Perché è importante l’employee engagement?

Introduzione al concetto di employee engagement

L’employee engagement è un concetto che riguarda il coinvolgimento emotivo che un lavoratore sviluppa nei confronti della propria azienda.

In passato, l’idea di "dipendente" era legata quasi esclusivamente al concetto di prestazione: ciò che contava erano le mansioni svolte, il rispetto degli orari e il raggiungimento di obiettivi definiti in modo unilaterale dal management.

Di recente, però, le aziende riconoscono che la propria capacità di mantenersi competitive nel lungo periodo dipende in primo luogo dall'abilità di riuscire a creare un clima di reciproca fiducia con le persone che ne fanno parte.

Ecco quindi che, a partire dagli anni Novanta, ha iniziato a diffondersi un termine nuovo, quello di "employee engagement", che indica una nuova filosofia manageriale, più incentrata sul fattore umano come risorsa centrale nelle strategie di crescita di un'organizzazione.

Questa filosofia non si limita alla semplice osservazione della soddisfazione lavorativa personale, ma abbraccia tutti quegli aspetti emotivi e relazionali da cui dipendono produttività, qualità del lavoro, capacità di innovazione e ritenzione dei talenti interni.

Talenti che cercano sempre di più un significato nel lavoro, che aspirano a una carriera professionale soddisfacente e che desiderano far parte di un ambiente di lavoro in grado di rispettarne le esigenze individuali.

Il concetto di engagement spinge a considerare i lavoratori come partner da valorizzare per le loro idee e il loro impegno, e non come semplici esecutori di direttive.

Questo cambio di prospettiva sta influenzando in modo profondo l’operatività di molte aziende, portandole a introdurre:

• processi di comunicazione più trasparenti;
• nuove esperienze per la formazione e la crescita professionale;
• politiche mirate a valorizzare il contributo di ciascun lavoratore.

Con l’avvento delle moderne tecnologie per il digital workplace, si è intensificata la ricerca di un coinvolgimento autentico dato che oggi esistono strumenti (come la intranet aziendale) che permettono di alimentare relazioni più solide tra aziende e persone, indipendentemente da luogo, orario e tipologia di lavoro.

 

 

Ma l'employee engagement è davvero una strategia valida?

Numerosi studi, tra cui citiamo Gallup e SHRM, hanno mostrato come un alto livello di coinvolgimento da parte dei colleghi incida direttamente su parametri quali produttività, soddisfazione dei clienti e riduzione dei costi di gestione del personale.

Dal punto di vista pratico, un personale coinvolto tende a mostrare un maggior impegno nel svolgere le proprie mansioni, partecipando attivamente al miglioramento dei processi e sentendosi co-responsabili per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Ciò si traduce in costanza, perché la sensazione di "avere uno scopo" aumenta determinazione e concentrazione, oltre che a ridurre il tasso di assenteismo, burnout e persino turnover.

 

Impatto delle iniziative di employee engagement misurato da Gallup

 

Si ottiene così un effetto moltiplicatore: l’azienda diventa un luogo dove le persone vogliono rimanere e crescere, garantendo una stabilità molto importante per la continuità del business.

Infatti, uno degli elementi centrali emersi negli ultimi anni è la connessione diretta fra employee engagement e la cosiddetta "employee retention". Le ricerche in materia rivelano che quando un lavoratore è coinvolto in ciò che accade in azienda, emerge una marcata propensione a restare più a lungo, poiché riesce a identificarsi nei valori e nella mission dell'organizzazione.

Dal punto di vista economico, questo fenomeno si traduce in un abbattimento dei costi, soprattutto quelli legati al turnover.

Ogni volta che una risorsa lascia l’organizzazione, infatti, occorre investire in selezioni, onboarding e formazione. Tutto ciò sommato alla perdita di competenze e relazioni che ogni collega in uscita inevitabilmente porta con sé.

Risulta quindi evidente come una solida strategia di engagement si rifletta sulla stabilità e la redditività a medio-lungo termine di un'impresa. Una forza lavoro coesa rafforza la capacità di affrontare i cambiamenti e rende meno traumatico l’inserimento di nuovi membri, che a loro volta trovano un ambiente più aperto e collaborativo.

Per iniziare a definire la propria strategia di engagement, occorre prestare attenzione a quattro fattori che condizionano il livello di coinvolgimento dei colleghi:

1. Autonomia: quando le persone hanno margine di manovra nel gestire le proprie attività, sviluppano un senso di responsabilità e di controllo con effetti positivi sulla motivazione. Un lavoratore che può decidere come organizzare la sua giornata si sente rispettato come professionista, percependo che l’azienda punta sulle sue competenze.
   
