Le migliori strategie per l'adozione della intranet

Perché le aziende dovrebbero adottare una intranet

Le prime intranet erano strumenti statici, concepite principalmente per raccogliere e distribuire documentazione interna come policy, regolamenti e manuali operativi.

Il loro ruolo era informativo, con un’interazione minima da parte del personale.

Oggi, invece, la intranet aziendale si è trasformata in un ecosistema digitale, dotato di tutti gli strumenti necessari per gestire la comunicazione e la collaborazione tra colleghi in modo semplice.

Le soluzioni intranet moderne mettono infatti a disposizione:

• Strumenti di comunicazione in tempo reale, come chat, forum e bacheche virtuali che facilitano la condivisione di informazioni e l’interazione, anche in contesti di lavoro ibrido o distribuito.
  
  
• Funzionalità social, come profili utente, post e commenti, con cui è possibile creare un ambiente più inclusivo e coinvolgente.
  
  
• Integrazioni con sistemi di terze parti, come CRM, software di project management e piattaforme per la gestione documentale, che, insieme, semplificano i flussi di lavoro senza duplicare i dati.
  
  
• Workflow per l'automazione dei processi interni, grazie a cui un'azienda può alleggerire il carico di lavoro quotidiano e ridurre al contempo il rischio di errori.
  
  

Queste e altre funzionalità hanno contribuito a rendere la intranet un punto di riferimento nella vita di un'organizzazione, dando l'opportunità a tutte le persone che ne fanno parte di lavorare in maniera più semplice e di condividere le proprie idee andando oltre le tradizionali barriere che tenevano separati team, dipartimenti e livelli aziendali.

Se adottata correttamente, una intranet consente alle aziende di ottenere numerosi benefici. Ne presentiamo alcuni nella tabella seguente.

Affinché una intranet possa esprimere il suo pieno potenziale, è importante che venga adottata da tutte le persone in azienda come strumento di lavoro quotidiano.

Per far sì che ciò avvenga, l'azienda deve elaborare un piano di "Intranet Adoption", nel quale vengono delineate le strategie e le iniziative da mettere in campo per promuovere l’uso regolare della piattaforma all’interno dell’organizzazione.

Senza questo piano, il rischio che la intranet venga percepita come semplice accessorio (e non come strumento centrale nella propria routine) aumenta pericolosamente, con la conseguenza che l'investimento fatto dall'azienda venga sprecato.

Come la stessa Microsoft suggerisce nel seguente grafico, per agevolare l’adozione della intranet occorre coinvolgere i colleghi sin dalla fase di implementazione, offrendo una formazione mirata e mostrando con esempi concreti il valore della piattaforma.

Piano di Microsoft per la corretta adozione di una intranet

Strategie per l'adozione e il lancio della intranet

Ogni intranet dovrebbe nascere da un’attenta riflessione sugli obiettivi che l’organizzazione intende perseguire. Questa prima fase di analisi consente di tracciare un quadro dettagliato delle necessità, delle aspettative e delle possibili criticità che potrebbero emergere nel percorso di implementazione.

Una intranet non è un semplice prodotto IT, bensì, come abbiamo visto, un asset strategico con cui migliorare comunicazione, collaborazione e cultura aziendale. Per questo motivo, occorre individuare gli obiettivi più rilevanti per la propria organizzazione (ridurre il tempo di ricerca dei documenti, favorire la condivisione di conoscenze tra team, centralizzare l’accesso alle procedure), in modo da orientare il processo di progettazione e poterne misurare i risultati con precisione.

Inoltre, è necessario conoscere il pubblico di riferimento.

Il concetto di "persona" o "profilo utente" nell’universo Microsoft e nell’adozione di soluzioni SharePoint rientra proprio in questa logica: la creazione di alcuni archetipi (nuovi assunti, manager, operatori sul campo) permette di identificare le esigenze di ciascuna categoria di lavoratori.

A seconda delle attività svolte, dei progetti seguiti e delle competenze richieste, cambiano infatti le funzionalità e i contenuti che devono essere inseriti, o persino messi in evidenza, nella intranet.

