Portail Office 365 : définition, contenu et lien avec l'intranet
De la communication à l'automatisation des processus, les opportunités qu’un portail Office 365 offre aux entreprises ont une valeur inestimable pour accroître la productivité et améliorer l’expérience des employés.
Dans cet article, nous verrons les fonctionnalités les plus importantes qui caractérisent le portail d’Office 365 (aujourd’hui Microsoft 365) et comment l’intranet d’entreprise basée sur SharePoint Online est la meilleure solution pour les regrouper, conduisant ainsi à la création d’un digital workplace moderne.
Qu'est-ce que le portail Office 365 ?
Le portail Office 365, qui fait désormais partie de la suite Microsoft 365, est l'une des plateformes de travail numérique les plus utilisées au monde. Grâce à ce portail, les utilisateurs peuvent accéder à un large éventail de solutions en nuage telles que Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint et OneDrive, ce qui leur permet de travailler n'importe où, à partir de n'importe quel appareil et à n'importe quel moment.
Mais Office 365 ne fournit pas seulement des applications pour la productivité individuelle : il offre également des outils avancés de collaboration, comme Microsoft Teams et SharePoint Online, qui permettent d'améliorer la communication interne et la gestion des connaissances.
Portail Office 365 : aperçu de l'application mobile
Comment accéder au portail Office 365
Le portail Office 365 est le point d’accès principal pour utiliser les applications et services inclus dans l’écosystème de Microsoft 365 et ses différents plans d’abonnement.
Pour accéder au portail, suivez ces étapes :
- Rendez-vous sur le site www.office.com.
- Sélectionnez "Se connecter" et saisissez votre adresse Microsoft ainsi que votre mot de passe.
- Choisissez l’une des applications disponibles pour commencer à l’utiliser.
Une fois connecté, vous remarquerez que le portail se distingue par une interface extrêmement intuitive, permettant d’effectuer immédiatement des actions telles que gérer ses documents dans Word, collaborer avec ses collègues sur Teams, mettre à jour les données d’une feuille Excel, créer une présentation PowerPoint ou envoyer un message via Outlook.
Les nouveaux utilisateurs bénéficient également d’une période d’essai gratuite allant jusqu’à 30 jours pour explorer les fonctionnalités d’Office sans engagement financier initial. À la fin de cette période d’essai, ils pourront choisir l’un des plans Microsoft qui inclut les applications Office.
Pour les entreprises, certains abonnements intéressants sont :
- Microsoft 365 Business Basic, qui comprend les versions web et mobile de Word, Excel, PowerPoint et Outlook, ainsi que des services comme Teams, Exchange, OneDrive et SharePoint.
- Microsoft 365 Business Standard, qui offre, en plus des fonctionnalités de Business Basic, les versions desktop des applications Office.
- Microsoft 365 Business Premium, qui inclut toutes les fonctionnalités de Business Standard avec des options supplémentaires pour la sécurité et la gestion des appareils professionnels.
Portail Office 365 : applications en vedette
Une fois connecté au portail Office 365, les applications les plus fréquemment utilisées par l'utilisateur apparaîtront en premier plan, accompagnées des documents les plus récents créés en leur sein. En plus de favoriser la collaboration en temps réel avec son équipe, le portail permet de travailler en autonomie, de partager des fichiers en toute sécurité et de stocker les données sur le cloud de Microsoft, éliminant ainsi les risques de perte d'informations.
Voyons maintenant quelles sont les principales applications d'Office 365 (désormais incluses dans l'environnement Microsoft 365) qui accompagnent les utilisateurs dans leurs activités et qui sont accessibles directement depuis la page principale du portail.
Microsoft Outlook
Outlook est l'application de référence de la suite Office 365 pour la gestion des e-mails et du calendrier. Commençons par souligner que la confidentialité et la protection des données partagées par e-mail sont une priorité absolue. C'est pourquoi l'outil intègre des systèmes de sécurité dédiés pour protéger les communications contre le phishing, les virus et les malwares.
Les fonctions de recherche permettent d'identifier rapidement des messages, des contacts et des documents, tandis que le calendrier intégré facilite la planification des réunions d'entreprise en offrant une visibilité en temps réel sur les disponibilités des collègues.