   
2. Riconoscimento: apprezzare pubblicamente il contributo dato e fornire commenti costruttivi sono due azioni spesso sottovalutate che, al contrario, spingono i lavoratori a migliorarsi di continuo.
   
   
3. Cultura aziendale condivisa: l’insieme di valori, norme e comportamenti che caratterizza un'azienda è un terreno fertile dove coltivare il senso di appartenenza. Se i lavoratori abbracciano la visione e si identificano nei valori della propria organizzazione, viene a crearsi un circolo virtuoso che renderà ancora più forte la community aziendale.
   
   
4. Obiettivi chiari, realistici e sfidanti: l’assenza di una meta o la mancanza di chiarezza su compiti e aspettative produce frustrazione. Importantissimo, quindi, fissare obiettivi ambiziosi ma raggiungibili, in grado di dare slancio alla volontà di mettersi in gioco.
   
   

Messi insieme, questi fattori contribuiscono alla creazione di un ambiente di lavoro dove ciascuna persona ha l'opportunità di sentirsi non un ingranaggio qualunque all'interno di un meccanismo lontano, ma un agente proattivo il cui contributo viene richiesto e riconosciuto come fondamentale.

 

Per concludere la nostra introduzione, vogliamo sottolineare che, per capire cos'è l’employee engagement, bisogna sapere anche cos'è l’employee experience, in modo da non confondere questi due concetti all'apparenza identici.

Se l’employee engagement indica la misura in cui un collega si sente coinvolto emotivamente nella vita aziendale, l’employee experience riguarda l’intero percorso compiuto dal lavoratore all’interno dell’azienda, dalla selezione fino all’eventuale uscita.

L’employee experience include ogni fase e interazione, dal primo colloquio all’onboarding, dai programmi formativi ai processi di valutazione delle prestazioni, fino al modo in cui il lavoratore viene supportato nei momenti di transizione o di crisi personale.

Questo insieme di passaggi, se gestito con coerenza, può favorire la nascita di un solido engagement.

In altre parole, si potrebbe dire che l’employee engagement è, in parte, la conseguenza di come viene gestita l'employee experience.

Un lavoratore sarà più incline a sentirsi legato all’azienda se:

• ha vissuto esperienze di confronto positive con manager e colleghi;
• gli obiettivi assegnati sono stati gestiti in modo trasparente;
• l'azienda ha saputo valorizzarne le capacità fin dall'inizio.

È quindi importante che i responsabili delle Risorse Umane e i membri della direzione collaborino per impostare una strategia che punti a migliorare entrambe le dimensioni contemporaneamente: da un lato, curando la qualità dell’esperienza che i lavoratori vivono in azienda giorno dopo giorno; dall’altro lato, alimentando quel senso di appartenenza indispensabile per spingere le persone a restare e continuare a dare il meglio di sé.

Perché è importante l’employee engagement?

Si potrebbe pensare che un lavoratore "coinvolto" rappresenti una condizione astratta e di difficile quantificazione. In realtà, esistono metriche e KPI specifici che possono dimostrare i vantaggi tangibili legati all'employee engagement.

Questi vantaggi si manifestano con forza in tre aree principali, ovvero la produttività, la riduzione del turnover e il benessere organizzativo.

Vediamoli nel dettaglio qui di seguito.

 

 

Employee engagement e produttività

Un ambiente in cui il personale si sente ascoltato e apprezzato incoraggia la proattività, la collaborazione e la creatività. Le persone tendono a impegnarsi con costanza, a fornire idee per migliorare i processi interni e a rispondere con più flessibilità alle sfide quotidiane.

Questo effetto di "extra sforzo discrezionale", come evidenziato da diverse ricerche, è di grande valore per le aziende, perché è ciò che le porta a superare con successo anche i momenti più difficili.

 

Best practice di Microsoft per stimolare la creatività in azienda

Employee engagement e talent retention

Le aziende che non investono nella relazione con i lavoratori sono destinate ad affrontare gli elevati costi legati alla sostituzione e alla formazione di nuove risorse. Le aziende che, invece, adottano strategie di employee engagement vedono ridursi notevolmente le probabilità di dimissioni volontarie.

Questo perché, come abbiamo già detto, le persone maggiormente coinvolte tendono a sentirsi più legate alla mission e ai valori dell’organizzazione, sviluppando un senso di appartenenza che le spinge a rimanere più a lungo. Di conseguenza, l'employee engagement consente di assicurare una migliore conservazione del know-how interno, riducendo al contempo gli oneri connessi al reclutamento, all’onboarding e al "rodaggio" di personale sempre nuovo.

