Les meilleures stratégies pour l’adoption de l’intranet

Pourquoi les entreprises devraient adopter un intranet

Les premiers intranets étaient des outils statiques, conçus principalement pour rassembler et distribuer de la documentation interne comme des politiques et des règlements.

Leur rôle était informatif, avec une interaction minimale de la part du personnel.

Aujourd’hui, en revanche, l’intranet d’entreprise s’est transformé en un écosystème numérique, doté de tous les outils nécessaires pour gérer la communication et la collaboration entre collègues de manière simple.

Les solutions intranet modernes offrent en effet :

• Des outils de communication en temps réel, tels que des chats, forums et tableaux d’affichage virtuels qui facilitent le partage d’informations et l’interaction, même dans des contextes de travail hybride ou distribué.
  
  
• Des fonctionnalités sociales, telles que les profils utilisateurs, les publications et les commentaires, permettant de créer un environnement plus inclusif et engageant.
  
  
• Des intégrations avec des systèmes tiers, comme des CRM et des logiciels de gestion de projets, qui simplifient les flux de travail sans dupliquer les données.
  
  
• Des workflows pour l’automatisation des processus internes, permettant à une entreprise d’alléger la charge de travail quotidienne tout en réduisant les risques d’erreur.
  
  

Ces fonctionnalités, entre autres, ont contribué à faire de l’intranet un point de référence dans la vie d’une organisation, offrant à chacun la possibilité de travailler plus facilement et de partager ses idées en dépassant les barrières traditionnelles entre équipes, départements et niveaux hiérarchiques.

S’il est correctement adopté, un intranet permet aux entreprises de tirer de nombreux bénéfices. En voici quelques-uns dans le tableau ci-dessous.

Pour que l’intranet puisse exprimer tout son potentiel, il est important qu’il soit adopté par l’ensemble du personnel comme un outil de travail quotidien.

Pour y parvenir, l’entreprise doit mettre en place un plan d’adoption de l’intranet, dans lequel sont définies les stratégies et initiatives à lancer pour encourager l’utilisation régulière de la plateforme au sein de l’organisation. Sans ce plan, le risque que l’intranet soit perçu comme un simple accessoire - et non comme un outil central - augmente considérablement, avec pour conséquence un gaspillage de l’investissement réalisé.

Comme le suggère Microsoft dans le graphique suivant, pour favoriser l’adoption de l’intranet, il faut impliquer les collaborateurs dès la phase de mise en œuvre, offrir une formation ciblée et montrer par des exemples concrets la valeur de la plateforme.

Plan de Microsoft pour une adoption réussie d’un intranet

Stratégie pour l’adoption et le lancement de l’intranet

Chaque intranet devrait naître d’une réflexion approfondie sur les objectifs que l’organisation souhaite atteindre. Cette première phase d’analyse permet de dresser un tableau détaillé des besoins, des attentes et des éventuelles difficultés qui pourraient émerger au cours du processus de mise en œuvre.

Un intranet n’est pas un simple produit informatique, mais, comme nous l’avons vu, un atout stratégique permettant d’améliorer la communication, la collaboration et la culture d’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’identifier les objectifs les plus pertinents pour son organisation (réduire le temps de recherche des documents, favoriser le partage des connaissances entre équipes, centraliser l’accès aux procédures), afin d’orienter le processus de conception et de pouvoir en mesurer les résultats avec précision.

Il est également nécessaire de connaître le public cible.

Le concept de "persona" ou de "profil utilisateur" dans l’univers Microsoft et dans l’adoption de solutions SharePoint s’inscrit dans cette logique : la création de certains archétypes (nouveaux employés, managers, opérateurs de terrain) permet d’identifier les besoins propres à chaque catégorie de travailleurs.

Selon les activités réalisées, les projets suivis et les compétences requises, les fonctionnalités et les contenus à intégrer, voire à mettre en avant, dans l’intranet varient.

Une fois les objectifs et le public définis, il faut établir des règles claires pour la création, la modification et l’archivage des contenus, ainsi que pour les responsabilités de gestion des différents sous-sites ou sections de l’intranet.

