Copilot dans Teams : comment utiliser l'IA pour la collaboration

Microsoft Copilot dans Teams : une introduction

En 2023, Microsoft 365 Copilot a officiellement été intégré à Microsoft Teams, apportant avec lui une vague de nouvelles fonctionnalités pour la collaboration professionnelle. Cette intégration n'est pas le fruit du hasard : elle découle du besoin de plus en plus répandu dans les entreprises de pouvoir s'appuyer sur des outils capables de relever les défis du travail moderne.

Il suffit de penser aux modes de travail hybrides ou à distance. Si une plus grande flexibilité est nécessaire pour concilier sphère privée et sphère professionnelle, il faut aussi de nouveaux outils pour assurer la fluidité de la collaboration entre des équipes dispersées.

L'idée derrière Copilot in Teams est donc claire : soutenir les utilisateurs dans leurs activités quotidiennes, où qu'ils soient. Mais comment y parvient-il ? L'intelligence artificielle générative de Microsoft est capable de comprendre les conversations, de suggérer des réponses appropriées, de générer du contenu pertinent et de résumer les informations partagées. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps, mais d'améliorer la communication et la collaboration entre toutes les personnes au sein de l'organisation.

Les résultats sont déjà visibles. Un exemple ? CNH Industrial, dans le cadre d'un projet pilote lancé en collaboration avec Microsoft, a fait appel à 100 travailleurs pour tester les capacités de Copilot.

Selon la communication officielle de Microsoft, les résultats du projet ont été très positifs, montrant une amélioration significative de la productivité et de la qualité du contenu produit par les travailleurs, une amélioration de la gestion des réunions, une simplification de la recherche d'informations sur des sujets discutés avec d'autres collègues et la possibilité de résumer le contenu de documents complexes.

Mais ce n'est pas tout. Comme on pouvait s'y attendre, c'est dans le domaine du travail en équipe que Copilot in Teams a eu le plus d'impact positif. Ceci grâce à des fonctionnalités qui parviennent à transformer les réunions et les conversations entre les membres de l'équipe en actions concrètes, en aidant les utilisateurs à identifier les priorités, à organiser les tâches et à suivre l'avancement des projets.

Microsoft Copilot dans Teams : comment y accéder ?

Pour accéder à Microsoft 365 Copilot à partir de l'application Teams, il est essentiel que l'entreprise dispose des licences adéquates. Plus précisément :

• Une licence Microsoft 365 appropriée, telle que
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium
• La licence supplémentaire pour Microsoft 365 Copilot.

Après avoir acquis les licences nécessaires, Copilot peut être activé via le portail d'administration de Microsoft 365, où les autorisations d'accès pour les utilisateurs peuvent être configurées. Il est également important de vérifier que la version de l'application Teams et les navigateurs utilisés sont à jour, afin de garantir le bon fonctionnement de Copilot.

Une fois configurée, l'IA de Microsoft sera prête à être utilisée par les utilisateurs activés dans l'application Teams, avec des capacités de collaboration et de communication étendues :

• les chats publics et privés
• réunions (avec inscription active)
• les canaux (fonctionnalité attendue prochainement)

Pour accéder aux fonctionnalités de Copilot dans un chat, par exemple, il suffit d'ouvrir la conversation souhaitée et de sélectionner l'icône "Copilot" visible dans le coin supérieur droit. Cela ouvre une fenêtre dédiée pour saisir des messages et obtenir des réponses de l'intelligence artificielle, sans interrompre le flux de la conversation principale.

Pendant les réunions pour lesquelles la transcription est disponible, Copilot peut générer du contenu tel que des résumés de discours ou des listes de tâches qui ont été assignées aux participants. Il est important de noter quetoutes ces opérations, ainsi que d'autres, sont effectuées conformément aux politiques strictes de Microsoft en matière de sécurité et de confidentialité, ce qui garantit la protection des données de l'entreprise.

Microsoft Copilot dans Teams : quelles sont ses fonctionnalités ?

Microsoft 365 Copilot offre certaines de ses fonctionnalités les plus intéressantes dans Microsoft Teams, ce qui vous permet de récupérer des informations partagées avec des collègues et de les utiliser pour créer de nouveaux contenus, organiser des tâches et obtenir un résumé rapide de tout ce qui se passe dans l'entreprise.

Voyons ci-dessous les principales fonctionnalités de Copilot dans l'application Teams.

Gestion de l'information

Avec l'arrivée de Copilot dans Microsoft Teams, l'intelligence artificielle devient un outil précieux pour retraiter les informations partagées lors d'une réunion, en aidant les participants à les retraiter pour obtenir un résumé rapide des tâches à accomplir.

Ce n'est que lorsque la transcription de la réunion est disponible que Copilot peut générer un résumé qui met en évidence les interventions clés des participants, fournit un résumé des conversations qui ont eu lieu et rassemble les activités planifiées pour accomplir ce qui a été discuté par l'équipe.

Par exemple, lors d'une réunion portant sur le plan de lancement d'un nouveau produit, Copilot peut créer une chronologie mettant en évidence les propositions des participants, les décisions prises et les activités que chaque membre de l'équipe devra réaliser dans les délais convenus.