Una volta definiti obiettivi e pubblico, dobbiamo stabilire regole chiare per la creazione, la modifica e l’archiviazione dei contenuti, così come per le responsabilità di gestione dei vari sotto-siti o sezioni dell’intranet.

Se la governance non viene impostata in modo corretto, il rischio è di creare ridondanze, sovrapposizioni o contenuti obsoleti che rendono più difficile la fruizione del portale.

Stabilire chi può creare nuovi spazi di collaborazione, come questi spazi vengono approvati e da chi e con quale frequenza i contenuti devono essere rivisti, evita di trasformare la intranet in una "no man’s land".

Abbiamo quindi chiarito gli obiettivi, così come le persone a cui la intranet è rivolta. Adesso, bisogna tradurre questa visione complessiva in un piano d'azione.

Questo passaggio può essere agevolato dalla creazione di una roadmap che individui le principali iniziative da sviluppare e i cosiddetti "quick win", ovvero i progetti più semplici e rapidi da implementare che permettono di ottenere benefici tangibili in breve tempo.

Una soluzione è di mappare i siti esistenti e di valutarne l'utilità. Confrontarsi con i proprietari di questi siti o con i responsabili dei diversi team aziendali aiuta a capire quali sezioni sono prioritarie e quali non sono più necessarie.

In parallelo, è utile identificare i contenuti mancanti rispetto agli obiettivi definiti: ad esempio, se la nuova intranet vuole supportare la formazione interna, ma non esiste ancora un'area dedicata, sarà necessario prevederne la creazione.

Da questa analisi, è possibile costruire un piano editoriale iniziale che stabilisce cosa pubblicare, con quale frequenza e chi sarà responsabile della gestione dei contenuti.

I progetti iniziali possono essere numerosi, quindi, per non generare confusione (e consumare risorse preziose), è consigliabile procedere per step, iniziando da quelli che assicurano il maggior ritorno nel minor tempo.

La creazione di un sito per le comunicazioni interne o di un sito HR self-service rappresenta spesso un primo step nella fase di implementazione della intranet, dato che questa tipologia di siti, per la loro utilità, genera fin da subito un elevato tasso di engagement da parte degli utenti, motivandoli a visitare quotidianamente il portale.

Questa guida parla di intranet adoption e l’adoption la fanno gli utenti: ma chi sono questi utenti?

Poco fa parlavamo di definire il pubblico target. Per farlo, occorre partire dal top management per arrivare ai singoli collaboratori.

Il coinvolgimento dei leader aziendali è fondamentale: se coloro che guidano l’organizzazione dimostrano di credere nella intranet (partecipando attivamente, pubblicando aggiornamenti, fornendo feedback), il resto del personale sarà più propenso a considerarla uno strumento indispensabile e a replicarne l’utilizzo.

Spesso è dai messaggi della leadership che si percepisce l'importanza di un’iniziativa.

A livello intermedio, i manager possono fare la differenza nell’incoraggiare l’uso del portale, utilizzandolo per condividere gli obiettivi di reparto, definire i gruppi di lavoro e monitorarne le attività. Se un manager utilizza regolarmente sezioni come i forum o le pagine di progetto per coordinare il proprio team, è molto probabile che i componenti del gruppo si abituino a collaborare all'interno della intranet, prima che su altre piattaforme.

Si possono poi individuare gli ambassador nei diversi reparti, per diffondere consigli e best practice. Si tratta di figure che possono essere persone con maggiore interesse per la tecnologia o con una predisposizione naturale alla collaborazione digitale, pronte a rispondere alle domande dei colleghi e a fornire supporto quando serve.

Il loro entusiasmo è spesso contagioso e può aiutare a superare eventuali resistenze al cambiamento che la intranet porta con sé.

L’adozione di una intranet aziendale non si risolve con l’implementazione tecnica.

Anche la soluzione più moderna resta inutilizzata se gli utenti non ne colgono il valore. Serve quindi un piano di comunicazione mirato, accompagnato da un piano di formazione adeguato e da iniziative che mantengano i colleghi coinvolti nel tempo.