Si la gouvernance n’est pas correctement mise en place, il y a un risque de créer des redondances, des chevauchements ou des contenus obsolètes, rendant la navigation sur le portail plus difficile.

Déterminer qui peut créer de nouveaux espaces de collaboration, comment ces espaces sont approuvés et par qui, et à quelle fréquence les contenus doivent être révisés, permet d’éviter que l’intranet ne devienne une "no man’s land".

Nous avons donc clarifié les objectifs, ainsi que les personnes auxquelles l’intranet s’adresse. Il faut maintenant traduire cette vision globale en un plan d’action.

Cette étape peut être facilitée par la création d’une feuille de route identifiant les principales initiatives à développer et les fameux "quick wins", c’est-à-dire les projets les plus simples et rapides à mettre en œuvre, qui permettent d’obtenir des bénéfices concrets en peu de temps.

Une solution consiste à cartographier les sites existants et à en évaluer l’utilité. Échanger avec les propriétaires de ces sites ou les responsables des différents services de l’entreprise permet de comprendre quelles sections sont prioritaires et lesquelles ne sont plus nécessaires.

En parallèle, il est utile d’identifier les contenus manquants par rapport aux objectifs définis : par exemple, si le nouvel intranet vise à soutenir la formation interne, mais qu’aucune zone dédiée n’existe encore, il faudra en prévoir la création.

À partir de cette analyse, il est possible d’élaborer un plan éditorial initial qui définit quoi publier, à quelle fréquence et qui sera responsable de la gestion des contenus.

Les projets initiaux peuvent être nombreux. Ainsi, pour éviter toute confusion (et ne pas gaspiller des ressources précieuses), il est recommandé de procéder par étapes, en commençant par celles qui assurent le meilleur retour sur investissement dans un délai réduit.

La création d’un site pour les communications internes ou d’un site RH en libre-service représente souvent une première étape dans la phase de mise en œuvre de l’intranet, car ce type de sites, par leur utilité, génère dès le départ un fort taux d’engagement de la part des utilisateurs, les incitant à visiter le portail quotidiennement.

Ce guide parle de l’adoption de l’intranet, et cette adoption est portée par les utilisateurs : mais qui sont ces utilisateurs ?

Nous avons évoqué il y a peu la nécessité de définir le public cible. Pour ce faire, il faut partir de la direction générale pour aller jusqu’aux collaborateurs individuels.

L’implication des dirigeants est essentielle : si ceux qui dirigent l’organisation montrent qu’ils croient en l’intranet (en y participant activement, en publiant des mises à jour, en fournissant des retours), le reste du personnel sera plus enclin à le considérer comme un outil indispensable et à en reproduire l’usage.

C’est souvent à travers les messages de la direction que l’on perçoit l’importance d’une initiative.

À un niveau intermédiaire, les managers peuvent jouer un rôle clé pour encourager l’utilisation du portail, en s’en servant pour partager les objectifs du service, définir les groupes de travail et en suivre les activités. Si un manager utilise régulièrement des sections comme les forums ou les pages de projet pour coordonner son équipe, il est fort probable que les membres du groupe prennent l’habitude de collaborer au sein de l’intranet avant d’utiliser d’autres plateformes.

On peut également identifier des ambassadeurs dans les différents services, pour diffuser des conseils et bonnes pratiques. Il s’agit de personnes particulièrement intéressées par la technologie ou naturellement enclines à la collaboration numérique, prêtes à répondre aux questions des collègues et à offrir un soutien en cas de besoin.

Leur enthousiasme est souvent contagieux et peut contribuer à dépasser les éventuelles résistances au changement que l’intranet peut entraîner.

L’adoption d’un intranet d’entreprise ne se résout pas par la seule mise en œuvre technique.

Même la solution la plus moderne reste inutilisée si les utilisateurs n’en perçoivent pas la valeur. Il faut donc un plan de communication ciblé, accompagné d’un plan de formation adapté et d’initiatives qui maintiennent l’engagement des collègues dans le temps.

