Come gestire un'azienda, con Microsoft SharePoint

Come gestire un'azienda: da dove partire?

Una buona gestione d’impresa nasce prima di tutto da una direzione chiara. Senza una mission precisa ogni decisione operativa rischia di diventare un compromesso dettato dall’urgenza anziché un passo calcolato verso un obiettivo condiviso.

Tuttavia, una volta dichiarata una mission, occorre tradurla in cultura organizzativa, processi, ruoli e metriche. È qui che entra in gioco il framework di governance, ovvero quell’insieme di regole, responsabilità e workflow che orchestra l’azienda e impedisce che l’entropia prenda il sopravvento.

Immaginiamo un’azienda che voglia offrire soluzioni di logistica sostenibile. Se il reparto commerciale punta solo alla quota di mercato, l’ufficio tecnico all’innovazione in senso stretto e la direzione finanziaria al taglio dei costi, la probabile conseguenza è un’accelerazione a strappi, con spinte in direzioni diverse.

La strategia condivisa serve precisamente a questo, ovvero a ricondurre ogni funzione a obiettivi coerenti con il mandato complessivo.

In pratica vuol dire:

• definire poche priorità misurabili (ad esempio, riduzione del 15% delle emissioni per spedizione entro il prossimo esercizio);

• assegnare a ciascun reparto responsabilità precise su quelle priorità (il commerciale vende soluzioni a basso impatto, l’ufficio tecnico certifica le tecnologie, la finanza valuta gli investimenti);

• allineare i sistemi di incentivi sugli stessi traguardi.

Quando questi punti sono esplicitati e disponibili a tutti, gli attriti si riducono drasticamente. Non serve negoziare ogni volta gli obiettivi: sono già impressi in un documento ufficiale e, soprattutto, vivi nei processi quotidiani, dal flusso di approvazione di un nuovo progetto alle checklist per la qualifica dei fornitori. Il risultato? Meno riunioni riparatorie, meno rilavorazioni dovute a incomprensioni, meno risorse bruciate per mancanza di coordinamento.

La sfida, naturalmente, è dare forma concreta a questi principi e mantenerli aggiornati. Ecco perché molte organizzazioni utilizzano SharePoint come intranet aziendale: un unico hub in cui la strategia prende corpo e diventa consultabile, misurabile, contestualizzata.

Esempio di intranet SharePoint creata con intranet.ai

Pensiamo alle direttive, quelle che ruotano attorno a sicurezza sul lavoro, gestione della privacy ed etica degli acquisti. In genere, tendono a moltiplicarsi e a perdersi in cartelle di rete o versioni discordanti circolate via e-mail.

Con SharePoint, invece, ogni policy risiede in una libreria documentale sottoposta a versioning e controllo degli accessi. Se la norma antiriciclaggio viene aggiornata, l’ufficio legale può semplicemente caricare la nuova versione e un flusso di approvazione (Power Automate) notifica automaticamente i responsabili di reparto.

Niente più PDF duplicati e datati: esiste una sola fonte di verità.

Il framework di governance vive anche nella chiarezza dei ruoli. In SharePoint è possibile pubblicare un organigramma interattivo che attinge a Microsoft Entra ID: la scheda di ogni persona mostra funzione, responsabilità, progetti attivi e competenze chiave. Quando l’azienda apre una filiale, basta aggiornare i dati anagrafici. Le pagine dell’intranet si ricollegano automaticamente, evitando incongruenze che generano catene di e-mail per sapere chi decide cosa.

Ogni procedura, dalla richiesta ferie all’avvio di un progetto R&D, può essere descritta in pagine SharePoint arricchite con video tutorial, moduli di feedback e collegamenti ai sistemi esterni.

In questo modo le conoscenze non restano confinate nella testa dei veterani, ma diventano patrimonio collettivo. Nuovi assunti e colleghi di sedi distanti trovano la stessa risposta senza dover interrompere altri team. Tutto questo si traduce in un guadagno di tempo, arginando la dispersione di know-how. 

Facciamo un esempio per capire meglio.

Supponiamo che l’azienda decida di introdurre un servizio last-mile a emissioni zero. In un contesto privo di una governance chiara, il reparto marketing potrebbe impostare la campagna promozionale prima che la logistica abbia definito gli standard di consegna, mentre il customer service attendere indicazioni sul protocollo di assistenza.