Il lancio della intranet deve andare oltre la comunicazione formale, suscitando curiosità e mostrando come questo strumento possa migliorare la vita in azienda di ciascun lavoratore dal giorno 0. Brevi video introduttivi, ad esempio, possono essere inseriti nel portale per illustrare come le sue funzionalità semplifichino le attività e la collaborazione.

Per mantenere alto il livello di attenzione, una buona pratica consiste nell'inviare comunicazioni periodiche, come una newsletter, con consigli su come utilizzare le funzionalità disponibili.

Una serie di webinar ed eventi in streaming è una valida alternativa per familiarizzare con la nuova intranet e fornire risposte puntuali alle domande dei colleghi.

L’entusiasmo iniziale rischia però di affievolirsi se l’esperienza d’uso non è coinvolgente. In quest’ottica, le esperienze di gamification possono rendere la conoscenza della intranet in una scoperta divertente, tra sfide, obiettivi e riconoscimenti che incentivano la partecipazione.

Una caccia al tesoro che guidi gli utenti attraverso le varie sezioni del portale, spingendoli a usare contenuti e funzionalità per arrivare al premio finale, è una delle esperienze che suggeriamo spesso ai nostri clienti.

La formazione, come accennato, ha un'importanza pari a quella della comunicazione.

Per questo, è consigliabile non limitarsi a un singolo incontro di presentazione, ma strutturare un percorso di accompagnamento. L’ideale è coinvolgere gli utenti nel corso di più settimane, offrendo contenuti on-demand, guide pratiche e webinar registrati. A completamento del piano formativo, si possono prevedere workshop interattivi ed esercitazioni, con il supporto di un tutor.

Intranet Adoption: perché scegliere Microsoft 365?

L’adozione di una intranet aziendale dipende dalla qualità della piattaforma e da come viene integrata nella quotidianità di tutti i lavoratori. Un ambiente digitale costruito con Microsoft 365 e SharePoint Online è intuitivo, scalabile e capace di semplificare l'insieme dei processi su cui si basa un'organizzazione.

Per non essere percepito come un’aggiunta superflua, tuttavia, occorre adottare strategie di intranet adoption che favoriscano un uso costante e spontaneo della piattaforma.

I siti di comunicazione in SharePoint ci vengono in aiuto.

Sono spazi organizzati proprio per pubblicare aggiornamenti, risorse e contenuti, facilitandone la distribuzione tra gli utenti. Grazie a layout chiari e a una gestione intuitiva, permettono di accedere rapidamente alle informazioni aziendali, senza comprometterne la sicurezza.

Quando l’azienda ha bisogno di un’infrastruttura più articolata, i siti hub permettono di collegare tra loro diverse sezioni della intranet, creando un’architettura coerente e più semplice da esplorare.

Un aspetto particolarmente utile per quelle aziende che operano su più sedi o che necessitano di spazi dedicati ai singoli dipartimenti.

Attraverso questa tipologia di siti, ogni utente può infatti accedere ai contenuti più rilevanti in base alla propria sede, al proprio reparto, al proprio ruolo e ai propri interessi.

Esempio di intranet SharePoint creata con intranet.ai

Uno dei fattori più importanti per l’adozione della intranet è la sua capacità di dialogare con i software e le applicazioni già in uso in azienda.

Ecco, quindi, che un vantaggio distintivo della intranet costruita con SharePoint Online è l'integrazione nativa con tutte le tecnologie che compongono l'ambiente Microsoft.

Prendiamo Microsoft Teams, che si integra perfettamente con SharePoint per consentire agli utenti di accedere ai documenti condivisi, aggiornare le pagine del portale e gestire i progetti del team senza dover passare continuamente da un’applicazione all’altra. Avere una intranet ben collegata a Teams significa quindi garantire un flusso di lavoro più fluido, con un accesso rapido alle informazioni necessarie per svolgere le proprie attività.