Exemple de calendrier dans Office 365 Outlook
Avec l'introduction de Copilot, les e-mails peuvent être gérés plus efficacement grâce au soutien de l'intelligence artificielle dans la rédaction, l'édition et la synthèse des messages dans les boîtes de réception personnelles.
Générer un résumé des e-mails dans Outlook avec Copilot
Outlook s'intègre parfaitement aux autres applications de Microsoft 365. Par exemple, il est possible d'assigner des tâches avec Microsoft To Do, de collaborer sur des documents partagés avec Word, de mentionner des contacts du carnet d'adresses directement dans les e-mails ou de gérer des projets avec Planner, tout en restant au sein de la plateforme.
L'expérience utilisateur est encore améliorée grâce aux thèmes dynamiques, une nouvelle fonctionnalité alimentée par l'intelligence artificielle, qui permet de personnaliser en détail l'interface de l'application.
Intégration d'Office 365 Outlook avec Word
Microsoft Word
Tout le monde connaît Word comme le logiciel idéal pour écrire. Mais là encore, il y a beaucoup plus à savoir. Grâce à ses fonctionnalités, il n'est pas seulement un outil de création de documents, mais offre un soutien complet à la productivité.
Avec Copilot dans Word, par exemple, il est possible d'affiner les documents en transformant les idées en contenu bien structuré à partir d'une simple invite partagée avec l'IA de Microsoft.
Créer le brouillon d'un document avec Copilot dans Word
Pour ceux qui recherchent une aide à la rédaction, Microsoft Editor se charge de vérifier l'orthographe, la grammaire, le style et la ponctuation, garantissant ainsi des textes impeccables.
Score de l'Éditeur dans un document Office 365 Word
La création de documents dans Microsoft Word est également simplifiée par l'utilisation de modèles personnalisables : les CV, les lettres et les rapports, pour n'en citer que quelques-uns, peuvent être rapidement produits avec une mise en page conçue pour structurer l'information, le texte et les graphiques de la manière la mieux adaptée à l'objectif à atteindre.
Recherche de modèles dans Office 365 Word
Grâce à la fonction de collaboration en temps réel, plusieurs utilisateurs peuvent éditer, commenter et suggérer des modifications au contenu d'un document, ce qui permet à l'équipe de connaître à tout moment l'auteur, la date et les informations de chaque contribution.
Collaborer avec des collègues sur un document Word
Microsoft PowerPoint
PowerPoint est le concepteur le plus populaire de Office 365, conçu pour créer des présentations attrayantes de manière simple. Tout commence par une idée, et PowerPoint nous aide à la mettre en forme.
Grâce à la récente intégration de Copilot, il est possible de transformer de petites idées en présentations complètes : le texte et les graphiques sont choisis par l'intelligence artificielle pour construire notre discours, avec des diapositives conçues pour maintenir l'attention de l'auditoire tout au long de la présentation.
Sans oublier Designer, l'assistant traditionnel de PowerPoint, qui continue à proposer les mises en page les plus originales et les plus élégantes pour mettre en valeur le contenu de chaque diapositive.
Créer une présentation avec Copilot dans Office 365 PowerPoint
PowerPoint offre également une large gamme de modèles personnalisables conçus pour s'adapter à tous les contextes : professionnel, académique ou créatif. L'encre numérique permet d'ajouter une touche personnelle grâce à des dessins et des annotations réalisés directement dans les diapositives.
Recherche ou création de modèles dans PowerPoint
Mais il ne suffit pas de créer une présentation, il faut aussi convaincre l'auditoire.
C'est là qu'intervient la fonction Caméo, qui vous permet d'ajouter des vidéos préenregistrées dans lesquelles l'orateur explique le contenu de chaque diapositive. En outre, le coach de l'orateur offre de précieux conseils pour affiner le discours, améliorer le rythme et choisir les bons mots afin de créer un lien avec l'auditoire dès la première diapositive.
Métriques et conseils fournis par le Coach de PowerPoint
Microsoft Excel
Microsoft Excel est un outil indispensable pour tous ceux qui travaillent avec des données. Il se distingue par sa capacité à traiter de grandes quantités d'informations et à les transformer en analyses visuelles, utiles pour prendre des décisions judicieuses en peu de temps.
