Viva Engage : comment créer un réseau social d'entreprise

Qu'est-ce que Microsoft Viva Engage ?

Viva Engage permet aux entreprises de créer un réseau social interne, c'est-à-dire un espace virtuel où les travailleurs peuvent partager des idées et obtenir des informations de leurs collègues grâce à la création et à la participation à des communautés thématiques. Il s'agit de l'un des principaux modules de la suite Viva, la nouvelle plateforme d'expérience des employés conçue par Microsoft pour améliorer la productivité et le bien-être des personnes au sein de l'entreprise.

Pour ce faire, Microsoft Viva propose aux entreprises des modules verticaux permettant de gérer tous les aspects de l'expérience des employés. Il s'agit notamment de Viva Connections, qui centralise les ressources et les communications, de Viva Insights, qui analyse les données pour optimiser la productivité personnelle, et de Viva Learning, qui soutient la formation continue pendant les journées de travail chargées.

Au sein de l'écosystème Microsoft Viva, le module Viva Engage se distingue par l'importance qu'il accorde à la communication interne et à la culture d'entreprise, en héritant des fonctionnalités qui ont fait la renommée de Microsoft Yammer.

Mais ce n'est pas tout, car Viva Engage a modernisé les communautés et les a enrichies de fonctionnalités originales telles que Storylines, pour partager des mises à jour de type médias sociaux, et Leadership Corner, qui permet à la direction de se connecter directement avec tous les membres de l'organisation.

Viva Engage va ainsi au-delà de l'approche traditionnelle et formelle de la communication interne, en donnant la priorité à la participation active et aux idées de chaque employé.

Viva Engage : les avantages pour les entreprises

Viva Engage, comme toutes les solutions Microsoft, est capable de répondre aux besoins de toutes les organisations, des grandes entreprises aux PME, grâce à ses fonctionnalités qui visent à améliorer la communication, la collaboration et l'engagement, même et surtout à distance.

Dans les grandes entreprises, où la structure organisationnelle complexe et la répartition géographique des sites et des départements peuvent entraver l'échange d'informations, Viva Engage agit comme un pont, facilitant le dialogue et renforçant le lien entre la direction et les équipes commerciales.

Grâce au "Leadership Corner", par exemple, les membres de la direction ont la possibilité de communiquer avec leurs collègues de manière plus directe et authentique, en partageant des stratégies, des mises à jour et des objectifs à atteindre ensemble pour poursuivre la croissance de l'entreprise.

Il en résulte une plus grande transparence, qui non seulement renforce le sentiment de confiance dans l'organisation, mais favorise également l'alignement à plus grande échelle.

De même, les communautés deviennent des espaces de discussion idéaux pour mettre en relation des personnes ayant des intérêts ou des responsabilités communs, ce qui favorise la coordination entre des équipes travaillant à distance ou entre des départements et des sites dispersés.

Pour les PME, dont les ressources sont souvent plus limitées, Viva Engage représente une opportunité de numériser la communication et le flux d'informations qui sous-tendent les processus internes avec un investissement minimal. Un investissement qui peut être optimisé grâce à l'intégration de Viva Engage à l'intranet d'entreprise de SharePoint Online.

En fait, une force transversale réside dans l'intégration native entre les différents produits de Microsoft 365, Microsoft Viva et Microsoft Power Platform. En partant d'une solution simple comme Viva Engage, il est donc possible d'étendre ses fonctionnalités de communication et de collaboration en intégrant des plateformes telles que SharePoint et Teams, afin d'obtenir un lieu de travail numérique complet adapté à votre entreprise.

Partie Web "Conversations" de Viva Engage pour SharePoint Online

Viva Engage vs Yammer : quels sont les changements ?

En mars 2023, Microsoft a initié un changement majeur dans son univers d'applications d'entreprise, en lançant le processus de changement de marque qui a conduit à la transformation de Microsoft Yammer en Viva Engage.

Cette transition, qui s'est achevée avec succès en décembre 2023, a transformé l'application sociale la plus populaire au monde parmi les organisations en un outil totalement intégré à la suite Microsoft Viva, jetant les bases d'une nouvelle expérience de communication.

Grâce au rebranding, il a été possible d'intégrer toutes les fonctionnalités de Yammer dans l'écosystème Viva, puis de les étendre pour créer une solution capable de moderniser les réseaux internes des entreprises, auparavant basés sur Yammer, et de les transformer en une expérience numérique plus sophistiquée, inspirée des réseaux sociaux les plus populaires, notamment Instagram et TikTok.

