Trasformazione digitale

Digital Workplace Transformation: cosa si intende per trasformazione digitale?

Cos’è la trasformazione digitale? Si tratta di un processo sfaccettato che non riguarda, certamente, soltanto l’adozione di nuove tecnologie, ma che porta con sé un cambiamento profondo nel modo in cui le organizzazioni operano, interagiscono e si evolvono in risposta alle dinamiche di un mercato che non resta mai fermo.

In questo articolo, andremo a esplorare nel dettaglio i vari aspetti della trasformazione digitale legati al proprio ambiente di lavoro, analizzandone le componenti fondamentali, i benefici che ne derivano, i punti critici che le aziende possono incontrare - e che sono chiamate ad affrontare in modo tempestivo - e le strategie per implementarli.

Attraverso l’analisi di esempi pratici e l’integrazione di soluzioni come SharePoint Online e tutti gli strumenti della suite Microsoft 365, delineeremo un percorso chiaro per le imprese che intendono abbracciare pienamente questa ri(e)voluzione.

La trasformazione digitale, come dicevamo, è un progetto complesso basato su diversi aspetti dell’organizzazione d’impresa, che possiamo riassumere in:

1. Strategia
2. Tecnologia
3. Cultura
4. Persone

Una strategia per la digitalizzazione inizia con la definizione chiara della mission aziendale e degli obiettivi che si intende raggiungere al termine del processo e che devono essere specifici, misurabili, realistici, rilevanti e caratterizzati da tempistiche precise.

Ad esempio, un’azienda potrebbe stabilire l’obiettivo di migliorare l’efficienza operativa del 20% entro i prossimi due anni attraverso l’automazione dei suoi processi chiave.

Una volta definita la strategia da mettere in atto, il processo di digitalizzazione deve essere allineato: ciò significa integrare gli obiettivi strettamente legati a questa trasformazione con quelli di business, facendo in modo che ogni iniziativa in ambito digitale supporti le priorità globali dell’organizzazione.

Un esempio pratico potrebbe essere la digitalizzazione dei canali di vendita tramite lo sviluppo di una piattaforma di e-commerce, con l’obiettivo di espandere la presenza del brand online e raggiungere così una più ampia gamma di mercati.

Questo discorso ci porta ad approfondire il secondo concetto chiave: la tecnologia.

Il cloud computing rappresenta oggi uno dei pilastri della trasformazione digitale dell’ambiente di lavoro, perché offre scalabilità, flessibilità e riduzione dei costi infrastrutturali.

Da qui, la crescente adozione da parte delle aziende, come riportano dati Statista aggiornati al 2024. Oltre ai motivi di tale crescita menzionati poco fa, è bene ricordare che le soluzioni cloud permettono alle aziende di accedere a dati e applicazioni da qualsiasi luogo, facilitando il lavoro remoto e la collaborazione tra sedi dislocate.

Non possiamo poi sottostimare la rivoluzione iniziata da strumenti come l’intelligenza artificiale e il machine learning, due "evoluzioni" che stanno trasformando radicalmente il modo in cui vengono analizzate e modellate le informazioni aziendali (basti pensare a Copilot di Microsoft 365).

Queste tecnologie consentono, inoltre, di automatizzare i processi interni, prevedere trend di mercato e personalizzare l’esperienza di tutte le persone coinvolte nelle attività di un'organizzazione, dai lavoratori ai clienti.

Tutto ciò avviene tramite lo studio e l’analisi di una delle principali ricchezze dei nostri tempi: i dati. La capacità di raccogliere, gestire e analizzare grandi quantità di informazioni è essenziale per la trasformazione digitale.

Le soluzioni di big data e analisi permettono di ottenere insight approfonditi sulle operazioni, sui clienti e sul mercato, mentre strumenti come Power BI di Microsoft consentono di creare dashboard interattive per visualizzare i dati in modo intuitivo, facilitando la presa di decisioni, senza dimenticare le recenti funzionalità di AI integrata (come Quick Insights).

Per avere più dati da analizzare, serve maggiore accessibilità, quindi il nostro discorso passa direttamente per i mobile device.

Con l’aumento del lavoro ibrido e da remoto, la gestione dei dispositivi mobili diventa una priorità, perché il mobile device management garantisce che i dispositivi usati dai lavoratori siano sicuri e conformi alle politiche aziendali. Ad esempio, Microsoft Intune, soluzione cloud di Microsoft Endpoint Manager, può essere usato proprio per gestire in modo centralizzato i dispositivi mobili, proteggendo i dati sensibili.

