SharePoint Templates: exempel och anpassning

Vad är en site template i SharePoint Online

När du skapar en ny företagswebbplats erbjuder SharePoint Online ett urval av fördefinierade mallar för att aktivera en redan konfigurerad portal på bara några sekunder.

Till skillnad från de serverbaserade versionerna tillåter SharePoint Online även skapandet av helt anpassade templates, vilket gör det möjligt att definiera layouter, listor, teman och andra återanvändbara funktioner för att anpassa webbplatsen efter dina behov.

Det är också viktigt att notera att Microsoft regelbundet uppdaterar de fördefinierade mallarna som erbjuds för att digitalisera specifika affärsprocesser, som krishantering, evenemangsplanering eller skapande av portaler för marknadsföring eller HR-teamet.

Slutligen kan du lägga till mallar skapade från en befintlig webbplats, vilket replicerar dess struktur och konfiguration för att påskynda skapandet av nya portaler med samma design och funktionalitet.

De standardmallar som erbjuds av SharePoint är uppdelade i tre huvudsakliga kategorier:

• Gruppwebbplats
• Kommunikationswebbplats
• Hubbwebbplats

Varje kategori är utformad för att utföra specifika uppgifter, med funktioner och innehåll anpassat för det. En team site, till exempel, stödjer samarbetet och informationsutbytet mellan de personer som är involverade i ett projekt, medan kommunikationssidor, inklusive den framstående företagsintranätet, hjälper organisationen att centralisera internkommunikation samt tillgång till dokument, resurser och tjänster som är användbara för de anställda.

 

Gruppwebbplats eller kommunikationswebbplats?

Valet beror på vilka mål du vill uppnå.

Gruppwebbplatser är idealiska för att skapa portaler som är inriktade på samarbete, där personer som tillhör en avdelning eller ett team kan arbeta tillsammans med dokument, projekt och uppgifter.

Templates för att skapa en Gruppwebbplats innehåller därför funktioner som underlättar samarbete, samordning och informationsdelning, med inbyggd integration med Microsoft 365-applikationer som Planner och To Do för uppgiftshantering.

Du kan också dra nytta av avancerad sökning och versionshantering av dokument, till exempel för att snabbt återställa de senaste versionerna av delade filer.

 

Exempel på SharePoint template för en gruppwebbplats

 

Gruppwebbplatser är utformade för samarbete inom mindre team och arbetsgrupper, medan kommunikationswebbplatser, å andra sidan, är utformade för att centralisera företagets kommunikation och underlätta spridningen av nyheter, resurser och tjänster till en bredare publik än gruppwebbplatser. Kommunikationswebbplatser riktar sig vanligtvis till intern personal, som i fallet med företagets intranät, eller till partner och samarbetspartners, som i fallet med extranätet.

De templates (mallar) som finns tillgängliga för att skapa den här typen av webbplatser i SharePoint innehåller webbdelar utformade för att framhäva innehåll, såsom Hero-komponenter, och för att berika varje portal sida med videor, bilder och karuseller.

Bland de mest intressanta integrationerna med Microsoft 365 för en kommunikationswebbplats hittar du:

• Microsoft Stream, för att dela videor som handledningar, uppdateringar eller inspelningar av evenemang.

• Microsoft Yammer (eller Viva Engage), för att lägga till en social komponent till den interna kommunikationen. Du kan delta i diskussionerna i företagets communities, ställa frågor till kollegor och dela dina idéer.

• Microsoft Forms, för att samla in åsikter, preferenser och feedback.

 

Exempel på SharePoint-template för en kommunikationswebbplats

Vad är SharePoint Hub sites

SharePoints hubbplatser är utformade för att koppla samman och organisera olika webbplatser genom att gruppera dem baserat på specifika projekt, avdelningar, kontor eller geografiska områden där företaget är verksamt. Med andra ord fungerar de som webbplatsaggregatorer och erbjuder funktioner för att:

• Tillämpa en konsekvent navigering och struktur mellan olika webbplatser.
• Samla sökresultat från anslutna webbplatser.
• Samla information om evenemang, nyheter eller aktiviteter från underwebbplatser.

