LA TUA RISORSA SULLA INTRANET
Knowledge management
Un knowledge management aziendale che funziona ha bisogno di strumenti che possano agevolare i processi deputati alla condivisione della conoscenza aziendale.
Una intranet offre più soluzioni interconnesse per la sua evoluzione, creando una esperienza fluida e immediata tra i mezzi per la conoscenza e le persone.
Vediamo quindi, come può aiutarti a implementare il knowledge management della tua azienda.
Database unico
Pensa a un unico posto in cui il dipendente può trovare quello di cui ha bisogno.
Tutti i dati con la intranet, si collocano in un unico database e vengono archiviati una sola volta.
Questo evita i rallentamenti e le incomprensioni sul lavoro e permette di avere dati continuamente aggiornati.
Con un'unica fonte, esiste infatti la stessa copia per ogni gruppo di lavoro.
Uffici o dipartimenti diversi possono vedere qualsiasi cambiamento in tempo reale nei documenti.
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Una ricerca intelligente
Una delle principali opportunità che porta la intranet aziendale è come abbiamo detto sopra, l'archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti in un’unica piattaforma.
Un motore di ricerca ben progettato permette il reperimento istantaneo dei materiali di lavoro economizzando i tempi e le attività della routine lavorativa.
Le ricerche risultano rapide e aiutano i dipendenti a trovare le persone di cui hanno bisogno per poter svolgere il proprio lavoro.
Un motore di ricerca di questo tipo ti permette di:
- effettuare ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i risultati desiderati
- eseguire ricerche in tutta l'area intranet esplorando documenti, file, presentazioni, profili, ecc.
- compiere ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze
- ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti.
Knowledge management e comunicazione
Per un'ottima gestione del flusso di conoscenza, è necessario che i processi di comunicazione siano fluidi, completi e istantanei.
Gli strumenti di comunicazione interna aziendale sono infatti onnipresenti e cercano di rendere più performante la collaborazione in azienda per risultati efficaci.
L'importanza della connessione
Avere però dei tools di comunicazione che funzionano ma non sono perfettamente integrati tra di loro potrebbe costituire un limite ed eliminare le buone intenzioni di potenziamento dei processi interni aziendali.
Per questo tutte le applicazioni devono essere direttamente connesse al cloud storage, così da garantire una navigazione unica e completa.
Gestione dei progetti
La intranet con gli strumenti appena citati consente una gestione performante dei progetti assicurando la coordinazione dei team.
La piattaforma aziendale unisce comunicazione, collaborazione e reportistica per facilitare ai manager il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti e per garantire un flusso di conoscenza ottimale a tutte le risorse.
Per ogni attività si possono infatti creare documenti, sincronizzarli, cercare informazioni e lavorare con altre persone in tempo reale.
Co-authoring
A proposito di gestione dei progetti, parliamo deL Co-authoring che offre il portale aziendale.
La intranet e i suoi strumenti di comunicazione e collaborazione aiutano i dipendenti a risparmiare tempo.
Non c’è bisogno di unire modifiche che i colleghi hanno apportato a un documento in un secondo momento, e non serve ricontrollare tutte le e-mail per trovare un file o un allegato.
Condividi i file nell'archivio cloud condiviso della intranet.
Una volta che un file è condiviso lì dentro, puoi lavorare con più persone contemporaneamente.
Se si modifica un documento con qualcun altro nello stesso momento, sarai in grado di vedere tutti gli aggiornamenti e le modifiche in tempo reale.
Puoi inoltre utilizzare la funzione di creazione condivisa sul dispositivo che preferisci: browser web, desktop o dispositivo mobile.
Gli strumenti di conoscenza condivisa nella intranet
La intranet include metodi di comunicazione aggiuntivi al fine di ottimizzare il knowledge management per i flussi di lavoro e la collaborazione aziendale.
- Messagistica in tempo reale
- Accesso alle videoconferenze
- Chiamate audio
- Commenti sui file che possono integrarsi anche con altre funzionalità di collaborazione
- Reporting
- Wiki aziendale
- Condivisione facilitata dei file in tempo reale
Knowledge management e cultura aziendale
Le aziende pongono sempre più l'accento sulla cultura aziendale.
I team di dipendenti guidati da valori e missioni fanno accrescere il contributo che apportano alle imprese.
Le aziende devono quindi rimanere in stretta comunicazione con i propri dipendenti per imprimere la cultura aziendale e aumentare la conoscenza condivisa e il coinvolgimento dei dipendenti.
Conoscenza aggiornata e inclusiva
Le intranet forniscono ai dipendenti dashboard o home page che riportano le news, comunicazioni di dirigenti, newsletter e altre informazioni aziendali.
Il portale garantisce così una conoscenza aggiornata e inclusiva in azienda, in cui ogni dipendente è perfettamente al passo della dinamica evolutiva dell’azienda.
La cultura aziendale potenziata e diffusa attraverso la intranet aziendale è inoltre essenziale soprattutto se i team sono dislocati in diversi fusi orari, paesi e continenti.
Interfaccia semplice e intuitiva
Investire in un'interfaccia utente semplificata è molto vantaggioso.
I dipendenti impiegano la metà del tempo a creare o modificare un documento e a completare il lavoro.
L'interfaccia utente di una intranet aziendale che favorisce il processo di knowledge management ti fa trovare
- una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate
- un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
- un design intuitivo, semplice e creativo
- collegamenti rapidi a tutte le funzioni con un menù o una barra laterale
- avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
- una barra per la ricerca
- un elenco degli utenti online.
Caratteristiche social
La trasformazione ed evoluzione della comunicazione interna è fondamentale per dei corretti flussi di conoscenza e le caratteristiche social fanno parte di quei processi che agevolano tale trasformazione.
Più i colleghi interagiscono tra loro in modo efficiente, continua e produttiva, migliore sarà il lavoro di tutti in un digital workplace integrato.
Il network aziendale
Dentro il social network aziendale l’utente può rimanere sempre aggiornato attraverso commenti, riconoscimenti che valorizzano le competenze richieste dall’organizzazione e forum/chat per discussioni.
Inoltre, è possibile integrare il social con altre piattaforme di condivisione già in uso, garantendo così in qualsiasi momento la possibilità di condividere facilmente contenuti multimediali.
Vuoi saperne di più?
Siamo un team di professionisti nel settore da più di 15 anni.
Siamo pronti ad aiutarti per costruire un digital workplace intelligente per stimolare la comunicazione e i processi interni alla tua azienda.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
