SharePoint och Teams: alla möjliga integrationer

Du vet säkert att alla verktyg i Microsoft 365-sviten numera är oumbärliga för alla digitala arbetsmiljöer med självaktning. Men vet du hur du kan integrera dem för att förbättra din produktivitet ännu mer?

I den här artikeln kommer vi att titta på hur du kan integrera SharePoint med Microsoft Teams. Vi kommer att fördjupa oss i hur man integrerar en SharePoint-webbplats med en Teams-grupp, hur man bäddar in en SharePoint-lista i Teams-appen och hur man gör integrationen mellan SharePoint och Teams smidigare med anpassade automationer.

SharePoint vs Teams: två sidor av samma mynt?

Microsoft erbjuder en rad olika verktyg som är utformade för att förenkla den dagliga verksamheten inom en organisation. Inom Microsoft 365-sviten spelar SharePoint Online och Microsoft Teams en central roll för att möjliggöra bättre kommunikation och samarbete mellan kollegor.

SharePoint möjliggör skapandet av moderna webbplatser, detaljerad innehålls- och dokumenthantering samt digitalisering av företagsarkiv med specifika funktioner för varje steg i ett dokuments livscykel (utformning, redigering, godkännande, distribution och arkivering).

Microsoft Teams behöver ingen närmare presentation: någon gång har du säkert haft tillfälle att använda flaggskeppsappen för affärskommunikation. Med sina möten, videosamtal och chatt är det omöjligt att inte ha de två små blå männen med sin omisskännliga lilla fyrkant med ett vitt T framför ögonen.

Det är dock inte få som blandar ihop användningsområdena för dessa två plattformar just på grund av de funktioner som de erbjuder för att förenkla kommunikation och samarbete i realtid. Så här är en tabell som kort sammanfattar när du behöver använda SharePoint och Microsoft Teams.

Så å ena sidan har vi en plattform som gör det möjligt för oss att skapa riktat innehåll för företagsmålgrupper, å andra sidan har vi den perfekta appen för samarbete i realtid med kollegor.

Med Teams kan vi skapa dynamiska arbetsgrupper och med SharePoint kan vi hantera åtkomstbehörigheter och lagra delade dokument på ett säkert, enkelt och välorganiserat sätt.

Men vad händer när dessa två applikationer integreras? Låt oss ta reda på det tillsammans.

Så här skapar du en SharePoint-webbplats med Microsoft Teams

Den första typen av integration mellan SharePoint och Teams involverar grupper och teamwebbplatser.

En Microsoft Teams-grupp är ett samarbetsutrymme som i själva verket ansluter till en eller flera SharePoint-webbplatser. Specifikt talar vi om teamwebbplatser.

Det innebär att när en Teams-grupp skapas, skapas automatiskt en teamwebbplats på SharePoint. Här sparas och lagras alla filer som delas i den länkade Teams-gruppen.

Men det är inte allt.

Varje Microsoft Teams-grupp kan delas in i kanaler, som inte är något annat än mindre grupper inom en huvudgrupp. Marknadsföringsgruppen kan till exempel behöva kanaler som är dedikerade till specifika produkter eller händelser för att bättre samordna sina medlemmars aktiviteter.

Det finns dock inte bara en kanaltyp i Microsoft Teams, utan tre. Och var och en av dessa typer motsvarar en annan anslutning till SharePoint:

• Standardkanal = en mapp med delade filer skapas på den SharePoint-webbplats som ärkopplad tillhuvudgruppen.
• Privat kanal = en ny SharePoint-webbplats skapas, helt fristående från den webbplats som är kopplad till huvudgruppen.
• Delad kanal = en fristående SharePoint-webbplats skapas, precis som för privata kanaler.

På detta sätt kommer varje grupp och kanal att ha sitt eget samarbetsutrymme inom SharePoint Online för att kunna spara, lagra och samarbeta om projektdokument utan att förlora dem i det allmänna kommunikationsflödet.

Du kanske undrar om det är möjligt att arbeta i motsatt riktning, det vill säga om det finns en möjlighet att skapa en grupp på Teams från SharePoint. Svaret är ja, MEN.

Det är enkelt. Men inte automatiskt.

För att skapa en grupp i Microsoft Teams med samma personer som du delar en teamsite med på SharePoint måste du använda kommandot "Add Microsoft Teams" längst ner till vänster på SharePoint-webbplatsens startsida.