 

 

Employee engagement e benessere

L’engagement ricade sulla qualità complessiva dell’ambiente di lavoro e sul clima che si stabilisce tra colleghi. Quando l’ascolto e la partecipazione attiva sono incentivati, la comunicazione risulta più fluida e le tensioni si riducono, facilitando la collaborazione anche tra dipartimenti diversi.

Si generano, in sostanza, condizioni propizie al rispetto reciproco e alla fiducia, che aprono la strada al dialogo tra leadership e team aziendali. Ciò si traduce a sua volta in una riduzione delle assenze dovute a stress o malesseri di natura relazionale.

 

 

Perché, quindi, investire nell'employee engagement?

Presi nel complesso, i fattori appena elencati delineano un quadro in cui l’employee engagement diventa una nuova metrica per valutare la solidità di un’impresa, la sua resilienza e, di conseguenza, la sua capacità di rimanere competitiva nel tempo.

Soluzioni consigliate per investire nell'employee engagement

Le aziende che intendono migliorare l’employee engagement (insieme all'employee experience) non possono trascurare l’importanza di adottare i giusti strumenti con cui costruire il proprio digital workplace, pensati per facilitare sia la collaborazione che lo scambio di conoscenze.

La intranet aziendale è una delle migliori piattaforme per raggiungere lo scopo, dato che costituisce lo spazio digitale moderno dove persone, informazioni e risorse vengono messe in connessione.

Grazie poi all'uso di SharePoint Online e delle restanti applicazioni che popolano l'ecosistema Microsoft 365, la intranet diventa il cuore pulsante del digital workplace, offrendo funzionalità verticali per la digitalizzazione di tutti i processi interni e il coinvolgimento di tutte le persone che fanno parte di un'organizzazione.

 

Esempio di intranet SharePoint personalizzata creata con intranet.ai

 

Le intranet tradizionali si limitavano a fornire notizie istituzionali o aggiornamenti da parte del management, ma le soluzioni più recenti (come quella offerta da intranet.ai) puntano a creare un ecosistema digitale dove ciascun lavoratore possa esprimersi, sentirsi ascoltato e contribuire alla crescita della sua organizzazione.

Il focus non è la comunicazione top-down (anche se la intranet serve anche a questo), bensì è facilitare le interazioni peer-to-peer e lo scambio continuo di conoscenze.

Da questo punto di vista, SharePoint è un alleato importante.

Insieme al resto delle applicazioni Microsoft (Teams, Viva Engage, Outlook, etc.) consente di:

1. Centralizzare: tutti i contenuti, dalle comunicazioni interne ai manuali operativi, vengono resi accessibili in un unico portale, evitando la dispersione su cartelle di rete o piattaforme esterne.
   
   
2. Connettere: i colleghi possono lavorare insieme, in tempo reale, co-creando documenti, portando avanti progetti e discutendo le nuove iniziative senza alcun ostacolo, sia esso tecnico o geografico.
   
   
3. Coinvolgere: la intranet mette a disposizione le funzionalità tramite cui realizzare le iniziative di engagement (contest, sondaggi, blog tematici, etc.) e rendere più coinvolgenti processi come l'onboarding e la formazione, stimolando la partecipazione attiva del personale.
   

 

Engagement Board disponibile nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Oltre alle funzionalità presenti di default, la intranet di SharePoint Online può contare sull'integrazione nativa con l'ecosistema di Microsoft 365 per consentire alle aziende di creare spazi di confronto, riconoscimento e crescita.

Tra i principali strumenti che possono essere integrati nella intranet per rafforzare il senso di appartenenza alla community aziendale, troviamo sicuramente Viva Engage.

Viva Engage è infatti l'applicazione dedicata al coinvolgimento (come suggerisce il suo stesso nome). Al suo interno, le persone appartenenti a un'organizzazione possono porre domande, condividere esperienze e partecipare a discussioni tematiche.

Il confronto diventa così più informale e immediato, anche con il management e i leader aziendali.

 

Panoramica di Viva Engage, il social network aziendale

 

Per capire quanto sia importante il coinvolgimento in azienda e come riuscire a migliorarlo, possiamo farci una semplice domanda: perché gli utenti dovrebbero accedere alla intranet?

Se la risposta è solo "per scaricare documenti", l’engagement ne risente.

Ecco perché molte organizzazioni implementano una "killer app", ovvero una funzionalità talmente utile o accattivante da avere un impatto significativo sulle visite quotidiane al portale.

Accedere alla intranet può diventare essenziale per svolgere le attività di ogni giorno, tra la consultazione delle buste paga, la gestione dei permessi o l'invio di richieste di supporto.

