Intranet IA : les solutions de Microsoft et d’intranet.ai

Intranet IA : pourquoi intégrer l’IA dans l’intranet ?

L’intelligence artificielle prend une place de plus en plus importante dans notre vie professionnelle et, même dans la gestion de l’intranet d’entreprise, elle se révèle être une ressource précieuse pour améliorer les processus, les flux de communication et la productivité.

Lorsque nous parlons d’un intranet intégré à l’intelligence artificielle, nous faisons principalement référence à l’utilisation de systèmes permettant de :

• automatiser les tâches répétitives
• simplifier la recherche d’informations
• créer une expérience utilisateur personnalisée

L’un des aspects les plus pertinents de l’IA appliquée aux intranets concerne justement sa capacité à améliorer de manière significative la recherche d’informations échangées chaque jour au sein du digital workplace de l’entreprise.

Nous sommes souvent confrontés à d’immenses quantités de données et de documents, dispersés dans des dossiers, des listes et des bibliothèques différentes. Pour trouver ce dont nous avons besoin, une simple recherche par mots-clés ne donne pas toujours des résultats précis.

C’est pourquoi, en intégrant des technologies basées sur l’intelligence artificielle, nous pouvons compter sur des systèmes capables d’interpréter les recherches, en comprenant le contexte de chaque demande et en fournissant les résultats les plus pertinents.

Par exemple, l’intranet de SharePoint Online, lorsqu’il est intégré à l’IA, est capable de reconnaître le contenu des documents, en les classant par catégories, auteurs, dates ou sujets. Cela signifie que nous pouvons trouver en quelques secondes les informations utiles sans avoir à parcourir des dizaines de listes ou de fichiers non pertinents.

 

Recherche avancée dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

 

L’intelligence artificielle appliquée à la gestion des connaissances internes présente également l’avantage de proposer des informations utiles au travail de chaque utilisateur.

Microsoft intègre progressivement les fonctionnalités de gestion des connaissances de Viva Topics dans d’autres solutions, comme Microsoft Copilot, afin d’offrir une expérience unifiée d’analyse de contenu et d’identification automatique des principaux sujets abordés dans les documents et les pages web.

Pour illustrer cela, lorsqu’un collègue recherche des informations sur un sujet précis, l’intelligence artificielle peut suggérer les pages associées, les documents liés ainsi que les contacts disposant de compétences spécifiques sur le thème en question.

 

Trouver rapidement du contenu et des informations avec Microsoft Copilot

 

L’IA pour l’intranet offre également des avantages considérables en matière de personnalisation de l’expérience utilisateur.

En règle générale, chaque personne qui visite le portail peut voir des contenus standardisés, qui ne répondent pas nécessairement à ses besoins réels. L’intelligence artificielle permet toutefois de proposer des contenus ciblés en fonction de caractéristiques telles que le rôle, le service, les intérêts personnels et même l’historique des activités.

Ainsi, une collègue travaillant dans le service commercial pourra voir sur la page d’accueil de l’intranet des mises à jour sur les nouveaux contrats signés, des actualités de son service, des ressources liées à son secteur ainsi que des informations sur les clients et les ventes. En parallèle, une collègue du service informatique recevra automatiquement des contenus différents, en lien avec les projets technologiques ou les mises à jour des différents logiciels utilisés dans l’entreprise.

Une autre application concrète de l’IA concerne l’automatisation des processus.

Alors que des outils comme Power Automate permettent d’automatiser des tâches standard, l’intelligence artificielle nous permet de rendre chaque automatisation plus dynamique.

Cela signifie que nous pouvons mettre en place des flux de travail capables de s’adapter au comportement des utilisateurs, en anticipant leurs besoins.

Imaginons une procédure de validation : l’IA peut reconnaître automatiquement le type de document soumis, identifier les collègues chargés de la révision, envoyer des notifications personnalisées, enregistrer les validations et mettre à jour l’état du document dans la bibliothèque SharePoint où il est archivé.

 

Modèles d’IA disponibles dans Microsoft Power Automate

 

L’IA appliquée à l’intranet facilite grandement l’analyse des données d’utilisation de la plateforme.

En exploitant les fonctionnalités d’analyse prédictive et les algorithmes de machine learning, il est en effet possible de suivre comment les collègues utilisent les différentes sections de l’intranet, en identifiant rapidement quels contenus et services sont plus ou moins utiles.

Ce type d’analyse permet d’améliorer en continu l’expérience sur le portail, en optimisant les contenus, en supprimant les sections obsolètes et, par conséquent, en augmentant la valeur perçue par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Le résultat ? Une meilleure adoption de l’intranet et du digital workplace intégré.