Con SharePoint, invece, la sequenza diventa orchestrata:

1. Pubblicazione della scheda progetto nel sito di area strategica, con obiettivi, KPI e sponsor.
   
   
2. I responsabili operativi validano la fattibilità, la finanza verifica il budget, il risk manager mappa i possibili impatti.
   
   
3. Documenti tecnici, contratti con i fornitori di veicoli elettrici, linee guida marketing sono salvati nella stessa raccolta, con permessi granulari.
   
   
4. Il management visualizza i dati relativi a costi, progressi e milestone direttamente nella home della intranet.
   
   

Ne deriva che ogni funzione opera con informazioni coerenti, senza duplicare file o reinventare procedure, e la distanza geografica perde peso. 

Quel che è certo è che una rotta va corretta quando cambiano le condizioni di mercato o normative. SharePoint offre strumenti per farlo in modo ordinato.

Se entra in vigore un nuovo regolamento ESG:

• l’ufficio compliance aggiorna la policy, il sistema genera una notifica e richiede conferma di lettura ai destinatari; 

• le pagine della knowledge base si popolano di FAQ; 

• un sondaggio interno (creato con Microsoft Forms) misura la comprensione del personale, indirizzando ulteriori azioni formative.

Tutto avviene all’interno della stessa piattaforma, evitando l’effetto “foglia di fico” di linee guida formalmente emesse, ma ignorate nella pratica.

Impostare la rotta, quindi, significa trasformare la vision in una rete di processi e regole che guidano la quotidianità aziendale. Una intranet SharePoint ben configurata funge da timone e bussola: rende visibile la strategia, distribuisce ruoli e responsabilità, ospita il patrimonio di competenze e snellisce il ciclo di aggiornamento.

Come gestire il rischio e la competizione nel business

Gestire un’azienda significa convivere con due pressioni costanti: da un lato i rischi che possono arrestare la macchina operativa, dall’altro competitor che ne erodono margini e reputazione.  

Rischio e competizione di business diventano quindi due facce dello stesso lavoro di gestione. L’obiettivo non è eliminare incertezza e rivalità (anche perché è impossibile), bensì organizzarle dentro un sistema di sorveglianza, risposta ed evoluzione continua.

Una intranet SharePoint, opportunamente configurata, offre la struttura per farlo con metodo, riducendo la dipendenza da file sparsi, chat estemporanee o fogli Excel scollegati. 

Tutto parte da una fotografia onesta dello scenario: cyber-attacchi, non conformità normative, errori di processo, ritardi dei fornitori, oscillazioni di prezzo delle materie prime.

Ciascun rischio ha una natura diversa, ma richiede lo stesso percorso logico.

Nella seguente tabella, vediamo come tracciare una semplice roadmap usando SharePoint Online.

Per gli attacchi informatici è molto importante sapere come accorciare la catena di comunicazione.

Con Microsoft Defender i log sugli incidenti confluiscono in un canale Teams dedicato. Un connettore inserisce automaticamente nel registro SharePoint un item con livello di gravità. Al cambio stato (“Risolto”) le evidenze tecniche (report forense, elenco file corretti) restano agganciate alla voce e la prossima verifica di conformità ISO27001 trova tutto in ordine. 

Con gli shock degli ultimi anni, la capacità di reagire della catena di fornitura è diventata un tema delicato. Ad esempio, attraverso un Vendor Portal in SharePoint, i partner caricano certificazioni qualità, dichiarazioni etiche, piani di continuità operativa.

Quando un documento scade, un promemoria automatico sollecita il fornitore e avvisa l’ufficio acquisti. Se entro la deadline non arriva la nuova certificazione, il rischio “Non Compliance” passa da giallo a rosso nel cruscotto, e non c’è nessuna sorpresa quando serve rinnovare le autorizzazioni di vendita. 

​

Panoramica di Microsoft Defender, integrabile con SharePoint

Oltre a difendersi, bisogna anche leggere le mosse altrui con sufficiente anticipo. In poche parole, bisogna saper competere. Molte piccole aziende delegano la competitive intelligence a ricerche sporadiche su Google.

Con SharePoint è possibile costruire un sistema più robusto senza investire in piattaforme costose.

