Templates SharePoint : exemples et personnalisation

Qu'est-ce qu'un modèle de site dans SharePoint Online ?

Lors de la création d’un nouveau site d’entreprise, SharePoint Online propose une gamme de modèles prédéfinis permettant d’activer en quelques secondes un portail déjà configuré.

Contrairement aux versions serveur on-premises, SharePoint Online permet également la création de modèles entièrement personnalisés, offrant ainsi la possibilité de définir des mises en page, des listes, des thèmes et d’autres caractéristiques réutilisables pour adapter le site aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Il convient également de souligner que Microsoft met régulièrement à jour les modèles disponibles pour digitaliser certains processus métiers spécifiques, tels que la gestion de crise, la planification d’événements ou encore la création de portails pour le marketing ou les ressources humaines.

Enfin, il est possible d’ajouter à ces modèles ceux créés à partir d’un site existant, en répliquant sa structure et sa configuration afin d’accélérer la mise en place de nouveaux portails avec le même design et les mêmes fonctionnalités.

Les modèles standards proposés par SharePoint se divisent en trois grandes catégories :

• Site d’équipe
• Site de communication
• Hub site

Chaque catégorie est conçue pour répondre à des besoins spécifiques, avec des fonctionnalités et du contenu adaptés. Un site d’équipe, par exemple, facilite la collaboration et l’échange d’informations entre les personnes impliquées dans un projet, tandis que les sites de communication, dont l’intranet d’entreprise est un excellent exemple, aident l’organisation à centraliser la communication interne ainsi que l’accès aux documents, aux ressources et aux services utiles aux employés.

 

Site d'équipe ou site de communication ?

Le choix dépend des objectifs à atteindre.

Les sites d'équipe sont idéaux pour créer des portails dédiés à la collaboration, où les membres d'un département ou d'une équipe d'entreprise peuvent travailler ensemble sur des documents, des projets et des tâches.

Les modèles de création d'un site d'équipe offrent ainsi des fonctionnalités qui simplifient la collaboration, l'alignement et l'échange d'informations, tout en s'intégrant nativement aux applications de Microsoft 365, comme Planner et To Do pour la gestion des tâches.

Il est également possible de bénéficier de la recherche avancée et du versionnage des documents, par exemple, pour retrouver en quelques secondes les versions les plus récentes des fichiers partagés.

 

Exemple de modèle SharePoint pour un site d'équipe

 

Les sites de communication, en revanche, sont conçus pour centraliser la communication d'entreprise et simplifier la diffusion d'actualités, de ressources et de services à un public plus large que les sites d'équipe. En général, les sites de communication s'adressent au personnel interne, comme c'est le cas pour l'intranet d'entreprise, ou aux partenaires et collaborateurs, dans le cadre d'une extranet.

Les modèles disponibles pour créer ce type de sites avec SharePoint intègrent des composants web conçus pour mettre en avant le contenu, tels que les composants Hero, et pour enrichir chaque page du portail avec des vidéos, des images et des carrousels.

Parmi les intégrations les plus intéressantes avec Microsoft 365 pour un site de communication, on peut citer :

• Microsoft Stream, pour partager des vidéos telles que des tutoriels, des mises à jour ou des enregistrements d'événements.
• Microsoft Yammer (ou Viva Engage), pour ajouter une dimension sociale à la communication interne, permettant aux utilisateurs de participer aux discussions des communautés d'entreprise, de poser des questions à leurs collègues et de partager leurs idées.
• Microsoft Forms, pour collecter des avis, des préférences et des retours d'expérience.

 

Exemple de modèle SharePoint pour un site de communication

Que sont les sites hub de SharePoint ?

Les sites hub de SharePoint sont conçus pour connecter et organiser différents sites en les regroupant selon des projets spécifiques, des départements, des bureaux ou des régions dans lesquelles l’entreprise opère. En d’autres termes, ils agissent comme des agrégateurs de sites et offrent des fonctionnalités pour :

• Agréger les résultats de recherche provenant des sites associés.
• Appliquer une navigation et une structure cohérentes entre différents sites.
• Centraliser les informations sur les événements, les actualités ou les activités des sous-sites.

Les sites hub prennent également en charge la gestion multilingue, facilitant ainsi la création de portails pour les organisations ayant des bureaux et des équipes répartis dans plusieurs régions.