De plus, l’intelligence artificielle permet d’analyser la qualité de la communication interne, en aidant l’entreprise à créer des contenus plus engageants, grâce à des outils comme les communautés de Viva Engage.

 

Analyse de l’engagement dans Microsoft Viva Engage

 

L’analyse des interactions avec les pages web, les actualités ou les publications nous offre la possibilité de comprendre en temps réel si une communication a atteint les bons collègues, quel intérêt elle a suscité et comment améliorer les publications futures afin d’augmenter l’engagement de l’ensemble du public en entreprise.

Cet aspect s’avère particulièrement utile lorsqu’il s’agit de gérer des projets ou des campagnes de communication importantes : savoir quels contenus sont réellement pertinents nous aide à améliorer sensiblement la qualité de la communication avec nos collègues et, par conséquent, à garantir le succès même de nos projets.

Intranet IA : quelles sont les innovations de Microsoft ?

Intégrer l’intelligence artificielle dans l’intranet de SharePoint Online signifie créer un environnement de travail capable non seulement de favoriser la collaboration et le partage des connaissances, mais aussi de fournir les outils nécessaires pour automatiser les processus et réduire le nombre de tâches à la charge de chaque collaborateur.

Grâce à des solutions comme Microsoft 365 Copilot, AI Builder, SharePoint Premium et la suite Viva, il est devenu plus simple de créer des sites et des pages intelligents capables de reconnaître le contenu de nos documents, de suggérer les informations et les contacts les plus pertinents pour nos recherches, de fournir des insights précieux sur l’engagement et bien plus encore.

Nous pouvons ainsi disposer d’une plateforme personnalisée qui évolue avec nous, s’adapte à nos besoins et nous aide chaque jour à consacrer plus de temps aux activités réellement importantes.

Dans ce parcours, l’intégration avec Microsoft Graph garantit que les informations fournies par l’intelligence artificielle à partir des contenus de l’intranet soient toujours contextuelles et alignées avec les rôles et les projets, tandis que l’adoption de nouvelles fonctionnalités, comme celles de SharePoint Premium, contribue à rendre la gestion et la gouvernance des contenus toujours plus efficaces.

Commençons toutefois par Copilot pour SharePoint.

 

Créer du contenu pour l’intranet SharePoint avec Microsoft Copilot

 

Copilot prend en charge un ensemble de tâches allant de la création de brouillons et de pages web à la conception de mises en page SharePoint, tandis que les fonctionnalités de réécriture et d’amélioration de texte sont disponibles dans Copilot pour Microsoft 365.

Grâce à l’utilisation simple du langage naturel, nous pouvons décrire la structure souhaitée pour une page de site, et Copilot en générera une ébauche, que l’on pourra ensuite personnaliser, en tenant compte des paramètres de design et de marque que nous avons définis.

Non seulement nous aurons une mise en page cohérente avec les lignes directrices de l’entreprise, mais nous pourrons aussi affiner le texte grâce au système de réécriture intégré, qui propose des modifications de style, des résumés ou des développements du contenu selon le contexte.

Si nous devons expliquer un sujet complexe à une équipe non spécialisée, Copilot peut nous aider en suggérant des façons de simplifier notre explication ; ou, si nous devons rédiger des communications plus formelles, il pourra nous indiquer les modifications appropriées pour adapter le ton au contexte.

Plus en détail, les agents Copilot pour SharePoint peuvent simplifier les projets, les flux de travail et les processus de partage et de collaboration centralisés sur la plateforme.

Chaque site ou bibliothèque peut disposer d’un agent configuré spécifiquement via Copilot Studio.

Prenons le cas où nous devons créer un assistant pour surveiller une bibliothèque de contrats : il suffira de configurer un agent capable de détecter les dates d’échéance et d’envoyer des notifications à l’approche des renouvellements.

Dans le cas de projets plus complexes, un agent bien configuré peut proposer des documents associés, suggérer de nouvelles phases de développement ou signaler d’éventuels doublons, en s’appuyant sur les contenus déjà présents dans SharePoint et sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec eux.

 

 

Naturellement, pour que tout cela fonctionne de manière "intelligente", il faut un cerveau capable de comprendre comment les personnes et les contenus sont liés entre eux.

C’est ici qu’intervient Microsoft Graph, l’API qui met en relation les utilisateurs, les documents et les informations issues de Microsoft 365.