Le lancement de l’intranet doit aller au-delà de la communication formelle, en suscitant la curiosité et en montrant comment cet outil peut améliorer la vie de chaque collaborateur dès le premier jour. De courtes vidéos introductives, par exemple, peuvent être intégrées au portail pour illustrer comment ses fonctionnalités simplifient les activités et la collaboration.

Pour maintenir un haut niveau d’attention, une bonne pratique consiste à envoyer régulièrement des communications, comme une newsletter, contenant des conseils sur l’utilisation des fonctionnalités disponibles.

Une série de webinaires et d’événements en streaming constitue une excellente alternative pour se familiariser avec le nouvel intranet et répondre efficacement aux questions des collègues.

Cependant, l’enthousiasme initial risque de s’estomper si l’expérience utilisateur n’est pas engageante. Dans cette optique, des expériences de gamification peuvent transformer la découverte de l’intranet en un moment ludique, avec des défis, des objectifs et des récompenses qui stimulent la participation.

Une chasse au trésor guidant les utilisateurs à travers les différentes sections du portail, les incitant à utiliser les contenus et les fonctionnalités pour atteindre une récompense finale, est l’une des expériences que nous suggérons souvent à nos clients.

La formation, comme mentionné précédemment, est aussi importante que la communication.

C’est pourquoi il est conseillé de ne pas se limiter à une seule session de présentation, mais de structurer un parcours d’accompagnement. L’idéal est d’impliquer les utilisateurs sur plusieurs semaines, en proposant des contenus à la demande, des guides pratiques et des webinaires enregistrés. En complément du plan de formation, des ateliers interactifs et des exercices pratiques peuvent être organisés, avec le soutien d’un tuteur.

Adoption de l’intranet : pourquoi choisir Microsoft 365 ?

L’adoption d’un intranet d’entreprise dépend de la qualité de la plateforme et de la manière dont elle est intégrée dans le quotidien de tous les employés. Un environnement numérique construit avec Microsoft 365 et SharePoint Online est intuitif, évolutif et capable de simplifier l’ensemble des processus sur lesquels repose une organisation.

Pour ne pas être perçu comme un ajout superflu, il est cependant nécessaire d’adopter des stratégies d’adoption de l’intranet qui favorisent une utilisation constante et spontanée de la plateforme.

Les sites de communication dans SharePoint viennent à notre secours.

Ce sont des espaces organisés spécifiquement pour publier des mises à jour, des ressources et du contenu, facilitant leur diffusion auprès des utilisateurs. Grâce à des mises en page claires et à une gestion intuitive, ils permettent un accès rapide aux informations de l’entreprise, sans compromettre la sécurité.

Lorsque l’entreprise a besoin d’une infrastructure plus complexe, les sites hub permettent de relier entre elles différentes sections de l’intranet, créant une architecture cohérente et plus facile à explorer.

Un aspect particulièrement utile pour les entreprises opérant sur plusieurs sites ou ayant besoin d’espaces dédiés à chaque département.

Grâce à ce type de sites, chaque utilisateur peut accéder aux contenus les plus pertinents en fonction de son site, de son service, de son rôle et de ses intérêts.

Exemple d’un intranet SharePoint créé avec intranet.ai

L’un des facteurs les plus importants pour l’adoption de l’intranet est sa capacité à dialoguer avec les logiciels et les applications déjà utilisés dans l’entreprise.

C’est pourquoi un avantage distinctif de l’intranet construit avec SharePoint Online est son intégration native avec toutes les technologies qui composent l’environnement Microsoft.

Prenons Microsoft Teams, qui s’intègre parfaitement à SharePoint pour permettre aux utilisateurs d’accéder aux documents partagés, de mettre à jour les pages du portail et de gérer les projets d’équipe sans devoir constamment passer d’une application à l’autre. Avoir un intranet bien connecté à Teams signifie donc garantir un flux de travail plus fluide, avec un accès rapide aux informations nécessaires pour accomplir ses tâches.

Viva Engage, quant à lui, introduit une dynamique plus sociale au sein de l’intranet, en offrant aux collègues la possibilité de participer aux discussions internes, de poser des questions à la communauté d’entreprise et de partager des idées utiles pour améliorer l’environnement de travail. De cette manière, une plus grande place est accordée à la fois à la communication descendante, avec des espaces dédiés aux communications de la direction, et à la communication ascendante, en offrant à chacun la possibilité de faire entendre sa voix.