Un autre avantage des sites hub est la possibilité d’utiliser des composants partagés, tels que des calendriers ou des tableaux d’annonces, qui peuvent être consultés et mis à jour sur l’ensemble des sites associés, améliorant ainsi l’expérience utilisateur globale.

Templates SharePoint : exemples de sites à créer

Pour simplifier la création de portails d'entreprise, Microsoft met à disposition une galerie de modèles préconfigurés, accessible via le Lookbook de SharePoint.

Ces modèles incluent des mises en page, des web parts et du contenu conçus pour fournir une base structurée permettant de réaliser des activités spécifiques de l'entreprise, qu'il s'agisse de communication, de formation ou d'organisation d'événements.

Configurés avec des extraits de code et des composants prêts à l'emploi, ces modèles sont flexibles et peuvent être personnalisés en détail pour répondre à tous les besoins.

En effet, après avoir sélectionné un modèle, il est possible d'exploiter les capacités de personnalisation offertes par SharePoint afin de façonner le site en fonction des exigences de l'organisation. Par exemple, en appliquant la palette de couleurs et le logo de l'entreprise au thème.

Avant d’examiner les options de personnalisation d’un site SharePoint, découvrons quelques exemples de templates proposés par Microsoft et particulièrement appréciés par les entreprises.

 

Choisir un template SharePoint depuis Lookbook

Exemples de modèles pour les sites de communication

Les sites de communication de SharePoint, comme nous l’avons mentionné précédemment, sont la solution idéale pour gérer la communication au sein d’une organisation, que ce soit pour un public interne (comme dans le cas d’une intranet d’entreprise) ou pour des partenaires, clients et collaborateurs externes (comme dans le cas d’une extranet).

Conçus pour partager des actualités, des mises à jour et des ressources, les sites de communication se distinguent par un design moderne et attrayant, semblable à une vitrine par leur capacité à capter l’attention des utilisateurs.

Ci-dessous, nous présentons quelques-uns des modèles prêts à l’emploi les plus couramment utilisés pour créer ce type de sites basés sur SharePoint Online.

 

Site de département

Le modèle permettant de créer un site dédié à la communication d’un département ou d’un bureau de l’entreprise. Grâce à des composants tels que Actualités et Documents, il permet de mettre en avant les résultats de l’équipe, de promouvoir les initiatives en cours et de diffuser les dernières mises à jour, dans le but d’impliquer un groupe d’utilisateurs spécifique.

 

Modèle pour créer un site SharePoint de département

Leadership Connection Site

Conçu pour favoriser la connexion entre la direction et les équipes de l'entreprise, ce modèle peut intégrer la partie web Conversations de Yammer (aujourd'hui Viva Engage), grâce à laquelle les messages et le contenu des communautés dédiées aux nouvelles, initiatives et stratégies de l'organisation peuvent être diffusés.

 

Modèle pour créer un site SharePoint dédié aux communications de la direction

Site d'accueil

Le modèle qui soutient le processus d'intégration dans l'entreprise. Il fournit des composants web tels que des liens rapides pour un accès immédiat aux documents, des listes de tâches pour suivre les étapes de l'intégration du nouveau personnel et du contenu vidéo de Microsoft Stream pour illustrer la mission, les valeurs et l'organigramme de l'organisation.

 

Modèle pour créer un site SharePoint d'onboarding

Site pour les Ressources Humaines

Le modèle pour les Ressources Humaines est conçu pour centraliser les informations utiles aux employés, facilitant ainsi l’accès aux données et aux services liés aux fiches de paie, aux avantages et aux opportunités de développement professionnel.

Ce template améliore ainsi la communication entre le département RH et l’ensemble des collaborateurs grâce à des fonctionnalités telles que :

• Une page d’accueil mettant en avant les actualités des Ressources Humaines.
• Des sections dédiées aux fiches de paie et aux conventions, regroupant les informations et liens pertinents.
• Des espaces dédiés à la formation et aux opportunités de carrière, accessibles directement depuis le site.
• Des contenus visant à communiquer la mission de l’entreprise et à renforcer la culture organisationnelle.