Viva Engage n'est donc pas le fruit d'un simple changement de nom : dans l'univers de Microsoft, le concept même de "rebranding" implique un changement radical qui va au-delà de la simple nomenclature du produit. Viva Engage représente en fait l'évolution naturelle d'une plateforme qui n'était plus en mesure de répondre aux besoins de communication des entreprises et des utilisateurs.

Axé sur l'expérience des employés, ce module de Microsoft Viva réussit à améliorer la communication d'entreprise en termes d'engagement. Et ce, grâce à des fonctionnalités totalement nouvelles par rapport à celles offertes par Yammer. Par exemple, le Leadership Corner, qui permet un dialogue direct entre la direction et les équipes de l'entreprise, ou l'introduction d'Advanced Analytics, qui offre des métriques détaillées permettant de contrôler et d'améliorer la participation aux conversations internes.

Licences de Viva Engage et modalités d'accès

Viva Engage est inclus dans deux licences principales :

• Viva Engage Core, incluse dans les licences classiques de Microsoft 365. Elle comprend les fonctionnalités de base de l'application.
  
• Viva Suite, qui comprend la famille de produits Viva (à l'exception de Viva Sales). Elle comprend les fonctionnalités de base de l'application et celles à venir.
  

Les entreprises intéressées par l'adoption de Viva Engage doivent d'abord évaluer le type de licence Microsoft 365 dont elles disposent. Si vous disposez déjà d'une licence qui inclut Viva Engage Core, comme l'un des plans standard Microsoft 365 ou Office 365 Enterprise, vous n'aurez pas besoin d'acheter des licences supplémentaires pour accéder aux fonctionnalités de base de Microsoft Viva.

Cependant, pour bénéficier des fonctionnalités avancées et des expériences premium de Viva Engage, telles que le Coin des dirigeants, les campagnes et les mesures d'analyse avancées, vous devez acheter la licence Viva Suite. Cette licence vous permet d'étendre l'utilisation de Viva Engage, en l'intégrant aux autres produits de la famille Viva et en offrant ainsi une expérience unifiée pour améliorer l'expérience des personnes dans votre organisation.

Pour accéder à Viva Engage, une fois en possession de la licence appropriée, les utilisateurs doivent se connecter à leur compte Microsoft 365 et localiser Viva Engage dans le portail d'applications. L'administrateur informatique peut également configurer un accès direct à l'application via Microsoft Teams, en intégrant Viva Engage dans la barre de navigation.

Il convient de mentionner que lamise en œuvre de fonctionnalités avancées peut nécessiter davantage de soutien informatique pour l'activation et la personnalisation des configurations, en particulier lorsqu'elles sont utilisées en synergie avec d'autres outils Viva.

Les experts de l'équipe d'intranet.ai peuvent guider les entreprises tout au long du processus d'adoption, depuis le choix de la licence adaptée à leurs besoins jusqu'au déploiement de Viva Engage dans l'espace de travail numérique Microsoft 365, au cœur duquel se trouve l'intranet d'entreprise de SharePoint Online.

Aperçu de Microsoft Viva Engage

Viva Engage : quelles sont ses fonctionnalités ?

Viva Engage hérite de Microsoft Yammer les fonctionnalités les plus importantes pour la communication et la collaboration au sein de l'entreprise : les communautés, les conversations et le contenu des questions-réponses.

Cependant, le module de création d'un réseau social interne de Microsoft Viva n'est pas une simple copie de Yammer, comme nous l'avons mentionné précédemment. Viva Engage introduit de nouvelles fonctionnalités destinées à améliorer la communication entre collègues et leur implication dans les initiatives de l'entreprise.

Parmi les nouveautés les plus intéressantes, citons le Leadership Corner, conçu pour faciliter le dialogue avec les membres de la direction, et les Campaigns, idéales pour promouvoir des projets, des valeurs et des stratégies, renforçant ainsi la culture d'entreprise. En outre, d'importantes fonctions d'analyse ont été ajoutées, permettant de suivre l'engagement dans des publications individuelles et la participation à des événements.

Avec toutes ces fonctionnalités, Viva Engage s'impose comme l'une des meilleures plateformes du marché pour le réseautage social interne, offrant un environnement unique où la communication, la collaboration et l'engagement s'entremêlent pour soutenir les stratégies d'expérience des employés.

Publier des annonces visibles par l’ensemble du public de l’entreprise dans Viva Engage

Communautés

Les communautés sont l'héritage le plus évident de Microsoft Yammer.