Hubbplatser stöder dessutom flerspråkshantering, vilket gör det enklare att skapa portaler för organisationer med kontor och team på olika platser.

En ytterligare fördel med hubbplatser är möjligheten att använda delade webbdelar, såsom kalendrar eller anslagstavlor, som kan visas och uppdateras på alla anslutna webbplatser för att förbättra den övergripande användarupplevelsen.

SharePoint Templates: exempel på webbplatser att skapa

För att förenkla skapandet av företagsportaler tillhandahåller Microsoft ett galleri med förkonfigurerade mallar, som du kan komma åt via SharePoint Lookbook.

Dessa mallar innehåller layouter, webbdelar och innehåll som är utformade för att erbjuda en strukturerad bas att utgå från för att hantera specifika affärsaktiviteter, från kommunikation till utbildning och evenemangsplanering.

Konfigurerade med färdiga kodavsnitt och komponenter är mallarna flexibla och kan anpassas i detalj för att möta alla behov.

Faktum är att när du har valt en template kan du använda SharePoints anpassningsmöjligheter för att forma webbplatsen efter organisationens krav. Du kan till exempel tillämpa företagets färgpalett och logotyp på temat.

Innan vi fördjupar oss i hur du kan anpassa en SharePoint-webbplats, låt oss titta på några exempel på mallar som erbjuds av Microsoft och som uppskattas mycket av företag.

 

Välja en SharePoint template från Lookbook

Exempel på templates för kommunikationswebbplatser

Kommunikationswebbplatser i SharePoint är, som vi redan nämnt, den perfekta lösningen för att hantera en organisations kommunikation, oavsett om den riktar sig till en intern publik (som i fallet med företagsintranätet) eller till externa partners, kunder och samarbetspartner (som i fallet med en extranet).

Kommunikationswebbplatser är utformade för att dela nyheter, uppdateringar och resurser, och kännetecknas av en modern och tilltalande design, som ett skyltfönster som fångar användarens uppmärksamhet.

Nedan ser du några av de mest använda färdiga mallarna för att skapa denna typ av webbplatser baserade på SharePoint Online.

 

Avdelningswebbplats

Mallen används för att skapa en webbplats som är dedikerad till kommunikationen från en avdelning eller en fysisk kontorsplats. Genom att använda webbdelar som Nyheter och Dokument kan du lyfta fram teamets resultat, marknadsföra pågående initiativ och dela de senaste uppdateringarna, allt för att engagera en specifik grupp användare.

 

Mall för att skapa en SharePoint-avdelningswebbplats

Leadership Connection Site

Utformad för att främja kopplingen mellan ledningen och företagets team, kan denna mall integrera webbdelens funktion Samtal från Yammer (nu Viva Engage), genom vilken du kan sprida inlägg och innehåll från de communities som är dedikerade till organisationens nyheter, initiativ och strategier.

 

Mall för att skapa en SharePoint-webbplats dedikerad till kommunikation från ledningen

Onboardingswebbplats

Mallen som stöder processen för onboarding i företaget. Den tillhandahåller webbdelar som Snabblänkar för att du snabbt ska få tillgång till användbart material, Aktivitetslista för att följa stegen för att introducera ny personal och videoinnehåll från Microsoft Stream för att presentera mission, värderingar, organisationsschema och arbetsuppgifter.

 

Mall för att skapa en SharePoint-onboardingswebbplats

Webbplats för HR

Mallen för HR är utformad för att centralisera användbar information för medarbetare och förenkla åtkomsten till data och tjänster som rör lönebesked, förmåner och möjligheter till professionell utveckling. Den här template främjar därför kommunikationen mellan HR-avdelningen och företagets medarbetare genom funktioner som:

• Startsida som lyfter fram nyheter från HR.
• Sektioner för lönebesked och avtal som samlar information och länkar.
• Sektioner för utbildning och karriärmöjligheter, med direkt åtkomst från webbplatsen.
• Innehåll som kommunicerar företagets mission och stärker organisationskulturen.