Dalla tecnologia passiamo alla cultura aziendale, che deve essere convertita in uno strumento per la promozione di un ambiente di lavoro dove le persone sono incoraggiate a sperimentare e a proporre nuove idee, così da supportare l'azienda con un'innovazione continua.

La cultura di un'organizzazione si lega, quindi, all'aspetto umano della trasformazione digitale, dato che il suo successo dipende in gran parte dalle competenze acquisite dal personale nell'utilizzo dei sistemi messi a disposizione dall'azienda.

La formazione svolge un ruolo centrale nell'aiutare i lavoratori a utilizzare correttamente e quotidianamente le nuove tecnologie su cui l'azienda ha investito.

Combinando questi quattro concetti alla base del processo di digitalizzazione, si possono ottenere vantaggi come:

• Maggiore efficienza: la trasformazione digitale ottimizza i processi aziendali, riducendo tempi e costi, anche grazie all’automazione.
  
  
• Migliore comunicazione e collaborazione: soluzioni come Microsoft Teams e SharePoint Online aiutano i team aziendali a coordinare le proprie attività, mantenendo un flusso continuo e organizzato di informazioni.
  
  
• Accesso alle informazioni: la digitalizzazione consente di centralizzare i dati all'interno di archivi digitali scalabili e intelligenti, garantendo un accesso rapido e una condivisione sicura a tutte le persone autorizzate.
  
  
• Risparmio sui costi operativi: l’adozione di nuove tecnologie può portare a una notevole riduzione dei costi associati a infrastrutture fisiche, manutenzione hardware e gestione manuale dei processi.
  
  

Ovviamente, gestire la trasformazione digitale a livello operativo, tecnologico e umano non è semplice.

Ci sono tante problematiche che devono essere considerate al momento di definire la propria strategia per la digitalizzazione, se non si vuole incorrere nel rischio di sprecare il proprio investimento.

Le più importanti di queste criticità si possono riassumere come segue:

• Barriere finanziarie: i costi per tecnologie, formazione e infrastrutture possono essere elevati, specialmente per le PMI. Tuttavia, una pianificazione attenta e l’adozione di soluzioni scalabili permettono di distribuire l’investimento nel tempo, massimizzando i benefici a lungo termine.
  
  
• Sicurezza dei dati e privacy: la protezione dei dati aziendali è molto importante in un ambiente sempre più digitale e iperconnesso. Strumenti avanzati come Microsoft Purview garantiscono conformità alle normative e protezione dei dati sensibili da minacce interne ed esterne.
  
  
• Mancanza di competenze tecniche: l’assenza di competenze tecniche adeguate può rallentare la trasformazione digitale. Pertanto, oltre a investire nella formazione dei dipendenti, può essere di supporto collaborare con partner esterni o sfruttuare piattaforme di formazione, che offrono soluzioni di microlearning o corsi di studio personalizzati.
  
  
• Integrazione delle tecnologie: assicurare la compatibilità tra nuovi strumenti e sistemi esistenti è agevolata dall’uso di piattaforme integrate come Microsoft 365, che facilitano l’interoperabilità, semplificando l’implementazione e riducendo i rischi operativi.
  
  

Insomma, come dice un vecchio detto, non esistono problemi, ma solo soluzioni. E a volte le soluzioni possono essere ricercate all’esterno.

Infatti, qualora le competenze interne dovessero risultare insufficienti per affrontare e superare questi ostacoli, può essere utile valutare il supporto di consulenti esperti, come il team di intranet.ai, con esperienza ultradecennale nella guida all’integrazione delle tecnologie e nella trasformazione delle complessità in soluzioni concrete e scalabili per le aziende di qualsiasi dimensione.

Trasformazione digitale: come realizzarla con SharePoint e Microsoft 365

Il processo di digitalizzazione avviene sempre più di frequente attraverso la intranet aziendale, la piattaforma che consente di gestire i flussi di comunicazione e tutti i processi interni in modo centralizzato.

Dai siti web dove venivano pubblicate solo avvisi e notizie, oggi le intranet si sono diventate piattaforme collaborative complete in grado di fornire ai lavoratori gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere le loro attività, dalle chat ai canali social, dagli archivi documentali alle pagine che compongono la knowledge base dell'organizzazione.

Nel quadro appena descritto, SharePoint Online e i restanti strumenti della suite Microsoft 365 rappresentano una soluzione ideale per le aziende che cercano un ecosistema ottimizzato sotto ogni punto di vista, perché consentono di ottenere una piattaforma integrata che supporta non solo la collaborazione, ma anche la gestione delle informazioni e l’automazione dei processi.