 

Modèle pour créer un site SharePoint dédié aux contenus RH

Exemples de modèles pour les sites d'équipe

Les sites d'équipe basés sur SharePoint servent à centraliser les ressources partagées entre les membres d'une équipe d'entreprise. L'une de leurs caractéristiques distinctives est justement la possibilité de se connecter à des groupes Microsoft 365 existants, élargissant ainsi l'environnement de travail numérique du groupe.

Cette intégration permet à l'équipe d'accéder à des ressources partagées telles qu'une boîte aux lettres Outlook, un calendrier, un bloc-notes OneNote ou encore les tableaux créés dans Planner.

Ci-dessous, nous présentons brièvement les modèles les plus populaires pour ces sites.

 

Site de gestion de projet

Ce modèle est conçu pour faciliter la gestion des projets en offrant à l'équipe un espace dédié au partage des informations et des ressources pertinentes.

Les fonctionnalités incluent :

• partager des actualités et des annonces avec les membres de l'équipe
• mettre en avant les ressources fréquemment utilisées
• envoyer automatiquement des rappels des échéances
• afficher l'état d'avancement en temps réel
• suivre les problèmes via une liste dédiée

 

Modèle pour créer un site SharePoint de gestion de projet

Site pour organiser des événements

Le modèle conçu pour la coordination et la planification des événements d’entreprise, facilitant l’alignement et le partage d’informations non seulement entre les organisateurs, mais aussi avec le public cible.

Ce modèle se distingue par des composants web qui permettent de :

• gérer les détails de coordination des événements
• gérer les dates de publication, y compris de manière automatisée
• utiliser le modèle de page prédéfini avec des rapports d’avancement
• mettre en avant les informations sur les événements en cours et passés
• utiliser le modèle de page prédéfini avec des comptes rendus d’événements

 

Modèle pour créer un site SharePoint dédié à l'organisation d'événements

Site de formation de l'équipe

Ce modèle prend en charge la formation et le développement professionnel des membres d’un groupe, tel qu’un département ou une équipe spécifique de l’entreprise.

Il inclut des composants web, des pages et du contenu pour :

• Coordonner les événements de formation en direct
• Créer une bibliothèque partagée de ressources
• Mettre en avant les parcours d’apprentissage
• Diffuser des actualités et des annonces

 

Modèle pour créer un site SharePoint dédié à la formation des équipes

Modèle de page SharePoint : qu'est-ce que c'est ?

Créer une page et la mettre à disposition des collègues comme modèle peut s’avérer une solution pratique pour gagner du temps et garantir une plus grande cohérence sur les sites d’entreprise, tant en termes de structure et de navigation que de style et de design.

De même, l’option de créer une nouvelle page sans repartir de zéro, mais en s’appuyant sur un modèle créé en interne, simplifie considérablement la gestion des contenus et accélère leur publication.

Les modèles de page de SharePoint Online répondent précisément à ces besoins, en offrant la possibilité de créer une galerie de mises en page personnalisées, à utiliser pour enrichir le contenu d’un site, comme l’intranet d’entreprise.

Un exemple concret concerne le processus d’onboarding.

L’entreprise pourrait en effet concevoir une page d’accueil pour les nouveaux employés, incluant des fonctionnalités permettant d’accéder aux contenus pertinents et une personnalisation graphique.

Une fois la page enregistrée comme modèle réutilisable, les Ressources Humaines disposeraient d’un point de départ validé pour diffuser toutes les informations utiles, telles que les procédures à remplir pour l’embauche effective, les liens vers les ressources de formation, les listes de tâches et les FAQ.

La mise en page et les web parts resteraient inchangées, tandis que le contenu pourrait être mis à jour à tout moment pour s’adapter aux besoins de chaque nouvel employé.

Voici donc les avantages qu’une entreprise peut tirer de l’utilisation d’un modèle de page :

• Cohérence visuelle : les modèles garantissent une uniformité dans la mise en page et la structure du site.
• Gain de temps : créer des pages à partir d’un modèle élimine la nécessité de configurer chaque contenu depuis zéro.
• Standardisation : la possibilité d’enregistrer et de réutiliser des modèles personnalisés facilite la gestion de la communication interne, en mettant en valeur le langage, les valeurs et le style de la marque de l’entreprise.
• Flexibilité : les contenus de la page peuvent être mis à jour sans modifier la structure d’origine.