Ma la killer app può servire anche per far scoprire nuovi contenuti: iniziative, corsi di formazione, riconoscimenti, contest e tanto altro ancora, con l'obiettivo di instaurare un circolo virtuoso tra adozione della intranet e partecipazione attiva degli utenti alla vita aziendale.

 

Creare sondaggi rapidi nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Altro aspetto da non dimenticare riguarda ovviamente la comunicazione: le notizie sono importanti, ma l’engagement nasce dalle storie.

Un’azienda che dà voce alle persone che la popolano in spazi dedicati della intranet, come blog, forum e newsletter, dimostra di credere nelle loro esperienze e nel valore che possono offrire ai loro colleghi.

Un blog scritto dai membri di un reparto, ad esempio, può favorire lo scambio di consigli su come affrontare determinati problemi o raggiungere un determinato obiettivo.

Qualunque sia il contesto, le storie raccontate in prima persona e condivise apertamente rappresentano un tesoro inestimabile per arricchire la cultura aziendale e ispirare i colleghi a dare il meglio.

In poche parole, l’informazione non deve essere unidirezionale, ma partecipativa: quando gli utenti della intranet leggono e scrivono contenuti, dovrebbero riconoscersi nella narrazione collettiva.

 

Comunicazioni in evidenza nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Il coinvolgimento passa inoltre attraverso le prospettive di crescita, dato che offrire opportunità di formazione trasmette un messaggio chiaro: "Crediamo in te, quindi investiamo nella tua crescita".

Con Microsoft 365, la formazione smette di essere un obbligo imposto dall’alto per convertirsi in un'esperienza personalizzata e accessibile. Prendiamo in considerazione tre strumenti della suite:

• Viva Learning integra risorse di e-learning direttamente in Teams, permettendo ai dipendenti di accedere ai corsi quando preferiscono.
• SharePoint diventa il punto centrale per raccogliere materiali formativi, video-lezioni e percorsi di apprendimento strutturati.
• Microsoft Forms aiuta a creare quiz e test per valutare il progresso delle competenze, rendendo la formazione più interattiva.

Grazie a strumenti come quelli elencati, è possibile realizzare una strategia di upskilling (aiutando i colleghi ad approfondire le competenze già in loro possesso) e reskilling (accompagnando le persone nell'acquisizione di nuove competenze), in grado di migliorare la preparazione dei lavoratori e, soprattutto, di accrescerne la percezione di valore e realizzazione personale.

 

Panoramica di Viva Learning

 

Da non sottovalutare mai anche la componente emotiva.

Demotivazione, scarso riconoscimento, processi lenti, difficoltà di coordinamento: sono tutte cause di stress e disinteresse, l'opposto di ciò che un'azienda dovrebbe alimentare.

Ecco perché una gestione strutturata delle informazioni e della collaborazione può arginare le inefficienze e contribuire, al contempo, al coinvolgimento dei colleghi: con SharePoint, Microsoft Teams e Power Automate, per citare solo alcuni esempi, possiamo creare un ambiente di lavoro centralizzato dove collaborare in tempo reale, diffondere le informazioni più rilevanti e automatizzare le attività a minor valore aggiunto, il che riduce notevolmente il carico di lavoro.

In questo modo, ciascun lavoratore può concentrarsi sui propri obiettivi, anziché perdere tempo in attività inutili. A beneficiarne è la produttività del singolo e dell’azienda nel suo complesso.

 

Semplificare la gestione documentale nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Un ultimo modo particolarmente efficace per aumentare l’engagement consiste nell’utilizzo della gamification, da realizzare e gestire direttamente nella intranet.

Grazie all’integrazione con gli strumenti Microsoft 365 e alla presenza di blog e spazi di discussione, le aziende possono creare iniziative come quelle elencate nella tabella seguente.

 

Employee engagement e intranet: esempi di gamification

 

Iniziative di gamification	Descrizione
Hackathon, o contest di idee	Gli utenti, organizzati in squadre, competono per trovare soluzioni innovative a problemi reali. Le idee vengono caricate nella intranet, votate dai colleghi e, se selezionate, ricevono un supporto concreto per la fase di sperimentazione. Questo metodo, oltre a scovare proposte creative, incentiva la collaborazione trasversale tra reparti che di solito interagiscono poco.
Sfide a premi	Per spingere il personale a completare corsi di aggiornamento o moduli e-learning, l'azienda può assegnare badge o altri riconoscimenti visibili nel profilo intranet. Chi ottiene un determinato numero di badge, può essere premiato con benefit aggiuntivi o menzioni speciali. Un aspetto ludico che instaura una competizione amichevole, facendo leva sul desiderio di crescita e di riconoscimento professionale.
Community tematiche	L’uso di Viva Engage o l’integrazione con i canali di Microsoft Teams, se opportunamente promossi, aiuta a creare community spontanee dove le persone discutono di interessi comuni (un nuovo tool, una nicchia di settore, un progetto di volontariato). Questa forma di socializzazione alimenta lo spirito di appartenenza e l'aggregazione, elementi di fondamentale importanza per ridurre l’isolamento, soprattutto nelle aziende che adottano forme di lavoro ibrido o distribuito.