Viva Engage, invece, porta all’interno della intranet una dinamica più social, dando ai colleghi la possibilità di partecipare alle discussioni interne, porre domande alla community aziendale e condividere idee utili per migliorare l'ambiente di lavoro. In questo modo, viene dato un maggiore spazio sia alla comunicazione top-down, con spazi appositi per le comunicazioni del management, sia alla comunicazione bottom-up, offrendo a tutti la possibilità di esprimere la propria voce.

Planner e Stream sono altre due applicazioni che arricchiscono l’esperienza della intranet. Il primo aiuta a gestire attività e progetti condivisi, mentre il secondo permette di ospitare i contenuti video a supporto della formazione e della cultura aziendale.

Riunendo tutte queste applicazioni e funzionalità in un unico ambiente, la intranet diventa naturalmente il centro operativo del digital workplace aziendale. Gli utenti saranno quindi propensi a visitarla ogni giorno non perché costretti, ma perché al suo interno possono trovare ciò di cui hanno bisogno per comunicare, collaborare, gestire e conoscere.

Integrazione di Microsoft Viva con la intranet SharePoint di intranet.ai

Un ostacolo da considerare, che potrebbe rallentare il processo di adozione della intranet, è la difficoltà nel trovare le informazioni data da un'organizzazione sbagliata dei contenuti o da una scarsa integrazione tra le diverse applicazioni aziendali.

Abbiamo visto come la intranet basata su SharePoint Online non ponga alcun problema dal punto dell'integrazione. Anche in relazione a software di terze parti, sono disponibili connettori o semplici attività di sviluppo che permettono di centralizzare i dati nel portale, rendendoli al contempo facilmente accessibili.

Vediamo quindi come si comporta la intranet SharePoint quando si parla di gestione dei contenuti e partiamo dalla tipologia di contenuto più delicata: i documenti.

In realtà, uno dei principali punti di forza che contraddistingue SharePoint consiste proprio nell'essere un ottimo sistema di gestione documentale, risolvendo il nostro problema alla radice grazie a funzionalità come:

• Librerie condivise, in cui i documenti vengono archiviati e resi accessibili agli utenti con i giusti permessi, evitando la duplicazione di versioni e la perdita di dati.
  
  
• Cronologia delle modifiche, che permette di vedere chi ha aggiornato un file e quando, mantenendo sempre traccia dei singoli interventi e consentendo di ripristinare una qualsiasi versione precedente.
  
  
• Ricerca avanzata, ampliata dal nostro team, in grado di sfruttare tag e metadati per recuperare subito i documenti più pertinenti in base alle parole utilizzate dagli utenti.
  
  

Inoltre, la possibilità di pubblicare aggiornamenti e notizie direttamente sulla home page della intranet assicura che i colleghi siano sempre aggiornati, ovunque si trovino, e che non perdano mai alcuna informazione importante.

Ricerca avanzata nella intranet SharePoint di intranet.ai

Infine, parliamo di personalizzazione.

Quante aziende hanno problemi non solo nella gestione dei contenuti, ma anche nel rendere il digital workplace un riflesso della propria identità? Risposta: moltissime, praticamente tutte.

Ma anche in questo caso, la intranet di Microsoft 365 e SharePoint viene in soccorso, a partire dal vasto catalogo di modelli pronti all'uso che si trova nel look book.

Il look book di SharePoint è infatti un compendio di layout e design predefiniti, che mostrano in maniera concreta come potrebbe apparire una intranet e come si potrebbero strutturare siti di comunicazione, hub tematici e pagine dedicate a specifici scenari aziendali.

Le aziende hanno quindi accesso a un repository di idee per la personalizzazione dell'architettura informativa e del design della loro intranet, potendo contare su modelli che possono essere direttamente scaricati o che possono essere presi come riferimento per organizzare i contenuti, inserire sezioni e web part nelle diverse pagine e applicare i temi più adatti per valorizzare il brand.