Planner et Stream sont deux autres applications qui enrichissent l’expérience de l’intranet. Le premier aide à gérer les tâches et projets partagés, tandis que le second permet d’héberger des contenus vidéo au service de la formation et de la culture d’entreprise.

En réunissant toutes ces applications et fonctionnalités dans un seul environnement, l’intranet devient naturellement le centre opérationnel du digital workplace de l’entreprise. Les utilisateurs seront donc enclins à le consulter quotidiennement, non pas par obligation, mais parce qu’ils y trouvent tout ce dont ils ont besoin pour communiquer, collaborer, gérer et s’informer.

Intégration de Microsoft Viva avec l’intranet SharePoint de intranet.ai

Un obstacle à prendre en compte, qui pourrait ralentir le processus d’adoption de l’intranet, est la difficulté à trouver les informations, due à une mauvaise organisation des contenus ou à une intégration insuffisante entre les différentes applications de l’entreprise.

Nous avons vu que l’intranet basé sur SharePoint Online ne pose aucun problème du point de vue de l’intégration. Même en ce qui concerne des logiciels tiers, des connecteurs ou de simples développements permettent de centraliser les données dans le portail, tout en les rendant facilement accessibles.

Voyons donc comment se comporte l’intranet SharePoint en matière de gestion de contenu, en commençant par le type de contenu le plus délicat : les documents.

En réalité, l’un des principaux points forts de SharePoint réside précisément dans le fait qu’il s’agit d’un excellent système de gestion documentaire, qui résout ce problème à la racine grâce à des fonctionnalités telles que :

• Bibliothèques partagées, dans lesquelles les documents sont stockés et rendus accessibles aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées, évitant la duplication des versions et la perte de données.
  
  
• Historique des modifications, qui permet de voir qui a mis à jour un fichier et quand, en gardant toujours une trace de chaque intervention et en permettant de restaurer n’importe quelle version antérieure.
  
  
• Recherche avancée, développée par notre équipe, capable d’exploiter les balises et les métadonnées pour retrouver rapidement les documents les plus pertinents en fonction des mots utilisés par les utilisateurs.
  
  

De plus, la possibilité de publier des actualités et des mises à jour directement sur la page d’accueil de l’intranet garantit que les collègues restent toujours informés, où qu’ils se trouvent, et qu’aucune information importante ne leur échappe.

Recherche avancée dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Enfin, parlons de personnalisation.

Combien d’entreprises rencontrent des difficultés, non seulement dans la gestion des contenus, mais aussi lorsqu’il s’agit de faire du digital workplace le reflet de leur propre identité ? Réponse : un très grand nombre, pratiquement toutes.

Mais là encore, l’intranet de Microsoft 365 et SharePoint vient à la rescousse, à commencer par le vaste catalogue de modèles prêts à l’emploi disponible dans le look book.

Le look book de SharePoint est en effet un recueil de mises en page et de designs prédéfinis, qui montrent concrètement à quoi peut ressembler un intranet et comment structurer des sites de communication, des hubs thématiques et des pages dédiées à des scénarios métier spécifiques.

Les entreprises ont ainsi accès à un répertoire d’idées pour personnaliser l’architecture de l’information et le design de leur intranet, en s’appuyant sur des modèles qui peuvent être directement téléchargés ou utilisés comme référence pour organiser les contenus, insérer des sections et des web parts dans les différentes pages, et appliquer les thèmes les plus adaptés pour mettre en valeur leur marque.

Au-delà du look book, soulignons qu’avec la solution d’intranet.ai, les entreprises peuvent compter sur :

• Le soutien de nos experts pour configurer le portail, de l’architecture aux fonctionnalités à fournir, jusqu’à la mise en œuvre des intégrations et des graphismes personnalisés.
• Un portefeuille de thèmes modernes et prêts à l’emploi, à appliquer et personnaliser en toute autonomie.