La prima cosa da fare prima di intraprendere un percorso di digital workplace transformation è comprendere lo stato attuale dell’organizzazione e valutarne il livello di maturità digitale. In questa fase, quindi, sarà necessario identificare punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. In breve: serve pianificare la digitalizzazione dell'azienda tramite un’accurata analisi SWOT.

Ad esempio, un punto di forza potrebbe essere l’adozione già avanzata di strumenti collaborativi come Microsoft Teams, mentre una vulnerabilità potrebbe riguardare la mancata integrazione tra i diversi sistemi informativi.

Inoltre, con un'analisi SWOT si possono identificare opportunità come l’implementazione dell’intelligenza artificiale per migliorare l’analisi dei dati, oppure minacce come la crescente competizione online, che potrebbe mutare la strategia che si vuole adottare.

I framework di maturità digitale, come il Gartner Digital Workplace Maturity Model, offrono una struttura utile per valutare il percorso di un'organizzazione verso una piena digitalizzazione.

Questi modelli analizzano infatti diverse dimensioni, tra cui i quattro concetti chiave di cui abbiamo parlato poco fa (strategia, tecnologia, cultura e persone), permettendo di identificare tutte le aree che necessitano di miglioramenti.

Attraverso una valutazione strutturata, un’azienda può scoprire che, sebbene disponga di tecnologie avanzate, manca di una cultura orientata all’innovazione. Di conseguenza, potrebbero esserci resistenze significative al cambiamento.

La pianificazione non può che passare dalla creazione di una roadmap, che dovrà includere:

• Obiettivi a breve e lungo termine: occorre stabilire traguardi chiari, come l’adozione completa di Microsoft 365 entro un anno o l’automazione dei processi amministrativi entro due anni.
  
  
• Priorità: una roadmap aiuta a identificare le iniziative digitali di maggiore impatto e che dovrebbero quindi essere implementate per prime. Un esempio potrebbe essere la configurazione di SharePoint per migliorare la gestione dei documenti e la collaborazione.
  
  
• Timeline e risorse: si tratta di definire una tempistica realistica e di allocare le risorse necessarie, umane e finanziarie, per ogni fase della trasformazione digitale.
  
  

Una volta pianificata la roadmap, bisogna passare alla pratica: l’implementazione delle soluzioni scelte dall'organizzazione.

Il ruolo di SharePoint nella digitalizzazione di un ambiente di lavoro

SharePoint Online svolge un ruolo fondamentale nella trasformazione digitale delle aziende, fungendo da piattaforma centrale per la gestione dei contenuti, la collaborazione e l’automazione.

Grazie alla sua integrazione nativa con gli altri strumenti della suite Microsoft 365, SharePoint permette alle organizzazioni di creare un ambiente di lavoro digitale unificato ed efficiente. Come? Vediamolo brevemente.

SharePoint Online offre funzionalità avanzate per la gestione dei documenti, consentendo alle aziende di archiviare, organizzare e condividere informazioni in modo sicuro e strutturato.

Le raccolte di documenti consentono di creare flussi di lavoro personalizzati per l’approvazione e la revisione, riducendo il tempo necessario per la gestione manuale e minimizzando il rischio di errori. Inoltre, il sistema di versioning integrato garantisce che ogni modifica venga tracciata, permettendo un facile recupero delle versioni precedenti di qualunque file in caso di necessità.

Un altro aspetto importante riguarda l’integrazione con Microsoft 365 e con strumenti di terze parti. Ad esempio, integrandosi con Microsoft Teams, SharePoint facilita la collaborazione tra i team aziendali, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica. I team possono infatti accedere ai documenti condivisi in una libreria di SharePoint direttamente all’interno di Teams oppure accedere alle ultime notizie tramite una notifica personalizzata che viene condivisa in gruppi e canali.

Prima abbiamo parlato di automazione dei processi interni ed è utile qui sottolineare che, con SharePoint Online, le aziende possono automatizzare numerose attività ripetitive sfruttando l'integrazione con Power Automate. Un utente potrebbe quindi creare flussi personalizzati per gestire le richieste di ferie, approvare documenti e budget, archiviare gli allegati delle e-mail ricevute o raccogliere i feedback dei colleghi, per citare solo alcuni casi d'uso.

Di fatto, le integrazioni di SharePoint non finiscono qui: con Power BI, Power Apps e OneDrive, diventa possibile mostrare dashboard interattive per l’analisi dei dati nelle pagine di un sito, sviluppare applicazioni basate sui dati presenti in liste e librerie, e sincronizzare i file personali con gli archivi aziendali.

Non manca poi un occhio di riguardo alla sicurezza. SharePoint Online offre infatti robuste funzionalità per la conformità, permettendo alle aziende di implementare controlli di accesso granulari che garantiscono l'accesso ai contenuti solo a determinati gruppi di utenti.