 

Mall för att skapa en SharePoint-webbplats för HR-innehåll

Exempel på templates för gruppwebbplatser

Gruppwebbplatser som bygger på SharePoint används för att centralisera gemensamma resurser mellan medlemmarna i ett företags team. En av deras främsta egenskaper är möjligheten att kopplas till befintliga Microsoft 365-grupper, vilket utökar teamets digitala arbetsmiljö.

Den här integrationen gör det möjligt för teamet att komma åt delade resurser såsom en Outlook-postlåda, en kalender, ett OneNote-block eller de anslagstavlor som skapats i Planner.

Nedan går vi kort igenom de mest populära templates för dessa webbplatser.

 

Webbplats för projektledning

Den här mallen är utformad för att underlätta projektledning och erbjuder teamet ett utrymme för att dela relevanta detaljer och resurser.

Funktionerna inkluderar:

• att lyfta fram ofta använda resurser
• att dela nyheter och meddelanden med teammedlemmarna
• att automatiskt skicka påminnelser om deadlines
• att visa projektets framsteg i realtid
• att övervaka problem via en särskild lista

 

Mall för att skapa en SharePoint-webbplats för projektledning

Webbplats för att organisera evenemang

Mallen som fokuserar på samordning och planering av företagsevenemang, vilket förenklar informationsdelning och samordning, inte bara mellan arrangörerna utan också med den målgrupp du vill engagera.

Den här template kännetecknas därför av webbdelar som låter dig:

• hantera detaljer kring evenemangssamordning
• hantera publiceringsdatum, även automatiskt
• markera information om aktuella och tidigare evenemang
• använda den fördefinierade sidmallen med rapporter om framsteg
• använda den fördefinierade sidmallen med sammanfattningar av evenemang

 

Mall för att skapa en SharePoint-webbplats för att organisera evenemang

Teamets utbildningswebbplats

Denna template stöder utbildning och yrkesmässig utveckling för medlemmar i en grupp, såsom en avdelning eller ett specifikt företagsteam. Mallen innehåller webbdelar, sidor och innehåll för att:

• lyfta fram lärandestigar
• samordna direktsända utbildningsevenemang
• skapa ett gemensamt arkiv för resurser
• sprida nyheter och meddelanden

 

Mall för att skapa en SharePoint-webbplats för teamutbildning

SharePoint Page Template: vad handlar det om?

Att skapa en sida och göra den tillgänglig för kollegor som en mall kan vara en praktisk lösning för att spara tid och säkerställa större konsekvens på företagets webbplatser, både när det gäller struktur och navigering samt stil och grafik.

På samma sätt förenklar möjligheten att skapa en ny sida utan att behöva börja från början, men med utgångspunkt i en internt skapad mall, hanteringen av innehåll och påskyndar publiceringen.

Page templates i SharePoint Online är utformade just för detta ändamål, och ger möjlighet att skapa ett galleri med anpassade layouter som du kan använda för att berika innehållet på en webbplats som till exempel intranätet.

Ett konkret exempel gäller onboardingprocessen.

Företaget kan till exempel utforma en sida för att välkomna nyanställda, inklusive funktioner för att få tillgång till relevant innehåll och visuell anpassning. När sidan väl sparats som en återanvändbar mall kan HR-avdelningen ha en godkänd utgångspunkt för att dela all nödvändig information, såsom formulär som ska fyllas i för att slutföra anställningen, länkar till utbildningsresurser, aktivitetslistor och vanliga frågor.

Layout och webbdelar förblir oförändrade, medan innehållet kan uppdateras när som helst för att passa varje ny medarbetares behov.

Här är alltså fördelarna ett företag kan få genom att använda ett page template:

• Visuell enhetlighet: mallarna säkerställer ett enhetligt layout och struktur på webbplatsen.
• Tidsbesparing: att skapa sidor baserade på en mall eliminerar behovet av att konfigurera allt från grunden.
• Standardisering: möjligheten att spara och återanvända anpassade mallar underlättar hanteringen av internkommunikation och lyfter fram företagets språk, värderingar och stil.
• Flexibilitet: sidans innehåll kan uppdateras utan att ändra den ursprungliga strukturen.