Microsoft Graph analyse, en fonction des autorisations disponibles, les interactions entre les différents éléments présents dans le digital workplace et fournit à Copilot (et à d’autres intelligences artificielles) les contextes nécessaires pour proposer des suggestions et des contenus pertinents.

Lors de la relecture d’un manuel technique, Copilot pourrait ainsi suggérer des documents associés ou identifier les experts ayant déjà travaillé sur des contenus similaires, en se basant sur les données de Microsoft Graph.

Et si l’on travaille sur un nouveau flux de travail, il pourrait recommander les ressources pertinentes archivées dans SharePoint ou les conversations associées dans Teams et Outlook.

Enfin, l’intelligence de Microsoft Graph nous protège également en matière de sécurité, en garantissant que Copilot et tous les systèmes d’IA intégrés dans le digital workplace de l’entreprise puissent accéder uniquement aux contenus pour lesquels chaque utilisateur dispose des autorisations appropriées.

 

Vue d’ensemble de l’intégration entre Microsoft Graph et Copilot

 

Dans SharePoint Online, nous pouvons aller encore plus loin en ajoutant la dimension de la réalité mixte grâce à Microsoft Mesh, une évolution de SharePoint Spaces, qui permet de créer des environnements virtuels ou en 3D pour présenter des données, des produits et des documents dans une expérience immersive.

Mesh prend également en charge la création d’assistants virtuels ou de chatbots personnalisés via des services comme Azure Bot Services, qui interagissent avec les utilisateurs au sein des environnements 3D de l’entreprise pour répondre à leurs questions. De plus, grâce à son intégration native avec l’écosystème cloud de Microsoft Azure, Mesh peut exploiter des services cognitifs comme l’analyse du langage naturel et la vision par ordinateur.

 

Créer des espaces immersifs dans Microsoft Teams avec Mesh

 

Les possibilités de l’IA s’élargissent encore avec Microsoft Viva, la plateforme conçue pour améliorer l’expérience des collaborateurs en entreprise, qui intègre plusieurs fonctionnalités intelligentes. Un exemple concret : Viva Amplify et Viva Engage, qui s’appuient sur Copilot pour nous aider à rédiger des communications, des questionnaires et des publications destinées aux communautés d’entreprise.

Avec Viva Amplify, il est possible de définir les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre avec la diffusion d’un message donné (implication d’un service, meilleure sensibilisation à une nouvelle politique, etc.) et, sur la base de ces objectifs, Copilot nous proposera des suggestions pour adapter nos communications afin de les rendre plus efficaces.

 

Détail sur l’utilisation de Copilot dans Viva Amplify

 

Dans Viva Engage, Copilot peut proposer des sujets tendance à aborder dans vos publications ou suggérer des idées pour encourager les échanges avec vos collègues, en nous aidant à créer des posts plus intéressants et engageants.

Sur le plan de l’analyse des données, Viva Insights fournit des indicateurs et des rapports sur la manière dont le temps est utilisé dans notre routine de travail, avec des conseils pour améliorer la productivité et l’équilibre entre les différentes activités de la journée. Copilot peut simplifier la création de ces analyses, en suggérant les filtres ou attributs à appliquer et en générant des rapports prêts à être explorés dans Power BI.

Pendant ce temps, Viva Glint accélère l’analyse des retours d’expérience, en synthétisant de grandes quantités de commentaires et en identifiant les tendances les plus fréquentes, afin de mieux comprendre le climat de l’entreprise et d’agir là où cela est nécessaire, par exemple dans la gestion d’un projet ou la définition de politiques internes.

 

Intégration de Microsoft Copilot dans Viva Glint

 

Toujours sur le thème de la gestion documentaire, AI Builder, une fonctionnalité de la Power Platform, permet de créer des modèles d’intelligence artificielle personnalisés, à utiliser dans différentes applications de la plateforme comme Power Apps ou Power Automate.

Dans le cas où l’on souhaiterait automatiser le processus de saisie de données à partir de documents semi-structurés (factures, commandes, CV, etc.), il serait possible de créer un modèle d’IA capable d’extraire automatiquement les champs nécessaires et de lancer un flux de travail dans Power Automate.

Il est facile de comprendre comment cela évite aux opérateurs de retranscrire les informations. En connectant AI Builder et Power Automate à SharePoint, on peut en effet exploiter les données de l’entreprise disponibles via Microsoft Graph, augmentant ainsi l’efficacité des flux de travail progressivement automatisés.

