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Hr Portal per le risorse umane: 7 idee

La intranet è lo spazio digitale che offre strumenti innovativi per migliorare il lavoro di tutti i dipartimenti di ogni azienda. 

In questo articolo vediamo, come le risorse umane possono avvalersi della piattaforma per agevolare i processi delle loro attività quotidiane, migliorando l'employee experience del lavoratore.

Ecco qui, le nostre 7 idee che ogni intranet dovrebbe considerare di implementare per  supportare al meglio il lavoratore.

Un lavoro come quello delle risorse umane, intrinseco di comunicazione e contatto potrebbe sembrare assumere una condizione limitante se svolto da remoto dietro un laptop. 

In realtà la piattaforma intranet, se costruita con gli giusti strumenti, può far assumere alle Risorse Umane un nuovo volto innovativo, capace di far migliorare l' esperienza del dipendente in azienda, trasformando alcuni aspetti fondamentali, in nuovi processi sicuramente più efficaci e veloci. 

Iniziamo!

Portali e coinvolgimento del dipendente

L' HR portal, è il punto d'incontro digitale tra la Direzione Risorse Umane e la popolazione aziendale.

Tramite questo portale web, si realizza un unico punto di accesso che permette a tutta l'azienda di poter ridurre i tempi di accesso a specifiche informazioni, di semplificare l'accesso documenti di interesse del dipendente, di migliorare la gestione di processi HR e migliorare di conseguenza anche l'immagine aziendale.

Manuali, comunicazioni, iscrizioni, condivisioni di contenuti a disposizione dei dipendenti in unico posto, possono inoltre ridurre i costi di stampa e le ore del personale.

Non stupisce sapere che grazie alla realizzazione degli hr portal interni, si ottiene la sostituzione di numerose e-mail, chiamate e un maggiore grado di autonomia degli utenti nel reperimento di ciò che è necessitano per lavorare, generando una maggiore soddisfazione e coinvolgimento.

Esistono diverse soluzioni pensate per realizzare un hr portal, ma in intranet.ai, pensiamo che la centralizzazione delle informazioni sia fondamentale per i lavoratori, che dovrebbero utilizzare un'unica interfaccia digitale per tutti i processi che li riguardano, quindi anche quelli gestiti direttamente dalle risorse umane.

L'hr portal dovrebbe a tutti gli effetti essere una parte integrante della intranet aziendale.

Può essere una sezione specifica della intranet che è amministrata direttamente dalle Risorse Umane, in cui il personale HR possiede la totale autonomia nell' aggiornare tutti i contenuti prodotti per il lavoratore.

Cosa è possibile trovare in un hr portal

L'HR portal, fornisce ai dipendenti modalità innovative ma semplici per farli rimanere in contatto tra di loro e con l'organizzazione stessa.
Ogni aggiornamento e comunicazione importante può essere infatti ritrovata al suo interno insieme a tutti gli strumenti di base utili nella routine per i dipendenti.

Per favorire la condivisione, spesso le piattaforme come nel caso di intranet.ai, dedicano dello spazio al social networking stimolando le interazioni dinamiche tra le persone in diversi dipartimenti migliorando i rapporti tra i colleghi.

Nel caso di aziende grandi, o lavoro da remoto, funzioni del genere sono estremamente importanti per sapere con chi si lavora e sentirsi parte integrante dell'azienda.

 

 

Nello specifico gli hr portal possono essere utilizzati anche per:

  • gestire e automatizzare attività come l'archiviazione di note spese e rimborsi
  • registrare eventi ed effettuare prenotazioni
  • aggiornare il record del personale
  • prenotare e monitorare le ferie, buste paga, area welfare
  • completare attività amministrative
  • effettuare formazione, revisione delle performance
  • condurre sondaggi e aprire blog per stimolare i team e i leader 
  • alimentare lo sviluppo professionale e la celebrazione dei successi.

L'obiettivo nell'hr portal è quindi quello di creare un luogo in cui i dipendenti possono facilitare il loro lavoro ritrovando tutte le informazioni di cui hanno bisogno, partecipando in maniera collaborativa. In questo modo, si avrà: una maggiore produttività, un aumento del coinvolgimento e soprattutto un risparmio di tempo e denaro.

La comunicazione bidirezionale nel portale hr che si genera dall'alto verso il basso e dal basso verso l'alto diventa quindi fondamentale per l'evoluzione del lavoro degli hr. 