Il monitoraggio non è a strappi. L’azienda passa praticamente a una vigilanza continua, senza sovraccarico di e-mail o tool aggiuntivi.

Integrare la mappatura dei rischi e il monitoraggio dei competitor dentro un unico ecosistema di collaborazione permette di: 

• ridurre il tempo tra evento critico e risposta organizzata;
  
• trasformare dati sparsi in un patrimonio strutturato e condiviso;
• anticipare mosse concorrenziali con piani reattivi basati su analisi in tempo reale;
• dimostrare a clienti, partner e autorità di avere un processo trasparente di gestione rischio-competizione. 

In altre parole, SharePoint diventa la cabina di regia in cui difesa e attacco si alimentano a vicenda, e l’azienda naviga con bussola, radar e squadra coordinata, pronta a correggere la rotta ogni volta che il contesto lo impone.

Come gestire la crescita aziendale, anche con più sedi

La crescita è seducente finché non inizia a tendere le giunture dell’organizzazione.

Processi che funzionavano con dieci persone non reggono di certo con cento.

Un unico magazzino diventa un problema quando si apre una seconda sede. L’entusiasmo iniziale viene divorato da errori di versione, sovrapposizioni di ruoli, costi IT fuori controllo.

Governare l’espansione dell’attività implica quindi un lavoro costante di ingegneria organizzativa, finanziaria e tecnologica che impedisca agli aumenti di fatturato di sommergere la struttura.

Quando poi le filiali si moltiplicano, si presenta la sfida di come gestire più sedi aziendali: coerenza di brand, dati allineati, identità digitali sicure, pratiche operative comuni, ma al tempo stesso flessibili rispetto alle esigenze locali.

Anche qui entra in gioco la intranet SharePoint, come punto di equilibrio. Non un semplice archivio di file, ma una piattaforma dove convergono documenti, flussi di lavoro, ruoli di sicurezza e metriche di performance che segnalano in anticipo le soglie critiche della crescita.

Ogni impresa ha dei punti di rottura misurabili, quelle “giunture” di cui abbiamo parlato in precedenza che possono essere tese al massimo durante il processo di crescita. Conoscerle in anticipo consente di pianificare rinforzi prima che il sistema collassi sotto la spinta dell’espansione.

Nella seguente tabella, presentiamo i tre principali indicatori di criticità da monitorare.

Legare questi indicatori a workflow automatici evita che il management si accorga dei problemi quando i numeri di bilancio ne portano già il segno.

Quando le sedi si moltiplicano, la dispersione informativa è certamente il primo nemico. SharePoint risolve il problema se diventa l’unico punto di verità per documenti, flussi e gestione degli accessi.

Ma non basta salvare nel cloud; occorre poi classificare.

Ogni area di business dispone di un sito di gruppo con librerie standardizzate: contratti, manuali operativi, KPI, materiali di marketing. Le colonne di metadati sostituiscono le cartelle annidate: tipo documento, versione, lingua, data scadenza. La ricerca interna guadagna precisione perché interroga attributi e non solo nomi di file. Il nuovo manager di filiale trova in pochi click regolamenti, checklist e video formativi, riducendo onboarding da due settimane a tre giorni.

Con Power Automate, ogni richiesta segue un percorso immutabile, anche se i firmatari lavorano a chilometri di distanza. Un ordine d’acquisto parte dal punto vendita, passa per il responsabile di area, arriva in contabilità e le approvazioni scorrono via posta o Teams, senza PDF allegati. Il sistema respinge documenti incompleti e timbra data e ora di ogni passaggio.

Con Microsoft Entra ID, SharePoint eredita ruoli e gruppi globali. All’apertura di una nuova sede basta iscrivere i colleghi al gruppo “Filiale Torino” per far sì che ottengano automaticamente accesso ai soli siti, app e stampanti predefiniti. Se un collega cambia ruolo, la modifica al gruppo si propaga ovunque in pochi secondi.

Misurare, adattare, innovare: un ciclo di miglioramento continuo

Crescere senza rompersi significa disegnare un’architettura in cui persone, denaro e tecnologia si espandano in modo proporzionato. SharePoint offre il telaio per farlo: documenti classificati, flussi sigillati, identità sotto controllo, dati che segnalano subito quando un processo è arrivato al limite.