 

Sélectionner un modèle de page pour un site SharePoint

Comment personnaliser un modèle de page

Avant de commencer, il est essentiel de vérifier que vous disposez des autorisations nécessaires pour créer et modifier les pages d’un site SharePoint. En général, ces autorisations sont réservées aux membres du groupe Propriétaires ou aux utilisateurs ayant le rôle de Concepteur.

Une fois l’autorisation obtenue, plusieurs options s’offrent à vous pour créer une page :

• Page vierge : une toile blanche permettant de concevoir la mise en page et le contenu à partir de zéro.
• Page prédéfinie : modèles préconfigurés de SharePoint, conçus pour offrir une mise en page de base.
• Modèles personnalisés : une fois une page créée et enregistrée comme modèle, elle peut être réutilisée pour standardiser la mise en page et le contenu.

Voici les étapes à suivre pour créer un modèle personnalisé, quelle que soit la base choisie :

1. Ouvrez la page que vous souhaitez utiliser comme base pour le modèle.
2. Personnalisez la mise en page et le contenu en ajoutant ou en modifiant les composants WebPart présents.
3. Cliquez sur la flèche à côté du bouton "Enregistrer" et sélectionnez l’option "Enregistrer en tant que modèle".

Il est important de noter que la fonction "Enregistrer en tant que modèle" est disponible uniquement pour les pages de type standard et non pour les articles d’actualités.

Comment créer un site template personnalisé

La création d'un modèle de site implique une série d'étapes pour configurer le site source et l'enregistrer en tant que modèle réutilisable.

Tout d'abord, il est nécessaire de configurer le site source :

• Créer un nouveau site ou utiliser un site existant comme base.
• Personnaliser le site selon ses besoins :
  • ajouter des listes et des bibliothèques de documents,
  • configurer des pages et des composants WebPart,
  • appliquer des thèmes et des styles graphiques,
  • intégrer des automatisations,
  • etc.

Ensuite, il faut enregistrer le site en tant que modèle :

1. Accéder aux paramètres du site.
2. Dans la section "Apparence et fonctionnement", sélectionner Enregistrer le site en tant que modèle (cette option peut ne pas être visible dans SharePoint Online pour certaines configurations modernes).
3. Remplir les champs requis :
   • Nom du fichier : le nom sous lequel le modèle sera enregistré.
   • Nom du modèle : un nom descriptif pour identifier le modèle.
   • Description : une brève explication des caractéristiques du modèle.
4. Facultativement, cocher "Inclure le contenu" pour enregistrer les documents, listes et autres informations. Toutefois, cette option augmente la taille du modèle et peut ralentir la création du site.

Après avoir enregistré le modèle, tous les utilisateurs disposant des autorisations pour créer un nouveau site SharePoint peuvent l’utiliser pour générer de nouveaux sites au sein de la même collection. Voici comment procéder :

1. Accéder aux paramètres pour créer un nouveau site.
2. Dans la section Sélection du modèle, choisir l'onglet Personnalisé.
3. Sélectionner le modèle enregistré précédemment et poursuivre la création du site.

Une fois le nouveau site créé, il est possible de le personnaliser davantage si nécessaire.

 

Templates SharePoint : conseils pour la personnalisation

Un design simple, capable de refléter l’identité de l’entreprise, est essentiel pour toute intranet, extranet ou site d’équipe.

Cependant, notre expérience en tant que consultants SharePoint a mis en évidence une tendance des entreprises à commettre de grandes erreurs en matière de personnalisation, en créant des sites soit excessivement brandés, soit, au contraire, totalement anonymes.

C’est pourquoi nous souhaitons proposer les meilleures pratiques à appliquer lors de la création de modèles SharePoint, afin de concevoir des sites d’entreprise modernes, faciles à gérer et à utiliser.

 

Mettre en valeur le nom et le logo de l’entreprise

Il est important que le nom et le logo soient toujours bien visibles, en particulier sur la page d’accueil. À cet égard, SharePoint Modern Experience permet d’intégrer directement le logo de l’entreprise dans l’en-tête du site, assurant ainsi une cohérence sur toutes les pages.

 

Valoriser la marque d’entreprise dans l’intranet SharePoint d’intranet.ai

Utiliser la palette de couleurs de manière stratégique

Le mot-clé ici est la cohérence visuelle : SharePoint permet de définir des thèmes personnalisés grâce à des outils comme le Theme Designer ou JSON. Les couleurs de l’entreprise doivent être utilisées avec parcimonie dans les sections les plus stratégiques afin de mettre en valeur les contenus les plus importants, tout en évitant de surcharger l’attention des utilisateurs.