 

AI Builder dans Microsoft Power Apps

 

À ce stade, il est important de mentionner SharePoint Premium, une solution de gestion de contenu qui introduit des fonctionnalités d’IA supplémentaires, tout en intégrant les capacités de Microsoft Syntex (anciennement connu sous le nom de Project Cortex).

Les quatre éléments résumés dans le tableau ci-dessous représentent les principales fonctionnalités intelligentes que SharePoint Premium met à notre disposition pour optimiser le partage d’informations et la gestion des contenus dans des sites tels que l’intranet d’entreprise.

 

Intranet IA : que propose SharePoint Premium ?

 

Fonctionnalités de SharePoint Premium	Description
Remplissage des colonnes	Basé sur les capacités de Microsoft Syntex, SharePoint Premium permet de renseigner automatiquement les métadonnées dans les colonnes d’une bibliothèque. Il suffit de formuler une demande comme « Indique la catégorie de ce document parmi A, B ou C, réponds None si aucune correspondance n’est trouvée » : l’IA analysera chaque fichier, classera son contenu et y ajoutera les métadonnées appropriées.
Étiquetage des images	Inutile de se souvenir du nom ou de l’emplacement exact d’une image : l’IA peut analyser les images, identifier leurs principales caractéristiques (comme « paysage », « personne », « logo », etc.) et générer des balises descriptives. On peut ensuite rechercher les images par mot-clé, sans avoir besoin de les cataloguer manuellement.
Classification du contenu	L’IA nous aide à maintenir la cohérence de la taxonomie définie dans le Term Store de SharePoint, qui regroupe les termes centralisés utilisés pour classer les contenus. En activant la classification automatique, les documents sont analysés et étiquetés avec les bons termes. Si l’on dispose d’un ensemble de termes représentant des produits, des départements ou des projets, l’IA peut appliquer automatiquement la balise appropriée à chaque nouveau fichier.
Traitement des données non structurées	On peut entraîner des modèles d’IA à identifier et classer des documents non structurés, à extraire des données et à remplir les colonnes avec ces informations. Par exemple, pour repérer les contrats de renouvellement parmi de nombreux documents, on peut créer un classificateur capable de les reconnaître, puis ajouter un extracteur pour récupérer des données telles que les noms des clients ou les dates d’échéance.

 

En somme, toutes les fonctionnalités offertes par l’IA dans le digital workplace de Microsoft 365 que nous avons vues jusqu’ici contribuent à créer un cercle vertueux. Pour nous, cela signifie réduire les coûts opérationnels et le désordre dans les flux d’information essentiels à toute entreprise, tout en offrant aux équipes un environnement de travail où les bonnes ressources sont toujours accessibles.

La clé réside dans l’identification des priorités.

Si le besoin principal est d’optimiser l’extraction d’informations à partir de documents structurés et non structurés, il faut se concentrer sur l’intégration de fonctionnalités d’automatisation des processus documentaires, comme celles proposées par SharePoint Premium et AI Builder dans la Power Platform.

En revanche, si l’objectif est d’augmenter l’engagement généré par les communications internes, alors Viva Amplify, Viva Engage, Viva Insights et leurs fonctionnalités intelligentes doivent faire partie du digital workplace dont l’intranet basé sur SharePoint Online constitue le centre opérationnel.

Le plus fascinant, c’est que toutes ces technologies ne se contentent pas de faciliter la recherche d’informations : elles peuvent même anticiper les besoins futurs, donnant vie à un environnement de travail dynamique et proactif.

Intranet Agent : qui est Gaia, l’Intranet Manager de intranet.ai

Pour maximiser la valeur de l’IA dans le intranet d’entreprise, la solution de intranet.ai met à disposition des outils comme Gaia, un agent créé et formé par notre équipe pour aider les entreprises à gérer leur intranet basé sur SharePoint Online.

 

Vue d’ensemble de Gaia, Intranet Manager de intranet.ai

 

Gaia Intranet Manager est l’agent conversationnel que nous avons développé à partir des fonctionnalités de Copilot pour SharePoint et des capacités d’analyse de données d’un autre composant de intranet.ai, Intranet Analytics, qui permet d’obtenir des insights basés sur l’utilisation du intranet afin d’en améliorer les performances.

L’un des points forts de Gaia réside donc dans sa capacité à analyser, comprendre et restituer des informations utiles pour optimiser la gestion du intranet, à travers une simple conversation.

Grâce à son intégration avec SharePoint et Microsoft Graph, Gaia peut répondre directement à des questions telles que :

• Quelles recherches n’ont pas donné de résultats utiles ?
• Quelles sont les applications les plus utilisées par site ?
• Combien de visiteurs y a-t-il eu hier par département ?
• Quelles sont les pages les plus visitées ce mois-ci ?
• Quels sont les documents les plus téléchargés ?