Così l’impresa può aprire nuove filiali, assumere centinaia di persone, lanciare linee di prodotto, eppure mantenere la stessa chiarezza operativa di quando era una sola sede con dieci scrivanie.

Tuttavia, un’impresa che cresce senza interrogarsi sui propri numeri viaggia a luci spente.

Occorre un meccanismo che, giorno dopo giorno, trasformi i dati in decisioni, le decisioni in azioni, le azioni in nuove informazioni da analizzare. Questo circolo virtuoso (misurare, adattare, innovare) si alimenta con indicatori chiave (KPI, OKR) e automazione delle attività.

Ogni funzione aziendale maneggia decine di cifre (vendite, margini, tempi di consegna, richieste al servizio clienti), ma solo alcune meritano lo status di indicatori chiave di prestazione (KPI).

Individuarli è un lavoro di potatura. Si selezionano quelli che, se migliorano o peggiorano, anticipano il destino economico dell’azienda. Spesso si tratta di valori semplici (ad esempio il tempo medio di incasso o il tasso di rinnovo dei contratti), la cui potenza sta nel collegare attività operative e risultati di bilancio.

Un secondo livello è offerto dagli obiettivi e risultati chiave (OKR): non misurano lo stato, bensì il cambiamento desiderato. “Ridurre il tempo di evasione ordini da 72 a 48 ore entro il trimestre” è un OKR che sintetizza ambizione, scadenza e metrica di verifica.

Se i KPI fotografano, gli OKR mettono in moto.

Il problema frequente è la dispersione di queste grandezze in file Excel custoditi da singoli uffici o in report inviati via mail e subito dimenticati. Qui entra in scena la intranet, collegata ai dati di base attraverso Power BI e agli strumenti di governo operativi disponibili in Microsoft 365: Planner, Project, Lists e Power Automate.

Power BI attinge ai sistemi sorgente (ERP, CRM, software di magazzino) e produce quadri di sintesi che si aggiornano senza intervento umano. Non parliamo di grafici statici: l’addetto alla logistica può filtrare gli ordini di una sola filiale, il direttore vendite scomporre le entrate per area geografica, il responsabile qualità risalire da un indice globale al singolo reclamo. Tutto all’interno della stessa pagina SharePoint, senza dover aprire altre applicazioni.

Web part per integrare i report Power BI in SharePoint

La combinazione tra Planner, Microsoft Lists e le funzionalità precedentemente offerte da Project for the web (ora integrate in Planner) consente di associare questi indicatori agli obiettivi.

Quando un team registra un avanzamento (ad esempio, segnala il completamento di una spedizione in tempi record) il relativo obiettivo si aggiorna in automatico tramite Power Automate. Il sistema invia promemoria, segnala blocchi e aggiorna in tempo reale lo stato di avanzamento, rendendolo visibile a ogni livello gerarchico. In questo modo tutti sanno se la rotta fissata a inizio trimestre è rispettata o va corretta.

Facendo un esempio pratico, prendiamo un team amministrativo che vuole migliorare la puntualità nell’approvazione delle richieste di acquisto. Ogni richiesta viene registrata in una lista SharePoint collegata a Power BI, che ne visualizza lo stato in tempo reale.

Quando un responsabile approva una richiesta o la rifiuta, l’azione viene tracciata automaticamente grazie a Power Automate, aggiornando anche la pianificazione delle attività in Planner. Tutto avviene all’interno di un unico ambiente, Microsoft 365.

Misurare, però, è solo il primo passo: i processi devono reagire ai numeri senza dover attendere riunioni o e-mail di sollecito. Power Automate, strumento di automazione a basso codice integrato in Microsoft 365, consente di modellare flussi che partono da un evento misurabile (il superamento di una soglia, l’approvazione di un documento, l’arrivo di un nuovo cliente) e producono azioni coerenti con le regole aziendali. Inoltre, offre anche funzionalità avanzate basate su intelligenza artificiale, come l’integrazione con Copilot per la creazione di flussi tramite comandi in linguaggio naturale e l’elaborazione intelligente dei documenti.  

Esempi di flussi di Power Automate preconfigurati per SharePoint

Immaginiamo un flusso di gestione delle scorte critiche. Quando la quantità residua di un materiale scende sotto il livello minimo definito in SharePoint, Power Automate può eseguire tre operazioni in sequenza: apre una richiesta d’acquisto nel sistema contabile, notifica il responsabile acquisti su Teams, crea un’attività di follow-up se dopo ventiquattro ore la richiesta non è stata validata.