Om den omisskännliga Teams-ikonen visas i navigeringsfältet på din SharePoint-webbplats, så är det så: den ikonen är snabb åtkomst till den relevanta gruppen i Microsoft Teams-appen.

Integrera SharePoint med Teams:
Så här lägger du till SharePoint-listor i Teams-appen

I Microsoft-universumet är en lista en samling data som hjälper till att organisera ett brett spektrum av information på ett flexibelt sätt. En lista består alltid av två element:

1. Kolumner, som innehåller metadata.
2. Rader, som innehåller de värden som är relaterade till de metadata som matats in.

Metadata används för att gruppera, kategorisera och spåra information som är av intresse för oss.

Låt oss ta exemplet med en kontaktlista.

I varje rad hittar vi namnen på personer som är av intresse för oss, t.ex. personer som är involverade i ett initiativ eller projekt. I varje kolumn hittar vi dock metadata, t.ex. det företag där de kontakter som lagts till i listan arbetar eller den roll de spelar.

Dessutom är det möjligt att länka filer som kalkylblad eller dokument till varje objekt i en lista för att ge ytterligare detaljer.

SharePoint från Microsoft 365 har specifika funktioner som gör det till den perfekta plattformen för att samla in och katalogisera alla typer av data. Bland dessa funktioner hittar vi möjligheten att skapa listor och dokumentbibliotek.

I synnerhet kan SharePoint-webbdelar konfigureras för att lägga till listor som kontakter, men också meddelanden, projektuppgifter, snabblänkar och mer till intranätsidor eller till en viss teamwebbplats.

Men det vi är intresserade av idag är möjligheten att infoga listor som flikar inom Microsoft Teams. Faktum är att vi kan lägga till en lista, ett dokumentbibliotek och till och med en SharePoint-webbplatssida som en snabblänk i Teams-appen.

För att göra detta klickar du helt enkelt på "+" i den övre navigeringsfliken, väljer SharePoint och väljer det objekt som ska infogas.

Lägg till en ny flik till en Teams-grupp

Lägg till en SharePoint-lista eller dokumentbibliotek som en flik i Teams

Det är viktigt att vi kan integrera en lista från teamwebbplatsen som är länkad till vår Teams-grupp eller en lista från någon annan SharePoint-webbplats som vi har tillgång till.

Detta gör att vi snabbt kan komma åt användbart innehåll som intranätsidor (den SharePoint-kommunikationswebbplats som vänder sig till hela organisationen).

Slutligen gör integrationen mellan Microsoft 365-verktygen att vi kan redigera SharePoint-listor och -sidor direkt från Teams. Här läggs alltså till de kommunikationsfunktioner i realtid som är typiska för SharePoint Online innehållshantering.

Inte illa för lagarbete, eller hur?

För att avsluta kapitlet rekommenderar vi att du läser vår artikel tillägnad Microsoft Lists.

Detta är en Microsoft 365-applikation som utökar funktionaliteten för att skapa SharePoint-listor och stärker integrationen med Microsoft Teams. Kolla in artikeln för att ta reda på hur SharePoint Online-listor har utvecklats och hur du använder den här nya lösningen för att förbättra samarbetet med kollegor ännu mer.

Integrera SharePoint med Teams:
Så här automatiserar du processer

Power Automate. Ett av de mest populära verktygen för företag runt om i världen, tillsammans med Microsoft Excel. Men vad gör det egentligen?

I ett nötskal försöker det uppnå samma mål som alla Microsoft-applikationer, det vill säga att förenkla vårt arbete, och det gör det genom att skapa arbetsflöden i lågkodläge. Detta innebär att alla användare har möjlighet att bygga och implementera automatisering, utan färdigheter i att skriva kod.

Power Automate-arbetsflöden är användbara för att effektivisera processer med lågt värde, till exempel att skicka ett e-postmeddelande till en kollega varje gång ett dokument godkänns.

Den tredje integrationen mellan SharePoint och Teams involverar Power Automate-automatiseringar.