Cela permet ainsi de comprendre quels contenus ne sont pas présents sur le portail, quels contenus ne sont pas indexés dans la recherche et quels contenus doivent encore être ajoutés pour répondre aux intérêts et aux besoins des collègues.

Un autre aspect à souligner est que Gaia ne fournit pas de données brutes dans ses réponses, mais suggère de véritables stratégies, accompagnées des actions à entreprendre, pour améliorer le intranet en fonction de son utilisation réelle en entreprise.

 

 

La simplicité d’utilisation est également un autre avantage fondamental de Gaia : via une interface conversationnelle accessible directement depuis Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent poser des questions en langage naturel et recevoir des réponses immédiates sur tout ce qui concerne le intranet et la manière dont il peut soutenir le travail de toutes les personnes dans l’entreprise.

La possibilité d’interagir avec Gaia dans n’importe quelle langue rend ensuite le service encore plus utile pour garantir que la stratégie de communication interne soit facilement coordonnée, aussi bien entre équipes multiculturelles qu’entre les différentes implantations de groupes multinationaux.

FAQ sur l'utilisation de l'IA dans l’intranet d’entreprise

Pourquoi intégrer l’IA dans l’intranet d’entreprise ?

L’IA permet d’automatiser les tâches répétitives, de simplifier la recherche d’informations et de personnaliser l’expérience utilisateur. Cela entraîne une augmentation de la productivité, une meilleure communication interne et une gestion plus efficace des connaissances.

Comment l’IA améliore-t-elle la recherche dans l’intranet ?

L’IA interprète le contexte des recherches et fournit des résultats plus pertinents, en classant automatiquement les documents par auteur, date, sujet ou catégorie. Cela permet de trouver rapidement les informations pertinentes sans devoir parcourir de longues listes de fichiers.

Quels outils d’IA propose Microsoft 365 pour l’intranet ?

Microsoft 365 met à disposition des outils comme Microsoft Copilot, SharePoint Premium, AI Builder et Microsoft Graph, qui permettent d’automatiser des processus, de créer des contenus intelligents et d’améliorer l’expérience utilisateur au sein du digital workplace.

Qu’est-ce que Microsoft Copilot pour SharePoint ?

C’est un assistant IA qui aide à générer des pages, suggérer des mises en page, réécrire des textes et simplifier les flux de travail. Il peut être configuré pour prendre en charge des processus spécifiques, comme la gestion documentaire ou le suivi de projets.

Quel est le rôle de Microsoft Graph ?

Microsoft Graph analyse les relations entre utilisateurs, documents et activités dans le digital workplace. Il fournit à Copilot et à d’autres systèmes d’IA les contextes nécessaires pour formuler des suggestions intelligentes, tout en garantissant l’accès uniquement aux contenus autorisés.

Comment automatiser la gestion documentaire avec l’IA ?

Avec SharePoint Premium et AI Builder, il est possible d’extraire des données des documents, de compléter automatiquement les métadonnées, de classer les contenus et d’ajouter des balises descriptives aux images, facilitant ainsi la gestion des fichiers d’entreprise.

Comment l’IA améliore-t-elle la communication interne ?

Grâce à des outils comme Viva Amplify et Viva Engage, l’IA suggère des contenus, des tons et des formats pour des communications plus efficaces. Elle analyse l’engagement et aide à optimiser les campagnes futures de l’entreprise.

Qui est Gaia, l’Intranet Manager de intranet.ai ?

Gaia est un agent conversationnel basé sur l’IA qui analyse l’utilisation de l’intranet et propose des stratégies pour l’améliorer. Elle répond en langage naturel aux questions sur l’adoption du portail et suggère des actions concrètes pour en accroître l’efficacité.

Comment fonctionne la personnalisation des contenus avec l’IA ?

L’intelligence artificielle affiche des contenus personnalisés en fonction du rôle, du département et des centres d’intérêt de l’utilisateur, rendant l’expérience dans l’intranet plus pertinente et utile pour chaque collaborateur.

Qu’est-ce qui fait de l’IA une stratégie efficace pour l’intranet ?

L’IA rend l’intranet dynamique, adaptatif et proactif. Elle anticipe les besoins des utilisateurs, favorise l’adoption de la plateforme et contribue à réduire les coûts opérationnels ainsi que la dispersion des informations de l’entreprise.