Digital Workplace: cos'è e perché serve in azienda?

Cos'è un digital workplace

Oggi, la trasformazione digitale è diventata una realtà concreta in ogni organizzazione, indipendentemente dal settore. Non è più una questione di se, ma di come implementarla.

Le aziende di successo sono quelle che riescono a integrare la tecnologia con le componenti di business, creando un sistema di strumenti digitali in grado di lavorare insieme per supportare le attività quotidiane.

Il digital workplace è proprio questo: un ambiente che permette ai lavoratori di collaborare e accedere a tutte le informazioni necessarie, da qualsiasi luogo e dispositivo. Un vantaggio che diventa ancora più centrale con la crescente diffusione del lavoro agile o da remoto.

Con la connettività ormai disponibile ovunque, le aziende si stanno orientando verso strumenti di collaborazione avanzati, come Microsoft Teams, Google Workspace e Slack, che superano il concetto tradizionale di e-mail e riunioni in presenza.

Questi strumenti offrono un modo più dinamico per connettere i team, rendendo possibili riunioni virtuali, chat in tempo reale e funzionalità, tramite specifiche integrazioni, per la gestione di attività e progetti complessi, supportando così una vera trasformazione digitale.

Ma cos'è esattamente un digital workplace? In breve, potremmo definirlo come l'insieme di strumenti e tecnologie progettati per facilitare la comunicazione, la collaborazione e i processi aziendali.

Sebbene siano disponibili diverse piattaforme per questo scopo, il digital workplace per eccellenza è la intranet aziendale, ovvero la piattaforma in grado di centralizzare e digitalizzare i flussi comunicativi, collaborativi e documentali, costruendo una community aziendale interconnessa.

La intranet, che negli anni passati era un semplice sito interno per la condivisione di notizie aziendali, oggi è una piattaforma completa. Integrando wiki, blog, organigrammi, rubriche e anche spazi social, come quelli per commenti e feedback, ha l'obiettivo di facilitare la comunicazione a tutti i livelli dell’organizzazione e di supportare gli utenti nelle loro attività quotidiane. Le moderne intranet, basate su SharePoint Online, possono essere connesse a strumenti di apprendimento e knowledge management, come Microsoft Viva, che aggiungono valore al digital workplace, offrendo uno spazio unico per la collaborazione e lo sviluppo delle competenze.

Ecco, quindi, come un digital workplace ben implementato può aiutare un’azienda: con piattaforme in grado di adattarsi ai cambiamenti, senza richiedere continui interventi tecnici, e con strumenti che permettono la continuità operativa, la digitalizzazione di attività, servizi e informazioni, e l’automazione dei processi.

Ma c’è di più: un digital workplace ben progettato riesce a rafforzare il senso di appartenenza all'organizzazione, mettendo in connessione ogni persona con i colleghi e con la mission aziendale. È dimostrato che l’engagement dei lavoratori aumenta quando viene percepito il valore delle risorse messe a disposizione dall'azienda. Nel digital workplace, queste risorse sono rese facilmente accessibili e possono essere utilizzate non solo per svolgere attività quotidiane, ma anche per consentire agli utenti di esprimere le proprie idee, opinioni e preferenze.

Per le aziende, investire in un digital workplace significa costruire un ambiente flessibile, capace di adattarsi ai cambiamenti e di garantire ai lavoratori tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare al meglio, oggi e domani.

 

Digital Workplace: quali vantaggi offre?

Molte aziende non si limitano più ad avere un ufficio fisico, tradizionale, ma stanno investendo nella creazione di uno spazio virtuale che possa svolgere le stesse funzioni, ma meglio.

Come abbiamo visto, questo spazio è il digital workplace, il quale permette a tutti i membri di un'organizzazione di lavorare, comunicare e trovare le informazioni di cui hanno bisogno in poco tempo e direttamente da un computer, un tablet o un telefono, senza doversi recare in ufficio.

Si tratta di un nuovo modo di lavorare, che porta con sé diversi vantaggi: le aziende possono risparmiare sui costi, i lavoratori possono lavorare in luoghi differenti, senza preoccuparsi di spostarsi ogni giorno in sede, ed entrambe le parti si ritengono spesso più soddisfatte.

In pratica, un digital workplace serve per rendere le imprese più organizzate ed efficienti, offrendo al contempo ai lavoratori un ambiente moderno e flessibile dove possono fare tutto ciò che farebbero in ufficio, ma con una maggiore comodità e accessibilità.