Oltre al look book, sottolineiamo che con la soluzione di intranet.ai le aziende possono contare su:

• Supporto dei nostri esperti per configurare il portale, dall'architettura e funzionalità da fornire all'implementazione di integrazioni e grafiche personalizzate.
• Portfolio di temi moderni e pronti all'uso, da applicare e personalizzare in autonomia.

Esempio di tema creato per la intranet SharePoint di intranet.ai

Intranet Adoption: come intranet.ai aiuta le aziende

Come anticipato, nel realizzare un’architettura coerente e funzionale, soluzioni come intranet.ai si affiancano all’esperienza offerta da prodotti come il look book.

Tuttavia, intranet.ai offre ben di più.

La nostra soluzione comprende una intranet completa, già configurata a livello di architettura, funzionalità, pagine e layout per iniziare a utilizzarla entro i pochi giorni necessari per il lancio.

Sono poi messi a disposizione servizi di consulenza e un supporto costante da parte dei nostri esperti in SharePoint, Microsoft 365 e comunicazione interna (con focus su user experience e coinvolgimento), per garantire che ogni nuova funzionalità venga usata nel modo corretto.

Si tratta di un metodo integrato, che unisce la cura dell’aspetto grafico con la pianificazione dei contenuti e la digitalizzazione dei processi, con l'obiettivo di aumentare produttività e benessere in azienda attraverso l'adozione della intranet.

L’idea alla base di intranet.ai è di fornire un set di componenti e funzionalità pronte all’uso con cui accelerare il percorso di implementazione del digital workplace.

Sfruttando le capacità di SharePoint come base tecnologica, il prodotto offre un layout moderno e semplice da personalizzare, pagine e sezioni dedicate a news, annunci, documenti e procedure, strumenti di collaborazione e interazione social (commenti, reazioni, profili utente), il tutto integrato in un unico ecosistema.

L’implementazione di un nuovo portale intranet richiede il coinvolgimento di diverse figure e la comprensione delle reali priorità aziendali. Durante il periodo di pre-lancio, cruciale per determinare un buon tasso di adozione, il team di intranet.ai:

1. Affianca gli amministratori IT e i responsabili di progetto nella configurazione iniziale di SharePoint, impostando i permessi e definendo la struttura di siti e sotto-siti.
   
   
2. Supporta le scelte di branding, lavorando sull’aspetto grafico, sui colori e sui loghi in linea per valorizzare l’identità aziendale in ogni dettaglio.
   
   
3. Fornisce consulenza per identificare i contenuti chiave da pubblicare e per costruire un framework di governance in grado di garantire l’aggiornamento regolare di procedure, policy e linee guida.
   
   

Lo scopo è di presentare agli utenti finali un portale coerente e ben organizzato fin dal primo giorno, in modo da incoraggiare l’adozione spontanea e da stimolare la curiosità verso le funzionalità del nuovo ambiente di lavoro digitale.

La capacità di intranet.ai di adattarsi alle numerose e diversificate esigenze di ciascuna azienda si riflette nella gamma di servizi pensati per gestire la migrazione di dati e applicazioni.

Entrando più nel dettaglio, il nostro team può migrare contenuti da vecchi sistemi intranet o da repository di file condivisi, riorganizzandoli in librerie strutturate e aggiornando metadati e permessi.

Può anche implementare automazioni custom, sfruttando l'integrazione con Power Automate.

Infine, può incorporare nel nuovo digital workplace i software già in uso, anche se esterni all'ambiente Microsoft, creando un unico punto di accesso per tutte le informazioni aziendali.

Tutti questi interventi fanno sì che la intranet venga riconosciuta e adottata come hub centrale: il punto nevralgico della trasformazione digitale della propria azienda, mettendo in connessione persone, informazioni e processi per una migliore produttività ed employee experience.

Gestire il lancio della intranet SharePoint con intranet.ai

Ovviamente, qui si parla di intranet adoption e non ci si può fermare al lancio.

Per garantire l'adozione su larga scala, intranet.ai propone a clienti e partner un pacchetto di iniziative di comunicazione e marketing interno finalizzate a generare engagement e a tenere aggiornati gli utenti sulle funzionalità della loro intranet.

