranät är beroende av internetanslutning, erbjuder begränsad kontroll över infrastrukturen jämfört med ett on-premise och kräver att säkerhetspolicys hanteras korrekt.

Är det möjligt att integrera ett SaaS-intranät med Microsoft 365?

Ja, ett SaaS-intranät kan integreras med Microsoft 365 och använda verktyg som SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner och Power Automate för att förbättra samarbetet och dokumenthanteringen.

Är ett SaaS-intranät säkert?

Säkerheten beror på den leverantör du väljer. De bästa erbjuder avancerad kryptering, multifaktorautentisering och efterlevnadscertifieringar, medan företaget måste hantera behörigheter och åtkomst på ett effektivt sätt.

Vilka kostnader innebär ett SaaS-intranät?

Ett SaaS-intranät baseras på en månads- eller årsabonnemangsmodell som beror på antalet användare och de funktioner som behövs, vilket eliminerar behovet av initiala investeringar i hårdvara och licenser.

Hur går migreringen från ett on-premise-intranät till ett SaaS-intranät till?

Migreringen börjar med en analys av företagets krav, val av leverantör, datarensning, integration med befintliga system och utbildning av användare för att säkerställa ett effektivt införande.

Vilka Microsoft-verktyg kan användas för att skapa ett SaaS-intranät?

Microsoft 365 erbjuder verktyg som SharePoint Online för dokumenthantering, Teams för samarbete, OneDrive för lagring, Power Automate för automatisering och Power BI för dataanalys.

Vilka kriterier bör du använda för att välja den bästa leverantören av SaaS-intranät?

En bra leverantör bör garantera hög säkerhetsnivå, integration med befintliga företagsverktyg, skalbarhet, konkurrenskraftiga kostnader och pålitlig teknisk support.