 

Gestione centralizzata

Centralizzando informazioni, processi e autorizzazioni, un digital workplace è in grado di rendere i processi interni più agili, pronti ad adattarsi velocemente ai cambiamenti dell'organizzazione o del mercato. Una gestione centralizzata migliora anche la sicurezza e il controllo dei dati scambiati ogni giorno tra colleghi, team e dipartimenti. Di fatto, questa centralizzazione crea un unico punto di accesso per tutti i membri dell’organizzazione, semplificando la comunicazione e riducendo le possibilità di errore o duplicazione delle informazioni.

Inoltre, una gestione centralizzata supporta la conformità aziendale, assicurando che le policy di sicurezza e le autorizzazioni siano applicate uniformemente su tutti i processi e sistemi. Questo non solo aiuta a proteggere i dati sensibili, ma permette anche ai responsabili IT di monitorare e gestire gli accessi in modo più efficace, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare le informazioni presenti nel digital workplace aziendale.

 

Riduzione dei costi IT

Un digital workplace basato su servizi cloud in modalità SaaS, come SharePoint Online, o pay-per-use permette alle aziende di evitare costosi investimenti in hardware fisici e di ridurre significativamente le spese di gestione e manutenzione. Grazie alla scalabilità del cloud, è possibile adattare le risorse alle esigenze reali, pagando solo per ciò che viene utilizzato e mantenendo così una gestione dei costi più efficiente.

Le soluzioni avanzate di intelligenza artificiale e automazione che si possono integrare nel digital workplace contribuiscono ulteriormente a ridurre i costi operativi, ottimizzando le risorse IT coinvolte e limitando l'intervento manuale da parte del team interno o di collaboratori esterni. Ad esempio, strumenti di monitoraggio predittivo basati sull'AI possono risolvere problemi prima che si presentino o informare il reparto IT sulle possibili minacce all'infrastruttura aziendale.

In questo modo, il digital workplace non solo abbassa le spese legate all’infrastruttura, ma consente al reparto IT di dedicarsi a iniziative strategiche, come l’innovazione e il miglioramento continuo dei processi, aumentando il valore complessivo per l’azienda.

 

Razionalizzazione dei costi immobiliari

Con il consolidarsi dei modelli di lavoro ibridi e full remote, vi è una necessità ridotta di grandi spazi fisici, soprattutto nelle aree urbane più costose. Il digital workplace viene in aiuto anche per rispondere a questa esigenza, consentendo ai lavoratori di svolgere le proprie attività da qualsiasi luogo e supportando le aziende nel ridimensionare gli spazi adibiti a ufficio in base alle loro reali esigenze operative.

Questo approccio riduce i costi immobiliari, quindi, ma rende anche l'azienda più competitiva nel mercato del lavoro. La possibilità di operare da remoto consente infatti di attrarre e di mantenere talenti qualificati ovunque si trovino, senza i limiti geografici imposti dagli uffici tradizionali.

 

Maggiore produttività

Il digital workplace offre un accesso immediato e centralizzato a tutte le informazioni, i documenti, i contatti e le risorse necessarie per svolgere le attività quotidiane di un'azienda. I lavoratori possono qui reperire, condividere e aggiornare dati e comunicazioni in modo fluido, riducendo i tempi impiegati solitamente per trovare le informazioni di cui si ha bisogno, magari richieste ai colleghi tramite e-mail.

L'accessibilità che caratterizza un digital workplace, e la intranet aziendale in particolare, è ciò che consente un aumento della produttività tanto individuale come di team, facilitando la collaborazione e migliorando la capacità dell’azienda di rispondere rapidamente alle problematiche più comuni.

 

Accelerazione dell'innovazione

Con un digital workplace, le aziende possono contare su piattaforme che integrano strumenti di collaborazione virtuale e sessioni interattive, facilitando lo sviluppo e lo scambio di idee. Grazie a questi strumenti, team che non lavorano nella stessa sede possono partecipare a brainstorming, workshop creativi e incontri di progettazione a distanza, moltiplicando le opportunità di confronto.

Sempre più organizzazioni stanno sperimentando ambienti immersivi dove i lavoratori possono interagire e contribuire a progetti condivisi in spazi virtuali realistici, come un ufficio banalmente. Questi ambienti favoriscono il pensiero creativo e stimolano la collaborazione, anche in contesti di lavoro ibrido o remoto.

 

Attrattività per i nuovi talenti

Un digital workplace ben strutturato rende le aziende più interessanti per le nuove generazioni, come Millennials e Gen Z, che sono una parte significativa della forza lavoro odierna.