 

 

Perché il portale hr per le risorse umane è necessario

I dipendenti con hr portal funzionali, sono in grado di far performare decisamente meglio le attività lavorative e aumentare il senso di appartenenza alla community aziendale. È provato che sono i più coinvolti e soddisfatti.

Hay Group, la società di mercato ha scoperto infatti in un'indagine che le persone più motivate avevano una produttività maggiore del 43% rispetto chi non lo era. Inoltre è stato dimostrato un fatturato generato del 43% in più negli uffici dei dipendenti soddisfatti.

 

Leggi anche: Employee engagement: tutto quello che c'è da sapere nel 2021

 

Numerose altre analisi dimostrano l'importanza del coinvolgimento degli utenti.


Uno studio dell'Harvard Business Review ha concluso che l'assenteismo e il turnover nelle aziende in cui si mantiene un clima aziendale positivo e i dipendenti sono ingaggiati è inferiore al 25% rispetto le aziende meno attive a riguardo.

Persone soddisfatte implicano anche meno incidenti sul lavoro, precisamente il 48% in meno di sicurezza e il 41% in meno di qualità. 

Vediamo ora 8 idee che ogni buon portale delle risorse umane, dovrebbe implementare.

1) Welcome Portal per l'arrivo di un nuovo collega

Un aspetto nuovo e funzionale che la intranet con un hr portal permette, è la presentazione dei nuovi arrivati in diverse modalità interattive e coinvolgenti. 

Il caso più semplice è la pubblicazione di una news di presentazione della persona all’interno della intranet hr portal. Alcune realtà aziendali mettono la foto della persona, il ruolo e un abstract per dire da dove proviene e quali sono le sue competenze. 

Altre invece sfruttano di più questo mezzo inserendo nel comunicato un’intervista alla new entry riportata in forma testuale e accompagnata dalla sua foto.  

In questo modo in un hr portal sarà più facile per i colleghi farsi riconoscere sia fisicamente che nei meeting online dal resto della popolazione aziendale. 

 

2) Integrare un social network aziendale: Yammer

Questa modalità nella intranet hr portal permette di usufruire di social network aziendali come Yammer.  

Microsoft Yammer è una bacheca aziendale in cui è possibile interagire con tutti i dipendenti della propria azienda, porre domande e rispondere a domande in tempo reale senza dover ricorrere a una sequenza infinita di e-mail.

Quando un nuovo dipendente entra in' azienda, una delle cose che proponiamo è quella di creare un post in Yammer, che introduce il nuovo collega all’interno della community aziendale.  

Il post può menzionare la persona, riportare la sua esperienza e introdurla a quelli che sono i gruppi di suo interesse che troverà dentro il social network.

Leggi anche: Yammer, il social network aziendale

 

3) Utilizzare i live events 

Con il diffondersi della digitalizzazione e in particolare dello smart working, i Live Events non possono che rappresentare uno strumento estremamente vantaggioso per coprire le distanze tra i lavoratori e mantenere una comunicazione fluida e istantanea.

Sempre immaginando un nuovo lavoratore, che entra in azienda, è possibile prevedere la creazione di un live event in cui una persona delle risorse umane o il suo futuro capo si mettono a intervistare la nuova persona in una sorta di intervista doppia.  
Per farti capire il format pensa all’intervista doppia di "Le Iene" e applicala sulla intranet nel tuo hr portal


Se utilizzi anche tu Microsoft 365 e non sai quale software utilizzare per realizzare il tuo prossimo Live Event, ti consiglio di leggere il nostro articolo dedicato.

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

Intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, che realizza un ambiente di lavoro digitale altamente collaborativo e moderno:
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

4) Self reviews con la intranet hr portal

Dalla intranet le risorse umane possono monitorare il benessere dei dipendenti, chiedendogli in automatico periodicamente un’auto-valutazione, su base trimestrale o semestrale. 

Queste reviews servono a recuperare dei feedback dal dipendente attraverso percentuali di progresso o stelline di gradimento, con l’obiettivo di facilitare la compilazione del modulo di feedback e, di conseguenza, evitare personale scontento. 

In aggiunta, all’interno della intranet che diventa un vero e proprio HR portal, le risorse umane possono non solo chiedere feedback sui colleghi e i capi, ma anche permettere agli utenti di fare delle segnalazioni anonime in azienda tramite un apposito modulo. Si tratta dell’argomento “whistleblowing”, che risulta obbligatorio in certe realtà aziendali. 