Una volta raggiunto il go-live, la missione diventa quella di mantenere gli utenti coinvolti, il che richiede analisi periodiche e correzioni di rotta, soprattutto nelle organizzazioni più complesse.

In questo ambito, l’offerta prevede:

• Strumenti di misurazione dell’engagement (visualizzazioni delle pagine, tempo medio di permanenza, interazioni sociali, etc.) e reportistica periodica, così da individuare le aree di miglioramento.
  
  
• Piani di aggiornamento costanti, in cui si valutano nuove funzionalità da introdurre o nuove integrazioni da realizzare, in accordo con i feedback raccolti in azienda.
  
  
• Supporto continuativo per migliorare la governance e promuovere campagne interne di formazione, garantendo che la intranet rimanga sempre allineata agli obiettivi dell'organizzazione.
  
  

In questo senso, intranet.ai è fornitore di una soluzione tecnologica innovativa, ma anche un partner a lungo termine, pronto a supportare le aziende nell'evoluzione del loro digital workplace.

Perché le aziende dovrebbero adottare una intranet?

Le aziende dovrebbero adottare una intranet perché non è più un semplice archivio, ma una piattaforma digitale strategica che connette persone, processi e idee. Favorisce la comunicazione, semplifica la collaborazione e rafforza la cultura aziendale.

Quali vantaggi porta l’adozione di una intranet?

L’adozione di una intranet consente di migliorare la diffusione delle informazioni, incentivare la collaborazione anche da remoto, promuovere l’identità aziendale con iniziative coinvolgenti e digitalizzare i processi per renderli più rapidi ed efficienti.

Quali strategie si possono adottare per favorire l’utilizzo della intranet?

Per favorire l’utilizzo della intranet è utile definire obiettivi chiari, conoscere le esigenze degli utenti, strutturare una governance efficace e partire da progetti semplici ma ad alto impatto. La comunicazione interna e la formazione giocano un ruolo fondamentale nel mantenere vivo l’interesse verso la piattaforma.

Chi dovrebbe essere coinvolto nel piano di adozione?

Devono essere coinvolti i leader aziendali per dare il buon esempio, i manager per promuovere l’uso nei propri team e gli ambassador per diffondere buone pratiche e fornire supporto ai colleghi. Il coinvolgimento attivo di queste figure aiuta a stimolare un’adozione spontanea e duratura.

Cosa succede se non viene predisposto un piano di adozione?

In assenza di un piano, la intranet rischia di essere vista come uno strumento accessorio, con scarsa partecipazione e un ritorno sull’investimento limitato. Un piano di adozione ben strutturato è quindi essenziale per il successo dell’iniziativa.

Come si può rendere l’esperienza d’uso più coinvolgente?

L’esperienza diventa più coinvolgente grazie a contenuti chiari, video esplicativi, webinar, attività interattive e gamification. Esperienze come una caccia al tesoro digitale possono incentivare gli utenti a scoprire le funzionalità della intranet in modo divertente e partecipativo.

Perché scegliere SharePoint e Microsoft 365 come base tecnologica?

SharePoint e Microsoft 365 offrono una piattaforma moderna, sicura e integrata con strumenti come Teams, Viva Engage, Planner e Stream. Permettono di gestire documenti, contenuti e comunicazioni in un unico ambiente facilmente accessibile, favorendo un’adozione naturale.

In che modo intranet.ai supporta le aziende nell’adozione della intranet?

intranet.ai propone una soluzione intranet pronta all’uso, completa di layout, pagine e funzionalità. Fornisce anche servizi di consulenza, branding, governance, migrazione e integrazione, accompagnando le aziende dal pre-lancio alla fase di consolidamento del digital workplace.

Come si può misurare l’efficacia dell’adozione della intranet?

L’efficacia si misura monitorando il coinvolgimento degli utenti attraverso dati come visualizzazioni, interazioni e tempo di permanenza. Analisi periodiche, feedback e aggiornamenti continui permettono di mantenere la piattaforma allineata agli obiettivi aziendali.