I giovani talenti sono spesso interessati ad ambienti aziendali caratterizzati da un elevata digitalizzazione e che, di conseguenza, sono in grado di promuovere modelli di lavoro incentrati su flessibilità, sostenibilità e inclusione.

Le aziende che investono nella trasformazione digitale e che favoriscono modalità ibride o da remoto dimostrano di essere al passo con le esigenze del moderno mercato del lavoro. Perché, quindi, non iniziare con la creazione di un digital workplace a misura delle proprie attività e, soprattutto, delle proprie persone?

 

Soluzioni per creare il digital workplace

Senza entrare in troppi tecnicismi, le soluzioni, o meglio dire gli strumenti che compongono il concetto di digital workplace, possono essere raggruppati in due ambiti principali:

1. L’ambiente tecnologico del digital workplace. Questo può includere applicazioni cloud, che rappresentano oggi la scelta più comune grazie alla flessibilità e alla riduzione dei costi operativi, ma anche soluzioni on-premise per le aziende che richiedono maggiore controllo su infrastrutture specifiche. Gli ambienti di lavoro possono essere accessibili tramite applicazioni web, mobili o soluzioni basate su desktop virtuali, come Windows Virtual Desktop, che consentono di accedere all'ambiente di lavoro da qualsiasi dispositivo connesso.
   
   

2. Strumenti di collaborazione. Questi strumenti abilitano la comunicazione e l’interazione in tempo reale tra i membri dell’organizzazione. Tra le soluzioni di collaborazione, troviamo i social network aziendali, le piattaforme di messaggistica e videoconferenza, come Microsoft Teams e Slack, oltre a strumenti per la gestione della conoscenza e le piattaforme di knowledge management (ad esempio, Microsoft Viva). In questo ambito rientrano anche le wiki, per centralizzare le informazioni e le risorse aziendali, e strumenti per la gestione di progetti e attività, come Microsoft Planner, che migliorano la collaborazione tra i team.
   
   

SharePoint Online è la soluzione ideale per integrare entrambi gli ambiti.

Da un lato, SharePoint Online offre un ambiente tecnologico all’avanguardia. Essendo una piattaforma cloud, è accessibile ovunque e in ogni momento, con il vantaggio di non richiedere alle aziende investimenti in infrastrutture IT complesse o costose. Microsoft si occupa della gestione e degli aggiornamenti di sicurezza, permettendo all'azienda di concentrarsi sul core business.

Dall’altro lato, SharePoint Online fornisce strumenti di collaborazione che semplificano l’interazione tra i membri di un team o dipartimento aziendale. La piattaforma centralizza documenti, risorse e contenuti in un’unica intranet personalizzabile, dove tutte le persone di un'organizzazione possono trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno per svolgere le proprie attività. Si ottiene così un digital workplace completo, capace di integrarsi in modo nativo con tutte le applicazioni di Microsoft 365 per soddisfare qualunque necessità, dalla collaborazione alla gestione della conoscenza, dei progetti e della formazione interna.

 

Esempio di intranet SharePoint costruita con intranet.ai

3 nuovi trend per il digital workplace

La trasformazione digitale si evolve, introducendo nuove funzionalità che i digital workplace devono saper integrare per rimanere competitivi e continuare a semplificare il lavoro degli utenti. Sono tre le principali funzionalità che stanno emergendo:

1. Analisi dei dati: le analisi dei dati sono oggi fondamentali per gli amministratori di sistema, poiché permettono di capire come il digital workplace viene utilizzato e, di conseguenza, come migliorarlo per supportare al meglio i lavoratori. Strumenti di analisi come Intranet Analytics di intranet.ai forniscono approfondimenti sull’architettura delle informazioni aziendali e sull’utilizzo dei contenuti nel digital workplace. Oltre a monitorare le pagine più viste e i documenti più cercati, aiutano a personalizzare l’esperienza degli utenti in base alle loro abitudini e necessità, garantendo così un'ottima adozione.
   
   

2. Intelligenza Artificiale: gli algoritmi di AI non solo supportano gli utenti nelle ricerche, ma vanno oltre, automatizzando attività ripetitive e fornendo suggerimenti proattivi in base a comportamento e contesto. Per esempio, la piattaforma può anticipare le esigenze di ciascun lavoratore, suggerendo documenti rilevanti, colleghi con cui collaborare o contenuti formativi di interesse per il proprio ruolo.
   