Exemple de thème créé pour l’intranet SharePoint de intranet.ai

Adoption de l'intranet : comment intranet.ai aide les entreprises

Comme mentionné précédemment, pour concevoir une architecture cohérente et fonctionnelle, des solutions comme intranet.ai viennent compléter l’expérience offerte par des produits tels que le look book.

Cependant, intranet.ai offre bien plus.

Notre solution comprend un intranet complet, déjà configuré en termes d’architecture, de fonctionnalités, de pages et de mise en page, pour pouvoir être utilisé dans les quelques jours nécessaires à son lancement.

Des services de conseil et un accompagnement constant sont également proposés par nos experts en SharePoint, Microsoft 365 et communication interne (avec un focus sur l’expérience utilisateur et l’engagement), afin de garantir que chaque nouvelle fonctionnalité soit utilisée correctement.

Il s’agit d’une méthode intégrée, qui associe le soin apporté au design graphique à la planification des contenus et à la digitalisation des processus, dans le but d’accroître la productivité et le bien-être en entreprise grâce à l’adoption de l'intranet.

L’idée derrière intranet.ai est de fournir un ensemble de composants et de fonctionnalités prêts à l’emploi, permettant d’accélérer la mise en œuvre du digital workplace.

En exploitant les capacités de SharePoint comme base technologique, le produit offre une mise en page moderne et facile à personnaliser, des pages et des sections dédiées aux actualités, annonces, documents et procédures, ainsi que des outils de collaboration et d’interaction sociale (commentaires, réactions, profils utilisateurs), le tout intégré dans un écosystème unique.

La mise en place d’un nouveau portail intranet nécessite l’implication de plusieurs profils et une compréhension claire des priorités réelles de l’entreprise. Durant la phase de pré-lancement, cruciale pour assurer un bon taux d’adoption, l’équipe d’intranet.ai :

1. Accompagne les administrateurs IT et les chefs de projet dans la configuration initiale de SharePoint, en paramétrant les autorisations et en définissant la structure des sites et sous-sites.
   
   
2. Soutient les choix de branding, en travaillant sur l’aspect graphique, les couleurs et les logos afin de valoriser pleinement l’identité de l’entreprise.
   
   
3. Fournit des conseils pour identifier les contenus clés à publier et construire un cadre de gouvernance permettant d’assurer la mise à jour régulière des procédures, politiques et lignes directrices.
   
   

L’objectif est de présenter dès le premier jour aux utilisateurs finaux un portail cohérent et bien organisé, afin de favoriser une adoption spontanée et de susciter la curiosité envers les fonctionnalités du nouvel environnement de travail numérique.

La capacité d’intranet.ai à s’adapter aux multiples besoins spécifiques de chaque entreprise se reflète dans sa gamme de services dédiée à la migration des données et des applications.

Plus concrètement, notre équipe peut migrer des contenus depuis d’anciens systèmes intranet ou des dépôts de fichiers partagés, en les réorganisant dans des bibliothèques structurées et en actualisant les métadonnées et les autorisations.

Elle peut également mettre en œuvre des automatisations personnalisées, en tirant parti de l’intégration avec Power Automate.

Enfin, elle peut intégrer au nouvel environnement de travail numérique les logiciels déjà utilisés, même s’ils sont extérieurs à l’écosystème Microsoft, afin de créer un point d’accès unique à toutes les informations de l’entreprise.

Tous ces efforts permettent à l'intranet d’être reconnu et adopté comme le hub central : le point névralgique de la transformation numérique de l’entreprise, connectant les personnes, les informations et les processus pour améliorer la productivité et l’expérience collaborateur.

Gérer le lancement de l'intranet SharePoint avec intranet.ai

Évidemment, il est ici question de l’adoption de l’intranet et il ne suffit pas de s’arrêter au lancement.

Pour garantir une adoption à grande échelle, intranet.ai propose à ses clients et partenaires un ensemble d’initiatives de communication et de marketing interne visant à générer de l’engagement et à tenir les utilisateurs informés des fonctionnalités de leur intranet.