Parmi ses points forts, citons les graphiques, qui permettent de représenter les données de manière claire et attrayante. La fonction de prévision ajoute un niveau d'analyse supplémentaire, permettant d'identifier les tendances futures sur la base de données historiques.
Analyse basée sur des graphiques dans Office 365 Excel
Grâce à l'intégration avec OneDrive et SharePoint, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même fichier, avec des mises à jour visibles en temps réel. Cela élimine les longues chaînes d'e-mails échangées entre collègues et garantit que chacun ait accès à la version la plus récente du document.
L'entrée des données bénéficie également d'une innovation majeure : Excel permet d'importer des informations directement à partir d'une photo, transformant ainsi une image en tableau. Une fonctionnalité basée sur la technologie OCR, particulièrement utile pour ceux qui travaillent encore fréquemment avec des documents papier.
Importer des données dans Office 365 Excel via la caméra
Pour ceux qui ont besoin d'organiser les projets d'entreprise, Excel propose des outils tels que les Tableaux croisés dynamiques et Power Query, qui facilitent l'analyse de grandes quantités de données et la création de rapports détaillés.
En combinaison avec des fonctions comme SOMME, SI et RECHERCHEV, ces outils permettent une gestion plus personnalisée des informations. De plus, grâce à Power Pivot, il est possible de créer des modèles de données complexes et d'analyser les relations existantes entre des tableaux provenant de différentes sources.
Créer un Tableau croisé dynamique avec Copilot dans Excel
Microsoft OneDrive
Où sont stockées les données qui circulent sur le portail Office 365 ?
La réponse est OneDrive, le service de stockage cloud personnel de Microsoft 365. Toutefois, il est important de noter que les données présentes sur le portail Office 365 peuvent également être conservées dans d'autres services, comme SharePoint pour les documents partagés ou Exchange pour les e-mails.
OneDrive permet de partager des fichiers, des photos et des dossiers de documents, éliminant ainsi le besoin d’utiliser des pièces jointes volumineuses dans les e-mails ou des supports de stockage externes. De plus, il offre la possibilité de :
- modifier et partager des fichiers depuis n’importe quel appareil, où que l’on soit ;
- garantir la sécurité des données grâce à un chiffrement avancé et une authentification multifacteur ;
- accéder aux fichiers sans occuper d’espace sur l’appareil grâce à la fonctionnalité "Fichiers à la demande" ;
- numériser et archiver des documents, notes, reçus et bien plus encore directement depuis un smartphone ;
- suivre les modifications apportées aux documents en temps réel, tout en conservant l’accès aux versions précédentes pour des consultations futures.
Archiver et synchroniser des fichiers avec Office 365 OneDrive
L'évolution du portail Office 365 : l'intranet
Les organisations ont de plus en plus besoin d’un environnement numérique capable d’intégrer outils, communications et ressources au sein d’une plateforme unique, afin de soutenir les employés dans leurs activités quotidiennes, où qu’ils se trouvent.
L’intranet d’entreprise de SharePoint Online répond précisément à ce besoin, transformant le portail traditionnel d’Office 365 en un espace dynamique et interactif.
Il ne s’agit pas seulement de rassembler les applications de Microsoft, mais de créer un écosystème capable de favoriser la collaboration, de simplifier l’accès aux informations et de connecter les personnes.
Grâce à une solution intelligente, tous les contenus de l’organisation sont contextualisés dans un environnement unifié, conçu pour optimiser les processus internes et encourager l’engagement de chaque utilisateur.
Voyons pourquoi cette solution intelligente est l’intranet.
Portail Office 365 : pourquoi passer à une intranet d’entreprise ?
Qu'est-ce que intranet.ai ?
intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :
- A partir de 3 650 €/an pour un intranet complet
- Plus de 50 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l'organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ
- Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365
Ce qu'offre l'intranet de SharePoint Online
L'intranet d'entreprise est un réseau privé accessible uniquement aux membres d'une organisation. Cette plateforme permet de centraliser les communications, les actualités, les documents et les services essentiels aux employés.