   

3. Assistenti virtuali: gli assistenti virtuali, alimentati dall’AI, possono essere integrati nel digital workplace per gestire richieste complesse. Per esempio, possono rispondere a domande su documenti o procedure, oppure automatizzare la prenotazione di sale riunioni o l'analisi di report dettagliati. Parlando della intranet SharePoint, un esempio calzante è la recente introduzione di Copilot, che si integra nelle applicazioni dell'ambiente Microsoft 365 per supportare gli utenti nello svolgimento di una miriade di attività.

Interfaccia semplificata della intranet SharePoint di intranet.ai

Ricerca avanzata nella intranet SharePoint di intranet.ai

Creare comunicazioni moderne nella intranet SharePoint di intranet.ai

Riunire le risorse preferite nella intranet SharePoint di intranet.ai

Interazioni con le notizie della intranet SharePoint di intranet.ai

Misurare il mood dei colleghi nella intranet SharePoint di intranet.ai

Area dedicata ai singoli reparti nella intranet SharePoint di intranet.ai

Creare gruppi di discussione e progetti nella intranet SharePoint di intranet.ai

Notifiche push via Teams per la intranet SharePoint di intranet.ai

Come creare il digital workplace con Microsoft 365

Oggi, la distanza non è più un limite per il lavoro, grazie a strumenti capaci di favorire una comunicazione e una collaborazione che superano la semplice presenza fisica. Microsoft 365, leader di mercato a livello globale, è una piattaforma cloud offerta in modalità SaaS, con costi basati sul numero di licenze utente acquistate, e fornisce una suite completa di applicazioni progettate per aumentare la produttività e il benessere in azienda.

In precedenza noto come Office 365, Microsoft 365 offre non solo le applicazioni di lavoro più conosciute, come Excel, Word e Teams, ma mette anche a disposizione un ambiente sicuro dove archiviare i dati aziendali, centralizzandoli nel cloud e rendendoli accessibili solo con le autorizzazioni appropriate.

Esploriamo le soluzioni disponibili nella suite per costruire il proprio digital workplace.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams è oggi uno degli strumenti più potenti e versatili per la collaborazione aziendale. In un'epoca in cui comunicazione e flessibilità sono diventate componenti essenziali della vita professionale, Teams permette alle aziende di superare le barriere fisiche e organizzative per offrire uno spazio digitale dove la collaborazione da remoto diventa più semplice e naturale.

Grazie a Teams, le attività di squadra si estendono oltre i confini del proprio dipartimento, coinvolgendo i colleghi di altri settori e persino utenti esterni all'azienda, quando autorizzati. Immaginate di poter riunire in un unico spazio le conversazioni, i file e le applicazioni di un progetto: Teams lo rende possibile, e lo fa in modo sicuro e sincronizzato, così che tutti abbiano sempre accesso alle ultime informazioni senza comprometterne la privacy.

Uno dei grandi vantaggi di Teams è la perfetta integrazione con Microsoft 365. Questo significa che è possibile usare strumenti come Planner per la gestione delle attività, OneNote per prendere appunti condivisi, SharePoint Online per l’archiviazione documentale e anche soluzioni avanzate come Power Automate, Power Apps e Power BI di Microsoft Power Platform per adattare i processi interni alle proprie esigenze, e non il contrario.

Ogni utente può chattare o videochiamare i colleghi, sia interni che esterni all’azienda, partecipare a canali dedicati ai progetti su cui sta lavorando e accedere facilmente ai documenti necessari. Tutto questo in un contesto sincrono, dove la condivisione di file avviene in tempo reale, rendendo possibile un flusso di lavoro senza interruzioni.

E per quanto riguarda eventi e webinar, Teams è progettato per ospitare dirette streaming con numeri impressionanti: fino a 20.000 partecipanti, con una durata massima di 16 ore. Funzionalità importanti per coinvolgere l'intero pubblico aziendale e assicurarsi che ogni membro dell'organizzazione si senta parte di una community attiva.

 

Yammer (ora Viva Engage)

Passiamo adesso alla creazione del social network aziendale con Viva Engage, l’evoluzione della celebre applicazione Yammer di Microsoft 365.

Progettato per riunire le persone, soprattutto se lavorano in luoghi diversi o in momenti differenti, Viva Engage permette di ricevere facilmente informazioni, aiutare i colleghi e condividere conoscenze all’interno dell’organizzazione attraverso la creazione di community dedicate a progetti, dipartimenti o argomenti trasversali, come benessere in azienda e tecnologia.

I membri di una community possono condividere messaggi o domande, per imparare dai colleghi più esperti e conoscere meglio la vita aziendale.