Monitorare costantemente i feedback di chi lavora nell’organizzazione permette sicuramente di avere un quadro completo sulle dinamiche al suo interno.


5) Job posting  

All'interno della intranet nell' hr portal possono essere pubblicate tutte le posizioni di lavoro aperte all’interno dell’azienda. Questa è una pratica molto utile in aziende di grosse dimensioni, che permette di verificare eventuali disponibilità interne, prima di iniziare una ricerca di nuovi candidati all’esterno dell’organizzazione.  

Ogni dipendente ha sempre così nel HR portale un elenco delle possibilità di cambio mansione, le relative scadenze per presentarsi e i requisiti del nuovo ruolo.
  

intranet job posting


A loro volta gli HR possono avere a disposizione un’area di gestione delle candidature, in cui ricevere i profili di tutti i colleghi che hanno deciso di proporsi per le specifiche posizioni aperte.  

Possono accedere direttamente all’area personale di tutti i dipendenti, così da valutare la candidatura attraverso quella sorta di curriculum digitale che i colleghi mantengono aggiornato. 

 

Scopri il nostro sistema di job posting

  • Pubblica posizioni aperte sulla tua intranet e rendile visibili a tutti i dipartimenti. I dipendenti verranno informati in automatico.
  • Gli HR posso visionare i candidati per ciascuna posizione aperta, valutare le persone che accedono alle informazioni e monitorare il coinvolgimento.
  • Filtra i risultati di intranet.ai My profile in base alle tue esigenze, trova il candidato perfetto nella tua azienda e controlla direttamente il profilo del candidato dalla sua pagina personale.

6) Visualizzare gli obiettivi annuali sulla intranet hr portal

La intranet, sempre attraverso l’area personale per l’utente, può aiutare a monitorare gli obiettivi aziendali e personali di anno in anno.  

Che siano qualitativi o quantitativi, una volta assegnati dai superiori e confermati dalle risorse umane possono apparire in ogni area personale del dipendente, così da aver ben chiari i punti su cui concentrarsi durante l’anno e determinare i termini di crescita.  

I percorsi verso determinati traguardi del dipendente possono essere seguiti attentamente facendo aggiungere nell’area personale informazioni o attività propedeutiche a tali conseguimenti, così da offrire al proprio capo diretto e alle risorse umane una visione costantemente aggiornata.



In aggiunta, può risultare utile fare inserire alle persone nel portale hr delle informazioni sulle attività in via di sviluppo o già svolte, così da offrire al proprio capo diretto e alle risorse umane una visione più chiara e aggiornata dello stato di avanzamento degli obiettivi.  

È vero che di piattaforma di performance management c'è ne sono davvero tante sul mercato, ma avere un punto unico per il lavoratore in cui avere informazioni dall’azienda, sfruttare i servizi che l’azienda mette a disposizione e tenere sott’occhio anche l’andamento dei propri obiettivi annuali è sicuramente un plus.    

Se usi un tool esterno per gestire gli obiettivi dei colleghi in azienda, ti consigliamo di valutare un’integrazione con la intranet, con l’obiettivo di dare al dipendente un punto in cui trovare le comunicazioni, i documenti di lavoro e un accesso rapido ai propri target annuali. 

 

 


7) Formazione coinvolgente nell'hr portal

La formazione attraverso la intranet può essere resa più coinvolgente.  
 
Le risorse umane possono infatti stimolare grazie a metodologie innovative sulla piattaforma la diffusione della formazione nella vita aziendale. 
 
La richiesta da parte dei dipendenti di contenuti formativi, il conseguimento di titoli, corsi di formazione, eventuali feedback che migliorano i servizi formativi possono essere premiati dando il via sulla intranet a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi come la concessione di un badge virtuale.  
 
Ogni successo del genere raggiunto può essere visualizzato nell’area “My profile” dell’utente o reso pubblico anche nella rubrica aziendale.  
 
In questo modo gli HR, una volta stimolate queste iniziative, possono ascoltare attivamente le richieste formative necessarie ai dipendenti garantendo così una crescita professionale di loro interesse ma sempre lineare con le esigenze aziendali. 
 

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Marcella Lombardini

Esperta di Sharepoint Online e nostro Project Manager, coordina e sviluppa i progetti intranet e digital workplaces per i clienti che scelgono di adottare intranet.ai.