En plus de générer de tels résumés pour les réunions d'équipe enregistrées, Copilot offre la possibilité d'une interaction conversationnelle pour approfondir l'information.

Les utilisateurs ayant accès à la transcription peuvent alors poser des questions telles que "Quelles activités ont été assignées à l'équipe de vente ?" ou "Quel budget a été décidé pour la nouvelle campagne publicitaire ?".

Il est important de noter que chaque réponse fournie par l'IA de Microsoft est accompagnée d'une référence à la transcription, de sorte que l'utilisateur peut directement en vérifier la validité.

Soutien pendant une réunion

Copilot nous apporte également une aide précieuse lors des appels professionnels en mettant à notre disposition un espace de discussion dédié où vous pouvez formuler des demandes personnalisées. De cette manière, nous avons la possibilité de :

• générer du contenu à partager en direct ;
• établir une liste de tâches à programmer pour l'équipe ;
• recevoir des réponses immédiates sur les sujets abordés ;
• demander à Copilot de prendre des notes sur un sujet évoqué ;
• traduire des discours en simultané, avec la nouvelle fonctionnalité "Interprète en équipe" prévue en avant-première pour 2025 ;
• etc.

Pour les retardataires, il est toujours utile de pouvoir demander un résumé de ce qui a été dit, ce qui permet d'optimiser le temps et d'éviter les répétitions inutiles.

Gérer les informations partagées en réunion avec Copilot dans Teams

Récupération d'informations

Copilot simplifie la recherche d'informations partagées dans les chats Microsoft Teams.

Les utilisateurs peuvent demander à l'intelligence artificielle de récupérer les messages texte, les fichiers, les images, les liens et les documents partagés dans les chats privés, où se déroulent les conversations avec un collègue en particulier, ou dans les chats de groupe, éliminant ainsi le besoin de rechercher manuellement dans de longs fils de discussion.

Pour ceux qui utilisent Teams comme principal outil de collaboration, cette fonctionnalité change la donne : il suffit d'ouvrir la fenêtre Copilot pour effectuer des requêtes telles que "Trouver le fichier que j'ai partagé la semaine dernière dans ce chat" ou "Montrer la conversation dans laquelle nous avons discuté du projet X".

Tout cela en respectant la confidentialité des données de l'entreprise.

En effet, Copilot ne peut récupérer que les informations auxquelles l'utilisateur a le droit d'accéder, en respectant les autorisations accordées par l'organisation.

Le dernier aspect à considérer est l'intégration avec d'autres applications Microsoft 365, grâce à laquelle Copilot est capable de localiser des fichiers partagés qui sont stockés dans SharePoint ou OneDrive, élargissant ainsi le champ de ses recherches.

Récupérer des informations et des ressources partagées via Copilot dans Teams

Voici comment Copilot nous aide à collaborer avec nos collègues au sein de Microsoft Teams. De la synthèse de réunions à la récupération de documents partagés, l'intégration de Copilot dans Teams promet d'économiser jusqu'à 20 % du temps passé en moyenne chaque jour à rechercher et à gérer les informations échangées lors de chats et de réunions.

Grâce à sa capacité à retraiter les conversations, l'intelligence artificielle peut réduire de manière significative le temps nécessaire à la prise de décisions opérationnelles, augmentant ainsi la productivité globale de toutes les équipes de l'entreprise.

Par exemple, une étude interne de Microsoft estime que les personnes occupant des postes de direction peuvent gagner environ trois heures par semaine dans la coordination des activités d'un projet, grâce à la génération de résumés et de listes de choses à faire avec les tâches assignées et les délais.

Ce niveau d'intégration permet non seulement d'optimiser les processus quotidiens, mais aussi d'améliorer la précision et la rapidité de la communication en exploitant l'accès en temps réel aux fichiers, notes et documents stockés dans SharePoint ou OneDrive.

Pour conclure notre tour d'horizon, nous présentons ci-dessous un bref tableau résumant les principales fonctionnalités de Copilot in Teams observées jusqu'à présent.

Différences entre Microsoft Copilot et Teams Premium

Teams Premium représente l'une des premières approches de Microsoft en matière d'intégration d'une solution d'IA générative native pour Teams, offrant des fonctionnalités telles que la récapitulation intelligente des réunions, grâce à laquelle des notes et des tâches basées sur la transcription peuvent être générées automatiquement.

Ce module complémentaire de Microsoft Teams partage certaines fonctionnalités avec Microsoft 365 Copilot, mais présente bien sûr des différences importantes que nous souhaitons développer brièvement ici.

Alors que Teams Premium n'offre pas de chat dédié à la rédaction d'invites et se concentre sur l'amélioration de l'expérience des réunions d'affaires, Copilot permet une interaction directe via des invites pour créer du contenu et accéder aux données stockées dans les applications qui composent le lieu de travail numérique Microsoft 365.