 

Välj en sidmall för en SharePoint-webbplats

Hur du anpassar en sidtemplate

Innan du börjar är det viktigt att kontrollera att du har de nödvändiga behörigheterna för att skapa och redigera sidor på en SharePoint-webbplats. Generellt är dessa behörigheter reserverade för medlemmar i gruppen Ägare eller för användare med rollen Designer.

När du har fått behörighet kan du välja mellan olika alternativ för att skapa en sida:

1. Tom sida: en tom canvas som låter dig designa layout och innehåll från grunden.

2. Standardsida: förkonfigurerade mallar i SharePoint, designade för att erbjuda en grundläggande layout.

3. Anpassade mallar: när en sida har skapats och sparats som template, kan du återanvända den för att standardisera layout och innehåll.

Så här går du sedan vidare för att skapa en anpassad template, oavsett vilken bas du valt:

1. Öppna sidan som du vill använda som grund för mallen.
2. Anpassa layout och innehåll genom att lägga till eller redigera befintliga webbdelar.
3. Klicka på pilen bredvid knappen "Spara" och välj alternativet Spara som mall.

Det är viktigt att notera att funktionen "Spara som mall" endast är tillgänglig för standardsidor och inte för nyhetsinlägg.

Hur du skapar en anpassad site template

Att skapa en site mall innebär flera steg för att konfigurera ursprungssajten och spara den som en återanvändbar mall.

Först måste du konfigurera ursprungssajten:

• Skapa en ny webbplats eller använd en befintlig webbplats som bas.
• Anpassa webbplatsen efter dina behov:
  • lägg till listor och dokumentbibliotek.
  • konfigurera sidor och webbdelar.
  • tillämpa teman och visuella stilar.
  • integrera automatiseringar.
  • etc.

Därefter måste du spara webbplatsen som en mall:

• Gå till webbplatsinställningarna.
• I avsnittet "Utseende och funktion" väljer du Spara webbplats som template (det här alternativet kan vara dolt i SharePoint Online i vissa moderna konfigurationer).
• Fyll i de obligatoriska fälten:
  • Filnamn: namnet under vilket mallen sparas.
  • Mallnamn: ett beskrivande namn för att identifiera mallen.
  • Beskrivning: en kort förklaring av mallens egenskaper.
• Valfritt kan du välja "Inkludera innehåll" för att spara dokument, listor och annan information. Men du måste vara försiktig: det här alternativet ökar mallens storlek och kan göra det långsammare att skapa webbplatsen.

När du har sparat mallen kan alla användare med behörighet att skapa en ny SharePoint-webbplats använda den för att skapa nya webbplatser inom samma samling. Så här gör du:

1. Gå till inställningarna för att skapa en ny webbplats.
2. I avsnittet Välj template väljer du fliken Anpassad.
3. Välj den mall du tidigare sparade och fortsätt med att skapa webbplatsen.
4. När den nya webbplatsen har skapats kan du anpassa den ytterligare om det behövs.

 

SharePoint Templates: tips för anpassning

En enkel design som speglar företagets identitet är avgörande för varje intranät, extranät eller gruppwebbplats.

Vår erfarenhet som SharePoint-rådgivare har dock visat att företag ofta gör stora misstag när det gäller anpassning, genom att skapa webbplatser som är överdrivet brandade eller helt anonyma.

Av den anledningen vill vi dela med oss av best practices för att skapa mallar i SharePoint Online, så att du kan skapa moderna företagswebbplatser som är enkla att hantera och använda.

 

Lyft fram företagsnamn och logotyp

Det är viktigt att namnet och logotypen alltid är tydligt synliga, särskilt på startsidan. SharePoint Modern Experience låter dig integrera företagets logotyp direkt i webbplatsens rubrik, vilket säkerställer konsekvens på alla sidor.

 

Valorisera företagets varumärke i SharePoint-intranätet från intranet.ai

Använd paletten strategiskt

Nyckelordet här är visuell konsekvens: SharePoint låter dig definiera anpassade teman med hjälp av verktyg som Theme Designer eller JSON. Företagsfärgerna bör användas sparsamt i de mest strategiska sektionerna för att framhäva det viktigaste innehållet och samtidigt undvika att överbelasta användarnas uppmärksamhet.

