Microsoft 365 Copilot in Outlook: requisiti e funzionalità

Le principali funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Outlook

Copilot offre importanti funzionalità per gestire la comunicazione in Outlook, permettendo a professionisti e aziende di risparmiare una notevole quantità di tempo ed energie. Gli utenti possono infatti affidarsi all’AI per velocizzare la scrittura delle proprie mail, ma non solo.

Vi presentiamo di seguito le principali funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Outlook.

Bozza con Copilot

Microsoft 365 Copilot dà la possibilità di generare una mail partendo da una tua richiesta in forma testuale, tramite il comando “Bozza con Copilot”.

Per comporre il testo, Copilot si basa sulle informazioni fornite nel prompt e sulle informazioni che l’algoritmo di AI di Microsoft ha al suo interno. Diventa quindi possibile creare una mail in poco tempo, semplicemente scrivendo qualcosa come: “Scrivi una mail per invitare i colleghi al prossimo townhall che sarà il 10 gennaio 2024”.

Copilot permette poi di modificare la bozza non solo a mano, ma anche con il comando “Rigenera” e con una barra in cui è possibile specificare una seconda direttiva (prompt) sempre in forma conversazionale. Se con il primo comando l’AI fa un nuovo tentativo nel soddisfare le indicazioni del prompt, con il secondo rielabora la bozza in base alla direttiva che gli hai impartito. Un esempio può essere “Traduci la mail in inglese”.

Tutte le bozze create da Copilot seguono le preferenze dell’utente in termini di:

• Lunghezza del testo
• Tono di voce

Puoi specificare se avere una generazione di bozze più corte, medie o più lunghe e se vuoi che le tue bozze usino un tono diretto, neutrale, informale, formale o addirittura “poetico”. Queste opzioni possono essere scelte prima di inviare il tuo prompt a Copilot facendo click sull’icona con le due linee orizzontali, e rimarranno valide per tutte le prossime bozze o per le risposte.

Unico punto debole di questa funzionalità: il calendario di Outlook e gli altri dati aziendali come documenti, presentazioni, etc. non sono (ancora) integrati.

Non è quindi possibile generare una mail che contenga informazioni sulle disponibilità, gli impegni e le riunioni programmate dell’utente, e neanche mail che contengono informazioni prese dai tuoi file di lavoro. Tuttavia, crediamo che presto Microsoft risolverà il problema.

Coaching di Copilot

Con la funzionalità “Coaching”, Copilot può dare consigli su come migliorare la scrittura delle mail.

L’utente può chiedere all’AI di analizzare il testo in base a:

• Tono di voce
• Sentimento del lettore
• Chiarezza

Si possono così ottenere suggerimenti su come far suonare la mail meno aggressiva oppure quali dettagli aggiungere per evitare fraintendimenti e chiarire le proprie aspettative.

Un'informazione veramente utile è data poi dal capitolo legato all’aspettativa del lettore, per cui Copilot ti spiega come migliorare il sentimento che probabilmente avrà il destinatario della tua mail una volta letta.

Riepilogo di Copilot delle conversazioni

Il recap della posta elettronica è forse la funzionalità migliore di Copilot in Outlook. Si tratta del riassunto delle mail che l’utente ha scambiato e ricevuto, dove vengono messi in evidenza:

• I punti chiave della conversazione
• Le domande a cui non si ha ancora risposto
• Le azioni necessarie per soddisfare le richieste dei mittenti

Copilot è in grado di sintetizzare il contenuto non solo di una singola mail, ma anche di un thread oppure di mail separate ma accomunate dallo stesso destinatario e argomento.

Risposte rapide di Copilot

Microsoft 365 Copilot suggerisce i prompt per generare una mail di risposta.

L’utente può quindi fare click su “Rispondi” per visualizzare subito le proposte dell’AI, basate sulle informazioni della mail ricevuta. È interessante sottolineare che ciascuno dei prompt che vengono proposti da Copilot ha una percentuale molto alta di poter essere utilizzato per la tua risposta.

È veramente incredibile. Così facendo è possibile rispondere ad un collega con due click di numero, risparmiando un tempo veramente notevole nel nostro day-by-day.

Se invece vuoi chiedere a Copilot di generare una risposta basata su una tua direttiva (prompt) personalizzata, puoi fare click sull’opzione “Custom” e inserire il testo che preferisci.

Anche per queste risposte generate vengono utilizzate le impostazioni di tono e lunghezze che hai impostato tramite la funzionalità “Bozza di Copilot”.

Per concludere, ecco la tabella riassuntiva delle funzionalità di Microsoft 365 Copilot per gestire la posta in Microsoft Outlook:

FAQ su Microsoft 365 Copilot in Outlook

Quali versioni di Outlook includono Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot è attualmente disponibile su Outlook Web, sul client di Outlook in Office 365 (ma con funzionalità limitate) e sul nuovo Outlook, sia per PC che per Mac. È inoltre disponibile per gli account Outlook aziendali e per il mondo Education.

Come abilitare Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Per abilitare Copilot in Outlook, è necessario assicurarsi di avere una licenza Microsoft 365 che permetta di accedere a Copilot. Successivamente, è possibile acquistare la licenza specifica per Copilot. Una volta ottenute le licenze necessarie, occorre installare o migrare la propria mailbox su Microsoft 365 (se non l’hai ancora fatto), poiché al momento è l'unico modo tramite cui accedere alle funzionalità di Microsoft 365 Copilot per la posta elettronica. È poi importante avere Office aggiornato.

Quali sono le funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Le funzionalità principali di Microsoft 365 Copilot in Outlook includono la generazione di bozze di mail, il coaching per migliorare la qualità del contenuto delle tue mail, il riepilogo delle conversazioni e la generazione di risposte rapide ai tuoi messaggi di posta.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto per l'adozione di Copilot contattando intranet.ai. Offriamo servizi personalizzati per la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti per l’utilizzo di Copilot nella loro quotidianità e lo sviluppo di estensioni per arricchire le funzionalità dello strumento. Puoi anche entrare nella nostra community di pratica e fare tutte le domande che vuoi sull’utilizzo di Copilot in azienda.