Användningsfallen kan vara oändliga, men låt oss tänka tillbaka på exemplet just nu: processen för att godkänna ett dokument. Så här utvecklas godkännandeprocessen när den hanteras av ett Power Automate-flöde som kopplar samman SharePoint-bibliotek med Teams-grupper på företaget:

1. Välj en fil från en SharePoint-webbplats.
2. Starta godkännandet med Approvalsapp. I det inskickade formuläret kan vi ange alla relevanta uppgifter om filen och ange listan över personer vars godkännande krävs. Därefter skickar Power Automate ett aviseringsmeddelande i de Teams-grupper som är involverade i processen.
3. Om filen har godkänts sättsstatusen "Godkänd" automatiskt i SharePoint-biblioteket därdokumentet lagras.

Med integrationen mellan SharePoint och Teams via Power Automate ersätts otaliga manuella åtgärder med en snabb process. Den tid som sparas kan läggas på betydligt mer strategiska aktiviteter.

Så här kommer du åt SharePoint-webbplatser från Teams-appen

Vi har kommit till den sista typen av integration mellan SharePoint Online och Microsoft Teams. Vi pratar om möjligheten att skapa snabb åtkomst till en SharePoint-webbplats i Teams-appen, samtidigt som du behåller navigationskontexten för den senare.

Faktum är att du kan lägga till en ikon i sidofältet i Microsoft Teams-appen för att nå den anslutna SharePoint-webbplatsen utan att gå in i SharePoint Online-miljön.

Detta möjliggörs av Viva Connections, modulen i Microsoft Viva-sviten som gör det möjligt att komma åt intranät eller annat SharePoint-webbplatsinnehåll från Microsoft Teams.

Administratörsanvändare har möjlighet att fästa Viva Connections-applikationen till vänster sidofält och därmed låta kollegorna få tillgång till en anpassningsbar instrumentpanel som samlar resurser från den integrerade SharePoint-webbplatsen.

Snabb åtkomst till SharePoint-intranätet från Microsoft Teams

Förutom intranätet, som är den SharePoint-webbplats som är mest intressant för företagets målgrupp, kan vi besluta att integrera åtkomst till utbildningsportalen.

På så sätt kommer användarna att kunna använda Microsoft Teams som en enhetlig plattform för att kommunicera, samarbeta, hålla sig uppdaterade och lära sig nya färdigheter.

Hur integreras en SharePoint-webbplats med en Teams-grupp?

Varje gång en Teams-grupp skapas, skapas automatiskt en teamsida på SharePoint. Denna webbplats sparar och arkiverar alla filer som delas i den anslutna Teams-gruppen. Varje Teams-grupp kan ha olika kanaler (standard, privata, delade) som motsvarar olika sätt att skapa och hantera de associerade SharePoint-webbplatserna.

Hur lägger du till en SharePoint-lista till Teams-appen?

För att lägga till en SharePoint-lista i Teams-appen, klicka på “+” i den övre navigeringsfliken, välj SharePoint och välj det element som ska infogas. Du kan integrera en lista från teamsidan som är ansluten till Teams-gruppen eller en lista från en annan SharePoint-webbplats som du har tillgång till.

Hur automatiserar du processer mellan SharePoint och Teams?

Power Automate gör det möjligt att skapa automatiserade flöden för att optimera processer. Till exempel, för dokumentgodkännandeprocessen, kan du välja en fil från en SharePoint-webbplats, starta godkännandet med Approvals-appen, och Power Automate skickar en notifiering till de involverade Teams-grupperna. När dokumentet är godkänt, uppdateras dokumentstatusen automatiskt i SharePoint-biblioteket.

Hur får du tillgång till SharePoint-webbplatser från Teams-appen?

Det är möjligt att skapa snabb åtkomst till en SharePoint-webbplats i Teams-appen med hjälp av Viva Connections. Administratörer kan fästa Viva Connections-applikationen i den vänstra sidofältet i Teams, vilket gör det möjligt för användare att få tillgång till en anpassningsbar instrumentpanel med resurser från den integrerade SharePoint-webbplatsen.

Vad är skillnaden mellan SharePoint och Teams?

SharePoint är idealiskt för att skapa webbplatser, hantera innehåll och dokument, och digitalisera företagsarkiv med detaljerade kontroller. Teams är kommunikationsplattformen för chatt, videosamtal och möten. SharePoint är bättre lämpat för strukturerad lagring och dokumenthantering, medan Teams är perfekt för realtids-samarbete.