Nessuna compilazione manuale, nessun rischio di dimenticanza, piena tracciabilità. 

In questo ciclo di miglioramento continuo, la intranet SharePoint e la piattaforma Microsoft 365, arricchite da nuove funzionalità IA come la categorizzazione automatica dei documenti e la ricerca intelligente, non sono strumenti neutrali, ma rappresentano l’infrastruttura che rende possibile il ritmo del miglioramento: indicatori visibili a tutti, obiettivi a prova di scadenza, flussi che agiscono prima che l’errore si propaghi, formazione e governance integrati. 

Così l’azienda impara a guardarsi nello specchio dei propri numeri, correggere la rotta senza panico, innovare senza salti nel buio. In altre parole, impara come gestire un’impresa con la stessa disciplina con cui un artigiano affila ogni giorno i suoi attrezzi. Perché sa che il vero rischio non è sbagliare colpo, ma trovarsi con la lama spuntata quando serve precisione. 

Se stai valutando come portare questo metodo nella tua organizzazione, il team di intranet.ai può aiutarti a progettare e implementare soluzioni su misura basate su Microsoft 365 e SharePoint.

Qual è il ruolo della governance nella gestione di un'azienda?

La governance non è burocrazia, ma un sistema che coordina decisioni, ruoli e azioni. Funziona come una bussola che orienta l’organizzazione, riduce attriti e rende chiari i processi, allineando le diverse funzioni aziendali verso obiettivi comuni.

Perché una mission condivisa non basta a garantire una buona gestione?

Una mission, se resta solo un documento, non produce effetti concreti. Deve essere tradotta in cultura organizzativa, regole, responsabilità e workflow, diventando così una guida reale per le scelte operative e strategiche dell’impresa.

Come può una intranet su SharePoint supportare la gestione aziendale?

SharePoint funge da hub centrale per documenti, policy, procedure e ruoli. Permette di avere una sola fonte di verità, di gestire versioni e accessi, di orchestrare progetti con workflow approvativi e dashboard e di trasformare il know-how in patrimonio condiviso accessibile a tutti.

In che modo si possono gestire i rischi di business con SharePoint?

I rischi vengono registrati in liste SharePoint con campi chiave e documenti collegati, valutati tramite flussi approvativi e monitorati con dashboard Power BI. Le azioni correttive sono automatizzate e le verifiche periodiche garantiscono aggiornamenti continui senza dispersione di informazioni.

Come affrontare la concorrenza usando SharePoint?

SharePoint consente di creare schede dedicate ai competitor, raccogliere notizie tramite feed automatici, confrontare prodotti con liste e visualizzazioni Power BI e sviluppare progetti reattivi in spazi di lavoro protetti. In questo modo la competitive intelligence diventa un processo strutturato e costante.

Quali sfide emergono nella crescita aziendale e come affrontarle?

La crescita porta criticità organizzative, finanziarie e tecnologiche. SharePoint aiuta a ridisegnare i flussi decisionali, monitorare i dati di bilancio, distribuire contenuti su hub regionali e mantenere coerenza operativa tra più sedi, evitando dispersione informativa e inefficienze.

Come si garantisce coerenza e continuità tra più sedi aziendali?

Ogni area dispone di siti e librerie standardizzate con metadati che rendono la ricerca più precisa. Con Microsoft Entra ID i ruoli vengono gestiti centralmente, così l’apertura di una nuova sede o il cambio di ruolo di un dipendente si riflettono automaticamente in tutto l’ecosistema digitale.

Come misurare e migliorare le performance aziendali?

KPI e OKR vengono monitorati con Power BI collegato ai sistemi aziendali e aggiornati in tempo reale. Con Power Automate i processi reagiscono automaticamente agli eventi, aggiornando attività e obiettivi, così l’organizzazione può adattarsi e innovare senza ritardi.

Qual è il ruolo dell’intelligenza artificiale in questo processo?

L’intelligenza artificiale, integrata in Microsoft 365 tramite Copilot, semplifica la creazione di flussi, automatizza la gestione dei documenti e rende la ricerca più intelligente. In questo modo il ciclo di miglioramento continuo diventa più rapido ed efficace.