Une fois le go-live atteint, la mission devient celle de maintenir l’engagement des utilisateurs, ce qui nécessite des analyses régulières et des ajustements, notamment dans les organisations les plus complexes.

Dans ce cadre, l’offre comprend :

• Des outils de mesure de l’engagement (vues des pages, temps moyen passé, interactions sociales, etc.) et des rapports périodiques permettant d’identifier les axes d’amélioration.
  
  
• Des plans de mise à jour continue, visant à évaluer de nouvelles fonctionnalités ou à mettre en œuvre de nouvelles intégrations, en fonction des retours collectés dans l’entreprise.
  
  
• Un accompagnement continu pour améliorer la gouvernance et promouvoir des campagnes de formation interne, garantissant que l’intranet reste toujours aligné avec les objectifs de l’organisation.
  
  

À ce titre, intranet.ai n’est pas seulement un fournisseur de solution technologique innovante, mais également un partenaire à long terme, prêt à accompagner les entreprises dans l’évolution de leur digital workplace.

Pourquoi les entreprises devraient-elles adopter un intranet ?

Les entreprises devraient adopter un intranet car il ne s’agit plus d’un simple espace de stockage, mais d’une plateforme numérique stratégique qui connecte les personnes, les processus et les idées. Il favorise la communication, simplifie la collaboration et renforce la culture d’entreprise.

Quels avantages apporte l’adoption d’un intranet ?

L’adoption d’un intranet permet d’améliorer la diffusion des informations, d’encourager la collaboration à distance, de promouvoir l’identité de l’entreprise à travers des initiatives engageantes et de numériser les processus pour les rendre plus rapides et efficaces.

Quelles stratégies peut-on adopter pour encourager l’utilisation de l’intranet ?

Pour encourager l’utilisation de l’intranet, il est utile de définir des objectifs clairs, de connaître les besoins des utilisateurs, de structurer une gouvernance efficace et de démarrer avec des projets simples mais à fort impact. La communication interne et la formation jouent un rôle clé pour maintenir l’intérêt envers la plateforme.

Qui devrait être impliqué dans le plan d’adoption ?

Les dirigeants doivent être impliqués pour donner l’exemple, les managers pour encourager son utilisation dans leurs équipes, et les ambassadeurs pour diffuser les bonnes pratiques et offrir un soutien aux collègues. L’implication active de ces profils favorise une adoption spontanée et durable.

Que se passe-t-il si aucun plan d’adoption n’est prévu ?

En l’absence de plan, l’intranet risque d’être perçu comme un outil accessoire, entraînant une faible participation et un retour sur investissement limité. Un plan d’adoption bien structuré est donc essentiel pour assurer le succès de l’initiative.

Comment rendre l’expérience utilisateur plus engageante ?

L’expérience devient plus engageante grâce à des contenus clairs, des vidéos explicatives, des webinaires, des activités interactives et des éléments de gamification. Des expériences telles qu’une chasse au trésor numérique peuvent inciter les utilisateurs à découvrir les fonctionnalités de l’intranet de manière ludique et participative.

Pourquoi choisir SharePoint et Microsoft 365 comme base technologique ?

SharePoint et Microsoft 365 offrent une plateforme moderne, sécurisée et intégrée avec des outils comme Teams, Viva Engage, Planner et Stream. Ils permettent de gérer les documents, les contenus et les communications dans un environnement unique et facilement accessible, favorisant ainsi une adoption naturelle.

Comment intranet.ai aide-t-il les entreprises dans l’adoption de l’intranet ?

intranet.ai propose une solution d’intranet prête à l’emploi, avec mises en page, pages et fonctionnalités déjà configurées. Il offre également des services de conseil, de branding, de gouvernance, de migration et d’intégration, accompagnant les entreprises depuis la phase de pré-lancement jusqu’à la consolidation du digital workplace.

Comment mesurer l’efficacité de l’adoption de l’intranet ?

L’efficacité se mesure en surveillant l’engagement des utilisateurs à travers des données telles que les visualisations, les interactions et le temps passé. Des analyses régulières, des retours d’expérience et des mises à jour continues permettent de maintenir la plateforme alignée avec les objectifs de l’entreprise.