 

Markera innehåll med anpassade bakgrunder i SharePoint-intranätet för intranet.ai

Garantera tillgängligheten för sökfältet

Sökfältet är ett viktigt verktyg på vilken webbplats som helst och särskilt på SharePoint-webbplatser, där allt innehåll indexeras för att möjliggöra snabb åtkomst.

Därför är det viktigt att sökfältet placeras korrekt på webbplatsen så att du enkelt kan komma åt det utan att behöva slösa tid på att, ironiskt nog, leta efter det bland allt innehåll.

 

Avancerad sökning på startsidan för SharePoint-intranätet av intranet.ai

Skapa en intuitiv navigation

Webbplatsens struktur ska utformas så att du snabbt hittar information, resurser och tjänster som är användbara för ditt arbete, utan att alltid behöva förlita dig enbart på sökfältet.

I det här fallet är det bra att komma ihåg att SharePoint stöder konfigurationer som mega-menyer och navwebbplatser för att undvika att innehållet blir för inbäddat. Resultatet blir en smidigare navigation.

 

Förenklad navigering bland nyheterna på SharePoint-intranätet från intranet.ai

Uppmuntra engagemang

Vi rekommenderar att du integrerar interaktivt innehåll, som karuseller och videor, på sidorna i webbplatser som är avsedda för intern kommunikation, till exempel företagets intranät. Förutom de Microsoft-webbdelar som stöds av SharePoint, som Viva Engage, har vi utvecklat en serie nya funktioner för vår färdiga intranätslösning för att:

• skapa anpassade frågesporter och enkäter på några sekunder
• stimulera brainstorming och rösta på de mest intressanta förslagen
• dela med dig av ditt humör och ta reda på hur dina kollegor mår

 

Dela hur du mår och ta reda på hur dina kollegor känner med Humör från intranet.ai

FAQ om SharePoint Templates

Vad är en site template i SharePoint Online?

En site template i SharePoint Online är en fördefinierad mall som låter dig snabbt skapa en företagswebbplats med förkonfigurerade inställningar. Det här verktyget underlättar kommunikationen och samarbetet inom organisationen.

Vilka är de viktigaste kategorierna av site templates som finns i SharePoint Online?

De viktigaste kategorierna av site templates i SharePoint Online inkluderar: Gruppwebbplats: utformad för att stödja samarbete mellan medlemmar i ett projekt eller team. Kommunikationswebbplats: perfekt för att dela information med en bredare företagsmålgrupp. Hubbwebbplats: används för att koppla samman och organisera olika webbplatser utifrån projekt, avdelningar eller regioner.

Vad är skillnaden mellan en gruppwebbplats och en kommunikationswebbplats i SharePoint?

En gruppwebbplats fokuserar på samarbete mellan medlemmar i en mindre grupp, med verktyg för dokument- och projektstyrning. En kommunikationswebbplats är däremot utformad för att dela information med en bredare publik, såsom meddelanden, evenemang och företagsnyheter.

Är det möjligt att skapa egna webbplatsmallar i SharePoint Online?

Ja, det är möjligt. SharePoint Online låter dig skapa anpassade webbplatsmallar där du kan definiera layout, listor, teman och andra återanvändbara funktioner för att anpassa webbplatserna efter organisationens specifika behov.

Hur kan du anpassa en sidmall i SharePoint?

För att anpassa en sidmall i SharePoint kan du ändra layouten, lägga till eller ta bort webbdelar och justera stilen för att spegla företagets identitet. Dessa ändringar hjälper dig att uppfylla specifika organisatoriska krav.

Vilka är några exempel på SharePoint templates som används i företagsmiljöer?

Vanliga exempel på templates inkluderar: Webbplats för eventhantering: används för att planera och samordna företagsevenemang. Webbplats för onboarding av anställda: för att underlätta integrationen av nyanställda. Webbplats för projektstyrning: användbar för att övervaka och hantera projektaktiviteter.

Var kan du hitta fler resurser eller exempel på SharePoint templates?

Microsoft tillhandahåller ett galleri med förkonfigurerade mallar via SharePoint Lookbook. Den här plattformen låter dig importera färdiga webbplatser som har utformats för specifika affärsbehov.