 

Arrivati alla fine di questa breve panoramica, abbiamo potuto vedere come l’implementazione di una intranet aziendale basata su SharePoint Online e Microsoft 365 consenta di ottenere benefici tangibili per quanto riguarda l'employee engagement.

La chiarezza nella comunicazione, la facilità di reperire informazioni e la presenza di spazi per l’apprendimento e l’espressione di sé sono vantaggi unici della intranet che aiutano a rafforzare il legame tra azienda e personale.

Quando la intranet riflette i valori, la missione e la visione dell’organizzazione e permette di declinarli in iniziative concrete (contest, blog, progetti sociali), si consolida un’identità condivisa, in cui colleghi e team aziendali non si limitano a eseguire le proprie mansioni, ma ne comprendono l'importanza e se ne sentono responsabili.

Ecco perché l’employee engagement è e resterà una strategia fondamentale per qualunque azienda, da curare e ottimizzare nel tempo, anche grazie all'uso di soluzioni come la intranet e di tecnologie all'avanguardia come quelle presenti nell'ecosistema Microsoft.

FAQ sul perché è importante l’employee engagement

Cos’è l’employee engagement?

L’employee engagement è il coinvolgimento emotivo e professionale che un lavoratore sviluppa nei confronti dell’azienda. Non si limita alla soddisfazione personale, ma include la volontà di contribuire attivamente al successo e alla crescita dell’organizzazione.

Perché l’employee engagement è importante per le aziende?

Perché ha un impatto diretto su produttività, fedeltà dei dipendenti e benessere aziendale. Le persone coinvolte lavorano con più motivazione, si sentono parte di una community e tendono a rimanere più a lungo nell’organizzazione.

Quali benefici concreti porta una buona strategia di engagement?

Una strategia efficace porta a un miglioramento della produttività, alla riduzione del turnover e a un clima aziendale più positivo. Contribuisce inoltre alla conservazione del know-how e alla costruzione di un ambiente di lavoro più stabile.

Esistono dati che confermano l’efficacia dell’employee engagement?

Sì, studi condotti da Gallup e SHRM dimostrano che un alto livello di engagement migliora la soddisfazione dei clienti, la produttività e riduce i costi operativi legati alla gestione del personale.

Da cosa dipende il livello di engagement di un dipendente?

Dipende da fattori come l’autonomia nel lavoro, il riconoscimento dei risultati, la condivisione dei valori aziendali e la chiarezza degli obiettivi assegnati. Quando questi elementi sono presenti, il coinvolgimento cresce in modo naturale.

Qual è la differenza tra employee engagement ed employee experience?

L’employee engagement misura il grado di coinvolgimento emotivo verso l’azienda. L’employee experience, invece, comprende l’intero percorso vissuto dal lavoratore, dalla selezione all’uscita. Una buona esperienza genera un engagement più solido e duraturo.

Come può la intranet aziendale migliorare l’employee engagement?

Attraverso strumenti come SharePoint e Microsoft 365, la intranet offre spazi per comunicare, formarsi, collaborare e raccontare le proprie esperienze. Questo favorisce il senso di appartenenza e stimola la partecipazione attiva alla vita aziendale.

Quali iniziative pratiche possono essere promosse tramite la intranet?

La intranet può ospitare contest, hackathon, blog tematici, percorsi formativi, sondaggi e community di interesse. Queste attività rafforzano la cultura aziendale e creano connessioni tra colleghi di reparti diversi.

La tecnologia è sufficiente per generare engagement?

No, serve anche una cultura organizzativa orientata all’ascolto, alla valorizzazione delle persone e al riconoscimento. La tecnologia è uno strumento abilitante, ma l’engagement si costruisce anche con relazioni autentiche e leadership responsabile.

Perché investire oggi nell’employee engagement?

Perché rappresenta un indicatore della salute e della resilienza dell’impresa. Un team coeso e motivato è più preparato ad affrontare le sfide, ad adattarsi al cambiamento e a contribuire alla competitività dell’azienda nel tempo.