Attraverso Microsoft Entra ID, è possibile gestire l’autenticazione degli utenti con accesso condizionale e modalità multi-fattore; mentre con Microsoft Purview, è possibile classificare e proteggere i documenti applicando etichette di riservatezza che limitano azioni come stampa e condivisione.

I dati sono protetti sia in transito sia a riposo e le modifiche ai documenti vengono tracciate, insieme all'accesso e alle azioni degli utenti, grazie al sistema di versioning che abbiamo già menzionato e agli audit log.

Ultima considerazione, ma non certo per importanza, riguarda le capacità di personalizzazione e la scalabilità di SharePoint Online. Si tratta, infatti, di una piattaforma altamente personalizzabile in termini di design, navigazione e funzionalità, che possono essere ulteriormente ampliate con lo sviluppo di web part customizzate.

In questo modo, si otterranno siti capaci di accompagnare gli utenti nelle loro attività quotidiane, riflettendo l'identità del brand aziendale e senza compromettere le proprie prestazioni con l'aumento dei dati archiviati. Al contrario, SharePoint è in grado di crescere con l'azienda, gestendone al meglio il flusso di informazioni e comunicazioni alla base delle sue operazioni.

Digital Workplace Transformation: come misurarne il successo

Per avere una chiara idea se il percorso di trasformazione digitale del proprio ambiente di lavoro stia avendo successo, o sia comunque sulla giusta strada, è necessario un monitoraggio continuo dei risultati.

In questo senso, è utile definire i KPI utili a misurare l’efficacia delle iniziative intraprese. A titolo dimostrativo, alcuni KPI possono includere:

• frequenza di utilizzo delle soluzioni adottate, come la intranet aziendale di SharePoint Online;
• numero di visualizzazioni delle comunicazioni pubblicate nei siti aziendali;
• numero di contenuti archiviati all'interno di liste e librerie;
• etc.

Sono sempre rilevanti metriche relative all’aumento della produttività e del coinvolgimento degli utenti. Metriche che, peraltro, sono strettamente collegate tra loro. Ma se da un lato è semplice valutare miglioramenti nella produttività, come misurare la soddisfazione dei colleghi?

Una risposta è data dai sondaggi creati con Microsoft Forms, che possono essere condivisi nei siti SharePoint e nell'app di Teams per raccogliere feedback in modo strutturato e di analizzare i risultati, anche tramite l'esportazione dei dati in Power BI.

Oltre ai moduli di Microsoft Forms, il digital workplace di Microsoft 365 mette a disposizione canali più interattivi per monitorare e aumentare il coinvolgimento. Tra questi, sottolineiamo Viva Engage, la piattaforma che consente di creare il social network aziendale per pubblicare post, video, quiz e sondaggi all'interno di community personalizzate.

Esempi di trasformazione digitale in azienda

Finora abbiamo usato tante parole, ma la trasformazione digitale di un ambiente di lavoro non è un concetto astratto: ogni giorno si traduce in azioni concrete, che si possono notare guardandosi attorno.

Certamente, attraverso l’analisi di casi studio realistici e l’identificazione delle migliori pratiche da adottare è possibile capire come diverse imprese abbiano implementato con successo un percorso di trasformazione digitale, sfruttando strumenti come SharePoint Online per ottenere maggiori vantaggi competitivi.

Trasformazione digitale nelle aziende finanziarie

Nel settore finanziario, la digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui le banche e le istituzioni finanziarie operano. Un esempio significativo è rappresentato dall’adozione di piattaforme per la gestione delle relazioni con i clienti (sistemi CRM).

Simuliamo il caso di una banca che ha implementato Microsoft Dynamics 365, integrato con SharePoint Online, per migliorare la gestione delle informazioni e automatizzare i flussi di lavoro. In questo esempio, i vantaggi ottenuti si potrebbero riassumere in:

• Centralizzare i dati dei clienti: tutte le informazioni sono ora accessibili in un’unica piattaforma, migliorando la visibilità e la coerenza dei dati in archivio.
  
  
• Automatizzare i flussi di approvazione: usando Power Automate, la banca ha ridotto i tempi necessari per approvare le richieste di prestito, fino a un risparmio del 30%.
  
  
• Migliorare la comunicazione interna: Microsoft Teams è stato usato per facilitare la collaborazione tra i diversi dipartimenti, riducendo inefficienze ed errori nella gestione delle informazioni.