Par exemple, avec Copilot, il est possible de faire des invites personnalisées telles que "Créer un projet d'e-mail basé sur cette conversation" ou "Générer un graphique dans Excel avec les données de cette transcription".

Bien que Teams Premium s'intègre également à l'écosystème Microsoft 365, il est important de noter que cette intégration est moins poussée qu'avec Copilot.

En ce qui concerne les conditions d'accès, une licence spécifique est nécessaire pour utiliser Teams Premium, alors que Copilot nécessite l'achat d'une licence supplémentaire et d'une licence Microsoft 365 éligible (y compris les licences E3, E5, Business Standard ou Business Premium).

En ce qui concerne les fonctionnalités, Copilot n'inclut pas certaines commandes exclusives à Teams Premium, telles que :

• la traduction en temps réel des sous-titres ;
• les options de sécurité avancées pour les réunions ;
• les options de personnalisation pour les événements en direct.

Par conséquent, nous pourrions résumer la différence entre Microsoft 365 Copilot et l'IA derrière Teams Premium comme suit : d'une part, Copilot est parfait pour ceux qui recherchent un soutien personnalisé pour travailler avec des données partagées dans l'environnement d'entreprise Microsoft 365 ; d'autre part, Teams Premium pourrait être un choix plus approprié pour les entreprises qui souhaitent seulement améliorer l'expérience offerte lors de réunions et d'événements en direct.

Limites de Microsoft 365 Copilot dans Teams

Microsoft 365 Copilot offre un ensemble de fonctionnalités révolutionnaires pour la communication et la collaboration au sein de Microsoft Teams. Cependant, il est important de connaître ses limites afin de l'appliquer au mieux dans sa propre entreprise et dans sa routine de travail quotidienne.

L'une des principales limites concerne la quantité de données que Copilot peut traiter.

Dans les chats, il peut traiter des informations jusqu'à un maximum de 30 jours après le dernier message ; dans les réunions, en revanche, les sessions de plus de deux heures peuvent entraîner un temps de latence plus long dans les réponses. Le traitement de contenus multimédias complexes n'est pas encore totalement pris en charge, ce qui peut limiter son utilisation.

Un autre aspect à prendre en considération est la qualité du résultat, qui est optimale lorsque les demandes sont formulées dans l'une des langues suivantes :

• Anglais
• Espagnol
• Japonais
• Français
• Allemand
• Portugais
• Italien
• Chinois simplifié

Les langues non répertoriées entraînent une légère diminution de la précision avec laquelle Copilot fournit ses réponses. Cependant, Microsoft a annoncé que 17 nouvelles langues seraient ajoutées prochainement, portant le total à 25, dont l'arabe, le coréen et le suédois. Il s'agit d'un ajout important qui permettra à un public encore plus large de bénéficier d'une expérience optimale lors de l'utilisation de Copilot.

Comment accéder à Microsoft 365 Copilot dans Teams ?

Pour accéder à Microsoft 365 Copilot dans Teams, vous devez disposer d'une licence Microsoft 365 valide ainsi que de la licence spécifique pour Copilot. Les administrateurs peuvent activer l'accès pour des utilisateurs spécifiques depuis la section "Applications" de leur compte. Les utilisateurs autorisés peuvent utiliser Copilot dans les chats, pendant leurs réunions, dans les groupes de collaboration et bientôt également dans les canaux de Teams.

Quelles sont les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Teams ?

Microsoft 365 Copilot offre différentes fonctionnalités au sein de Teams, notamment le résumé des réunions, la discussion pendant les appels vidéo et la recherche de contenu dans les chats privés ou de groupe.

Quelle est la différence entre Microsoft 365 Copilot et Teams Premium ?

Teams Premium propose certaines fonctionnalités similaires à Copilot, telles que le résumé automatique des réunions, mais ne comprend pas de chat pour la saisie de prompts ni ne s'intègre avec les autres applications de Microsoft 365. Contrairement à Copilot, il ne permet pas les demandes personnalisées ou la génération de nouveaux contenus basés sur les données de Word, PPT ou Excel. Avec Teams Premium cependant, vous pouvez obtenir des sous-titres traduits en temps réel lors d'une réunion, des fonctionnalités de protection du contenu des réunions, la possibilité d'avoir des réunions avec votre image de marque d'entreprise, des webinaires avancés et des fonctionnalités de gestion des rendez-vous.

Quelles sont les limitations de Microsoft 365 Copilot dans Teams ?

Copilot a des limitations dans la quantité de données qu'il peut traiter pour répondre aux questions dans les chats et pendant les réunions. Il ne répond que dans les langues prises en charge par Microsoft.

Comment puis-je obtenir un support pour l'adoption de Microsoft 365 Copilot ?

Vous pouvez obtenir un support pour l'adoption de Copilot en contactant intranet.ai. Nous proposons des services personnalisés pour la migration des données vers le cloud Microsoft, l'évaluation de la sécurité et des autorisations, la formation des utilisateurs et le développement d'extensions pour enrichir les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot. Nous avons également une communauté dédiée à toutes les entreprises souhaitant adopter Microsoft 365 Copilot de manière un peu plus innovante que d'habitude.