 

Mettre en avant les contenus avec des arrière-plans personnalisés dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Garantir l'accessibilité de la barre de recherche

La barre de recherche est un outil essentiel sur tout site, en particulier sur les sites SharePoint, où chaque contenu est indexé afin de permettre une récupération rapide.

Il est donc important que la barre de recherche soit correctement positionnée sur le site, afin que les utilisateurs puissent y accéder facilement, sans perdre de temps à la chercher parmi les différents contenus.

 

Recherche avancée sur la page d'accueil de l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Créer une navigation intuitive

La structure du site doit être conçue pour permettre de trouver rapidement les informations, les ressources et les services utiles à son travail, sans devoir toujours compter uniquement sur la barre de recherche.

Dans ce contexte, il est important de rappeler que SharePoint prend en charge des configurations telles que les méga menus et les sites hub afin d'éviter l’imbrication excessive des contenus. Le résultat sera une navigation plus fluide.

 

Navigation simplifiée entre les actualités de l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Encourager l'engagement

Nous recommandons d'intégrer des contenus interactifs, tels que des carrousels et des vidéos, dans les pages des sites dédiés à la communication interne, comme l’intranet d’entreprise.

En plus des web parts Microsoft prises en charge par SharePoint, comme celle de Viva Engage, nous avons développé pour notre solution intranet clé en main une série de nouvelles fonctionnalités permettant de :

• partager son état d'esprit et découvrir celui de ses collègues ;
• créer des quiz et des sondages personnalisés en quelques secondes ;
• encourager le brainstorming et voter pour les propositions les plus intéressantes.

 

Partager l’état d’esprit et découvrir celui des collègues avec Humeur d’intranet.ai.

FAQ sur les templates de SharePoint Online

Qu'est-ce qu'un modèle de site SharePoint Online ?

Un modèle de site SharePoint Online est un modèle prédéfini qui permet de créer rapidement un site d'entreprise déjà configuré. Cet outil facilite la communication et la collaboration au sein de l'organisation.

Quelles sont les principales catégories de modèles de site disponibles dans SharePoint Online ?

Les principales catégories de modèles de site dans SharePoint Online incluent : Site d'équipe : conçu pour faciliter la collaboration entre les membres d'un projet ou d'une équipe. Site de communication : idéal pour partager des informations avec un large public d'entreprise. Site hub : utilisé pour connecter et organiser plusieurs sites en fonction de projets, de départements ou de régions.

Quelle est la différence entre un site d'équipe et un site de communication dans SharePoint ?

Un site d'équipe est axé sur la collaboration entre les membres d'un groupe restreint, avec des outils pour la gestion de documents et de projets. Un site de communication, en revanche, est conçu pour partager des informations avec un public plus large, comme des annonces, des événements et des actualités d'entreprise.

Est-il possible de créer des modèles de site personnalisés dans SharePoint Online ?

Oui, c'est possible. SharePoint Online permet de créer des modèles de site personnalisés en définissant la mise en page, les listes, les thèmes et d'autres caractéristiques réutilisables afin d'adapter les sites aux besoins spécifiques de l'organisation.

Comment peut-on personnaliser un modèle de page dans SharePoint ?

Pour personnaliser un modèle de page dans SharePoint, il est possible de modifier la mise en page, d'ajouter ou de supprimer des composants WebPart et d'adapter le style pour refléter l'identité de l'entreprise. Ces modifications permettent de répondre aux besoins spécifiques de l'organisation.

Quels sont quelques exemples de modèles SharePoint utilisés en entreprise ?

Parmi les exemples courants de modèles, on trouve : Site de gestion d'événements : utilisé pour planifier et coordonner des événements d'entreprise. Site d'onboarding des employés : facilite l'intégration des nouveaux arrivants. Site de gestion de projet : utile pour suivre et gérer les activités d'un projet.

Où puis-je trouver des ressources supplémentaires ou des exemples de modèles pour SharePoint ?

Microsoft met à disposition une galerie de modèles préconfigurés via le SharePoint Lookbook. Cette plateforme permet d'importer directement des sites prêts à l'emploi conçus pour répondre à des besoins spécifiques en entreprise.