Il s'agit de groupes d'utilisateurs au sein de l'organisation qui sont créés pour centraliser les discussions et le partage d'informations sur des sujets spécifiques. Chaque utilisateur a la possibilité de créer une communauté (par opposition aux groupes Teams) et d'inviter ses collègues à la rejoindre.

Les communautés sont basées sur les groupes Microsoft 365, elles sont donc toujours accompagnées de :

• Un site SharePoint où le contenu partagé peut être stocké.
• Un bloc OneNote pour enregistrer les notes utiles aux membres.
• Une instance de Microsoft Planner pour gérer les tâches collectives.

L'intégration avec Microsoft Stream (qui fait désormais partie de Microsoft Stream on SharePoint) permet également d'organiser des événements en direct, qui sont diffusés directement dans une communauté et automatiquement stockés dans l'application pour être consultés ultérieurement, éventuellement par ceux qui n'ont pas pu participer à la diffusion en direct.

Outre les communautés créées par les utilisateurs, les instances individuelles de Viva Engage disposent d'un groupe par défaut appelé "All Company". Cette communauté rassemble tous les utilisateurs disposant d'un compte d'entreprise et sert à diffuser les mises à jour, les informations et les ressources les plus utiles aux membres de l'organisation.

La particularité de la communauté "All Company" est la possibilité d'exclure le grand public de la création de contenu, de sorte que seuls les propriétaires du groupe, choisis par l'organisation, peuvent contribuer au flux de communication principal.

Vue d’ensemble des communautés dans Viva Engage

Création de contenu

En cliquant sur la boîte située sous la bannière de la Communauté, l’utilisateur accède à l’espace de création de nouveaux contenus. Il peut choisir parmi plusieurs types :

• Question, qui active les fonctionnalités de réponse (comme le choix d'une Meilleure Réponse à mettre en avant) ;
• Sondage, qui accompagne la publication avec des options à choix unique (par exemple, "Quelle est la date préférée pour le prochain événement d’entreprise ?") ;
• Éloges, utiles pour reconnaître les réussites des autres (par exemple, "Un grand merci à l’équipe IT pour avoir rapidement résolu le problème du serveur") ;
• Publication, le format traditionnel commun à tous les réseaux sociaux, dans lequel il est possible de mentionner des collègues.

Les administrateurs de la communauté disposent également de l’Annonce, un type de contenu qui est automatiquement notifié à tous les membres afin de diffuser plus rapidement des communications urgentes ou des mises à jour importantes.

Après avoir sélectionné le type de contenu à publier, l’utilisateur peut formater le texte, télécharger des vidéos lisibles directement dans la publication, joindre des documents, images ou GIF, et spécifier des topics. Ces derniers constituent une fonctionnalité intéressante de Viva Engage : il s’agit de tags indexés qui facilitent la recherche de contenus liés à un même sujet, comme #Innovation.

Enfin, la plateforme offre des fonctionnalités de suivi pour les contenus publiés, avec des outils d’analyse permettant de mesurer l’engagement généré par les publications. Par exemple, un administrateur peut surveiller combien de personnes ont interagi avec une annonce, tandis qu’un utilisateur standard peut vérifier le nombre de votes reçus sur son dernier sondage afin d’optimiser ses futures communications.

Exemples de communications à publier dans Viva Engage

Story

Une toute nouvelle fonctionnalité issue du monde d'Instagram.

Les Stories peuvent aider les entreprises à partager leurs initiatives de manière plus directe et plus engageante, renforçant ainsi la communication interne de la marque. Les utilisateurs peuvent choisir de réaliser un enregistrement en direct ou de télécharger des vidéos prêtes à l'emploi, qui seront montrées à leurs followers et aux membres de leurs communautés.

Les Stories peuvent également être intégrées à l'intranet d'entreprise de SharePoint Online afin d'étendre la visibilité des communications et de faciliter la distribution du contenu dans l'ensemble de l'organisation.

Charger une Story dans Viva Engage

Storyline

Les Storylines sont les contenus que les utilisateurs affichent sur leur profil Viva Engage pour parler de leurs centres d'intérêt et ainsi se faire connaître de leurs pairs. L'objectif est en fait d'améliorer la marque personnelle aux yeux des suiveurs, sur le modèle des blogs en ligne.

Ce contenu peut être partagé via Microsoft Teams, Outlook et Viva Connections, et enrichi d'images, de vidéos et de liens utiles pour stimuler l'engagement. L'engagement est encore stimulé par la possibilité de réagir aux Storylines des collègues par le biais de commentaires, de likes et de partages.