Trasformazione digitale nel settore sanitario

Il settore sanitario, grazie alla digitalizzazione delle cartelle cliniche, ha ridotto i tempi di accesso ai dati da parte di medici e pazienti, permettendo anche diagnosi più rapide grazie all’uso di soluzioni come Azure AI, che consente l’analisi predittiva sui dati clinici.

Immaginiamo ora un ospedale che ha adottato SharePoint Online per la gestione elettronica dei documenti e della collaborazione tra i professionisti coinvolti. I principali benefici potrebbero includere:

• Digitalizzazione delle cartelle cliniche: tutte le informazioni sui pazienti sono ora organizzate all'interno di archivi digitali scalabili, che facilitano un accesso rapido e sicuro da parte dei medici.
  
  
• Migliore collaborazione interdipartimentale: utilizzando Microsoft Teams, integrato con SharePoint, i medici possono collaborare in tempo reale su piani di trattamento complessi.
  
  
• Telemedicina: le funzionalità di videoconferenza disponibili in Microsoft Teams hanno permesso di offrire servizi di telemedicina, migliorando l’accessibilità alle cure per i pazienti in aree remote.

Trasformazione digitale nell’istruzione

Le istituzioni educative, adottando piattaforme di microlearning e le giuste tecnologie per la collaborazione, possono rendere l’accesso all’istruzione più inclusivo e flessibile.

Prendiamo come esempio un’università che ha implementato Microsoft 365 e SharePoint Online. Questo è quello che potrebbe creare:

• Piattaforme di apprendimento online: usando SharePoint, l’università può creare portali dedicati a ogni corso di studi, facilitando la distribuzione di materiali didattici e la comunicazione tra studenti e docenti.
  
  
• Gruppi di collaborazione per progetti: Microsoft Teams potrebbe essere adottato per facilitare la collaborazione sui progetti di ricerca, così come l'organizzazione di gruppi di studio focalizzati.
  
  
• Help desk tecnico-amministrativo: SharePoint Online può essere usato per automatizzare processi come la registrazione delle nuove matricole, il tracciamento delle borse di studio e la gestione delle richieste di supporto.

Trasformazione digitale nel manifatturiero

Nel settore manifatturiero, la digitalizzazione ha consentito di migliorare i cicli produttivi e, di conseguenza, l’efficienza della supply chain di un'organizzazione.

Se pensiamo all'adozione di Microsoft 365 e SharePoint, ecco in quali ambiti si avrebbe l'impatto maggiore:

• Gestione della supply chain: SharePoint può essere usato per creare una piattaforma centralizzata per tracciare fornitori e ordini, migliorando così la gestione di magazzini, spedizioni e scorte.
  
  
• Manutenzione predittiva: usando Power BI, l’azienda potrebbe sviluppare dashboard interattive per monitorare lo stato degli impianti e prevedere le necessità di manutenzione.
  
  
• Coordinamento: Microsoft Teams può facilitare la comunicazione tra i team di produzione, ingegneria e manutenzione, migliorando la reattività e la risoluzione dei problemi.

Che cos'è la trasformazione digitale?

La trasformazione digitale è un processo strategico che implica l'adozione di nuove tecnologie e un cambiamento profondo nelle modalità operative di un'azienda per adattarsi alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.

Quali sono gli elementi chiave della trasformazione digitale in azienda?

Gli elementi chiave includono una strategia chiara con obiettivi misurabili, l'uso di tecnologie avanzate, una cultura che favorisce l'innovazione e il coinvolgimento delle persone per supportare il cambiamento.

Come può Microsoft 365 supportare la trasformazione digitale?

Microsoft 365 offre strumenti integrati che semplificano la collaborazione, la comunicazione e l'automazione, aiutando le aziende a gestire e accelerare il percorso di digitalizzazione.

Quali sono i benefici della trasformazione digitale per le aziende?

La trasformazione digitale migliora l'efficienza operativa, aumenta l'innovazione, rafforza la presenza digitale e consente di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato.

Quali sfide possono incontrare le aziende durante la trasformazione digitale?

Le principali sfide includono la resistenza al cambiamento, difficoltà nell’integrazione delle tecnologie, mancanza di competenze digitali e il bisogno di allineare gli obiettivi digitali con la strategia aziendale.

Come misurare il successo della trasformazione digitale?

Il successo si misura attraverso KPI come l’aumento dell’efficienza operativa, la soddisfazione dei clienti, la crescita delle entrate digitali e il coinvolgimento dei dipendenti.

Quali sono alcuni esempi di trasformazione digitale in azienda?

Esempi includono l'adozione di piattaforme di e-commerce per espandere la presenza online, l'uso di strumenti digitali per migliorare la comunicazione interna e l'automazione dei processi produttivi per incrementare l'efficienza.