Viva Engage introduce funzionalità avanzate per favorire l’interazione e la comunicazione bidirezionale, come le Storie, il Leadership Corner e le sessioni Q&A: nuovi strumenti per coinvolgere i colleghi e facilitare il dialogo con i leader.

 

OneDrive

Quando parliamo della gestione e conservazione dei dati nel digital workplace di Microsoft 365, bisogna soffermarsi su OneDrive for Business che non solo è un potente strumento di archiviazione nel cloud, ma rappresenta anche un punto di accesso per la collaborazione moderna.

OneDrive offre un sistema di sincronizzazione impeccabile che permette a chiunque di creare un file sul proprio PC e riprenderlo da tablet o smartphone, mantenendo tutte le modifiche sincronizzate. È compatibile con tutte le principali piattaforme, inclusi Windows Phone, Android, iOS e persino Xbox. Ma non è tutto: OneDrive oggi si integra anche con molte app di terze parti e piattaforme web, offrendo agli utenti una flessibilità senza precedenti.

Uno dei veri punti di forza di OneDrive, tuttavia, consiste proprio nell'accesso centralizzato ai file da qualsiasi dispositivo, eliminando la necessità di inviare documenti via e-mail o di salvare copie su memorie esterne. Immaginate la comodità di poter visualizzare le modifiche in tempo reale o di aggiungere commenti e annotazioni, mentre si collabora sullo stesso file con i colleghi, a prescindere da dove si trovino.

Dobbiamo poi menzionare l'integrazione dell’intelligenza artificiale, che aiuta gli utenti a trovare rapidamente i contenuti di cui hanno bisogno, suggerendo file rilevanti e migliorando la ricerca all’interno degli archivi.

Infine, la sicurezza: un aspetto imprescindibile, su cui OneDrive ha compiuto passi significativi. Grazie all'autenticazione a due fattori, ai controlli di accesso avanzati, alle etichette di conformità e al monitoraggio delle attività, i dati personali e aziendali sono sempre protetti, rispondendo ai requisiti di conformità più rigidi.

 

FAQ sul digital workplace

Che cos'è un digital workplace?

Un digital workplace è un ambiente virtuale che combina strumenti, processi e persone all'interno di un'organizzazione. Migliora la collaborazione e l'accessibilità alle informazioni da qualsiasi luogo, rendendolo essenziale per i moderni ambienti di lavoro flessibili.

Quali sono i vantaggi di un digital workplace?

I vantaggi includono una maggiore collaborazione, accesso semplificato alle informazioni, supporto per il lavoro a distanza, maggiore agilità e un aumento del coinvolgimento dei dipendenti attraverso una comunicazione e accesso alle risorse migliori.

Quali strumenti vengono comunemente utilizzati in un digital workplace?

Strumenti come Microsoft Teams e SharePoint Online sono popolari in quanto supportano la comunicazione in tempo reale, le riunioni virtuali, la gestione delle attività e la condivisione di documenti, creando un'esperienza digitale integrata.

In che modo una intranet contribuisce a un digital workplace?

Una intranet funge da piattaforma centralizzata per la comunicazione, la collaborazione e la gestione dei documenti. Le intranet moderne integrano funzionalità sociali, gestione delle conoscenze e strumenti di apprendimento per favorire una cultura aziendale connessa.

Quali tendenze stanno influenzando il digital workplace?

Le principali tendenze includono soluzioni per il lavoro a distanza, strumenti di collaborazione avanzati e un focus crescente sul benessere dei dipendenti attraverso sistemi di supporto integrati come Microsoft Viva.

Perché è consigliato Microsoft 365 per l'integrazione di un digital workplace?

Microsoft 365, soprattutto con SharePoint Online e Microsoft Viva, offre strumenti robusti per la collaborazione, la gestione dei documenti e il coinvolgimento dei dipendenti, rappresentando una soluzione completa per le esigenze del digital workplace.

In che modo un digital workplace migliora il coinvolgimento dei dipendenti?

Facilitando l'accesso semplice a risorse e canali di comunicazione, un digital workplace ben progettato rafforza il senso di appartenenza e permette ai dipendenti di contribuire attivamente agli obiettivi aziendali.

Quali sono le principali caratteristiche di una intranet moderna?

Le caratteristiche includono wiki, blog, organigrammi, spazi social per il feedback, integrazioni per l'apprendimento e strumenti per la condivisione della conoscenza, contribuendo a un'esperienza utente fluida.