Également intégrées au Leadership Corner, les Storylines offrent un espace stratégique pour partager les réussites et les mises à jour avec l'ensemble de l'organisation.

Leadership Corner

Le Leadership Corner de Viva Engage est un espace conçu pour relier les dirigeants à l'organisation, en facilitant un dialogue plus direct et plus transparent. Grâce à cette fonction, les dirigeants peuvent partager des stratégies, des mises à jour et des exemples de réussite, en faisant tomber les barrières qui séparent souvent les cadres supérieurs du reste de l'équipe.

Les messages dans cette section peuvent être consultés non seulement dans Viva Engage, mais aussi dans Teams, Outlook et Viva Connections, ce qui permet aux dirigeants de communiquer avec leurs collègues dans leurs applications quotidiennes sans interrompre le flux de travail.

En plus de faciliter l'échange d'informations, le Leadership Corner encourage la participation active grâce à des sessions de questions-réponses, des campagnes de communication ciblées et des posts interactifs. Les collègues peuvent alors prendre part aux conversations par des commentaires, des réactions et un retour d'information.

Le Leadership Corner se caractérise par sa capacité à renforcer le sentiment d'appartenance à la communauté de l'entreprise. Grâce à un contenu inspirant pour tous, les dirigeants peuvent promouvoir les valeurs de l'organisation et créer un lien plus profond avec leurs collègues.

Aperçu du Leadership Corner dans Viva Engage

Campaigns

La fonctionnalité Campaigns de Viva Engage est conçue pour rassembler les membres d'une organisation autour de thèmes et d'objectifs communs qui sous-tendent souvent la culture d'entreprise. Les campagnes offrent aux dirigeants et aux équipes un outil polyvalent pour lancer des initiatives stratégiques, telles que la promotion du développement durable, la valorisation de la diversité et de l'inclusion ou la célébration de succès communs.

Grâce à une approche structurée, les campagnes transforment les idées et les valeurs en actions concrètes visant à impliquer l'ensemble de l'organisation.

L'un des éléments clés de cette fonctionnalité est l'utilisation de hashtags, qui relient automatiquement tous les contenus liés aux campagnes.

Cela simplifie non seulement la navigation, mais encourage également la participation des utilisateurs, qui peuvent partager leurs expériences, leurs idées et leurs réussites personnelles liées à une campagne interne spécifique. C'est précisément la collecte de ces histoires qui contribue à créer un récit collectif.

Aperçu d'une campagne dans Viva Engage

Analyse avancée

Les nouvelles fonctions d'analyse avancée de Viva Engage sont conçues pour aider les organisations à mieux comprendre les tendances internes et à optimiser l'engagement des utilisateurs en conséquence.

Advanced Analytics vous permet de suivre les mesures de communication clés telles que les vues, les réactions, les commentaires et les partages, fournissant une vue d'ensemble claire de l'efficacité du contenu publié dans Storyline, Campaigns et Leadership Corner.

L'objectif est de pouvoir identifier avec précision non seulement ce qui fonctionne, mais aussi comment améliorer le contenu qui est moins considéré par l'audience de l'entreprise, augmentant ainsi l'engagement global de l'organisation.

À cet égard, l'une des forces de l'analyse avancée réside dans la segmentation des données. En effet, l'engagement peut être analysé en fonction de groupes, d'équipes ou de rôles spécifiques, ce qui permet de mettre en évidence les domaines qui nécessitent une plus grande attention. Par exemple, une équipe dont le niveau d'engagement est faible peut être ciblée, tandis qu'un contenu plus performant peut être reproduit pour répondre aux besoins et aux intérêts des collègues.

Mais l'analyse ne se limite pas aux chiffres : les données recueillies aident à identifier le type de contenu qui suscite le plus d'intérêt ou le meilleur moment pour le publier. En outre, elles nous permettent d'évaluer l'alignement des communications sur les objectifs de l'entreprise.

Métriques d'engagement dans Viva Engage

Viva Engage et Copilot : que nous réserve l'avenir ?

Microsoft continue de redéfinir les réseaux sociaux en entreprise et l'introduction de Copilot dans Viva Engage est une étape décisive dans cette direction. Annoncé en mars 2024 dans le cadre de la suite Microsoft Viva et mis à disposition en juillet de la même année, Copilot intègre désormais l'intelligence artificielle dans l'expérience Viva Engage pour simplifier la communication interne.