Par rapport au portail Office 365 (aujourd'hui Microsoft 365), l'intranet offre une expérience de travail plus structurée et personnalisée, grâce à l'intégration de toutes les applications qui composent la suite.
En d'autres termes, lorsqu'un utilisateur accède à l'intranet, il entre dans un écosystème numérique riche en informations, documents et outils, conçu pour simplifier les tâches quotidiennes et faciliter la collaboration avec ses collègues.
Exemple d'intranet SharePoint créé avec intranet.ai
SharePoint : le portail de la communication
SharePoint Online, faisant partie de la suite Microsoft 365, a été conçu pour connecter les personnes et améliorer les processus collaboratifs. Disponible en mode cloud, il constitue la plateforme de base pour la création d’intranets d’entreprise modernes.
Ses principales fonctionnalités incluent :
- Création de sites d’entreprise intuitifs, flexibles et dynamiques.
- Envoi de communications ciblées à des groupes spécifiques.
- Mise à disposition de sites verticaux dédiés aux équipes, départements ou initiatives.
- Archivage et l’organisation des informations dans des bibliothèques numériques intelligentes.
- Gestion des autorisations et la simplification du traitement des demandes, telles que les congés ou le support technique.
- Intégration des applications Microsoft 365, de tiers ou de l’entreprise elle-même pour enrichir la communication et optimiser les processus internes.
Portail Office 365 : SharePoint est-il vraiment nécessaire ?
Gestion documentaire
Le véritable point fort de SharePoint réside dans la gestion centralisée et collaborative des documents. Grâce aux listes et aux bibliothèques, il est possible de remplacer les systèmes de fichiers traditionnels par une plateforme moderne qui :
- Permet la coédition en temps réel.
- Facilite la classification des fichiers avec des métadonnées intelligentes.
- Automatise l'organisation et l'extraction des données avec Microsoft Syntex.
- Fournit des fonctionnalités de gestion des versions automatiques pour suivre chaque modification.
- Offre une gestion granulaire des accès aux fichiers individuels ou aux collections entières.
Gestion documentaire dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai
Le reflet numérique de l'entreprise
Au sein de l'intranet, chaque département dispose d'un espace dédié à ses communications, ressources, actualités et pages d'approfondissement.
Ces espaces peuvent inclure des outils permettant de créer :
- Des blogs, des newsletters et des annonces personnalisées.
- Des tableaux de bord interactifs pour suivre la performance du service.
- Des pages facilitant l'accès aux informations et aux contacts pertinents.
Zones départementales dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai
Intégration avec Microsoft Teams
Microsoft Teams est au cœur de la collaboration moderne, car il offre une plateforme unifiée pour gérer les tâches, partager du contenu et stocker des informations, avec les avantages suivants :
- Intégration avec Planner et Loop pour la gestion des tâches.
- Canaux partagés pour collaborer facilement avec des équipes externes.
- Notifications intelligentes pour diffuser les actualités de l'intranet.
- Stockage centralisé des documents, avec des modifications enregistrées en temps réel et accessibles par tous les membres de l'équipe.
Grâce à l'intégration avec Viva Engage, Teams enrichit encore ses fonctionnalités avec de nouveaux outils favorisant l'engagement, notamment les communautés d'entreprise, qui permettent aux utilisateurs de partager des idées, des avis, des questions et des expériences sur des sujets d'intérêt pour leurs collègues et l'ensemble de l'organisation.
Diffuser les actualités de l'intranet sur Teams avec les notifications push d'intranet.ai
Intégration avec Yammer (désormais Viva Engage)
Aujourd’hui connu sous le nom de Viva Engage, cette application :
- Inclut de nouvelles fonctionnalités telles que Storylines et Leadership Corner, conçues pour connecter le public de l’entreprise avec la direction.
- Fonctionne comme un réseau social d’entreprise permettant de poser des questions, partager des connaissances et lancer des discussions sur des sujets d’intérêt commun.
- Soutient les campagnes de communication interne afin de promouvoir les initiatives de l’entreprise et d’encourager la participation active de l’ensemble du personnel.