Tout d'abord, pour accéder à ces toutes nouvelles fonctionnalités basées sur l'IA, les entreprises doivent disposer d'une licence comprenant Viva Engage - licence que nous avons vue au début de notre aperçu - ainsi qu'une licence supplémentaire pour Microsoft 365 Copilot.

Une fois qu'ils ont vérifié que leur abonnement répond aux exigences, les administrateurs informatiques peuvent activer Copilot à partir du Microsoft Admin Center, en le configurant pour des groupes d'utilisateurs spécifiques.

Après l'activation, Copilot sera accessible via Microsoft Teams, où il s'intègre aux fonctionnalités de Viva Engage telles que Community, Storyline et Q&A.

En ce qui concerne les fonctionnalités de Viva Engage, Copilot apporte une aide précieuse aux utilisateurs pour créer rapidement des contenus attrayants pour les publics de l'entreprise. En outre, l'IA fournit des informations précieuses sur les interactions au sein des communautés, en suggérant des moyens d'accroître la participation des collègues et en identifiant des sujets d'intérêt qui pourraient être explorés dans de futurs messages.

Les chefs d'entreprise, en particulier, peuvent utiliser Copilot pour créer des communications et des campagnes ciblées ou pour répondre rapidement aux questions fréquemment posées au sein des communautés, du Leadership Corner ou lors d'un événement en direct.

La combinaison de l'intelligence artificielle et de la dynamique d'un réseau social moderne permet de créer un environnement numérique dans lequel l'information circule de manière fluide et les interactions sont transformées en valeur concrète pour l'organisation. Une percée pour toutes les entreprises qui souhaitent utiliser la technologie pour améliorer non seulement les processus, mais aussi les liens entre les personnes.

Qu'est-ce que Microsoft Viva Engage ?

Microsoft Viva Engage est un module de la suite Microsoft Viva conçu pour créer un réseau social interne à l'entreprise. Il facilite la communication et la collaboration entre les employés grâce à des communautés thématiques et des outils de partage.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Microsoft Viva Engage ?

Les principales fonctionnalités de Microsoft Viva Engage incluent des communautés thématiques, des mises à jour au format réseau social appelées Storyline et un Leadership Corner permettant une communication directe entre la direction et les employés.

En quoi Microsoft Viva Engage est-il différent de Yammer ?

Microsoft Viva Engage reprend les fonctionnalités de Yammer, mais introduit des nouveautés comme les Storyline et le Leadership Corner, offrant ainsi une expérience plus moderne et intégrée aux autres modules de Microsoft Viva.

Comment accéder à Microsoft Viva Engage ?

Microsoft Viva Engage est disponible sous forme d'application au sein de Microsoft Teams. Les utilisateurs peuvent y accéder directement depuis Teams, facilitant ainsi l'intégration avec leurs outils de travail quotidiens.

Quels sont les prérequis en matière de licence pour utiliser Microsoft Viva Engage ?

Microsoft Viva Engage est inclus dans les licences Microsoft 365 comprenant Yammer. Pour accéder à des fonctionnalités avancées, il peut être nécessaire de disposer de licences spécifiques de la suite Microsoft Viva.

Comment Microsoft Viva Engage soutient-il la culture d'entreprise ?

Microsoft Viva Engage favorise une culture d'entreprise participative grâce à des outils facilitant le partage d'idées, les retours d'expérience et les mises à jour entre tous les membres de l'organisation, quel que soit leur rôle ou leur position.

Quelles sont les nouveautés à venir pour Microsoft Viva Engage ?

Microsoft Viva Engage intégrera des fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle, comme Microsoft 365 Copilot, afin d'améliorer l'expérience utilisateur et d'offrir des outils plus efficaces pour la communication et la collaboration.

Comment Microsoft Viva Engage s'intègre-t-il aux autres outils de Microsoft 365 ?

Microsoft Viva Engage s'intègre parfaitement avec des outils tels que SharePoint, Teams et Outlook, offrant une expérience unifiée et facilitant l'accès aux informations ainsi que la collaboration entre les employés.

Peut-on utiliser Microsoft Viva Engage sur des appareils mobiles ?

Oui, Microsoft Viva Engage est accessible via l'application mobile de Microsoft Teams, permettant aux employés de rester connectés et informés même en déplacement.

Comment puis-je commencer à utiliser Microsoft Viva Engage ?

Pour commencer à utiliser Microsoft Viva Engage, assurez-vous que votre organisation dispose des licences Microsoft 365 appropriées. Ensuite, vous pouvez accéder à Microsoft Viva Engage via Microsoft Teams et commencer à créer ou rejoindre des communautés pertinentes.