- Remplace les e-mails par un système de communication similaire à celui des réseaux sociaux les plus populaires, basé sur la publication de posts, les "J’aime" et les commentaires.
Intégration de Yammer (désormais Viva Engage) dans SharePoint Online
Vous souhaitez un intranet prête à l'emploi ?
intranet.ai est la solution basée sur SharePoint Online pour simplifier la communication interne et numériser les processus d'entreprise avec un investissement minimal en temps et en argent.
- 50+ fonctionnalités pour la communication et l'expérience des employés
- Design de marque, personnalisable dans les moindres détails
- Intégration complète avec Microsoft 365 et Viva
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.
Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des meilleurs experts en Italie pour tout ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à construire leur espace de travail numérique sur le cloud de Microsoft, en améliorant l'expérience des personnes.
Il organise des événements mensuels en ligne pour informer les clients des nouveautés de Microsoft 365 et les aider à tirer le meilleur parti de leur espace de travail numérique.
FAQ sur le portail Office 365
Qu'est-ce que le portail Office 365 ?
Le portail Office 365, désormais intégré à Microsoft 365, est une plateforme numérique qui propose des applications cloud telles que Outlook, Calendrier, Excel, Word, PowerPoint et OneDrive. Il permet aux utilisateurs d'accéder à leurs données et outils de travail depuis n'importe où et à tout moment.
Comment puis-je accéder au portail Office 365 ?
Pour accéder au portail, visitez www.office.com et sélectionnez "Se connecter". Saisissez votre adresse e-mail Microsoft et le mot de passe associé. Une fois connecté, vous pourrez utiliser les applications disponibles.
Quelles applications sont disponibles sur le portail Office 365 ?
Les applications disponibles incluent Outlook pour la gestion des e-mails et du calendrier, Word pour les documents, Excel pour les feuilles de calcul, PowerPoint pour les présentations et OneDrive pour le stockage cloud, toutes intégrées pour améliorer la productivité et la collaboration.
Qu'est-ce que l'intranet SharePoint et comment s'intègre-t-il avec Office 365 ?
L'intranet SharePoint est un réseau privé d'entreprise conçu pour le partage d’informations, la collaboration et la gestion documentaire. Il s'intègre à Office 365 pour centraliser les applications et fonctionnalités, améliorant ainsi la communication interne et l'efficacité.
Quels sont les avantages d’un intranet basé sur SharePoint ?
Un intranet basé sur SharePoint améliore l’organisation des informations, facilite la collaboration entre les employés et centralise les ressources de l’entreprise. Il offre également un environnement de travail unifié en intégrant les applications d’Office 365.
Est-il possible d’essayer gratuitement le portail Office 365 ?
Oui, Microsoft propose une période d’essai gratuite de 30 jours pour le portail Office 365. Par la suite, des abonnements sont disponibles à partir de 7 euros par mois.
Comment puis-je personnaliser mon intranet sur SharePoint ?
La personnalisation de l’intranet sur SharePoint inclut la création de sites et de pages personnalisés, l’ajout de web parts spécifiques et l’utilisation de thèmes et mises en page adaptés à l’entreprise. Il est également possible d’intégrer des applications tierces pour étendre ses fonctionnalités.
Quelles sont les différences entre Office 365 et Microsoft 365 ?
Microsoft 365 inclut toutes les applications d’Office 365 et ajoute des technologies avancées basées sur l’intelligence artificielle, des outils de collaboration et des plateformes pour l’automatisation des processus internes.
Comment puis-je intégrer Outlook avec SharePoint ?
Outlook s’intègre avec SharePoint en connectant les bibliothèques de documents, en synchronisant les calendriers et en enregistrant les e-mails directement dans SharePoint, ce qui améliore la gestion documentaire et la collaboration entre équipes.
Quels sont les prérequis pour implémenter un intranet avec intranet.ai ?
Pour implémenter un intranet avec intranet.ai, un abonnement à Microsoft 365 est requis avec des licences telles que SharePoint Online, Microsoft Teams, Power Apps et Power Automate. Un App Catalog global sur SharePoint Online ou un abonnement Azure pour une installation en self-hosting est également nécessaire.
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